Implantación de un sistema de control
Control de gestión
Índice
Implantación de un sistema de control Limitaciones del proceso de control clásico Características del nuevo control de gestión Nuevas herramientas de control (contable)
Presupuesto base cero Sistema de planificación, programación y
presupuestación (PPBS) La Administración por objetivos (APO) El Cuadro de Mando Integral (CMI)
Tema 5: Implantación de un sistema de control
Objetivos Analizar los aspectos a tener en cuenta de la
implantación de sistemas de control Qué herramientas de control de gestión se
están aplicando actualmente Conocer herramientas de control de gestión
que abarquen más aspectos que la contabilidad, sus objetivos y metodología
Tema 5: Implantación de un sistema de control
Implantación de un sistema de control Una obviedad: el sistema de control debe facilitar
información, adaptada al tipo de decisiones que toman los distintos responsables
Por lo que su diseño debe tener en cuenta las necesidades del usuario final del mismo
Su implantación debe ser transparente y sencilla para facilitar su uso y consulta
La dirección debe encargarse de promoverlo e impulsarlo para su posible éxito
Los recursos económicos no deben influir en su implantación
Tema 5: Implantación de un sistema de control clásico
Implantación de un sistema de control Otros aspectos importantes:
Comunicar el porqué de la importancia de su aplicación Dotar de recursos para la obtención clara y precisa de la
información Asignación de responsables y un calendario de ejecución Recoger la información de los factores claves Adaptar el sistema a la estructura organizativa y a sus
cambios Participación en el diseño de los propios usuarios Nutrir el sistema de información actualizada Señalar lo que se espera de cada miembro y
responsables: objetivos y grados de alcance
Tema 5: Implantación de un sistema de control clásiico
Limitaciones del proceso de control clásico
Las principales limitaciones derivan de tres ámbitos principalmente (Nevado Peña, 1999). Limitaciones de la contabilidad financiera Limitaciones de los sistemas de costes
tradicionales Limitaciones de los sistemas de control de gestión
tradicionales
Tema 5: Implantación de un sistema de control clásico
Limitaciones del proceso de control clásico
A. Limitaciones de la contabilidad financiera Demora en la obtención y presentación de los estados
contables Contabilidad sistemática, incapaz de suministrar información
sobre la causalidad de los gastos Ausencia de inversiones inmateriales que se amortizan en el
mismo año y son imputadas como gastos: I+D, marketing, formación…
Cuando no se identifican los productos en curso, siendo ésta la de mayor potencial económico de la empresa en el L/P
Tema 5: Implantación de un sistema de control clásico
Limitaciones del proceso de control clásico B. Limitaciones de los sistemas de costes
tradicionales El funcionamiento de una contabilidad de costes exhaustiva
es muy complejo y costoso. Costes imputados a productos o períodos con los que no
están relacionados. No conduce a una identificación significativa de las causas
que originan las desviaciones. La contabilidad de costes se centra en actividades
productivas industriales, dejando de la lado las actividades de servicios y los costes que se derivan de ellas.
Los sistemas tradicionales suministran información errónea para apoyar la adopción de decisiones Productos/Mercado.
Tema 5: Implantación de un sistema de control clásico
Limitaciones del proceso de control clásico C. Limitaciones de los sistemas de control de gestión tradicionales
Divergencias entre quienes constatan las desviaciones (controllers) y los niveles directivos superiores encargados de los costes
La pretensión de que todas las decisiones tomadas por los directivos estén basadas en indicadores financieros Necesaria combinación de indicadores cualitativos, cuantitativos y financieros
No evalúa los posibles efectos del control del C/P en el L/P Simplificación del control de gestión al simple control presupuestario Posibles consecuencias no deseadas en el comportamiento individual Enfocados a una visión cuantitativa, no fijándose en aspectos como la
calidad o la responsabilidad social No suele existir información adecuada para las diferentes áreas de
negocio Las actividades de control se trasladan los distintos centros de
responsabilidad de la empresa. La cultura se convierte en elemento crítico para gestionar las organizaciones
En resumen, los sistemas de control tradicionales son sistemas de información que no identifican las causas del resultado obtenido, centrándose en el corto plazo, en detrimento del medio y largo plazo
Tema 5: Implantación de un sistema de control clásico
Características del nuevo control de gestión
El control de gestión actual debe caracterizarse por: Los procedimientos contables deben ser más flexibles
para que se adapten fácil y rápidamente a la evolución del entorno.
La contabilidad de costes debe utilizar criterios más adaptados a la situación actual.
Orientarse hacia un control de gestión operacional verdaderamente estratégico.
El control de gestión debe suministrar informaciones fiables para la toma de decisiones y con un coste de información reducido.
