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UNIVERSIDAD AGRARIA DEL ECUADOR
FACULTAD DE CIENCIAS AGRARIAS
ESCUELA DE COMPUTACIÓN E INFORMÁTICA
MONOGRAFÍA
Previo a la obtención del título de
TECNÓLOGO EN COMPUTACIÓN E INFORMÁTICA
TEMA
ANÁLISIS DE LA HERRAMIENTA TIC BITRIX24 DE INTRANET
COMO SOPORTE A LA GESTIÓN EMPRESARIAL Y PROYECTOS
CORPORATIVOS
AUTOR
ASTUDILLO SUÀREZ HUGO ERNESTO
NARANJAL – ECUADOR
2016
ii
UNIVERSIDAD AGRARIA DEL ECUADOR
FACULTAD DE CIENCIAS AGRARIAS
CERTIFICACIÓN DE ACEPTACIÓN DEL TUTOR
Certificado:
En mi calidad de tutor de la monografía de grado, nombrada por el Consejo Directivo de la
Facultad de Ciencias Agrarias de la Universidad Agraria del Ecuador.
Certifico:
Que he analizado el proyecto de trabajo presentado por la estudiante: ASTUDILLO
SUÀREZ HUGO ERNESTO.
Como requisito previo para optar el grado Tecnológico en Computación e Informática, cuyo
tema es: “ANÁLISIS DE LA HERRAMIENTA TIC BITRIX24 DE INTRANET COMO
SOPORTE A LA GESTIÓN EMPRESARIAL Y PROYECTOS CORPORATIVOS”.
Considerándolo aprobado en su totalidad.
Atentamente,
__________________________
Ing. Byron Tobar Cuesta
Docente Tutor
Naranjal, 10 de Noviembre del 2016
iii
UNIVERSIDAD AGRARIA DEL ECUADOR
UNIVERSIDAD AGRARIA DEL ECUADOR
FACULTAD DE CIENCIAS AGRARIAS
TEMA
ANÁLISIS DE LA HERRAMIENTA TIC BITRIX24 DE
INTRANET COMO SOPORTE A LA GESTIÓN
EMPRESARIAL Y PROYECTOS CORPORATIVOS
AUTOR
ASTUDILLO SUÀREZ HUGO ERNESTO
MONOGRAFÍA
Presentada al Tribunal de Sustentación Como Requisito Previo a la Obtención
del Título de Tecnóloga en Computación e Informática.
TRIBUNAL DE SUSTENTACION
Ing. Roberto Cabezas Cabezas
PRESIDENTE
Ing. Mario Cárdenas Rodríguez Ing. Byron Tobar Cuesta
EXAMINADOR PRINCIPAL EXAMINADOR PRINCIPAL
Ing. Mario Ibarra Martínez
EXAMINADOR SUPLENTE
Milagro, 10 de Noviembre del 2016
iv
Agradecimiento
Ante todo a DIOS, por bendecirme con su infinito amor y haberme acompañado en este
transcurso de mi vida permitiéndome compartir este momento de felicidad con mis seres
queridos.
A mi madre por su esfuerzo por darme un futuro mejor porque siempre estuvo conmigo
brindándome su apoyo incondicional y fue ella quien estuvo presente en mi mente en cada
paso que di.
Son muchas las personas que quisiera agradecer por su apoyo, en las diferentes etapas de mi
vida, quiero darles las gracias por formar parte de mí, por todo lo que me han brindado y por
todas sus bendiciones.
iv
Dedicatoria
Este trabajo lo dedico a Dios, por no abandonarme en ningún momento de mi vida y darme
fortaleza para terminar mi monografía.
Con admiración, respeto y amor a mi madre por ser las gestoras de mi vida y el ejemplo
constante de superación.
A mis maestros quien con sus enseñanzas y sabiduría supieron guiarme en el desarrollo de
este trabajo.
v
RESPONSABILIDAD
La responsabilidad de las investigaciones, ideas, y conclusiones
de la presente monografía, corresponden exclusivamente al autor
y los derechos a la Universidad Agraria del Ecuador.
HUGO ERNESTO ASTUDILLO SUAREZ
C.I. 092907059-7
vi
RESUMEN
Las administraciones empresariales también evolucionan al igual que las tecnologías, el
gerente y el administrador se enfrenta día a día a retos de la globalización en donde la ayuda y
soporte de herramientas informáticas ya se vuelve fundamental. Hemos tomado a la
plataforma de comunicación empresarial Bitrix24 como punto de partida hacía innumerables
herramientas que existen en el mercado para la gestión y administración de proyectos
corporativos, Bitrix24 es atractivo por su funcionalidad, estabilidad y alto performance en
cuanto a soluciones y comunicaciones empresariales, su intranet contiene todas las opciones
posibles que permiten a un equipo de trabajo hacer seguimiento a proyectos y gestión
colaborativa. Bitrix24 por estar basado en la web, mantiene una facilidad de acceso y una
sólida seguridad en los datos. Este trabajo se ha dividido en tres capítulos en la cual, el lector
comprenderá el poder de esta herramienta de gestión, su primer capítulo permite comprender
conceptos y fundamentos de Bitrix24 haciendo énfasis en su CRM o administración basado
en clientes, sus características y funciones corporativas como módulo base para la gestión de
proyectos también, conoceremos las principales empresas que usan Bitrix24 algunas de
renombre mundial. En el segundo capítulos nos adentramos a cosas más interesantes de esta
herramienta corporativa sus características técnicas, los beneficios empresariales en su uso y
el aspecto más relevante que es el costo sin duda un capítulo interesante para comprender los
aspectos técnicos de bitrix24. El tercer capítulo permitirá conocer la funcionalidad de
Bitrix24, su comparación con otras herramientas corporativas permitiendo hacer una
evaluación de rendimiento y prestaciones por pare del lector.
PALABRAS CLAVES: Bitrix24, Funcionalidad, Gestión, Intranet.
vii
Summary
Business administrations also evolve as technologies, the manager and the administrator
daily challenges of globalization where help and support tools and faces become fundamental.
We have taken to the platform business communication Bitrix24 as a starting point made
countless tools available on the market for the management and administration of corporate
projects, Bitrix24 is attractive for its functionality, stability and high performance in terms of
solutions and business communications, your intranet contains all possible options that allow
a team to track projects and collaborative management. Bitrix24 for being based on the web,
maintains easy access and robust data security. This works and has been divided into three
chapters in which the reader will understand the power of this management tool, its first
chapter to understanding concepts and fundamentals of Bitrix24 emphasizing their CRM or
administration based on customers, their characteristics and corporate functions such as base
module for project management also know the major companies using Bitrix24 some world
renowned. In the second chapter we move to more interesting things about this corporate tool
technical characteristic, corporate profits in use and the most important aspect is the cost
certainly an interesting chapter to understand the technical aspects of bitrix24. The third
chapter will reveal the functionality of Bitrix24, comparison with other corporate tools
allowing an assessment of performance and benefits pare reader.
KEYWORDS: Bitrix24, Functionality, Management, Intranet.
