TALLER SOBRE ORGANIZACIÓN DE TALLER SOBRE ORGANIZACIÓN DE ARCHIVOS ARCHIVOS
Dirección General de Dirección General de Tecnologías de la InformaciónTecnologías de la Información
Centro de DocumentaciónCentro de DocumentaciónInstitucional Institucional
Marzo 2004Marzo 2004
TALLER SOBRE ORGANIZACIÓN DE DOCUMENTOS
•Ley Federal de Transparencia y Acceso a la Información Pública Gubernamental (LFTAIPG) y los archivos
•Contexto de la LFTAIPG
•Lineamientos de Archivos y el Manual de Operación de Archivos
de la Secretaría de Salud
•Breve Introducción a la archivística y administración de documentos
•Procesos básicos en la organización de archivos e instrumentos técnicos
•Manejo y disposición de otros materiales documentales
•Compromisos de trabajo
UNIDAD DE ENLACE
•Recibe y tramita solicitudes de información
•Propone procedimientos al Comité de información
•Lleva registros de solicitudes
•Coordina las obligaciones de transparencia
COMITÉ DE INFORMACIÓN
•Coordina y supervisa acciones tendentes a proporcionar información
•Instituye procedimientos para acceso a información
•Confirma, modifica o revoca la clasificación de información
•Realiza gestiones a través de la U. de Enlace para localizar información
•Establece criterios específicos para la conservación organización de archivos
•Elabora Informe
INSTITUTO FEDERAL DE ACCESO A LA INFORMACIÓN PÚBLICA
Órgano de l Administración Pública Federal, con autonomía operativa, presupuestaria y de decisión, encargado de promover y difundir el ejercicio del derecho de acceso a la información; resolver sobre la negativa a de solicitudes de acceso a la información y proteger los datos personales en poder de dependencias y entidades.
LEY FEDERAL DE TRANSPARENCIA Y ACCESO A
LA INFORMACIÓN PÚBLICA GUBERNAMENTAL
Órganos para su instrumentación y vigilancia
LFTAIPGCONTEXTO
ACCESO A LA INFORMACIÓN INFORMACIÓN
RESERVADA
ARCHIVOSINFORMACIÓN CONFIDENCIAL
Solicitudes deInformación
Obligaciones detransparencia
Datos Personales
La entregadaComo tal por
terceros
LEY FEDERAL DE TRANSPARENCIA Y ACCESO A LA INFORMACIÓN PÚBLICA GUBERNAMENTAL
ARTICULO 32. Corresponderá al Archivo General de la Nación elaborar, en coordinación con el Instituto, los criterios para la catalogación, clasificación y conservación de los documentos administrativos, así como la organización de archivos de las dependencia y entidades. Dichos criterios tomarán en cuenta los estándares y mejores prácticas internacionales en la materia.
Los titulares de las dependencia y entidades de conformidad con las disposiciones aplicables, deberán asegurar el adecuado funcionamiento de los archivos. Asimismo, deberán elaborar y poner a disposición del público una guía simple de sus sistemas de clasificación y catalogación, así como de la organización de sus archivos.
