SENA FORMACION ABIERTA Y A DISTANCIA
e Por qué es importante y necesana la contabilidad
e Inventarios
lC
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Senor Empresario: Antes de que usted comience o trabajar queremos hacerla uno aclaración.
En esto cartilla vienen DOS ternos del bloque de CONTABILIDAD BASICA:
1. Por qué es importante y necesaria la Contabilidad.
2. Inventarios.
No se preocupe, tómese su tiempo. Codo temo está pensado poro que
usted lo estudie y lo aplique en la solución de los problemas de su em·
preso.
Los temas van agrupados en una cartilla poro obviar problemas de dis·
tribución.
Codo vez que usted termine un temo, puede enviarle o su tutor el tra
bajo respectivo, os1 recibirá lo 01 ientoción necesario en formo oportuno y podrci continuar con el temo siguiente.
3
SENA FAAD
ADMINISTRACION DE PEQUEÑAS EMPRESAS
TEMA 1:
Por que es importante y necesaria
la contabilidad
AREA DE CONTABILIDAD BASICA
5
POR QUE ES IMPORTANTE Y NECESARIA LA
CONTABILIDAD
i Dónde estarán los Facturo s de Don Pedro poro darle el soldo!...
¡Por Dios!
Lo contabil idad le do mayor control sobre lo que le DEBEN y lo que DEBE.
6
Mucho moterio primo
Veh1culos quietos
rP. los cuentos dicen que hoy gostos
exogerodos
La CONTABILIDAD es la mejor ARMA paro controlar los GASTOS y las
INVERSIONES.
7
VENTAS
En los tres mese$ siguientes no horé mcis
BUZOS, CHAQUETAS, etc ...• sino com1setos ~SPORT"
M erconclos
poro invierno
s
BUFANDAS
BUZOS
lo contabilidad le va mostrando cómo están va riando sus ventas: muy buenos, regulares o molas, y lé do un campanazo para que usted esté alerta
8
ºo D
lAjó! Sí puedo
iCier1o!
Si usted llevo uno contabilidad sencillo adquiere tonto práctico, q ue puede COTIZAR y r U JES- P con exactitud y rápidamente.
9
Banco
También le sirve paro darse cuenta de cual es la cantidad mínimo que debe vender, para que la empresa no lla(a a tenef pérdida. o seo para conocer su PUNTO DE EQUILIBRIO.
rlOS IUU.utni
r"O vttr (UÓl'lfO tie l. r;woodepreit
8ANCO
Si no hoy contabilidad, ninguno entidad financiera (bancos, corpora
ciones, etc.) le podrá prestar el dinero que usted necesita para su taller.
10
LA CONT ABILIOAD ENTONCES ES IMPORTANTE PORQUE:
- Además de darle organización o su empresa .
- Le informo OP• E"" F sobre lo elevación de los costos de pro· ducción o el uso inadecuado de los recursos.
- le permite tener información paro tomar mejores decisiones en su em· presa, sobre qué tipo de producto es más rentable hacer, cuál es el costo de producción de coda producto y cuál el precio al que debe vender.
- •:.. J ~.~:
- Proyecto una 11 A--·: 0-,GA .. Z ..\ \ de su empresa_ qu~ fa'¡ilito
'°ladones came,dales can los bancos, d;entes y p,': veédom. !J.
\,~~~:;/
sus
11
12
-,/ ) Yo entiendo
(
los benefic. i.o~ que me troe
lo contob1hdod
e Pero, ¿qué
hocer?
o Q o ('J
o
o o o
)
le enseñaremos un sistema ton sencillo de contabilidad, que usted se
sorprenderá de no haberlo conocido antes.
13
1 Todos los corllllos von o ser ton fóciles de com
prender como ésto!
14
Y lo mos 1mportonte usted podró opl cor los
conoc1r11entos odqu udos INMEDIATAMENTE
i Y verá los resu ltodosl
PRIMER PASO
Horemos con usted
lllventoroos
un bolonce de su empresa
Cuentos por cobror
Empezoremos por lndi· corle cómo orgonizor
su empreso en este momento
Cuentos por pegar
En este PRIMER PASO se explican los siguientes temas:
- 1 nventa rios ----¿Qué bienes tiene?
- Cuaderno de cuentas par cobrar y
- Cuaderno de cuentas por pagar
¿Cuánto le deben?
