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solución del problema de forma cooperativa e integral. Al avanzar en la solución del
problema y presentarlo a sus compañeros, recibir retroalimentación y mejorar de manera
continua. De esta forma el rol del estudiante no solamente va a ser una persona pasiva
que escucha sino que va a tener diferentes roles, tanto de presentador como de
evaluador; ellos interactúan y aprenden en un ambiente colaborativo.
¿Y dónde hacer el ejercicio puesto en clase? Pues en una Empresa. Lo ideal es en una
fábrica de software que se encuentre activa en el mercado. Sin embargo todos conocemos
las dificultades que se presentan cuando los ejercicios académicos se hacen en empresas
reales. Por lo tanto, esa idea tan buena y recomendable puede no ser la mejor opción para
el desarrollo del curso. Una alternativa es la que podemos tomar de los ingenieros
químicos, cuando trabajan en un nuevo producto; inicialmente no lo hacen en las
inmensas instalaciones de una fábrica, sino en una planta piloto, en donde pueden tener
todo muy controlado. En este caso, la planta piloto es una Empresa creada por los
estudiantes, caracterizada por ellos, muy parecida a una real, pero sin el lleno formal de
muchos protocolos obligatorios, como el hecho de tener identificación en el Ministerio de
Hacienda con fines de cobro/pago de impuestos, y en esta Empresa, donde utilizando lo
visto teóricamente en las clases, los estudiantes tienen que poner en práctica lo oído en el
salón de clase, en las lecturas de los libros, en las investigaciones que hagan, aportando
según los conocimientos de cada estudiante y especialmente aplicando las normas
contempladas en el libro guía: el Pmbok.
1.2.1 Criterios para evaluación del curso
Para evaluar el curso se van a tener los siguientes criterios: dos exámenes parciales, un
examen final, pequeños exámenes, controles de lectura, participación en clase, informes
semanales de estado, cinco controles y cinco presentaciones.
1.2.1.1 Porcentajes y fechas
Los porcentajes y fechas de realización de las anteriores actividades que conforman los
criterios de calificación se establecen de común acuerdo entre profesor y estudiantes.
1.2.1.2 Exámenes parciales y final
Para cumplir con “Capacitar al estudiante para una eventual certificación profesional de la
gerencia y gestión de proyectos tipo PMP (Project Management Professional) del PMI.”,
especificado en el contenido de la asignatura, los exámenes parciales y el final serán al
estilo del examen de certificación PMP (Project Management Professional) del Project
Management Institute (PMI), el cual es un examen internacional que está elaborado para
ver si las personas que toman este examen tiene los conocimientos y la experiencia para
aplicar los conocimientos del Pmbok en la dirección de proyectos. Para más información
sobre el examen de certificación PMP, ver www.pmi.org
Notas de clase Pág. 6
En el curso se tiene previsto que el estudio del Pmbok es la fuente principal del
conocimiento y el desarrollo del ejercicio de la asignatura es el que proporciona la
experiencia. Con estos elementos y los exámenes en forma de test con un enunciado y
cuatro distractores, el estudiante debe responder a las preguntas desde el punto de vista
de la dirección de proyectos grandes, donde la organización es de tipo matricial, a no ser
que en la pregunta, de forma explícita, se diga lo contrario.
En la documentación existente en el PMI con respecto al examen de certificación PMP,
indican que dicho examen no busca ver si los estudiantes saben de memoria el Pmbok,
sino que responden adecuadamente a preguntas “situacionales del mundo real”. Esto
último es lo que se busca en el curso al utilizar la metodología “Aprendizaje Basado en
Proyectos”.
De esta forma se espera que los exámenes del curso sirvan al estudiante como un
entrenamiento básico para la eventual presentación del examen de certificación PMP.
1.2.1.3 Informes semanales de estado
Todos los viernes de cada semana, antes de las 7 p.m., los grupos de trabajo tienen que
enviar un informe adjunto a un correo a la cuenta del Profesor.
Los primeros informes semanales son con respecto a las actividades del grupo de trabajo
y/o a nivel de Empresa.
Tan pronto en el ejercicio del curso se llegue a la aprobación del contrato e inicio del
Proyecto, los informes semanales de estado son única y exclusivamente de las actividades
del proyecto y demás relacionadas directamente con el Proyecto; inicialmente, no pueden
faltar las gráficas de cronogramas, y las gráficas de tiempo vs $pesos mostrando el
presupuesto y lo gastado realmente; adicionalmente se debe incluir el valor ganado,
cuando ese tema se cubra en una sesión de clase. También en el informe semanal del
Proyecto, se tiene que indicar el trabajo desarrollado en la semana anterior, mostrando el
comportamiento individual y el del equipo. De manera similar se tiene que mostrar la
planificación detallada de las actividades de cada persona para la siguiente semana. Con
base en la información que posea cada Empresa, indicar cómo va el proyecto, qué se está
planeando, cuáles son los pronósticos del proyecto, un informe sobre los riesgos
apremiantes y lo que el equipo está haciendo con respecto a ellos.
Se espera que los informes semanales vayan cambiando transcendentalmente a medida
que avanza el tiempo. Inicialmente se espera un informe bastante subjetivo; pero con el
tiempo, a medida que se vayan viendo nuevos tópicos en el curso, el informe tiene que
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cambiar a un informe muchísimo más objetivo, con indicadores, gráficas y otros
elementos que lo hacen más enriquecedor y gerencial.
1.2.1.4 Reuniones para Control
En el curso se van a programar hitos y antes de cada hito se hace un control para mirar el
estado en que se encuentran los trabajos con respecto al cumplimiento de los hitos.
Con los controles se desea comprobar que la planificación se ha hecho de forma correcta,
se han ejecutado las actividades de acuerdo a lo planificado, poniendo especial atención a
lo que tiene que ver con el cumplimiento de cada hito con respecto al alcance, al tiempo,
a los costos, a los recursos, a los riegos, la calidad, las adquisiciones, los interesados y las
comunicaciones. Las observaciones no solamente deben ser puntuales, sino también
vistas desde de forma holística e integral. Si se detectan desviaciones o problemas, buscar
las acciones correctivas de tal manera que se facilite el éxito del hito.
