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TUTORIAL II
APS-Educativo - GUÍA PARA LA CARGA DE DATOS
En primer lugar, necesitamos cargar los datos mínimos que necesita el Sistema para funcionar.
Para el caso de que aún no posea su Licencia o N° de Registro autenticado, retomamos pasos
del Tutorial I:
Vamos al ícono INICIAL. Luego hacemos clic en ENTIDAD. Ingresamos los datos de la
Institución, como por ejemplo nombre de la Escuela, CUE, Nivel, Orientación, Modalidad,
Localidad, etc. (Si la localidad o la orientación de la escuela no estuvieran cargadas en la base
de datos, ingresamos a la lupa que se encuentra a la derecha (buscar) y hacemos click en el
signo + para agregarla).
Una vez que los datos de la ENTIDAD están completos, podremos realizar el registro. Para
esto, hacemos click en REGISTRO. Se despliega una ventana donde generamos un código
con el que solicitamos el número de registro (de forma automática o mediante un correo a
[email protected]). Una vez que obtenemos dicho número, lo
ingresamos y hacemos click en REGISTRAR.
Para guardar la información nos aparecen dos opciones:
Guardar y nuevo: permite guardar y seguir incorporando datos;
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Guardar: Guarda y cierra la ventana.
Una vez cargado los datos obligatorios, hacer click en ACEPTAR.
Continuamos con la carga, haciendo click en CICLO LECTIVO, y tildamos la opción
NUEVO. Ingresamos el año del Ciclo Lectivo y la normativa correspondiente a cada escuela
(Ejemplo: 4000/10 corresponde a las ESJA). Agregamos la fecha de Inicio y de Finalización
del Ciclo Lectivo (Inicio: 05/03/14 - Fin: 27/02/15), hacemos click en GUARDAR y
cerramos la ventana.
Para continuar, hacemos click en la opción PERÍODOS, NUEVO, y comenzamos a cargar
los datos de los Trimestres. Por ejemplo, los nombres de los Trimestres y las fechas de inicio y
fin de los mismos (para el Ciclo Lectivo 2014 utilizar el Calendario Académico conforme
Resolución de CGE N° 4444/13)
Una vez cargados los períodos, vamos a la opción MATERIAS/AÑOS/PLAN DE
ESTUDIOS: nos aparece la opción IMPORTAR. Hacemos click en IMPORTAR.
Seleccione un título: si por ejemplo selecciono “Economía y Administración”, el sistema va a
ir a la base de datos y va a tomar todas las materias del plan de estudio de esta orientación y las
va a traer como información para poderla utilizar. Hacemos click en IMPORTAR EL PLAN
DE ESTUDIO.
Aparece:
Se va insertar un nuevo plan de estudios. ¿Desea continuar? SI
El proceso ha finalizado correctamente ¿Desea cargar otro plan de estudio? NO.
En el caso de que la escuela posea más de un plan de estudios, se carga también el que sea
necesario.
Hacer click en cerrar.
Una vez que salimos desaparece el icono INICIAL, ya que el sistema tiene los datos
mínimos que necesita para funcionar.
CARGA DE ALUMNOS
Comenzamos la carga de los alumnos haciendo click en ESTUDIANTES – NUEVO
Nos encontramos con siete pestañas: General, Apoderados, Adicionales, Asistencias,
Calificaciones, Analítico y Documentación Adjunta.
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General: Nos permite cargar los datos personales del estudiante y los datos escolares. También
podemos indicar si el alumno es Repitiente, Integrado, Inscripto y si se encuentra Inactivo.
Si tildamos la opción INTEGRADOS, el sistema nos habilita una ventana “Espacios
Integrados” que nos permite registrar las necesidades educativas especiales de un estudiante.
Apoderados: Ingresamos los datos del Padre, Madre o Tutor del estudiante. En la parte
superior, encontramos la “Clave de Acceso Web”. Esta clave se le brindará a la familia del
alumno para que pueda acceder a una imagen de la libreta de su hijo, permitiendo estar en
conocimiento de su recorrido escolar. El sistema nos brinda una clave por defecto, la cual
puede ser modificada por la rectora de la Institución.
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Adicionales: Nos permite ingresar datos útiles del estudiante, como por ejemplo:
Sangre/factor, si posee alergias, enfermedades, si toma algún tipo de medicación, si no realiza
deportes y otros comentarios que sean útiles. Además, a la derecha nos encontramos con
“Servicios Especiales” donde podemos tildar si el alumno tiene Apoyo Escolar, Comedor,
Asistencia de Integración, Copa de Leche, Asistencia Psicopedagógica, Asignación Universal
por Hijo, Becas, etc.
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Asistencia: nos permite tener un registro de la cantidad de Asistencias e Inasistencias que
posee el alumno y si las mismas están Justificadas o Injustificadas. El sistema posee una forma
de programar un aviso al momento en que el alumno llega a una determinada suma de
inasistencias. Si el preceptor va a tomar asistencia y el alumno ha llegado a 10 por ejemplo, las
mismas son marcadas en rojo para llevar un mayor control.