¿Cuánto debe?
- Balance general Finalmente, de todo lo que tiene en su poder, ¿cuánto en realidad es suyo?
15
SEGUNDO PASO
Después le indicaremos cómo llevar sus cuentos diariamente
Coa
16
Cuentos por cobrar
Cui pogor
V
Compras
Gastos
En este SEGUNDO PASO se explican los siguientes temas:
- Comprobantes ¿Qué papeles debe guardar?
- Documentos ¿Qué papeles debe CUIDAR CELOSAME NTE?
- Movimiento de cojo ¿Cómo anotar los entradas y solidos de
dinero?
Control de cheques postfechodos frente o sus proveedores?
--~ ¿Cómo no perder crédito
- Movimiento de banco
banco?
__ _. ¿Cómo saber cuánto tiene en el
- Cuentas por cobrar abonos?
y
--~ ¿Cómo anotar las ventas o crédito y los
- Cuentos por pagar --~ ¿Cómo anotar los compras o crédito y los
pagos?
- Cuaderno Diario: De ventas, compras y gastos.
17
TEI o
Después veremos el estodo de pérdidas o
gononcios
18
DURANTE El MES
,Gono?
¿Cuanto per· dio o go,ó?
CUARTO PASO
to m e esto 1><oduc1• LM~NTE po d zop
ro?
En este cua rto paso se explican los siguientes temas:
- Costos fijos y costos variables.
Ahoro le indicoremos como Esto porte se llamo
-Deprecia ción de equipos ¿Cuánto se deteriora lo maquinaria y la herramienta con e l uso?
- Costo de producción ¿Cuánto cuesta producir un artículo?
- Punto de equilibrio ¿Cuál es la producción mínimo poro no perder?
- Cómo cotizar --- ¿Cuánto debo cobrar por el producto?
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¿Cómo saber cuánto vote todo esto?
Don PEDRO RUIZ tiene uno fábrica de zapatos y esto ero lo situación
inicial de su negocio.
22
1iCOMIENCE!
El primer paso es clasificar los elementos
Muebles y Eriseres
Fácilmente: Don p;(lro Ruiz log ró hacer esto
23
Ahora vamos a hacer una lista de estos elementos
Veamos. como Pedro Rulz hizo el listado de todos los elementos que tenía en su toller.
Cantidad Valor Valor
ELEMENTOS unitario Tolal
-MAQUINARIA
Troquela dora 1 Pulidora 1 Desbostadora 2
Máquina de coser 3
HERRAMIENTAS
Martillos 4
Tenazas 4
Leznas 8
MUEBLES Y ENSERES
Bancos 2
Ese ritorios 1
Sillas 4
Sub-total
24
¿No le cupo?
El continuó en este formato
1 ELE MENTOS
Sub-total a nterior
PRIMA
oxer
MATERIA Suelo Pegonte B PRODUCT
Zapatos d Zapatos d
Zapatos d
PRODUCT Zapatos d
Zapatos d
Zapatos d
OS TERMINADOS
e mujer e hombre
e niño OS EN PROCESO
e mujer
e hombre
e niño
TOTAL
Ahora s1 terminó.
¿Ahora qué ?
1 --Cantidad
30 Pies 2
l / 2 Galón
20 40 50
30 15 8
? •
¿Qué valor le doy o codo uno de estos cosos?
Vamos por portes.
- -Valor
unitario Valor
->- -
A los Máquinas, Herramientas y los Muebles y Enseres déles el valor que le costaría comprarlos en e l estado que están . ( ,
O;; I
25
Averigüe en el comercio cuánto valen actualmente y résteles el valor que
usted piensa que se ha gastado con el uso.
Don PEDRO RUIZ se reunió con don JUAN PERDOMO y con don LUIS BRl
CEÑO quienes también tienen pequeñas fábricas de zapatos y valoriza
ron as1 estos elementos:
Valor Valor ELEMENTOS Cantidad
unitario Total
-MAQUINARIA
T roqueladora 1 $ 35.000.00 $ 35.000.00 Pulidora 1 25.000.00 25.000.00 Desbasto dora 2 23.000.00 1 46.000.00
1
Máquina de coser 3 8.000.00 24.000.00
1 HERRAMIENTAS Martillos 4 600.00 2.400.00 Tenazas 4 1.000.00 4.000.00
1
Leznas 8 50.00 400.00
MUEBLES Y ENSERES
Bancos 2 8.000.00 16.000.00 Ese rito ríos l 7.000.00 7.000.00
1
Sillas 4 200.00 800.00
Ahora : ¿Cómo valorar la materia prima?