La(s) reunión(es) es(son) de todos los miembros de cada grupo y el encargado de hacer el
control, excepto que se diga lo contrario de forma explícita y consensuada.
1.2.1.5 Presentaciones
Las presentaciones en público se hacen en el momento en que se cumple cada uno de los
grandes hitos previstos en el curso. Los grandes hitos del curso se han denominado:
presentar la Empresa, presentar la Propuesta, presentar el proyecto en estado alfa,
presentar el proyecto en estado beta y hacer la presentación final. Las presentaciones
están a cargo de cada uno de los grupos de trabajo del curso a un público, que en este
caso son el profesor y otros estudiantes del curso.
La Presentación la prepara cada grupo de la mejor manera. El contenido, duración, y otros
elementos obligatorios se establecen de antemano. El sitio, típicamente es el salón de
clase donde se programa la asignatura, pero puede realizarse en otro sitio diferente,
inclusive, a través de video conferencia, en caso de presentarse alguna dificultad.
Es responsabilidad de cada grupo tener lista toda la logística que necesitan para hacer las
diferentes presentaciones en público. Siempre tienen que tener listos planes alternativos,
en caso de encontrar alguna dificultad. Se pueden usar los recursos del sitio donde se
presenta la presentación o si prefieren pueden traer sus propios recursos. La presentación
y sus soportes se tienen que publicar en Internet.
1.2.2 Comunicaciones entre el Profesor y sus Estudiantes
Muy importante es el establecimiento de cómo van a ser las comunicaciones entre el
Profesor de la asignatura y sus estudiantes.
Notas de clase Pág. 8
Para las comunicaciones formales se van a utilizar: documentos escritos; CD, DVD o
medios similares de almacenamiento magnético como USBs; documentos compartidos en
Internet; información publicada específicamente para el curso en páginas Web; acceso a
aplicaciones específicas para el desarrollo del curso; el correo electrónico utilizando las
cuentas institucionales de la Universidad y el Sistema de Información Académico SIA de la
Universidad.
Para las comunicaciones informales se va a usar: el teléfono, encuentros cara a cara,
teleconferencias, y eventualmente: redes sociales; aplicaciones genéricas para móviles y/o
computadores y mensajes de texto.
1.2.2.1 Documentos escritos
Todos los documentos que sean informes de tipo gerencial y que se pidan en clase de esa
forma, tienen que ser documentos en papel.
Otros documentos, como invitaciones, propuestas, contratos, acuerdos, memorandos,
actas, folletos, cartas, informes técnicos, manuales que acompañan una presentación o
sirven de soporte a una entrega o son el soporte para una evidencia, no necesariamente
son documentos presentados en papel; pueden ser documentos digitales.
1.2.2.2 CD, DVD, USB o medios magnéticos similares
Todos los documentos, soportes, archivos, programas y demás material utilizado para
cada una de las presentaciones, se tienen que entregar en un medio magnético. El medio
magnético, puede ser un CD, un DVD o una memoria USB. En el curso a este material se va
denominar “el Congelado de la presentación”. Allí se va a tener una instantánea de cómo
está el trabajo en el momento de la sustentación. Es el soporte físico que acompaña la
presentación y se va a utilizar, entre otros, para hacer comparaciones con respecto al
avance o trabajo desarrollado; para hacer evaluaciones más objetivas; y como soporte en
caso de reclamaciones.
1.2.2.3 Documentos compartidos en línea
Almacenar archivos y compartirlos en línea, hoy es muy sencillo, gracias a las facilidades
que nos brinda Internet. Además, los archivos colocados en la red facilitan a las personas
autorizadas desarrollar trabajo colaborativo, dependiendo del nivel de acceso que se les
haya otorgado. Ellos acceden a la versión actualizada, pueden cambiar su contenido,
pueden cambiar su organización, pueden hacer cambios para garantizar el correcto
control de acceso, junto con la seguridad, integridad y privacidad apropiadas.
Por lo tanto es aconsejable que los estudiantes usen estas facilidades para desarrollar
trabajo colaborativo. Para los evaluadores, el acceso a todos estos documentos debe estar
garantizado, con acceso mínimo de solo lectura.
Notas de clase Pág. 9
El profesor puede utilizar este medio para trabajar en colaboración con los evaluadores y
asistentes docentes y para comunicarse con sus estudiantes. Por ejemplo, el profesor
puede utilizarlo para informar sobre el control de asistencia de los estudiantes, la
conformación de las calificaciones por diferentes conceptos, para informar sobre la
conformación de los grupos de trabajo, para dar a conocer las calificaciones obtenidas por
los estudiantes por diferentes conceptos, para dar información sobre direcciones de
contacto de sus asistentes docentes y estudiantes.
1.2.2.4 Sitio Web en Internet
Todos los grupos del curso tienen que tener un Sitio Web en Internet. Ese va a ser el sitio
“oficial” donde van a colocar información acerca de su grupo, de la Empresa que
conformaron y del Proyecto que adelantan en el semestre.
El sitio debe concebirse de tal manera que haya una parte para todo público y otra de tipo
privado. Eventualmente pueden dar facilidades para una Wiki, como medio de
comunicación entre personas y entre grupos.
En el Sitio Web de cada grupo, es donde se oficializa, se publica y se comparte toda la
información con los otros grupos de trabajo.
1.2.2.5 Aplicaciones específicas para el curso
En el ejercicio académico que se va a trabajar en el curso, se van a exigir de forma
obligatoria el uso de algunas herramientas de software que van a facilitar y agilizar
algunas tareas típicas que se llevan a cabo durante la planificación, ejecución, seguimiento
y control de un proyecto. Las herramientas específicas se acuerdan en el curso de común
acuerdo entre Profesor y Estudiantes. Otras herramientas de software son opcionales y las
escoge cada grupo de trabajo.
El control de acceso a las herramientas de software que se seleccionan (típicamente
identificador y contraseña) estarán a cargo de cada grupo de trabajo. En todo caso, a los
evaluadores se les debe garantizar acceso sin problema a todos los datos y servicios en la
modalidad de solo lectura como mínimo.