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Índice
Introducción ................................................................................................................................ 1
1.1 Importancia o caracterización del tema ................................................................................ 1
1.2 Actualidad del tema .............................................................................................................. 2
1.3 Novedad científica del tema ................................................................................................. 3
1.4 Justificación del tema ........................................................................................................... 4
1.5 Objetivos .......................................................................................................................... 4
1.5.1 Objetivo General ........................................................................................................... 4
1.5.2 Objetivos Específicos ................................................................................................... 4
Aspectos metodológicos ........................................................................................................ 6
2.1 Materiales ............................................................................................................................. 6
2.1.1. Recursos de Bibliografías ............................................................................................. 6
2.1.2. Materiales y Equipos .................................................................................................... 6
2.1.3. Recursos Humanos ....................................................................................................... 6
2.2.1. Modalidad y tipo de Investigación ................................................................................ 7
2.2.2. Tipos de Métodos .......................................................................................................... 7
2.2.2.2. Método Inductivo.................................................................................................... 7
2.2.2.3. Método Deductivo .................................................................................................. 8
2.2.2.4. Método Analítico .................................................................................................... 8
2.2.2.1. Método Bibliográfico ............................................................................................. 8
2.3. Técnicas ........................................................................................................................... 9
Análisis y revisión de literatura ....................................................................................... 10
3.1. Bitrix24 la aplicación web en la nube para gestionar y administrar proyectos destacando
su potencial como intranet corporativa ..................................................................................... 10
3.1.1. Que es un CRM? ......................................................................................................... 10
3.1.2. Que es Bitrix24 ........................................................................................................... 11
3.1.3. Quienes usan Bitrix24 ................................................................................................. 12
3.1.4. Funciones Corporativas de la Herramienta Bitrix24 .................................................. 13
3.1.5. Porque usar Bitrix24 ................................................................................................... 17
3.1.6. El CRM y sus procesos de negocios ........................................................................... 18
3.1.7. El CRM de Bitrix24 .................................................................................................... 18
3.1.8. Características del CRM Bitrix: .................................................................................. 20
ix
3.2. Características técnicas de bitrix24 sus beneficios para las empresas en la gestión y
seguimiento de proyectos corporativos .................................................................................... 21
3.2.1. Características técnicas de Bitrix24 ............................................................................ 21
3.2.2. Información Técnica de Bitrix del Intranet Portal ...................................................... 22
3.2.3. Los Costos de Bitrix24 ............................................................................................... 23
3.2.4. Beneficios de Bitrix24 y sus componentes ................................................................. 24
3.2.4.1. Beneficios para los Usuarios ............................................................................... 24
3.2.4.2. Beneficios para las empresas asociadas .............................................................. 25
3.3. La funcionalidad de bitrix24 con relación otras herramientas del mercado como gestor y
seguimiento de proyectos corporativos .................................................................................... 26
3.3.1. ¿Cómo funciona? ........................................................................................................ 26
3.3.2. Herramientas que compiten con Bitrix24 ................................................................... 28
3.3.3. Herramientas para el control Empresarial de PYMES ............................................... 29
3.3.4. La Seguridad de Bitrix24 ............................................................................................ 32
3.3.5. Herramienta PRO+PRO Framework ......................................................................... 33
3.3.6. Soluciones y Versiones de Bitrix24 ............................................................................ 34
3.3.6.1. Bitrix24 OnCloud ................................................................................................. 35
3.3.6.2. Características de Bitrix24 OnCloud ................................................................... 35
3.3.6.3. Bitrix24 Self-hosted .............................................................................................. 37
3.3.6.4. Características de Bitrix24 Self-hosted ............................................................... 37
Conclusiones ........................................................................................................................ 39
Bibliografía citada ................................................................................................................ 41
ANEXOS ............................................................................................................................. 46
1
Introducción
1.1 Importancia o caracterización del tema
Bitrix24 es un software diseñado para entornos empresariales, sin embargo también
puede ser usado por usuarios para llevar a cabo trabajos y tareas que puedan ser
compartidos con otras personas. Con Bitrix 24 se pueden almacenar archivos en la nube,
compartir y sincronizar documentos, chat, etc. Es un software completo y no será
necesario tener por ejemplo una cuenta en Dropbox, un programa de videoconferencia,
otros programas para editar documentos. Bitrix 24 engloba todas esas herramientas para
que las personas tengan acceso a ellas desde un solo sitio. Al mismo tiempo, se pueden
sincronizar todos los archivos de diferentes aplicaciones (EL SIGLO 2015).
Bitrix24 es un software que está diseñado para medios empresariales, además el
usuario común los puede usar para realizar trabajos, guardarlos y compartirlos con esta
persona mediante este software.
La importancia de Bitrix24 busca unificar aspectos laborales en conjunto y evitar que
los usuarios tengan la obligación de utilizar unos clientes u otros pudiendo tener acceso
a todos desde uno solo. Utilizando esta plataforma, los usuarios pueden almacenar
archivos en los diferentes servidores de la nube fácilmente como en Dropbox, Box o
Google Drive sin la necesidad de ningún software adicional y mantener así varios
equipos sincronizados. También desde la misma aplicación, sin instalar software
adicional, podremos editar documentos desde Office Online o Google Drive a la vez
que establecemos comunicaciones por texto, voz o vídeo a través de Skype con nuestros
contactos, (EL DIARIO DE COAHUILA 2015).
Aquel usuario que maneje esta plataforma, podrá almacenar archivos en los
diferentes servidores que hoy en día se encuentran en la nube, como por ejemplo o
2
Google Drive, Dropbox, entre otros sin la necesidad de ningún software adicional y asi
de esta manera podrá tener varios equipos sincronizados.
1.2 Actualidad del tema
La gestión documental completa y colaborativa en Bitrix24, cuenta con un servicio
de almacenamiento en la nube de 5GB, aunque si bien, ya que se usan las herramientas
de Google Docs y MS Office online, podremos optar por estos sistemas de archivo y
abrirlos en Bitrix24. Si se opta por descargar la versión desktop, la modificación de los
documentos se la puede realizar en local, sincronizándose perfectamente con la
aplicación web (Sevilla 2015).
Esta plataforma cuenta con un servicio de almacenamiento en la nube de 5GB, si se
opta por descargar la versión desktop, la modificación de cualquier documento se la
hará de forma local, sincronizándose de una manera perfecta con la aplicación que se
encuentra en la web.
Pone de manifiesto la realidad actual de Bitrix24 y nos dice que sin duda alguna, las
redes sociales han supuesto una forma muy efectiva y fácil de establecer
comunicaciones entre los propios usuarios, permitiéndoles hacer uso de las mismas
independientemente del nivel técnico que tengan. Teniendo esto en cuenta, Bitrix24
pretende trasladar el formato de redes sociales a las comunicaciones internas entre los
diferentes integrantes de una misma empresa. Es por ello que Bitrix24 es una
herramienta de productividad, pero que adopta el formato de red social, siendo la línea
cronológica de actividades el elemento central de la misma, permitiendo a cada
empleado su personalización, con el objeto de acceder a aquellas actividades que le
compete según su función dentro de la organización (Alcón 2015).
3
Bitrix24 es una herramienta productiva, pero sin embargo esta herramienta adopta el
formato de red social, permitiéndole a cada empleado personalizar su actividad, con el
objeto de acceder a aquellas actividades que le compete según la función que se le
asigno dentro de la organización.
1.3 Novedad científica del tema
Bitrix24 tiene una API abierta, lo que permite a sus desarrolladores crear
aplicaciones para integrar con la plataforma. También puedes integrar aplicaciones de
terceros, como el Basecamp o el Mailchimp (Simoes 2015).
BittSegún tiene una Interfaz de Programación de Aplicaciones abierta,
permitiéndoles a todos sus usuarios desarrollar aplicaciones para conjuntamente
integrarlas a la plataforma.
Cada vez la nube tiene una mayor importancia entre los usuarios. Muchas empresas
están ofreciendo actualmente servicios basados en ella que, poco a poco, van
ganando fama y éxito entre los usuarios. El principal problema que actualmente tiene
la nube es que necesitamos instalar para utilizar cada plataforma los clientes
correspondientes, llegando a tener que depender en ocasiones de 3 o 4 programas,
cada uno encargado de llevar a cabo una función. Bitrix24 ha sido desarrollado con
el fin de eliminar la necesidad de instalar tanto software en nuestros sistemas
(Velasco 2014).
Cada vez la nube tiene una mayor importancia entre los usuarios. Muchas empresas
están ofreciendo actualmente servicios basados en ella que, poco a poco, van ganando
fama y éxito entre los usuarios. El principal problema que actualmente tiene la nube es
que necesitamos instalar para utilizar cada plataforma los clientes correspondientes,
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llegando a tener que depender en ocasiones de 3 o 4 programas, cada uno encargado de
llevar a cabo una función. Bitrix24 ha sido desarrollado con el fin de eliminar la
necesidad de instalar tanto software en nuestros sistemas
1.4 Justificación del tema
En un mundo totalmente informatizado las comunicaciones son tan esenciales que
son indispensables para el desarrollo personal y empresarial. ¿Qué tan fácil puede ser
comunicarse dentro de una empresa?, existen las herramientas de sistemas suficientes
para una buena comunicación empresarial para una buena gestión? Estas y otras
preguntas son vitales comprenderlas y elaborarlas y son, un justificativo de este trabajo
investigativo el ofrecer una herramienta de intranet excelente para gestión empresarial y
seguimiento de proyectos.
Bitrix24 se va posicionando como una herramienta para la gestión integrada de
tareas, documentos compartidos y seguimiento de tiempos, todo en una sola interfaz
social, la misma que permitirá una máxima eficiencia en las comunicaciones y el trabajo
diario. Este también es uno de los justificativos más importantes para conocer esta
herramienta de intranet y la ponemos a la disposición del usuario para conocerla.
1.5 Objetivos
1.5.1 Objetivo General
Analizar a la herramienta de intranet Bitrix24 como soporte a la gestión
empresarial y proyectos corporativos.
1.5.2 Objetivos Específicos
Describir a Bitrix24 como la aplicación web en la nube para gestionar y
administrar proyectos destacando su potencial como intranet corporativa.
5
Particularizar las características técnicas de Bitrix24 puntualizando los
beneficios para las empresas en la gestión y seguimiento de proyectos
corporativos.
Comparar la funcionalidad de Bitrix24 con relación otras herramientas del
mercado como gestor y seguimiento de proyectos corporativos.
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Aspectos metodológicos
2.1 Materiales
2.1.1. Recursos de Bibliografías
Se usaron los siguientes recursos bibliográficos para este trabajo investigativo:
Artículos de Gestión empresarial basados en las TIC
Biblioteca de la Universidad Agraria
Fascículos y publicaciones informáticas
Libros y bibliografía de Bitrix24
Revistas y otros materiales informáticos relacionados al tema
Google Académico
Bibliotecas de otras Universidades
2.1.2. Materiales y Equipos
Dispositivos de almacenamiento masivo como pendrive, CD-ROM, DVD
entre otros.
