UNIVERSIDAD TECNOLÓGICA DEL PERÚ
FACULTAD DE INGENIERÍA INDUSTRIALY DE SISTEMAS
Carrera Profesional de Ingeniería de Sistemas
CURSO: PLANEAMIENTO ESTRATEGICO
TEMA: INNOVACION TECNOLOGICA EN SUPERMERCADOS
ALUMNO: CARLOS VENTURA IZAGUIRRE
SUPERMERCADOS MONTECARLO
Las experiencias del Supermercado Montecarlo que están participando en el plan piloto de Factura
Electrónica.
Motivación de Supermercados Montecarlo para incorporarse al piloto de Factura Electrónica
Mejoras administrativas
Mejoras logísticas
Otras mejoras
Barreras de entrada a este proyecto
Conclusiones
Motivación de Supermercados Montecarlo para incorporarse al piloto de Factura Electrónica
Fundamentalmente el Sr. Marcelo Cantergiani R. Gerente General de Supermercados Montecarlo
establece que es especialmente relevante este proyecto por la gran cantidad de documentos que
recibimos de nuestros proveedores y dada la experiencia de años que tiene nuestra empresa en el
comercio electrónico con la utilización de EDI. Es importante destacar que nuestra empresa fue la
segunda en Chile en transferir documentos electrónicos estandarizados. La incorporación de la factura
electrónica nos permitirá , una vez que se masifique, obtener grandes economías de escala a nivel
administrativo y por otro lado una importante reducción de los errores intrínsecos a la transferencia no
estandarizada de información. Por último este documento tiene una importancia relevante en los
procesos logísticos de nuestra compañía.
Por otro lado para nuestra empresa es de suma importancia el no abordar este proyecto como un
proyecto tecnológico que resida en el departamento de informática si no como un proyecto que cruza
horizontalmente a la organización.
Mejoras administrativas
Las empresas que reciben una gran cantidad de documento entienden que es muy complejo su
procesamiento. Actualmente en nuestro caso recibimos en forma mensual aproximadamente 36 mil
documentos mercantiles que deben ser comparados con las Ordenes de Compra y cuadrados uno a uno.
Un esquema electrónico estandarizado nos permite hacer un pareo automático ítem por ítem de los
documentos, determinando las diferencias en forma automática y segura. Como ejemplo se puede
mencionar que en la actualidad tanto Lucchetti como Lever nos envían un documento similar a la factura
electrónica que se llama “aviso de despacho valorizado”. Al recibir este documento podemos en forma
automática detectar dónde y porqué se producen diferencias (ya sea de precios, cantidades
despachadas, plazos de pago, etc...). En el caso de un proveedor que nos envía un documento manual
solo podemos detectar en forma automática si el documento está cuadrado o no, pero en caso que
exista una diferencia debemos buscarla en forma manual. Se debe destacar que aproximadamente el
40% de los documentos presentan diferencias.
Dentro de las mejoras administrativas se encuentra también la eliminación de los errores de re-
digitación, por ejemplo errores en los totales del documento al ingresarlos al libro de compras. Con el
mensaje de factura electrónica se eliminan los errores de redigitación ya que los datos ingresan
automáticamente directo de la fuente. Por otro lado los errores en la fuente también se pueden reducir
al integrar los procesos de facturación con la factura electrónica.
Mejoras logísticas
Este es un punto de mucha relevancia y en el que Montecarlo lleva trabajando por años. Proyectos de
este tipo los permiten la transferencia de información relevante para los procesos logísticos como
“cross-docking”, recepción certificada, despacho “paletizado”, abastecimiento continuo , etc...
En este caso también se puede mencionar el ejemplo de Lucchetti y Lever que mediante el “aviso de
despacho valorizado” nos ha permitido ahorros en los tiempos de recepción en forma significativa. Una
recepción (descarga y confirmación de documentación) de un camión con 24 pallets toma con el
proceso normal 40 minutos y mediante los documentos electrónicos se reduce a 8 minutos.
Otras mejoras
A futuro y considerando una masificación de esta tecnología existirán otras ventajas de este proyecto
como por ejemplo la venta por Internet, la estandarización de facturas por servicios, la reducción de la
carga administrativa en los procesos de declaración de impuestos, entre otros.
Barreras de entrada a este proyecto
Las barreras de entrada para este proyecto dependen principalmente del tamaño de la empresa donde
las empresas más grandes deberán invertir más en este proyecto y destinar recursos humanos. Otra
barrera de entrada puede ser el alto costo del cambio de impresoras que permitan dibujar el código
bidimensional.
Es muy posible además que las empresas que no tengan experiencia en comercio electrónico deban
contratar asesoría externa, sin embargo para las pequeñas empresas será mas simple ya que existirán
paquetes de s/w que incorporarán esta tecnología. Por lo anterior si hay alguna empresa pequeña que
está pensando en adquirir un s/w productivo creemos que no es el momento de hacerlo.
Sin embargo, para el caso de las empresas medianas, creo que la principal barrera de entrada será el
baja aceptación de este tipo de proyectos por los gerentes o dueños de estas compañías debido al bajo
conocimiento que tienen ellos de las nuevas tecnologías.
Masificación
Este punto es de extremada importancia para las empresas que serán grandes receptoras de
documentos.
La masificación de esta tecnología dependerá exclusivamente de las decisiones que tome el SII, como
por ejemplo los incentivos que ofrezca y la posibilidad de transar la complejidad del proyecto en pos de
la masificación.