1.2.2.6 El Correo Electrónico
Para las comunicaciones más frecuentes entre Profesor y Estudiantes; Profesor y
Evaluadores; Evaluadores y Estudiantes; Clientes y Empresas; entre Estudiantes y entre
Empresas, se van a utilizar las cuentas institucionales proporcionadas a cada persona por
la Universidad.
En las cuentas de correo institucionales, a veces las personas reciben cientos de correos
diarios. Con el fin de identificar rápida y ágilmente los correos que son del curso y
Notas de clase Pág. 10
gestionarlos adecuadamente, se van a seguir unas reglas bien sencillas y simples, de
obligatorio cumplimiento por todos en el curso, con base en una de las facilidades que
proporcionan los servicios de correo y que se llaman de forma genérica filtros.
En el asunto del correo se va a utilizar una etiqueta que identifica que se trata de un
correo de este curso así: [RÓTULO]. Luego se coloca un identificador de quien es el
remitentes así: Grupo n, cuando se trata de un grupo de trabajo; Empresa, cuando se
trata de una Empresa que está trabajando en el ejercicio del curso; Proyecto, cuando se
trata de una comunicación del proyecto; Cédula, cuando se trata de un Estudiante. Y
finalmente una leyenda que sea un resumen del contenido.
El RÓTULO y el número del grupo n, los fija el Profesor. Empresa corresponde al nombre
de la Empresa dada por sus gestores. Proyecto es el nombre dado al Proyecto en la
Empresa. Cédula es el número del documento de identificación de un Estudiante.
Ejemplos de asunto de correo, donde se han utilizado para Rótulo GGS, la Empresa es S&S
Ltda., el Proyecto Proy456B y el estudiante identificado con el número 18666555:
[GGS] Grupo 3 Integrantes del grupo
[GGS] S&S Ltda. Propuesta a la solicitud xxx
[GGS] Proy456B Informe semanal número 11
[GGS] 18666555 Respuestas del examen final
Si el remitente del correo es un Grupo, Empresa o Proyecto, el formato, contenido y
demás características del correo, deben corresponder a algo pre-establecido en el Grupo,
Empresa o Proyecto; estar considerado en las políticas de las comunicaciones; obedecer a
una predeterminada plantilla y preferiblemente, haber pasado por los controles que
tengan previstos para aseguramiento de la calidad.
Cuando el correo tenga adjuntos, para mostrar/soportar un estado en un momento
determinado, el adjunto nunca deben estar direccionado a documentos compartidos,
pues éstos pueden variar con el tiempo y pasados unos momentos puede estar mostrando
otros estados, que no son los deseados.
1.2.2.7 El Sistema de Información Académico SIA
La información que se publica a través del SIA, es la información formal de la Universidad
hacia Profesores y Estudiantes. Allí se encuentra la asignatura, el perfil de la asignatura, la
programación semestral, el(los) docente(s) a cargo, el(los) sitio(s) físicos donde se tienen
Notas de clase Pág. 11
las sesiones presenciales, los Estudiantes inscritos. Para el caso de este curso, en el SIA es
el sitio donde el Profesor registra la(s) calificación(es) obtenidas por los Estudiantes. Por lo
tanto los estudiantes en este sitio pueden mirar las calificaciones, y son de carácter
“oficial”.
1.2.2.8 Encuentros cara a cara
En las sesiones de clase presencial, en los controles, las presentaciones, las
sustentaciones, los exámenes, reuniones y citas de común acuerdo, las comunicaciones
entre Profesor y Estudiantes o entre Estudiantes, son encuentros cara a cara.
El rol de cada persona, depende del tipo de encuentro que se lleve a cabo. Por ejemplo, el
Profesor puede tener un rol de guía, o de evaluador o de cliente. Por su parte un
Estudiante puede tener el rol de un asistente a clase, un gerente de proyecto, un
evaluador, un presentador, un entrevistador u otro rol dependiendo del tipo de cita que
se esté realizando.
Los encuentros cara a cara son muy eficaces, en parte debido a que las personas se
encuentran en el mismo lugar, y porque además de la comunicación oral se puede contar
con las comunicaciones de tipo verbal (inflexiones de voz) y no verbal (lenguaje corporal).
1.2.2.9 El teléfono
En el curso este canal de comunicaciones sólo va a tener el carácter de informal.
1.2.2.10 La Teleconferencia/Videoconferencia/Videollamada
Muy común es encontrar que cuando los estudiantes están planeando un encuentro para
trabajo, todos resultan ser personas muy importantes; que tienen muchos compromisos;
no tienen tiempo; presentan razones como la de que tienen que atender las obligaciones
de la oficina donde trabajan; tienen compromisos con otras asignaturas que están
cursando simultáneamente; tienen que atender compromisos de familia; viven lejos; el
horario no les sirve; el sitio del encuentro no les parece apropiado; no consiguen
transporte; gastan mucho tiempo en desplazarse y otro sin número de disculpas, para
decir que no pueden asistir a un encuentro.
En otros casos, los impedimentos son ocasionados porque es imposible el acceso al sitio
donde se programa el encuentro. Por ejemplo, porque hay problemas de orden público en
la Universidad; porque las directivas de la Universidad ordenan un cierre; porque hay una
protesta dentro de la Universidad; porque la administración de la Universidad ha
programado ciertas actividades, como presentación de exámenes, y en cualquiera de
estos casos anteriores no se permite el acceso al sitio del encuentro.
Notas de clase Pág. 12
Cuando los encuentros cara a cara no son posibles, una posible solución se encuentra
seleccionando una de las técnicas que nos ofrece la tecnología de las telecomunicaciones:
la comunicación virtual.
La comunicación virtual se puede llevar a cabo mediante una teleconferencia, una
videoconferencia, una videollamada o algo similar, como es el caso de chats. Para
conseguir un efecto similar al encuentro cara a cara, es necesario dedicar más tiempo a la
preparación del encuentro entre personas. Sin embargo es un buen medio de
comunicación cuando aparecen este tipo de dificultades. Desde luego que implica que las
personas tengan acceso a Internet ya sea desde un móvil o un PC, haya buena voluntad y
disciplina para usarlos responsablemente.
