Tema 4 Metodología para el desarrollo de
estudios organizacionales
Prof. Alibeth Abreu De León
1
Objetivos del tema
1
•Aprender el marco metodológico para el diseño de un estudio organizacional
2
•Manejar eficazmente la información de un estudio organizacional
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•Conocer técnicas de análisis de datos, información y conocimiento.
4
•Realizar el informe de presentación de resultados 2
Planificación del estudio
Franklin 2013
Consiste en establecer los términos de referencia del estudio para así precisar la naturaleza, alcance y requerimientos técnicos que van a orientar su ejecución 3
Investigación preliminar D
eter
min
a
• la situación administrativa de la organización. Es
tud
ia
• El origen de la organización
• Estatutos
• Reglamentos
4
Diagnóstico
Reformular el factor de estudio
Conocer la magnitud de la tarea a realizar
Perfilar los posibles problemas durante la investigación.
Brindar otra perspectiva
Incluir nuevos aspectos a considerar 5
Propuesta técnica
INCLUYE: Naturaleza Alcance
Justificación Antecedentes
Estrategias Objetivos 6
Propuesta técnica
INCLUYE:
Acciones Recursos
Costos Resultados 7
Propuesta técnica
Natura leza
• tipo de estudio que se pretende realizar
Alcance
• área de aplicación del estudio, se refiere a la estructura orgánica y/o territorial
Jus t i f icación
• necesidad de efectuarlo por las ventajas que reportará a la organización
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Propuesta técnica
Antecedentes
• recuento de los estudios o esfuerzos análogos preparados con anterioridad.
Objet ivos
• logros que se pretenden alcanzar
Es t ra teg ia
• ruta fundamental para orientar los cursos de acción y asignación de recursos 9
Propuesta técnica
Acciones
• iniciativas o actividades necesarias para su implantación
Recursos
• requerimientos humanos, materiales y tecnológicos necesarios para desarrollarlo
Costos
• estimación global y específica de recursos financieros que demanda su ejecución. 10
Propuesta técnica
Resultados
• beneficios que se espera obtener para mejorar el funcionamiento de la organización, sus productos o servicios, el clima organizacional y las relaciones con el entorno
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Programa de trabajo
• nombre del estudio Identificación
• unidad o grupo que se encargará de su implantación Responsable
• universo estudiado Área
• número progresivo de las unidades administrativas, programas o proyectos.
Clave 12
Programa de trabajo
• pasos específicos para captar la información. Actividades
• definición del orden secuencial para realizar las actividades. Fases
• fechas asignadas para iniciar y terminar cada fase. Calendario
• descripción del programa en cuadros e imágenes
Representación gráfica
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Programa de trabajo
• presentación y resguardo del programa de trabajo Formato
• seguimiento de las acciones
Reportes de avance
• espacio de tiempo dispuesto para informar avances.
Periodicidad 14
Técnicas de análisis de datos
• Administración por objetivos
• Análisis de estructuras organizacionales
• Diagrama de flujo
• Diagramas de organización 15
Técnicas de análisis de datos
• Reingeniería organizacional
• Benchmarking
• Desarrollo organizacional
• Simulación 16
El informe
• Es necesario redactar un informe
a fin de entregar los resultados y
exponer las razones que lo
fundamentan.
• El informe sirve de soporte de las
decisiones de las autoridades y
áreas que participan en su
puesta en práctica.
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Contenido del informe
Introducción
• breve descripción del surgimiento de la necesidad de preparar el estudio,
•mecanismos de coordinación y participación empleados en su desarrollo,
• propósitos y explicación general de su contenido.
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Contenido del informe
Análisis de la estructura organizacional:
exposición del origen y evolución de la organización,
cambios, sucesos y vicisitudes de mayor relevancia que ha afrontado en forma total o parcial y que influyeron en la decisión de preparar el estudio.
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Contenido del informe
Análisis de competitividad:
presentación de los aspectos que inciden en el desempeño, en el aprovechamiento de las oportunidades de negocio y en la conveniencia de mejora continua de la organización.
20
Contenido del informe
Diagnóstico de la situación actual:
definición de las causas y consecuencias del estudio que justifican los cambios o modificaciones posibles.
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Contenido del informe
Propuestas para el mejoramiento de la organización:
presentación de las opciones de acción, ventajas y desventajas que pueden derivarse, implicaciones de los cambios, así como los resultados que se estime lograr.
22
Contenido del informe
Estrategia de implantación:
Explicación de las etapas previstas para poner en práctica el estudio.
Explicación de cómo se efectuarán los cambios, los recursos requeridos y las expectativas de actuación de los integrantes de la organización.
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Contenido del informe
Seguimiento, control y evaluación:
Determinación de los mecanismos de información, control y evaluación para detectar desviaciones y adoptar medidas correctivas.
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Contenido del informe
Apéndices o anexos:
Gráficos, cuadros y demás instrumentos de estudio administrativo que se consideren auxiliares para la presentación del estudio.
