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CONVENCIONES Firma Aprobación_______________________________

CT=Conservación Total M=Microfilmación E=Eliminación S=Selección Fecha :JUNIO 07 DE 2011.

2004

ENTIDAD PRODUCTORA: CENTRO DE FORMACIÓN INTEGRAL PARA TRABAJO CEFIT

UNIDAD ADMINISTRATIVA: DIRECCIÓN 100

CÓDIGO Nº

ASUNTO O SERIE RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINAL PROCEDIMIENTOS

AC CT E D/M S

100.01 ACTAS

100.01.01 ACTAS DE CONSEJO DE DIRECCIÓN

Actas

Anexos del acta 8 X

Digitalizar en el archivo central y una vez cumplido de retención en este. Transferir al archivo histórico por constituir memoria institucional.

100.01.02 ACTAS DE CONTROL SANITARIO

Solicitud

Informe de visita

Formatos

20 X

Una vez cumplido el tiempo de retención en el archivo central proceder a eliminar

100.02 ACUERDOS

Acuerdos

Anexos de los acuerdos

10 X

Proceder a digitalizar en el archivo central y una vez cumplido de retención en este. transferir al archivo histórico por constituir memoria institucional



CÓDIGO Nº


AC CT E D/M S

100.05

CIRCULARES

Circulares normativas

Circulares informativas

4

X

Una vez cumplido el tiempo de retención en el archivo central eliminar aquellas de carácter informativo y transferir al archivo histórico las de carácter normativo.

100.07 CONCEPTOS JURÍDICOS

Solicitud

Concepto

5

X

Seleccionar aquellos asuntos que hayan cobrado relevancia para la institución y proceder a eliminar el resto los conceptos que se relacionen con contratos deben de integrarse al expediente

100.09 CONTRATOS

100.09.01 CONTRATOS

Formato Único de Hoja de Vida

Declaración juramentada de bienes y rentas

Acta de nombramiento del interventor

Acta de inicio

Acta de terminación

Certificado médico de ingreso

Acta de liquidación

Solicitud CDP

CDP

20

X

Una vez cumplido el tiempo de retención en el archivo central seleccionar aquellos asuntos que hayan cobrado relevancia para la institución. Proceder a eliminar el resto.



CÓDIGO Nº


AC CT E D/M S

Solicitud RDP

RDP

Pago seguridad social(salud, riesgos, pensiones y cesantías)

Pago parafiscales caja de compensación

Certificado de Procuraduría

Certificado DAS

Certificado de Contraloría

100.09.03 CONVENIOS

Minuta del convenio

Acta de inicio

Notificación de inicio

Propuesta

Propuesta de trabajo

Acta nombramiento de interventor

Acta de requisitos técnicos generales

Fotocopia RUT

Certificado de existencia y

20

X

Una vez cumplido el tiempo el tiempo de retención en el archivo central, seleccionar aquellos asuntos que hayan cobrado relevancia para l institución. Proceder a eliminar el resto. .



CÓDIGO Nº


AC CT E D/M S

representación legal

Certificación de pagos de seguridad social salarios y prestaciones

Certificado de no ser deudor fiscal

Certificado de inhabilidades e incompatibilidades

Acuerdo municipal de creación

Acta de posesión de representante legal

Decreto de nombramiento

Estatutos de la institución

Lista del personal profesional y hojas de vida

Certificación de idoneidad para prestar servicios de capacitación

100.10 CORRESPONDENCIA

100.10.01 CORRESPONDENCIA EXTERA

Comunicaciones

Anexos

5

X

Una vez cumplido el tiempo de retención en el Archivo Central realizar muestreo del 2% y transferir al Archivo Histórico, el resto proceder a eliminar



CÓDIGO Nº


AC CT E D/M S

100.10.02 CORRESPONDENCIA INTERNA

Comunicaciones

Anexos 5

X

Una vez cumplido el tiempo de retención en el Archivo Central realizar muestreo del 2% y transferir al Archivo Histórico, el resto proceder a eliminar.

100.11 HISTORIAS

100.11.02 HISTORIAS LABORALES

Acto administrativo de nombramiento

Oficio de notificación de nombramiento

Oficio de aceptación de nombramiento

Documentos de identificación

Hoja de vida ( Formato Único Función Pública)

Soportes documentales de estudio y experiencia laboral

Acta de posesión

Pasado judicial

Certificado de antecedentes penales

Certificado de antecedentes disciplinarios

Certificado de antecedentes fiscales

Declaración de bienes y rentas

100

X

Una vez cumplido el tiempo de retención en el archivo central, hacer selección por polo de interés( conservar las de todos los directores) y transferir al archivo histórico, el resto proceder a eliminar.



CÓDIGO Nº


AC CT E D/M S

Certificado de aptitud laboral (examen médico de ingreso)

Afiliaciones a régimen de salud EPS, pensión, cesantías, caja de compensación y otros

Actos administrativos

Evaluación de desempeño

Actos administrativos de retiro o desvinculación

100.12 INFORMES DE GESTIÒN

Comunicación

Informe de Gestión 5

X

Una vez cumplido el tiempo de retención en el archivo central, transferir al archivo histórico el informe de dirección ya que consolida la información de las dependencias , el resto proceder a eliminar

100.13 LIBROS

100.13.04 LIBROS RADICADORES DE CORRESPONDENCIA

Cuaderno

8

X

Una vez cumplido el tiempo de retención en el archivo central proceder a eliminar



CÓDIGO Nº


AC CT E D/M S

100.16 PLAN EDUCATIVO INSTITUCIONAL, PEI

Copia del Acuerdo

PEI

10 X

Una vez cumplido el tiempo de retención en el archivo central, transferir al Archivo Histórico ya que constituye memoria institucional.

