UNIVERSIDAD DE CARABOBO
AREA DE ESTUDIOS DE POSTGRADO
FACULTAD DE CIENCIAS ECONÓMICAS Y SOCIALES
MAESTRÍA EN CIENCIAS CONTABLES
SISTEMA DE CONTROL INTERNO PARA LA OPTIMIZACIÓN
Y PRESERVACIÓN DE LOS ACTIVOS FIJOS DE LAS
EMPRESAS CAUCHERAS
AUTOR: CHACON P, Wladimir
TUTOR: ROMERO, Freddy
Valencia, Marzo de 2005
SISTEMA DE CONTROL INTERNO PARA LA OPTIMIZACIÓN Y
PRESERVACIÓN DE LOS ACTIVOS FIJOS DE LAS EMPRESAS
CAUCHERAS.
RESUMEN
El objetivo fundamental de esta investigación es el de diseñar un sistema de control
interno que optimice y preserve los activos fijos de las empresas caucheras
manufactureras del Estado Carabobo. El marco teórico fue fundamental porque
permitió obtener información escrita necesaria para seguir adelante con la
investigación, en especial para reforzar aquellos términos importantes en un momento
determinado. El diseño utilizado para este estudio se realizó bajo la modalidad de
proyecto factible y se ubicó una investigación de campo de tipo descriptiva. La
población está compuesta por las empresas caucheras manufactureras del Estado
Carabobo, con relación a la muestra está representada por las cuatros (4) personas que
laboran en el departamento de activos fijos de las organizaciones en estudio. En
cuanto a las técnicas de recolección de datos se utilizó la observación directa, el
registro interno de las empresas y el cuestionario, los resultados del registro de la
observación directa fueron cualitativamente. Mientras que la técnica de análisis para el
cuestionario fue la descriptiva inferencial y se realizó en términos de porcentaje
detectando así las necesidades existentes en el departamento de activos fijos. Las
conclusiones indican que las operaciones que se realizan en el departamento de activos
fijos de las empresas caucheras manufactureras del Estado Carabobo, no son los más
adecuados y viables para las exigencias de las organizaciones, por lo que las empresas
requieren implementar un sistema de control interno que agilice, preserve y
salvaguarde la gestión del sus departamentos de activos fijos. En tal sentido se elaboró
la propuesta y se formularon recomendaciones que garanticen el éxito al lograr una
mayor eficiencia en los procedimientos que desarrolle el departamento de activos fijos,
al aplicar un sistema de control interno fundamentado en la situación real y actual de la
unidad en estudio.
Palabras Claves: Control Interno, Activos Fijos, Gestión, Investigación, Optimizar,
Preservar.
INTRODUCCIÓN
En vista de las diferentes dificultades y cambios que ha experimentado el país tanto
en el ámbito económico como en lo social en los últimos años, es imprescindible para
cualquier organización tener y mantener sistemas de control interno, con la finalidad de
optimizar y obtener el control riguroso de todas y cada una de las actividades que realizan.
Anteriormente, lo que más predominaba entre las empresas era el uso del efectivo y los
recursos tangibles, pero, a través del tiempo se observa como se ha ido incrementando el
interés por resguardar todos sus valores, así como también, la seguridad razonable de las
operaciones que envuelven a las mismas y el valor humano.
Con esto lo que se quiere establecer es, que un sistema de control interno se debe
regir bajo la premisa del concepto costo/beneficio, el cual implica, el no establecer
únicamente controles por el hecho de establecerlos, sino que, previamente debe existir
una serie de evaluaciones y aplicaciones acerca de que si éstos controles son realmente
necesarios y efectivos para las empresas, y que al mismo tiempo generen un beneficio
mayor al costo al momento de implantarlos en las organizaciones, es decir, que la tasa de
retorno de inversión sea realmente llamativa e interesante para los dueños o accionistas.
Es bueno resaltar la gran importancia y necesidad que resulta el mantener adecuados
sistemas de control interno en las empresas, ya que sirve de plataforma o base sobre la
cual descansa la confiabilidad y certeza de las todas sus operaciones, y cualquier
organización que emplee de manera adecuada y eficaz dichos controles, deberá tener
líneas claras de demarcación entre las responsabilidades y obligaciones adquiridas de su
gestión administrativa.
En esta investigación se pretende preservar y optimizar los activos fijos de las
empresas Caucheras Manufactureras del Estado Carabobo, mediante la implementación
de un sistema de control interno. No obstante, los resultados que se obtengan servirán
para mejorar las toma de decisión por parte de la gerencia, el cual es el departamento más
indicado para realizar las estimaciones necesarias, y así asegurarse de que los beneficios
esperados para una posible implantación del procedimiento de Control interno, son
superiores a los costos de los mismos.
En tal sentido, el siguiente trabajo de grado fué concebido inicialmente bajo la
modalidad de seis (6) capítulos, los cuales fueron estructurados de la siguiente manera:
Capítulo I. “El Problema”, donde se presenta la problemática existente, y se conoce
lo que se desea desarrollar y proponer, las razones que justifican su estudio, el objetivo
general y los específicos que se persiguen en el mismo y el alcance.
Capítulo II. Abarca el marco teórico de la investigación, presentando los
antecedentes de la investigación y las bases teóricas utilizadas importantes y necesarias
para el desarrollo de este trabajo.
Capítulo III. Se presenta el marco metodológico, es decir, las diferentes actividades
llevadas a cabo para la elaboración de esta investigación, aquí se describe el tipo de
investigación, área de investigación y las técnicas e instrumentos de recolección de datos.
Capítulo IV. En este capítulo, describimos el diagnóstico que sustente la propuesta,
presentando los resultados obtenidos de la aplicación del instrumento de medición y sus
respectivos comentarios.
Capítulo V. La Propuesta, donde se desarrollaron los procedimientos de cada uno de
los pasos y la forma de como manejar el sistema de control interno para los activos fijos
de las empresas caucheras manufactureras del Estado Carabobo
Capitulo VI. Las conclusiones y las recomendaciones a ser tomadas en cuenta para
las empresas en estudio
CAPÍTULO I
EL PROBLEMA
Planteamiento del Problema
La importancia de tener un buen sistema de control interno en las organizaciones,
se ha incrementado en los últimos años, esto debido a lo práctico que resulta cuando
medimos eficiencia y productividad al momento de implantarlos; en especial si se
centra en las actividades básicas que ellas realizan, pues de ello dependen para
mantenerse en el mercado.
Es bueno resaltar, que la empresa que aplique controles internos en sus
operaciones, permitirá conocer la situación real de las mismas, de allí, la importancia
de tener una planificación que sea capaz de verificar que los controles implantados se
cumplan para darle una mejor visión y seguridad sobre su gestión.
Por su parte, el control interno comprende el plan de organización en todos los
procedimientos coordinados de manera coherente a las necesidades del negocio, para
proteger y resguardar sus activos, verificar la exactitud y confiabilidad de los datos
contables, así como también llevar la eficiencia, productividad y custodia en las
operaciones para estimular la adhesión a las exigencias ordenadas por la gerencia.
De lo anterior se desprende, que todos los departamentos que conforman una
empresa son importantes, pero, existen dependencias que siempre van a estar en
constantes cambios, con la finalidad de afinar su funcionalidad dentro de la
organización.
Siendo las cosas así, resulta claro, que dichos cambios se pueden lograr
implementando y adecuando controles internos, los cuales salvaguarden y preserven los
bienes de un departamento o de la empresa en general. Dentro de este orden de ideas,
Catácora, F. (1999), expresa que el control interno:
Es la base sobre la cual descansa la confiabilidad de un
sistema contable, el grado de fortaleza determinará si existe
una seguridad razonable de las operaciones reflejadas en los
estados financieros. Una debilidad importante del control
interno, o un sistema de control interno poco confiable,
representa un aspecto negativo dentro del sistema contable.
(p.238).
En la perspectiva que aquí adoptamos, podemos afirmar que un departamento que
no aplique controles internos adecuados puede correr el riesgo de desviar sus
operaciones y, por supuesto, las decisiones tomadas no serán las más adecuadas para su
gestión e incluso podría llevar al mismo a una crisis operativa, por lo que se debe
asumir una serie de consecuencias que perjudican los resultados de sus actividades.
En el caso de las empresas caucheras manufactureras del Estado Carabobo, se
observan deficiencias en el área de activos fijos. Las mismas se refieren a la inexistencia
de controles internos adecuados para la identificación y control de los activos fijos
tangibles existentes en la organización tales como: edificio, maquinarias, mobiliarios,
moldes y vehículos de manera que los mismos se puedan cotejar con sus libros auxiliares,
lo que genera incertidumbre, pérdida de tiempo y desconfianza de la información
financiera.
Lo anteriormente expuesto, se debe a la ausencia de controles internos capaces de
mantener el orden secuencial de las operaciones en el departamento de activos fijos de las
empresas caucheras manufactureras del Estado Carabobo, debido a que el personal que
labora actualmente no cuenta con un plan de organización adecuado para el tratamiento
de los bienes muebles dentro de la empresa, trayendo como consecuencia la falta de
prevención o detección de errores, así como determinar la ubicación exacta de los
mismos.
Actualmente, no tienen definido una política para la toma física de inventario de
activos fijos tangibles, ya que en la actualidad no existen normas y procedimientos para
realizar las mismas, por lo tanto no se podrán realizar los mismos en determinados
períodos.
A su vez, existe un descontrol administrativo en cuanto a las entradas y salidas de
activos fijos, bien sea por reparación o préstamo, es decir, cuando un activo sale de la
planta cauchera por cualquiera de las razones anteriormente descritas, no se tiene el
control de cuando reingresa, generando desconocimiento de los activos fijos que están
fuera de la empresa. Siguiendo este orden de ideas, es importante y necesario tener
identificado la ubicación de los activos en poder de terceros, de manera de controlar su
estatus y pronto regreso, y de esta forma, seguir produciendo para la organización.
Al mismo tiempo se puede resaltar, la carencia de un procedimiento que detecte el
movimiento de los bienes muebles al momento de ser trasladado a unidades distintas a su
origen, cabe destacar que estos movimientos se realizan sin existir un responsable ni un
soporte del mismo.
Es importante acotar, el desconocimiento que tienen las gerencias, donde el
departamento de activos fijos está adscrito, en cuanto a la ubicación de los activos fijos
tangibles por centro de costo, a la hora del registro y distribución de gasto de
depreciación contable para su presentación en los estados financieros. Esto traerá como
consecuencia, de continuar sucediendo esta problemática, el riesgo de desconocer tantos
los gastos por depreciación como los pagos por los impuestos de activos empresariales
que se pudieran generar, así como también la incertidumbre de no conocer la cantidad de
activos que se encuentran fuera de planta por reparación o préstamo.
En atención a la problemática existente, se hace necesario establecer nuevos
mecanismos a través de una propuesta sistematizada de control interno para la
optimización y preservación de los activos fijos de las empresas caucheras del Estado
Carabobo, mediante la aplicación y seguimiento de políticas y normas, para
salvaguardar y preservar sus bienes muebles, brindando información que contribuya a
minimizar sus costos y aumentar su funcionalidad; y que a su vez se pueda sincerar la
información que va a los Estados Financieros y a otros registros que tengan incidencia
con este tipo de activos.
Con el diseño practico y adecuado de control interno, tomando en consideración las
exigencias de las gerencias caucheras, se pretenderá optimizar y agilizar la gestión del
departamento de activos fijos de las mismas, de manera que la información que se
maneje sea veraz, confiable y precisa. Es importante acotar que en los departamento de
activos fijos de las empresas Caucheras Manufactureras del Estado Carabobo, descansa
toda la información y control de todas las inversiones de la organización, por lo que se
hace necesario controlarlo y sistematizarlo para minimizar sus riesgos y las operaciones
manuales.
Formulación del Problema
Por todos los motivos antes expuestos, el investigador se plantea la siguiente
interrogante a ser demostrada en este estudio ¿ El sistema de control interno para
optimizar y preservar los activos fijos de las empresas caucheras manufactureras del
Estado Carabobo, suministra información confiable para garantizar el buen manejo de
los mismos?
El aporte profesional e institucional de este trabajo de investigación, es el de lograr
fomentar un sistema de control interno de los activos fijos tangibles en la empresas
caucheras manufactureras del Estado Carabobo, bajo una metodología consistente,
sencilla y eficiente, que permita optimizar de manera coherente y efectiva todas las
operaciones contables-administrativas referente al tema de estudio.
Objetivo General de la Investigación
Diseñar un sistema de control interno para la optimización y la preservación de los
activos fijos de las empresas caucheras manufactureras del Estado Carabobo.
Objetivos Específicos de la Investigación
1. Diagnosticar las características generales de los departamentos de activos fijos de las
empresas caucheras manufactureras.
2. Determinar los puntos críticos del departamento de activos fijos de las empresas
caucheras manufactureras, en cuanto a sus debilidades y fortalezas.
3. Identificar las características de los activos fijos tangibles de las empresas caucheras
manufactureras.
4. Fundamentar teóricamente el sistema de control interno, para aplicar conceptos y
teorías que servirán para complementar el desarrollo de la investigación.
5. Diseñar el sistema de control interno en función de las características de las empresas
caucheras manufactureras del Estado Carabobo, para la optimización de las
operaciones y el funcionamiento del departamento de activos fijos.
Justificación de la Investigación
Es imprescindible para las empresas caucheras manufactureras del estado
Carabobo, que el departamento de activos fijos mantenga el control de todas y cada una
de sus operaciones, ya que dichos bienes muebles forman parte de la naturaleza
permanente en las operaciones del negocio y los mismos no son destinados para las
ventas, es por ello que el no tener procedimientos bien aplicados traerá como
consecuencia desviaciones en las actividades del departamento de activos fijos y en las
organizaciones en estudio.
Es bueno resaltar que, los Activos Fijos de las empresas Caucheras manufactureras
del Estado Carabobo, en general representan el 40% del Balance General y que con el
desarrollo de esta investigación, se dará un aporte a través de una propuesta de
procedimientos de control interno orientados a la optimización y preservación de las
actividades y operaciones de los activos fijos de las mismas, salvaguardando y
minimizando así sus costos, con la finalidad de clasificar el activo, según sea su
naturaleza corpórea dentro de la organización.
La relevancia de este trabajo se centra, en que el control interno debe adaptarse y
aplicarse de manera que ayuden a las empresas Caucheras manufactureras en general, a
identificar los activos fijos, bajo un detalle considerable en cuanto a localización,
información, traslados, reparación y retiros para efectos del control y registro adecuado
de la depreciación.
Alcance de la Investigación
Esta investigación se efectúa para optimizar la gestión del departamento de activos
fijos de las empresas caucheras manufactureras del Estado Carabobo, mediante una
propuesta de control interno, la cual estará orientada a preservar los bienes muebles. Al
mismo tiempo agilizar el desarrollo de las actividades internas de las empresas
caucheras manufactureras, cumpliendo con las metas propuestas y establecidas por la
gerencia con el propósito de ir creciendo operativa y funcionalmente.
Por lo tanto, se deben identificar aquellas características que se relacionan con el
departamento de activos fijos, analizando y determinando donde están sus fortalezas y
debilidades de manera de que se puedan establecer las bases de las dificultades y los
diferentes factores internos y externos, que de una forma u otra existen en el manejo
actual de sus operaciones, con la finalidad de corregirlas y mejorarlas.
Es por ello, que la investigación tiene una gran utilidad teórica ya que permitiría
diseñar procedimientos internos para optimizar las operaciones de las empresas
caucheras manufactureras del Estado Carabobo, con respecto a los activos fijos,
además, transciende del ámbito académico al poder ser aplicada en otras empresas de
similar actividad.
Metodológicamente esta investigación llega hasta el diseño del sistema de control
interno para la optimización y preservación de los activos fijos, no incluye su aplicación
y ajuste de corrección, ya que esto depende de la decisión de las direcciones de las
empresas caucheras manufactureras, del Estado Carabobo de su puesta en marcha.