1.2.2.11 Los mensajes de texto
En el curso sólo van a tener el carácter de comunicaciones informales.
1.2.2.12 Las aplicaciones genéricas para móviles y/o computadores
Cada día que pasa, se encuentran nuevas e interesantísimas aplicaciones tanto para
móviles como para PCs. Por lo tanto, no se descarta que si aparecen aplicaciones que
brinden excelentes prestaciones para los intereses del curso, se pueden adoptar. En este
caso, ellas tienen que ser presentadas y aceptadas en el curso, y dependiendo de la
aplicación, se toma como un canal formal o informal.
1.2.2.13 Las Redes Sociales
En este momento las Redes Sociales están de moda. En el curso se les va a dar un
tratamiento similar al que se le brinda a las demás aplicaciones genéricas. Se presentan y
tienen que ser aceptadas en el curso y allí mismo se determina si va a ser un canal formal
o informal.
1.2.2.14 Las aplicaciones resultado de la solución del Problema
Un producto de software parcial/final es lo que se espera del proyecto funcionando como
una aplicación. En el curso, el producto debe entregarse y para los evaluadores, las
Empresas tienen que darles acceso controlado con amplia capacidad para hacer todas las
pruebas que ellos consideren necesarias.
1.2.3 Presentación personal de los estudiantes
En la primera sesión el profesor pide a cada estudiante que se presente. El estudiante
como mínimo debe dar a conocer su nombre, títulos universitarios obtenidos,
certificaciones profesionales, experiencia laboral y expectativas del curso.
Notas de clase Pág. 13
1.2.4 Crear grupos de trabajo
Una vez terminada la presentación personal de cada Estudiante, el Profesor los invita para
que conformen grupos de trabajo. Cada grupo de trabajo está conformado por varios
estudiantes inscritos en el curso.
En el momento de la invitación, los estudiantes pueden escoger sus compañeros de
trabajo y los estudiantes que en ese momento no estén presentes, el profesor los ubica
aleatoriamente en uno de los grupos que se conformen.
La experiencia en semestres anteriores, muestra que en este curso se inscriben
estudiantes con diferentes perfiles. Un perfil, que se debe tener muy en cuenta,
corresponde a estudiantes de la maestría o doctorado que ya están certificados como
PMP o que profesionalmente se han desempeñado como gerentes de proyecto y tienen
una amplísima experiencia como gerentes. A estos estudiantes, el profesor los invita para
que conformen un grupo especial. De esta forma en el curso van a existir dos tipos de
grupos: los Grupos de Tipo Normal y el Grupo de tipo Especial.
1.2.5 Características de los grupos de trabajo
1.2.5.1 Características comunes de los Grupos de Tipo Normal y el Grupo
Especial.
Los Grupos de Trabajo acordados en el curso tienen que estar conformados por
estudiantes inscritos formalmente en la asignatura.
Cada Grupo de Trabajo tiene que crear una Empresa. La naturaleza de la Empresa, su
carácter social, su filosofía, su organización, su sustento, sus comunicaciones y demás
características las determinan los miembros del grupo de acuerdo con las políticas y
normas establecidas en el curso.
1.2.5.2 Características de los Grupos de Tipo Normal.
En la primera sesión de clase, cada estudiante busca cuáles van a ser sus compañeros de
trabajo. Una vez se pongan de acuerdo, notifican al profesor la creación del grupo e
indican cuáles son sus participantes, en un documento formal y antes de retirarse de esa
sesión. Los estudiantes que no seleccionen en este momento su grupo, el profesor, de
forma aleatoria los coloca en uno de los grupos creados. Posterior a la clase y antes de la
segunda sesión el profesor notifica de manera formal la conformación final de los grupos.
Los estudiantes que conforman grupos de trabajo normal, tienen que crear una Empresa
que sea capaz de responder, participar, concursar, contratar y construir soluciones que
impliquen desarrollo de software mediante un proyecto en el cual se sigan las directrices
Notas de clase Pág. 14
del Pmbok, por lo que se sugiere que la Empresa a crear sea una fábrica de Software. A
estos grupos, se van a llamar en este documento: “Grupos tipo N”.
1.2.5.3 Características del Grupo de Tipo Especial.
Lo preferible es que los estudiantes de este grupo especial sean personas con certificación
PMP y/o tengan una muy amplia experiencia como gerentes de empresas y/o directores
de proyectos y/o participantes en proyectos con funciones de dirección. En caso que este
tipo de estudiantes, con este perfil no estén inscritos, se buscará una alternativa y en
última instancia este grupo no funcionará y el profesor indicará cómo él realizará las
funciones que estarían a cargo de este grupo de tipo especial.
El profesor, en la primera sesión y con base en la presentación que cada estudiante hace
de su perfil, invita a los estudiantes que cumplan con los requisitos indicados en el párrafo
anterior y/o a los estudiantes que sin cumplir esos requisitos muestren, con una muy
buena sustentación, un especial interés por pertenecer a este grupo, a conformar este
grupo especial que va a tener funciones de muchísima responsabilidad, seriedad,
profesionalismo y soporte. Es posible que uno o varios estudiantes del curso aunque
cumplan con las condiciones para pertenecer a este grupo, no hagan parte de él sino que
formen parte de uno de los Grupos tipo N.
Los estudiantes del grupo especial tienen que crear una Empresa que sea capaz de
desarrollar tareas como evaluadora, calificadora, interventora, auditora o fiscalizadora de
los trabajos realizados por Empresas que trabajan en proyectos de software, y que utilizan
los lineamientos consignados en el Pmbok para gerencia y gestión de Proyectos. En este
documento, a este grupo se va a denominar: “Grupo tipo E”.
1.2.6 El problema
El Profesor prepara el enunciado del problema a resolver en el curso. El enunciado se
prepara de tal manera que se parezca a un enunciado que un Cliente prepara para un
Consultor. Debe expresar lo que el Cliente quiere. Se supone que el Cliente está muy
interesado en su modelo de negocio y poco o nada sabe de la parte técnica y tecnológica
de ingeniería de sistemas.
