Secretaría Distrital de la Mujer
SUBSISTEMA INTERNO DE GESTIÓN DOCUMENTAL Y ARCHIVO (SIGA) PÁGINA 2
GUÍA DE GESTIÓN DOCUMENTAL
Subsistema Interno de Gestión
Documental y Archivos
GUIA DE GESTIÓN DOCUMENTAL Bogotá D.C. | elaborado por: Gestión Documental | 01 de julio de 2015
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TABLA DE CONTENIDO
PAG.
I. INTRODUCCIÓN…………………………………………….……………....6
1. QUE ES EL SIGA…………………………………………………………………7
1.1 Quien administra el siga……………………………………………………..7
2. QUE ES GESTIÓN DOCUMENTAL……………………………………………7
3. QUE ES UN ARCHIVO…………………………………………………………..7
3.1 Tipos de Archivo……………………………………………………………...8
3.2 Documentos de Archivo……………………………………………………..9
3.3 Documento de apoyo………………………………………………………..9
3.4 Ciclo Vital del Documento…………………………………………………...9
3.5 Valoración del documento………………………………………………....10
3.6 Organización de Archivos de Gestión…………………………………….10
4. TÉCNICAS ARCHIVISTICAS…………………………………………………12
4.1 Almacenamiento en carpetas………………………………………….….12
4.2 Ordenación…………………………………………………………….……12
4.3 Registro de Inventario Documental……………………………………….14
4.4 Foliación……………………………………………………………………..14
4.5 Perforación de Folios……………………………………………………….17
4.6 Agrupación de Folios……………………………………………………….18
4.7 Rotulación…………………………………………………………………...19
4.8 Ubicación de unidades documentales dentro de las cajas X200 para su
conservación………………………………………………………………..22
5. QUE ES UNA TRD……………………………………………………………..23
5.1 Componentes de la TRD…………………………………………………..23
5.2 Ventajas de la TRD…………………………………………………………24
6. NORMATIVIDAD…………………………………………………………….....25
7. RECOMENDACIONES………………………………………………………...26
II. BIBLIOGRAFIA………………………………………………………………………27
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I. INTRODUCCIÓN
Con esta guía se dará a conocer el proceso administrativo que se debe llevar a
cabo para una correcta administración de la documentación producida en la
SDMujer, teniendo en cuenta la planeación, organización, dirección y control para
ésta metodología, apoyados en los recursos necesarios como son; las servidoras
y servidores públicos que hacen parte de la entidad, contar con los materiales
necesarios, tener un presupuesto definido y contar con sistemas de información
que nos permitan mejorar cada uno de los procesos de la entidad.
Se definirán lineamientos para la organización, porque el incremento del volumen
documental de la SDMujer hace necesaria la normalización de la gestión de la
documentación administrativa, así como la aplicación de criterios de calidad y
eficacia en la organización y acceso a la documentación que generan las diferentes
áreas.
La legislación archivística colombiana exige a los organismos públicos que están
obligados a organizar y conservar los documentos que generen en el ejercicio de
sus actividades y esta guía será precisamente eso, la herramienta básica para
cumplir con estos requisitos.
Para cumplir con los objetivos propuestos se requiere trabajar en equipo,
respetando las opiniones y el trabajo de cada una de las servidoras y servidores
públicos, además de seguir los lineamientos dados por el área de Gestión
Documental, apoyados en el marco de las normas Nacionales y Distritales para tal
fin.
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1. ¿QUÉ ES EL SIGA?
Significa “Subsistema Interno de Gestión Documental y Archivo” En el marco del
Plan Estratégico 2012-2016 de la entidad, el programa de Gestión Documental se
articula con la estrategia 6: Gestión Administrativa con calidez y calidad. De la
misma manera el programa se articula con el Plan Operativo Anual 2014, el cual
establece que la meta es "Implementar un Subsistema Interno de Gestión
Documental y Archivo (SIGA), cuyo impacto es el de garantizar la administración y
conservación de la información, como un activo de la ciudadanía y un patrimonio
de la entidad
1.1. ¿Quién administra el SIGA?
La Dirección Administrativa y financiera, que tiene a su cargo administración de la
Gestión Documental al interior de la SDMujer.
2. ¿QUE ES GESTIÓN DOCUMENTAL?
Es el conjunto de normas técnicas y prácticas necesarias para la correcta
organización, registro, almacenamiento, recuperación y difusión de la información,
de acuerdo a los lineamientos dados.