CAPÍTULO II
MARCO TEÓRICO
2.1 Antecedentes de la Investigación
En toda investigación, se requiere de un estudio de antecedentes, que permita tomar
en consideración nuevas tendencias acerca del tema objeto de estudio, y por ende, apoyar
los lineamientos del usuario y la relación directa con la propuesta que se plantea a esta
investigación.
En la revisión de algunos trabajos de investigación, se pudo conocer algunos
aportes que inciden directamente en la presente investigación. En primer lugar García, Y
(1999), Sistema de control interno para el departamento de almacén de repuestos de
la empresa Tabacalera Nacional C.A., llevado en adelante en la Universidad
Bicentenaria de Aragua para optar al titulo de Magíster en Administración Comercial,
con el fin de optimizar el manejo de los recursos financieros de la empresa, donde a
través de la evaluación de los planes de organización, los procedimientos y los registros
contables le permitan a la empresa tener confiabilidad de sus operaciones, ya que el
sistema de control interno consta de todas las medidas empleadas por una organización
para preservar sus activos.
En este estudio se evaluó, el sistema de control interno como primer paso para
determinar las variaciones en los estados financieros, por consiguiente los objetivos
logrados y la comprobación de las fallas de este sistema representan las razones
financieras necesarias para confirmar la razonabilidad de sus resultados.
Esta investigación representa una útil referencia para la investigación objeto de
estudio, porque mediante este procedimiento el investigador pudo realizar una evaluación
de control en las empresas caucheras y se comprobó que su funcionamiento afecta a otros
procesos de la misma, lo que resalta el interés con el que deben ser tratadas en esta
investigación cada una de las relaciones entre el control interno del departamento de
compras y los procesos restantes que en nuestro caso el departamento de activos fijos, ya
que es el aspecto fundamental para el funcionamiento de la organización.
Latouche, F (1999) Evaluación de la Norma y Procedimiento que Rigen la
Capitalización de los Activos Fijos Tangibles en la Empresa ELECENTRO, C.A,
Zona Aragua Maracay, realizado en la Universidad Bicentenaria de Aragua, realizó un
proyecto factible apoyándose en una investigación de campo, para optar al titulo de
Magíster en Gerencia Industrial.
En este trabajo se describe la ausencia de medidas y controles en el área de
contabilidad, específicamente en el departamento de Activos Fijos, que proporcione
confiabilidad de las actividades. El trabajo de investigación se fundamenta en clasificar
las operaciones y la segregación de funciones que garanticen la objetividad de los
resultados obtenidos.
El aporte directo con la investigación se basa en la necesidad de ofrecer a toda la
organización mecanismos de control interno que doten al sistema contable y
administrativo, de las fuerzas necesarias que garanticen la confiabilidad de los Activos
Fijos Tangibles. De esta manera se obtendrán resultados confiables y efectivos en cuanto
a la contabilización de las operaciones en cuanto a los activos fijos de las empresas en
estudio.
Igualmente Colmenares, O. (2001), se basó en la Evaluación de los sistemas de
control interno de la sección de cuentas por pagar y su relación con los
departamentos involucrados (almacén y compras), en la empresa Rimaca, C.A., para
optar al titulo de Postgrado en Ciencias gerenciales, realizado en la Universidad
Bicentenaria de Aragua, con el propósito de aportar recomendaciones y conclusiones que
le permita subrayar las fallas tales como: omisión de documentos válidos y los retrasos en
los pagos a los proveedores nacionales entre otros.
Este estudio arrojó resultados positivos por cuanto presenta debilidades en los
controles internos, en la sección de cuentas por pagar de la empresa Rimaca, C.A.,
sugiriéndose soluciones prácticas y adecuadas a la realidad existente, como son un jefe y
un auxiliar de contabilidad, y al mismo tiempo una debida segregación de funciones para
el personal existente de manera tal, que puedan tener unas normas y seguir en su gestión.
La relación que guardar esta investigación con la propuesta existente es, que aporta
elementos para la aplicación del control interno en todos y cada uno de los departamentos
para el logro de sus objetivos. Aplicar un buen sistema de control interno permitirá estar
más tranquilo en cuanto a los procesos establecidos, pero no solo es aplicar controles,
también existe la parte de monitorear los mismos y de esta forma se podría aplicar como
especie de una auditoría de los procesos implantados.
El aporte para la investigación objeto de estudio se basa principalmente, en la
relación directa que pueden tener los diferentes departamentos dentro de una
organización.. Hay que tener en cuenta que un cambio en un departamento puede inferir
en la obstrucción de otros, es decir, un cambio que no se estudie con anticipación, pudiera
traer desequilibrio en otro, por lo tanto mediante este antecedente se pudo corroborar que
muchas dependencias pueden estar trabajando en equipo y los resultados son favorables
siempre y cuando, trabajan sincronizados y en equipo.
Parra, M. (2002), en su trabajo titulado Evaluación del sistema de control interno
del efectivo, realizado en la Universidad Experimental para optar al titulo de Magíster en
Finanzas, define el control interno como un conjunto de elementos que comprenden la
organización general, los métodos y procedimientos, políticas y normas adoptadas con el
fin de salvaguardar los activos de la organización.
Señala que a través de la implementación del control interno se persigue lograr los
siguientes fines, los cuales se pueden clasificar en tres categorías: las autorizaciones, la
contabilización y la salvaguarda. También afirma que la segregación de funciones y las
medidas que se utilizan sobre los procedimientos en la empresa son dos técnicas
utilizadas en el control interno.
El aporte de esta investigación es de mucha significación, ya que precisa el alcance
del control interno en las organizaciones, permitiendo constatar que la segregación de
funciones va unida a cualquier proceso o control interno que se quiera implantar, es decir,
que el factor humano y tecnológico deben estar unidos con el firme propósito de obtener
resultados altamentes positivos en una organización.
Venero, M (2002) Evaluación de Sistema de Control Interno a los Activos Fijos
Depreciables de la Empresa PRODUISA, S.A., ubicada San Mateo, Estado
Aragua., realizada en la Universidad Bicentenaria de Aragua para optar al titulo de
postgrado en mercadotecnia empresarial. Es una investigación con el fin de detectar las
debilidades que existían en los Activos Fijos Depreciables. Con la aplicación de
técnicas de recolección de datos y la observación directa, se encontraron deficiencias y
en otros casos ausencia total de los controles en los procesos mencionados.
Analizados los datos recopilados por el investigador e interpretados los resultados,
llegó a la conclusión que la empresa necesita un diseño de control interno que la dote de
normas y procedimientos para regular sus operaciones, las cuales serían positivamente
en el manejo de los recursos económicos y financieros.
El aporte con la investigación es muy significativa e importante, ya que al aplicar el
control interno en la empresa, surge la necesidad de implementar en todos los niveles de
la organización, sistemas de controles internos adecuados con la finalidad de garantizar
la confiabilidad y seguridad de las operaciones activas, pasivas o de capital para poder
tener decisiones acertadas por parte de la gerencia, evitando así el derroche y el manejo
inadecuado de los recursos de la organización.
Con relación al control interno en las diferentes organizaciones Mendoza, B.
(2003), en su trabajo de grado titulado Propuesta de lineamientos dirigidos a
optimizar la aplicación del control interno en el área de inventario de mercancías
en la empresa Papelería Venezuela, C.A., realizado en la Universidad Bicentenaria de
Aragua para optar al titulo de Postgrado en Administración Comercial, y fue realizado
bajo un enfoque cuantitativo y cualitativo con lineamientos administrativos, empleando
instrumentos de recolección de datos necesarios para implantar una propuesta acorde a
las necesidades de la empresa dentro de los proyectos factibles.
En dicho trabajo de grado, el investigador resalta deficiencias y fallas en cuanto a la
documentación que debe soportar el control de los inventarios en una empresa
manufacturera, lo cual entre otras cosas, produce inadecuados niveles de inventario de
mercancía, así como también, pólizas de seguro no adecuadas a la existencia del
almacén. Con base a lo anteriormente expuesto, propuso recomendaciones para
fortalecer el control interno en el área de inventario.
El aporte de este trabajo de investigación es muy importante, ya que precisa la
necesidad de diagnosticar la situación actual de cada uno de los aspectos involucrados
en los procesos de la organización, con la única finalidad de diseñar los controles
internos con base y funcionabilidad a la realidad estudiada.
2.2 Bases Teóricas
Siempre será importante abordar el problema dentro de un ámbito razonable, por lo
tanto se tomó para ello las bases teóricas más importantes, relevantes y necesarias para
dar así a la investigación un sentido coordinado de aquellos conceptos básicos y
primarios que permitan abordarla en una forma clara y ordenada.
El principal y fundamental objetivo de las bases teóricas es, enriquecer de una
forma sistemática y ordenada el problema mediante un conjunto de conocimientos lo
más sólido y actualizado posible, de modo tal que permita perseguir y orientar la
búsqueda de la información deseada, a través de una conceptualización adecuada de los
distintos términos actualizados que se utilizaron en la investigación, para los efectos de
este estudio.
Por último se puede destacar que las bases teóricas permitirán conocer los aspectos
teóricos que ayudarán a la propuesta a tener un sentido práctico actualizado. Entre los
aspectos más sobresalientes en la investigación se nombran: el control interno, activos
fijos, sistema, controles, Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados, entre otros.
2.2.1 Teoría de los Sistemas
Los sistemas siempre serán importantes debido a que en la actualidad, el proceso
socio - económico tiene una vertiente muy acelerada, trayendo como consecuencia
desestabilización en todos los sectores y en especial en el ámbito financiero donde su
ritmo debe estar integrado al mundo de una manera clara y específica. Es por ello, que
la empresa tiene razones específicas para conservar un registro sistemático, con el
propósito de mantener información veraz y al instante.
Adicionalmente, el buen funcionamiento que se pueda tener en el proceso contable
en una organización siempre estará dependiendo no solamente del recurso humano y de
sus experiencias, sino de los sistemas implementados, independientemente del tamaño o
tipo de empresa que se quiera investigar.
A pesar que la palabra sistema es utilizada comúnmente según el área de
desenvolvimiento, ésta tiene un significado muy relevante y específico, así Chiavenato,
I. (1993), sistemas es “un conjunto de partes integradas que tienen la finalidad común
de alcanzar determinado objetivo u objetivos.” (p.50).
Así mismo, Catácora, F. (1999), considera que un sistema es “un conjunto de
elementos, entidades o componentes que se caracterizan para ciertos atributos
identificables que tienen relaciones entre sí, y que funcionan para lograr un objetivo
común.” (p.25).
En referencia a los diferentes conceptos de sistemas señalados anteriormente,
podríamos tomar para efectos de estudio al sistema como un conjunto de componentes
que unidos formaran un todo organizado que al interrelacionarse funcionalmente entre
sí, permitirá que dichos controles accionen en condiciones optimas.
2.2.2 Teoría de los Controles
Son aquellos que nos permiten definir la forma sistemática de cómo las empresas
han visto la necesidad de implementar controles internos en todas y cada uno de sus
operaciones diarias. Dichos controles se deben establecer con el objeto de reducir el
riesgo de pérdidas y en sus defectos prever las mismas. Por lo anteriormente descrito
O.Ray Whittington-Kurt Pany (2000) define los controles como “el diseño para
salvaguardar los activos de la organización y al mismo tiempo, para brindar
confiabilidad en los Estados Financieros”.
Sea cual sea la aplicación del control que se quiere implementar para la mejora
organizativa, existe la posibilidad del surgimiento de situaciones inesperadas. Para esto
es necesario aplicar un control preventivo, siendo éstos los que se encargaran de
ejecutar los controles antes del inicio de un proceso o gestión administrativa.
Adicionalmente se cuentan con controles de detección los cuales se ejecutan
durante o después de un proceso, la eficacia de este tipo de control dependerá
principalmente del intervalo de tiempo transcurrido entre la ejecución del proceso y la
ejecución del control. Para evaluar la eficiencia de cualquier serie de procedimiento de
control, es necesario definir los objetivos a cumplir.
Unido a esto, Poch, R.(1997), expresa “el control aplicado de la gestión tiene por
meta la mejora de los resultados ligados a los objetivos.” (p.17). De esto se deduce la
importancia que tienen los controles y en tal sentido, Leonard, W. (2000), asegura que
“los controles son en realidad una tarea de comprobación para asegurarse que todo se
encuentra en orden.” (p.33).
Es bueno resaltar que si los controles se aplican de una forma ordenada y
organizada, entonces existirá una interrelación positiva entre ellos, lo cual vendría a
constituir un sistema de control sumamente más efectivo. Cabe destacar que el sistema
de control tiende a dar seguridad a las funciones que cumplen de acuerdo con las
expectativas planeadas. Igualmente señala las fallas que pudiesen existir con el fin de
tomar medidas y así su reiteración.
Una vez que el sistema está operando, se requiere de una previsión sobre una base
de pruebas para ver si los controles previstos están operando como se planearon. Por
esto el control interno no puede funcionar paralelamente al sistema, por estar ambos
íntimamente relacionados, es decir, funcionan como un todo, para lograr el objetivo
establecido por la organización.
2.2.3 Sistemas Contables
Dentro del enfoque de lo que es sistema, existen diferentes metodologías para el
análisis de los mismos, de esta forma tenemos por ejemplo: análisis estructurado,
análisis orientado a objetos y otras metodologías particulares. Un sistema de
información contable comprende al menos de los siguientes elementos:
Hardware donde se procesa la información.
Software o programas.
Recursos humanos.
Políticas y normas contables adoptadas por la entidad.
Uno de los objetivos principales del análisis de un sistema contable, es el verificar
que la información procesada por el sistema se esté efectuando de acuerdo a los
estándares establecidos y las exigencias de la empresa. Cuando se nombran los
estándares establecidos, se refiere a la filosofía que la empresa refleja en manuales,
instructivos, comunicaciones, gráficos y en general cualquier vía de información en
donde se plasmen principalmente las políticas que, de alguna forma, pudieran afectar al
desempeño de los empleados en relación con el procesamiento de la información
contable.
Actualmente el mundo de los negocios avanza a pasos agigantados, y este
movimiento arrollador va de la mano con los cambios que surgen en la tecnología, las
nuevas demandas de información, los cambios sociales, culturales y económicos existentes
en este nuevo entorno. Todo esto pone de manifiesto el nuevo oriente que debe seguir la
contabilidad y el profesional contable, pues la contabilidad es quizás una delas actividades
por no decir la más importante dentro del campo de los negocios, dada su naturaleza de
informar acerca del incremento de la riqueza, la productividad y el posicionamiento de las
empresas en los ambientes competitivos.
La importancia de los sistemas de información contable radica en la utilidad que
tienen estos tanto para la toma de decisiones de los socios de las empresas como para
aquellos usuarios externos de la información. Las nuevas demandas de información abren
campo a la introducción de nuevos conceptos que pueden llegar a potencializar la empresa
dentro del mercado si se le da el adecuado manejo, reconocimiento y medición.
Dentro de los nuevos conceptos que surgen como consecuencia de un entorno en
continuo cambio tenemos:
El capital Intelectual que apenas viene abriéndose paso dentro de las empresas, va
cobrando cada vez mayor importancia como instrumento capaz de elevar el
reconocimiento de los demás entes económicos y atraer la mirada de potenciales
inversores, dada la confianza que les puede generar.
Para darle un uso adecuado a estos intangibles antes no reconocidos en los Estados
Financieros es necesario adelantar procesos investigativos que nos proporcionen la
información requerida para darle el debido tratamiento a estos nuevos conceptos y la forma
de evidenciar su importancia en la creación de valor convirtiendo a cada integrante de la
empresa en parte fundamental de la estrategia del ente para la creación de dicho valor. El
capital intelectual de la empresa es decir las relaciones estratégicas con proveedores y
clientes, la eficiencia de los procesos internos, los sistemas de calidad, los medios
tecnológicos, las cualidades humanas etc. Como elementos generadores de valor han de ser
tomados en consideración en el análisis, lo que requiere evaluarlos adecuadamente e
integrarlos en la planificación estratégica de la empresa.
Por lo anterior uno de los retos de la contabilidad en el mundo de hoy aparte de
seguir apoyándose en la contabilidad normal que en sí misma plantea la validez de la
información contable, debe encontrar y aplicar nuevos elementos que le permitan de una
manera integral reflejar todo lo que ocurre en la empresa evidenciándolo en los estados
financieros y en los respectivos informes.