LINEAMIENTOS DE ARCHIVOS
DISPOSICIONES GENERALES
DE LA ORGANIZACIÓN DE LOS ARCHIVOS
Control de gestión documental
Archivos de trámite, de concentración e históricos
Instrumentos de consulta y control archivístico
Expedientes de archivoDE LA CONSERVACIÓN DE ARCHIVOS
DE LOS DOCUMENTOS ELECTRONICOS
TRANSITORIOS
LINEAMIENTOS DE ARCHIVOS
MANUAL DE OPERACIÓN DE ARCHIVOS ADMINISTRATIVOS DE LA SECRETARÍA DE SALUD
De las disposiciones generales
Objetivos y alcance
Políticas Generales
Términos y definiciones
Introducción a la administración de documentos y archivos
De la organización de archivos
De los documentos electrónicos
Organización y funciones básicas de los archivos de trámite
Procesos para la operación de archivos
Vigencias documentales
Guía simple de archivos
Transitorios Compromisos de trabajo
Información Conocimiento que es comunicado
Documento
Documento de Archivo
Una unidad de información registrada en un soporte, sirve de consulta
Documento que sin importar su forma o medio ha sido creado, recibido manejado y usado por un individuo u organización en cumplimiento de sus obligaciones legales o en el ejercicio de su actividad o función
ARCHIVISTICA
Estudio teórico práctico de los principios, Estudio teórico práctico de los principios, procedimientos y problemas concernientes a las procedimientos y problemas concernientes a las
funciones de los archivos, entendiendo por funciones de los archivos, entendiendo por archivos tanto a documentos como su entorno, archivos tanto a documentos como su entorno,
es decir, su organización en edificios e es decir, su organización en edificios e instalaciones adecuadasinstalaciones adecuadas
Consejo Internacional de ArchivosConsejo Internacional de Archivos
CARACTERÍSTICAS DEL DOCUMENTO DE ARCHIVO
Aquellos que tienen un carácter seriado, se generan dentro del proceso natural de
una actividad o función, son únicos, tienen autoridad y se interrelacionan
entre si
PRINCIPIOS DE LOS ARCHIVOS
El Principio de Procedencia establece que los documentos de cualquier naturaleza
producidos por una institución, organismo o individuo no deben mezclarse con los de otros.
La procedencia proporciona la base para la recuperación de la información contenida en
los archivos
El Principio de Respeto al Orden Original, establece que los documentos de archivo
deberán conservarse de acuerdo con el orden que le dio el área productora de los mismos
FUNCIONES DE LOS ARCHIVOSOrganizar y poner en servicio la documentación administrativa en apoyo a la toma de decisionesAsegurar la transferencia de archivos de uso esporádico Aplicar principios y técnicas de valoración, selección y baja de documentosClasificar y mantener organizada la documentación en sus diferentes etapas.Elaborar instrumentos de acceso a los archivos, mediante la descripción documental que facilite el acceso a la inforamción Ubicar a los archivos en áreas y locales adecuados para garantizar su conservaciónEstablecer manuales y procedimientos para lograr el desarrollo adecuado de estas funciones
José Ramón Cruz MundetManual de Archivística, 2a. Edición
Madrid 1996
ADMINISTRACIÓN DE DOCUMENTOS
Conjunto de principios y procedimientos destinados a planear,
controlar, dirigir y organizar las actividades destinadas al manejo
eficiente y eficaz de los documentos de archivo desde su creación, circulación, conservación, uso,
selección y hasta su disposición final
FASESFASES VALORESVALORES USOSUSOS USUARIOSUSUARIOS ARCHIVOARCHIVO
ActivaPrimariosLegales o jurídicosAdministrativosContables o Fiscales
Institucional
Constante
Área productora en atención a sus actividades y público conforme a LFTAIPG
Trámite
Semactiva
PrimariosLegales o jurídicosAdministrativosContables o Fiscales
Institucional
Ocasional
Área productora y público conforme a LFTAIPG
Concentración
InactivaInactiva
SecundarioSecundarioEvidencialEvidencialTestmonial Testmonial Informativo Informativo
Social Social Investigador Investigador y público en y público en general general
Histórico Histórico
TP
E
TS
TP, Transferencia primaria, E: Eliminación, TS: Transferencia Secundaria
CICLO VITAL DE LOS DOCUMENTOS
SISTEMA DE ARCHIVOS SISTEMA DE ARCHIVOS
¿QUÉ ES?
Sistema de información que recibe,
registra, describe, clasifica, integra,
preserva proporciona acceso a los
documentos de archivo de acuerdo
con sus vigencias documentales
CÓMO SE CONSTITUYE?