Sin embargo, pensando en el ejercicio académico, el Profesor prepara un escenario
factible que va a ser considerado como una de las condiciones a cumplir en su totalidad
para la aceptación del producto final. Este escenario factible debe ser lo más completo y
detallado posible, pues debe ser muy útil en las diferentes etapas de desarrollo del curso.
El problema debe ser sencillo, nada complejo, que se adapte a las necesidades del curso,
en donde todo sea fácilmente controlable, medible y ejecutable en poco tiempo, pues lo
Notas de clase Pág. 15
más importante es tener un problema del mundo real y poder poner en práctica la
metodología que propone el Pmbok para la dirección y ejecución de proyectos.
Hay que ser muy claros desde el comienzo con los estudiantes, en el sentido, de que si
bien el problema es muy sencillo y se puede terminar en muy poco tiempo, se debe
abordar y trabajar como si tratara de un proyecto muy, pero muy grande, en donde se
necesita y se justifica utilizar muchos de los documentos, procesos y procedimientos
indicados en el Pmbok, que en proyectos pequeños del mundo real no se justifican por
ningún motivo. Esto se hace para que los estudiantes conozcan y practiquen todo lo
indicado en el Pmbok y luego en la vida real se adapten fácilmente a las circunstancias.
A criterio del Profesor se puede proponer al curso la solución de un solo problema o
puede optarse por diferentes problemas. En este documento se opta por la primera
opción, es decir, un solo problema y todos en el curso lo resuelven. De esta forma se
puede crear un ambiente de sana competencia entre grupos de trabajo.
1.2.7 Invitación a crear Empresa
Creados los grupos de trabajo, el profesor hace una invitación para que cada grupo
conforme una Empresa y con ella participe en las siguientes etapas del curso.
Para los Grupos Tipo N, junto con la invitación para crear una Empresa, se adjunta un
documento que indica el problema que el Cliente desea resolver, las condiciones
generales obligatorias e incluso un escenario para pruebas del producto que el proveedor
entregue al final. Esta información se suministra como parte del ejercicio académico, para
llegar rápidamente al ambiente de trabajo que se desea para el desarrollo del curso y que
en el mundo real, tal vez nunca suceda así.
EL hecho de que un cliente invite a varias personas a crear una Empresa para que luego
participen en un concurso donde se va a realizar un trabajo, prácticamente es súper raro
en la vida real. Lo típico es que la invitación a participar se hace a Empresas ya
constituidas que hayan pasado por un proceso de selección, como por ejemplo estén en
una lista corta de un contratante, una lista multiuso o hayan participado en un concurso
de méritos de preselección.
¿Por qué aquí se hace de manera diferente? Básicamente es por tiempo y porque lo más
importante es rápidamente tener un ambiente donde el ejercicio fundamental del curso
se pueda desarrollar en una situación muy parecida a la realidad.
Tal vez esta situación, la de crear una Empresa en este punto de partida, se puede asimilar
a una que se presenta con frecuencia en el mundo real, cuando se hace una licitación. Las
empresas que adquieren los pliegos no solamente están interesadas en participar sino en
Notas de clase Pág. 16
ganar la licitación; pero si por una o más razones las empresas interesadas presentándose
solas no pueden participar debido a que no cumplen con todas las condiciones que se
indican en el pliego de condiciones, o porque ven que están en notable desventaja frente
a otros posibles proponentes en aspectos financieros, técnicos, logísticos u organizativos,
deciden formar uniones o fusiones o consorcios, con lo cual no sólo cumplen con todas las
condiciones exigidas, sino que quedan en posiciones para ganar.
El ejercicio inicial del curso entonces queda en que cada Grupo Tipo N va a crear una
Empresa y la va a presentar en público formalmente en una sesión de clase.
Para el Grupo Tipo E, en la invitación para crear Empresa, se especifican los asuntos
particulares que se desean lleven a cabo durante la realización del curso a lo largo del
semestre académico y que tienen que incluir la capacidad como Empresa evaluadora,
calificadora, interventora, auditora o fiscalizadora de los trabajos realizados por otra
Empresa que trabaja en proyectos para solucionar problemas relacionados con
construcción de software, y que para la dirección, ejecución, seguimiento y control de
proyectos utiliza la metodología del Pmbok.
1.2.8 Crear la Empresa
Cada Grupo Tipo N tiene que crear una Empresa que esté capacitada para realizar el
trabajo del ejercicio propuesto y cumpla con los requisitos del curso. Para crear la
Empresa se tienen que cumplir con todas las condiciones legales exigidas para crear una
Empresa en la República de Colombia pero sin formalizarla totalmente, es decir, se deben
seguir y cumplir con todos los protocolos pero sin tener que formalizarlos pagando los
costos que implican esas diligencias en las diferentes entidades, como notarías, bancos,
cámaras de comercio y entidades gubernamentales.
Al comenzar a resolver esta parte del ejercicio del curso, los estudiantes conocen el
problema que tienen que resolver. Por lo tanto esto ya les da la idea de cuáles van a ser
los objetivos mínimos de la sociedad comercial, pueden hacer un estimativo inicial muy
amplio de lo que va a costar la solución, y esto a su vez les da un idea de cuáles serían los
aportes mínimos monetarios de tal manera que al pasar a una etapa de contratación
tengan esa capacidad de contratación. De una vez pueden ir alistando la información
financiera que más tarde va a ser una información clave que tienen que tener siempre
disponible en la Empresa. Con la información suministrada, los estudiantes ya tienen
elementos de juicio para decidir con respecto al tipo de sociedad que más les conviene
seleccionar de acuerdo con las normas legales establecidas, en especial las contempladas
en el Código de Comercio; pueden ir pensando en el nombre que le van a dar a la
Empresa, validarlo, confirmarlo y asegurarse que ese nombre no se encuentre ya
matriculado.