Computador portátil o de escritorio
Herramientas ofimáticas.
Impresora a Inyección o Laser para impresiones
Papelería y otros materiales de oficina
2.1.3. Recursos Humanos
Fue indispensable contar con el Tutor monográfico como recurso humano principal,
se sumó a ello el alumno desarrollador, otros docentes de la Universidad Agraria.
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2.2 Métodos
2.2.1. Modalidad y tipo de Investigación
El tipo de investigación, orienta la finalidad general del estudio y la manera como se
recogieron los datos necesarios. Para seleccionar el tipo de investigación se consideró el
propósito, las estrategias, los objetivos y otros aspectos en los que se encuentran
inmersos la investigación.
Este trabajo se enmarcó dentro del tipo de investigación descriptiva. En definitiva
este tipo de investigación permitió medir la información recolectada para luego
describir, analizar e interpretar sistemáticamente las características del fenómeno
estudiado con base en la realidad del escenario planteado.
2.2.2. Tipos de Métodos
Para nosotros, el método es considerado el camino para alcanzar una meta. Para ello
se los usó siguiendo los lineamientos y técnicas, de manera repetida de tal forma que fue
aplicado las veces que fueron necesarias para alcanzar el objetivo deseado de esta
investigación. Los tipos de métodos también influyeron en las fuentes de información.
Un centro importante de datos fue la biblioteca universitaria de la Universidad Agraria
del Ecuador.
2.2.2.2. Método Inductivo
Método útil que partió de lo particular a lo general y básicamente los datos se
obtuvieron con la observación, así, se puede particularizar que el uso de la herramienta
Bitrix24 permitió hacer más organizados a los empleados y su aporte mejoró como
8
precepto general en la gestión empresarial. Mediante la clasificación de los datos este
método llegó a conclusiones generales.
2.2.2.3. Método Deductivo
Método útil que permite análisis generales para llegar a premisas y conclusiones
particulares así, con los módulos de Bitrix24, se puede decir de forma general que esta
herramienta gestionó totalmente las actividades empresariales. Sin duda, este método
ayudó a generar nuevos conocimientos o proposiciones que aportaron a una mejor
crítica y usos de estas herramientas Bitrix24.
2.2.2.4. Método Analítico
Método útil que mediante la información, descompuso premisas e hipótesis generales
a definiciones básicas así, se pudieron recopilar todos los conceptos generales de la
herramienta TIC Bitrix24 hasta poder concluir, por ejemplo que Bitrix24 puede resolver
los casos de comunicación intranet en la gestión empresarial, por lo que ayudó a una
mejor comprensión del uso de estas tecnologías.
2.2.2.1. Método Bibliográfico
Método útil que permitió manipular la información registrada para llevar a cabo su
propia investigación. Así, el uso del método bibliográfico junto con el análisis de los
datos nos llevaron a comprender cómo esta herramienta TIC Bitrix24 fue ganando
terreno de la gestión empresarial. Los métodos de investigación bibliográfica fueron los
hilos que permitieron localizar y seleccionar la información precisa de entre toda la
masa documental que existe.
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2.3. Técnicas
Para la realización de la presente monografía, se utilizó la técnica de investigación
bibliográfica, que permitió la recopilación, el análisis y la selección de la información,
donde se fundamentó y complementó la investigación con las teorías de diferentes
autores.
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Análisis y revisión de literatura
3.1. Bitrix24 la aplicación web en la nube para gestionar y administrar proyectos
destacando su potencial como intranet corporativa
Antes de iniciar con este apasionante tema, debemos comprender ciertos conceptos
fundamentales que nos permitirán dar una visión inicial efectiva de los que son las
herramientas web empresariales, sistemas corporativos basados en la nube como
también metodologías empresariales basadas en las TIC.
Para iniciar, veamos un concepto muy difundido dentro de los procesos
empresariales basados en tecnologías de la información y comunicación.
3.1.1. Que es un CRM?
Los CRM son una indispensable herramienta en la administración empresarial,
deriva las siglas de "Customer Relationship Management", que significa "gestión de las
relaciones con el cliente", ASESORES-E (2012), nos explica que “Un CRM no es una
nueva filosofía de trabajo u organización, sino resultado de unir las antiguas técnicas
comerciales de pequeños establecimientos, con la tecnología de la información”. El
objetivo principal del CRM es disponer en todo momento de la información
empresarial, tanto para satisfacer necesidades de clientes, como para tomar decisiones y
mejores estrategias comerciales.
Este concepto es importante llevarlo en mente por cuanto, se relaciona mucho con la
herramienta Bitrix24 ya que es uno de los pilares fundamentales en sus procesos. De
hecho, Bitrix24 emula procesos de CRM dentro de sus características y herramientas.
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3.1.2. Que es Bitrix24
Hay muchas definiciones de esta gran herramienta pero, para Simoes (2015)
“Bitrix24 es un conjunto completo de herramientas de colaboración social, de
comunicación y gestión para tu equipo”. Bitrix24 tiene más de 35 módulos reunidos en
un mismo sitio como red social interna, un gestor de tareas y proyectos, un servicio de
chat y videoconferencia en grupo, un servicio de gestión de documentos
utilizando Google Docs y MS Office, un calendario con gestor de tareas, un servicio de
correo electrónico, un sistema de telefonía que te permite realizar llamadas nacionales e
internacionales y para completar esta potente funcionalidad posee un CRM muy
completo con el que se puede gestionar los contactos que serán futuros clientes.
En otro concepto, Chiesa (2009) Nos dice que, “El CRM (Customer Relationship
Management) es una herramienta imprescindible para conseguir una sólida relación de
pareja empresa-cliente” (p.1).
Ahora bien para Sevilla (2015) “Bitrix24 se autodenomina como una suite completa
de herramientas de colaboración social, de comunicación y de gestión para su equipo”.
Si ampliamos este concepto, podemos decir que es un conjunto de herramientas
integradas usadas para gestionar y administrar una empresa en un entorno virtual de
intranet corporativa, una red social, un gestor de tareas y proyectos, gestión documental,
un servicio de almacenamiento en la nube, calendario integrado con el gestor de tareas,
un completo servicio de correo electrónico, chat y video llamada todo esto sumado a un
excelente CRM (Customer Relationship Management).
12
3.1.3. Quienes usan Bitrix24
Los entornos corporativos son ahora tan complejos que es necesario el soporte de
herramientas computacionales.
Bitrix24 está pensado para todos aquellos usuarios que utilizan de forma habitual la
nube para diferentes funciones: almacenar archivos, sincronizar directorios, editar
documentos, comunicarse, etc. Según los servicios que utilicemos, en muchas
ocasiones, nos vemos obligados a utilizar unas aplicaciones u otras desarrolladas por las
empresas correspondientes, por ejemplo, un cliente para Dropbox para almacenar
archivos, Skype para comunicarse y Google Drive para editar documentos (Velasco,
2014).
Conocemos que Bitrix Inc, ya está a las órdenes de importantes empresas de nivel
mundial como Microsoft y Oracle, lo que nos permite manejar soluciones para estas
bases de datos. Para llegar a estos mercados la política de precios y licencias flexible y
cómoda que maneja llamaron la atención y se convierte en una buena alternativa tanto
para grandes, como para pequeñas empresas.
Aunque Bitrix24 es una herramienta especialmente diseñada para entornos
empresariales, a muchos usuarios también les resultará útil, especialmente para aquellos
que tengan que trabajar de forma conjunta para llevar a cabo determinadas funciones o
trabajos, por ejemplo, universitarios haciendo un trabajo de investigación o un grupo de
amigos que quiere compartir fácilmente documentos acota (Velasco, 2014).
Por otro lado Bitrix Inc, cuenta con más de 4000 socios en los 7 continentes, los
mismos que distribuyen y desarrollan soluciones de muy alta calidad usando los
13
productos Bitrix como base y con la atenta supervisión y capacitación de los
productores de esta tecnología de vanguardia. Otro tema importante de mencionar es
que los productos Bitrix se encuentran traducidos a varios idiomas, entre ellos el
español, el inglés, el alemán, ruso, chino, entre otros.
Bitrix, cuenta con más de 30.000 clientes alrededor del mundo, muchos de ellos muy
representativos en sus respectivos sectores, además de ser, en algunos casos, empresas
listadas en el Fortune 500. Dentro de las empresas y marcas más importantes que
confían en los productos Bitrix podemos mencionar: Xerox, Toshiba, Epson, Samsung,
Panasonic, Volkswagen, Hyundai, KIA, Gazprom, VTB, Zurich Insurance, DPD,
PriceWaterHouseCoopers, Cosmopolitan, Vogue, PC Magazine, entre otros importantes
clientes según (Ramos, 2015).
