UNIVERSIDAD DE GUAYAQUIL
FACULTAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS
ESCUELA DE CONTADURÍA PÚBLICA AUTORIZADA
TESIS PRESENTADA COMO REQUISITO PARA OPTAR POR EL TÍTULO DE
CONTADOR PÚBLICO AUTORIZADO
TÍTULO:
“Diseño del Proceso Administrativo Contable en la Mipymes Accesorios y Repuestos
Mera”
AUTOR:
Choez Pillajo Daniel Sebastian
TUTORA DE TESIS:
Lcda. Guevara Toscano María Elena
GUAYAQUIL – ECUADOR
2016
II
REPOSITORIO NACIONAL DE CIENCIA Y TECNOLOGÍA
FICHA DE REGISTRO DE TESIS
TÍTULO Y SUBTÍTULO: “DISEÑO DEL PROCESO ADMINISTRATIVO CONTABLE
EN LA MIPYMES ACCESORIOS Y REPUESTOS MERA”
AUTOR/ES:
Daniel Sebastian Choez Pillajo
REVISORES: MBA. Simón Bolívar Parrales Escalante MCA. Carlos Gabriel Parrales Choez
INSTITUCIÓN: Universidad de Guayaquil
FACULTAD:
Ciencias Administrativas
CARRERA: Contaduría Pública Autorizada
FECHA DEPUBLICACION: N° DE PAGS: 96
ÁREA DE TEMÁTICA:
Campo: Administrativo
Área: Contable
Aspecto: Diseño del Proceso Administrativo Contable
Delimitación Temporal: 2016
Palabras Claves: Proceso Administrativo Contable, Toma de Decisiones, Negocio.
RESUMEN:
La presente investigación de tesis surgió por la necesidad de diseñar el proceso
administrativo contable de la Mipymes Accesorios y Repuestos Mera; en donde en el
flujo de proceso de compra y venta están bien pero son realizados parcialmente de forma
manual y sus funciones no están bien establecidas, permitiendo al propietario en no poder
tomar las mejores decisiones.
N° DE REGISTRO (EN BASE DE DATOS): N° DE CLASIFICACIÓN:
DIRECCIÓN URL (TESIS EN LA WEB):
ADJUNTO PDF: (x) SI ( ) NO
CONTACTO CON AUTOR:
Teléfono:
3098822
E-mail:
CONTACTO DE LA INSTITUCIÓN:
Nombre: Secretaria de la facultad
Teléfono: (04) 2284505
III
Certificado de Urkund
.……………………………………..
Lcda. María Elena Guevara Toscano
IV
Renuncias de Derechos de Autor
Mediante el presente documento, libre y voluntariamente procedo hacer entrega de la
Cesión de Derecho del Autor del trabajo realizado como requisito previo para la obtención
de mi título de tercer nivel.
Cuyo tema es:
“Diseño del Proceso Administrativo Contable en la Mipymes Accesorios y
Repuestos Mera”.
Y que corresponde a la Unidad Académica de Ciencias Administrativas.
.……………………………………………….................
Daniel Sebastian Choez Pillajo
C.I. 0930567573
V
Certificado del Tutor
Yo, la Lcda. María Elena Guevara Toscano, en mi calidad de tutora del proyecto de
tesis, nombrado por el Departamento de Titulación y la Dirección de la Carrera de
Contaduría Pública Autorizada de la Universidad de Guayaquil.
Certifico
Que he analizado el proyecto de grado presentado por el egresado Daniel Sebastián
Choez Pillajo. Como requisito previo para optar por el Título de Contador Público
Autorizado cuyo problema es:
“Diseño del Proceso Administrativo Contable en la Mipymes Accesorios y
Repuestos Mera”.
Considero aprobado el trabajo en su totalidad
.……………………………………..
Lcda. María Elena Guevara Toscano
VI
Dedicatoria
Este trabajo de tesis va dedicado principalmente a Dios que es el que siempre guía mi
camino, también a mi padre Basilio Choez Alay y a mi madre Rosa Pillajo que son grandes
pilares fundamentales en toda mi vida y a mi hermana Doris Alvario Pillajo y también a
todas aquellas personas que colaboraron que este proyecto culmine con feliz éxito.
Daniel Sebastian Choez Pillajo
VII
Agradecimiento
Primeramente, le doy gracias a Dios por ser mi guía y mi fortaleza durante mi vida, así
mismo agradezco a mi padre Basilio Choez Alay y a mi madre Rosa Pillajo por el apoyo
que me han brindado ya que por ellos han hecho posible todos mis logros y éxitos, a la Lic.
María Elena Guevara Toscano por aceptar realizar esta tesis y a la vez por la confianza y el
apoyo incondicional que ha sido para mí.
Daniel Sebastian Choez Pillajo
VIII
Resumen
La presente investigación de tesis surgió la necesidad de diseñar los procesos
administrativo contable de la Mipymes Accesorios y Repuestos Mera; lo cual no están
definidos dentro del departamento, ocasionando funciones no bien establecidas,
permitiéndole al gerente general/propietario no tomar tampoco decisiones acertadas.
Para llevar a cabo el diseño de la investigación se utilizó método cualitativo,
cuantitativo y de campo, y los tipos fue descriptivo, explicativo y de campo, así como las
técnicas de investigación que se utilizo fue la encuesta, entrevista, guía de observación y
análisis documental que permitió recopilar la información necesaria para establecer los
procesos administrativo contable.
La propuesta estipulada es diseñar los procesos administrativo contable en el
departamento, permitiendo de esta manera: contener las funciones acorde a su cargo de
manera correcta, obtener la información contable a tiempo, y que se logre tener una mejor
comunicación con los demás departamentos del negocio.
Palabras claves: Proceso Administrativo Contable, Toma de Decisiones, Negocio.
IX
Abstract
This thesis research became necessary to design the accounting and administrative
processes of Mipymes Accesorios and Repuestos Mera; which they are not defined within
the department, causing no well-established functions, allowing the general
manager/owner does not make good decisions.
To carry out the research design qualitative, quantitative and field method was used,
and the types was descriptive, explanatory and field and research techniques used was the
survey, interview, observation guide and analysis documentary that allowed gather the
information needed to establish the accounting and administrative processes.
The proposal stipulated is to design the accounting and administrative processes in the
department, thus enabling: contain the functions according to their position correctly, get
accounting information on time, and that can gain better communication with other
departments business.
Keywords: Accounting Administrative Process, Decision Making, Business.
X
Tabla de Contenido
Portada .................................................................................................................................... I
Repositorio Nacional en Ciencias y Tecnología................................................................... II
Certificado de Urkund ......................................................................................................... III
Renuncias de Derechos de Autor ........................................................................................ IV
Certificado del Tutor ............................................................................................................ V
Dedicatoria........................................................................................................................... VI
Agradecimiento ................................................................................................................. VII
Resumen ........................................................................................................................... VIII
Abstract ................................................................................................................................ IX
Tabla de Contenido ............................................................................................................... X
Lista de Ilustraciones ......................................................................................................... XV
Lista de Tablas .................................................................................................................. XVI
Introducción ..................................................................................................................... XVII
XI
Tabla de Contenido
Capítulo 1 ............................................................................................................................. 1
El Problema .......................................................................................................................... 1
1.1. Planteamiento del Problema ................................................................................... 1
1.2. Formulación y Sistematización del Problema......................................................... 2
1.2.1. Formulación. .................................................................................................... 2
1.2.2. Sistematización. ............................................................................................... 3
1.3. Objetivos de la Investigación .................................................................................. 3
1.3.1. Objetivo General.............................................................................................. 3
1.3.2. Objetivos Específicos. ..................................................................................... 3
1.4. Justificación ............................................................................................................ 4
1.4.1. Justificación Teórica. ....................................................................................... 4
1.4.2. Justificación Metodológica. ............................................................................. 4
1.4.3. Justificación Práctica. ...................................................................................... 5
1.5. Delimitación de la Investigación ............................................................................ 5
1.6. Hipótesis ................................................................................................................. 6
1.6.1. Variable Independiente. ................................................................................... 6
1.6.2. Variable Dependiente. ..................................................................................... 6
1.6.3. Operacionalización de las Variables................................................................ 7
Capítulo 2 ............................................................................................................................. 8
Marco Referencial ............................................................................................................... 8
2.1. Antecedentes de la Investigación ............................................................................ 8
2.2. Marco Teórico ....................................................................................................... 10
XII
2.2.1. Origen del Proceso Administrativo Contable. ............................................... 10
2.2.2. Definición de Procesos. ................................................................................. 11
2.2.3. Características de los Procesos. ..................................................................... 11
2.2.4. Fases de Diseño de Procesos. ........................................................................ 12
2.2.5. De la Gestión de los Procesos a la Gestión por Procesos. ............................. 13
2.2.6. Adaptación de los Procesos. .......................................................................... 13
2.2.7. Mejora de Procesos. ....................................................................................... 14
2.2.8. Control Interno. ............................................................................................. 15
2.2.9. Componentes del Control Interno. ................................................................ 15
2.2.10. Clasificación de Control Interno. .................................................................. 16
2.2.10. Medios para Lograr el Control Interno Contable. ......................................... 16
2.2.11. Diagramas de Flujo. ....................................................................................... 17
2.2.12. Tipos de Diagramas de Flujo. ........................................................................ 18
2.2.13. Ventajas de Diagramas de Flujo. ................................................................... 18
2.2.14. Simbología de Diagrama de Flujos. .............................................................. 19
2.2.15. Pasos para la Creación de Diagramas de Flujos. ........................................... 20
Marco Contextual ............................................................................................................ 21
2.3.1. Actividades. ................................................................................................... 21
2.3.2. Misión. ........................................................................................................... 22
2.3.3. Visión. ........................................................................................................... 22
2.3.4. Flujo de Proceso Operativo de Compra Actual. ............................................ 23