3. ¿QUÉ ES UN ARCHIVO?
Conjunto de documentos físicos y electrónicos,
acumulados en un proceso natural por una
persona, entidad pública o privada, en el
transcurso de su gestión, conservados según
su orden para servir como testimonio e
información a la persona o institución que los
produce y a los ciudadanos, o como fuentes de
la historia.
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3.1. Tipos de Archivos Los archivos son lugares donde se guarda y recopila en forma organizada los documentos de la entidad, producidos de acuerdo a sus funciones, con la finalidad de lograr rapidez y eficacia en la localización de los documentos.
ARCHIVO DE GESTIÓN
Archivo de la oficina productora que reúne su documentación en trámite,
sometida a continua utilización y consulta administrativa.
ARCHIVO CENTRAL
Unidad administrativa que coordina y controla el funcionamiento de los
archivos de gestión y reúne los documentos transferidos por los mismos
una vez finalizado su trámite y cuando su consulta es constante.
ARCHIVO HISTÓRICO
A este tipo de archivo se transfieren los documentos provenientes del
archivo central, que deben conservarse permanente, dado el valor que
adquieren para la investigación, la ciencia y la cultura.
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3.2. Documento de Archivo
Registro de información producida o recibida por una persona o entidad en razón
a sus actividades o funciones, que tiene valores primarios y secundarios.
3.3. Documento de Apoyo
Es aquel de carácter general (leyes, decretos, resoluciones, manuales, instructivos,
etc.) que por la información que contiene, incide en el cumplimiento de funciones
específicas de la gestión administrativa. Por lo tanto no forman parte de las series
documentales de las Dependencias o áreas. Estos documentos deben ser
destruidos por el Jefe de Oficina cuando pierdan utilidad o vigencia, y según las
necesidades de la dependencia o área.
3.4 Ciclo Vital de los Documentos
Etapas sucesivas por las que atraviesan los documentos desde su producción o
recepción en los archivos de gestión y archivos administrativos y su conservación
temporal, hasta su eliminación o integración a un archivo permanente.
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3.3. Valoración Documental
3.4. Organización de los Archivos
Se deben organizar según el Acuerdo 027 de 2006 del AGN, por serie, sub series
y tipos documentales:
Labor que determina los valores primarios o secundarios de
los documentos, estableciendo su permanencia en las
diferentes fases del ciclo vital.
VALOR PRIMARIO. Es el que tienen los documentos mientras sirven a la institución productora y a los involucrados en el tema o en el asunto.
VALOR SECUNDARIO. Es el que interesa a los investigadores de información retrospectiva. Surge una vez agotado el valor primario. Los documentos que tienen este valor se conservan permanentemente.
Serie Documental: Conjunto de unidades documentales de
estructura y contenido homogéneos, emanados de un mismo
productor como consecuencia del ejercicio de sus funciones
específicas.
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Ejemplo Serie, sub series y Tipos Documentales
Proceso: Dirección Administrativa
SERIE SUBSERIE TIPOS DOCUMENTALES
ACTAS Actas de comité Actas de reunión
Anexos
INFORMES Informes de Gestión
Informe
Anexos
Soportes
Comunicación de Remisión de Informe
Sub serie Documental: conjunto de unidades documentales
que forman parte de una serie y se jerarquizan e identifican en
forma separada del conjunto de la serie por los tipos
documentales que varían de acuerdo con el trámite de cada
asunto.
Tipos documentales: Unidad documental simple originada en
una actividad administrativa, con diagramación, formato y
contenido distintivos que sirven como elementos para clasificarla,
describirla y asignarle categoría diplomática.
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4. TÉCNICAS ARCHIVÍSTICAS
4.1. Almacenamiento en carpetas: Cada unidad de almacenamiento
(carpeta) debe estar conformada por un máximo de 200 folios, si un
expediente excede este límite, debe abrirse una nueva carpeta y darle el
número que corresponda. Ejemplo:
1/3 2/3 3/3
Folios de 201 a 400 Folios de 401 a 600
4.2. Ordenación
Los documentos se ordenan siguiendo la secuencia original de la TRD.
• Debe consultarse la TRD de la dependencia y ordenar los expedientes de
acuerdo a las series, sub series y tipos documentales.
• El expediente inicia en la parte superior y termina en la parte inferior de
forma muy semejante a un libro. Ejemplo:
Folios de 1 a 200
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Unidad administrativa: Oficina de servicio al ciudadano
Serie: Peticiones, quejas, reclamos.