3.1.4. Funciones Corporativas de la Herramienta Bitrix24
Bitrix24 es una completa solución de Intranet/Extranet corporativa cuyo mayor
objetivo es la de proveer, a cualquier tipo de organización y a sus usuarios, herramientas
que les permitan pasar a los llamados "Modelos de Gestión 2.0", potenciando y
mejorando los procesos de organización, gestión, difusión de información, trabajo
colaborativo y comunicación corporativa (BITRIX 24, 2015).
Podemos decir que, esta herramienta empresarial es tan grande que estudiarla a
minuciosidad involucra todo un proceso y plan de estudio con una inversión de tiempo
considerable. Su implementación de por sí, involucra un movimiento logístico
considerable en las empresas a implementar pero por supuesto con resultados muy
buenos en lo que se refiere a control y seguimiento de actividades empresariales y
corporativas.
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Comprendamos ahora todo el potencial de Bitrix puntualizando las principales
funciones con un breve análisis mismo que ayudarán a una concepción clara de lo que
es capaz esta herramienta.
Función de Gestión de Contenidos: Las funciones de Gestión de Contenidos,
del Portal de Intranet de Bitrix24, cubren todas las necesidades que una solución
profesional de Intranet Corporativa pudiera requerir. Mediante estas funciones el
adicionar, modificar o eliminar información del portal, ya sean textos, imágenes,
links, videos o lo que sea, es muy sencillo y amigable. Directorio de Empleados
- Perfiles de Empleados - Escritorios Personalizados (Dashboards) - Estructura y
percepción de la Organziación- Herramientas de Recursos Humanos –
Documentos Públicos - Orientación para Nuevos Empleados - Galería de Fotos
Pública - Galería de Videos
Comunicación: El Portal de Intranet Bitrix24, provee una gran cantidad de
herramientas orientadas a mejorar y optimizar los procesos de comunicación
interna o externa de cualquier tipo de organización. Con las herramientas de
comunicación de Bitrix24, los usuarios pueden elegir ¿qué tipo de información
recibir?, ¿cuándo y dónde recibirla? y ¿con quién compartirla?. Flujo de
Actividad - Conversaciones Internas - Mensajería Instantánea - Integración de
Correo Electrónico - Enviar & Guardar, Canalización de Notificaciones
Colaboración: Las funciones colaborativas de Bitrix24 son un conjunto de
herramientas que nos ayudan en la comunicación y difusión de ideas, en el
compartir recursos y en el coordinar nuestros esfuerzos de trabajo en
colaboración con otros miembros de nuestra organización o con miembros
externos a ella, pero con una interacción constante.
15
Administración de Tareas: Las Tareas pueden configurarse para usuarios
individualmente o para usuarios dentro de sus respectivos Grupos de Trabajo (o
proyectos). De hecho, la gestión de proyectos es posible desde los grupos de
trabajo utilizando las herramientas de gráfico de Gantt, seguimiento de tiempos,
recordatorios y otras características proveídas por Bitrix24.
Gestión del Tiempo: La Gestión del Tiempo 2,0 de Bitrix24 es un sistema
multifacético que hace mucho más que ser un marcador de tiempos de entrada y
salida para los empleados. La interfaz del día de trabajo también ayuda con la
planificación de las tareas para el día y ofrece un espacio para enviar un informe
diario sobre las tareas y actividades desarrolladas por el empleado.
Redes Sociales: Las funciones de redes sociales laborales integradas a Bitrix 24,
ofrecen una serie de soluciones orientadas a mejorar la interacción entre los
usuarios del Portal de Intranet. Generar información de más de una vía, se hace
sencillo con estas funciones, así como el definir con quien compartirla.
Múltiples Departamentos - Extranet - Cuadro de Ausencias - Reserva de Sala de
Reunión - Encuestas y Sondeos – Wiki Administración de Documentos - Grupos
de Trabajo (Proyectos) - Calendarios - Formularios de Solicitud de Servicio
Asistente para Informes - Gestión de Ideas - Reuniones y Sesiones Informativas
Blog - Foros - Amigos - Galería de Fotos Personales – Clasificados
Gestión de Procesos de Negocios: Los Procesos de Negocios (Business
Process) en Bitrix24 tienen amplias implicaciones para el cliente. Esta función
tiene mucho que ver con la expresión "la última milla" (utilizada en el sector de
telecomunicaciones): Los Procesos de Negocios llevan la potencia de la intranet
a los lugares que más lo necesitan, a las operaciones diarias, a las repetitivas y
las más importantes operaciones de su negocio.
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E-Learning: El módulo de e-Learning permite crear cursos on-line, realizar
pruebas y certificar a los usuarios. Este módulo permite la creación de un
número ilimitado de pruebas y cursos de educación on-line para sus empleados.
Servicios de HelpDesk: Bitrix24 está equipado con un servicio de asistencia
remota profesional, help desk o escritorio remoto de ayuda. Esta solución nos
ayuda a organizar los servicios de asistencia técnica permitiéndonos crear un
método eficiente y transparente de gestión de solicitudes de servicio.
Administración de Registros: La característica principal del módulo de Listas
Comunes (Common Lists) es que permite la creación de una lista de cualquier
número de elementos que a su vez contiene campos configurables y
personalizables, directamente desde la zona pública de su solución Bitrix.
Seguridad: Toda la seguridad de su solución de intranet Bitrix se realiza,
gestiona y centraliza en un único módulo, Protección Proactiva (PRO+PRO), el
mismo que combina las medidas técnicas y organizativas necesarias para
combatir el código potencialmente malicioso que ha sido objeto de modificación
y cuya función aún se desconoce. .
Integración: Bitrix24 incluye varias alternativas en cuanto a integración con
datos externos se refiere. Gracias a estas funciones usted puede usar datos de
software externos dentro de Bitrix, o usar datos de Bitrix en soluciones externas,
asegurando, de esta manera, una actualización coherente de datos y una óptima
gestión de la información de su organización.
Administración: La administrabilidad del portal de intranet de Bitrix24, es una
de sus puntos más fuertes y en los que más se ha trabajado. Las siguientes
funciones están orientadas a facilitar la experiencia de uso de la solución de
intranet, tanto para administradores como para usuarios. Edición desde el Front-
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End - Zonas Horarias Automáticos - Back-end (Panel de Control) - Registro de
Cambios - Web-It ! Notas Interfaz de Usuario Adaptable - Interfaz Multilingüe -
Web Clusters
Diseño: La visión externa de la intranet se determina por una plantilla gráfica
(Bitrix incluye de manera predeterminada dos plantillas) y los administradores
de la solución pueden elaborar su propia plantilla si lo ven necesario.
3.1.5. Porque usar Bitrix24
El sitio KINETICS SOLUTIONS (2014) explica el porqué del uso de Bitrix Intranet,
pues invita a disfrutar de una nueva forma de trabajar y comunicarse, le permite
comunicarse y colaborar con sus clientes, socios y colegas al instante. Esta suite
empresarial de colaboración social cuenta con más de 35 herramientas de comunicación
y gestión para su equipo. Si necesita una intranet en su negocio, Bitrix es su solución.
Esta herramienta le provee una sólida y eficiente respuesta en cuanto a Intranet
corporativa se refiere.
Imagínese que sus empleados puedan comunicarse como si estuvieran en una red
social. Esta herramienta le permitirá tener una gestión integrada de labores y
documentos compartidos, todo en una sola interfaz que mejorará sus comunicaciones
internas. Bitrix también le ofrece herramientas para el desarrollo de proyectos, creación
de documentos, chats y videos, calendarios, correo electrónico, CRM, recursos
humanos, entre otras muchas ventajas. Por todo esto, KINETICS SOLUTIONS (2014)
justifica su uso en las empresas.
18
3.1.6. El CRM y sus procesos de negocios
Los Prospectos y Negociaciones se pueden procesar con gran automatización
mediante el proceso de negocio. Un Proceso de Negocio puede contener una o todas las
acciones posibles con los elementos del CRM: el envío de correo electrónico,
asignación de responsable, asignación de tareas, procesos empresariales, etc., pueden
cambiar el estado de los elementos, completar los campos y crear nuevos elementos
tales como negociaciones. Los procesos de negocio del CRM y la biblioteca de
documentos son la mejor manera de encajar Bitrix24 con las operaciones específicas de
una empresa.
3.1.7. El CRM de Bitrix24
Ya estamos viendo que Bitrix24 es una herramienta que incorpora una serie de
opciones y funcionalidades netamente para entornos empresariales en una sola
plataforma, cumpliendo funciones de una intranet, a través de internet e incluso
conocemos que ya existen versiones para móviles que veremos más adelante.
El componente más importante de Bitrix24 es su CRM pues es la médula de los
procesos y el seguimiento de proyectos empresariales, dedicaremos un apartado especial
a tan importante función de esta herramienta corporativa Bitrix24.