2.3.5. Flujo de Proceso Operativo de Venta Actual. ............................................... 24
2.3.6. Estructura Organizacional. ............................................................................ 27
2.3.7. Funciones del Personal. ................................................................................. 28
2.4. Marco Conceptual ................................................................................................. 29
XIII
2.5. Marco Legal .......................................................................................................... 30
Capítulo 3 ........................................................................................................................... 36
Marco Metodológico .......................................................................................................... 36
3.1. Diseño de la Investigación .................................................................................... 36
3.2. Tipo de la Investigación ........................................................................................ 36
3.3. Población y Muestra ............................................................................................. 37
3.3.1. Población de la Investigación. ....................................................................... 37
3.4. Técnica e Instrumentos de Investigación .............................................................. 38
3.4.1. Técnica de Recopilación de Información. ..................................................... 38
3.4.2. Técnica de Análisis. ....................................................................................... 39
3.5. Análisis de las Encuestas ...................................................................................... 46
3.6. Análisis de la Entrevista ....................................................................................... 49
3.7. Análisis de la Guía de Verificación ...................................................................... 51
3.8. Análisis de Documental ........................................................................................ 51
Capítulo 4 ........................................................................................................................... 53
La Propuesta ...................................................................................................................... 53
4.1. Objetivos ............................................................................................................... 53
4.1.1. Objetivo General de la Propuesta. ................................................................. 53
4.1.2. Objetivos Específicos de la Propuesta. .......................................................... 53
4.1.2.1. Definición del Control del Proceso Administrativo Contable. ............ 54
4.1.2.2. Flujo del Proceso Administrativo Contable. ......................................... 55
4.1.2.3. Describir la Función del Personal del Área Contable. ......................... 57
4.1.2.4. Manual de Control Interno del Proceso Administrativo Contable. .... 60
XIV
4.1.2.5. Costo Beneficio. ........................................................................................ 67
Conclusiones y Recomendaciones .................................................................................... 68
Conclusiones ....................................................................................................................... 68
Recomendaciones ............................................................................................................... 69
Referencias ......................................................................................................................... 70
Apéndices ............................................................................................................................ 74
XV
Lista de Ilustraciones
Ilustración 1. Método Sistemático de Mejora de Proceso .................................................. 14
Ilustración 2. Ubicación Geográfica del Negocio .............................................................. 21
Ilustración 3. Logotipo de la Mipymes .............................................................................. 22
Ilustración 4. Proceso de Compra Actual........................................................................... 23
Ilustración 5. Proceso de Venta Actual .............................................................................. 24
Ilustración 6. Organigrama de la Mipymes Accesorios y Repuestos Mera ....................... 27
Ilustración 7. Informe de Conocimiento Actual de los Procesos ....................................... 40
Ilustración 8. Informe de Evaluaciones del Personal ......................................................... 41
Ilustración 9. Informe de la Funcionalidad Laboral ........................................................... 42
Ilustración 10. Informe de Procesos Administrativos Contable ........................................ 43
Ilustración 11. Informe de Funciones del Personal ............................................................ 44
Ilustración 12. Informe de Importancia de un Sistema Informático .................................. 45
Ilustración 13. Flujo de Proceso Administrativo Contable ................................................ 55
XVI
Lista de Tablas
Tabla 1. Árbol de Problema .................................................................................................. 2
Tabla 2. Operacionalización de las Variables....................................................................... 7
Tabla 3. Descripción de los Flujos de Procesos Actuales .................................................. 25
Tabla 4.Personal del Negocio ............................................................................................. 37
Tabla 5. Situación Actual de los Procesos Administrativos Contable ............................... 40
Tabla 6. Evaluaciones del Desempeño Laboral .................................................................. 41
Tabla 7. Funcionalidad Laboral .......................................................................................... 42
Tabla 8. Incorporación de Procesos Administrativos Contable.......................................... 43
Tabla 9. Funciones del Personal ......................................................................................... 44
Tabla 10. Importancia de un Sistema Informático Contable .............................................. 45
Tabla 11. Guía de Observaciones ....................................................................................... 50
Tabla 12. Definición del Control del Proceso Administrativo Contable ............................ 54
Tabla 13. Descripción del Flujo del Proceso Administrativo Contable ............................. 56
Tabla 14. Manual de Control Interno del Proceso Administrativo Contable ..................... 60
XVII
Introducción
La Mipymes Accesorios y Repuestos Mera, está ubicada en la ciudad de Guayaquil, su
crecimiento económico y administrativo ha ocasionado diferentes problemas entre los más
sobresalientes controles administrativos contable inexistente, lo cual a los diferentes
usuarios no les permite desempeñar sus funciones de una manera adecuada dentro del
negocio.
Además, el problema está dentro del área administrativa contable que los procesos
operativos de acuerdo al de compra y venta son realizados manualmente ya que están
desactualizados, pero requiriéndose el diseño de procesos en el área contable, para que
permita al dueño de la empresa tomar decisiones acertadas a tiempo. Asimismo se presenta
el marco referencial en donde se hace énfasis a los trabajos realizados permitiendo la
utilización de las mismas para el desarrollo de esta tesis, comprendiendo a su vez el marco:
teórico, referencial, conceptual, contextual y legal. Que por lo general se va a utilizar toda
la información o criterio necesario para el desarrollo de la tesis.
A continuación está el marco metodológico compuesto por el diseño, como es
cuantitativo, cualitativo y de campo asimismo los tipos descriptivo, explicativo que
permite por parte de ellos observar la realidad del negocio, que a su vez ayudará analizar
los resultados obtenidos a través de encuesta, entrevista, observación y análisis
documental, es así que se va a diseñar los procesos administrativos contable, para que
permita obtener un conocimiento adecuado en sus actividades, definición de los mismos
procesos del negocio, que la información se la genere a tiempo y permita mejorar la toma
de decisiones.
1
Capítulo 1
El Problema
1.1. Planteamiento del Problema
A nivel mundial en México los emprendedores que poseen negocios en categorías
Mipymes y se ha visto afectado principalmente en no poseer procesos operativos, los
cuales les ha causado varias dificultades en diversos niveles de áreas, siendo esto frecuente
al no implementar procesos dentro del negocio, uno de los principales momento se da por
el desconocimiento de la gerencia en procedimiento de control administrativo contable y el
estudio incorrecto del negocio, ocasionando problemas a no ser competitivos, desviando
sus objetivos que no permiten alcanzar sus metas.(Palomo, s.f)
En nuestro país el crecimiento que han tenido los negocios creado por las personas
naturales se han visto afectados también de acuerdo a los procesos operativos, es así que se
toma de ejemplo a la empresa Maquitsu S.A qué se dedica a la comercialización de
maquinarias de construcción ya que a su vez presenta problemática sobre no contar con
procesos administrativo contable, lo que ha venido complicándose en su gestión interna,
desviando sus funciones de planificar, administrar, controlar y no tomar decisiones de
acuerdo a su función, y así ocasionando que el negocio vaya bajando su competitividad y
en poco año se vaya a la quiebra. Además, es muy importante que los negocios a nivel de
Ecuador establezcan mejoras e implementar para que les ayude a mantener el buen
funcionamiento y a su vez que sirva de base para tomar las mejores decisiones. (Wong
Nan, 2013)
2
La Mipymes Accesorios y Repuestos Mera, fue creada en la ciudad de Guayaquil, el
02/01/1976, por el propietario Walter Efraín Mera Cañarte, el problema principal es que no
posee procesos administrativo contable, que ocasiona conflictos en el desarrollo de las
funciones. Por lo tanto para poder detallar los problemas que se pueden generar se va a
utilizar el respectivo árbol de problemas:
Tabla 1. Árbol de Problema
ÁRBOL DE PROBLEMAS
Procedimientos Administrativos Contables Inexistentes
Causas Efectos
Obtención de información
inadecuada. No se presentan los balances reales.
Funciones no bien establecidas en
el negocio.
Desorganización y mala
comunicación con las áreas.
Mala gestión de Procesos. No permite entregar la información a
tiempo.
Elaborado por: Daniel Choez P.
Es por ello que se recomienda diseñar procesos que permitan prevenir, controlar, y
detectar posibles falencias de control interno ocasionado falta de comunicación y
desarrollo en los procesos administrativo contable, acorde a la necesidad de la Mipymes
Accesorios y Repuestos Mera.
1.2. Formulación y Sistematización del Problema
1.2.1. Formulación.
¿Cuáles serían las incidencias por falta de procesos administrativo contable dentro de la
Mipymes Accesorios y Repuestos Mera en la ciudad de Guayaquil en la actualidad?
3
1.2.2. Sistematización.
a) ¿Cuáles son los procesos administrativos contable que utiliza la Mipymes
empresa Accesorios y Repuestos Mera en la ciudad de Guayaquil en la
actualidad?
b) ¿Cómo se evaluará los procesos administrativos contable en la Mipymes
Accesorios y Repuestos Mera en la ciudad de Guayaquil?
c) ¿Cuáles serían las funciones a establecerse para el personal de la Mipymes
Accesorios y Repuestos Mera en la ciudad de Guayaquil?
d) ¿Cuál sería el diseño adecuado para la Mipymes Accesorios y Repuestos
Mera en la ciudad de Guayaquil?
1.3. Objetivos de la Investigación
1.3.1. Objetivo General.
Diseñar procesos administrativos contable para mejorar el criterio operativo de la
Mipymes Accesorios y Repuestos Mera; ubicada en la ciudad de Guayaquil.
1.3.2. Objetivos Específicos.
a) Describir los procesos administrativos contable que utiliza la Mipymes
Accesorios y Repuestos Mera en la actualidad.
4
b) Evaluar los procesos administrativos contable y establecer los parámetros
para mejorar en la Mipymes Accesorios y Repuestos Mera.
c) Establecer funciones del personal del área contable en la Mipymes
Accesorios y Repuestos Mera.
d) Realizar el diseño del proceso administrativo contable para la Mipymes
Accesorios y Repuestos Mera.