Conjunto de normas e instituciones que participan en la dirección, seguimiento, coordinación e inspección de los programas destinados a la conservación,
tratamiento y difusión del patrimonio documental. Componen el sistema
archivístico los archivos, los servicios archivísticos, la administración de
archivos, los recursos e insumos, y la
legislación archivística.
CÓMO SE ORGANIZAN LOS ARCHIVOS DE TRAMITE
OPERACIÓN CENTRALIZADAOPERACIÓN CENTRALIZADA
En la unidad administrativa existe En la unidad administrativa existe una sola área y un una sola área y un
responsable de llevar a cabo responsable de llevar a cabo los procesos archivísticos los procesos archivísticos
OPERACIÓN DESCENTRALIZADAOPERACIÓN DESCENTRALIZADA
En la unidad En la unidad administrativa existe existe una sola área y un responsable una sola área y un responsable de llevar a cabo la recepción y de llevar a cabo la recepción y despacho de correspondencia, despacho de correspondencia,
transferencias al archivo de transferencias al archivo de concentración y coordinar la concentración y coordinar la operación de los archivos que operación de los archivos que se establezcan, donde existirá se establezcan, donde existirá un encargado por cada uno de un encargado por cada uno de
los mismoslos mismos
PROCESOS ARCHIVISTICOS
INSTRUMENTOS TECNICOS
Recepción y despacho de correspondencia
Elementos de descripción
Elementos de descripciónSeguimiento de asuntos en trámite
Apertura y descripción del expediente de archivo
Elementos de descripción
Cuadro de Clasificación
Control de archivos
Formatos de control de préstamos de expedientes
Inventarios
Transferencias documentales
Vigencias documentales
Guía simple Elementos de descripción
RECEPCIÓN Y DESPACHO DE LA CORRESPONDENCIA
ELEMENTOS DE DESCRIPCIÓN OBLIGATORIOS
Número identificador Número identificador
AsuntoAsunto
Fecha y hora de recepción o Fecha y hora de recepción o salidasalida
Generador del documento Generador del documento
Receptor del documento Receptor del documento
Folio consecutivo de ingreso o Folio consecutivo de ingreso o salida (puede ser el mismo o salida (puede ser el mismo o diferente, renovable anualmente) diferente, renovable anualmente)
Breve descripción del contenido del Breve descripción del contenido del documentodocumento
Puede ser diferente al del propio Puede ser diferente al del propio oficio o documento, sobretodo en oficio o documento, sobretodo en caso de comunicación electrónicacaso de comunicación electrónica
Nombre, en su caso, cargo y puestoNombre, en su caso, cargo y puesto
Nombre, en su caso, cargo y puesto Nombre, en su caso, cargo y puesto
RECEPCIÓN Y DESPACHO DE LA CORRESPONDENCIA ELEMENTOS DE DESCRIPCIÓN. INFORMACIÓN RESERVADA Y
CONFIDENCIAL
Carácter de la informaciónCarácter de la información
Fecha de clasificación Fecha de clasificación
Descripción de partes o secciones Descripción de partes o secciones reservadas o confidenciales reservadas o confidenciales
Fundamento legal Fundamento legal
Período de reservaPeríodo de reserva
Ampliación del período de reservaAmpliación del período de reserva
Rúbrica del titular de la U. Admva.Rúbrica del titular de la U. Admva.