Un efecto que produce estos nuevos cambios en la presentación de la información
es que hace que sobresalga en medio de otras empresas. Los sistemas de información han
desempeñado un importante lugar en el mercado como elemento de control y organización
, sin embargo no debe de limitarse solo a esa función, dado que nos encontramos en la
necesidad de buscar el poder explicativo de los sistemas de información en el
comportamiento de los usuarios de la información empresarial, así no solo se busca un
manejo técnico en la empresa sino que se tomen todos los componentes de la empresa
tanto tangibles como intangibles que nos permitan competir en un entorno que cada vez es
más fuerte y más agresivo.
La introducción de nuevos conceptos en nuestra profesión va de la mano con el
análisis del impacto de las nuevas tecnologías y la incorporación del riesgo asociado a una
era de rápido cambio que a continuación analizaremos.
En general los sistemas de información estratégicos que se crean para el manejo de
la información de las empresas competitivas esta basado fundamentalmente en las
autopistas de información y el manejo del Cuadro de Mando Integral Hipermedia que
manejan las grandes empresas en el mundo, ya que son estas las que los han desarrollado y
lo han tomado como herramienta fundamental en la construcción de estrategias para las
diferentes etapas que soportan la empresa en el actual mundo cambiante, como lo son la
toma de decisiones en ventas, la alta gerencia, la innovación de productos, las
construcciones de nuevos componentes que los lleven al éxito.
Enfocándonos mas en cada un de estos puntos podemos decir que los sistemas de
información que se manejen estratégicamente serán útiles ya que las empresas se
convertirán en una mezcla de destreza técnica, empresarial y de conocimiento.
La debida utilización de los Si se ha venido desarrollando desde que se comenzaron
a implementar los ordenadores informáticos en el soporte técnicos de las empresas para
convertir sus datos en algo ágil y ordenado; por esta razón se ha venido creando diferentes
SI que se acomoden a la características y los fines que se quieren alcanzar en los entornos
en los que se desenvuelven las empresas y cumplir con la información que satisfaga los
clientes, proveedores y accionistas, como la agilidad y validez de los datos que se
procesan.
Los sistemas de información de las empresas están formados por cuatro
subsistemas que son: SIAD (Subsistema de información para la alta dirección), EIS
(Subsistema de información para ejecutivos), MIS (Subsistema de información par la
gestión) y SIC (Subsistema de información contable); los cuales se nutren de todos los
datos e informes relevantes, tanto de origen interno como externo, ya sea de naturaleza
financiera como no financiera
En estos SI se debe de tener muy en cuenta los avances tecnológicos que se han
dado en las comunicaciones por esto se resaltan tres elementos básicos para las empresas
que quieran estar dentro de el circulo de las grandes lideres en producción, costos y manejo
de sus negocios; estos elementos ayudan al desempeño exitoso de estas y son: El Internet,
el Intranet y el Extranet, que representan sustanciosas ventajas para las empresas que lo
implanten, porque coadyuda a la expansión de estas frente a los adversarios dirigiéndose en
altos estándares de calidad y competitividad.
De otro lado el control de gestión en las actuales organizaciones hace referencia a
los sistemas de control empresarial como un proceso mediante el cual la dirección se
asegura de que los recursos se obtienen y se emplean de manera eficiente y eficaz con la
finalidad de lograr los objetivos de la organización. Este concepto debe de ser replanteado
ya que no cumple con sus expectativas por esto lo remplazan por el cuadro de mando
integral que como su nombre lo dice integra diferentes conceptos que ayudan al eficiente
control de las empresas ya que representa un instrumento idóneo en el proceso de
comunicación de la misión y la estrategia utilizada en la configuración adecuada de toma
de decisiones.
Además de todo esto las empresas no presupuestan riesgos que en un presente o en
un futuro puedan ocasionar daños a la misma e incurren en gastos que afectaran
notablemente la estructura organizacional de la empresa, mas si por el contrario se
adquirieren pólizas de seguros esto transformaría la mentalidad convencional que se viene
manejando y entraríamos a administrar toda clase de riesgos.
2.2.4 Ciclo de Negocios
Un ciclo de negocios o ciclo de operaciones, es el tiempo que transcurre entre la
compra de inventario, en el caso de una empresa manufacturera o la prestación de
servicio, en el caso de una de servicio y su conversión de efectivo. Para algunas
empresas u organizaciones, el ciclo de negocios o también conocido ciclo de operación
puede abarcar más de un año de calendario contable, como puede ser el caso de los
comerciantes que venden a plazo, o empresas constructoras. Este concepto, es uno de
los parámetros que se pueden tomar en cuenta en las empresas para clasificar las
partidas contables en los estados financieros, específicamente en el balance general
como circulante o de largo plazo.
El ciclo de negocios no es más que una herramienta de dirección que integra los
principales documentos normativos. Este ciclo es una ejecución útil tanto para lanzar una
nueva empresa o una actividad en la empresa existente.
Surge la necesidad conceptual, metodológica y de gestión, de introducir un
instrumento que permite concretar las estrategias en términos técnicos, económicos,
tecnológicos y financieros. Este instrumento que se denomina mundialmente como Plan
del ciclo de Negocios, debe argumentar tanto a corto como mediano plazo una descripción
detallada de los servicios y productos que se ofrecen, las oportunidades de mercados que
poseen y cómo está dotado de recursos tangibles e intangibles, que le permitan
determinada competitividad y diferenciación entre competidores y aliados.
Ciclo de negocios según esta definición en las entidades: Es una forma de pensar
sobre el futuro del negocio: a donde ir; cómo ir rápidamente, o qué hacer durante el camino
para disminuir la incertidumbre y los riesgos. Es un documento formal, elaborado por
escrito, que sigue un proceso lógico, progresivo, realista, coherente y orientado a la acción,
en el que se incluyen las acciones futuras que deberán ejecutarse, tanto por el empresario
como por sus colaboradores, para, utilizando los recursos de que dispone la organización,
procurar el logro de determinados resultados (objetivos y metas) y que al mismo tiempo,
establezca los mecanismos que permitirán controlar dicho logro.
Luego de un análisis de los diferentes conceptos que los autores ofrecen sobre el
ciclo de Negocio, es fundamental concentrarse en el objetivo básico y que éste sea claro,
que esté escrito, sea fácilmente comunicable, coherente y medible.
El ciclo de Negocios tiene como objetivo ayuda ha alcanzar un conocimiento amplio
y objetivo de la empresa o la actividad que pretende poner en marcha. Al mismo tiempo
encontrar socios o servir de base para convencer a estos del mérito del proyecto y
conseguir reunir los recursos y capacidades necesarias para poner en marcha el plan, y de
esta manera obtener el financiamiento para ejecutar el negocio.
2.2.5 Control Interno
Es bueno resaltar que el control interno es todo un sistema de controles financieros
utilizados por las empresas, y además, lo establece la dirección o gerencia para que los
negocios puedan realizar sus procesos administrativos de manera secuencial y
ordenada, con el fin de proteger sus activos, salvaguardarlos y asegurarlos en la medida
posible, la exactitud y la veracidad de sus registros contables; sirviendo a su vez de
marco de referencia o patrón de comportamiento para que las operaciones y actividades
en los diferentes departamentos de la organización fluyan con mayor facilidad.
Tomando en cuenta que el control interno va a servir como base o instrumento de
control, la Federación de Colegios de Contadores Públicos de Venezuela (1998), la
define como:
El plan de organización, de todos los métodos y medidas
coordinadas adaptadas al negocio, para proteger y
salvaguardar sus activos, verificar la exactitud y confiabilidad
de los datos contables y sus operaciones, promover la
eficiencia y la productividad en las operaciones y estimular la
adhesión a las prácticas ordenadas para cada empresa.
(p.310).
Una vez establecido y dejado claro el significado del control interno es bueno verlo
también desde un punto de vista financiero donde Holmes, A. (1997), lo define como:
Una función de la gerencia que tiene por objeto salvaguardar,
y preservar los bienes de la empresa, evitar desembolsos
indebidos de fondos y ofrecer la seguridad de que no se
contraerán obligaciones sin autorización. Estos objetivos han
de lograrse mediante los controles de procedimiento interno
de la empresa y con la comprobación de la exactitud con que
trabaja la oficina de contabilidad. (p.3).
Asimismo, el concepto de control interno emitido por Redondo, A (1996), detalle
que: “se debe hacer un estudio y una evaluación adecuada de control interno existente,
como base para determinar la amplitud de las pruebas a las cuales se limitarán los
procedimientos de auditorías”. (p.267).
Tomando en cuenta los distintos conceptos de control interno pueden dividirse en
dos grandes grupos: Administrativos y Contables. En cuanto al administrativo, es el
plan de organización, y todos los métodos que facilitan la planeación y control de la
empresa (planes y presupuestos). Con relación al contable, se puede decir que
comprende métodos y procedimientos relacionados con la autorización de
transacciones, tal es el caso de los registros financieros y contables.
Este tipo de control ayuda a maximizar la eficiencia dentro de cualquier
organización, minimiza los desperdicios de mercancía, errores no intencionales
realizados por el personal que labora en la empresa, al igual que controla y minimiza el
fraude administrativo, y así no perder la intención principal que se quiere llegar como
todo ente organizativo al querer implementar el control interno.
Dentro de esta perspectiva Catácora, F. (1999), señala que: “un sistema de control
interno se establece bajo la premisa del concepto de costo/beneficio. El postulado
principal al establecer el control interno es diseña pautas y especificaciones de control
cuyo beneficio supere el costo para implementar los mismos.” (p.238).
Es notorio manifestar, que el control interno tiene como misión principal ayudar en
la consecución de los objetivos y metas generales trazados por la empresa, y esto a su
vez a las metas específicas planteadas que sin duda alguna mejorará la conducción de
la organización, con el fin de optimizar la gestión administrativa.
Sin embargo sobre este punto Redondo, A. (1996), señala que para que un control
interno rinda su cometido, debe ser: “oportuno, claro, sencillo, ágil, flexible, adaptable,
eficaz, objetivo y realista” (p.325). Todo esto tomando en cuenta que la clasificación
del mismo puede ser preventiva o de detección para que sea originaria.
2.2.6 Importancia y Objetivo del Control Interno
El control interno contable representa el soporte bajo el cual descansa la
confiabilidad de un sistema contable. Un sistema de control interno es importante por
cuanto no se limita únicamente a la confiabilidad en la manifestación de las cifras que
son reflejadas en los estados financieros, sino también evalúa el nivel de eficiencia
operacional en los procesos contables y administrativos.
El control interno en una entidad está orientado a prevenir o detectar errores e
irregularidades, las diferencias entre estos dos es la intencionalidad del hecho; el
término error se refiere a omisiones no intencionales, y el término irregular se refiere a
errores intencionales. Lo cierto es que los controles internos deben brindar una
confianza razonable de que los estados financieros han sido elaborados bajo un
esquema de controles que disminuyan la probabilidad de tener errores sustanciales en
los mismos.
Con respecto a las irregularidades, el sistema de control interno debe estar
preparado para descubrir o evitar cualquier irregularidad que se relacione con
falsificación, fraude o colusión, y aunque posiblemente los montos no sean
significativos o relevantes con respecto a los estados financieros, es importante que
estos sean descubiertos oportunamente, debido a que tienen implicaciones sobre la
correcta conducción del negocio.
2.2.7 Propósito del Control Interno
Según Meigs, W; Larsen, G. Y otros (1998), el propósito del control interno es:
“promover la operación, buscando que el mismo se impulse lo más eficaz y eficiente
para la organización”. (p.49). Esto se puede interpretar como, hacer cumplir los
objetivos de la empresa los cuales se pueden ver perturbados por errores y omisiones,
presentándose en cada una de las actividades cotidianas de la empresa, viéndose
afectado por el cumplimiento de los objetivos establecidos por la gerencia.
De la misma manera para Lozano, F (2000), explica que: “la finalidad del control
interno lo entrelaza a ciertos objetivos llamados por el autor como ineludibles”.(p.83).
El enfoque de este concepto consiste en resguardar los activos contra la situación que se
considere en peligro de pérdida, es decir, si a menudo se presenta esta situación tratar
de eliminar o reducirlas al máximo, su idea es tratar de fomentar la eficiencia en el
manejo de las operaciones que el desempeño realizado por las políticas fijadas de la
organización y por último procurar que el control interno establecido de como resultado
mantener a la administración informada del manejo operativo y financiero y que dicha
información sea confiable y llegue en el momento más oportuno para así permitir a la
gerencia tomar decisiones adecuados a la situación real que está atravesando la
empresa.
Siempre se toma en cuenta un control interno cuando existen en la empresa ciertas
situaciones irregulares que saben que existen pero se les escapa de las manos a la
administración de la empresa. Por medio de este punto de vista al tener trazados del
control interno se pueden detectar las irregularidades, es decir, estableciendo que es lo
que se quiere conseguir con este sistema, permitiendo encontrar ciertas ventajas que
guiarán a la empresa a mejorar las operaciones las cuales oriente al logro de los planes
ya establecidos.
2.2.8 Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados en Venezuela
De todas maneras para poder alcanzar el logro positivo de los objetivos de la
empresa, será importante que se tenga presente en todo momento los Principios de
Contabilidad Generalmente Aceptados (PCGA), el cual va a ser el lenguaje necesario
para comunicar las operaciones financieras de la empresa.
Estos principios se rigen mediante registros, clasificaciones y resúmenes, que una
vez analizados permiten controlar todas las operaciones para las tomas de decisiones
acertadas, siendo por esto que en el proceso contable deben existir controles internos
sistematizados, que actúen como un todo para el logro de objetivos deseados.
Para efectuar la debida aplicación de los controles internos en las organizaciones
debe existir un conjunto de normas y procedimientos de carácter general, las cuales
deben estar debidamente aceptados, y al mismo tiempo que sirvan para unificar criterios
en materia de evaluación, control e interpretación.
Es así, como el Instituto Mexicano de Contadores Públicos, A.C. (1994),
expresa “los principios de contabilidad son conceptos básicos que establecen la
delimitación e identificación del ente económico, las bases de cuantificación de las
operaciones y la presentación de la información financiera.” (p.23). Por tanto, cualquier
sistema de control interno que deba aplicarse en una empresa debe estar basado en tales
principios contables.
2.2.9 Objetivos de los Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados
Los principios de contabilidad se emiten con el objetivo de estandarizar la
elaboración de estados financieros. Cuando se habla de uniformar se debe tener presente
que los estados financieros pueden ser utilizados por distintos tipos de usuarios, sean
éstos internos o externos a una entidad económica.
Los objetivos básicos de los principios contables son:
Uniformar todos los criterios contables presentes en los estados financieros.
Establecer tratamientos especiales a operaciones específicas en las organizaciones.
Orientar a los usuarios de los estados financieros.
Sistematizar el conocimiento contable.
Cada uno de los objetivos nombrados, se materializan mediante la aplicación de
principios de contabilidad generalmente aceptados el cual deben ser específicos.
Una clasificación aplicable para los estados financieros en las empresas puede ser la
siguiente: los básicos (entidad, realización, partida doble, revelación suficiente de las
partidas en los estados financieros, costo histórico, etc.), los aplicables a partidas
específicas (efectivo, cuentas por cobrar, activos fijos, inventarios, etc.) y los relativos a
estados financieros (cambios contables, consolidación de estados financieros, cambios en
el nivel general de precios, etc.).
La clasificación de los principios contables anteriormente mencionados, no incluye
todos los procedimientos contables que pueden ser aplicados por los PCGA, pero si
presenta los de mayor uso y práctica para una entidad.
2.2.10 Activos
En otro orden de ideas, los activos son todos aquellos bienes que posee la empresa y
que sea posible su valoración en términos monetarios, el efectivo en caja o bancos, la
mercancía, mobiliarios, los vehículos, las maquinarias, los documentos que demuestren
derechos sobre terceros, seguros.
Visto de esta forma, los activos fijos son bienes y derechos adquiridos por la empresa
y los cuales son de carácter más o menos permanentes (duran un plazo largo), los cuales
se adquieren con la intención de utilizarlos en las operaciones normales del negocio y lo
de venderlos.