Debe estar orientado hacia el largo plazo, centrándose en planificación y evaluación, tomando aspectos motivacionales y culturales, profesionalización e identificación del personal de la empresa.
Tema 5: Implantación de un sistema de control clásico
Características del nuevo control de gestión
El control de gestión actual debe caracterizarse por (2): El proceso presupuestario debe ser flexible, con análisis
críticos de presupuestos pasados y técnicas de simulación y evaluación de riesgos económicos y financieros.
Competencias adecuadas de los directivos. Que preste atención tanto al entorno externo como
interno. Establecimiento de procedimientos para la medición de
aspectos no financieros (p.ej. el capital intelectual). La necesaria integración de herramientas de gestión como
la calidad total y six-sigma, just-in-time, benchmarking…
Tema 5: Implantación de un sistema de control clásico
Características del nuevo control de gestión
Tema 5: Implantación de un sistema de control clásico
CONTROL DE GESTIÓN
RENOVADO
ESTRATEGIA
INSTRUMENTOS
MEDICIÓN FINANCIERA Y
NO FINANCIERA
RECURSOS HUMANOS
Fuente: Nevado Peña (1999)
Figura 5.1: Características del nuevo control de gestión
Características del nuevo control de gestión
Tema 5: Implantación de un sistema de control clásico
Fuente: Nevado Peña (1999)
INSTRUMENTOS
PLANES DE ACCIÓN
PRIORITARIOS
CUADRO DE MANDO
ESTRATÉGICO
CUADRO O MAPA DE
COMPETENCIAS
CONTABILIDAD
SISTEMAS DE RETRIBUCIÓN
Figura 5.1 (b): Características del nuevo control de gestión
Nuevas herramientas de control (contable) Presupuesto base cero
Desarrollado por Pyhrr (1973) Error clásico de gestión: usar datos del ciclo económico anterior
para realizar el presupuesto del siguiente. Conclusión: Lo realizado anteriormente se asume como correcto
para la empresa PBC cree que “se debe partir de cero” para elegir actividades,
objetivos y recursos necesarios Interesante para actividades no productivas: comerciales,
calidad, recursos humanos… Dos problemas:
Necesidad mucho tiempo Generación clima desconfianza
Aportaciones: Sistema más participativo Identificación continua de centros de gasto Permite reducir (optimizar) costes Evita extrapolaciones injustificadas de gasto
Tema 5: Implantación de un sistema de control clásico
Nuevas herramientas de control (contable) Sistema de planificación, programación y
presupuestación (PPBS) Método integrado de planificación y control. Objetivo: Vinculación más real y permanente de los
objetivos operativos y estratégicos de la organización. Para ello, 4 elementos: planes, programas,
presupuestos y control. El control se centra en analizar la eficacia de las
acciones (nos estamos basando en resultados). Después, corregir desviaciones corrigiendo planes,
programas y presupuestos. Horizontes temporales del PPBS:
Corto plazo (presupuestos) Medio plazo (programas) Largo plazo (desarrollo de planes generales)
Rompe esquemas, ya que no se ajusta a las barreras departamentales (su principal dificultad).
Tema 5: Implantación de un sistema de control clásico
Nuevas herramientas de control (contable) Sistema de planificación, programación y presupuestación
(PPBS) PPBS permite:
Coordinar planes y objetivos con presupuestos de forma continua y rigurosa
Evita despilfarros de recursos, debido al control continuo Logra gestión más eficaz por ofrecer información costes reales y
realizar comparativas
Tema 5: Implantación de un sistema de control clásico
Programas
Presupuestos
Planes
Control
La Administración por objetivos (APO) Creado por Peter Drucker, The Practice of Management (1954) Sistema de planificación y control con dos objetivos básicos:
La orientación a los resultados El comportamiento y la motivación de las personas
Los objetivos se establecen en forma de “cascada” Objetivos generales se traducen en objetivos específicos nivel
siguiente Los dirigentes primera línea participan en la elaboración de sus
propios objetivos Finalmente, el sentido es doble (descendente-ascendente)
Es un procedimiento por el que superiores y subordinados establecen de forma conjunta las metas, los objetivos y la evaluación de su desempeño (control) Definir áreas de responsabilidad, fijar objetivos, desarrollar medidas
de actuación A través de la motivación: mayor responsabilidad, implicación
en el cumplimiento objetivos, mejora productividad Puede existir amplia tipologías de programas APO
Tema 5: Implantación de un sistema de control clásico
La Administración por objetivos (APO)
De forma genérica podemos distinguir cinco fases:
1. Definición de objetivos 2. Desarrollo de planes de acción 3. Revisiones periódicas 4. Evaluación anual de resultados 5. Recompensas
