GPN6 BPM
Gestor de Procesos de Negocio
“Una herramienta para automatizar rápidamente procesos de negocio”
“Procesos estándar como soluciones o procesos a medida de sus necesidades”
Febrero 2013
Contenidos
• Qué es un proceso• Calidad, productividad, eficiencia• GPN6 Soluciones• GPN6 Componentes• GPN6 en directo
QUÉ ES UN PROCESOEl enfoque y la visión de GPN6
Qué es un proceso de negocio
Proceso de negocio
Actividades, que se ejecutan de forma coordinada para lograr un resultado
Apertura tienda
Eventos, Campañas de marketing, promociones
Elaboración de presupuesto
Compras
Atención al cliente
Reclamaciones
Atención al empleado
Selección de personal
Etc…
Ejemplos de procesos
Definir un proceso
• Proceso de negocioEs una serie de actividades que se pueden definir por un conjunto de
• EstadosEstán contenidos entre uno inicial y otro final. En cada estado pueden realizarse
• OperacionesLas operaciones están predefinidas. Las realizan uno o varios
• RolesSon personas que tienen asignada una determinada función el proceso. Una operación especial es la
• Transición entre estadosPara la que deben cumplirse una serie de reglas y en la que pueden realizarse acciones o enviarse avisos
CALIDAD, PRODUCTIVIDIDAD Y EFICIENCIAEl enfoque y la visión de GPN6
VALOR NEGOCIO
Calidad
Definir procesos
Productividad
Ejecución tareas
Medir que ocurre
Eficiencia
Adaptación ágil
Competitividad
GPN6Organizar y automatizar
procesos de negocio
Claves de la necesidad• El trabajo en las empresas se
basa en los procesos– Los procesos, en muchas
ocasiones, no están descritos, están en la cabeza de las personas que los ejecutan y cada una de ellas los interpreta de forma diferente
– Cuando la persona abandona la organización se pierde conocimiento
Definir los procesos es un paso importante hacia la Calidad
CALIDAD PRODUCTIVIDAD
EFICIENCIA COMPETITIVIDAD
GPN6
Claves de la necesidad• Automatizar procesos es
productivo– Cuando un proceso se
automatiza un porcentaje importante de las tareas (evaluación de reglas, cambios de estatus, envío de alertas) las realiza el propio sistema
– El sistema ayuda a los usuarios en la gestión y realización de sus tareas pendientes
Automatizar los procesos es un avance importante en la productividad
CALIDAD PRODUCTIVIDAD
EFICIENCIA COMPETITIVIDAD
GPN6
Claves de la necesidad• El control y la medición
ayudan a evaluar– Un proceso normalizado es
susceptible de ser medido– Podemos definir indicadores
sobre las métricas de un proceso
– Los indicadores nos dan información sobre la eficiencia de un proceso
– Conociendo que va mal podemos actuar para corregirlo
Monitorizar los procesos mejora la eficiencia
CALIDAD PRODUCTIVIDAD
EFICIENCIA COMPETITIVIDAD
GPN6
Claves de la necesidad• Las organizaciones
innovadoras necesitan reorganizar sus procesos para mejorarlos– Cada vez es más necesario
modificar la forma de trabajar para poder sobrevivir
– Es necesario permiten implementar cambios en los procesos sin grandes y costosos desarrollos
Implementar rápidamente cambios es imprescindible para la competitividad
CALIDAD PRODUCTIVIDAD
EFICIENCIA COMPETITIVIDAD
GPN6
Propuesta de valor Aleph SoftwareGPN6, una herramienta BPM para la
Automatización de Procesos de Negocio.
Normalizar, organizar y automatizar procesos de negocio.