Esto es lo mós fócll de todo.
26
1
Porque es el MISMO valor por el que la COMPRO
ELEMENTOS Cantidad Valor
Valor unitario
MATERIA PRIMA
Suelo 30 Pies2 s 150.00 Pies 2 $ 4.500.00
Pegante Boxer l / 2 Golón s 500.00 Galón $ 250.00
Don PEDRO RUIZ buscó las facturas de compra y ¡lo hizo muy rápido!
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A~ora debe valori2or los productos TERMINADOS
Esto requiere de m6s cuidado
En otro cartilla, más adelante, le vamos o indicar cómo hacerlo más exacto mente.
Por ohoro tengo muy en cuento esto ADVERTENCIA:
El valor del producto terminado NO es el precio de vento
El precio de vento contiene el valor del producto terminado MAS la ga· nancia
El valor unitario del producto terminado es LO QUE CUESTA PRODU
CIRLO
ES TE PRODUCTO CONTIENE:
Materia prima
Mono de obra
Uno porte del arriendo mensual
Uno porte de los servicios
Uno porte del desgaste de los máquinas y de los herramientas.
Uno porte del valor del tiempo que usted gasta administrando su negocio.
Y, en fin, una porte de los otros gastos que usted tiene que hacer mensualmente.
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Lo contabilidad es importante porque le permite saber EXACTAMENTE
cuónto le cuesto o usted elaborar un producto.
Y si usted sobe cuánto le cuesto
cio poro NO PERDER.
hacer un producto, puede fijarle un
r @
pre-
¡No se preocupe! Si o hora no lo sabe EXACTAMENTE, más o delante lo
va o saber.
Por ahora, poro fines del inventario ESTIME el valor unitario de su
producto terminado, restándo le al precio de vento, lo que usted pienso
que gana en codo unidad del producto.
Precio de
vento
VEA este ejemplo:
Ganancia por
unidad
Valor unitario
del producto
terminado
Don PEDRO RUIZ vende un par de zapatos poro mujer en $ 850.00 y
él ESTIMA que se gano $ 40.00 en cada par.
Entonces
El valor del producto terminado es
Precio de Ganancia por Valor unitario
vento unidad del producto
terminado
$ 850.00 $ 40.00 $ 810.00
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ASI: Don PEDRO RUIZ
ELEMENTOS
Productos terminados
Za patos de mujer
lZapatos de hombre
Za patos infantiles
Productos en proceso
1
llenó el formato siguiente:
1
Cantidad Valor
unitario Valor
20 810.00 16.200.00 40 750.00 30.000.00 50 400.00 20.000.00
AHORA: Veamos cómo valorizar los PQODUCTOS EN PIU)("ESO.
Es muy frecuente que cuando un empresario va a realizar el inventario
tenga: /l Productos que acabo DE EMPEZAR.
Productos que están MEDIO terminados.
Productos que CASI están terminados.
Estos son los productos en proceso.
¿Cómo valorarlos?
Hágalo APROXIMADAMENTE en esto forma:
1. Estime el valor de lo ma teria prima que cont iene coda producto.
2. Reste ol valor unitario del producto terminado (usted yo lo sobe) el
valor de lo materia primo. Esto -:antidad se llamo El VALOR AGRE
GADO. Este nombre es b ien lógico, es el valor que usted le aumen
to o lo materia primo por lo transformación QUe le ha hecho.
30
He aquí el resumen de todo el trabajo de don PEDRO RUIZ:
E LEME NTOS
MAQUINAR
Troquelado Pulidora
Desbasto do Máquina de
IA
ro
ro
HERRAMIEN Martillos Tenazas
Leznas
MUEBLES Y
Bancos Escritorios
Sillas
Sub-total
coser
TAS
ENSERES
ELEMENTOS
Sub-total anterior Materia primo
Suelo Pegonte Boxer Productos terminados Zapatos de mujer Zapatos de hombre Zapatos de niño Pro duetos en proceso
Zapatos de mujer
~potos de homb.e opotos de niño
OTAL
Cantidad
1 1 2 3
4 4 8
2 1 4
Cantidad!