Notas de clase Pág. 17
A estas Empresas creadas por estos estudiantes y con este perfil, en este documento se
van a denominar de manera genérica como “Empresas Tipo N”
El Grupo Especial, va a crear una Empresa, la cual durante el semestre va a ser una
representante del “Cliente Contratante” en las tareas de seguimiento, control, evaluación,
auditoría, interventoría y apoyo en tareas específicas, dependiendo de la etapa en que se
encuentre el curso. A esta Empresa, en este documento, se va a denominar de forma
genérica como "Empresa Tipo E”.
1.2.8.1 Actividades iniciales para crear las Empresas Tipo N
Los Grupos Tipo N tienen que crear Empresas Tipo N, las cuales tienen que estar
capacitadas para resolver el problema dado por el Cliente. En este ejercicio académico los
estudiantes antes de crear la Empresa conocen el problema que tienen que solucionar.
Esto no es lo común en el mundo real, pero para que el ejercicio académico pase
rápidamente por la etapa de creación de empresa, se hace de esta manera.
Los estudiantes y el grupo de trabajo, conociendo el problema que tienen que solucionar,
pueden pensar en qué es lo más apropiado para hacer su Empresa, pueden fijar los
objetivos estratégicos, la misión, la visión, el contenido mínimo del objeto o razón social,
la duración de la Empresa. Pueden decidir sobre qué tipo de negocio van a realizar,
pueden mirar cómo está el mercado, hacer una evaluación financiera y ver si van necesitar
de crédito. Ya pueden decidir cómo organizar la Empresa, cómo la van a administrar,
definir roles con sus características, funciones, deberes, obligaciones, atribuciones,
facultades y prohibiciones. Es de especial atención lo relativo a la representación legal.
También pueden pensar en cómo manejar los beneficios y utilidades sin olvidar que
existen riesgos los cuales se deben trabajar adecuadamente. Pueden prever las causales
de disolución anticipada y la forma de hacer la liquidación.
Cuando estén en la parte de cómo organizar la Empresa, lo recomendable es que
investiguen sobre lo presentado en el Pmbok cuando habla de las estructuras básicas de
las organizaciones: funcional, por proyectos o matricial. Esto influye en cómo van a
trabajar posteriormente al abordar un proyecto.
Con lo anterior decidido se puede comenzar a elaborar los documentos legales para la
constitución de la Empresa, entre ellos las escrituras de constitución, ayudados por
expertos y con base en minutas o formas que existen a modo de ejemplo en Internet o
que se pueden adquirir en tiendas comerciales. Se pueden adelantar las diligencias de
Notaría, diligencias para constituirse en una persona jurídica, diligencias en la Dirección de
Impuestos y Aduanas Nacionales DIAN para conseguir el Número de Identificación
Tributaria NIT y el Registro Único Tributario RUT, resolución para facturación, seleccionar
Notas de clase Pág. 18
los códigos de Clasificación Industrial Internacional Uniforme CIIU apropiados, llevar a
cabo la inscripción en el Registro de Información Tributaria (RIT) en la Secretaría Distrital
de Hacienda, ver si la actividad que van a iniciar puede desarrollarse en el lugar previsto
para su funcionamiento, hacer las diligencias de Cámara de Comercio haciendo su
inscripción, llenando los requisitos y formatos exigidos por ellos; tener una cuenta
bancaria; tener inscritos y legalizados los libros de Comercio en la Cámara de Comercio y
hacer todas las otras diligencias de orden nacional, departamental, distrital o municipal
que sean necesarias.
No perder de vista que la Empresa va a ser contratada para solucionar un problema y que
para esa contratación se van a seguir los protocolos de contratación con empresas del
estado, por lo tanto, la Empresa a crear tiene que cumplir todas las normas establecidas
para contratación con el Estado y uno de ellos es estar en el Registro de Proveedores. Para
esto tienen que investigar cuidadosamente lo relativo al Registro Único Empresarial y
Social (RUES).
¿Y por qué se va a seguir el protocolo de contratación con empresas del estado? La razón
básica es que es lo más formal que encontramos en nuestro medio. Posiblemente es
donde hay más procesos y procedimientos estrictos y documentados que hay que cumplir;
donde hay más condiciones, restricciones y controles. Probablemente es el escenario que
van a encontrar los estudiantes cuando estén en el mundo real. Adicionalmente existen
sistemas como el Sistema Electrónico de Contratación Pública que facilitan y hacen más
ágiles, sencillas, eficientes y transparentes las contrataciones del sector público. Otros
escenarios factibles del mundo real, típicamente, son simplificaciones a las cuales
rápidamente una persona o empresa se pueden adaptar.
Al final se debe tener una “Empresa totalmente formalizada”, que para fines del curso lo
único que debe hacer falta, es el pago, o el último paso del proceso formal que exija cada
institución.
Con respecto a las certificaciones o documentos que expidan las entidades relacionadas
con la Empresa creada, los estudiantes pueden presentar un símil de lo que sería tal
certificación e indicando de forma explícita esta situación.
Si los estudiantes ya han tenido experiencia creando Empresa, esto puede resultar
relativamente sencillo. Si no han tenido experiencia, significa que deben documentarse
comenzando por conocer los tipos de sociedades legal y jurídicamente válidas, estudiando
el Código del Comercio, legislación vigente y procesos en la Cámara de Comercio, entre
otros.
Notas de clase Pág. 19
La Empresa recién creada, tiene que ser presentada en público en una sesión del curso,
donde el público es el Profesor y los demás estudiantes del curso.
1.2.8.2 Actividades iniciales para crear la Empresa Tipo E
De manera similar a como se tienen que crear las Empresas de Tipo N, el Grupo Tipo E
tiene que crear una Empresa Tipo E. La gran diferencia resulta en el tipo de trabajo que va
a realizar durante el curso. La Empresa Tipo E tiene que estar en capacidad de celebrar
contratos con el Cliente para realizar diferentes tipos de tareas. En cada contrato va a
tener una tarea específica, según crea conveniente el Cliente, cada vez que lo necesite.