1.4. Justificación
1.4.1. Justificación Teórica.
La idea de realizar este proyecto es relevante ya que como sabemos que los proceso
administrativos es el que da forma a una organización que permitirá dar seguimiento para
el rumbo hacia a los objetivos, además dichos procesos en los negocios permitirá y
facilitara la rápida compresión de cada actividad a realizarse, además también ayuda a
tener un mejor funcionamiento y control organizacional interno, de esa manera es poder
ayudar al dueño a tomar las decisiones estratégicas para que el negocio sea
rentable.(Monroy, 2014)
1.4.2. Justificación Metodológica.
Este proyecto de tesis propone establecer el diseño del proceso administrativo contable,
donde se establecerá una investigación explicativa y descriptiva.
5
Según el autor (Arismendi, 2013) la investigación descriptiva consiste en la
caracterización de un hecho, fenómeno, individuo con el fin de establecer o enfocarnos en
la recolección de técnicas aplicadas y la utilización de los datos a través de encuesta al
personal de la empresa, y así analizar minuciosamente los resultados obtenidos.
Además, también está la investigación explicativa según (Arismendi, 2013) se
encargará este tipo de investigación de buscar los hechos mediante la prueba de hipótesis
ya que permitirá la descripción y el interés de explicar las causas del problema relacionado
de acuerdo a los resultados encontrados, y se profundizara más a la realidad de la empresa.
1.4.3. Justificación Práctica.
Esta investigación se ha realizado con el objetivo de proponer y realizar el diseño del
proceso administrativo contable y solventar algunos inconvenientes, dando también
soluciones a los problemas determinados y cumplir con las normas Ley de Régimen
Tributario Interno y de aplicación, ya que permitirá mejorar su aplicación contable y que a
su vez el propietario tome las mejores decisiones para el ámbito competitivo. Además,
permitirá beneficiar a otras empresas con la misma o similar problemática, teniéndola
como un marco referencial.
1.5. Delimitación de la Investigación
La Mipymes Accesorios y Repuestos Mera fue creada en la ciudad de Guayaquil en las
calles Luis Urdaneta y José Antepara en donde por lo general su campo establecido es el
administrativo, afectando a su vez el área contable en el tiempo económico del 2016 y su
aspecto es el diseño del proceso administrativo contable que no está definido en el área.
6
1.6. Hipótesis
Con el diseño del proceso administrativo contable dentro de la Mipymes Accesorios y
Repuestos Mera, mejoraría el proceso operativo del departamento de contabilidad.
1.6.1. Variable Independiente.
Diseño del proceso administrativo contable.
1.6.2. Variable Dependiente.
Departamento de contabilidad.
7
1.6.3. Operacionalización de las Variables.
Tabla 2. Operacionalización de las Variables
Variables Definición
Conceptual
Definición
Operacional Dimensiones Indicadores Preguntas Instrumentos Técnicas
(V.I) Diseño del
Proceso
Administrativo
Contable.
Es el
conjunto de
procesos, o
actividades
que se debe
realizar en
cualquier tipo
de
organización
para cumplir
con sus
objetivos.
Dentro del
negocio no
posee control
administrativo
a seguir, por
lo cual no
permite tener
una mejor
organización.
Control
Administrativo.
Estructura
Organizacional.
Flujos de
Procesos
Administrativo
Contable.
¿Cree usted que la
incorporación del
flujograma de
procesos
administrativo
contable mejoraría la
comunicación entre
las diferentes áreas
de la Mipymes
Accesorios y
Repuestos Mera?
Cuestionario
Guía de
Observación.
Encuesta
Entrevista
Observación
Análisis
Documental.
(V.D)
Departamento de
Contabilidad.
Es el
departamento
que se
encarga de
instrumentar
y manejar
toda las
operaciones
contable del
negocio.
La Mipymes
no posee
control
contable ya
que la
información
que se obtiene
es de forma no
oportuna.
Control
Contable.
Funciones de
los
Trabajadores.
Sistema de
Información.
Manual de
Control Interno
del Proceso
Administrativo
Contable.
¿Usted cree que es
necesario que se
establezca las
funciones de forma
detallada al personal
del área contable en
la Mipymes
Accesorios y
Repuestos Mera?
Cuestionario
Guía de
Observación.
Encuesta
Entrevista
Observación
Análisis
Documental.
Elaborado por: Daniel Choez P
8
Capítulo 2
Marco Referencial
2.1. Antecedentes de la Investigación
Para la sustentación de este proyecto de tesis se ha tomado como base la revisión de
varios trabajos de investigación que fueron realizados en periodos anteriores, relacionados
con el problema planteado. A continuación, los trabajos de referencias:
Según (Guzmán & Pintado, 2012), en su trabajo de investigación titulado es referido a
un “Propuesta del diseño de un manual de control interno administrativo y contable
para el área de contabilidad de la Universidad Politécnica Salesiana”, (Tesis de pregrado)
Universidad Politécnica Salesiana. Además planteó como objetivo general “Proporcionar
informacion financiera de manera oportuna y confiable, establecer los mecanismos de
registro, clasificación, análisis e interpretación de la información referente a las
operaciones financieras que se efectúan en la Universidad Politécnica Salesiana, asi como
coordinar la formulación de los estados fianncieros correspondientes”. Llegando a la
conclusión de que se implementara manual de funciones, y procedimientos contable ya que
ha traido consigo dificultades en la obtencion de informacion financiera,y se generará que
tenga un mejor funcionamiento el sistema contable asegurando asi el respaldo y resguardo
de la informacion. Y se relaciona con la presente investigación porque la entidad que se
tiene de referencia no tiene un buen flujo de procesos administrativo contable, como es
también la falta de designaciones de funciones del personal y falta de un manual de control
interno administrativo contable.
9
Según (Piña, 2011), en su trabajo de investigación titulado es "Propuestas de mejoras de
los procesos administrativos usando BMM (modelos de negocios) en la pyme caso:
importadora y exportadora ayacucho C.A”, (tesis de pregrado) Universidad Centro
Occidental “ Lisandro Alvarado”. En donde planteó como objetivo general “Desarrollar
una propuesta para la mejora de los procesos administrativos usando BMM ( modelos de
negocios) para la pyme importadora y exportadora ayacucho C.A”. Llegando a la
conclusión es de que en esta empresa ejecutará adecuadamente las funciones del personal y
que a su vez ya no va haber duplicidad de actividades tambien se capacitará al personal de
acuerdo en el ámbito contable, se lo relaciona con la presente investigación porque dentro
de la empresa que se tiene de referencia no cuenta con un buen flujo de procesos
operativos.
Según (Carreño, 2012),en su trabajo de tesis titulado es referido a lo que es una“Diseño
de procedimientos de control administrativo y contable para mejorar los rendimientos
financieros de la microempresa Xi Ferreterías”, (tesis de pregrado) Universidad Central del
Ecuador. Planteó como objetivo general “ Buscar la satisfacción entera del cliente con la
variedad y diversificación de productos en el rubro ferretero y asi mantener el compromiso
de ser lideres”. Llegando a la conclusión que adoptara normas, politicas y procedimientos
de acuerdo al manual de funciones y además que dentro de esta empresa va a tener
adecuado procesos operativo. Por lo tanto se lo relaciona con la presente investigación
porque en la empresa que se encontró el problema no cuenta con procesos operativos que
se tomará como referencia y por lo tanto sera de ayuda para conocer sus manuales de
funciones del personal, y flujos de procesos operativos organizacional de una forma
adecuada.
10
2.2. Marco Teórico
2.2.1. Origen del Proceso Administrativo Contable.
De acuerdo al proceso administrativo según (Villalobos, 2013) no indica que Henry
Fayol se le atribuye desde hace mucho tiempo y en la actualidad ser es el padre de la
administración, ya que en sus teorías, principios y doctrinas que realizo desde el año de
1900 han sido bases para una buena administración en la actualidad, en donde por lo
general se basa en 3 aspectos como es la división del trabajo, aplicación de un proceso
administrativo y la formulación de los criterios técnicos que viene orientar la función
administrativa organizacional. A su vez plantea que para el poder lograr el proceso de
administrar se debe seguir a través de pasos tales como:
Planeación: “Esta relacionada con el direccionamiento de las
organizaciones hacia lo que será su futuro” (Villalobos, 2013).
Organización: “Se refiere a la conducción de las personas que laboran en
las entidades para sí que sea el logro de los objetivos de la planeación”
(Villalobos, 2013).
Control: “Se refiere al proceso de evaluar y retroalimentar el desempeño de
las personas para el logro de sus objetivos” (Villalobos, 2013).
Dirección: “Se refiere a la conducción de las personas que laboran en las
organizaciones” (Villalobos, 2013).
11
2.2.2. Definición de Procesos.
Un proceso es una secuencia de actividades que uno o varios sistemas desarrollan para
hacer llegar una determinada salida al usuario, a partir de la utilización de determinados
recursos. (Pepper, 2011)
Por lo general también es expresado de otra forma, es decir que es el núcleo de una
organización, además son las actividades y tareas que realizan, a través de las cuales
producen o generan un servicio o producto para sus usuarios. (Pepper, 2011)
2.2.3. Características de los Procesos.
Las características de los procesos se organizan macro que se debe alcanzar a través de
una o más estrategias. De estas surgen procesos que se desagregan en sub procesos, que
a su vez están constituidos pro actividades y estas por tareas. (Pepper, 2011)
Un conjunto de actividades puede definirse como proceso si cumple con las siguientes
características:
1. Tiene un propósito claro.
2. Puede descomponerse en tareas.
3. Tiene entradas y salidas; si se pueden identificar los clientes, los
proveedores y el producto final.
4. Se pueden identificar tiempos, recursos, responsables dentro de la
organización. (Pepper, 2011)
12
Todo proceso tiene dos características importantes de destacar y que son
particularmente relevantes para la prestación de servicio:
1. Variabilidad: “Cada vez que se repite el proceso hay ligeras variaciones en
las distintas actividades realizadas, las que, a su vez, generan variaciones
en los resultados del mismo: “Nunca dos resultados son idénticos” (Pepper,
2011).
2. Repetitividad: “Los procesos se crean para producir un resultado e intentar
repetir ese resultado una y otra vez. Esta característica permite trabajar
sobre el proceso y mejorarlo (Pepper, 2011).
