Sistemas de Productividad
Prof. Verenice Rodríguez Ruiz
23 de noviembre de 2011
Objetivo general
• Al finalizar el tema, la audiencia identificarán los diferentes métodos y técnicas para llevar a cabo el resguardo de los documentos que se generen en su área de trabajo, tanto en papel como electrónicamente.
Objetivos específicos
• Definir los siguientes términos:
– Información
– Documento
– Administración de documentos
• Explicar la importancia del proceso de la comunicación de los negocios.
Objetivos específicos
• Indicar por qué son importantes los sistemasde administración de documentos y de bases de datos.
• Explicar la importancia de los documentospara los individuos y los negocios.
• Presentar ejemplos de diferentes documentosnecesarios para los individuos y los negocios.
Algunos términos
• Información
– Recurso vital para las empresas
– Esta compuesta de:
• Datos numéricos
• Alfabéticos
• Símbolos
– Todos organizados de cierta forma
Algunos términos
• Documentos
– Cualquier clase de dato o información contenidaen diferentes medios.
– Pueden estar en forma:
• Oral
• Escrita
• Visual
Algunos términos
• Comunicación
– Es el proceso esencial en las relacionesinterpersonales y comerciales.
– Es importante para las instituciones porquele permite poder lograr sus propósitos.
–Nos permite intercambiar información la cual es vital para que las institucionespuedan llevar a cabo sus operaciones.
Sistema de administración de documentos
• La administración de documento en lasorganizaciones trabaja con el control, retención y seguridad de los documentos.
• Pueden ser documentos
– En papel
– Electrónicos
Administración de documentos e información
• Es un proceso de planificar, organizar, dirigir y contralar todas aquellas actividadesrelacionadas:
– Creación y mantenimiento de documentos
– Conservación temporera
– Localización, protección y control
– Uso y disposición
– Conservación permanente
Propósito de la administración de documentos
• El archivo de documentos es vital para lasorganizaciones ya que permiten el:
– manejo
– conservación
– localización
– producción
– uso eficaz
Propósito de la administración de documentos
• La administración de documentos conlleva:
– planificación
– organización
– dirección
– control de información
• El archivo es esencial en el proceso de administración y conservación de documentos.
Necesidad de documentos
• Los documentos son importantes y necesariospara una empresas ya que estos sirven como:
– base para la toma de decisiones
– ayudan en la planificación
– evidencia
– propósitos de impuestos
– apoyo a procedimientos legales
– cumplir con requisitos legales
– base histórica
Algunos documentos son:
• cartas
• memorandos
• informes
• estados financieros
• facturas
• cheques
• licencias
• solicitudes
• manuales
• planos
• presupuestos
• libros
• revistas
• catálogos
• mapas
• documentos legales
• fotografías
• cotizaciones
Medios de almacenaje de información
• papeles
• cintas magnéticas
• memorías portátiles
• fotos
• vídeos
• cintas de audio
• discos flexibles
• discos duros de computadoras
• discos ópticos
• discos compactos
• microformas
Costo del sistema
• En todas sus fases representa altos costos paralas empresas.
• Altos costos en:– equipo
– espacio
– materiales
– Personal capacitado• manejo
• creación
• conservación
¿Cómo bajar los costos?
• Conservando solamente los documentosnecesarios y por el tiempo de utilidad de estos.
Algunos datos de interés
• Una de las principales amenazas que enfrentatoda organización para proteger su información es el factor humano.
• Los estudios demuestran que el 75% de los incidentes de seguridad son causados porerrores o por desconocimiento humano.
Algunos datos
• La seguridad de informática es vital para cualquier empresa.
• Cada vez es más importante identificar al trabajador o usuario que accede a un ordenador o a un software.
Tecnología de información
• Medios para capturar, manejar, distribuir y almacenar electrónicamente imágenes, datos, palabras y voces.
• Beneficios
– Mejora la infraestructura de la organización
– Proporciona instrumentos más eficaces para la ejecución de labores
– Propicia el rediseño de procesos de trabajo
¿Por qué conservar la informacióndigital?
• Administrativo
• Informativo
• Legal
• Cultural
Porsu
valor
• Redes de comunicaciónInternet
• Planes de digitalizaciónde documentos
Por sufacilidad
de difusión
Aspectos que comprenden la seguridad de datos
• Integridad
–La información debe estar protegida de una posible destrucción, modificaciónaccidental o intencional.
• Privacidad
–Los datos no deben estar disponibles a los accesos no autorizados.
Aspectos que comprenden la seguridad de datos
• Integridad y autenticidad
– Las transacciones no deben ser modificadasen su trayecto.
– Se debe asegurar que quien las generó esquien dice ser.
–Mantenga integridad física del osdispositivos de red como servidores, switches, entre otros.
Aspectos que comprenden la seguridad de datos
• Confiabilidad– El uso de la red no debe ser con fines que no
estén contemplados por las políticas de utilización.
• Disponibilidad
– La red debe estar disponible siempre y con la eficiencia necesaria, aún ante fallasinesperadas.