2.2.11 Activos Fijos
Los activos fijos se clasifican en: tangibles e intangibles. Los tangibles, lo
constituyen bienes con todas las características anotadas anteriormente para los activos
fijos, poseen presencia física, la que se puede apreciar con los sentidos; dentro de este
grupo tenemos: el terreno, los edificios, el mobiliario, las maquinarias, minas, bosques y
pozos petroleros. A. Redondo (2002) define los activos fijos como:
La constitución de cuentas que representan activos de
carácter permanente destinados a la producción de bienes y
servicios. Sus componentes más importantes deben separarse
por rubros, tales como: terrenos, edificaciones, instalaciones,
maquinarias y equipos, mobiliario, vehículos y activos fijos
en proceso de construcción o instalaciones. Debe señalarse la
base de valuación; y en los casos en que ésta no sea el costo
de adquisición o de construcción, debe indicarse como se
determinó la valuación adoptada. (p.45).
En cuanto a los intangibles, están representados por derecho de orden legal o
económico, los cuales tienen como característica principal su inmaterialidad, es decir,
carece de presencia física, lo que implica que su existencia no se puede apreciar con los
sentidos. Dentro de este grupo tenemos, los amortizables que son: patentes de inversión,
derechos de autor, los no amortizables que son: la plusvalía o crédito mercantil, marca de
fábrica etc.
Cabe considerar, por otra parte, que la depreciación es la pérdida de valor que sufren
algunos activos fijos, bien sea por el proceso de desgaste a que son sometidos o bien por
la obsolescencia o antigüedad de estos grupos de activos
Para calcular la depreciación es necesario realizar un estudio en cuanto a sus
elementos:
Valor del costo: Esta compuesto por el monto erogado por la adquisición o compra
del activo fijo, más todos los gastos necesarios para ponerlo en funcionamiento.
Vida útil: Se trata del tiempo que se estima que un determinado activo fijo dará
servicio útil y renta a la empresa, es decir, contribuirá a los ingresos normales de la
empresa.
Valor de salvamento: Viene a representar el valor estimado que tendrá el activo fijo
en cuanto a su vida útil (cuando se termine de depreciar cuando cese la vida útil del
activo).
Valor según libro: Es la diferencia entre el costo y la depreciación que esta
acumulada a una determinada fecha.
Valor real: Es la cantidad de costo que se recupera cuando el activo es
desincorporado y realmente vendido.
2.2.12 Métodos de Depreciación
En este sentido los métodos de depreciación se clasifican en método de línea recta, el
cual distribuye el gasto del activo fijo en el número de años de vida útil probable en
partes iguales, es decir, se plantea en este caso que si el activo fijo presta todos los años el
mismo servicio o utilidad, lo lógico es que se transfiera a los gastos de cada año la misma
cantidad.
Tasa de Depreciación: Costo - Valor de Salvamento
Anual Horas Máquinas estimadas
Como segundo método se tiene el de los dígitos decrecientes, el cual se caracteriza
porque en los primeros años se registran cantidades elevadas de depreciación, la cual va
disminuyendo años tras años hasta que el activo consume toda su vida útil y queda
totalmente depreciado (excepto su valor de salvamento).
Estos son en virtud de que el activo en los primeros años necesita gastar menos en
reparaciones y mantenimiento, lo que se compensa con una mayor depreciación, y en los
últimos años como es lógico se necesita gastar más dinero en reparaciones y
mantenimiento, lo que se compensa con una menor depreciación, lo cual según los
sostenedores de este método tiende a que anualmente se lleve a gastos, más o menos igual
cantidad de dinero.
Para determinar el factor de depreciación anual usaremos la siguiente fórmula:
Factor de depreciación: Costo - Valor de salvamento
S. x Nº de años Vida U. Prob.
S: Sumatoria de Dígitos
Para obtener la tasa de depreciación anual, se multiplicará el factor de depreciación,
por los dígitos (N.) que integran la vida útil, de mayor a menor.
En tercer lugar tenemos el método de horas máquinas, que sirve para depreciar
ciertos medios de producción, como es el caso de una máquina de carácter industrial. En
este caso se estima el número total de horas que puede trabajar la máquina en su vida útil;
es decir, se plantea que si en un año la máquina trabaja más que en otros, en ese año se
debe depreciar en una cantidad mayor.
Para determinar la depreciación por este método se usara la siguiente fórmula:
Factor de depreciación = Costo - Valor de Salvamento
Horas – Máquina Estimada
Para obtener la depreciación anual, este factor se multiplicará por el número de horas
que realmente trabajó la máquina en el año.
Como último método tiene el de unidades de producción. Este método es similar al
anterior, con la variante de que el factor de depreciación se estima sobre la base del
número de unidades que probablemente la máquina va a producir en su vida útil. Para
determinar la depreciación se utilizará la siguiente fórmula:
Factor de Depreciación: Costo - Valor de Salvamento
N de Unidades Estimada a Producir
Para obtener la depreciación anual se multiplicará el factor por el número de unidades
producidas en el año.
Una de las actividades importantes en los activos fijos, es la desincorporación. Este
procedimiento es muy normal dentro de una empresa, bien sea por venta de algunos de
ellos, cambio por equipos nuevas tecnologías, bien que se retiren por no prestar ningún
servicio, es decir: venta, retiro o inversión.
2.2.13 Auditoría (Informe COSO)
El denominado "INFORME COSO" sobre control interno, publicado en E.E.U.U en
1992, surgió como una respuesta a las inquietudes que planteaban la diversidad de
conceptos, definiciones e interpretaciones existentes en torno a la temática referida.
Los resultados que se presentan durante la tarea realizada durante más de cinco años
por el grupo de trabajo que la TREADWAY COMMISSION, NATIONAL
COMMISSION ON FRAUDULENT FINANCIAL REPORTING creó en Estados Unidos
en 1985 bajo la sigla COSO (COMMITTEE OF SPONSORING ORGANIZATIONS). El
grupo estaba constituido por representantes de las siguientes organizaciones:
• American Accounting Association (AAA)
• American Institute of Certified Public Accountants (AICPA)
• Financial Executive Institute (FEI)
• Institute of Internal Auditors (IIA)
• Institute of Management Accountants (IMA)
La redacción del informe fue encomendada a Coopers & Lybrand.
Se trataba entonces de materializar un objetivo fundamental: definir un nuevo marco
conceptual del control interno, capaz de integrar las diversas definiciones y conceptos que
venían siendo utilizados sobre este tema, logrando así que, al nivel de las organizaciones
públicas o privadas, de la auditoría interna o externa, o de los niveles académicos o
legislativos, se cuente con un marco conceptual común, una visión integradora que
satisfaga las demandas generalizadas de todos los sectores involucrados. Por todo esto O.
Ray Whittington-Kurt Pany (2000) definen en control interno bajo el enfoque del coso
como: “un proceso o un medio para llegar a un fin, y no un fin en sí mismo, donde los
objetivos se basan principalmente en el trabajo realizado por los individuos de una
organización.
El control interno es un proceso integrado a los procesos, y no un conjunto de pesados
mecanismos burocráticos añadidos a los mismos, efectuado por el consejo de la
administración, la dirección y el resto del personal de una entidad, diseñado con el objeto
de proporcionar una garantía razonable para el logro de objetivos incluidos en las
siguientes categorías:
• Eficacia y eficiencia de las operaciones
• Confiabilidad de la información financiera.
• Cumplimiento de las leyes, reglamentos y políticas.
Por otra parte, completan la definición algunos conceptos fundamentales:
• El control interno es un proceso, es decir un medio para alcanzar un fin y no un fin
en sí mismo.
• Lo llevan a cabo las personas que actúan en todos los niveles, no se trata solamente
de manuales de organización y procedimientos.
• Sólo puede aportar un grado de seguridad razonable, no la seguridad total, a la
conducción.
• Está pensado para facilitar la consecución de objetivos en una o más de las
categorías señaladas las que, al mismo tiempo, suelen tener puntos en común.
Al hablarse del control interno como un proceso, se hace referencia a una cadena de
acciones extendida a todas las actividades, inherentes a la gestión e integrados a los demás
procesos básicos de la misma: planificación, ejecución y supervisión. Tales acciones se
hallan incorporadas (no añadidas) a la infraestructura de la entidad, para influir en el
cumplimiento de sus objetivos y apoyar sus iniciativas de calidad.
Según la Comisión de Normas de Control Interno de la Organización Internacional de
Entidades Fiscalizadoras Superiores (INTOSAI), el control interno puede ser definido
como el plan de organización, y el conjunto de planes, métodos, procedimientos y otras
medidas de una institución, tendientes a ofrecer una garantía razonable de que se cumplan
los siguientes objetivos principales:
• Promover operaciones metódicas, económicas, eficientes y eficaces, así como
productos y servicios de la calidad esperada.
• Preservar al patrimonio de pérdidas por despilfarro, abuso, mala gestión, errores,
fraudes o irregularidades.
• Respetar las leyes y reglamentaciones, como también las directivas y estimular al
mismo tiempo la adhesión de los integrantes de la organización a las políticas y
objetivos de la misma.
• Obtener datos financieros y de gestión completos y confiables y presentados a
través de informes oportunos.
Para la alta dirección es primordial lograr los mejores resultados con economía de
esfuerzos y recursos, es decir al menor costo posible. Para ello debe controlarse que sus
decisiones se cumplan adecuadamente, en el sentido que las acciones ejecutadas se
correspondan con aquéllas, dentro de un esquema básico que permita la iniciativa y
contemple las circunstancias vigentes en cada momento.
Por consiguiente, siguiendo los lineamientos de INTOSAI, incumbe a la autoridad
superior la responsabilidad en cuanto al establecimiento de una estructura de control
interno idónea y eficiente, así como su revisión y actualización periódica.
Ambas definiciones (COSO e INTOSAI) se complementan y conforman una versión
amplia del control interno: la primera enfatizando respecto a su carácter de proceso
constituido por una cadena de acciones integradas a la gestión, y la segunda atendiendo
fundamentalmente a sus objetivos.
2.2.14 Componentes (Informe COSO)
El marco integrado de control que plantea el Informe COSO consta de cinco
componentes interrelacionados, derivados del estilo de la dirección, e integrados al proceso
de gestión:
• Ambiente de control
• Evaluación de riesgos
• Actividades de control
• Información y comunicación
• Supervisión
El ambiente de control refleja el espíritu ético vigente en una entidad respecto del
comportamiento de los agentes, la responsabilidad con que encaran sus actividades, y la
importancia que le asignan al control interno. Sirve de base de los otros componentes, ya
que es dentro del ambiente reinante que se evalúan los riesgos y se definen las actividades
de control tendientes a neutralizarlos. Simultáneamente se capta la información relevante y
se realizan las comunicaciones pertinentes, dentro de un proceso supervisado y corregido
de acuerdo con las circunstancias.
El modelo refleja el dinamismo propio de los sistemas de control interno. Así, la
evaluación de riesgos no sólo influye en las actividades de control, sino que puede también
poner de relieve la conveniencia de reconsiderar el manejo de la información y la
comunicación.
No se trata de un proceso en serie, en el que un componente incide exclusivamente
sobre el siguiente, sino que es iterativo multidireccional en tanto cualquier componente
puede influir, y de hecho lo hace, en cualquier otro. Existe también una relación directa
entre los objetivos (Eficiencia de las operaciones, confiabilidad de la información y
cumplimiento de leyes y reglamentos) y los cinco componentes referenciados, la que se
manifiesta permanentemente en el campo de la gestión: las unidades operativas y cada
agente de la organización conforman secuencialmente un esquema orientado a los
resultados que se buscan, y la matriz constituida por ese esquema es a su vez cruzada por
los componentes.
El ambiente de control define al conjunto de circunstancias que enmarcan el
accionar de una entidad desde la perspectiva del control interno y que son por lo tanto
determinantes del grado en que los principios de este último imperan sobre las conductas y
los procedimientos organizacionales. Es, fundamentalmente, consecuencia de la actitud
asumida por la alta dirección, la gerencia, y por carácter reflejo, los demás agentes con
relación a la importancia del control interno y su incidencia sobre las actividades y
resultados.
Para obtener una mejor amplitud del tema O. Ray Whittington-Kurt Pany (2000)
definen el ambiente de control como: “fija el tono de la organización y, sobre todo, provee
disciplina a través de la influencia que ejerce sobre el comportamiento del personal en su
conjunto”(p.172). Constituye el andamiaje para el desarrollo de las acciones y de allí
deviene su trascendencia, pues como conjunción de medios, operadores y reglas
previamente definidas, traduce la influencia colectiva de varios factores en el
establecimiento, fortalecimiento o debilitamiento de políticas y procedimientos efectivos
en una organización.
Los principales factores del ambiente de control son:
• La filosofía y estilo de la dirección y la gerencia.
• La estructura, el plan organizacional, los reglamentos y los manuales de
procedimiento.
• La integridad, los valores éticos, la competencia profesional y el compromiso de
todos los componentes de la organización, así como su adhesión a las políticas y
objetivos establecidos.
• Las formas de asignación de responsabilidades y de administración y desarrollo del
personal.
• El grado de documentación de políticas y decisiones, y de formulación de
programas que contengan metas, objetivos e indicadores de rendimiento.
• En las organizaciones que lo justifiquen, la existencia de consejos de
administración y comités de auditoría con suficiente grado de independencia y
calificación profesional.
El ambiente de control reinante será tan bueno, regular o malo como lo sean los
factores que lo determinan. El mayor o menor grado de desarrollo y excelencia de éstos
hará, en ese mismo orden, a la fortaleza o debilidad del ambiente que generan y
consecuentemente al tono de la organización.
2.2.15 Evaluación de Riesgos (COSO)
El control interno COSO, ha sido pensado esencialmente para limitar los riesgos
que afectan las actividades de las organizaciones. A través de la investigación y análisis de
los riesgos relevantes y el punto hasta el cual el control vigente los neutraliza, se evalúa la
vulnerabilidad del sistema.
Para ello debe adquirirse un conocimiento práctico de la entidad y sus componentes
de manera de identificar los puntos débiles, enfocando los riesgos tanto al nivel de la
organización (internos y externos) como de la actividad.
El establecimiento de objetivos es anterior a la evaluación de riesgos. Si bien
aquellos no son un componente del control interno, constituyen un requisito previo para el
funcionamiento del mismo. Para Mendieta F. (2002) define la Evaluación de Riesgo: “ Es
el segundo componente importante del control interno enmarcado dentro del COSO. La
gerencia debe identificar y analizar cuidadosamente los factores que afectan el riesgo de
que los objetivos de la organización no sean alcanzados, y luego tratar de manejar esos
riesgos”(p.87).
Los objetivos (relacionados con las operaciones, con la información financiera y
con el cumplimiento), pueden ser explícitos o implícitos, generales o particulares.
Estableciendo objetivos globales y por actividad, una entidad puede identificar los factores
críticos del éxito y determinar los criterios para medir el rendimiento.
A este respecto cabe recordar que los objetivos de control deben ser específicos, así como
adecuados, completos, razonables e integrados a los globales de la institución.
Una vez identificados, el análisis de los riesgos incluirá:
• Una estimación de su importancia / trascendencia.
• Una evaluación de la probabilidad / frecuencia.
• Una definición del modo en que habrán de manejarse.
Dado que las condiciones en que las entidades se desenvuelven suelen sufrir
variaciones, se necesitan mecanismos para detectar y encarar el tratamiento de los riesgos
asociados con el cambio. Aunque el proceso de evaluación es similar al de los otros
riesgos, la gestión de los cambios merece efectuarse independientemente, dada su gran
importancia y las posibilidades de que los mismos pasen inadvertidos para quienes están
inmersos en las rutinas de los procesos.
Existen circunstancias que pueden merecer una atención especial con respecto al
COSO, y más aún si todo va a estar en función del impacto potencial como a continuación
se plantea: En primer lugar:
• Cambios en el entorno
• Redefinición de la política institucional.
• Reorganizaciones o reestructuraciones internas.
• Ingreso de empleados nuevos, o rotación de los existentes.
