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Una aparente contradicción: Invertir
más en tiempos de crisis
Por August Mabilon, Socio-Director de SDG
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“Estos proyectos requieren con frecuencia una mezcla de capacidades en gestión de negocio, verticalización sectorial, tecnología, gestión de programas y proyectos que deben ser aplicados a los objetivos organizativos, negocio, cultura y empleados”
“SDG es una buena opción para clientes que necesitan experiencia en consultoría de negocio, especialmente en proyectos de corporate performance management”
“Es una firma global de consultoría con especiales cualidades de liderazgo en reingeniería de procesos, planificación y análisis de información de negocio”
SDG es una firma de consultoría de dirección, especializada en el soporte a los procesos de análisis de negocio, toma de decisión, y mejora del gobierno organizativo
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Una aparente contradicción: Invertir
más en tiempos de crisis
Por August Mabilon, Socio-Director de SDG
Gestión Administrativa
Podíamos consultar en la cinta si un paciente era afiliado
de Mutua Universal
Podíamos imprimir y tramitar los partes de accidentes
Disponíamos de una historia clínica informatizada
Ya existía una extranet para los asociados
En 2008, los sistemas de información de Mutua Universal
funcionaban correctamente:
Prestaciones Sanitarias
Podíamos realizar el pago a los trabajadores
protegidos
Podíamos gestionar las diferentes casuísticas de
expedientes de IMS
Reconocíamos el derecho a la prestación
Podíamos contabilizar en SICOMAT
Mutua Universal llevaba años invirtiendo en una informática que daba plena cobertura al negocio
Era muy costoso evolucionar los sistemas
existentes y ofrecer más valor al negocio
Problemas de orientación a negocio
Existía un alto número de procesos manuales que
derivaba en falta de coherencia de la
información suplida por procedimientos internos
que generaba mucha actividad manual de cuadre
Altos Costes de mantenimiento
El presupuesto de tecnología era cautivo en un
80% debido al sobe esfuerzo que conllevaba su
mantenimiento causado por:
− Gran dispersión tecnológica
− Duplicidad de la información
− Tecnología antigua
No obstante, en 2008 Mutua Universal emprendió con SDG un
trabajo de análisis estratégico de sus sistemas de información
Compras Asociados Prestaciones Contabilidad
Visión
departamental de
los procesos
Uno de los principales objetivos que marcamos fue la integración
de las aplicaciones para favorecer la transversalidad de los
procesos
Compras Asociados Prestaciones Contabilidad
Compras Asociados
Prestaciones
Contabilidad Visión
transversal de
los procesos
Grado de obsolescencia
Criticid
ad
pa
ra e
l n
eg
ocio
- -
Historia Clínica Prestaciones
económicas
Soporte a la toma de
decisión
Organización
territorial
Colaboradores
Afiliación-
Recaudación
Contabilidad
Compras
Recursos
Humanos
Compras avanzadas
(proveedores sanitarios)
Estadísticas
prestaciones
Analizamos procesos y sistemas y definimos un grupo de
procesos con alto impacto de negocio y con mayor grado de
obsolescencia tecnológica
Opción 2: Tecnología ERP Opción 1: Tecnología BPM-SOA
Descripción • Desarrollo desde cero de la totalidad de los
servicios que dan soporte a los procesos de
negocio
Descripción • Implantación de soluciones parametrizables
SAP existentes en el mercado y desarrollo a
medida de funcionalidades en las que no
proporcionen cobertura
Pros y Contras +Mejor adaptación a cambios en las reglas de
negocio (imperativos legales, etc.)
+Mayor flexibilidad en la implementación de lógica
de negocio compleja (excepciones, etc.)
- Mayor coste global de mantenimiento y evolución
- Nueva arquitectura sin experiencia previa en
Mutua Universal
Pros y Contras +Gran robustez lograda a través de la
parametrización de módulos estándar
+Arquitectura testeada ya de forma satisfactoria en
Mutua Universal
- Mayor coste de adaptación a requerimientos
complejos
El desarrollo a medida es una buena opción
para aplicaciones con lógica compleja y
sujeta a modificaciones habituales
La tecnología SAP es una buena opción siempre y
cuando los módulos estándar den una cobertura
de al menos 70% en su ámbito funcional. Donde no existan módulos estándares, se
desarrollaría aplicaciones a medida que ofrecen
mejor integración con el entorno SAP ya existente
¿Y qué opciones se consideraron?