Fecha de desclasificaciónFecha de desclasificación
Rúbrica y puesto del responsable de Rúbrica y puesto del responsable de la desclasificaciónla desclasificación
Pública____ Reservada ___Pública____ Reservada ___Confidencial ____Confidencial ____
Fecha en la que la unidad Fecha en la que la unidad administrativa clasifica la informaciónadministrativa clasifica la información
Describir partes o si es todo el Describir partes o si es todo el documentodocumento
Nombre de ordenamientos jurídicos, Nombre de ordenamientos jurídicos,
fracción y/o párrafosfracción y/o párrafos Número de años por el se reserva la Número de años por el se reserva la
información información
Número de años de ampliaciónNúmero de años de ampliación
Espacio para firmaEspacio para firma
Día, mes y añoDía, mes y año
Espacio para firma y nombre Espacio para firma y nombre
LOS EXPEDIENTES DE ARCHIVOS SE ABREN CUANDO…
No existen antecedentes sobre el asunto
o materia
El asunto o materia son
nuevos
Cuando la acción corresponde a gestiones
gubernamentales diferentes y se trate de programas o proyectos
CÓMO SE INTEGRAN LOS EXPEDIENTES DE ARCHIVO
Por asunto o materia
Vacunas
Por tipo de documentos
Actas del Consejo Nacional de Salud
Por actividad sustantiva
Cruzada Nacional de Salud
Por actividad administrativa interna o logística
Viáticos al personal
ELEMENTOS DE DESCRIPCIÓN DEL EXPEDIENTE DE ARCHIVOOBLIGATORIOS
NOMBRE DE LA UNIDAD ADMINISTRATIVA
Nombre y clasificación del expediente
Clave y nombre de la sección Clave y nombre de la serie Clave y nombre de la subserie* Clave y nombre del expediente
*opcional
Resumen del contenido
Fechas extremas
Formato o soporte
Valor documental
Plazos de conservación
Vigencia completa ___
Número de años en archivos de trámite ___
Número de años en archivo de concentración ___
Número de fojas
ELEMENTOS DE DESCRIPCIÓN DEL EXPEDIENTE DE ARCHIVO . ELEMENTOS DE DESCRIPCIÓN DEL EXPEDIENTE DE ARCHIVO . INFORMACIÓN RESERVADA Y CONFIDENCIALINFORMACIÓN RESERVADA Y CONFIDENCIAL
Carácter de la informaciónCarácter de la información
Fecha de clasificación Fecha de clasificación
Descripción de partes o secciones Descripción de partes o secciones reservadas o confidenciales reservadas o confidenciales
Fundamento legal Fundamento legal
Período de reservaPeríodo de reserva
Ampliación del período de reservaAmpliación del período de reserva
Rúbrica del titular de la U. Rúbrica del titular de la U. Admva.Admva.
Fecha de desclasificaciónFecha de desclasificación
Rúbrica y puesto del responsable Rúbrica y puesto del responsable de la desclasificaciónde la desclasificación
Pública____ Reservada ___Pública____ Reservada ___Confidencial ____Confidencial ____
Fecha en la que la unidad Fecha en la que la unidad administrativa clasifica la administrativa clasifica la informacióninformación
Describir partes o indicar si es todo Describir partes o indicar si es todo el el
expedienteexpediente
Nombre de ordenamientos jurídicos, Nombre de ordenamientos jurídicos,
fracción y/o párrafosfracción y/o párrafos Número de años por el se reserva la Número de años por el se reserva la
información información
Número de años de ampliaciónNúmero de años de ampliación
Espacio para firmaEspacio para firma
Día, mes y añoDía, mes y año
Espacio para firma y nombre Espacio para firma y nombre
CLASIFICACIÓN DE ARCHIVOS
Proceso de identificar y organizar archivos en categorías de acuerdo
con esquemas previamente establecidos, métodos y reglas determinados en un sistema o
cuadro de clasificación
CUADRO DE CLASIFICACIÓN DE ARCHIVOS DE LA SECRETARIA CUADRO DE CLASIFICACIÓN DE ARCHIVOS DE LA SECRETARIA DE SALUD. DE SALUD.