Se ubican en unidades de conservación (Carpetas y Cajas por 200), previa
foliación y demarcación.
Es importante retirar de los documentos al ubicarlos en las unidades de
conservación:
El material metálico como: clips, ganchos de cosedora, ganchos
legajadores, anillados).
Hojas en blanco (siempre y cuando no cumplan funciones de separador)
Material ajeno al expediente como post-it, memos, fotocopias.
Ubicar CD, planos fotos o casettes en fundas plásticas.
01-DIC-2015 08-NOV-2015
12- ABR-2015
20-ENR-2015
SECRETARIA
DISTRITAL DE LA
MUJER
La ordenación cronológica de los tipos documentales que conforman cada serie o sub serie, en sus respectivas unidades de conservación (carpetas) debe realizarse respetando la secuencia en que fueron creados, es decir, el documento más antiguo es el primero de la carpeta y el más reciente es el último. documento de la carpeta.
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4.3. Registro de Inventario Documental
El objetivo principal es controlar la producción documental, existencia física y
transferencias en cada fase del archivo (Gestión, Central e Histórico) para que en
el evento de presentarse novedades administrativas como traslados, retiros, fusión
de dependencias o supresión de la entidad, se cuente con la documentación
debidamente organizada e inventariada facilitando así las entregas oportunas.
Debe registrarse la información en formato único de inventario y posteriormente
ingresarlo a la base de datos.
4.4. Foliación
La foliación en documentos de archivo es imprescindible en los procesos de
organización archivística.
Tiene dos finalidades principales: controlar la cantidad de folios de una unidad
de conservación dada (carpeta, legajo, etc.) y controlar la calidad, entendida
También EL INVENTARIO
nos permite mantener un
control de existencias de los
expedientes al interior del
área, por eso es de vital
importancia mantener al día
este inventario de forma
digital para permitir que la
búsqueda sea más efectiva.
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esta última como respeto al principio de orden original y la conservación de la
integridad de la unidad documental o unidad archivística.
Se debe foliar cuando:
El expediente esté cerrado, liquidado o su trámite haya finalizado.
Se haya verificado su ordenación según TRD.
Haya certeza de que todos los tipos documentales requeridos se
encuentren.
Cuando un expediente cuente con más de una carpeta, éstas deben
mantener la secuencia de modo que la segunda da continuidad a la
numeración de la primera.
La foliación debe efectuarse utilizando lápiz de mina negra y blanda, tipo
HB ó B, a 1 cm del borde de la página para que la foliación se incluida
en la digitalización.
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En la siguiente figura se indica cómo debe colocarse el número de folio si la hoja
es impresa de modo horizontal o vertical.
FOLIACIÓN
HORIZONTAL
FOLIACIÓN VERTICAL
Deben anularse las foliaciones erradas, colocando
una línea oblicua.
4.5. Tinta para los documentos
3 3
2
1
El número corregido,
se escribe abajo de la
foliación anterior.
14
2
1
Según la circular interna del AGN 013 de 1999, nos
recomienda que:
“NO UTILIZAR MICROPUNTA O ESFEROS DE TINTA
HÚMEDA (Tinta Roller Ball o Pluma Fuente entre
otros) PARA LA PRODUCCIÓN DOCUMENTAL.”
Tales bolígrafos por la clase de colorantes y solventes
que contienen, son solubles en agua, tienden a
expandirse, perder su coloración en corto tiempo y aún
en condiciones estables de almacenamiento presentan
pérdida de legibilidad en la información.
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4.6 Perforación de folios para agrupación con ganchos legajadores
Las perforaciones de los folios se deben hacer usando como guía la regleta de una
perforadora. En caso de perforar varias hojas, la regleta debe estar ajustada para
perforar la parte central respecto a la hoja de mayor formato. Perforación de hojas:
las hojas tamaño carta y oficio, deben perforarse a la distancia de las hojas tamaño
oficio, adecuando la perforadora para este tamaño de papel.
Los anexos impresos como periódicos, revistas, folletos, boletines, deben ser
tomados como un solo folio y hacer la anotación en la carpeta sobre el detalle del
anexo y el número de hojas que lo componen.
• Los documentos impresos en tamaño pequeño, deben pegarse en una hoja
en blanco y colocarle el folio a dicha hoja.