Estas características hacen que, por un lado, las actividades en deban protocolizadas u
homologadas buscando las mejores prácticas, con el objetivo de lograr los mejores
resultados y disminuir su variabilidad. Y, por otro lado, especialmente si una actividad
es compleja, requiere que las personas que la realizan la repitan una y otra vez para
lograr la habilidad que garantiza la calidad en su ejecución organizacional. (Pepper,
2011)
2.2.4. Fases de Diseño de Procesos.
1. “Formulación del problema.
2. Análisis del problema.
3. Búsqueda de soluciones.
4. Decision
5. Especificación de la solucion” (Vera, 2012).
13
2.2.5. De la Gestión de los Procesos a la Gestión por Procesos.
Se ha apuntado que la importancia de los procesos fue apareciendo de forma progresiva
en los modelos de gestión empresarial. No interrumpieron con fuerza como la solución,
sino que se les fue considerando poco a poco como unos medio muy útiles para
transformar la empresa y para adecuarse al mercado. (Ramón, s.f, p. 82)
Inicialmente, pues, los modelos de gestión y las empresas adoptaron una visión
individualizada de los procesos, en la que se elegían los procesos más interesantes o
más importantes, se analizaban y mejoraban estos procesos y de ese análisis se deducían
consecuencias prácticas que resultaban útiles y aplicables. (Ramón, s.f, p. 82)
Anteriormente se da entender que las empresas no pensaban en un sistema integral de
procesos, ya que esto era la base para los cambios estratégicos organizacional. Aun así,
el análisis individual de los procesos produjo avances considerables en especialmente
en los modelos organizativos basados en la calidad total. (Ramón, s.f, p. 82)
2.2.6. Adaptación de los Procesos.
En este caso da entender que es un principio fundamental de acuerdo a la calidad total
es decir ya que los clientes son como árbitros absolutos de la misma calidad. Además la
calidad inherente del producto o del servicio, es la adecuación al uso y cualquier otra
orientación de la calidad ligada directamente a características propias de la empresa
proveedora y de sus ofertas al mercado ya que quedan subordinadas a las respuestas del
mercado. (Ramón, s.f, p. 82)
14
La calidad total busca la satisfacción de los clientes y, mediante ella, su fidelidad a la
empresa proveedora. Como consecuencial, el diseño de los productos y servicios, su
realización, también las forma de entregarlos, y por último el servicio de atención una
vez entregados. (Ramón, s.f, p. 82)
Por el contrario, los procesos están permanentemente sometidos a revisiones para
responder a dos motivos distintos. Por un lado, desde un punto de vista interno, todo
proceso es mejorable en sí mismo, siempre se encuentra algún detalle, algunas
secuencias que aumenta su rendimiento en aspectos de la productividad de las
operaciones o de disminución de defectos. (Ramón, s.f, p. 82)
2.2.7. Mejora de Procesos.
El rasgo más característico de este de método sistemático de mejora de procesos es su
continuo recurso a las medidas, a los datos objetivos, para la detección de los puntos a
mejorar, para confirmar el hallazgo de la causa real de los defectos detectados, para
corroborar que la solución adoptada es la apropiada y para cuantificar el nivel de mejora
alcanzado. (Ramón, s.f, p. 83)
Ilustración 1. Método Sistemático de Mejora de Proceso Nota: Pasos Para Mejorar Procesos en una Organización Escuela Politécnica Nacional (Vargas & Altamirano, 2012)
15
2.2.8. Control Interno.
Es el sistema interior de una empresa que está integrado por el plan de organización, la
asignación de deberes y responsabilidad, el diseño de cuentas e informes y todas las
medidas y método empleados para:
1. Proteger activos.
2. Obtener la exactitud y confiabilidad de la contabilidad de todos los
aspectos de las actividades de la empresa.
3. Promover u juzgar la eficiencia de las operaciones de todos los aspectos de
las actividades de la empresa.
4. Comunicar las políticas administrativas y estimular y medir el
cumplimiento de la misma. (González, s.f)
2.2.9. Componentes del Control Interno.
1. Ambiente de Control: “Es el entorno donde marca el funcionamiento de
una empresa e influye en la concienciación de sus empleados” (Pérez, s.f).
2. Evaluación de Riesgos: Las organizaciones se enfrentan a diversos riesgos
de origen externos e internos que tienen que ser evaluados. (Pérez, s.f)
3. Actividades de Control: Esto está relacionado con las medidas de control
que se deben de realizar de acuerdo a las políticas y los procedimientos que
a su vez ayuden asegurar con las instrucciones de la empresa. (Pérez, s.f)
16
4. Información y Comunicación: “Se debe recopilar y comunicar de forma
adecuada para que permita al empleado cumplir con sus responsabilidades”
(Pérez, s.f).
5. Supervisión o Monitoreo: “Los sistemas de control interno requieren
supervisión, es decir, un proceso que compruebe que se mantiene el
adecuado funcionamiento del sistema, además esto es mediante las
actividades de supervisión o evaluaciones” (Pérez, s.f).
2.2.10. Clasificación de Control Interno.
1. Controles Administrativo: “Son procedimientos y métodos que se
relacionan sobre todo con las operaciones de una empresa” (Gonzále, s.f).
2. Controles Contable: “Consiste de acuerdo en los métodos, procedimientos
y plan de organización que se refieren sobre la protección de los activos y a
asegurar que los informes financieros sean confiables” (González, s.f).
2.2.10. Medios para Lograr el Control Interno Contable.
1. Control Interno Sobre Transacciones: “Es que ninguna persona o
departamento deberá manejar todos los aspectos de una transacción de
principio a fin” (González, s.f).
2. Responsabilidad por los Activos: “Es cuando los del departamento de
contabilidad de la custodia son independientes, es decir que cada
departamento sirve para comprobar la precisión del otro” (González, s.f).
17
3. Eficiencia de las Operaciones: Es cuando dos o más departamentos
participan en cada transacción, el trabajo de un departamento es revisado
por el otro, normalmente de los errores que cometen. (González, s.f)
4. Organización Independiente de los Departamentos: “Este grado de
separación se logra mediante la designación de jefes de áreas además que
se valoricen sobre la base de la actuación de ellos mismos en sus
departamentos respectivos” (González, s.f).
5. Responsabilidad de los Departamentos de Finanzas y Contabilidad: “La
división de responsabilidad entre estas áreas muestra la separación de las
funciones de contabilidad, operativas y también de custodia de los activos”
(González, s.f).
2.2.11. Diagramas de Flujo.
Son, con toda seguridad, el método más extendido y popular para realizar el diseño
gráfico de procesos. Su simplicidad y versatilidad han contribuido notablemente a su
difusión. Pero, no se han difundido por igual las reglas sintácticas y semánticas que
convierten esta herramienta en un método realmente potente y simple para cumplir con
la comunicación entre personas implicadas dentro de un proceso de una organización.
(Ramonet, 2013, p. 1)
Además es un conjunto de reglas que permiten normalizar en una organización, y con el
fin de unificar la representación de procesos y facilitar su lectura. (Ramonet, 2013, p. 1)
18
2.2.12. Tipos de Diagramas de Flujo.
1. Formato Vertical: “En él, la secuencia de las operaciones, va de arriba
hacia abajo. Es una lista ordenada de las operaciones de un proceso”
(Castek, 2016).
2. Formato Horizontal: “En él, el flujo o la secuencia de las operaciones, va
de izquierda a derecha” (Castek, 2016).
3. Formato Panorámico: Es el proceso entero y está representado en una sola
carta y puede apreciarse de una sola mirada mucho más rápido que leyendo
el texto, lo que facilita su comprensión. Registra no solo en línea vertical,
sino también horizontal. (Castek, 2016)
4. Formato Arquitectónico: “Describe la guía de ruta de una forma o persona
sobre el plano arquitectónico del área de trabajo” (Castek, 2016).
2.2.13. Ventajas de Diagramas de Flujo.
1. “Favorecen la comprensión del proceso al mostrarlo como un dibujo. El
cerebro humano reconoce muy fácilmente los dibujos” (Castek, 2016).
2. “Permiten identificar los problemas y las oportunidades del proceso. Se
identificarán, las responsabilidades, y los puntos de decisión” (Castek,
2016).
19
3. “Muestran las interfaces cliente- proveedor y las transacciones que en ellas
se realizan, facilitando a los empleados el análisis de las mismas” (Castek,
2016).
4. “Son una excelente herramienta para capacitar a los nuevos empleados y
también a los que desarrollan la tarea, cuando se realizan mejoras en el
proceso” (Castek, 2016).
2.2.14. Simbología de Diagrama de Flujos.
Decisión: “Se utiliza en el cual se debe de tomar una decisión de si o no” (Anónimo,
2011).
Flujo de Información: “Es el indicador de la información del orden que debe de seguir
la lectura del flujo grama” (Anónimo, 2011).
Operación: “Se utiliza para describir una breve descripción de la actividad” (Anónimo,
2011).
Archivo Temporal o Permanente: “Se utiliza cuando requiere una solicitud para que el
ítem pase a la siguiente actividad programada” (Anónimo, 2011).
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Documento: “Se utiliza cuando se diagrama algún documento que es transferido o
generado a lo largo del proceso” (Anónimo, 2011).
Inicio y Fin del Proceso: “Este símbolo se utiliza para iniciar y para finalizar el
proceso” (Anónimo, 2011).
Inspección: “Se utiliza para indicar que el flujo de proceso se ha detenido de manera
que se pueda requerir una firma de aprobación” (Anónimo, 2011).
2.2.15. Pasos para la Creación de Diagramas de Flujos.
1. “Los diagramas deben escribirse de arriba hacia abajo, o izquierda a
derecha.
2. Los símbolos se unen con líneas, las cuales tienen en la punta una flecha
que indica la dirección en que fluye a la información de procesos.
3. Se debe evitar el cruce de líneas en el flujo de diagrama a un sitio distinto.
4. Todo texto escrito dentro de un símbolo debe ser legible, preciso, evitando
el uso de muchas palabras.
5. Todos los símbolos pueden tener más de una línea de entrada a excepción
del símbolo final.