• Nuevos sistemas, procedimientos y tecnologías.
• Aceleración del crecimiento.
• Nuevos productos, actividades o funciones.
Los mecanismos para prever, advertir, funcionar, colisionar, identificar y
administrar los cambios deben estar orientados y manejados hacia el futuro, de manera de
anticipar los más significativos y agraviantes cambios a través de sistemas administrativos
que sirvan de alarma; complementados con planes para un abordaje adecuado de las
variaciones que pudieran existir.
2.2.16 Información y Comunicación
Así como es necesario que todos los agentes conozcan el papel que les corresponde
desempeñar en la organización (funciones, responsabilidades), es imprescindible que
cuenten con la información periódica y oportuna que deben manejar para orientar sus
acciones en consonancia con los demás, hacia el mejor logro de los objetivos.
Son tan importantes los sistemas de información contable y de comunicación que
O. Ray Whittington –Kurt Pany (2000) lo definen: “consiste en los métodos y registros
establecidos para registrar, procesar, resumir información las transacciones de una entidad
y dar cuenta de los activos, pasivos y patrimonios reacionados”. (p.177).
La información relevante debe ser captada, procesada y transmitida de tal modo que
llegue oportunamente a todos los sectores permitiendo asumir las responsabilidades
individuales.
La información operacional, financiera y de cumplimiento conforma un sistema
para posibilitar la dirección, ejecución y control de las operaciones.
Está conformada no sólo por datos generados internamente sino por aquellos provenientes
de actividades y condiciones externas, necesarios para la toma de decisiones.
Los sistemas de información permiten identificar, recoger, procesar y divulgar
datos relativos a los hechos o actividades internas y externas, y funcionan muchas veces
como herramientas de supervisión a través de rutinas previstas a tal efecto. No obstante
resulta importante mantener un esquema de información acorde con las necesidades
institucionales que, en un contexto de cambios constantes, evolucionan rápidamente. Por lo
tanto deben adaptarse, distinguiendo entre indicadores de alerta y reportes cotidianos en
apoyo de las iniciativas y actividades estratégicas, a través de la evolución desde sistemas
exclusivamente financieros a otros integrados con las operaciones para un mejor
seguimiento y control de las mismas.
Ya que el sistema de información influye sobre la capacidad de la dirección para
tomar decisiones de gestión y control, la calidad de aquél resulta de gran trascendencia y se
refiere entre otros a los aspectos de contenido, oportunidad, actualidad, exactitud y
accesibilidad.
La comunicación es inherente a los sistemas de información. Las personas deben
conocer a tiempo las cuestiones relativas a sus responsabilidades de gestión y control. Cada
función ha de especificarse con claridad, entendiendo en ello los aspectos relativos a la
responsabilidad de los individuos dentro del sistema de control interno.
Asimismo el personal tiene que saber cómo están relacionadas sus actividades con
el trabajo de los demás, cuáles son los comportamientos esperados, de qué manera deben
comunicar la información relevante que generen.
Los informes deben transmitirse adecuadamente a través de una comunicación
eficaz. Esto es, en el más amplio sentido, incluyendo una circulación multidireccional de la
información: ascendente, descendente y transversal. La existencia de líneas abiertas de
comunicación y una clara voluntad de escuchar por parte de los directivos resultan vitales.
Además de una buena comunicación interna, es importante una eficaz
comunicación externa que favorezca el flujo de toda la información necesaria, y en ambos
casos importa contar con medios eficaces, dentro de los cuales tan importantes como los
manuales de políticas, memorias, difusión institucional, canales formales e informales,
resulta la actitud que asume la dirección en el trato con sus subordinados. Una entidad con
una historia basada en la integridad y una sólida cultura de control no tendrá dificultades
de comunicación. Una acción vale más que mil palabras.
En el marco de control postulado a través del Informe COSO, la interrelación de los
cinco componentes (Ambiente de control, Evaluación de riesgos, Actividades de control,
Información y comunicación, y Supervisión) genera una sinergia conformando un sistema
integrado que responde dinámicamente a los cambios del entorno. Atendiendo a
necesidades gerenciales fundamentales, los controles se entrelazan a las actividades
operativas como un sistema cuya efectividad se acrecienta al incorporarse a la
infraestructura y formar parte de la esencia de la institución.
Mediante un esquema de controles incorporados como el descrito:
• Se fomentan la calidad, las iniciativas y la delegación de poderes.
• Se evitan gastos innecesarios.
• Se generan respuestas ágiles ante circunstancias cambiantes.
2.2.17 Integridad y valores éticos
La autoridad superior del organismo debe procurar suscitar, difundir, internalizar y
vigilar la observancia de valores éticos aceptados, que constituyan un sólido fundamento
moral para su conducción y operación. Tales valores deben enmarcar la conducta de
funcionarios y empleados, orientando su integridad y compromiso personal. Por otra parte
Mendieta F. (2002) expresa que: “la efectividad del control interno depende directamente
de la integridad y los valores éticos del personal que es responsable de crear, administrar y
monitorear los sistemas de control”. (p.125)
Los valores éticos son esenciales para el Ambiente de Control. El Sistema de
Control Interno se sustenta en los valores éticos, que definen la conducta de quienes lo
operan. Estos valores éticos pertenecen a una dimensión moral y, por lo tanto, van más allá
del mero cumplimiento de las Leyes, Decretos, Reglamentos y otras disposiciones
normativas.
El comportamiento y la integridad moral encuentran su red de sustentación y su
caldo de cultivo en la cultura del organismo. Esta determina, en gran medida, cómo se
hacen las cosas, qué normas y reglas se observan, si se tergiversan o se eluden. En la
creación de una cultura apropiada a estos fines juega un papel principal la Dirección
Superior del organismo, la que con su ejemplo contribuirá a construir o destruir
diariamente este requisito de control interno. 2.3 Definición de Términos Básicos
Activo: Es el conjunto cuantificable, de los beneficios económicos futuros controlados
por la entidad, representado por el efectivo, derechos y bienes.
Activo Fijo: Son inversiones permanentes cuya finalidad no es convertirse en dinero,
sino prestar un servicio eficaz a la organización.
Activo Fijo Depreciable: Son aquellos que por su naturaleza, al ser usados en la
producción de bienes y servicios, la acción del tiempo disminuye su valor.
Edificio: Son las edificaciones o las estructura que posee la empresa. Los edificios
generalmente se deprecian en 20 años y generalmente son la base primordial de una
organización.
Estados Financieros: Es un informe acerca de la situación económica y financiera de
la empresa. Los más utilizados son: Estado de Ganancias y Pérdidas, Balance General y
Estado de Origen y Aplicación de Fondos.
Empresa: Sociedad comercial o industrial. Unidad económica, en la cual se combina
el capital y el trabajo para producir riquezas.
Mobiliario: Es el costo de los muebles que se utilizan en las diferentes dependencias de
la empresa tales como escritorios, sillas, archivadores, etc.
Moldes: Se usa para trabajo de existencias regulares y tiene un valor a largo plazo.
Puede cargarse a una cuenta de activo y ser reducido por la depreciación.
PCGA: Siglas utilizadas para abreviar Principios de Contabilidad Generalmente
aceptados.
Procedimientos: Métodos para operar un proceso en una determinada área. Sirven
para afinar tareas y verificar que todas las transacciones se estén realizando de la
manera más idónea dentro de una empresa.
Vehículos: Son los bienes muebles que utiliza la compañía para el transporte.
Capital Spending: Presupuesto otorgado por la alta gerencia, para la obtención y
control de los bienes muebles, a fin de, obtener beneficios provechosos a corto plazo.
Tales beneficios como: aumento de la producción, expansión de la planta,
actualización de sistemas computarizados, entre otros...
CAPÍTULO III
MARCO METODOLÓGICO
3.1 Tipo de Investigación
Durante el desarrollo de toda investigación, es preciso considerar el grado de
alcance y su importancia en todo momento, reconociendo los esfuerzos necesarios y su
capacidad de análisis. Al considerar que la siguiente investigación permite ofrecer una
alternativa de solución a la problemática detectada en las empresas Caucheras
Manufactureras del Estado Carabobo, se puede señalar que el diseño de la investigación
se enmarca dentro de la modalidad de proyectos factibles, y la Universidad Pedagógica
Experimental Libertador (UPEL) (1990), señala:
El proyecto factible consiste en la elaboración de una
propuesta de un modelo operativo viable, o una solución a un
problema de tipo práctico, para satisfacer necesidades de una
institución. Las propuestas deben tener apoyo, en una
investigación de campo o en una de tipo documental; y puede
referirse a la formulación de políticas, programas,
tecnologías, método o proceso. (p.7).
El proyecto se apoya en una investigación descriptiva y de campo, tomando en
consideración el criterio del autor Sabino, C (1996), donde destaca que: “La
investigación de campo es aquella que se realiza directamente en el lugar donde se
originó el problema” (p.255), es decir, en las empresas sin intermediaciones de ninguna
clase, y de esta forma se aportará resultados confiables constituyéndose en un sustento
para la estructuración del sistema.
Dentro de esta perspectiva, se evaluarán todos los procesos existentes en los
departamentos de activos fijos de las empresas Caucheras Manufactureras del Estado
Carabobo, a fin de diseñar y proponer el sistema de control interno.
Tomando en cuenta, que el estudio pretende resolver un problema de forma práctica
e inmediata, es preciso ubicar esta investigación en una de tipo descriptiva.
Dentro de este marco, la Universidad Nacional Abierta (UNA) en sus técnicas de
documentación e investigación I (1995), define la investigación descriptiva como:
“Tratar de obtener toda la información acerca del fenómeno o proceso en una empresa,
para descubrir sus implicaciones y hechos, sin interesarse mucho (o muy poco, según
sea el caso), en conocer el origen o causa de la situación investigada en una momento
determinado.” (p.54).
Visto de esta forma esta investigación es incluida dentro de esta clasificación,
porque sus indagaciones y motivos se enmarcan dentro de este rubro, el cual está
fundamentado hacia la descripción del hecho observado. En este mismo orden de ideas
se puede decir que el trabajo de investigación se enmarca en el orden micro-social.
3.2 Población y Muestra
Debido a que el área de activos fijos de las Empresas Caucheras Manufactureras del
Estado Carabobo, es una dependencia dentro de la misma, a objeto de este estudio tanto la
población como muestra estará conformada por cuatro (04) trabajadores que laboran en el
departamento de activos fijos de las empresas en estudio.
Dicha población y muestra se divide de la siguiente forma: tres (3) analistas de
contabilidad, un (1) auxiliar contable.
3.3 Técnicas e Instrumentos de Recolección de Datos
Para elaborar un trabajo de investigación de cualquier tipo, es necesario seguir y
aplicar técnicas para la obtención de los datos necesarios. Al respecto Witney, F.
(1980), define la técnica como “ El conjunto de procedimientos que se utilizan durante
dicho proceso de recolección”. (p.89). Basándose en este concepto la técnica de
recolección de datos que se aplicó en la investigación fueron las siguientes:
La observación directa: según Sabino (1996), La observación directa consiste en “El
uso sistemático de nuestros sentidos orientados a la capacitación de loa realidad que
queremos estudiar” (p.146). En este sentido se comprende que esta técnica permitió al
investigador observar los procedimientos actuales en el departamento de activos fijos
con la finalidad de ayudar a obtener información en el mismo lugar donde ocurren los
hechos, y al mismo tiempo, detectar todas las incidencias del enfoque en estudio,
resumiendo que el tipo de observación directa fue la participante ya que el investigador
se involucró dentro de la investigación.
A su vez, la revisión documental que consistió en la consulta de varios textos,
procedimientos similares y trabajos de investigación, de los cuales se realizó una
recopilación de datos bibliográficos para conocer aspectos básicos para la propuesta.
Con respecto al instrumento de recolección de datos, Witney, F. (1980), también
nos aporta que “Un instrumento consiste en un formulario diseñado para registrar la
información que se obtiene durante el proceso de recolección de datos”. (p.89).
Cabe considerar, entonces que el instrumento de recolección de datos utilizado en
la investigación fue el cuestionario. Según el autor Hernández, S. (1998), lo define
como “Un conjunto de preguntas respecto a una o más variables a medir”. (p.528), con
el objetivo principal de conocer de manera correcta la problemática existente en el
departamento de activos fijos desde varios puntos de vistas y evaluar detalladamente las
actividades de la unidad investigada.
Este cuestionario está compuesto por una serie de ítems, relacionados
directamente con aspectos a las actividades del departamento de activos fijos, elaborado
con cuatros opciones de respuestas, las cuales tienen un valor numérico predefinido.
Los resultados obtenidos por este medio, se graficaron y tabularon con el fin de precisar
los resultados o estado en que se encuentra el departamento y medir, de esta forma, la
magnitud del problema.
La escala del cuestionario está estructurada de la siguiente manera:
(4) Siempre
(3) Casi siempre
(2) Algunas veces
(1) Nunca
Con respecto a la observación directa, el instrumento utilizado fueron los sentidos,
y los mismos ayudaron al investigador a discernir, inferir y buscar la forma de construir
los instrumentos, permitiendo mejorar sus percepciones.
En cuanto a la revisión documental, los instrumentos utilizados fueron los textos
de los diferentes autores, así como también, los antecedentes de la investigación. La
finalidad de este instrumento es conocer el grado en la cual se encuentran los
departamentos de activos fijos en cuanto a su funcionamiento, tomando en consideración
el estudios de los distintos conceptos, adaptándolos a las técnicas de investigación más
objetivas con la única finalidad de lograr las expectativas propuestas para la solución del
problema.
3.4 Validez y Confiabilidad de los Instrumentos
Para dar consistencia a los resultados obtenidos de los instrumentos de recolección
de información utilizados en este trabajo de investigación, Hernández, S. (1998), señala lo
siguiente “La validez se refiere al grado en que un instrumento realmente mide la validez
que permite medir”. (p.236). Asimismo, para efectos de este estudio se utilizó la validez
de expertos, lo cual permitió obtener mediante los resultados de los instrumentos, un
mayor grado de certeza de la información para las respuestas de los trabajadores del área.
Para la validación del instrumento se sometió a juicio de expertos, representado por
un experto en diseño de instrumento, un experto en metodología y otro en contenido,
quienes después de revisar cuidadosamente cada uno de los ítems, les asignaron una
puntuación según la escala siguiente: Excelente (4), Buena (3), Regular (2) y Deficiente
(1).
Por otra parte, los expertos en su juicio validaron el instrumento con una media
mayor a 3,63 lo que indica que los ítems se adecuan a los objetivos. Hernández, S. (1998),
también expresa que “La confiabilidad del instrumento de mediciones refiere al grado en
que su aplicación repetida al mismo sujeto u objeto produce iguales resultados”.(p.235).
Con relación a esto, se analizaron los resultados de confiabilidad del cuestionario y se
utilizó el coeficiente de Alfa de Cronbach.
La Fórmula
n 1- ∑ S↑ P
∝ =
n-1 ∑ S↑ t
α = Coeficiente de Confiabilidad
n = Número de preguntas
∑S↑P = Sumatoria de la Varianza por Pregunta
∑S↑t = Varianza Total del Instrumento
Los instrumentos en esta investigación se realizaron en la unidad de análisis y los
resultados obtenidos se les aplico la formula de cálculo coeficiente alfa de Cronbach, el
cual fue analizado por la varianza de cada ítems, y la varianza total del instrumento, con un
resultado que dio igual a 0,91; lo que indica que el instrumento es confiable.
3.5 Técnicas de Análisis de Datos
Previo a la realización de cualquier estudio, sea cual sea su magnitud, es de vital
importancia que el investigador defina claramente las técnicas que empleará para el
análisis de los datos obtenidos en el proceso de recolección. En este trabajo de
investigación, se realizaron técnicas de análisis tanto cuantitativas como cualitativas. El
análisis cualitativo se realizó en base a la lectura de los aspectos relacionados con el tema
de estudio y de la determinación de las características organizacionales de las empresas,
mientras que el análisis cuantitativo se realizó en base a la utilización de la estadística
descriptiva a través de porcentajes, gráficos, figuras, etc., esto permitirá dar una mejor
visión estadística del tema.