Secciones que reflejan funciones comunesSecciones que reflejan funciones comunes
1C.1C. LEGISLACIÓNLEGISLACIÓN
2C2C ASUNTOS JURIDICOSASUNTOS JURIDICOS
3.C3.C PROGRAMACIÓN, PROGRAMACIÓN,
ORGANIZACIÓN Y ORGANIZACIÓN Y
PRESUPUESTACIÓNPRESUPUESTACIÓN
4C.4C. RECURSOS HUMANOSRECURSOS HUMANOS
5C.5C. RECURSOS FINANCIEROSRECURSOS FINANCIEROS
6C.6C. RECURSOS MATERIALES Y RECURSOS MATERIALES Y
OBRA PUBLICAOBRA PUBLICA
7C.7C. SERVICIOS GENERALESSERVICIOS GENERALES
8C.8C. TECNOLOGIAS Y TECNOLOGIAS Y
SERVICIOS DE INFORMACIÓNSERVICIOS DE INFORMACIÓN
9C.9C. COMUNICACIÓN SOCIALCOMUNICACIÓN SOCIAL
10C.10C. CONTROL Y AUDITORIA DE CONTROL Y AUDITORIA DE
ACTIVIDADES PÚBLICASACTIVIDADES PÚBLICAS
11C.11C. PLANEACIÓN, INFORMACIÓN PLANEACIÓN, INFORMACIÓN
Y EVALUACIÓNY EVALUACIÓN
12.CTRANSPARENCIA Y ACCESO 12.CTRANSPARENCIA Y ACCESO
A LA INFORMACIÓNA LA INFORMACIÓN
CUADRO DE CLASIFICACIÓN DE ARCHIVOS DE LA SECRETARIA DE SALUD
Secciones que reflejan funciones sustantivas de la Secretaría de Salud
1S.1S. CALIDAD Y EDUCACIÓN EN CALIDAD Y EDUCACIÓN EN SALUDSALUD
2S.2S. DESARROLLO EN SALUDDESARROLLO EN SALUD
3S.3S. ECONOMIA DE LA SALUDECONOMIA DE LA SALUD
4S.4S. PROMOCIÓN DE LA SALUDPROMOCIÓN DE LA SALUD
5S.5S. SALUD REPRODUCTIVA Y SALUD REPRODUCTIVA Y EQUIDAD DE GENEROEQUIDAD DE GENERO
6S.6S. VIGILANCIA EPIDEMIOLÓGICAVIGILANCIA EPIDEMIOLÓGICA
7S.7S. SALUD DE LA INFANCIA Y LA SALUD DE LA INFANCIA Y LA ADOLESCENCIA ADOLESCENCIA
8S.8S. PREVENCIÓN Y CONTROL DEL PREVENCIÓN Y CONTROL DEL VIH/SIDAVIH/SIDA
9S VINCULACIÓN, 9S VINCULACIÓN, COORDINACIÓN Y COORDINACIÓN Y PARTICIPACIÓN SOCIALPARTICIPACIÓN SOCIAL
10S.10S.TRASPLANTESTRASPLANTES
11.S TRANSFUSIÓN SANGUÍNEA11.S TRANSFUSIÓN SANGUÍNEA
12S.12S. ADICCIONESADICCIONES
13S. BENEFICENCIA PÚBLICA13S. BENEFICENCIA PÚBLICA
14S. PROTECCION CONTRA 14S. PROTECCION CONTRA RIESGOS SANITARIOSRIESGOS SANITARIOS
15S.ARBITRAJE MÉDICO15S.ARBITRAJE MÉDICO
16S.16S. ATENCIÓN MÉDICA Y ATENCIÓN MÉDICA Y HOSPITALARIAHOSPITALARIA
17S.INVESTIGACIÓN EN SALUD17S.INVESTIGACIÓN EN SALUD
18S. SALUD MENTAL18S. SALUD MENTAL
19S. PROTECCIÓN SOCIAL EN 19S. PROTECCIÓN SOCIAL EN SALUDSALUD
20S.TECNOLOGÍA EN SALUD20S.TECNOLOGÍA EN SALUD
21S.BIOÉTICA 21S.BIOÉTICA
16S ATENCIÓN MÉDICA Y HOSPITALARIA
16S.1 Institutos Nacionales de Salud
16S.2 Hospitales Federales de Referencia
16S.3 Registro médicos
16S.4 Consulta externa
16S.5 Hospitalización
16S.6 Servicios de diagnóstico y gabinete
16S.7 Servicio de cirugía
16S.8 Servicios extramuros
16S.9 Servicios de rehabilitación
16S.10 Promoción de la salud en centros de salud y unidades médicas
16S.11 Estadísticas hospitalarias
17S INVESTIGACIÓN EN SALUD
17S.1 Disposiciones en materia de investigación
17S.2 Programas y proyectos de investigación en salud
17S.3 Registro de proyectos de investigación
17S.4 Registro de investigadores
17S.5 Registro de Investigación en Salud
5S.12 Atención y Prevención de Cáncer Mamario
CLASIFICACIÓN A NIVEL DE SERIE (dos niveles)