Debe estar en capacidad de efectuar los siguientes típicos tipos de trabajos: elaborar listas
cortas o multiusos de precalificación; evaluar un Concurso de Méritos; calificar las
propuestas de las Empresas como respuesta a un problema que un cliente quiere
solucionar y que él desea que se trabajen como un proyecto; seleccionar la Empresa
ganadora por haber presentado la mejor solución a un problema indicado por el Cliente;
conceptuar con respecto a contratos que quiere hacer el Cliente con la Empresa
Contratante; elaborar una lista ordenada en que quedan los participantes que han
participado en un concurso presentando propuestas; realizar el seguimiento y control del
trabajo de las Empresas contratadas; elaborar trabajos de auditoría; realizar trabajos de
consultoría como Interventora; recibir a satisfacción el(los) producto(s) parciales/finales
de contratos del Cliente relacionados con productos de software.
Para el ejercicio del curso, la Empresa Tipo E ya ha sido seleccionada y contratada por el
Cliente (contratación directa) para realizar inicialmente los siguientes trabajos.
Preparar las especificaciones que se van a pedir como requisitos mínimos para entrar a
una lista corta de proponentes preseleccionados. Las especificaciones deben incluir los
criterios típicos que se tienen en cuenta para conformar una lista corta de oferentes en
un concurso de preselección y el cumplimiento de los requerimientos de tipo
académico exigidos para estar en la lista corta.
Preparar y presidir el primer control a realizar con cada una de las Empresas tipo N.
Presidir la sesión de presentación de las Empresas Tipo N.
Elaborar una lista corta de “todas” las Empresas Tipo N invitadas y que están en
condiciones de resolver el problema presentado por el cliente.
Preparar el documento donde se informa a las Empresas de la lista corta qué se espera
en la Propuesta y la forma como se va a efectuar la calificación.
Preparar la invitación formal para que las Empresas de la lista corta presenten
propuestas para resolver el problema planteado e incluyan una propuesta del contrato
a firmar con el Cliente, en caso de ganar el trabajo.
Notas de clase Pág. 20
1.2.8.3 Consideraciones de tipo académico
En la vida real, muy rara vez alguien que tiene un proyecto busca personas para que
conformen una Empresa y a esa recién conformada Empresa la contraten para que le
resuelvan su problema. Lo más común es que quien tiene un Proyecto busque entre las
Empresas ya existentes cuál de todas, después de un proceso de selección, es la mejor y
con ella celebra un contrato.
En este momento del ejercicio como las Empresas Tipo N no han sido creadas, se van a
omitir varios pasos que normalmente se siguen en la vida real. Se omite el paso en el cual
el Cliente busca en el mercado las Empresas dedicadas a solucionar problemas similares a
los que él tiene. Se omite el paso en el cual el Cliente invita a las Empresas para que
manifiesten su intención de participar en un concurso de preselección para conformar una
lista corta. También se omite el paso en el cual las Empresas presentan la expresión de
interés de participar en el concurso de preselección. Por lo tanto, en el ejercicio
académico del curso, las Empresas que se van a crear, se supone que ya pasaron por estos
pasos y que la presentación de la Empresa es para directamente conformar la lista corta.
Todos los requerimientos que hay en la vida real para tener formalmente creada y
constituida una Empresa, en el curso, son de tipo obligatorio. Adicionalmente, son de tipo
obligatorio los siguientes requerimientos: la Empresa tiene que tener un sitio Web, donde
tienen que tener publicada toda la información que va dirigida a un público en general y a
un determinado y seleccionado público.
Las Empresas Tipo N deben estar caracterizada, en una de las estructuras organizacionales
que presenta el Pmbok y estar conscientes de que estas características forman parte de lo
que se van a denominar “factores ambientales de la Empresa”. Entregar el “primer
Congelado”, el cual incluye toda la documentación de soporte. Dentro de la
documentación tiene que existir por lo menos un documento que indique en detalle y
paso a paso la metodología que utilizaron para crear la Empresa y donde se documente el
porqué de las decisiones importantes; un documento que ilustre detalladamente el
proceso de crear una Empresa. Se debe indicar cuáles de estos documentos, se van a
tomar como “activos de la organización”, según la denominación del Pmbok.
Otra exigencia académica, para poner en práctica una situación donde se hacen exigencias
de ciertas características de calidad a emplear en el Proyecto, consiste en utilizar de forma
obligatoria la Norma IEEE 830 para la especificación de requerimientos de software.
Notas de clase Pág. 21
1.2.9 Primera reunión para Control
Ocho días antes de la presentación de las Empresas tipo N, la Empresa tipo E se reúne con
cada una de las Empresas tipo N con el fin de hacer seguimiento y control de las
actividades para cumplir con éxito el primer hito del curso, el cual consiste en que cada
grupo de trabajo presenta en público su Empresa recién conformada.
La reunión se hace en una sesión de clase, según el calendario del curso, previa una
determinación de hora y duración de la reunión. La Empresa tipo E hace la agenda,
preside la reunión, desarrolla la reunión y se encarga del acta, excepto que ésta última,
durante la reunión, se designe de su elaboración a otra persona.
La Empresa tipo E, tiene como insumos los informes semanales de los diferentes grupos
de trabajo. Con ellos, entre otras actividades, se recomienda que observen la planificación
de tareas, a nivel de cada persona y de grupo, su cumplimiento, su organización, ojalá el
equilibrio de responsabilidades de los participantes. Se traten problemas detectados,
riesgos y sobre todo, se den recomendaciones. De especial importancia, es que los
acuerdos queden registrados y consolidados en el acta de la reunión.
Se siguiere que la Empresa tipo E, tenga preparado un formato de acta de la reunión, de
tal forma que su llenado sea rápido, ágil y práctico. Que antes de finalizar la reunión
quede protocolizada el Acta de la reunión y lista para su publicación, aprovechando las
facilidades tecnológicas que hoy existen, como el escaneo de documentos y
comunicaciones a través de Internet utilizando dispositivos móviles.
Terminadas las reuniones de Control, la Empresa Tipo E, presenta un informe al Profesor
de lo sucedido. El Profesor con base en ese informe coloca una calificación. La persona
que no asista, tiene cero como calificación.