• Los fax recibidos deben ser sustituidos por una fotocopia de los mismos, ya
que la información contenida en el papel químico tiende a borrarse a lo largo
del tiempo.
• Los folios se deben pasar tomándolos desde la parte superior o central del
cuerpo del folio, sosteniéndolos con la palma de la mano, sin jalar ni doblar
sus bordes.
• Para pasar los folios, evite siempre, usar saliva, agua u otro tipo de
sustancias, recomendadas por el comercio, para untar los dedos. Cuando
se requiera, se puede usar la ayuda de la punta de un borrador de nata o
borrador de lápiz.
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4.7 Agrupación de folios
Evite siempre hacer nuevas perforaciones, durante el re almacenamiento o
traspaso de folios perforados, de una carpeta a otra. Independientemente de que
los folios queden agrupados de forma desigual.
4.8 Rotulación de cajas y carpetas
• Las cajas X200 se deben rotular sobre la parte frontal de las tapas, o en la
parte frontal de la caja en el caso de X300.
Para la agrupación de los
folios se deben usar ganchos
plásticos legajadores de
polietileno. Con el fin de
evitar las manchas y
deterioros producidos por la
oxidación, cuando se usan
ganchos metálicos.
X300 X200 X100
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• La rotulación de las carpetas debe hacerse en la parte inferior izquierda de
manera que se pueda consultar el rótulo de la carpeta sin necesidad de
sacarla totalmente.
• Cuando la rotulación se hace a mano se debe usar marcador de tinta negra
estable.
• Para las carpetas debe efectuarse utilizando lápiz de mina negra y blanda,
tipo HB ó B. No debe utilizarse esfero ni marcador, ya que impiden hacer
correcciones en las unidades de conservación, obligando a cambiarlas
posteriormente, esta directriz en el caso de las carpetas del archivo de
gestión.
• Para las carpetas que ya están listas para su transferencia hacia el archivo
central los rótulos se deben diligenciar en computador para hacer que su
lectura sea más eficiente, fija y con letra estándar.
Rotulo carpeta:
El rotulo de la
carpeta, está en
formato Excel y
se deben
diligenciar todos
los campos.
EL ASUNTO: es
el campo donde
se puede
identificar con
un nombre más
específico. Ejm.
Nombre del
contratista o
número de contrato
esto facilitara la
búsqueda.
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Rotulo de caja:
Para la caja estará centrado en la tapa y será de 2 cm de margen por cada
uno de los lados
EL ROTULO DE
LA CAJA ESTA EN
FORMATO DE
EXCEL LISTO
PARA SER
DILIGENCIADO
CON EL AÑO DE
VIGENCIA DE LAS
CARPETAS Y EL
NÚMERO DE
CAJA SEGÚN EL
ORDEN
CRONOLOGICO.
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4.9 Ubicación de unidades documentales dentro de las cajas X200 para su
conservación: Se colocan de izquierda a derecha en orden consecutivo,
procurando no sobrepasar los 1.200 folios (capacidad máxima por caja)
Las unidades de conservación (cajas) que se deben ubicar en estantes fijos o
estantería rodante en el Archivo Central, deben ir de izquierda a derecha y de arriba
hacia abajo como muestra la imagen.
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5 ¿QUÉ ES UNA TRD?
Consiste en un listado de series, con sus correspondientes tipos
documentales, a las cuales se asigna el tiempo de permanencia en cada
etapa del ciclo vital de los documentos.
5.6 Componentes de una TRD
SERIE
DOC
SUBSERIE
TIPOS DOCUMENTALES
RETENCIÓN DOCUMENTAL: Es el tiempo que los documentos deben permanecer
en las diferentes clases de archivos: Archivo de Gestión, Archivo Central y Archivo
Histórico
DISPOSICIÓN FINAL DE DOCUMENTOS: Decisión resultante de la valoración hecha en
cualquier etapa del ciclo vital de los documentos. Con miras a su conservación total (CT),
eliminación (E), medio tecnológico (MT), selección (S).
PROCEDIMIENTOS: Por ejemplo: “Procedimiento Investigación
de incidentes y Accidentes de Trabajo”
PROCESO: Por ejemplo “Gerencia del Talento Humano”
DEPENDENCIA
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5.7 Ventajas de la implementación de las TRD dentro de la gestión
documental
Permiten el manejo integral de los documentos.
Facilitan la organización de los documentos a partir
del concepto de Archivo Total.
Identifican y reflejan las funciones
institucionales.