Bitrix24 es una herramienta de productividad, pero que adopta el formato de red
social, siendo la línea cronológica de actividades el elemento central de la misma,
permitiendo a cada empleado su personalización, con el objeto de acceder a aquellas
actividades que le compete según su función dentro de la organización. En dicha línea
cronológica, se puede publicar todo tipo de contenidos, que podrá llevar aparejado
desde archivos adjuntos hasta vídeos, y que puede ir destinado a todos los integrantes de
19
la misma organización a personas específicas, pasando por los diferentes grupos
creados, como pueden ser los distintos departamentos (Hidalgo, 2012).
El sitio MASQUENEGOCIO (2016) explica que “La versión gratuita de Bitrix24
incluye la función de CRM, que administra la interacción con clientes o cualquier
agente externo a la compañía”. Estas interacciones se registran y son susceptibles de
integrarse para informes, hacer análisis. El CRM de Bitrix24 permite segmentar el
público objetivo, gestionar facturas y presupuestos, enviar e-mails individuales o en
grupo o hacer llamadas a clientes. Además, se puede integrar con aplicaciones externas
como Mailchimp, Xero, servicios de almacenamiento en la nube (Dropbox, Box,
Google Drive, OneDrive), etc.
Seguramente el CRM sea lo más destacable de Bitrix24, ya que es difícil encontrar
este servicio de forma gratuita. Pero Bitrix24 aporta un conjunto de herramientas muy
completas para la gestión en equipo de proyectos corporativos o empresariales.
El CRM (Customer Relationship Management) de Bitrix24 administra la interacción
con clientes, clientes potenciales, colaboradores externos, gente de prensa y cualquier
otro grupo de personas externas a nuestra organización pero que tengan relación con
ella. El CRM en Bitrix24 forma una base de contactos donde se gestionan y almacenan
la interacción y el historial de nuestros contactos. Todos los nuevos eventos (llamadas
telefónicas, mensajes, reuniones) vinculados a un contacto o a una empresa son
fácilmente registrados y de esta manera puede ser planificada una mayor interacción,
incluyendo la integración de asignación de tareas (BITRIX24 CRM, 2015).
Veamos a estudiar ahora este componente importante de Bitrix24 su CRM, los
módulos que forman parte, su funcionalidad y características generales como también la
20
importancia para el manejo de proyectos empresariales. Es que como se dijo antes el
CRM es la parte medular de esta herramienta informática.
3.1.8. Características del CRM Bitrix:
Estos modelos según el portal especializado SOFTDOIT (2015), aportan
instrumentos para la creación de informes, importar y exportar contactos, y analizar y
clasificar todos los datos almacenados, con la precisión que corresponda.
Mediante CRM Bitrix se pueden controlar aspectos como las ventas, campañas de
marketing, facturaciones a clientes, etc. La interfaz del CRM Bitrix es cómoda e
intuitivo, y genera u flujo de actividad entre todo el departamento comercial de la
compañía. Esta interfaz universal permite acciones (notas, correos electrónicos, tareas,
reuniones y llamadas telefónicas), que pueden ser consultadas en el sistema CRM desde
cualquier dispositivo y usuario autorizado.
Veamos las características de este importantísimo módulo de Bitrix tan usado y
explotado por las empresas que lo usan por su versatilidad y beneficios anexos.
Las aplicaciones de CRM Bitrix permiten crear informes, contactos procedentes
de importación / exportación, llevar a cabo el análisis de la situación a tiempo
real, y para realizar la segmentación de la cartera de clientes de la empresa, y de
los proveedores.
En lo referido a la facturación, con CRM Bitrix pueden emitirse facturas en
tiempo real. Los datos del cliente se integran automáticamente en una factura. El
proceso comienza por seleccionar el contacto, compañía, negociación comercial o
transacción. Los productos y servicios que se incluyen en la factura pueden ser
seleccionados a partir de los elementos existentes, o bien, puede crear otros
nuevos sobre la marcha. En una última fase, puede enviarse la factura
21
directamente desde CRM Bitrix a la dirección de correo electrónico del cliente,
guardar la factura en formato PDF e incluso imprimirla directamente desde su
explorador Web.
En materia de dispositivos móviles, también ofrece importantes soluciones. La
idea principal es tener a disposición toda la información contenida en el sistema
CRM mientras los agentes comerciales de la empresa se desplazan.
La interacción con el correo electrónico es otra de las funcionalidades
principales; pueden realizarse envíos individuales o en grupo a una lista de
clientes potenciales, contactos o empresas, con la opción de adjuntar archivos,
desde el software local o bases externas de datos. Las plantillas de los correos o
mensajes pueden generarse en el CRM de forma automática. Las respuestas de los
destinatarios de estos correos se guardan en el sistema CRM de también de una
forma automática.
Igualmente, las llamadas a clientes se pueden realizar directamente desde
el CRM con las aplicaciones de telefonía IP. Sólo es preciso hacer clic en un
número de teléfono, y la aplicación de telefonía IP (Skype, Lync, etc.), realizará la
llamada directamente.
3.2. Características técnicas de bitrix24 sus beneficios para las empresas en la
gestión y seguimiento de proyectos corporativos
3.2.1. Características técnicas de Bitrix24
Toda herramienta de implementación tecnológica igualmente contiene muchas
características que los diferencian a cada cual. Simone (2015) nos explica a
continuación las características de esta eficiente herramienta empresarial Bitrix24
Gratuito hasta 12 personas.
5 GB de almacenamiento en la nube.
22
Intranet Social. Puedes utilizar el poder de las redes sociales empresariales en las
operaciones diarias de tu empresa.
Flujo de actividades al estilo Facebook. Todos los cambios de la intranet se ven
reflejados en tiempo real. Puedes configurar lo que quieres ver o no.
Conversaciones. Privadas o en grupo con la posibilidad de agregar documentos o
imágenes.
Integración con las Redes Sociales más populares (Facebook, Twitter, etc.).
Sincronización de documentos. Editas en tu ordenador y se actualiza la aplicación
web.
Varios idiomas. Está disponible también en castellano.
Funciona en los dispositivos móviles iOS y Android.
3.2.2. Información Técnica de Bitrix del Intranet Portal
Ramos (2015), Nos presenta una útil información técnica que nos da una visión de lo
que necesitamos para implementar Bitrix24 que va desde, la parte física como el
Hardware y la parte lógica. Veamos:
Requisitos del sistema Hardward
Espacio libre en el disco: 500 Mb
RAM: 1 GB
Requisitos y Aspectos lógicos de sistemas
Unix/Linux/Sun/HP-UX
Windows NT/Windows XP/Windows Vista/Windows Server 2003 &
2008/Windows 7
23
Navegadores: Mozilla Firefox 2-3, Internet Explorer 6-7-8, Chrome Servidor.-
Apache 1.3.X o superior o Microsoft IIS 5.0 o superior. o PHP 4.3.9 o superior.
Base de datos.- MySQL 4.1.11 o superior, o Oracle 10g o Microsoft SQL Server
2000 o superior. Costos de implementación Servidor.
3.2.3. Los Costos de Bitrix24
Este quizás es el punto clave para la adquisición de Bitrix aun conociendo las
múltiples bondades, Ramos (2015), nos explica “el costo promedio de un servicio de
HOSTING capaz de soportar una solución Bitrix, oscila entre $ 2.00 o $ 3.00 mensuales
por usuario, dependiendo de las exigencias a las que se enfrente el sistema”.
A continuación se explica a minuciosamente los precios costos y otros detalles per, el
precio depende del número de usuarios que tendrá la Intranet. Veamos
El paquete básico de BIP está entre lo $ 1800.00 y $ 3300.00 dólares e incluye
permisos para 25 usuarios, por cada usuario adicional deberemos pagarse un adicional
de $40.00. Normalmente hay descuentos por volumen, y con frecuencia se encontrará
ofertas e interesantes oportunidades. Renovación de las suscripciones al comprar una
licencia se accede gratuitamente y por todo un año a una suscripción que permite,
acceder al servidor de actualizaciones de BIP (nos permite actualizar el software) o
Acceder al Help Desck (nos permite acceder a soporte técnico gratuito on-line). Con el
fin de continuar con el acceso a estos dos importantes servicios, los propietarios de una
licencia de BIP (los propietarios del Portal de Intranet) deberán renovar sus
suscripciones anualmente, con un costo igual al 22% del valor de la licencia original,
siempre y cuando se haga la renovación dentro de los primeros 30 días después del
24
vencimiento de la licencia, después de ese periodo el costo de renovación de la
suscripción tendrá un costo del 60 % del valor de la licencia original (Ramos, 2015).
3.2.4. Beneficios de Bitrix24 y sus componentes
Ya hemos visto que uno de los mayores atractivos empresariales de Bitrix24 es el
Customer Relationship Management (CRM) o en español Administración de Relación
entre Clientes, el cual es una clase de software que suministra la estructura y coherencia
en la gestión de contactos de negocios y posibles contactos o clientes. Recordemos que,
el CRM organiza la información acerca de los clientes y las diversas interacciones con
los mismos, desde la fase de clasificación a través del cierre de las ventas
(SOCIALTECH, 2016).