1.2.10 Actividades antes de la presentación de la Empresa
La Empresa Tipo E, prepara un documento, formato o algo similar que le facilite la tarea
de evaluar las Empresas Tipo N, para corroborar que cumplen con todos los requisitos
exigidos, tanto legales como académicos. La herramienta para esta evaluación puede ser
una herramienta digital. Esta misma herramienta la pueden utilizar para completar la
evaluación el día de la presentación. Preparar el documento con el cual el Cliente va a
notificar a las Empresas participantes que quedaron en la lista corta. Preparar el
documento mediante el cual se invita a las Empresas Tipo N que quedaron en la lista
corta, para que presenten una propuesta técnico – económica, que tenga en cuenta el
medio ambiente, que cumpla con todos los requisitos legales como se exige en el sector
público, sin alternativas, y que solucione el problema planteado por el Cliente.
Notas de clase Pág. 22
Acompañando la propuesta, adjuntar una propuesta de minuta de contrato; contrato que
están dispuestos a firmar en caso de salir ganadores.
El día anterior a la Presentación cada Empresa Tipo N, antes del mediodía tiene que
entregar al Profesor, en físico (CD, DVD, USB) el “Primer Congelado” de lo trabajado por
ellos. El Profesor registra la entrega del “Primer Congelado”, lo hace llegar a la Empresa
Tipo E para que lo utilice como una de las entradas para evaluar las Empresas Tipo N. Con
esto se busca que las tareas se elaboren con antelación y no, a la carrera y cinco minutos
antes de la Presentación; adicionalmente facilita el trabajo de los evaluadores, que van a
tener información antes de la Presentación y con mayor tiempo para revisar
cuidadosamente el “Primer Congelado”.
1.2.11 Presentación de la Empresa
El día programado para la presentación en público de la Empresa, cada grupo de trabajo
tipo N presenta la Empresa que han creado. La presentación la preparan los integrantes
del grupo, de tal manera que muestren que su Empresa está lista y puede resolver el
problema propuesto por el Cliente, sin inconvenientes de ninguna naturaleza, es decir que
cumplen con todos los requisitos de tipo jurídico, técnico, económico y legal. El auditorio
son el Profesor, la Empresa tipo E y las demás Empresas Tipo N. La hora y duración
máxima se establecen con anterioridad dentro de una sesión de clase.
El contenido y dinámica de la presentación, el(los) presentador(res), la consecución de las
ayudas audiovisuales, las herramientas que utilicen y demás cosas que necesiten y
quieran utilizar, son responsabilidad y de libre albedrío de cada Empresa participante. Es
importante tener un plan básico, por si todo resulta como se planifica, y uno o varios
planes alternativos, en caso de alguna contingencia.
Se sugiere que la presentación se haga con ayuda de una herramienta informática y un
retroproyector. Pero también se puede utilizar el tablero, el papelógrafo, marcadores,
diapositivas, carteleras y si lo estiman conveniente, acompañada de un pequeño
documento tipo ejecutivo y/o un folleto informativo.
Terminadas las presentaciones, la Empresa Tipo E las evalúa junto con todos los soportes
entregados en el “Primer Congelado” y la página Web de cada Empresa. Ellos verifican el
cumplimiento de los requisitos mínimos habilitantes y valoran la información allegada,
especialmente la relacionada con experiencia general, suficiente y relevante en las áreas
requeridas en el objeto a contratar que asegure la idoneidad de la futura Empresa
proponente para la ejecución exitosa del Proyecto; la relacionada con la estructura y
organización de la Empresa; lo referente a los recursos técnicos, humanos y físicos de que
dispone; mirar la capacidad técnica y económica, el cumplimiento en contratos anteriores,
Notas de clase Pág. 23
el uso de buenas prácticas, reconocimientos que haya obtenido la Empresa y otros
criterios que permitan pronosticar que la Empresa puede ejecutar de manera exitosa el
Proyecto. También verifican que toda la documentación obligatoria esté completa, los
procesos correctamente establecidos, bien hechos todos los trámites, se haya hecho todo
el diligenciamiento y concordante con lo mostrado en la Presentación en público. Elabora
la lista corta de Empresas tipo N las cuales de inmediato son invitadas para que presenten
una Propuesta que solucione el Problema formulado por el Cliente. Da a conocer el
resultado de la lista corta y presenta al Profesor un informe. El Profesor con base en ese
informe coloca una calificación. La persona que no asista, tiene cero como calificación.
La evaluación final dada por la Empresa Tipo E, es incontrovertible e inapelable. Esto
únicamente por razones de tiempo, para poder realizar las siguientes etapas del ejercicio
del curso sin contratiempos.
Para el ejercicio académico, todas las Empresas Tipo N tienen que estar en la lista corta. Si
por alguna razón no cumplen con los requerimientos y por lo tanto no quedan en la lista
corta, tienen que subsanar todos los problemas hasta que queden incluidas en la lista
corta. Esta inclusión la supervisa y la aprueba la Empresa Tipo E, dentro de los dos días
siguientes a la presentación. En la vida real, esto no es así. Sencillamente, las Empresas
que quedan fuera de la lista corta, no van a ser invitadas para presentar propuestas y
saldrían del juego.
1.2.12 Actividades antes de la presentación de la Propuesta
1.2.12.1 Consideraciones de tipo académico
En la primera sesión, después de conformados los grupos de trabajo, cada uno de ellos fue
invitado para que conformaran una Empresa y se les informó acerca del trabajo a realizar.
Esta situación se dio para que rápidamente se conformaran las Empresas y se indicó que
era una situación totalmente atípica.
Ahora que ya están conformadas las Empresas, han hecho su presentación oficial y han
quedado en la lista corta de Empresas preseleccionadas para llevar a cabo un trabajo del
Cliente, la situación es más parecida a lo que sucede en el mundo real. Por eso desde el
punto de vista del ejercicio académico lo que se va a hacer ahora, se va tomar como un
nuevo punto de partida.
A las Empresas de la lista corta se les entrega una invitación para que presenten una
propuesta en idioma español para solucionar un problema del usuario. Se les indican unos
requerimientos, se les indican los criterios que se van a utilizar para la clasificación y
calificación y se les pide que adjunten una propuesta de contrato a firmar con el Cliente.