6. Solo los símbolos de decisión pueden y deben tener más de una línea de
flujo de salida”.(Anónimo, s.f)
21
Marco Contextual
El sector que se ubicó el problema fue en la provincia del Guayas; cantón Guayaquil en
la dirección de Luis Urdaneta y José Antepara que fue por falta de procesos administrativo
contable.
Ilustración 2. Ubicación Geográfica del Negocio
Accesorios y Repuestos Mera Nota: https://www.google.com.ec/maps
2.3.1. Actividades.
La Mipymes Accesorios y Repuestos Mera fue creada por el Sr. Walter Efraín Mera C.,
quien cuenta con alto grado de visión y emprendimiento, tiene la finalidad de brindar un
excelente servicio y/o accesorios a sus clientes, permitiéndole obtener buenas ganancias
como también hacerse conocer a nivel provincial con visión a nivel nacional.
Con el diseño que se propone realizar permitirá ejecutar bien los procesos
administrativo contable y las actividades, mejor rendimiento laboral y también que el
propietario permita tomar decisiones, oportunas y al momento que lo requiera, logrando
obtener una mejor competitividad y mejor rentabilidad, permitiendo un crecimiento
económico.
22
Ilustración 3. Logotipo de la Mipymes Nota: Accesorios y Repuestos Mera
2.3.2. Misión.
Somos una Mipymes que se encarga a la venta de materiales automotrices de alta
calidad y además estamos orientados con prioridad a satisfacer las necesidades de los
clientes.
2.3.3. Visión.
Queremos ser una Mipymes muy innovadora en la venta de accesorios y repuestos
encaminando a tener un liderazgo en el mercado automotriz en el año 2016.
23
2.3.4. Flujo de Proceso Operativo de Compra Actual.
Ilustración 4. Proceso de Compra Actual Nota: Accesorios y Repuestos Mera
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2.3.5. Flujo de Proceso Operativo de Venta Actual.
Ilustración 5. Proceso de Venta Actual Nota: Accesorios y Repuestos Mera
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Tabla 3. Descripción de los Flujos de Procesos Actuales
Proceso de
Negocio Compra y Venta de Accesorios y Repuestos Automotriz
Objetivo
Registrar orden de compra y facturas
Descripción
Compra
1. El gerente general verifica y solicita al vendedor cantidad de
ítems de mercaderías a comprar sin ayuda de un sistema
contable actualizado.
Realiza la generación de opción de compra de acuerdo al reporte del
vendedor sin ayuda de un sistema contable actualizado, envía datos
para pago a crédito al proveedor, además recibe la factura por el
proveedor y las mercaderías y después revisa cantidad y precio de la
opción de compra, emite orden de ingreso a bodega y orden de pago
manualmente.
2. Los vendedores realizan el reporte de los ítems que se requiere
comprar sin ayuda de un sistema contable actualizado.
3. El contador general elabora orden de pago.
Elabora las transacciones de compra de forma manual y sin ayuda de un
sistema informático contable, realiza el control manual de diarios
contable, elabora los balances en forma manual, y emisión de los
mismos al gerente general.
26
4. El proveedor recibe los ítems de mercadería manualmente.
Recibe los datos del cliente y forma de pago, emite, copia de factura,
envía los repuestos y accesorios automotrices.
Venta
1. El cliente realiza la solicitud de compra.
Recibe la factura realizada de forma manual, y además recibe los
repuestos y accesorios adquiridos.
2. El vendedor atiende al cliente
Verifican existencia de mercadería, pero sin ayuda de un sistema
informático contable, también realiza proceso de cobro el crédito pero
no la ejecutan, solo el cobro de efectivo, y por último emiten factura de
forma manual y copia de la misma.
3. El contador general recibe la factura de forma manual por parte
de los vendedores.
Realiza atención al cliente, entrega de mercadería y toma física de
inventario, el control de forma manual de los diarios contables, elabora
las transacciones de las ventas, pero sin ayuda de un sistema contable
actualizado, elabora balances y los emite de forma manual al gerente.
4. El gerente general revisa y aprueba los balances, obtenidos de
forma manual, y realiza tomas de decisiones, pero no de forma
confiable.
Elaborado por: Daniel Choez P.
27
Explicación:
Se ha determinado los flujos de procesos comerciales principales de la Mipymes
Accesorios y Repuestos Mera con la finalidad de poder decretar en la actualidad como se
están manejando y además determinar, si los procesos administrativos contable inmersos
en ella se están realizando en forma correcta, por lo consiguiente se da a detallar que a
través de estos flujos se da a concebir la realidad de que sus procesos operacionales que
son realizados de forma arcaica y sin ayuda de un sistema actualizado además que sus
funciones del personal no están bien establecidas.
2.3.6. Estructura Organizacional.
Ilustración 6. Organigrama de la Mipymes Accesorios y Repuestos Mera Nota: Accesorios y Repuestos Mera
Explicación:
La estructura organizacional del negocio se puede apreciar que la dirección de la misma
recae en el gerente general y/o propietario, como asesor financiero contable cuenta con un
contador y en la parte operativa del negocio tiene de apoyo de dos vendedores. En el
siguiente punto se va a explicar las funciones del personal correspondiente:
Gerente General
Vendedor 1 Vendedor 2
Contador General
28
2.3.7. Funciones del Personal.
Departamento: Gerencia General
Gerente General
Verificar cantidad de ítems de mercaderías.
Solicitar reportes de ítems de mercaderías por parte de los vendedores.
Negociar con los proveedores.
Emitir orden de ingreso de la mercadería y orden de pago a proveedores.
Revisión de los informes financieros y aceptación para la presentación a
los entes reguladores.
Tomas de decisiones estratégicas.
Nota: Obtenido por parte de la Mipymes Accesorios y Repuestos Mera
Departamento: Contabilidad
Contador General
Realizar orden de pago a los proveedores y personal del negocio.
Receptar y Verificar los datos de las facturas.
Elaborar los asientos de diarios manualmente.
Elaborar los estados financieros.
Emitir estados financieros al gerente general.
Realizar declaraciones y anexos mensuales.
Atención al cliente.
Entrega de mercaderías solicitadas por el cliente.
Realizar tomas físicas de inventario.
Nota: Obtenido por parte de la Mipymes Accesorios y Repuestos Mera
29
Departamento: Ventas
Vendedores 1-2
Atención al cliente
Reporte de ítems faltante de mercaderías.
Receptar el documento el de opción de compra
Proceso de cobranza
Emitir factura al cliente y entrega de copia del documento
Realizar entrega de mercaderías solicitadas por el cliente
Envío de facturas al contador general
Realizar devoluciones
Realizar tomas físicas de inventario
Realizar arqueo de caja
Nota: Obtenido por parte de la Mipymes Accesorios y Repuestos Mera
2.4.Marco Conceptual
Procesos Operativos: “Son proceso que permiten generar el producto de servicio que
se entrega al cliente, por lo que inciden directamente en la satisfacción del cliente final,
además generalmente a través de los procesos atraviesan muchas funciones dentro de una
organización” (Anónimo, s.f).
Negocios: “Es una operación de cierta complejidad, relacionada con los procesos de
producción, distribución y venta de servicios y bienes, con el objetivo de satisfacer las
diferentes necesidades de los compradores y beneficiando, a su vez, a los vendedores”
(Anónimo, s.f).
30
Flujograma de Información: “Describe y representa una guía de las actividades del
proceso” (Bravo, 2011, p. 289).
Persona Natural: “Conocida también como persona física, hace referencia a cualquier
ser humano con capacidad de adquirir deberes y derechos jurídicos” (Anónimo, s.f).
Nivel de Confianza: “Es la probabilidad de que el parámetro a estimar se encuentre en
el intervalo de confianza” (Anónimo, s.f).
Riesgo Inherente: “Esto tiene que ver exclusivamente con la actividad económica o
negocio, independientemente del sistema de control interno que allí se estén aplicando”
(Anónimo, 2012).
2.5.Marco Legal
Ley Orgánica de Régimen Tributario Interno
Según la LORTI descrito en el art.19 habla sobre la obligación de llevar contabilidad y
declarar el impuesto en base a los resultados que arroje la misma todas las sociedades.
También lo estarán las personas naturales y sucesiones indivisas que el primero de
enero opere con un capital o cuyos ingresos brutos o gastos anuales del ejercicio
inmediato anterior. (Ley Orgánica de Régimen Tributario Interno, 2015, cap. VI)
Las personas naturales que realicen actividades empresariales y que operen con un
capital u obtengan ingresos inferiores a los previstos en el inciso anterior, así como los
31
profesionales, comisionistas, artesanos, agentes, representantes y demás trabajadores
autónomos deberán llevar una cuenta de ingresos y egresos para determinar su renta
imponible. (Ley Orgánica de Régimen Tributario Interno, 2015, cap. VI)
Además, en el art.21 de dicha ley establece que los estados financieros servirán de base
para la presentación de las declaraciones de impuestos, así como también para su
presentación a la superintendencia de compañías y a la superintendencia de bancos y
seguros, según el caso. Las entidades financieras, así como las entidades y organismos
del sector público que, para cualquier trámite, requieren conocer sobre la situación
financiera de las empresas, exigirán la presentación de los mismos estados financieros
que sirvieron para fines tributarios. (Ley Orgánica de Régimen Tributario Interno, 2015,
cap. VI)
“Según el art.40 de acuerdo a plazo para la declaración a la renta serán presentadas
anualmente, por los sujetos pasivos en los lugares y fechas determinados por el
reglamento” (Ley Orgánica de Régimen Tributario Interno, 2015, cap. IX).
Reglamento de Aplicación de la Ley Orgánica de Régimen Tributario Interno
El reglamento de aplicación de la ley orgánica de régimen tributario interno describe en
el art.37 que están obligados los contribuyentes a llevar contabilidad ya sea de
sucursales y establecimientos permanentes de compañías extranjeras y las sociedades
definidos como tales en la LORTI. Igualmente, están obligadas a llevar contabilidad, las
personas naturales y las sucesiones indivisas que realicen actividades empresariales y
que operen con un capital propio que al inicio de sus actividades económicas o al 1. De
32
enero de cada ejercicio impositivo hayan sido superiores a $ 60.000 o cuyos ingresos
brutos anuales de esas actividades, del ejercicio fiscal inmediato anterior, hayan sido
superiores a $100.000 o cuyos costos y gastos anuales, imputables a la actividad
empresarial, del ejercicio fiscal inmediato anterior hayan sido superiores a $80.000.