Es que el CMR es la parte medular de Bitrix24 y ofrece una gran ayuda para el
crecimiento empresarial y gestión de clientes por lo que, este software es del que mayor
beneficios presta tanto a usuarios como a empresas. Veamos los beneficios de Bitrix24
y su CRM enfocados en los dos entes principales del negocio.
3.2.4.1. Beneficios para los Usuarios
Interfaz fácil de utilizar.
Gestión de tareas, proyectos y eventos dentro de grupos de trabajo.
Gestión sencilla y cómoda al momento de compartir archivos.
Servicios de almacenamiento para salvaguardar documentos y trabajo en la
Intranet.
Soporte en línea permanente.
Sencilla interfaz de personalización de perfiles.
La herramienta permite organizar y compartir documentos, audios y videos.
Generación de galerías de fotos públicas y privadas.
25
3.2.4.2. Beneficios para las empresas asociadas
Llevar control de ingreso, descanso y salida de los empleados.
Interfaz fácil de configurar.
Gestión de tareas, proyectos y eventos.
Seguimiento del tiempo de realización de las tareas asignadas.
Seguimiento del progreso de las tareas y efectividad en la resolución de
inconvenientes.
Simple gestión de documentos y uso compartido de archivos.
Integración con MS Outlook y MS Office.
Editor visual amigable.
Procesos de negocios personalizables.
26
3.3. La funcionalidad de bitrix24 con relación otras herramientas del mercado
como gestor y seguimiento de proyectos corporativos
3.3.1. ¿Cómo funciona?
Bitrix24 es una herramienta sencilla e intuitiva tiene la estructura básica de
plataformas como Facebook o Linkedin, las dificultades en utilizarlo serán muy bajas.
Al acceso y registro es simple y se puede usar las cuentas de Facebook, GooglePlus, o
Twitter. Una vez registrado, podrás acceder a tu flujo de actividades, configurar todas
las propiedades de seguridad y utilizar empezar ya a explotar el CRM para gestionar a
clientes o posibles clientes. Bitrix24 tiene una API abierta, lo que permite a tus
desarrolladores crear aplicaciones para integrar con la plataforma. También puedes
integrar aplicaciones de terceros, como el Basecamp o el Mailchimp.
Después del registro y configuraciones básicas, se puede personalizar la red social
interna, añadir un propio logo, utilizar un propio dominio acorde a tu empresa, pero si la
organización tiene más de 12 personas, se tendrá que contratar uno de los planes de
pago, a partir de $99/mes. Bitrix24 es de aquellas herramientas a la que no das valor
hasta que empiezas a jugar con ella. Además es un “todo en uno” que vale la pena
experimentar y ver si realmente sirve para tu empresa.
El funcionamiento de Bitrix24 tanto en su versión gratuita como de pago es muy
sencillo según Sevilla (2015) “está basado en una plataforma web (con sus
ventajas, pero también sus posibles inconvenientes respecto a privacidad y protección
de datos) estructurada a modo de red social colaborativa en la que todos los integrantes
tienen funciones asignadas y accesos/derechos a los determinados lugares de la red”.
27
Dentro del funcionamiento de Bitrix una vez que se ha ingresado, veremos que lo
primero que se accede es a nuestro Flujo de Actividad (Activity Stream) donde, a modo
de red social, se refleja todo lo relacionado con los empleados, ya sea por asignación
directa o por que estemos asociados. Asimismo, encontraremos todas las
conversaciones en chat que tengamos, que además quedan guardadas en el sistema, por
lo que se pueden realizar búsquedas muy completas sobre ellas. Estas conversaciones,
que pueden ser en grupo, pueden realizarse a modo de clásico chat, o por
call/videoconferencia según (Sevilla, 2015).
Ahora, una de las ventajas es que Bitrix brinda un servicio de almacenamiento en la
nube de 5GB que es bajo con relación a herramientas de Google Docs y MS Office
online pero, podremos optar por estos sistemas de archivo y abrirlos en Bitrix24 una
simbiosis perfecta. Si optamos por descargar la versión desktop, la modificación de los
documentos la podremos realizar en local, sincronizándose perfectamente con la
aplicación web. Finalmente
Dentro del funcionamiento de Bitrix, hay detalles importantes como el estado “Me
gusta” a modo Facebook de las distintas entradas y comentarios que realice el personal
de la organización. Por otro lado, con Bitrix24 contamos con un completo gestor de
tareas y proyectos calendarizado, que no tiene nada que envidiarle a plataformas
dedicadas solo a este fin. Este gestor, se encuentra totalmente integrado en los grupos de
trabajo y nos permite llevar un perfecto control de los proyectos con herramientas que
van desde diagramas de Gantt, gestión de cargas de trabajo, participación de
colaboradores externos, informes de desempeño, etc. (Sevilla, 2015).
28
3.3.2. Herramientas que compiten con Bitrix24
Estamos viendo el enorme potencial de funcionalidad que Bitrix24 posee que sin
duda, para un usuario con poca experiencia en el manejo de este tipo de herramientas
podrá adaptarse pronto. Sin embargo, hemos detectado otras herramientas que en el
mercado tienen su aceptación.
Veamos a continuación algunas herramientas para la gestión y comunicación
empresarial que compiten con Bitrix.
Trello: Una herramienta valiosísima con la que podremos administrar un
proyecto. Trello funciona de forma similar a una pizarra en la que podemos crear
tableros para tener todas las tareas organizadas y visualizarlas en todo momento.
Sea cual fuera el proyecto a realizar, esta herramienta es muy útil ya que permite
saber qué hacer, a quién se le asigna la labor y cuál es la siguiente tarea en el
orden de prioridades.
Prezi: Para preparar y dar mejor presentación en exposiciones. Dice el slogan de
promoción de este software, y nunca mejor explicado. Prezi es una gran
alternativa gratuita a las tradicionales presentaciones en PowerPoint, con la que
podrás elaborar exposiciones de gran calidad para utilizarlas en tus reuniones de
trabajo. En su versión en línea puedes utilizarla directamente, sin necesidad de
instalar el software.
Expensify: Una poderosa aplicación para el control de gastos, Expensify puede
facilitar el trabajo de cualquier empresa ya que presenta de forma fácil los
reportes de los egresos realizados mediante la captura digital de los recibos y la
clasificación de los gastos. También, permite importar las transacciones desde
29
una tarjeta de crédito o cuentas bancarias. Puede instalarse en cualquier
dispositivo móvil.
SEMrush: Una herramienta muy útil para hacerle seguimiento a la competencia.
SEMrush te permitirá acceder a mucha información valiosa para conocer los
puntos fuertes de tus rivales, cuales son los criterios que domina, en qué posición
aparece de acuerdo a las palabras, cuántas son las visitas que recibe desde
Google y otras variables importantes de análisis del SEO y el SEM. Es una gran
ayuda en tu estrategia de posicionamiento.
Quizás usando cualquiera de estas herramientas se logrará optimizar la gestión y
seguimiento de proyectos empresariales así también, llevar un manejo adecuado del
tiempo y dedicarse a lo que es realmente importante en un negocio. Sólo el cliente sabrá
encontrar la diferencia y la preferencia adecuada al optar por uno u otro producto de lo
que vimos anteriormente o Bitrix24. Todos tienen algo en común y es aprovechar los
beneficios que ofrece el acceso a la información a través de internet y mejorar los
resultados para ser más competitivo.
3.3.3. Herramientas para el control Empresarial de PYMES
Cualquier empresa mediana o pequeña necesitará en algún momento herramientas
informáticas y sistemas de cómputo para administrar sus procesos. A continuación,
hemos recopilado varias herramientas en la web que al igual que Bitrix24 ayudarán a la
gestión empresarial y al seguimiento de sus proyectos corporativo. Esperamos que estos
ítems despierten el interés al lector por ampliar información de estas herramientas para
el asesoramiento adecuado.
30
Según Fernández (2016), las siguientes herramientas para web, pueden solventar al
menos en los aspectos básicos las actividades empresariales y el seguimiento de
proyectos pero, para su uso se debe tener en cuenta los siguientes parámetros:
Que estuvieran en la nube,
y que fueran de fácil uso y sin costes astronómicos.
A continuación listamos todas aquellas herramientas que se usan hoy en día con sus
pros y contras.
Google Apps: Herramienta de colaboración para Pymes Suite de herramientas
de Google de correo, ofimática y almacenamiento de Google. Accesible desde
desktop y móvil de una manera muy cómoda y sencilla, para nosotros en
primera instancia fue una decisión muy clara. El único inconveniente que le
vemos a la suite es que muchos trabajadores están acostumbrados a trabajar con
Outlook para gestión de email, por lo que pueden sentirse un poco incómodos al
principio usando la herramienta. El precio ronda los 40€ por usuario al año en us
versión básica.