5S.9 Atención del Recién Nacido
5S.19 Derechos Sexuales y Reproductivos
3.10.1 Subsecretaria de Innovación y Calidad. Dictamen técnico de estructuras.
3.10.2 Dirección General de Planeación y Desarrollo
3.10.3 Dirección General de Recursos Humanos
CLASIFICACIÓN A NIVEL DE SUBSERIE. (tres niveles)
18.16.2 Encuesta Nacional de …..
18.16.2/4 Levantamiento de encuestas
18.16.2/3 Formas de Captura
18.16.2./2 Concentrados de la encuesta
18.16.2/3 Productos de la encuesta
CLASIFICACIÓN A NIVEL DE EXPEDIENTES. (cuatro niveles)
Elementos de descripción del expediente de archivo
Nombre y clasificación del expediente
Clave y nombre de la sección
Clave y nombre de la serie
Clave y nombre de la subserie*
Clave y nombre del expediente
*opcional
VIGENCIAS DOCUMENTALES
Establecimiento de períodos de conservación de los archivos en las instituciones con base en sus valores documentales o conforme disposiciones específicas.
PARA QUE?
•Establecer los tiempos máximos de conservación de archivos para lograr un manejo racional y óptimo de los mismos
•Facilitar el flujo de archivos para evitar su acumulación innecesaria en oficinas
•Facilitar el proceso de valoración y disposición de archivos
VIGENCIAS GENERALES. Conforme a valores
documentales
Contable.
•Original 6 años Copias 3 años
Administrativo
•Original 6 años Copias 3 años
Jurídico o Legal
•Original Durante su vigencia + 12 años después de su vigencia
•Copia Durante su vigencia
*Original y copia = original
VIGENCIAS ESPECIFICAS
Expedientes de personal
•Conservación indefinida
•Expediente Clínico
•Mínimo 5 años después del último contacto del paciente
Permisos de importaciones
•Hasta un año después de la vigencia del permiso
Licencias sanitarias
•Conservación indefinida
VIGENCIAS DOCUMENTALES E INFORMACIÓN RESERVADA
Plazo de reserva 4 añosVigencia documental 3 añosSe conserva por un período adicional de 4 añosVIGENCIA COMPLETA 8 años
Plazo de reserva 2 añosVigencia documental 6 añosSe conserva por un período adicional de 6 añosVIGENCIA COMPLETA 12 años
VIGENCIAS DOCUMENTALE S Y SOLICITUDES DE INFORMACION
Expedientes que contienen documentos que fueron objeto de una solicitud de información se conservan por dos años mas
Vigencia documental 6 años
Objeto de solicitud de información 2 años
VIGENCIA COMPLETA 8 años
16S ATENCIÓN MÉDICA Y HOSPITALARIA
16S.1 Institutos Nacionales de Salud Administrativo General
16S.2 Hospitales Federales de Referencia Administrativo General
16S.3 Registro médicos Administrativo Específico SI
16S.4 Consulta externa Administrativo General
16S.5 Hospitalización Administrativo General
16S.6 Servicios de diagnóstico y gabinete Administrativo General
16S.7 Servicio de cirugía Administrativo General
16S.8 Servicios extramuros Administrativo General
16S.9 Servicios de rehabilitación Administrativo General
16S.10 Promoción de la salud en centros de salud y unidades médicas
Administrativo General
16S.11 Estadísticas hospitalarias Administrativo General
17S INVESTIGACIÓN EN SALUD
17S.1 Disposiciones en materia de investigación Jurídico General
17S.2 Programas y proyectos de investigación en salud Administrativo General SI