Tema 5: Implantación de un sistema de control clásico
La Administración por objetivos (APO)
1. Definición de objetivos Superior transmite directrices Subordinado desarrolla lista de objetivos
(supervisada y aprobada por superior) Compromiso ambas partes
2. Desarrollo de planes de acción Se establece la secuencia: recursos y tiempo Lo interesante: diseñado por trabajador
Tema 5: Implantación de un sistema de control clásico
La Administración por objetivos (APO)
3. Revisiones periódicas Establecimiento sistema de evaluación y control Objetivo, claro, simple, que transmita confianza
4. Evaluación anual de resultados Más amplio, considerando todas las aportaciones
y su impacto. Señala las acciones incorrectas (proceso de
feedback) Marca el APO del siguiente año
Tema 5: Implantación de un sistema de control clásico
La Administración por objetivos (APO)
5. Recompensas La APO reconoce la necesidad de implantar un sistema
de incentivos Objetivo: mayor compromiso, motivación y
recompensa
Ventajas APO: Planificación más eficaz Estimula creatividad y mayor implicación y motivación
personal
Inconvenientes: Necesita de cultura corporativa adecuada Habilidades gerenciales: confianza (delegar), motivador, líder Relación con la estructura de poder
Tema 5: Implantación de un sistema de control clásico
La Administración por objetivos (APO)
Tema 5: Implantación de un sistema de control clásico
Definición de objetivos
Libertad
Definición de objetivos
Confianza
Desarrollo de planes de
acción
Revisiones periódicas
Evaluación anual
Recompensas
Año siguiente
Figura 5.2: Proceso de administración por objetivos (Sánchez Vizcaíno et al., 2011)
El Cuadro de Mando Integral (CMI) Es el sistema de control más aceptado por la comunidad
académica y profesional (Kaplan y Norton, 1992) Visualiza perspectiva global y rápida de la empresa 4 aspectos claves que analizar
¿Cómo nos ven los clientes? (perspectiva de los clientes) ¿En qué tenemos que destacar? (perspectiva interna) ¿Podemos continuar mejorando y creando valor? (perspectiva de
aprendizaje y crecimiento) ¿Qué les parecemos a los accionistas? (perspectiva financiera)
Limita el número de medidas utilizadas. Evita sobrecargas de información
Existe interrelación entre las cuatro áreas Objetivo1: Traducir visión y estrategia en conjunto
coherente de objetivos y medidas. Objetivo2: Reunir en un solo informe los elementos
necesarios para lograr ventaja competitiva sostenible
Tema 5: Implantación de un sistema de control clásico
El Cuadro de Mando Integral (CMI) Cuatro premisas fundamentales
La capacidad de adaptación se convierte en un reto continuo, debido a la incertidumbre del entorno existente
El verdadero valor de una organización radica en sus recursos intangibles, en las formas de hacer las cosas, el tipo de organización (capacidades)
El equilibrio entre la perspectiva a corto plazo y a largo plazo es fundamental
Una organización no se considera rentable sólo por su beneficio a corto plazo, sino por la obtención de una ventaja competitiva sostenible por la empresa en el tiempo.
Tema 5: Implantación de un sistema de control clásico
El Cuadro de Mando Integral (CMI) Qué evalúa cada una de las perspectivas
Perspectiva cliente: Conocer segmentos, gustos, forma de satisfacer demanda Fundamental, dependemos de satisfacer necesidades cliente
Perspectiva proceso interno: Todo proceso realizado por la organización (input-transformación-output) Ej: Tiempo entrega, % producto defectuoso, tiempos de espera…
Perspectiva aprendizaje y conocimiento: Asegura renovación a largo plazo a través del conocimiento, la
formación, el aprendizaje Adelantarse al futuro, necesidad de actitud proactiva Ej: Tiempo/Inversión en formación, clima laboral, tasa absentismo,
inversión en I+D… Perspectiva financiera:
Lo esperado por los inversores respecto a rentabilidad y crecimiento Ej: Indicadores financieros, beneficio, nivel de ingresos, valor/cuota de
mercado…
Tema 5: Implantación de un sistema de control clásico
El Cuadro de Mando Integral (CMI)
Tema 5: Implantación de un sistema de control clásico
VISIÓN
Perspectiva financiera
Objetivos Medidas
Perspectiva interna
Objetivos MedidasPerspectiva clientes
Objetivos Medidas
Perspectiva aprendizaje
Objetivos Medidas
Bibliografía Fernández Sánchez (2010), Administración de
empresas, Madrid: Paraninfo. Nevado Peña. El control de gestión renovado.
Factor humano y nuevos instrumentos de gestión empresarial, AECA Monografías: Madrid (602/01 NEV)
Sánchez Vizcaíno et al (2011), Administración de Empresas, Madrid: Pirámide.
Tema 3: El control. Marco conceptual y objetivos