Asana: Herramienta para Pymes de gestión de proyectos. Desde proyectos de
diseño y desarrollo web, hasta proyectos de gestión de cuentas de publicidad. Es
una herramienta cómoda y sencilla de utilizar que permite entre otras crear
tareas recurrentes, copiar proyectos enteros, compartir tareas con otros
empleados, chat por proyecto, enlazar documentos a los proyectos, etc…
Además de todas sus ventajas propias, tiene muchas integraciones muy útiles.
Nosotros empleamos dos: Instagam, para tener una visualización de los
proyectos a nivel de Diagramas de Gantt y Everhour para controlar el tiempo
que destinamos a cada proyecto y cliente y poder hacer análisis de rentabilidad.
La mayor de las desventajas es que no podemos enlazarla con aspectos de
31
facturación para analizar directamente la rentabilidad de los proyectos. No
obstante es gratuito hasta 15 empleados, por lo que se la recomendamos a
cualquier PYME.
Everhour: Gestión de tiempos de proyectos en la nube Everhoures una
herramienta que permite controlar el tiempo que se dedica a cada proyecto de
manera muy cómoda y sencilla y que permite la integración con Asana. Para
contar el tiempo que se le dedica a cada cliente, bien desde el interfaz de Asana
o bien a través de un plugin en chrome, podemos activar el temporizador y
desactivarlo una vez finalice la tarea.
Hasta hace poco era una herramienta gratuita, y la hicieron de pago hace poco.
En nuestro caso pagamos 39$ pero nos ofrece mucha agilidad a la hora de hacer
análisis de rentabilidad y saber si estamos ofreciendo a cada cliente el mejor
servicio posible. Una gran desventaja de nuevo es que no está relacionada con
aspectos de facturación por lo que no podemos hacer análisis de manera directa.
Digisigner: Herramienta de Gestión documental de contratos para Pymes. Una
de las primeras cosas que aprendimos cuando empezamos a trabajar es que el
papel realmente es muy prescindible para casi la mayoría de las tareas que se
hacen. Muchas personas imprimen todo tipo de documentos por costumbre, pero
realmente no es necesario. En nuestra empresa apenamos empleamos papel de
oficina. Digisigner es una herramienta que centraliza la gestión de los
documentos legales y permite enviar documentos para firmar a cualquier
colaborador, empresa o empleado. Es gratuita hasta 5 documentos al mes y
cuesta 8$ si tenemos necesidades más amplias.
32
Cam Scanner: Escáner en tu móvil y en la nube Nuestra herramienta de
escaneo. CamScanner es una app tanto para Android como para iOS que permite
escanear documentos emulando un scanner de sobre mesa. Simplemente
haciendo una foto y con unos ajustes sencillos, tendremos digitalizados
documentos en papel para su envío por email o para archivarlos de manera
digital.
Reviso: Herramienta para Pymes de Contabilidad Reviso, antes llamada e-
conomic es nuestra última adquisición. Es una herramienta que permite llevar
una contabilidad según las necesidades que impone la hacienda española,
también en la nube. No requiere ningún tipo de instalación de software y sus
precios empiezan desde 10€/mes para autónomos.
Gracias al uso de todas estas herramientas, muchos de los procesos que en algunas
pymes no se controlan o se controlan de forma manual, se consigue reducir los
tiempos de gestión de las tareas empresariales. La Gerencia tiene en el mercado éstas
múltiples opciones cuya raíz es centrarse en mayor medida en ofrecer mejor servicio a
los clientes y desarrollar una empresa automatizada y gestionada debidamente en base a
las tecnologías.
.
3.3.4. La Seguridad de Bitrix24
Dada la importancia de la información empresarial, sus proyectos y otros, deben
tener el nivel de seguridad necesario más aún si está en la plataforma web hacia todo el
mundo.
33
Bitrix Site Manager proporciona la máxima protección ante las miles de amenazas
que se encuentran en Internet. Cada día su página web podria ser atacado muchas
veces y como consecuencia dañar la integridad de su sitio. Por eso hoy en día una
infinidad de empresas tienden a preocuparse por la seguridad de su sitio web
(BITRIX SITE MANAGER, 2013).
3.3.5. Herramienta PRO+PRO Framework
El PRO + PRO es el marco de seguridad que proporciona un conjunto único de
herramientas para la protección de sus proyectos web. Más importante aún, ahora viene
integrado en los productos de software de Bitrix, sin costo adicional. El marco PRO +
PRO incluye una serie de tecnologías de seguridad de técnicas avanzadas. Los múltiples
niveles de seguridad permiten detectar y combatir casi todas las técnicas conocidas de
hacking y así hacer sus proyectos de Internet invulnerables a las amenazas web más
modernas.
Aquí en Bitrix, creemos que gran parte del éxito de los códigos maliciosos se
encuentra en parte por culpa de los usuarios que compran a vendedores de software que
tienen ignorancia sobre las cuestiones de seguridad, junto con el descuido de seguridad
básica en la web. Un simple análisis del contenido web, y de la gestión de soluciones de
mercado revela una vulnerabilidad que es tan grave como la habitual. El "libro blanco
de la Seguridad en la Web" está a su alcance.Las 10 maneras de mantener tu web segura
y que fue escrito por Marsel Nizam, el Jefe de la Web de desarrollo de seguridad en
Bitrix.
34
El módulo ofrece las características de protección:
Panel de control para establecer el nivel de protección.
Filtro activo (Firewall de aplicaciones Web).
Una contraseña de tecnología de tiempo.
Protección de los períodos de sesiones autorizadas.
Control de la actividad.
Protección contra phishing.
Registro de intrusiones.
Protección en el Panel de Control basadas en IP.
Listas de detención.
Control de la integridad de secuencias de comandos
3.3.6. Soluciones y Versiones de Bitrix24
González (2013) Hace referencia en las versiones de Bitrix y menciona que si, a la
hora de buscar un espacio de trabajo virtual para su negocio usted eligió Bitrix24, puede
no haberse dado cuenta de que Bitrix24 puede ser usado como un servicio en línea o
como producto de caja, es decir, instalado en su propio servidor (o en un proveedor de
hosting).
Así también, González (2013) dice que, dependiendo del carácter empresarial,
tamaño de la empresa, y a las exigencias de la solución de intranet requerida, puede
elegir entre un pago mensual flexible, disponible en la versión OnCloud de Bitrix24 o
comprar y poseer una licencia de por vida deBitrix24 Self-hosted. Ambas versiones
tienen sus ventajas y desventajas asociadas a la implementación y mantenimiento.
35
Es claro que el usar una versión de otra de cualquier software, depende de las
necesidades, prestaciones y herramientas que mejor se adaptan al negocio. Entonces,
son diversos los factores que incidirán en cuál de los productos es más apropiado para
una empresa. Veamos estas las dos versiones más importantes de Bitrix24 OwnCloud y
Self-hosted.
3.3.6.1. Bitrix24 OnCloud
Bitrix24 OnCloud es un espacio de trabajo que le permite centralizar el manejo de las
labores y tareas diarias. Esta versión proporciona herramientas integradas de gestión de
proyectos y tareas, administración colaborativa de documentos, CRM, seguimiento de
tiempos y gestión organizacional de personal.
Para Velasco (2014) la versión OnCloud está pensado para todos aquellos usuarios
que utilizan de forma habitual la nube para diferentes funciones: almacenar archivos,
sincronizar directorios, editar documentos, comunicarse, etc. Según los servicios que
utilicemos, en muchas ocasiones, nos vemos obligados a utilizar unas aplicaciones u
otras desarrolladas por las empresas correspondientes, por ejemplo, un cliente para
Dropbox para almacenar archivos, Skype para comunicarse y Google Drive para editar
documentos.
3.3.6.2. Características de Bitrix24 OnCloud
A continuación vamos a hablar de una serie de características y ventajas respecto a
Bitrix24 OnCloud, teniendo en cuenta factores técnicos, económicos y funcionales.
Queremos que estos datos den una visión general de esta versión de Bitrix24. Veamos:
Servidor._ No es necesario un Server evitando mantenimientos ni instalaciones
el inicio, es rápido y se paga según convenga.
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Espacio de Disco._ Puede ser limitado de acuerdo al Plan de servicios. Se puede
comprar espacio de ser necesario.
Panel de Control._ No hay acceso a herramientas ni a la interface de
administración.
Integración con la Empresa._ Limitada
Copias de Seguridad de la Data._ Bitrix Inc. Crea copias de seguridad diarias y
las restablece de ser necesario. No hay copias de seguridad de pare del Usuario u
opciones de control.
Seguridad y Protección._ Sólo se puede acceder a través del protocolo SSL.
Dos centros de datos independientes proporcionan una lata disponibilidad. Filtro
proactivo WAF.
Funciones y Opciones del Sistema._ Estas son limitadas según plan y tarifas.