17S.3 Registro de proyectos de investigación Administrativo General
17S.4 Registro de investigadores Administrativo General
17S.5 Registro de Investigación en Salud Administrativo General
17S.6 Fondo Sectorial de Investigación en Salud Administrativo General
17S.7 Becas y estímulos a investigadores Administrativo General
Elementos de descripción del expediente de archivo
Plazos de conservación
Vigencia completa ____
Número de años en archivos de trámite ____
Número de años en archivo de concentración ____
GUIA SIMPLE DE ARCHIVOS Elementos de descripción
IdentificaciónIdentificación
• Unidad administrativa Unidad administrativa • Nombre del responsable Nombre del responsable
de archivos y puestode archivos y puesto• DomicilioDomicilio
Contexto Contexto
4.4. Sección/ProcedenciaSección/Procedencia5.5. Serie/Área responsable Serie/Área responsable
de archivosde archivos6.6. Fechas Fechas 7.7. VolumenVolumen
Actualización a partir de 2006
Transferencias de la serie si ____ no____
Número de expedientes transferidos ___
Expedientes abiertos en el año ___
Total de expedientes de la serie ___
Cifra igual la reportada en Volumen
LO QUE NO ES UN EXPEDIENTE DE ARCHIVO
Los controles o formatos de registros
Las carpetas que contienen documentos sin interrelación alguna
Las carpetas con copias de faxes, de vales al almacén, tarjetas utilizadas para registro de asistencia
Las carpetas con fotocopias de diversos temas y sin interrelación
Publicaciones y revistas, que no forman parte de un expediente de archivo
Fotografías o cualquier material gráfico aislado que no fue integrado a un archivo o a un sistema de archivos
Transitorios del Lineamientos
•Publicación de la Guía Simple en el Portal de Transparencia. 1o. de enero de 2005
•Inventario de archivos a nivel de series documentales, de archivos abiertos a partir de junio de 2003, 31 de diciembre de 2004
•Cuadro General de Clasificación Archivística y Catálogo de Vigencias Documentales. Octubre de 2004. Se entrega al Archivo General de la Nación a en Febrero de 2005
•Inventario de archivos a nivel de expedientes se inicia a partir de enero de 2005
•Calendario institucional con fechas para la organización total de archivos así como informe sobre la situación para cumplir con los lineamientos. Noviembre de 2004
Compromisos de Unidades Administrativas
GUIA SIMPLE. A partir de agosto de 2004 se instala en internet aplicación para prueba y ejercicios
INVENTARIO POR SERIES
Se elaborará a partir de la aplicación para la Guía
CUADRO DE CLASIFICACION Y VIGENCIAS DOCUMENTALES Cada unidad administrativa elabora su cuadro específico
INVENTARIO POR EXPEDIENTE
Se entrena a personal operativo
CALENDARIO DE ORGANIZACIÓN Y REPORTE DE CUMPLIMIENTO
Se entrega en la primera semana de octubre de 2004, conforme al formato que se determine
A fin de iniciar la capacitación a personal operativo, las unidades administrativas
a) Identifican el modelo de organización y en su caso a encargados de archivob) Elaboran su cuadro de clasificación especifico c) Entregan en reunión de trabajo: Nombres y datos de encargados y cuadro de
clasificación a más tardar 15 días hábiles posteriores al Taller.