30 Pies2
1 / 2 Galón
20 40 50
30 15 8
31
Valor unitario
$ 35.000.00 25.000.00 23.000.00
8.000.00
600.00 1.000.00
50.00
8.000.00 7.000.00
200.00
Valor unitar io
$ 150 Pies2
$ 500 Galón
810.00 750.00 400.00
715.00 675.00 325.00
Valor
$ 35.00 0.00 0.00 0.00 0.00
25.00 46.00 24.00
2.40 4.00
40
16.00 7.00
80
0.00 0.00 0.00
0.00 0.00 0.00 -- o~ 160.60
Val~ $ 160.600.00
4.500.00 250.00
16.200.00 30.000.00 20.000.00
21.450.00
10.125.~ 2.600.00 _ ....
265.725.00
VEAMOS UN EJEMPLO:
El por de zapatos de mujer de don PEDRO RUIZ vale $ 810.00 (costo
de producirlo) y el va lor de lo materia prima es$ 620.00.
Entonces
Valor unitario
del producto
terminado
Valor de toda lo
materia primo que
contiene
Valor
ogr~godo
$ 810.00 - $ 620.00 = $ 190.00
Es decir, el valor agregado es $ 190.00.
3. Como los productos en proceso NO EST AN terminados, en PROME
DIO podemos estimar que ellos contienen el 50°/o (cincuenta por
ciento) del valor agregado.
En nuestro ejemplo, $ 95.00.
4. Entonces
[
M itad del valor
agregado
$ 95.00
+ Valor de toda la
materia prima que
contiene '--~~~~~~~~...J
$ 620.00
Valor unitario = 1
del p•oducto en proceso
$ 715.00
Don PEDRO RUIZ hizo esto con todos sus productos en proceso y obtuvo
lo siguiente:
p
z z z
ELEMENTOS
roductos en proceso a patos de mujer
o patos de hombre
o patos de niño
Cantidad
30 15 8
Valor unitario Valor
715.00 21.450.00 675.00 10.125.00 325.00 2.600.00 -
32
1
X
Y así fue como don PEDRO RUIZ logró saber cuánto valían todos los elementos que él tenía en su taller.
Ahora
Lo invitamos a aplicar los conocimientos que usted aprendió, en su propio taller.
i Hágalo! iVerá que es fácil!
Le ofrecemos los siguientes páginas.
Inventario del
Fecha
~
ELEMENTOS Cantidad Valor
Valor unitario - --
Maquinaria
1
1
1
Herramientas
1
1
Muebles y Enseres 1
' t l_:ub-totol
33
Yo terminó usted de valorizar todos sus bienes.
¿Cómo se siente?
CONTINUACION DEL INVENTARIO
ELEMENTOS Cantidad Valor unitario
Sub-total anterior
Materia primo
Productos terminados
Productos en proceso
TOTAL
-
-Valor
_____ _.
Los empresarios que reconocen el valor de hacer periódicamente su inven· torio, t ienen en sus tal leres un CUADERNO que llaman INVENTARIOS y cuya forma es el rayado anterior.
Le recomendamos comprar un cuaderno y hacer el rayado.
El primer inventario es un POCO demorado de hacer pero con buena PRACTICA usted se demorará unos POCOS MINUTOS en hacerlo después.
Pruebe y verá!
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-
-
11
1
Ahora usted ha realizado un ejerc1c10 que se diseñó poro ayuda rle o HACER SUS INVENTARIOS. Poro lo evaluación desprendo los hojas "º y o hago fotocopias de ellos y envíelos o lo dirección del programo de Formación Abierto y o Di sta ncio de su localidad, junto con el siguiente cuestionario resuelto en el que usted morcará con uno X sobre SI o NO, según su apreciación:
¿El ejercicio le ayudó a resolver problemas de su empresa? Sí No
¿Fue fácil hacerlo? Sí No
¿Puede enseñarlo a otros colegas o empresarios? Sí No
¿Necesito aclarar algunos aspectos con ayudo del SENA? Sí No
¿Cuáles?
(Escribo con letra de Imprenta)
Nombre del Empresario - - ------------ - -------
Documento de ldent.
Dirección Ciudad
Tel: - -------------