Entiende como capital propio, la totalidad de los activos menos pasivos que posea el
contribuyente, relacionados con la generación de la renta gravada. La contabilidad
deberá ser llevada bajo la responsabilidad y con la firma de un contador legalmente
autorizado. (Reglamento para la Aplicación de la Ley de Régimen Tributario Interno,
2015, cap. V)
También determina que los contribuyentes deben de llevar cuentas de ingresos y
egresos como estipula en el art 38 que las personas naturales que realicen actividades
empresariales y que operen con un capital, obtengan ingresos y efectúen gastos
inferiores a los previstos en el artículo anterior, deberán llevar una cuenta de ingresos y
egresos para determinar su renta imponible. (Reglamento para la Aplicación de la Ley
de Régimen Tributario Interno, 2015, cap. V)
El reglamento de aplicación de la ley orgánica de régimen tributario interno considera
en su art.72 que la declaración anual del impuesto a la renta se presentara y se pagara el
valor correspondiente en los siguientes plazos:
2. Para las personas naturales y sucesiones indivisas, el plazo para la declaración se
inicia el 1 de febrero del año inmediato siguiente, según el noveno digito del RUC,
cedulad de identidad o pasaporte, según el caso:
1. 10 de marzo
33
2. 12 de marzo
3. 14 de marzo
4. 16 de marzo
5. 18 de marzo
6. 20 de marzo
7. 22 de marzo
8. 24 de marzo
9. 26 de marzo
0. 28 de marzo
Cuando una fecha de vencimiento coincida con días de descanso obligatorio o feriados,
se trasladará al siguiente día hábil. Luego de haber vencido el plazo mencionado
anteriormente, deberá pagar intereses y multas que serán liquidados en la misma
declaración. (Reglamento para la Aplicación de la Ley de Régimen Tributario Interno,
2015, cap. IX)
Por lo general como nos establece en el art.93 indica que lo que están sujetos a
retención en la fuente son las personas naturales, las sucesiones indivisas y las
sociedades inclusive la empresa pública no regulada por la ley orgánica de empresas
públicas. (Reglamento para la Aplicación de la Ley de Régimen Tributario Interno,
2015, cap. X)
De acuerdo al art. 95 al momento de la retención de acuerdo al reglamento de
aplicación establece que el plazo es de 5 días al momento que se ha presentado el
comprobante de venta., y se depositará los valores retenido en una entidad autorizada.
(Reglamento para la Aplicación de la Ley de Régimen Tributario Interno, 2015, cap. X)
34
“En correspondencia al art.100 de las declaraciones de las retenciones en la fuente
refleja que las mismas se efectuaran en los formularios u otros medios” (Reglamento
para la Aplicación de la Ley de Régimen Tributario Interno, 2015, cap. X).
Además, en el art 102 de acuerdo al reglamento de aplicación es que los plazos para
declarar y pagar los agentes de retención presentaran los valores retenidos y los pagara
en el siguiente mes, hasta las fechas que se indican a continuación:
1. 10 del mes siguiente
2. 12 del mes siguiente
3. 14 del mes siguiente
4. 16 del mes siguiente
5. 18 del mes siguiente
6. 20 del mes siguiente
7. 22 del mes siguiente
8. 24 del mes siguiente
9. 26 del mes siguiente
0. 28 del mes siguiente. (Reglamento para la Aplicación de la Ley de
Régimen Tributario Interno, 2015, cap. X)
Por lo general lo que indica en el art.158 de la declaración del impuesto es que los
sujetos pasivos que efectúen transferencias de bienes o presten servicios gravados con
tarifa 12%, y aquellos que realicen compras o pagos están obligados a presentar una
declaración mensual. Se efectuarán en los formularios correspondientes y se los
presentara con el pago del impuesto hasta las fechas previstas en este reglamento.
1. 10 del mes siguiente
35
2. 12 del mes siguiente
3. 14 del mes siguiente
4. 16 del mes siguiente
5. 18 del mes siguiente
6. 20 del mes siguiente
7. 22 del mes siguiente
8. 24 del mes siguiente
9. 26 del mes siguiente
0. 28 del mes siguiente. (Reglamento para la Aplicación de la Ley de
Régimen Tributario Interno, 2015, cap. III)
“Como nos indica en el art.159 habla sobre liquidación del impuesto es decir que los
sujetos pasivos liquidaran mensualmente el impuesto aplicando las tarifas del 12% y del
0% sobre el valor de las ventas o prestación de servicios” (Reglamento para la Aplicación
de la Ley de Régimen Tributario Interno, 2015, cap. III).
Además, en el reglamento de aplicación de la LORTI en su art. 217 nos establece los
requisitos para la inscripción de nuevos contribuyentes por primera vez, en donde en
general las personas naturales deben de cumplir con lo establecido de la LORTI,
deberán presentar los requisitos que establezca el Director del SRI. La información
proporcionada por el sujeto pasivo en el ruc y su actualización correspondiente, se
someterá a los lineamientos establecidos en la Ley del RUC, una vez inscritos en el ruc
e incorporados al nuevo régimen, además los sujetos pasivos deberán solicitar la
autorización para emitir comprobantes de venta como lo estable este reglamento.
(Reglamento para la Aplicación de la Ley de Régimen Tributario Interno, 2015, cap. I).
36
Capítulo 3
Marco Metodológico
3.1.Diseño de la Investigación
Esta investigación va a tener enfoque cualitativo, cuantitativo y de campo.
Investigación cualitativa: “Permite la recolección de datos, pero está alineado a la sin
medición numérica; es decir por medio de este enfoque se permitirá descubrir o para
desarrollar preguntas de entrevista” (Acevedo, 2013).
Investigación cuantitativa: “Está alineado hacia la recolección de datos; en donde
permitirá comprobar la hipótesis de la base numérica y a la vez realizar análisis estadístico
en valores numerarios y así poder entregar los resultados al negocio” (Acevedo, 2013).
Investigación de Campo: “Es decir que nos permitirá investigar dentro del lugar real
donde están establecidos los problemas establecidos” (Arismendi, 2013).
3.2.Tipo de la Investigación
Este proyecto de investigación será de nivel tipo descriptiva y explicativa porque nos
permitirá establecer las variables sobre el tema de estudio y enfocarnos en los resultados
que sustenten esta investigación al establecer el diseño al proceso administrativo contable
con las reformas que requiere para el buen funcionamiento del mismo.
37
Tipo descriptivo: “Consiste en la caracterización de un hecho, y fenómeno, además
permite establecer técnicas aplicadas en la recolección de datos y la utilización de los
mismos que puede ser por medio de entrevista, encuesta, guía de observación, análisis
documental en la Mipymes Accesorios y Repuestos Mera” (Arismendi, 2013).
Tipo explicativo: Permitirá la descripción y el interés de explicar el fenómeno o causa
del problema relacionado de acuerdo a los resultados obtenidos, ya que se profundiza más
a la realidad de la Mipymes Accesorios y Repuestos Mera. (Arismendi, 2013)
3.3.Población y Muestra
3.3.1. Población de la Investigación.
La población es el conjunto total de individuos, objetos o medidas que poseen algunas
características comunes observables en un lugar y en un momento determinado.
(Wigodski, 2011)
Esta investigación se lo hará al personal que está laborando en el negocio de la ciudad
de Guayaquil, cuenta con 4 personas que aportan en la investigación de este trabajo y son
los siguientes:
Tabla 4.Personal del Negocio
Cargo #
Gerente 1
Contador 1
Vendedor 2
Total 4
Nota: Datos de la Mipymes Accesorios y Repuestos Mera
38
Considerando la siguiente población no será necesaria determinar la muestra ya que la
misma es una población finita.
3.4.Técnica e Instrumentos de Investigación
3.4.1. Técnica de Recopilación de Información.
Para la compilación de datos en esta investigación se lo aplicará a todo el personal y se
utilizara el siguiente proceso que es:
Encuesta: “Es una técnica de recogida de datos para la investigación
social” (Anònimo, s.f).
Entrevista: “Es un instrumento de investigación donde se tiene acceso
directo a los individuos que forman parte de la población estudiada”
(Anònimo, s.f).
Observación: “Es la técnica de recogida de información que se utiliza”
(Anònimo, s.f).
Análisis Documental: “Es una técnica que consiste en analizar los
documentaos que se utilizan como instrumentos de gestión en una
organización” (Adriana, 2012).
39
3.4.2. Técnica de Análisis.
Todos los datos será por el estudio cualitativo, cuantitativo y de campo en donde se lo
realizará por medio de:
Encuesta
Conciliación de datos.
Tabulación de cuadros estadísticos.
Interpretación de gráficos y análisis.
Entrevista
Elaboración de la entrevista.
Desarrollo de una entrevista.
Análisis de los datos.
Observación
Elaboración de una guía.
Análisis de lo observado.
Análisis Documental
Observación directa.
Análisis de la observación directa.
40
Preguntas de Encuesta
1. ¿Conoce usted los procesos administrativos contable que utiliza la Mipymes
Accesorios y Repuestos Mera?
Tabla 5. Situación Actual de los Procesos Administrativos Contable
Detalle Frecuencia Porcentaje
Totalmente Conoce 1 25%
Mediantemente Conoce No Conoce
0 3
0% 75%
Total 4 100%
Nota: Datos obtenido de la Mipymes Accesorios y Repuestos Mera
Ilustración 7. Informe de Conocimiento Actual de los Procesos Administrativos Contable
Elaborado por: Daniel Choez P.
Interpretación:
Como se visualiza en el grafico anterior es que el 75% del personal del negocio no
conoce los procesos administrativos contable que utiliza el negocio, y es por ende muy
probable que el control interno no es aplicado de la mejor forma al momento de
realizarlos.