CAPÍTULO IV
DIAGNÓSTICO QUE SUSTENTA LA PROPUESTA
Análisis de los Resultados
Los resultados obtenidos de la observación directa y documental, permitió
determinar las características generales de las empresas caucheras manufactureras del
Estado Carabobo, especialmente en los departamentos de activos fijos de cada una de
ellas, los cuales se registraron en cuadros diseñados para tal fin, de forma tal de ilustrar
de mejor forma todas y cada una de las interrogantes presentadas durante la
investigación.
Por otra parte se realizaron análisis de cada uno de los ítems del cuestionario, los
cuales se presentan a través de tablas donde se indican las frecuencias y porcentajes
obtenidos de las respuestas suministradas por los encuestados, para poder de esta forma
conocer a ciencia cierta los resultados obtenidos. Estos resultados están graficados de
forma tal que se pueda observar las diferentes tendencias encontradas durante su
aplicación al personal que labora en los departamento de activos fijos de las empresas
caucheras manufactureras del estado Carabobo.
- Observación Directa:
Se realizó con el propósito de conocer el funcionamiento de las empresas caucheras
manufactureras del Estado Carabobo en su proceso de activos fijos, y como técnica de
recolección de datos para el diseño del control interno en estudio, se hizo un recorrido por
las empresas caucheras manufactureras del Estado Carabobo para constatar, verificar y
razonar si se siguen las pautas establecidas conforme los procedimientos contables
generalmente aceptados en Venezuela y las otras consideraciones enunciadas en el marco
teórico de este trabajo.
- El Cuestionario:
Se llevó a cabo en las instalaciones de las empresas caucheras manufactureras del
Estado Carabobo orientadas por una serie de interrogantes básicas y directas acerca del
manejo del sistema actual de activos fijos.
Mientras se recorrían las instalaciones y se observaban las actividades diarias para
conocer la situación de la investigación, se seleccionó al personal entrevistado, con su
colaboración y honestidad se comprobaron las fallas existentes en el sistema actual de los
activos fijos.
4.2 Características Generales de la Empresa
A continuación en el cuadro No. 1 se encuentran resumidas las características
generales de las empresas caucheras manufactureras del Estado Carabobo:
Cuadro No. 1
4.3 Características Generales de las Empresas caucheras
manufactureras del Estado Carabobo
No. Características Descripción
1 Nombres de las Empresas Bridgestone Fierestone Venezolana, Pirelli, Good Year
2 Figura Jurídica Compañía Anónima
3 Capital Social Pagados
4 Tamaño de las Empresas Grande
5 Ramo de Explotación Manufacturera
6 Objeto Producción y Venta de Cauchos
7 Localización de Proveedores
Local, Regional y Nacional
8 Forma de Pago a Proveedores
De Contado y Crédito a 30 y 60 Días
9 Condiciones de Vta. a
Clientes
De Contado y Crédito a 30 y 45 Días
10 Ejercicio Económico Del 01-01 al 31-12 de Cada Año
Fuente: Registro de Información.
Elaborado por: W Chacón (2004).
De acuerdo al cuadro anterior, se puede analizar que las características generales
que presentan las empresas caucheras manufactureras del Estado Carabobo en estudio
son las siguientes: los nombres de las empresas son Bridgestone Firestone Venezolana,
Pirelli de Venezuela y C.A. Good Year de Venezuela. Todas bajo las figuras jurídicas
de Compañía Anónima (C.A.).
Son empresas grandes transnacional con buena perspectiva gerencial, su ramo de
explotación es manufacturera, es decir, produce sus propios artículos para hacerlos
llegar a sus clientes. Entre los productos básicos y primordiales que producen podemos
nombrar: la elaboración de cauchos de automóvil, karting, motocicletas, autobuses,
camionetas, camiones y agrícolas en general.
Los proveedores de estas empresas caucheras manufactureras la gran mayoría,
están ubicadas locales, regionales, nacionalmente y algunas materias primas son
obtenidas en el extranjero, ofreciendo de esta forma diversas formas de pago como lo
son de contado y crédito a 15, 30 y 45 días.
Los clientes de las empresas caucheras manufactureras son trabajados de contado y
crédito a 15 y 45 días. El liderazgo que se rigen las empresas son dirigidos por los
directores generales, siempre en concordancia con las personas involucradas en la toma.
4.4 Análisis de Recolección de Datos
A continuación se muestran los resultados recogidos a través de los instrumentos de
recolección de datos, distribuidos en cuadros, gráficos y un análisis de los mismos.
Análisis de los resultados obtenidos del cuestionario, aplicado en el departamento
de activos fijos de las empresas caucheras manufactureras del Estado Carabobo:
Items 1: ¿ La cantidad de personas que laboran en el departamento de activos fijos es
acorde al volumen de trabajo?
Items 2: ¿El personal del departamento de activos fijos posee los conocimientos de todas
las disposiciones vigentes relativas al control de los activos fijos?
Items 3: ¿Está actualizado el manual de procedimientos del departamento de activos fijos?
Cuadro No.2
Conocimientos del Departamento de Activos Fijos
PREGUNTAS F 1 F 2 F 3
ALTERNATIVAS 4 % 4 % 4 %
SIEMPRE
CASI SIEMPRE 3 83,4
ALGUNAS VECES 4 100 1 16,6
NUNCA 4 100
TOTALES 4 100 4 100 4 100
Fuente: Registro de Información.
Elaborado por: W Chacón (2004).
Gráfico No.1
Fuente: Registro de Información.
Elaborado por: W Chacón (2004).
Análisis
Los datos demuestran que según el (100%) de los encuestados, el personal que labora
actualmente en el departamento de activos fijos es suficiente, no es necesario emplear
más personas para realizar las funciones del departamento, claro está que con esto no se
0
1
2
3
4
Siempre 0 0
Casi Siempre 0 3 0
Algunas Veces 4 1 0
Nunca 0 0 4
1 Preg 2 Preg 3 Preg
quiere decir que todo el personal tiene conocimiento pleno de las actividades y
operaciones que se realizan como lo expresan los siguientes datos por lo que se debe
infundir una mejor planificación y verificación de todas las funciones que realiza la
unidad de activos fijos. En cuanto a la actualización de los controles internos, podemos
evidenciar que no existe un manual como tal, es por eso que el 100% de los encuestados
responde que nunca han visto un manual de control interno de los bienes muebles.
Items 4: ¿La documentación actual de los activos fijos está actualizada y preparada para el
cumplimiento de sus funciones?
Items 5: ¿El Director del Área autoriza los traslados de los activos fijos?
Items 6: ¿Al realizar el traslado de un activo fijo se le participa al departamento de
activos fijos?
Cuadro No.3
Actividades del Departamento de Activos Fijos
PREGUNTAS F 4 F 5 F 6
ALTERNATIVAS 4 % 4 % 4 %
SIEMPRE
CASI SIEMPRE 1 16,6
ALGUNAS VECES 3 83,4 3 83,4 3 83,4
NUNCA 1 16,6 1 16,6
TOTALES 4 100 4 100 4 100
Fuente: Registro de Información.
Elaborado por: W Chacón (2004).
Gráfico No.2
Fuente: Registro de Información.
Elaborado por: W Chacón (2004).
Análisis
La información indica que el departamento de activos a pesar de no contar con un
manual de control interno, las personas que laboran en él, tratan con sus propios medios y
experiencia, de tener actualizado los procesos existentes en el área. Esto es importante
porque por lo menos denota que el personal tiene los conocimientos del departamento,
trayendo como consecuencias por lo menos el conocimientos de los movimientos
existentes.
Ahora bien el director del área debería estar un poco más informado de las
operaciones existentes en su área, porque un traslado de activos fijos provoca una serie de
consecuencias, tales como depreciación, que deberían ser estudiadas y examinadas por un
experto en el área.
0
0,5
1
1,5
2
2,5
3
Siempre 0 0 0Casi siempre 0 1 0
Con relación a la pregunta 6 cabe destacar que es importante que el departamento de
activos fijos este al tanto de todas las operaciones, más aún, si es un traslado como tal,
para que de esta forma, se puedan realizar los cambios internos en la vida del bien mueble
Algunas veces 3 3 3Nunca 1 0 1
4 Preg 5 Preg 6 Preg
trasladado. Es importante que el departamento de activos fijos conozca la ubicación de
cada uno de los activos fijos de la empresa.
Items 7: ¿Quien autoriza el desembolso de capital para las adquisiciones de activos fijos,
realiza los registros contables?
Items 8: ¿Requieren los procedimientos de la compañía una autorización formal para la
venta, retiro y desincorporación de un activo fijo?
Items 9: ¿Se emiten requisiciones para la emisión de las órdenes de compra de los activos
fijos?
Cuadro No.4
Procedimientos del Departamento de Activos Fijos
PREGUNTAS F 7 F 8 F 9
ALTERNATIVAS 4 % 4 % 4 %
SIEMPRE 4 100
CASI SIEMPRE 3 83,4 3 83,4
ALGUNAS VECES 1 16,6 1 16,6
NUNCA
TOTALES 4 100 4 100 4 100
Fuente: Registro de Información.
Elaborado por: W Chacón (2004).
Gráfico No.3
Fuente: Registro de Información.
Elaborado por: W Chacón (2004).
Análisis
Una de las grandes reglas que existe en el control interno, es la segregación de
funciones, ya que este evita duplicidad de funciones operativas y elimina inconvenientes
administrativos de control interno tales como malversación de fondos y desviaciones
administrativas entre otros.
0
1
2
3
4
Siempre 0 0 4
Casi siempre 3 3 0
Según la pregunta No.7 podemos deducir que una sola persona no debería tener la
potestad y el control en cuanto a las adquisiciones de los activos fijos en la empresa,
debería existir un comité aprobatorio interno, que se regirá según las necesidades y
exigencias del negocio, bien sea para extender su producción o mejorar algunos procesos,
o por consiguiente, actualización de maquinas. A la hora de vender, retirar o desincorporar
un activo fijo, es importante tratarlo según su operatividad, es decir, si se va a vender una
máquina es importante que la persona que la operaba de algunos informes de su estado y
de esta forma respaldar y tomar la decisión del monto de la venta, de esta forma se evita
inconvenientes a la hora de su desincorporación.
Y por último con respecto a la pregunta No.9 se evalúan en un 100% los
presupuestos de compras, lo cual trae como consecuencia positiva un control adecuado de
cada compra o adquisición de los bienes muebles de las empresas caucheras
manufactureras.
Algunas Veces 1 1 0
Nunca 0 0 0
7 Preg 8 Preg 9 Preg
Items 10: ¿Cuando se compra o adquiere un activo fijo se verifica la ubicación y
existencia del mismo por parte de la persona responsable del departamento?
Items 11: ¿Se constata la necesidad de nuevas adquisiciones de activos fijos por
parte de las direcciones de la empresa?
Items 12: ¿Se realizan tomas periódicas de inventario de activos fijos?
Cuadro No.5
Responsabilidades del Departamento de Activos Fijos
PREGUNTAS F 10 F 11 F 12
ALTERNATIVAS 4 % 4 % 4 %
SIEMPRE 1 16,6
CASI SIEMPRE 3 83,4
ALGUNAS VECES
NUNCA 4 100 4 100
TOTALES 4 100 4 100 4 100
Fuente: Registro de Información.
Elaborado por: W Chacón (2004).
Gráfico No.4
Fuente: Registro de Información.
Elaborado por: W Chacón (2004).
Análisis
Con respecto a la pregunta 10 podemos reafirmar que el personal que labora
actualmente en el departamento de activos fijos, está pendiente de las operaciones de su
entorno, lo que permite estar tranquilo en cuanto a la ubicación y conocimiento de los
bienes muebles de las empresas. La dirección de las empresas deben estar más pendiente
de la adquisiciones de los activos fijos, debido a que una inversión debe ser importante
tanto para las empresas como para los objetivos de las mismas.
Un bien adquirido puede mejorar no solo la producción, sino que los procesos
internos del un departamento. Las tomas físicas de inventario no se realizan
periódicamente como debe ser, siendo esto importante y básico para la determinación
física y real de los bienes muebles de las empresas caucheras manufactureras.
0
1
2
3
4
Siempe 1 0 0
Casi siempre 3 0 0
Items 13: ¿Se aplican los correctivos recomendados en los informes de auditoría interna?
Items 14: ¿Los registros contables de adquisición, retiro y depreciación son realizados por
personas distintas al responsable de los activos fijos?
Algunas veces 0 0 0
Nunca 0 4 4
10 Preg 11 Preg 12 Preg
Items 15: ¿Es empleado un mismo método de depreciación de un año a otro?
Cuadro No.6
Control del Departamento de Activos Fijos
PREGUNTAS F 13 F 14 F 15
ALTERNATIVAS 4 % 4 % 4 %
SIEMPRE 4 100
CASI SIEMPRE
ALGUNAS VECES
NUNCA 4 100 4 100
TOTALES 4 100 4 100 4 100
Fuente: Registro de Información.
Elaborado por W Chacón (2004).
Gráfico No.5
Fuente: Registro de Información. Elaborado por: W Chacón (2004).
0
1
2
3
4
Siempre 0 0 4
Casi Siempre 0 0 0
Algunas veces 0 0 0
Nunca 4 4 0
13 Preg 14 Preg 15 Preg
Análisis
El 100% de los encuestados opinó que no son tomadas en cuenta las opiniones
realizadas por las auditorias internas y externas, motivo por el cual llama mucha la
atención ya que el nuevo enfoque de auditoría busca entre sus rasgos principales el buen
uso de los recursos para la obtención de mejores beneficios.
Por otro lado solo la misma persona responsable de los activos fijos es quien se
encarga de los procesos de los bienes muebles, algo que es importante ya que será el la
persona que conozca todos los procesos internos de los mismos y por último el método de
depreciación no es cambiado se mantiene por un promedio de 15 años aproximadamente.
Items 16: ¿ Se registran oportunamente las adiciones y retiros de los activos fijos?
Items 17: ¿ La información suministrada de los demás departamentos que están
involucrados en las operaciones de los activos fijos, es oportuna?
Cuadro No.7 Procedimientos y Control del Departamento de Activos Fijos
PREGUNTAS F 16 F 17
ALTERNATIVAS 4 % 4 %
SIEMPRE 4 100
CASI SIEMPRE
ALGUNAS VECES 1 16,6
NUNCA 3 83,4
TOTALES 4 100 4 100
Fuente: Registro de Información. Elaborado por: W Chacón (2004).
Gráfico No.6
Fuente: Registro de Información. Elaborado por: W Chacón (2004).
Análisis
De las respuestas obtenidas el 100% respondió que los movimientos de los activos
fijos se realizan oportunamente, tomando las experiencias y las necesidades de las
empresas caucheras manufactureras del Estado Carabobo, con respecto a la información
de los demás departamentos, cabe destacar que, no es oportuna, en algunos casos el
departamento de proyectos no relaciona oportunamente las adiciones de las nuevas
maquinarias, trayendo como consecuencia contabilizaciones tardías y desinformación de
los bienes muebles puestos en marcha.
0
1
2
3
4
Siempre 4 0
Casi siempre 0 0
4.4 Conclusión General
En forma general podemos concluir que todos estos datos estadísticos que se
presentaron en este capítulo, ayudaron de manera coherente y significativa, a verificar y
validar los objetivos específicos enumerados en el capitulo I de este trabajo de
investigación. Estos objetivos específicos nos ayudan de manera categórica a resolver la
problemática planteada.
Algunas veces 0 1
Nunca 0 3
16 Preg 17 Preg
Las respuestas y los análisis aquí explicados de manera lógica, nos van a dar una visión
general y detallada de las diferentes actividades realizadas en el departamento de activos
fijos de las empresas caucheras manufactureras del Estado Carabobo. Cada respuesta de
cada interrogante, van encadenada de forma tal que a medida que sus interpretaciones y
resultados sustraídos por los encuestados, fueron examinadas y analizadas por el
investigador para ir desarrollando el sistema de control interno idóneo sin perturbar las
actividades internas y externas del departamento, y de esta forma, aumentar su capacidad
dentro de la organización y evaluar desde todos los puntos de vistas posibles, las diferentes
alternativas de forma tal, que dicho departamento tenga un valor agregado a la
organización y sea modelo de otras dependencias existentes dentro de la empresa.