Calificaciones: Si hacemos clic en “Ver/Generar”, se despliega la libreta del estudiante.
Aparecen los espacios curriculares, los tres trimestres, datos de Diciembre y mesas de Febrero,
el promedio final, y su condición final.
Además es posible imprimir la libreta con detalle de Inasistencias del alumno haciendo click en:
“Imprimir c/det Asist”
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PERMISO DE EXAMEN
Podemos ver en la parte superior cuantas materias aprobadas tiene el alumno y si posee
materias no promocionadas. Es posible armar e imprimir su permiso de examen, haciendo
click en “Permisos Examen”
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CERTIFICADO DE ALUMNO REGULAR
En la parte inferior de la pantalla podemos hacer click en “Certificado Estudiante” para ver e
imprimir el Certificado de Alumno Regular.
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Analítico: Brinda el resumen de calificaciones de todos los Ciclos Lectivos.
Documentación Adjunta: Permite acceder a la documentación del estudiante de manera
inmediata: Foto carnet, DNI, Acta de Nacimiento, etc. Podemos escanear la documentación o
agregar un archivo desde la PC.
ESTADISTICAS
Dentro de ESTUDIANTES, podemos hacer clic en ESTADISTICAS para acceder de forma
rápida a gráficos que nos brindan información valiosa acerca de los alumnos:
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Para continuar con la carga de alumnos hacer click en GUARDAR Y NUEVO
CARGA DE DOCENTES.
Para cargar los datos de los docentes, hacemos click en DOCENTES - NUEVO. Nos
encontramos con ocho pestañas que podremos completar con información de los docentes:
Títulos-Certificados, Cargos/Cátedras, Espacios Curriculares, Horarios, Asist. Cátedra, Asist.
Cargos y Documentación Adjunta.
Para que el aplicativo pueda empezar a funcionar, es necesario cargar solo los campos
obligatorios, que están marcados con un asterisco en rojo.
Al cargar los horarios de los docentes, el sistema puede armar una grilla con los horarios de la
Institución.
Dentro de la pestaña INSTITUCIÓN, podremos crear los períodos, años, materias, espacios
curriculares, carga horaria, etc.
CREAR LOS PERÍODOS
Si hacemos click en Institución, Períodos, “Nuevo”, creamos los trimestres. Agregamos el
nombre del trimestre, la fecha de inicio y de cierre del mismo. Luego hacemos click en
“Guardar”.
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CREAR MATERIAS
Si hacemos click en Institución, “Materias”, “Nuevo”, creamos las asignaturas. Hacemos click
en “Guardar” para finalizar, o “Guardar y Nuevo” para continuar agregando materias.
AÑADIR AÑOS
Hacemos click en la pestaña INSTITUCIÓN – AÑOS, luego hacemos click en “Nuevo”.
Completamos el nombre del año: 1º, 2º, etc. Podemos marcar si el año que estamos creando es
el año de Egreso de los Alumnos. Además es posible agregar la edad de los alumnos que
pertenecen a ese año. (dato valioso en la toma de decisiones de sobredad, por ejemplo)
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CARGA DE ESPACIOS CURRICULARES.
Si vamos a INSTITUCIÓN- ESPACIOS CURRICULARES- NUEVO nos aparece un
cuadro de diálogo. Colocamos por ejemplo 1° año y la división. Al seleccionar 1° año, el
mismo corresponde a un Plan de Estudio, entonces al hacer click en MATERIA, aparecen las
materias del plan de estudio de 1° año.
CARGA HORARIA
Si hacemos click en Institución, “Carga horaria”, Nuevo, podremos registrar la carga horaria
que tienen los docentes en la institución. Buscamos un docente, ingresamos las horas, el día,
horario y módulo.
Una vez cargados los horarios de los docentes, si hacemos click en “VISTAS”, podremos ver
la grilla de los horarios de todos los docentes que hemos ingresado.
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CARGA DE CALIFICACIONES
Para cargar notas de los estudiantes, debemos dirigirnos al ícono CALIFICACIONES,
detallando el nombre del docente y la asignatura.
Si ingresamos en la pestaña Generar Lista, mostrará el listado de los alumnos. Podemos
cargar notas y observaciones para cada uno de ellos. Para guardar dichos datos, debemos hacer
click en GUARDAR-CONFIRMAR.
En la parte superior, podremos observar un gráfico con los porcentajes de los estudiantes
aprobados y desaprobados.
Al hacer un click en la pestaña Resumen de Calificaciones, podremos visualizar las notas de
forma DIARIA, SEMANAL Y TRIMESTRAL.
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Dentro de la pestaña “TRIMESTRAL”, podemos hacer click en “PLANILLA” y accedemos a la
planilla de calificaciones del docente.