75%
25%
Conocimiento de los Procesos Administrativos Contable
TotalmenteConoce
MediantementeConoce
No Conoce
41
2. ¿Se realizan evaluaciones que permita verificar el desempeño laboral de
acuerdo a su trabajo?
Tabla 6. Evaluaciones del Desempeño Laboral
Detalle Frecuencia Porcentaje
Siempre 0 0%
Rara vez
Nunca
0
4
0%
100%
Total 4 100%
Nota: Datos obtenidos de la Mipymes Accesorios y Repuestos Mera
Ilustración 8. Informe de Evaluaciones del Personal Elaborado por: Daniel Choez P.
Interpretación:
Los resultados que arroja esta pregunta se da a conocer que dentro del negocio no se
realiza evaluaciones para verificar el rendimiento de cada colaborador, esto podía darse
por el desconocimiento de las funciones del talento humano ya que no están bien
establecidas.
0%
100%
Evaluación del Desempeño Laboral
Siempre
Rara vez
Nunca
42
3. ¿Usted realiza funciones que no le corresponda de acuerdo a su puesto laboral
dentro de la Mipymes Accesorios y Repuestos Mera?
Tabla 7. Funcionalidad Laboral
Detalle Frecuencia Porcentaje
Realiza Otras Funciones 3 25%
A Veces Otras Funciones
Solo Realiza sus Funciones
0
1
0%
75%
Total 4 100%
Nota: Datos obtenido de la Mipymes Accesorios y Repuestos Mera
Ilustración 9. Informe de la Funcionalidad Laboral Elaborado por: Daniel Choez P.
Interpretación:
Con los resultados que obtenemos por medio de este gráfico se puede observar que el
75% del personal del negocio ejecuta otras operaciones diferentes a su puesto de trabajo,
pero es posible que por la falta de las mismas no se ejecuten bien.
75%
25%
Funcionalidad Laboral
Realiza OtrasFunciones
A veces OtrasFunciones
Solo Realiza susFunciones
43
4. ¿Cree usted que la incorporación del flujograma de procesos administrativos
contable mejoraría la comunicación entre las diferentes áreas de la Mipymes
Accesorios y Repuestos Mera?
Tabla 8. Incorporación de Procesos Administrativos Contable
Detalle Frecuencia Porcentaje
Totalmente de Acuerdo 4 100%
De Acuerdo
No de Acuerdo
0
0
0%
0%
Total 4 100%
Nota: Datos obtenido de la Mipymes Accesorios y Repuestos Mera
Ilustración 10. Informe de Procesos Administrativos Contable Elaborado por: Daniel Choez P.
Interpretación:
Como se visualiza en el grafico es que todo el personal de Accesorios y Repuestos
Mera está de acuerdo en un 100% de que se incorpore el flujo de procesos administrativo
contable, porque permitirá establecer los pasos para obtener mejor comunicación entre los
departamentos del negocio.
100%
0%
Incorporación de Procesos Administrativos Contable
Totalmente deAcuerdo
De Acuerdo
No de Acuerdo
44
5. ¿Usted cree que es necesario que se establezca las funciones de forma detallada
al personal del área contable en la Mipymes Accesorios y Repuestos Mera?
Tabla 9. Funciones del Personal
Detalle Frecuencia Porcentaje
Totalmente de Acuerdo 4 100%
De Acuerdo
No de Acuerdo
0
0
0%
0%
Total 4 100%
Nota: Datos obtenido de la Mipymes Accesorios y Repuestos Mera
Ilustración 11. Informe de Funciones del Personal Elaborado por: Daniel Choez P.
Interpretación:
Como se da observar los resultados por medio de este gráfico, todo el personal está de
acuerdo en un 100%, se deberá detallar bien las funciones ya que por medio de ellas se
logrará mejorar el rendimiento laboral en el negocio.
100%
0%
Funciones del Personal
Totalmente deAcuerdo
De Acuerdo
No de Acuerdo
45
6. ¿Cree usted que es de gran importancia que la Mipymes Accesorios y Repuestos
Mera tenga un Sistema Informático Contable actualizado, donde se maneje
todos los procesos?
Tabla 10. Importancia de un Sistema Informático Contable
Detalle Frecuencia Porcentaje
Totalmente de Acuerdo 4 100%
De Acuerdo
No de Acuerdo
0
0
0%
0%
Total 4 100%
Nota: Datos obtenido de la Mipymes Accesorios y Repuestos Mera
Ilustración 12. Informe de Importancia de un Sistema Informático Contable
Elaborado por: Daniel Choez P.
Interpretación:
El resultado que nos arroja esta pregunta de encuesta, es que todos especifican que
están de acuerdo en un 100%, que si es necesario que la Mipymes tenga un sistema
informático modulo contable actualizado; porque permitirá generar la correspondiente
información contable en forma automática, rápida y oportuna.
100%
0%
Importancia de un Sistema informático Contable
Totalmente deAcuerdo
De Acuerdo
No de Acuerdo
46
3.5.Análisis de las Encuestas
Después de haber realizado las encuestas y obtenido los resultados, se puede indicar que
la empresa de acuerdo al ámbito organizacional no conocen los procesos administrativos
contable ya que esto es muy probable que el control interno no es aplicado de la mejor
forma, se pudo determinar también que no realizan evaluaciones de desempeño laboral de
acuerdo al personal es por ende que se da el desconocimiento de sus funciones ya que no
están bien establecidas, además que el talento humano realizan actividades que no le
competen de acuerdo a su cargo ya que por la falta de las mismas no son ejecutadas de la
mejor forma.
Por lo tanto, también se pudo decretar que el propietario como sus colaboradores están
de acuerdo que se incorpore el flujograma de procesos administrativos contable ya que
esto permitirá que haiga una adecuada comunicación entre áreas, y que las funciones
laborales se establezcan de forma detallada ya que mejoraría el rendimiento laboral del
personal, además se evidencio que la entidad posee un sistema contable pero a su vez esta
desactualizado ya que no cumple con los objetivos de la empresa y que al presentarse esta
situación se indica que se actualice y que maneje todo sus procesos ya que esto permitirá
obtener la información rápida y oportuna.
47
Entrevista al Propietario del Negocio Accesorios y Repuestos Mera
Nombre del Entrevistado: Walter Efraín Mera Cañarte
Nombre del Entrevistador: Daniel Sebastian Choez Pillajo
Puesto que Ocupa en el Negocio: Gerente General
1. ¿En qué fecha se fundó el negocio Accesorios y Repuestos Mera y en qué línea de
producto se estableció para ofrecer a sus clientes?
El negocio fundado en el año 1976, es familiar, está ubicado en las calles Luis Urdaneta y
José Antepara. Este negocio inicio sus actividades comerciales con la venta de accesorios
y repuestos como son: llantas, aros y entre otros bienes. El cual es atendido personalmente
y por mis colaboradores.
2. ¿Qué fue lo que le motivo a usted para la creación de este negocio?
Lo que me motivo a la creación de este pequeño negocio, fue sacar adelante el bienestar
familiar, el cual la ha sido fundamental para el desarrollo de mi núcleo personal. Con la
rentabilidad de este negocio he podido apoyar a mi familia principalmente en la educación
de mi hijo, en el cual deposito mi confianza que en lo posterior retribuirá con apoyo
directo en el crecimiento de la empresa.
3. ¿En el negocio Accesorios y Repuestos Mera que es lo que usted busca mejorar en
la actualidad?
Teniendo estos años de servicio a la comunidad, esta pequeña empresa tiene como objetivo
primordial el progreso del mismo, además siendo realista, veo la necesidad actualmente de
48
mejorar los procesos operativos, que permita su adecuado funcionamiento, establecer
claramente las funciones de mis trabajadores de cada área y a su vez apoyarme con un
sistema informático contable acorde a las necesidades del negocio, que nos permita
obtener directamente la información actualizada, relevante y precisa cuando esta sea
requerida y de implementar el flujo de proceso administrativo correspondiente en el área
contable.
4. ¿Usted estaría dispuesto a realizar cambios dentro de su negocio de acuerdo a lo
que es: diseño de procesos administrativos contable, establecer las funciones del
personal, y actualizar el sistema informático contable?
Sí, por supuesto, ya que como le conteste en la pregunta anterior ya es tiempo de mejorar
todos procesos operativos manuales para que estos sean efectuados de una forma rápida y
automatizada utilizando adecuadamente la tecnología de información que nos permitirá
mejorar la organización en forma interna, habiendo una mejor comunicación con las
diferentes áreas, por lo cual cada uno de mis colaboradores realizarían solamente las
funciones asignadas a su persona, y ayudaría a que se sienta a gusto con su desempeño
laboral, y además podría tomar las mejores decisiones para mi negocio.
5. ¿Los procesos que existen en su negocio se encuentran actualizados o
desactualizados?
Como se le explique anteriormente los procesos administrativos contable que se evaluaron
tanto como el área de compra y venta se encuentran desactualizados y del área contable no
existe.
49
3.6.Análisis de la Entrevista
Tomando en conclusión las respuestas obtenidas se da a detallar que el propietario creo
el negocio para el bienestar de su familia, enfocándose en la comercialización de llantas,
aros, entre otros. Además se determinó que la empresa si posee flujos de procesos del área
de compra y venta a su vez estos no son ejecutados de la mejor forma ya que por ende esto
suele suceder que no haiga una adecuada comunicación con las áreas, Así mismo sus
procesos son realizados parcialmente de manera manual el mismo se encuentra
desactualizado es esto por la cual afecta en la información ya sea por un mal registro o
tardía de la misma consolidada en excel, así también se comprobó que no poseen funciones
bien establecidas del personal, ya que por la falta de las mismas ocasiona duplicidad de
actividades o ejecución no de acuerdo a su cargo, la cual también dentro del área contable
no existe el flujo de procesos administrativos contable ya que habría que crearlo.
El dueño de la entidad se comprometió a realizar los cambios necesarios e
implementarlos dentro del negocio, para que de esa manera conseguir el buen
funcionamiento del mismo y se tomen las mejores decisiones.
50
Guía de Observación
Tabla 11. Guía de Observaciones
Documentos Si No Observación
Organigrama
El organigrama del negocio
está de forma detallada
globalmente.