100.17 POLIZA DE SEGUROS ESTUDIANTILES

Póliza 20

X

Una vez cumplido el tiempo de retención en el archivo central seleccionar aquellos asuntos que hayan cobrado relevancia para la institución. Proceder a eliminar el resto.

100.18 RESOLUCIONES

Resolución

Anexos 12 X

Una vez cumplido el tiempo de retención en el archivo central, transferir al archivo histórico por constituir memoria institucional.

100.21 SOLICITUDES

Solicitud

Anexos

5 X

Una vez cumplido el tiempo de retención en el archivo central seleccionar muestra aleatoria del 1% para ser transferida al Archivo Histórico, el resto del asunto proceder a eliminar.



CÓDIGO Nº


AC CT E D/M S

100.22 VARIOS

Solicitudes

Listas de Asistencia

Hojas de Vida

Inventario Salas de Belleza

Presentación proyectos de Trabajos

5 X

Una vez cumplido el tiempo de retención en el archivo central , seleccionar aquellas comunicaciones relevantes o de carácter patrimonial para la institución, el reto proceder a eliminar




UNIDAD ADMINISTRATIVA: COORDINACIÓN ACADÉMICA 200

CÓDIGO Nº


AC CT E D/M S 200.01

200.01.03 ACTAS DE GRADO

Actas 50 X Una vez cumplido el tiempo de retención en

el archivo central, transferir al archivo histórico para su conservación total.

200.03 CARPETA CONTROLADA

Instrucciones para el instructor

Instructivo para elaboración guía de aprendizaje

Informe de seguimiento

Presentación de la asignatura

Contenido

Programa

Guía de Aprendizaje

GANTT

Lista de Asistencia

Seguimiento de Evaluaciones

Plan de Mejoramiento

Informe de Seguimiento del interventor

Deserción

5 X

Eliminar una vez cumplido el tiempo de retención ya que se han agotado sus Valores administrativos y técnicos. Además la información se recupera en la historia académica.



CÓDIGO Nº


AC CT E D/M S

200.09 CONTRATOS

200.09.02 CONTRATOS DE APRENDIZAJE

Minuta del contrato

Comunicaciones

Evaluación de desempeño de la práctica

Informe final de la práctica

7 X

Una vez cumplido el tiempo de retención en el archivo central proceder a su eliminación ya que esta información se

encuentra en el consolidado de prácticas .

200.11 HISTORIAS 200.11.01 HISTORIA ACADÈMICA

Planillas de inscripción

Documento de identidad

Certificado del último año aprobado

50 X

Una vez cumplido el tiempo de retención en el archivo central realizar muestreo selectivo o cualitativo de aquellos estudiantes sobresalientes o que hayan generado actividad relevante para la sociedad. Nota: los documentos que conforman el asunto se encuentran separados debe de reconstruirse el expediente para facilitar la localización de la información.



CÓDIGO Nº


AC CT E D/M S

200.14 MOSAICO FOTOGRÁFICO

Planilla de Fotos 5 X

Una vez cumplido el tiempo de retención en el archivo central , transferir al archivo histórico por constituir memoria institucional

200.19 SEGUIMIENTO PEDAGOGICO

Planilla de Notas 5 X

Eliminar una vez cumplido el tiempo de retención ya que se han agotado sus valores administrativos y técnicos. Además la información se recupera en la historia académica.




UNIDAD ADMINISTRATIVA: COORDINACIÒN FINANCIERA 300

CÓDIGO Nº


AC CT E D/M S

300.02 ACUERDOS

300.02.02 ACUERDOS DE PAGO

Liquidación matricula

Documento de Identidad del Estudiante

Documento de identidad del Fiador o codeudor

20 X Una vez cumplido el tiempo de retención en el archivo central eliminar , ya que sus valores han caducado

300.04 CERTIFICADOS DE RETEFUENTE

Certificado

Anexos

Una vez cumplido el tiempo de retención en el archivo central eliminar, ya que sus valores han caducado. y la información se puede recuperar en los libros contables.

300.06 COMPROBANTES

300.06.01 COMPRANTES DE EGRESO Orden de pago

Disponibilidad Presupuestal

Certificado de compromiso

20 X Una vez cumplido el tiempo de retención en el archivo central eliminar, ya que sus valores han caducado.



CÓDIGO Nº


AC CT E D/M S

presupuestal

Comprobante de causación

Cuenta de Cobro

Visto Bueno del Interventor

Informe de interventoría

Pago Seguridad Social

300.06.02 COMPRANTES DE INGRESO

Recibo de Caja

Comprobante de Consignación

20 X Una vez cumplido el tiempo de retención en el archivo central eliminar , ya que sus valores han caducado

300.08 CONCILIACIONES BANCARIAS

Extracto bancario

Relación de cheques por cobro

Planilla de saldo

20 X Una vez cumplido el tiempo de retención en el archivo central eliminar, ya que sus valores han caducado. y la información se puede recuperar en los libros

contables.

300.13 LIBROS

300.13.01 LIBROS AUXILIARES

Planilla de Movimiento Diario

20 X Una vez cumplido el tiempo de retención en el archivo central eliminar , ya que sus

valores han caducado

300.13.02 LIBROS DIARIO

Movimiento Diario

20 X Una vez cumplido el tiempo de retención en el archivo central eliminar, ya que sus valores han caducado.

300.13.03 LIBROS MAYOR

Movimiento Mensual

20 X Una vez cumplido el tiempo de retención en el archivo central eliminar , ya que sus valores han caducado.



CÓDIGO Nº


AC CT E D/M S

300.15 NOMINA

Hoja de ruta

Relación de abonos

Nómina

Comunicaciones

100 X El asunto se elimina al termino de retención en el archivo central ya que todos sus valores primarios han caducado