CALIDAD PRODUCTIVIDAD
EFICIENCIA COMPETITIVIDAD
GPN6
SOLUCIONES CON GPN6Soluciones estándar y soluciones a medida
Propuesta de valor
• GPN6 es una suite BPM que dispone de herramientas de Modelado, Ejecución de Procesos y Monitorización, y que permite operar desde un entorno WEB, TABLET
• Soluciones específicas– GPN6 Atención al cliente– GPN6 Atención al ciudadano– GPN6 Incidencias Urbanas– GPN6 RRHH
• Soluciones a medida– Ofertas comerciales– Gestión garantías– Contratos– …
GPN6
Atención al cliente
BPM
RRHH
Utilización por áreas
Financiera
Administración
RRHH
Fabricación
Operaciones
Marketing y Ventas
• I+D• Diseño• Producción• Control calidad
• Selección• Incorporación• Formación• Administración• Desempeño• Riesgos Laborales • Relación canal ventas
• Campañas marketing• Generación de leads• Pre-cualificación• Preventas• Negociación y cierre
• Contratos• Alquileres• Calidad procesos
• Recepción• Compras• Ventas• Envíos• Devoluciones
• Planificación• Presupuestos• Reporting• Solicitud inversión• Auditoria
Valor GPN6
Usuarios: centrarse en los trabajos en curso en los que están implicados
Expertos de negocio: diseñar procesos ágiles adaptables a las políticas que se necesitan de gestión
Responsables de TI: integrar sus sistemas actuales conectándolos con el BPM
Empresa: procesos definidos, controlados, medibles
GPN6 COMPONENTES “Para modelar y automatizar rápidamente procesos”
Mejora continua
GPN6
Análisis Procesos
Modelado
Ejecución
Feedback
DepartamentosUsuarios NegocioUsuarios TI
Usuarios NegocioUsuarios TI
Usuarios Centros
Usuarios Negocio
FACTORES CLAVE GPN6
ORIENTACION A PROCESOSAGILIDAD
CALIDADPRODUCTIVIDADEFICIENCIACOMPETITIVIDAD
Claves de la solución
Diseño procesos
Modelo de organización•Usuarios•Centros•Roles
Modelo de Procesos de negocio•Procesos, estados, transiciones
•Documentos y formularios
Ejecución Expedientes
Ejecutar procesos•Crear expedientes•Documentar expedientes•Cambiar de estado
Comunicar•Enviar avisos•Automatizar cambios•Recibir ordenes desde móvil
Monitorización Procesos
expedientes
Controlar los expedientes y su estado•Cuantos expedientes•En que estados•Tiempos previstos
Análisis rendimiento y cambios en el modelo•Replantear procesos•Reorganizar recursos
Diseñar
• Modelo de procesos• Qué procesos, qué requisitos, qué reglas de negocio
• Modelo de organización• Quiénes participan, con qué roles, qué
responsabilidades
Identificar necesidades de
proceso
• Documentar en GPN6 los procesos, los estados y las transiciones, las reglas de negocio
• Diseñar plantillas de documentos• Documentar en GPN6 el modelo de organización
Modelar Procesos
• Construir los formularios específicos• Programar reglas especificas• Prototipo para validación• Ajustes del modelo• Poner en producción
Construcción, prueba
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Operar
• Acceso de usuarios a sus expedientes• Ejecución de las operaciones previstas en cada
expediente por cada usuarioExpedientes
GPN6
• Gestión automatizada de transiciones entre estados• Gestión de comunicación de avisos a las personas y
usuarios que participan en un expedienteAutomatización de
procesos
• Completar información asociada a los expedientes y que es empleada por los mismos
• Captura de datos desde otros sistemas
Mediante las aplicaciones corporativas
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Monitorizar
• Procesos vivosMonitor GPN6
• Informes e indicadores de procesos• Evaluar reasignaciones• Controlar la calidad operacional
Business Performance
• Revisar plantillas de procesos• Mejora procesos• Redefinir procesos de negocio
Analizar
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Algunas DefinicionesDefinición Descripción Ejemplo
Proceso de Negocio Conjunto de definiciones de un proceso de negocio a automatizar.
Alta de un empleado, Liquidación de un empleado, Adquisiciones
Estados Conjunto de pasos que definen un proceso.Siempre hay un estado de inicio y otro de finalización
Factura emitida pendiente de visar, liquidación autorizada.
Operaciones Actividades que se realizan en un estado y que conforman las tareas a llevar a cabo en un proceso.
Firmar, documentar, dictaminar, rellenar cuestionario, aprobar, comentar, riesgo
Rol Función que desempeñan un conjunto de empleados en un proceso de negocio.
Gerente de centro, gerente regional, administrativo de ventas, jefe de compras,
Transición Variación controlada de un expediente cuando cambia de estado y que desencadena unas acciones y unos avisos de comunicación.
Enviar a departamento asociado, enviar a contabilidad., pasar al estado de confirmar
Expediente Caso real de un expediente que responde a un flujo de trabajo concreto.
La liquidación del empleado Nº1234, Garantía gestionada, compra realizada
Usuario Usuarios del sistema que interviene en los procesos de negocio en un estado concreto del expediente. Un usuario puede asumir más de un rol.
Usuario al cargo del registro. Jefe de sección, Gerente, mecánico, entrevistador
Personas/empresas Personas externas, empresa externas o personal interno que participan en el proceso pero no intervienen en la operativa
Personal convocado a cursos, candidatos selección , empresas transportistas, externos
Ejemplos de Procesos
EN DIRECTO“Una demostración de las capacidades de modelado y ejecución”
Demostración GPN6
• Ejemplo en web• Ejemplo en intranet
Cómo funciona
un proceso
• Modelo de organización
• Modelo de procesos
Cómo se modela un
proceso
PROCESOS
Modelado
ORGANIZACION
PERSONAS
USUARIOS
Sustituciones
Región
CENTRO
ROLES
GRUPOS DE USUARIOS
PROCESO
ESTADO
TRANSICION
Fases Documentos Riesgos Scores listas reglas avisos
Operaciones Roles Destinatarios Nombramientos
Reglas transición Acciones transición Avisos transición
PERSONAS/ EMPRESAS PAPEL que desempeñan
Directivos región
Directivos centro
Cuestionarios
Muchas Gracias
Puede ampliar información en http://www.gpn6.com
También pueden contactar con
Aleph Software, s.a.C/ Buganvilla 5, 1º Oficina A
+34 91 383 2224
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“Procesos estándar como soluciones o procesos a medida de sus necesidades”
Febrero 2013