Existe también una importante oportunidad de masificación en el retail ya que en la actualidad hay una
comunidad de comercio electrónico compuesta de 12 Supermercados y Mayoristas (a la cual se
sumarían probablemente las farmacias) y 850 proveedores, de estos unos 650 no cuentan con s/w para
la administración. Pues bien, existe un proyecto en esta comunidad (consultar a la Cámara Nacional de
Comercio) de dotar a estas 650 empresas de un s/w que les permita manejar los procesos productivos y
administrativos, pero que a su vez, les permita conectarse en forma electrónica con esta comunidad con
el objeto de poder recibir OO/CC, confirmaciones de recepción de mercadería, avisos de pago, informes
de venta/inventario de sus productos en los puntos de venta y enviar facturas electrónicas, listas de
precios, catalogo de productos, etc... Todo esto en forma automática y completamente integrado a sus
procesos y a un muy bajo costo.
Este proyecto es la razón por la cual pensamos que las barreras de entrada para una pequeña empresas
serán mucho menores que las barreras de entrada que presentan las grandes y medianas empresas.
Conclusiones
Sin duda este proyecto será muy beneficioso para el país, sin embargo se prevé una lenta incorporación
a él de las empresas medianas ya que la principal barrera será el conocimiento y disposición que tienen
los grandes ejecutivos de estas compañías en las nuevas tecnologías. La masificación e incorporación de
grandes y pequeñas empresas dependerá en gran medida de las decisiones que tome el SII en cuanto a
los incentivos.
Post Implementación del Sistema.
Tal como lo mencionamos anteriormente y dado nuestro ánimo de incorporar permanentemente las
innovaciones tecnológicas y siendo la última empresa que se agregó en Octubre del año 2002 al piloto
de Factura Electrónica, hoy podemos comunicar que estamos en condiciones de emitir Documentos
Tributarios Electrónicos (DTES).
Por ello traspasamos nuestra experiencia a esta beneficiosa herramienta que permitirá a nuestro país
dar un salto importante en el comercio electrónico.
Para quienes desean incorporar este sistema es importante tener en consideración los siguientes
aspectos:
Compromiso Gerencial: Es relevante que desde el más alto nivel de la empresa exista la disposición
positiva para abordar este cambio, por las repercusiones que tiene en toda la organización. En nuestro
caso este compromiso fue liderado por el Gerente General quien lo ha observado desde la perspectiva
de la tecnología de la información y de negocio, considerando la siempre preocupante premisa “costo –
beneficio” que a priori se visualiza en mejoras de tipo administrativo, mejoras logísticas y en general las
bondades provenientes del manejo de la información.
Equipo de Trabajo: En el proyecto necesariamente deben trabajar en equipo las áreas de Informática y
las de Administración. Si bien el término electrónico se asocia a temas informáticos, quienes son
indispensables para el proyecto, necesariamente deben trabajar en concordancia con las áreas
administrativas. Se deben sumar a ellos las áreas comerciales, de operaciones, de organización y
métodos, de Abastecimiento, etc. Es decir todas las áreas donde fluya la documentación y/o se tomen
decisiones sobre ella. En el caso de Montecarlo ha existido fundamentalmente coordinación de trabajo
entre el área informática y el área de administración y finanzas, asimismo se contrató los servicios
profesionales de DBNet, quienes han creado el software del proyecto factura electrónica y a e-Cert Chile
para la emisión de certificados digitales. Destacamos que utilizar asistencia técnica externa ha resultado
positivo en nuestro caso dado que no se han desviado en forma exclusiva los recursos humanos
informáticos de nuestra empresa, quienes no pueden desconectarse totalmente de las actividades de
nuestro giro. Esta observación debe considerarse al momento de decidir una empresa incorporarse al
sistema.
Control sobre los sistemas Informáticos: Es condición previa que la empresas tengan control sobre los
sistema informáticos, dado que la incorporación de los documentos electrónicos parten con nueva
foliación, por lo cual nos encontraremos tanto en la recepción (de un proveedor) como en la emisión (a
un cliente) con correlativos o folios similares (ambiente manual versus ambiente electrónico). Por lo
tanto se deberá configurar los libros de compras y ventas. Se hace necesario entonces intervenir los
sistemas informáticos tradicionales para que administre los nuevos documentos tributarios electrónicos,
parametrizando o ajustando los programas de los sistemas. En nuestro caso estamos creando los nuevos
documentos electrónicos sin mayor dificultad ya que poseemos el control sobre los sistemas.
Impresión de Documentos Tributarios Electrónicos: Otro de los elementos a considerar es la
característica que debe poseer la impresión de DTES, puesto que requieren de impresoras con capacidad
gráfica, por la exigencia del Servicio de Impuestos Internos. Este tema posee especial relevancia ante la
elección de un proveedor de estos equipos, asimismo se debe consideran los sistemas que puedan leer
dicha impresión, que mediante la captura de la información contenida en el timbre puede acceder en
forma electrónica a los sistemas de recepción , igual consideración tienen los proveedores de los
certificados digitales y los de firma digital. En el caso de Montecarlo estamos probando con un
proveedor de impresora, obteniendo en nuestras pruebas satisfacción en la impresión de PDF, en el
caso de los lectores aún no se ha abordado, pero consideramos que no es tan relevante porque nuestros
sistemas de radiofrecuencia en el ingreso de facturas resultan bastante eficientes y que para el caso el
contenido del timbre está en el contenido de la factura, la cual al momento de operar con factura
electrónica, esta se encontrará en los sistemas.