¿Y por qué finalmente se eligió SAP en el 2008 ?
Para responder a esa pregunta debíamos contestar primero a otra cuestión,
¿Que tipo de empresas es Mutua?
Sólo el 15% de los procesos
son asimilables a los típicos
del sector público
Aproximadamente el 30% de los
procesos son parecidos al de las
compañías de seguros
Más del 60% de los procesos son
semejantes al de las empresas de
ámbito sanitario
De 2000 a 2007
Implantaciones SAP-ISH-Med
Adicionalmente, existían primeras
experiencias de desarrollo de verticales
sobre la gestión no sanitaria del sector
de Mutuas sobre tecnología SAP
Prestación del servicio
Otros
Gestión Afiliados y
Colaboradores
Extranet
Afiliación-Recaudación
Colaboradores
Prestaciones sanitarias
Apoyo toma de decisiones
Análisis Cuadros de Mando
Eco. / Financiera Cobros
Funciones de soporte a la operativa
Compras RR.HH.
Prestaciones económicas
Gestión de la IT
Gestión de la IMS
Gestión Contenciosos
Historia Clínica
Asistencia, Pruebas, Rehab.
Facturación
¿Y qué definimos finalmente como solución?
Módulos estándar de SAP
antes de STEP
Desarrollo (CRM)
Gestión de Partes Compras sanitarias
Módulos no estándar de SAP
Implantados con STEP
Solución de SAP para
el sector Sanitario
STEP suponía un importante esfuerzo económico, y decidimos:
Esto fue posible gracias a un esfuerzo de toda la organización:
La renuncia a algunos servicios
La renegociación del resto
¿Y que impacto económico suponía dicha decisión?
Utilizar el ahorro en mantenimiento para invertir en
proyectos de mejora tecnológica durante 4 años
100%
2007
Co
ste
s o
pera
tivo
s m
ecan
izació
n:
2009 2010 2011 2012
60%
2013
Un 40% de reducción de los
gastos operativos gracias a:
• La racionalización de costes al
desprenderse de tecnología con
alto coste de mantenimiento
(HOST)
• La facilidad del mantenimiento,
más ágil gracias a un único
entorno tecnológico 75%
25%
100%
- 5%
2008
75%
25%
75%
25%
75%
25%
Más allá del impacto económico, el proyecto STEP suponía un
gran reto para todos:
90% de la
operativa
implicada
Impacto en el negocio
Impacta a la mayoría de los procesos
“core” de Mutua Universal,
migrándolos a una tecnología
radicalmente diferente basada en
módulos estándares
1.740
usuarios
afectados
Impacto en los empleados
Más del 95% de los trabajadores de
la Mutua afectados por el proyecto, no
sólo en una nueva tecnología sino
también en una nueva forma de trabajar
3 años de
proyectos
Duración del proyecto
Una ejecución del proyecto de tres
años, con un año de trabajo
preparatorio con tareas de definición,
planificación y licitaciones.
Más de 100
personas
Equipo del proyecto
Un importante equipo de trabajo, que
incluye tanto consultores externos de
diferentes empresas como usuarios de
negocio de diferentes departamentos
involucrados desde el primer momento.
La definición, gestión y seguimiento del
proyecto son cruciales para su consecución
234
procesos
Reingeniería de procesos
Una modelización de los procesos
mediante al herramienta ARIS
mapeando procesos de negocio con
transacciones de SAP para facilitar la
gestión del cambio
Una buena planificación permite afrontar los retos
Definición estrategia y tecnología
Licitación
Ejecución Proyecto
Definición de un modelo de
gobierno:
• Oficina de proyecto
• Comités de seguimiento
Enero 2010
Kick-Off del STEP
2008 2009 2010
Estudio de los requerimientos
Reuniones con proveedores
Definición de una estrategia de lotes:
• Separación del proyecto en dos
lotes
• Selección de proveedores
Definición de la estrategia de
sistemas de información
Selección de tecnología
Planificación y enfoque del
proyecto:
• Despliegue Big Bang
• Involucración de Mutua
• Plan de formación
Gracias por vuestra atención