Personalización del sistema._ Aumento de algunas funciones a través del
constructor de Business Process. Funcionalidad no personalizable
Finalmente González (2013) detalla los aspectos económicos de Bitrix24 OnCloud y
menciona que la tecnología de la nube es muy popular en este momento, por que
proporciona gestión de datos flexible y accesible 24/7 desde cualquier lugar del que
Usted se puede conectar a la Internet. Bitrix24OnCloud podría ser una solución óptima
si tiene un gran número de empleados.
Las suscripciones de pago proporcionan un número ilimitado de cuentas de usuario,
tanto para la intranet (empleados y directivos) como para la extranet (socios y clientes).
37
3.3.6.3. Bitrix24 Self-hosted
Bitrix24 integra una gran cantidad de herramientas destinadas a facilitar la
interacción virtual de los usuarios, mediante ambientes amigables e intuitivos, sencillo
manejo de contenidos, servicios de comunicación interna, herramientas de gestión,
herramientas de redes sociales integradas, soluciones de WorkFlow y diseño de
procesos, sencillos procesos de integración con softwares de terceros y mucho más.
3.3.6.4. Características de Bitrix24 Self-hosted
A diferencia de la versión OnCloud, Bitrix24 Self-hosted está orientado a escritorio
en donde la aplicación se instala en los computadores de los usuarios y las
configuraciones se personalizan de acuerdo a sus necesidades. Las diferencias con la
versión Cloud son muy marcadas que van en función como se dijo de las necesidades
empresariales. Veamos las características de esta versión.
Servidor._ Requiere instalación de una central de servidores y todo lo
relacionado con el.
Espacio de Disco._ El espacio está directamente relacionado según el límite del
servidor.
Panel de Control._ Aquí si existe selección administrativa completa,
administración completa de módulos estructuras y contenidos y disponibilidad
de herramientas administrativas avanzadas.
Integración con la Empresa._ Existe integración más marcada usando Active
Directory. MS Exchange, MS SharePint.
Copias de Seguridad de la Data._ Creación de copias de seguridad
personalizadas, programadas y opción de almacenamiento en la nube de copias
de seguridad.
38
Seguridad y Protección._ Aquí, las medidas de seguridad pueden ser
implementadas de acuerdo a las necesidades del usuario.
Funciones y Opciones del Sistema._ Limitadas por edición
Personalización del sistema._ Existe disponibilidad del código fuente completo
del producto, componentes y plantillas personalizadas además de API’s.
Según González (2013) recomienda que, si su empresa es rígida en cuanto a las
políticas de gestión de datos, y estas no permiten que ningún tipo de información
confidencial se encuentre disponible en la Nube, usted es bienvenido a comprar una
licencia comercial de por vida de Bitrix24Self-hosted. Puede implementar la solución
intranet/extranet en su propia oficina (o en cualquier otro servidor remoto que cumpla
con los requisitos y la política de seguridad de la empresa).
39
Conclusiones
Hemos dado una visión clara de una de las herramientas favoritas de las empresas y
negocios para gestionar y dar seguimiento a proyectos corporativos y manejo de
recursos. Sin duda nos ha gustado Bitrix24 por su difusión y amplio respaldo técnico
que se encuentra en la Web.
Podemos concluir que: Después de la descripción de Bitrix24, estamos ante
una completa suite de herramientas, totalmente colaborativa que gestiona y administra
proyectos corporativos no solo a escala empresarial sino que también puede ser usado
por profesionales independientes para el manejo de sus actividades. Es una opción
fiable para las PYMES por la fácil adaptación y sus herramientas de intranet con la que
pueden llevar un completo control de sus actividades.
No cabe duda que los aspectos técnicos de Bitrix24 convencen a muchos. Esta
riqueza técnica se traduce en beneficios intangibles muy importantes para una
organización empresarial y lo es también para personas naturales ya que, su versión
gratuita y funcional es para 12 personas y 5GB de almacenamiento suficiente, para
actividades profesionales particulares de microempresarios. Punto aparte los costos que
son accesibles para todos.
Y por último concluimos que hemos visto a Bitrix24 por encima de otras
herramientas corporativas para la gestión de proyectos y actividades empresariales. Su
versión self-hosted es muy difundida por sus bondades ya que muchos prefieren
eliminar los posibles inconvenientes de almacenar su información en la red a unos
precios, que dado, las funciones que ofrecen no son elevados. Uno de las diferencias
40
notables de Bitrix24 con relación a otras herramientas como por ejemplo EverHour es,
su intranet con un completísimo set de herramientas para la gestión colaborativa. En
conclusión Bitrix24 está en constante evolución a beneficio de sus usuarios.
41
Bibliografía citada
Alcón, a. (2015). Bitrix24 – productividad y comunicación en las empresas en formato
de redes sociales. Obtenido de https://noticiaglobal.wordpress.com/2015/08/24/bitrix24-
productividad-y-comunicacion-en-las-empresas-en-formato-de-redes-sociales/
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46
ANEXOS
Anexo 1: Más características generales de Bitrix24
Está disponible en varios idiomas. Todas las versiones de Bitrix Site Manager y
Bitrix24 SelfHosted incluyen por defecto, los siguientes idiomas: inglés, alemán,
ucraniano y ruso.
Integración con Microsoft, Apple y productos Google
Intranet Mobile para iPhone, Android o BlackBerry
Flujo de actividades. Todos los cambios de la intranet se ven reflejados en
tiempo real. Puedes configurar lo que quieres ver o no. Tipo facebook.
Sincronización de documentos. Editas en tu ordenador y se actualiza la
aplicación web.
Tiene un año de soporte técnico gratuito y actualizaciones del producto.
Intranet Social.
Conversaciones privadas o en grupo con la posibilidad de agregar documentos,
imágenes y videos
Integración de redes sociales
Grupos de trabajo Abiertos, cerrados e incluso ocultos
Calendarios con Programador de eventos
Galerías de fotos públicas y privadas
Perfiles de los empleados, grupos de trabajo, blogs, foros, wikis
Permisos de acceso flexibles a usuarios de Intranet/Extranet
Built-in de mensajería instantánea y llamadas de video P2P
El producto se suministra con el código fuente completo
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Soporte de MySQL, Oracle, MSSQL,MSSQL express
Integración con MS Outlook y con MS Office
CRM integrado, Informes y Procesos de Negocio
Instant Messenger con soporte XMPP/Jabber
Gestión del Tiempo y Reportes de Eficacia
Gestión de Tareas y Gestión de Proyectos
Soporte de carpeta de red y carpetas Web
La plataforma puede ser soportada por MS Window o UNIX
Soportado por los principales navegadores (IE, FF, Chrome, Safari)
Configuración flexible de permisos de acceso
Fuente: http://radio-espacio.com/2016/01/30/bitrix-24-la-intranet-social-corporativa/
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Anexo 2: Aspectos de seguridades de Bitrix24
La seguridad para en la intranet se realiza por un único módulo de Protección
Proactiva de Bitrix, que combina las medidas técnicas y organizativas necesarias para
combatir el código potencialmente malicioso que ha sido objeto de modificación y cuya
función aún se desconoce. La tecnología de protección proactiva aumenta
considerablemente la seguridad de aplicaciones basadas en web.
Configuración del Nivel de Protección en el Panel de Control
Cualquier sitio web basado en la plataforma Bitrix se pre-configura en el nivel básico
de protección. Sin embargo, puede mejorar significativamente la seguridad de los sitios
con la selección de uno de los módulos de protección proactiva pre-seleccionados:
estándar, alta o más alto. El sistema le mostrará sugerencias acerca de cualquier
parámetro que tenga que configurar.
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Filtro Proactivo (Firewall para Aplicaciones Web)
Firewall para Aplicaciones Web protege el sistema de los tipos de ataques más
conocidos de la web. El filtro reconoce las amenazas peligrosas de las solicitudes
entrantes y bloquea las intrusiones. El filtro proactivo es la forma más eficaz de
protegerse contra posibles defectos de seguridad en la ejecución de proyectos web
(XSS, SQL Injection, Incluyendo PHP etc.). El filtro analiza de manera exhaustiva
todos los datos recibidos de los visitantes en las variables y las cookies.
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Registro de Intrusión
El registro de intrusión registra todos los sucesos ocurridos en el sistema incluyendo
eventos poco comunes, sospechosos y malintencionados. El registro se actualiza en
tiempo real para que pueda ver los eventos en cuanto han sido registrados. Esta
característica permite descubrir ataques e intentos de intrusión, mientras que puede
replicar inmediatamente e incluso prevenir ataques.
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Contraseñas de un Solo Uso
El módulo de protección proactiva admite contraseñas de un solo uso para los
usuarios del sitio. Esta característica está especialmente recomendada para los
administradores del sitio, ya que mejoran significativamente la seguridad del grupo de
usuario de "Administradores".
Fuente: http://bitrix.es/upload/uf/543/seguridad.pdf