CAPÍTULO V
LA PROPUESTA
La siguiente propuesta tiene como finalidad, proponer procedimientos de
controles internos para optimizar y preservar los activos fijos de las empresas
caucheras manufactureras del Estado Carabobo, lo cual permitirá la eficiencia de las
actividades y una alta confiabilidad en sus resultados.
Los procedimientos se presentan en forma clara, sencilla, de fácil comprensión y
aplicación, de manera que la información contenida, sea entendida por el personal que
interviene en el proceso de resguardo de los activos fijos de las empresas caucheras
manufactureras del Estado Carabobo.
La debida aplicación de estos controles internos que se presentan en este trabajo
de investigación, permitirán agilizar las funciones del departamento de activos fijos.
En tal sentido, se diseña un control interno con la única finalidad de resguardar y
respaldar las operaciones en cuanto a contabilización, salidas, entradas, traslados y
desincorporaciones, la compra y venta de activos fijos de las empresas caucheras
manufactureras del Estado Carabobo.
Al mismo tiempo, con el diseño de esta propuesta se optimizará la gestión de la
unidad de activos fijos mediante los controles internos, el cual no se limita solamente
al señalamiento de formulas generales de corrección y adaptación, sino que también,
describe cada una de las alternativas referente a la problemática que se detalle y
expone en el diagnóstico de la investigación, para esto se tomo en cuenta tanto las
debilidades y fortalezas presentadas en este trabajo de investigación y de esta forma se
diseñó el modelo de control interno para preservar y optimizar los activos fijos
propuesto para la solución de la problemática existente.
Justificación de la Propuesta
La implementación de los procedimientos adaptados a la realidad operacional
constituye un aporte que permitirá dar respuestas a las debilidades evidenciadas en el
resultado del diagnóstico obtenido de la aplicación y técnicas de recolección de datos,
es por ello que las mismas representa una herramienta de gran utilidad para las
empresas caucheras manufactureras del Estado Carabobo, por tal razón la propuesta
está justificada, ya que con la puesta en marcha de las alternativas planteadas
contribuirá al mejoramiento de los procedimientos y controles de los activos fijos
permitiendo así, gerenciar los recursos financieros destinados para tal fin.
Fundamentación de la Propuesta
Esta fundamentada en los resultados obtenidos del diagnóstico resultante de la
investigación realizada, la cual sirvió para centrar las bases para la propuesta de un
conjunto de alternativas orientadas al mejoramiento de los procedimientos con el fin
de optimizar los controles de los activos fijos.
Estructura de la Propuesta
Con la intención de conciliar operativa y uniformemente las operaciones
contables administrativas a fin de afinar el control interno adecuado, en el área de
activos fijos, y a su vez, una mejor orientación y seguimiento contable para el
departamento de activos fijos en las empresas caucheras manufactureras del Estado
Carabobo, se estructuró la siguiente propuesta de la siguiente manera: a) Identificación
de los activos fijos, b) Control de entradas y salidas de los activos fijos, c) traslados de
activos fijos, d) capitalización de los activos fijos, e) desincorporación de los activos
fijos.
Planteamiento y Desarrollo de la Propuesta
Tomando en consideración todo lo descrito anteriormente, se presenta una
propuesta de control interno para el departamento de activos fijos, con el fin de la
preservación y optimización de los bienes muebles de las empresas caucheras
manufactureras del Estado Carabobo.
Para este punto es necesario describir las diferentes actividades, necesidades e
inquietudes contempladas en los objetivos específicos enmarcados en el primer
capítulo, así como también, las exigencias de las empresas caucheras manufactureras
del Estado Carabobo, todo esto con la intención de corregir la problemática existente
en la unidad investigada.
Para llevar adelante los procedimientos propuestos para el control interno de los
activos fijos de las empresas caucheras manufactureras del Estado Carabobo, se hizo
necesario la fase de Identificación de los activos fijos:
Identificación de los activos fijos.
a) En esta etapa del proceso de investigación, se desarrollan los procedimientos
sistematizados para la identificación de los activos fijos existentes, con el fin de
conocer el detalle de cada actividad en la operación de las tareas, y de esta
manera cuantificar cual es el valor real de activos fijos en los libros contables.
b) Es importante conocer la ubicación de los diferentes activos fijos existentes en las
empresas, y al mismo tiempo, familiarizarse con los rubros existentes, es decir,
las maquinarias, los vehículos, los moldes, los muebles y enseres, entre otros. La
manera de conocer la ubicación de los activos fijos es conociendo la planta en
general, específicamente donde se encuentran ubicados los bienes muebles de la
organización, y posteriormente la elaboración de un inventario físico de todos los
activos fijos.
Esto facilitó la conciliación real versus libros y dió una cifra razonable de los
activos fijos que hay en las empresas. Este proceso de identificación fue
primordial y básico porque se pudo constatar la similitud existente entre los
activos fijos que tienen las empresas caucheras manufactureras del Estado
Carabobo.
c) Identificar las nuevas adquisiciones de activos fijos desde el almacén de
recepción, inclusive al momento de su llegada, antes de ponerse en
funcionamiento. Esta identificación se realiza, mediante el enchapado del activo
una vez que es recibido por el departamento de recepción de materiales, de está
forma, una vez que es colocado en el departamento solicitante del activo, ya está
marcado o identificado de forma tal que empiece a trabajar.
Procedimientos propuestos para el control de las entradas y salidas de los activos
fijos:
El siguiente proceso, esta centrado en ejecutar controles sobre aquellos activos
fijos que entran y salen de las empresas caucheras manufactureras del Estado Carabobo,
por concepto de reparación y préstamo. Esto permitirá conocer la situación actual de los
bienes que se encuentran fuera de las mismas.
Reparación de activos fijos:
Para las reparaciones de activos fijos se plantea en realizar un control interno que
vaya dirigido a controlar los bienes muebles que salgan de la empresa (ver figura No. 1).
a) El departamento solicitante del servicio debe elaborar una orden de pedido, y la
envía al departamento de compras. Una vez que dicha orden está en compras, se
procederá a realizar una orden de compra.
En dicha orden se deben especificar el motivo o las razones por el cual el activo
fijos va a salir de la empresa, al mismo tiempo se detallará las especificaciones
del bien, así como también, su destino y su fecha de regreso.
b) Una vez que el departamento de compras realiza la orden de compra, la entrega al
departamento solicitante, y este la envía al departamento de activos fijos con el
fin de que emita un formato propuesto de salida del activo por reparación, y al
mismo tiempo quede constancia en el departamento de activos fijos la salida del
bien mueble, (ver figura No.2).
En dicho formato se debe indicar el concepto del movimiento, descrito
anteriormente, y por supuesto las características del activo fijos que saldrá por
reparación. Tal formato de ser realizado en original y cuatro copias, distribuido
de la siguiente forma:
Original al departamento solicitante, para su control y entrega del activo
fijo.
Primera copia se entrega al departamento de compras, para que tenga
evidencia del movimiento efectuado.
Segunda copia se le entrega al departamento de activos fijos para su
control interno y hacerle seguimiento al bien mueble.
Tercera y cuarta copia se le entrega al proveedor que retira el activo, con
la intención de que la cuarta copia la entregue en vigilancia, y estos pueden
constatar lo que realmente debe salir de la planta. Posteriormente vigilancia debe
enviar dicha copia al departamento de auditoría interna.
La tercera copia se queda con el proveedor como constancia del
movimiento, junto con la orden de compra que le entregó el departamento de
compras.
En caso de que se requiera que el trabajo fuera cotizado luego de revisado el
activo fijo, se emite una orden de compra por un valor estimado y posteriormente
al recibir el costo real del trabajo, se realiza una solicitud de modificación de
orden de compra.
Esto quiere decir que para efectuar el control de las salidas de activos fijos,
estos deben ir soportados por la orden de compra y un formato de autorización de
salida que es remitido por el departamento de activos fijos.
c) Una vez que el departamento de activos fijos realiza el formato de salida del bien
mueble, lo entrega al departamento solicitante para que este gestione las
diferentes firmas aprobatorias (dos responsables de finanzas).
d) Diariamente vigilancia debe enviar al departamento de auditoría, el lote de salidas
de activos fijos generados el día anterior. La intención de enviarlos a auditoría es
para que este departamento pueda hacer en un momento determinado un muestreo
de los procedimientos para constatar la veracidad y efectividad del mismo.
e) Para retornar el activo a la empresa, el proveedor debe pasar por el departamento
de recepción de materiales y entregar la tercera copia del formato de salida que le
fue entregado, y cotejarlo con lo que realmente esta entregando nuevamente; al
mismo tiempo quedará constancia de la entrega del bien a la planta respectiva.
Ese formato debe especificar el número de la orden de compra con la cual
se realizó dicho trabajo para que los responsables en el almacén de recepción de
materiales puedan tener pruebas que lo que salió es realmente lo que está
entrando.
f) El almacén de recepción de materiales realiza la entrada del bien siguiendo su
proceso normal de entregas de mercancía, y luego toma su curso normal para el
pago respectivo al proveedor.
Es importante que el almacén revise tanto los datos de la orden de compra
como los datos explícitos en el formato de salida.
g) Almacén envía al departamento de activos fijos la copia del formato que tenía el
proveedor (3era copia), para que dicho departamento (activo fijo), actualice los
datos y corroboré la puesta en marcha del nuevo bien y a su vez, comunicárselo al
departamento solicitante del servicio para que retire su bien mueble y lo ponga de
nuevo en marcha.
Nota: en horas no laborables, es decir, fuera del horario de oficina (sábados y
domingos), o días de fiestas, y/o que por cualquier razón se tiene que sacar un activo
para ser reparado en un momento determinado, entonces el departamento solicitante
deberá emitir una comunicación o un escrito firmada por el gerente o supervisor del
área de turno.
Este escrito se le debe entregar a la vigilancia para que el bien pueda ser reparado,
y posteriormente al reanudarse el trabajo en oficina comunicarle el movimiento al
departamento de activos fijos para que este empiece a gestionar los formatos respectivos
y el seguimiento al bien que salió.
Prestamos de activos fijos
Este proceso tiene como finalidad controlar aquellos activos que por razones de
emergencia son solicitados por empresas del mismo ramo, para ello se dispone el diseño
de un formato para controlar todas las salidas por el concepto de préstamos (ver figura
No.3). El procedimiento se describe a continuación:
a) La empresa manufacturera de cauchos que requiere el préstamo del activo,
debe emitir una solicitud con una comunicación donde justifique su
necesidad al departamento de compras quien centralizará el préstamo, el
gerente de compras conjuntamente con el director de finanzas dan el visto
bueno para el préstamo, posteriormente la solicitud firmada se envía al
departamento de activos fijos, con la intención de procesar la orden de
salida del activo a prestar (ver figura No. 4).
Una vez que el departamento de activos fijos realiza el formato, procede a la
búsqueda de las respectivas firmas y distribuye el formato de la siguiente manera:
Original para el departamento de activos fijos
Primera copia al departamento de compras
Segunda Copia al departamento de almacén
Tercera copia a la empresa que requiero el préstamo
Cuarta copia a vigilancia
b) La vigilancia toma la copia del documento y verifica tanto las firmas
como los sellos húmedos (ver figura No.5), el cual es emitido por el
departamento de activos fijos, así como también, verifica el activo a salir
con lo señalado en el formato de salida del bien.
c) Diariamente vigilancia deberá enviar la copia de la salida al departamento
de auditoría, que se acumularon el día anterior.
d) Una vez que la empresa cauchera manufacturera solicitante regresa el
activo (en el caso que lo devuelva), el departamento de recepción de
materiales debe registrar mediante sus procesos la llegada del activo fijo
que esta recibiendo. De esta forma se evidencia el cruce de información
del activo que salió con respecto a lo que está llegando.
e) En el caso que el activo fijo no sea devuelto por parte de la empresa que
requirió su préstamo, se procederá previo acuerdo con el gerente de
compras y el director de finanzas, a la realización de una factura para
hacer efectiva la venta, debido que la empresa solicitante se quedará con
el activo para su uso (previo acuerdo), y por supuesto, si la empresa
solicitante del préstamo decide quedarse con el bien, primero deberá
avisar por escrito al departamento de compras y este a su vez al de activos
fijos, para que de esta manera se realice la transacción.
Traslados de activos fijos:
Por último, este procedimiento permitirá ejercer el control y custodia de aquellos
bienes que son transferidos de un departamento a otro, lo que originaria la actualización y
distribución de la depreciación en la contabilidad de acuerdo al centro de costo donde se
encuentre el bien mueble.
En el caso de un traslado de un activo fijo de un departamento a otro (ver figura
No. 6), el departamento solicitante debe emitir un comunicado al gerente del
departamento donde se encuentre ubicado el activo y enviarle copia al departamento de
activos fijos.
El departamento de origen recibe el comunicado para hacer efectivo el traslado
del bien, por consiguiente aprueba el mismo y lo devuelve al departamento solicitante,
para que este proceda a llenar un formato que se denominará “Orden de Movimiento de
Activos Fijos por Traslado” (ver figura No.7).
Este formato denominado “Orden de Movimiento de Activos Fijos por Traslado”,
debe ser firmado por ambas partes, es decir, por la parte que entrega el bien y por la parte
que recibirá el bien, así como también, el encargado de los activos fijos y el director de
finanzas para que autoricen este proceso.
El formato de “Orden de Movimiento de Activos Fijos por Traslado”, debe
constar de un original y dos copias, el cual debe ser distribuido de la forma siguiente para
sus aprobaciones:
El original al departamento de activos fijos, quien deberá realizar los cambios
respectivos con respecto al centro de costos para los efectos de la depreciación, dejando
sin efecto el centro de costo anterior y activando el nuevo.
Primera copia al departamento de origen
Segunda copia al departamento solicitante
Dentro de los controles que lleva el departamento de activos fijos se llevaran
record de dichos movimientos de forma tal que no se pierda la historia inicial y final de
cualquier activos fijos que existe en los estados financieros.
Para los efectos de la depreciación con respecto a este movimiento de traslados,
será distribuido para el departamento entrante tomando en cuenta el tiempo de vida útil
restante del activo fijo, quedando la depreciación acumulada en el departamento anterior
hasta el momento del traslado proponiendo para tal efecto un asiento de memorandún
donde se quedara evidenciado dicho traslado.
Capitalizaciones y Desincorporaciones de Activos Fijos:
Con respecto al punto de las capitalizaciones de activos fijos que actualmente
están realizando estas empresas caucheras manufactureras del Estado Carabobo, cumple
con las exigencias del proceso, es decir, lo que se está realizando en estos momentos
sirve de control para las organizaciones; ya que además de incorporar un bien mueble a la
organización, se está identificando y colocándole el centro de costo que le corresponde.
Al mismo tiempo previo a su compra, pasa por una serie de procesos internos de Capital
Spending, donde se planifica la compra del bien y su aporte a las organizaciones.
Esto es muy importante porque las inversiones, en cuanto a los activos fijos, que
se realicen de un año a otro es controlado, tanto por los departamentos de finanzas como
los departamentos de proyectos de las empresas caucheras manufactureras, siendo
fundamental a la hora de invertir y aumentar la producción.
Ahora bien siguiendo en este mismo orden de ideas, las desincorporaciones de
activos fijos se están realizando de manera coherente, pasan por un proceso de
verificación, donde intervienen los departamentos de finanzas, proyectos, o los
departamentos donde se encuentra ubicado el activo. Una desincorporación se puede dar
por la carencia de productividad o cambios modernos, también para la venta de un activo
y su reposición.
Lo importante es que actualmente intervienen varios departamentos para tomar la
decisión de desincorporar el bien. Los departamento de activos fijos de las empresas
caucheras manufactureras del Estado Carabobo, juegan un papel muy importante dentro
del proceso, ya que es él quien actualiza el sistema de activos fijos, repercutiendo los
mismos en los estados financieros.