Ayudan a controlar la producción y
trámite documental.
Identifican y reflejan las funciones
institucionales.
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6 NORMATIVIDAD SUBSISTEMA INTERNO DE GESTIÓN DOCUMENTAL Y ARCHIVO SIGA
Acuerdo 007 de 1994
AGN
• "Por el cual se adopta y se expide el Reglamento General de Archivos."
•Modificado por el Acuerdo 027 de 2006 del AGN.
Decreto 514 de 2006 de la Alcaldìa
Mayor
• "Por el cual se establece que toda entidad pública a nivel Distrital debe tener un Subsistema Interno de Gestión Documental y Archivos (SIGA) como parte del Sistema de Información Administrativa del Sector Público."
•Modificado por el Decreto 545 de 2009.
Ley 80 de 1989
• "Por el cual se crea el Archivo General de la Nación y se dictan otras disposiciones."
Ley 594 de 2000
• "Por el cual se dicta la Ley General de Archivos y se dictan otras disposiciones."
Constitución Política de Colombia
•De conformidad con lo relacionado a la Gestión Documental
Acuerdo 042 de 2002
Articulo 3
• "El respectivo Jefe de la oficina será el responsable de velar por la organización, consulta, conservación y custodia del archivo de gestión de su dependencia, sin perjuicio de la responsabilidad señalada en el numeral 5 de la Ley 734 de 2002 para todo servidor público."
Acuerdo 038 de 2002
• Establece que los servidores públicos, al desvincularse de las funciones titulares, entregarán los documentos y archivos a su cargo debidamente inventariados, conforme a las normas y procedimientos que establezca el Archivo General de la Nación, sin que ello implique la exoneración de responsabilidad a que haya lugar en caso de irregularidades.
Acuerdo 04 de 2015
• "Por el cual se reglamenta la administración integral, control consevación y aseguramiento de los documentos públicos relativos a los Derechos Humanos y al Derecho Internacional Humanitario que se conservan en los archivos de entidades del Estado"
Circular 003 de 2013
• Directrices para la elaboración de Tablas de Retención Documental.
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7. TIPS !!!
EL personal que tiene
acceso al depósito de
archivo debe contar con
protección mínima como
guantes, tapabocas y bata.
La correcta colocación de los
elementos que configuran
una oficina da lugar a un
entorno de trabajo
ordenado, cómodo y
agradable
Teniendo en cuenta
nuestra responsabilidad
en la conservación de los
documentos de archivo,
no consumas alimentos
cerca de ellos.
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8. RECOMENDACIONES
No permitas que el archivo
se salga de tus manos,
recuerda que SI se puede
organizar
Cuando están organizado un
archivo, la consulta y
custodia es más fácil.
Y si tienes dudas, no te ahogues,
pídenos ayuda,
gestió[email protected]
y la extensión 1014
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II. BIBLIOGRAFIA
ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN, Acuerdo 07 de 2007. Reglamento
general de archivos, Bogotá, 1997.
Acuerdo 042 de 2002, por el cual se establecen los criterios para la
organización de los archivos de gestión en las entidades públicas y las
privadas que cumplen funciones públicas, se regula el inventario único
Documental y se desarrollan los artículos 21,22,23 y 26 de la Ley General
de Archivos 594 de 2000. Bogotá 2000.
Cartilla de ordenación documental. Bogotá 2002.
ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN, consultado en línea;
http://www.archivogeneral.gov.co/sites/all/themes/nevia/PDF/conozcanos/
NORMASQUERIGENLAENTIDAD_V1.pdf Bogotá, 22 de junio 2015.
ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN, Acuerdo consultado en línea;
http://www.archivogeneral.gov.co/sites/all/themes/nevia/PDF/conozcanos/
NORMASQUERIGENLAENTIDAD_V1.pdf Bogotá, 26 de junio 2015.
ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN, Ley consultada en línea;
http://www.alcaldiabogota.gov.co/sisjur/normas/Norma1.jsp?i=5998
Bogotá, 26 de junio 2015.
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SUBSECRETARÍA GESTIÓN CORPORATIVA
Sonia Sylvana Palomino Bellucci
DIRECCIÓN ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA
María del Pilar Duarte Viviesca
ELABORACIÓN Y REDACCIÓN
EQUIPO DE GESTIÓN DOCUMENTAL
Doris Ubaque Vanegas
Sandra Milena Alvarado Muñoz
Zuly Edith Lancheros Quina
Bogotá, 2015