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Formulación de recomendaciones
1 • De mantenimiento
2 • De eliminación
3 • De adición
4 • De combinación
6 • De fusión
7 • De modificación
8 • De simplificación Franklin (2003)
Son propuestas de acción concretas dadas sus ventajas
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Recomendaciones de mantenimiento:
• Éstas se refieren a:
Conservar sin modificaciones el ambiente de trabajo
Cambios elementales
Preservar en términos generales:
La estructura orgánica,
procesos,
funciones,
sistemas,
procedimientos,
personal y
formas
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Recomendaciones de adición
Introducir un nuevo proceso o sistema
Incrementar operaciones en un procedimiento
Implementar un nuevo procedimiento
Incorporar nuevas unidades administrativas
Aumentar personal, programas, formas
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Recomendaciones de eliminación
• Suprimir sistemas de trabajo, registros e informes;
• Reemplazar procesos;
• Eliminar procedimientos o pasos de un procedimiento,
• Excluir formas,
• Dar de baja personal,
• Desaparecer áreas o unidades administrativas 29
Recomendaciones de combinación
Intercalar el orden de aplicación de programas de trabajo,
Alternar el orden de las fases de un proceso,
Alternar las operaciones de un procedimiento
Emplear formas de uso generalizado
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Recomendaciones de modificación
•procesos, procedimientos u operaciones cambiar
• físicamente personal, equipo o instalaciones reubicar
• cargas de trabajo, redistribuir
• formas, registros informes y programas modificar 31
Recomendaciones de simplificación
Reducir las fases de un proceso y los pasos de un procedimiento,
Introducir mejoras en los métodos de trabajo
Agilizar sistemas de trabajo,
Disminuir formas, reportes , registros, programas
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Implantación de recomendaciones
• El primer paso para implantar
recomendaciones es la preparación
del programa, seguido de la
integración de recursos y por último la
ejecución del programa
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• Programa de implantación:
Determina las actividades necesarias así
como su secuencia de realización.
Implantación de recomendaciones
Dichas actividades pueden ser
representadas mediante diagrama o red
de flechas. 34
• Seguidamente se estima:
el personal,
las instalaciones,
el mobiliario,
el equipo y
la documentación técnica y normativa
Implantación de recomendaciones
35
• Se estipula el cronograma de inicio y fin
de cada una de las actividades del
programa, estableciendo
responsabilidades de ejecución y los
reportes con los que se informarán los
avances
Implantación de recomendaciones
.
36
Integración de recursos
• Primero se reúnen los recursos humanos, materiales y tecnológicos estimados
• Segundo se desarrolla toda la base documental para fundamentar técnica y normativamente la implantación, como:
• guías,
• manuales,
• instructivos y
• todo tipo de recursos didácticos que faciliten al personal la comprensión del trabajo.
Implantación de recomendaciones
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Ejecución del programa:
• Consiste en la implantación del estudio
mediante la realización de las
actividades preestablecidas.
• Deben efectuarse los ajustes requeridos
para que el estudio funcione
normalmente mediante la verificación y
la valoración de sus avances
Implantación de recomendaciones
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Métodos de implantación
• Método instantáneo:
• Se usa cuando las medidas de
mejoramiento del estudio son:
• Sencillas,
• No involucran un número excesivo de
unidades administrativas,
• No implican un gran volumen de
funciones, sistema u operaciones o
• Si en la organización existe un sólida infraestructura administrativa 39
Método del proyecto piloto:
Se realiza un ensayo con los resultados
del estudio sólo en una parte de la
organización, con el fin de medir sus
efectos.
Ventajas
• Es más viable cuando existen condiciones
de trabajo homogéneas en la
organización
• Permite introducir cambios en una escala
reducida.
Métodos de implantación
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Método de implantación en paralelo:
• Se emplea en proyectos de gran
envergadura, que implican el manejo
de mucha información o de
información estratégica, un gran
volumen de recursos.
• Con este método operan
simultáneamente, tanto de las
condiciones tradicionales como de las
que se van a implantar .
Métodos de implantación
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Método de implantación parcial o por
aproximaciones sucesivas:
• Es el más adecuado para implantar
cambios de gran magnitud.
• Consiste en seleccionar parte del
programa e implantarlo sin causar
grandes alteraciones, el siguiente paso
se da al consolidarse el anterior.
Métodos de implantación
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Seguimiento de las acciones
• El impacto de las reformas incluidas se
debe verificar y registrar en forma
analítica y secuencial .
• Las acciones de implantación
pueden ser dos vertientes
• Llevarse a cabo sin contratiempo y de
conformidad con las proyecciones
esperadas.
• Realizarse de forma desfasada
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Acciones programadas:
Resultados obtenidos en cuanto a:
• Responsable: papel desempeñado por la
unidad o grupo encargado de su implantación
• Productos y servicios: cumplimiento de metas
en la materia
Seguimiento de las acciones
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Acciones programadas:
• Aspectos organizacionales: adecuación de la estructura y el personal al cambio
• Periodo de realización: tiempo real empleado
para su generación
• Porcentaje de realización: avance obtenido
en relación con el calendarizado
Seguimiento de las acciones
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• Costo: recursos financieros usados para su consecución
• Apoyo y soporte utilizados: en cuanto a
recursos humanos, materiales y tecnológicos
• Porcentaje de eficiencia: aprovechamiento
real de los recursos
Seguimiento de las acciones
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• Porcentaje de eficacia: objetivos
alcanzados
• Interacción con el entorno: progreso en las
relaciones de coordinación y
funcionamiento con otras instancias e
instituciones
Seguimiento de las acciones
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Acciones no programadas
• Desviaciones: alteración de las
condiciones normales de
funcionamiento
• Causas: factores que motivan cambios
en los resultados esperados
• Consecuencias: repercusión en la
dinámica de estudio
Seguimiento de las acciones
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• Opciones de solución aplicadas:
opciones realmente aplicadas
• Acciones correctivas: aplicación de
medidas para subsanar las desviaciones
• Calendario de aplicación: periodo
destinado a ajustar las acciones
Seguimiento de las acciones
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Medición de resultados
• Es el análisis cuantitativo y cualitativo del
desarrollo global del estudio para
precisar los avances logrados luego de
su implantación lo que permite
establecer un marco comparativo entre
lo planeado y lo realizado
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