Administración de la Propuesta
La administración de la siguiente propuesta en cuanto a su planificación,
ejecución, dirección, supervisión, evaluación y control, quedará bajo la entera
responsabilidad de las empresas caucheras manufactureras que operan en el estado
Carabobo.
Cabe destacar, que este trabajo de investigación llega hasta la propuesta de estos
controles internos que de ser aplicados en las empresas caucheras manufactureras del
estado Carabobo van a garantizar un mejor funcionamiento en el área de los activos fijos,
tomando en consideración que serían sus empleados los que darían un buen uso y manejo
de esta herramienta que busca, en primer lugar, la optimización preservación de los
bienes muebles de las organizaciones.
FIGURA No. 2
ORDEN DE SALIDA POR REPARACION Nro. DE SALIDA POR REPARACION: FECHA:
ITEM DESCRIPCION CANTIDAD EMITIDO POR: DESTINO: RESPONSABLE DE LA RECEPCION: FECHA DE DEVOLUCIÓN SOLICITADO POR AUTORIZADO POR SUPERVISOR DELEGADO FUENTE: WLADIMIR CHACON
FIGURA No. 4
ORDEN DE SALIDA POR PRESTAMO Nro. DE SALIDA POR PRESTAMO: FECHA:
ITEM DESCRIPCION CANTIDAD
SELLO HUMEDO
REVISADO POR
DEPARTAMENTO DE ACTIVOS FIJOS
CONTABILIDAD
NOMBRE:
FIRMA:
FECHA:
FUENTE: WLADIMIR CHACON
FIGURA No. 7
ORDEN DE MOVIMIENTO POR TRASLADO Nro. DEL TRASLADO: FECHA:
ITEM DESCRIPCION CANTIDAD
EMITIDO POR: DESTINO: RESPONSABLE DE LA RECEPCION: SOLICITADO POR AUTORIZADO POR SUPERVISOR ACTIVO FIJO
FUENTE: WLADIMIR CHACON
CAPÍTULO VI
CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES
CONCLUSIONES
Los controles internos cuando son bien empleados, producen resultados positivos
dentro de las organizaciones, ya que ellos permiten de una forma u otra mantener, todas
las operaciones en constante chequeo y veracidad de sus procesos. En este nuevo siglo,
las empresas para poder operar necesitan, entre otras cosas, planificar, organizar, dirigir,
ejecutar y controlar y parte de estas operaciones se logra con un buen plan de control
interno que permita que sus necesidades a cualquier nivel se cumplan.
Con respecto a este trabajo de investigación podemos concluir que, una vez
afinado todas las operaciones dentro del departamento de activos fijos de las empresas
caucheras manufactureras del Estado Carabobo, se lograrán optimizar todas y cada una
de sus operaciones, de esta forma aplicando auditorias progresivas podremos afinar y
mejorar dichos procesos, es decir, no es solo aplicar estos controles por el simple hecho
de implementarlos, sino que también es necesario hacerle seguimiento de mejoras con el
fin de encaminarlo hacia el éxito definitivo del departamento de activos fijos.
RECOMENDACIONES
Entre las recomendaciones para la aplicación de la propuesta de los controles
internos para optimizar y preservar los activos fijos de las empresas caucheras
manufactureras del Estado Carabobo, el investigador recomienda la puesta en práctica
de los procedimientos propuestos, la evaluación continua de las condiciones dentro las
empresas que puedan producir cambios, que conlleven a realizar las correcciones
necesarias de las debilidades existentes, orientados a la actualización y mantenimiento
de la calidad de los procedimientos propuestos para la optimización y preservación de
los activos fijos.
Se recomienda a las diferentes direcciones de las empresas caucheras
manufactureras del Estado Carabobo el diseño de mecanismos de supervisión para
garantizar que las normas y procedimientos establecidos en la propuesta sean
cumplidas cabalmente por todos los trabajadores, para así ofrecer seguridad e
integridad de todos los activos fijos.
Se sugiere además, para actualizar los libros contables y los inventarios físicos de
activos fijos, mantener inventarios periódicos que permitan dar cierto grado de
confiabilidad entre lo existente y lo registrado en libros, logrando de esta manera
resultados razonables para la gerencia y tener una mejor perspectiva en cuanto al uso y
manejo de los activos fijos, ya que se podría determinar los siguiente: activos
desincorporados o faltantes, activos inservibles, ubicación y estados de dichos activos.
Tener bien adiestrados mediante programas y cursos al personal que labora en el
departamento de activos fijos, con la intención de que los mismo tomen conciencia de
su trabajo y reconozcan lo importante que es la actividad que realizan. Es necesario
que el personal reconozca que un buen manejo de estos activos fijos pueden traer
beneficios atractivos a la organización. Hay que tomar en cuenta que los activos en la
empresas caucheras manufactureras en el Estado Carabobo, representan un porcentaje
significativo en el balance general.
Se recomienda por otra parte, poner en marcha la utilización de los formatos
propuestos con la intención de controlar cada una de las operaciones relacionadas con
los activos fijos, a su vez poseer los reportes necesarios para ser utilizados en cada una
de las operaciones.
BIBLIOGRAFÍA
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los Inventarios en la Empresa Auto Repuestos Sandra, C.A. Trabajo Especial de
Grado Universidad Bicentenaria de Aragua. Maracay Estado Aragua.
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Caracas Venezuela
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Investigación y Post - grado. Manual de Trabajos de Grados, Maestrías y Tesis
Doctorales. Caracas Venezuela.
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Depreciables de la Empresa PRODUISA, S.A, ubicada San Mateo, Estado
Aragua. Trabajo Especial de Grado Universidad Bicentenaria de Aragua. Maracay
Estado Aragua.
Witney, F. (1980). Contabilidad y Administración de Costos. Editorial McGraw-Hill.
II Edición.
ANEXOS
UNIVERSIDAD DE CARABOBO
AREA DE ESTUDIOS DE POSTGRADO
FACULTAD DE CIENCIAS ECONOMICAS Y SOCIALES
MAESTRIA EN CIENCIAS CONTABLES
INSTRUCTIVO PARA EL LLENADO DEL FORMATO “ORDEN DE SALIDA POR
REPARACIÓN”.
AUTOR: WLADIMIR CHACON
C.I. 10.738.078
VALENCIA, MARZO 2005
INSTRUCCIONES
A continuación Ud. encontrará unas instrucciones para el llenado del formato
denominado “Orden de Salida por Reparación”, de manera de facilitar su utilización en el
departamento de activos fijos de las Empresas caucheras del Estado Carabobo.
1. Numero de Salida por Reparación: vendrá impreso en el formato de forma correlativa.
2. Fecha: se colocará la fecha del movimiento de la salida por reparación del activo fijo.
3. Items: todo activo fijo tiene un número de identificación en su maestra, y es ese
número de identificación que se debe colocar en este renglón.
4. Descripción: el nombre del activo que va a salir.
5. Cantidad: el número de activos fijos de un mismo ítems que va a salir por reparación.
6. Emitido por: la persona que llena el formato (Dpto. de activos fijos).
7. Destino: lugar donde se dirige el activo fijo para su reparación.
8. Responsable de la Recepción: en este renglón va el nombre del departamento que pidió
la reparación del bien.
9. Fecha de Devolución: la fecha probable que el activo fijo regresará a la empresa.
10. Solicitado Por: en este renglón firma la persona del departamento que pidió la
reparación.
11. Autorizado Por: firmará la persona encargada de los activos fijos.
12. Supervisor: en este caso firmará en Supervisor del departamento de activos fijos, que
en muchos casos es, el Supervisor de Contabilidad.
13. Delegado: en este renglón firmará una persona designada por el gerente de finanzas
para que avale estas salidas.
UNIVERSIDAD DE CARABOBO
AREA DE ESTUDIOS DE POSTGRADO
FACULTAD DE CIENCIAS ECONOMICAS Y SOCIALES
MAESTRIA EN CIENCIAS CONTABLES
INSTRUCTIVO PARA EL LLENADO DEL FORMATO “ORDEN DE SALIDA POR
PRESTAMO”.
AUTOR: WLADIMIR CHACON
C.I. 10.738.078
VALENCIA, MARZO 2005
INSTRUCCIONES
A continuación Ud. encontrará unas instrucciones para el llenado del formato
denominado “Orden de Salida por Préstamo”, de manera de facilitar su utilización en el
departamento de activos fijos de las Empresas caucheras del Estado Carabobo.
1. Número de Salida por Préstamo: vendrá impreso en el formato de forma
correlativa.
2. Fecha: se colocará la fecha del movimiento de la salida por reparación del activo
fijo.
3. Items: todo activo fijo tiene un número de identificación en su maestra, y es ese
número de identificación que se debe colocar en este renglón.
4. Descripción: el nombre del activo que va a salir.
5. Cantidad: el número de activos fijos de un mismo ítems que va a salir por
reparación.
6. Emitido por: la persona que llena el formato (Dpto. de activos fijos).
7. Destino: lugar donde se dirige el activo fijo para su reparación.
8. Responsable de la Recepción: en este renglón va el nombre del departamento que
pidió la reparación del bien.
9. Fecha de Devolución: la fecha probable que el activo fijo regresará a la empresa.
10. Solicitado Por: en este renglón firma la persona del departamento que pidió la
reparación.
11. Autorizado Por: firmará la persona encargada de los activos fijos.
12. Supervisor: en este caso firmará en Supervisor del departamento de activos fijos,
que en muchos casos es, el Supervisor de Contabilidad.
13. Delegado: en este renglón firmará una persona designada por el gerente de finanzas
para que avale estas salidas.
ANEXOS
UNIVERSIDAD DE CARABOBO
AREA DE ESTUDIOS DE POSTGRADO
FACULTAD DE CIENCIAS ECONOMICAS Y SOCIALES
MAESTRIA EN CIENCIAS CONTABLES
INSTRUCTIVO PARA EL LLENADO DEL FORMATO “SELLO HUMEDO”.
INSTRUCCIONES
A continuación Ud. encontrará unas instrucciones para el llenado del formato
denominado “Sello Húmedo”, de manera de facilitar su utilización en el departamento de
activos fijos de las Empresas caucheras del Estado Carabobo.
1. Nombre: Nombre y Apellido de la persona responsables de los activos fijos.
2. Firma: firma autógrafa de la persona encargada de los activos fijos.
3. Fecha: se colocará la fecha del movimiento del activo fijo.
INSTRUCTIVO PARA EL LLENADO DEL FORMATO “ORDEN DE MOVIMIENTO
POR TRASLADO”.
INSTRUCCIONES
A continuación Ud. encontrará unas instrucciones para el llenado del formato
denominado “Orden de Movimiento por Traslado”, de manera de facilitar su utilización en
el departamento de activos fijos de las Empresas caucheras del Estado Carabobo.
1. Número del Traslado: vendrá impreso en el formato de forma correlativa.
2. Fecha: se colocará la fecha del movimiento del traslado.
3. Items: todo activo fijo tiene un número de identificación en su maestra, y es ese
número de identificación que se debe colocar en este renglón.
4. Descripción: el nombre del activo que se va a trasladar.
5. Cantidad: el número de activos fijos de un mismo ítems que se van a trasladar.
6. Emitido por: la persona que llena el formato (Dpto. de activos fijos).
7. Destino: lugar donde se traslada internamente el activo fijo.
8. Responsable de la Recepción: en este renglón va el nombre del departamento que
pidió el traslado del bien.
9. Solicitado Por: en este renglón firma la persona del departamento que pidió el
traslado.
10. Autorizado Por: firmará la persona encargada de los activos fijos.
11. Supervisor: en este caso firmará en Supervisor del departamento de activos fijos,
que en muchos casos es, el Supervisor de Contabilidad.
12. Delegado: en este renglón firmará una persona designada por el gerente de finanzas
para que avale estas salidas.
ANEXO No. 1
Señor (es):
El siguiente instrumento de recolección de datos tiene como finalidad recabar
información acerca de las diferentes actividades que el departamento de activos fijos de las
Empresas Manufactureras Caucheras del Estado Carabobo, y de los procedimientos y
controles existentes en dicho proceso.
La información suministrada tendrá un carácter estrictamente confidencial y será
usado única y exclusivamente para uso académico del investigador y será tratado con el
mayor grado de confiabilidad, por ende solo el investigador tendrá acceso a ella.
INSTRUCCIONES
A continuación Ud. encontrará una serie de afirmaciones relacionadas con las
distintas funciones aplicadas en el departamento de activos fijos de las Empresas caucheras
del Estado Carabobo.
Al momento de realizar su selección cuente con los siguientes aspectos:
1. Lea detenidamente cada pregunta
2. Responda las preguntas con la mayor sinceridad posible.
3. Marque con una ¨X¨ la alternativa que crea conveniente.
4. El valor de las preguntas esta en el siguiente orden: (4) Siempre; (3) Casi Siempre; (2)
Algunas Veces; (1) Nunca.
SIEMPRE CASI SIEMPRE
ALGUNAS VEVES
NUNCA
1. ¿ La cantidad de personas que laboran en el departamento de activos fijos esta acorde al volumen de trabajo?
2. ¿ El personal del departamento de activos fijos posee los conocimientos de todas las disposiciones vigentes relativas al control de los activos fijos?
3. ¿ Está actualizado el manual de procedimientos del departamento de activos fijos?
4. ¿ La documentación actual de los activos fijos está actualizada y preparada para el cumplimiento de sus funciones?
5. ¿ El Director del área autoriza los trasladados de los activos fijos?
6. ¿ Al realizar el traslado de un activo fijo se le participa al departamento de activos fijos?
7. ¿Quién autoriza el desembolso de capital para las adquisiciones de activos fijos, realiza los registros contables?
8. ¿ Requieren los procedimientos de la compañía una autorización formal para la venta, retiro y desincorporación de un activo fijo?
9. ¿ Se emiten requisiciones para la emisión de las órdenes de compra de los activos fijos?
10. ¿ Cuándo se compra o adquiere un activo fijo se verifica la ubicación y existencia del mismo por parte de la persona responsable del departamento?
11. ¿ Se constata la necesidad de nuevas adquisiciones de activos fijos por parte de las direcciones de la empresa?
12¿ Se realizan tomas periódicas de inventario de
activos fijos? 13¿ Se aplican los correctivos recomendados en los informes de auditoria externa?
14¿ Los registros contables de adquisición, retiro y depreciación son realizados por personas distintas al responsable de los activos fijos?
15¿ Es empleado un mismo método de depreciación de un año a otro?
16¿ Se registran oportunamente las adiciones y retiros de los activos fijos? 17 ¿La información suministrada de los demás departamentos que están involucrados en las operaciones de los activos fijos, es oportuna?
ANEXO No. 2
JUICIO DE EXPERTOS
CALIFICACION (1-4)
EXPERTO EXPERTO EN EXPERTO EN MEDIA
ITEM EN DISEÑO METODOLOGIA CONTENIDO (X) 1 4 4 3 3,67 2 3 4 4 3,67 3 4 4 3 3,67 4 4 4 4 4,00 5 4 3 3 3,33 6 3 3 4 3,33 7 3 4 4 3,67 8 4 3 4 3,67 9 4 3 4 3,67 10 4 4 4 4,00 11 4 3 3 3,33 12 3 4 3 3,33 13 4 3 4 3,67 14 4 4 4 4,00 15 4 4 3 3,67 16 4 3 4 3,67
17 3 3 4 3,33 TOTAL 63 60 62 61,67
XT 3,63 FUENTE: WLADIMIR CHACON
ANEXO No. 3
VALIDACION DE EXPERTOS
Estimados Señores:
Dada su condición de expertos en el área de AUDITORIA, anexo les estoy enviando
objetivos, cuadro de operacionalización e instrumento de recolección de información, a fin
de tener bien, que se sirva a revisar cada una de las preguntas y aplicar los criterios
establecidos en el instrumento de validación anexo.
En espera de su atención, le estoy muy agradecido,
Lic. Wladimir Chacón P.
C.I. 10.738.078
Telf. 0414 4247925
Email: [email protected]
PREGUNTAS CLARIDAD PERTINENCIA REDACCION OBSERVACIÓN
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13
14
15
16
17
18
19
VALORACIÓN DE LAS RESPUESTAS: EXCELENTE (3) BUENO (2) REGULAR (1)