COMISIONES EVALUADORAS
Al hacer un click en el ícono denominado COMISIONES EVALUADORAS, indicamos EL
Ciclo Lectivo, que da la posibilidad de seleccionar una asignatura y un curso determinado,
tildar el tipo de mesa examinadora (Diciembre, Febrero o Mesas Especiales) y al realizar un
clic en “generar lista”, obtendremos el ACTA VOLANTE de quienes adeuden materias (el
mismo podrá ser impreso y foliado)
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ACTA VOLANTE
ACTA DEFINITIVA:
Esta opción permite confeccionar e imprimir el “Acta Definitiva” de estudiantes que adeudan
asignaturas.
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DATOS ESTADISTICOS
Al hacer clic en la pestaña “General”, se puede seleccionar “Resumen Parcial- Anual” y
acceder a datos estadísticos de todo el universo escolar o de un curso determinado. Al realizar
clic en GENERAR, el sistema busca en cada una de las planillas de los docentes y nos brinda
datos relevantes como la Matricula Inicial, Repitientes, Salidos con Pase, Salidos sin pase, etc.
Además se pueden visualizar los datos estadísticos representados en gráficos, por ejemplo los
porcentajes de estudiantes que están en condiciones de promover determinadas asignaturas y
quienes se encuentran en riesgo de repetir de año.
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También podemos realizar comparaciones: es posible seleccionar dos divisiones de segundo
año de un mismo ciclo lectivo, o podemos comparar un segundo año de 2013 con uno de
2014, etc.
Si hacemos clic en “General”, y seleccionamos “Resumen de Inasistencia y
Desaprobados”, podemos acceder a una grilla con inasistencias, porcentajes de asistencias,
materias desaprobadas, promedio general, etc. del grupo que tildemos. Esta información se
puede imprimir y compartir con el Consejo Institucional, el Asesor Pedagógico, Preceptor, etc.
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Dentro de “General”, Resumen por Espacios/Periodos, también podemos seleccionar un
curso y acceder a una grilla con detalle de cantidad de alumnos aprobados y desaprobados en
cada trimestre por asignatura.
Resumen por Espacios Parcial/ Anual: esta opción nos brinda un detalle parcial de
estudiantes aprobados y desaprobados al finalizar el ciclo lectivo.
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Promoción de los Estudiantes
Si hacemos clic en “General”, “Cierre de Ciclo y Pase”, podemos filtrar los estudiantes que
promocionan de los que no en las asignaturas del año seleccionado.
A modo de ejemplo: seleccionamos el “Año Actual”: 1 año “A” y dentro de “Año
Promoción”, completamos el curso donde deseamos promocionarlos: Ej: 2° año “A”. El
sistema busca automáticamente los estudiantes que están en condiciones de promocionar. En
caso de que el estudiante no esté en condiciones, el mismo sistema lo registra como repitiente.
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Resumen Inter/Anual
Si hacemos clic en “General”, “Resumen Inter/Anual”, accedemos a datos importantes,
una vez que cerramos Febrero. Podemos elegir todo el universo escolar o un curso
determinado y hacemos clic en Generar Lista. Cuando el sistema ubica los estudiantes, nos
ofrece indicadores tales como: Promovidos en primera Instancia (estudiantes que no fueron a
rendir), Promovidos en segunda Instancia, en alguna otra instancia, promovidos sin previa,
promovidos totales, etc. También podemos ver estos datos representados en gráficos.
ACTUALIZAR WEB
Si hacemos clic en HERRAMIENTAS, luego en la opción ACTUALIZAR WEB, y por
último en SUBIR A LA WEB, podremos realizar la carga de la información de la Institución a
la web, en pocos minutos, con una mínima conexión a Internet. Los padres, tutores o
encargados de los estudiantes también pueden acceder a la trayectoria de los mismos,
utilizando una clave que el establecimiento educativo les brindará para ingresar al sistema.
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CONFIGURACIÓN GENERAL DEL APS
Si vamos a la pestaña “Herramientas” y hacemos click en “Configuración General”,
podremos configurar datos como los que se detallan a continuación: Decimales en
calificaciones, con que nota se aprueba, con cuantas materias se promociona, Cantidad de
Inasistencias que permitan un mayor control de los estudiantes y docentes, etc.
Además podemos cambiar la contraseña para el “Acceso a Permisos”.
En “Control Web” podemos determinar el tiempo que deseamos que la maquina nos recuerde
sobre las actualizaciones que hayan hecho los docentes.
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PASAR ESPACIOS CURRICULARES DE UN AÑO A OTRO.
Hacemos click en “Institución”, “Espacios Curriculares”. Seleccionamos “Nuevo Copiar”.
Se despliega una ventana donde elegimos el Ciclo Lectivo de Origen. Ej.: 2013. Luego
ingresamos el año donde deseamos pasar los espacios curriculares. Ej.: 2014. Para terminar
hacemos click en “Generar Copia”