Las áreas están bien
organizadas en el
organigrama.
X
X
Accesorios y Repuestos Mera tiene su
organigrama de la forma correcta, y
bien detallada.
Flujos de Procesos
Existen flujos de procesos de
acuerdo al de compra y venta.
Dentro del negocio existe
buena comunicación con las
demás áreas.
En el área contable existe flujo
administrativo contable.
X
X
X
El negocio si posee flujos de
procesos, pero no se la ejecuta de la
forma correcta, generando mala
comunicación, y además en el área
contable no existe.
Manual de Funciones
El personal ejecuta actividades
no acordes a su cargo.
Dentro del negocio existe bien
establecidas las funciones del
personal.
X
X
El personal no ejecuta sus actividades
de acuerdo a su cargo ya que a su vez
no se encuentran bien establecidas.
Sistema de Información
El personal se ayuda con un
sistema informático
actualizado.
La información que se ejecuta
en el área contable es
confiable y oportuna.
X
X
En el negocio posee sistema contable
pero no lo utilizan por motivo de
desactualizaciones ya que toda
información no se la obtiene a
tiempo.
Control Interno
El negocio posee control
interno en el área contable.
X
Dentro del negocio en el área
contable no existe control interno.
C.T= 10 N.C= 3/10 = 0.30% R.I= 100% - 30%= 70%
C = 3
51
3.7.Análisis de la Guía de Verificación
Como se visualiza en esta guía realizada dentro del negocio, es que de acuerdo a los
ítems planteado tiene un nivel de confianza bajo, de un 0.30% esto sucede porque no se
aplican adecuadamente los métodos de control interno de acuerdo en el área contable,
habiendo un riesgo inherente de un 70% siendo muy alto dado por la falta de control de la
misma por parte de la gerencia en el departamento contable.
3.8.Análisis de Documental
En base a la información recabada y evaluada inicialmente el organigrama, flujos de
procesos, manual de funciones, sistema de información y control interno se pudo
determinar la siguiente:
1. El organigrama organizacional que posee la entidad en este caso se encuentra bien
estructurado ya que se ha podido determinar que el gerente general y/o propietario
es el jefe principal del negocio, ya que es el pilar primordial para que se tomen las
decisiones correctas y de ahí seguido de su asesor como es el contador y después
sus vendedores.
2. De acuerdo a los flujos de procesos se verificó que el de compra y de venta se lo
aplica de manera errónea ya que no se cumple con los procesos establecidos, por lo
cual no existe una comunicación de áreas de forma correcta, en donde se determinó
también que dentro del departamento de contabilidad no existe el flujo de procesos
correspondiente.
52
3. De acuerdo al manual de funciones acorde al personal de las distintas áreas, dichas
actividades no están bien establecidas ya que por ende en ciertos casos se realizan
otras funciones diferentes a su cargo que fue verificado con los flujos que, si
existen de compras y ventas, pero en cambio en el área contable no existe.
4. Además, el sistema de información, se decretó que el negocio posee su sistema
contable, pero se encuentra desactualizado ya que su información es obtenida
parcialmente por un sistema de información, pero se la consolida en excel.
5. De acuerdo al control interno se comprobó que por parte de la gerencia no se ha
establecido un control en el departamento contable.
53
Capítulo 4
La Propuesta
“Diseño del Proceso Administrativo Contable en la Mipymes Accesorios y Repuestos
Mera”
De acuerdo a la realidad y a la evaluación realizada en este negocio se determinó que no
cuenta con procesos administrativo contable dentro del departamento, lo que ha causado
consecuencias tales como mala comunicación entre áreas, mala gestión interna en el
ámbito contable al cargo a desempeñar, y se propone incluir controles, funciones, y
manuales para que por medio de estas herramientas ayude a tener una mejor gestión
interna dentro del negocio.
4.1. Objetivos
4.1.1. Objetivo General de la Propuesta.
Diseñar los procesos administrativo contable de la Mipymes Accesorios y
Repuestos Mera.
4.1.2. Objetivos Específicos de la Propuesta.
Definir los controles de los procesos administrativo contable de la
Mipymes Accesorios y Repuestos Mera.
54
Elaborar el flujo de proceso administrativo contable.
Describir la función para el personal del área contable de la Mipymes
Accesorios y Repuestos Mera.
Elaborar un manual de control interno del proceso administrativo contable.
Describir el costo beneficio para el diseño del proceso administrativo
contable.
4.1.2.1. Definición del Control del Proceso Administrativo Contable.
Tabla 12. Definición del Control del Proceso Administrativo Contable
Definición
1. De acuerdo a la actividad del negocio la entidad solicita sus pedido de acuerdo
a la necesidades del cliente que a través de esto realiza la respectiva orden de
compra a varios proveedores, este proceso debe estar sustentado y solicitado
con el respectivo comprobante de venta y retención y el visto bueno de
gerencia para poder ser ingresado en el detalle de compras alimentando al
inventario y la contabilidad.
2. El proceso de venta también debe de sustentarse a través del comprobante de
venta y de retención si es el caso, este debe estar debidamente detallado
indicando la forma de pago y el nombre del cliente que una vez generado la
55
salida del mismo permitirá restar el inventario y alimentar a la venta para
poder tener un control de todos los procesos.
3. Todos los procesos deben ser consolidados al final del mes en un solo archivo
permitiendo este elaborar los balances financieros. Este proceso se mantendrá
hasta la adquisición o actualización del sistema contable.
Elaborado por: Daniel Choez P.
4.1.2.2. Flujo del Proceso Administrativo Contable.
Ilustración 13. Flujo de Proceso Administrativo Contable Elaborado por: Daniel Choez P.
56
Tabla 13. Descripción del Flujo del Proceso Administrativo Contable
Descripción Departamento de Compra
1. Por medio de esta área inicia la generación de las órdenes de
compra donde pasa a comprar al proveedor, luego reciben y
realizan la revisión de la copia de la factura del proveedor y
envío del documento al área de contabilidad.
Bodega
2. En esta área es donde se recibe y se cambian la mercadería
comprada permitiendo valorizar el inventario.
Departamento de Venta
3. En este departamento es donde se emiten las facturas, se entrega
la mercadería al cliente y se envían las copias de las facturas al
departamento de contabilidad para su respectiva gestión.
Proveedor
4. Es aquella persona que recibe las opciones de compra con los
ítems solicitado y luego emiten las facturas y envío de copia de
las mismas y mercadería al cliente.
Departamento de Contabilidad
5. En este departamento se recepta todos los documentos de soporte
que genera las diferentes áreas y es en donde se verifican datos
de los documentos y se realizan las transacciones,
57
modificaciones, verificación, generación y revisión de los
balances además por último la emisión de los mismos a la
gerencia.
Gerencia
6. Para finalizar esta información obtenida de los estados
financieros es que pasa por medio de esta área para la revisión y
aprobación y tomas de decisiones correspondientes.
Elaborado por: Daniel Choez P.
Explicación:
En este caso se ha determinado el flujo del proceso administrativo contable dentro del
área correspondiente ya que a la vez esto permitirá que tenga una mejor funcionalidad
dentro de la misma, con la finalidad que en la actualidad se va a mejorar la comunicación
entre áreas y las funciones a realizarse de acuerdo a su cargo ya que está inmerso de forma
manual a su vez sin ayuda de un sistema, por lo cual el propietario se encargará de
actualizar o comprar el sistema contable para el negocio y sea de mejor ayuda de una
forma automatizada.
4.1.2.3. Describir la Función del Personal del Área Contable.
Al no estar creado en el departamento los procesos administrativo contable fue
necesario establecer funciones que se establezcan en esta área ya que permitirá una
correcta segregación de funciones que estará a continuación en el perfil del puesto.
58
Departamento: Contabilidad
Cargo: Contador
1. Objetivo del Cargo:
Establecer, controlar y analizar todas las actividades contables, y también
garantizar que los estados financieros sean confiables y oportunos y apoyar al
gerente general para que tome decisiones acertadas a nivel financiero.
2. Función Específica del Puesto:
Sugerir al gerente general de acuerdo en lo que es en las tomas de
decisiones económicas contables.
Analizar y clasificar todos los documentos contables.
Analizar y actualizar el plan de cuentas que va utilizar la empresa.
Revisar o corregir los asientos de diarios de acuerdo a las actividades del
negocio.
Realizar los estados financieros mensualmente obtenidos por el sistema.
Verificar y presentar de los informes financieros tanto a la gerencia
como a los entes reguladores de control.
Realizar las nóminas de pago del personal de la empresa y/o
proveedores.
Realizar las declaraciones y anexos mensualmente al SRI.
59
3. Perfil de Competencias
a) Educación Formal
Mínimo título de tercer nivel o superior en carreras afines.
b) Experiencia Laboral
Mínimo 2 años en puestos similares.
c) Habilidades y Destrezas
Habilidades:
Creatividad
Excelentes relaciones interpersonales.
Tomas de decisiones.
Responsable
Efectuar cálculos matemáticos.
Destrezas:
Manejo de programas básico de cómputo y de contabilidad
(Aplicativas).
Capacidad de elaborar reportes y presentación de las mismas.
4. Horario, Permiso, Sueldo
9h00am – 17h00 pm
En caso de viajar, 1 día de notificación
$500
60
4.1.2.4. Manual de Control Interno del Proceso Administrativo Contable.
Con referencia a la elaboración del manual de control interno esta herramienta de
aplicación dentro del negocio, beneficiará a tener una buena mejor planificación de tareas,
comunicación y organización entre áreas, además por lo general esto también permitirá
que la persona encargada del departamento correspondiente se formalice y cumpla muy
bien con sus procesos administrativo contable para prevenir fraude, errores.
Tabla 14. Manual de Control Interno del Proceso Administrativo Contable
ÁREA DE CONTABILIDAD
Responsable: Contador General
Objetivos:
a) Controlar y analizar el proceso contable permitiendo a la vez establecer
procedimientos adecuados dentro del departamento.
Políticas:
Revisar que toda la documentación referente a la transacción a efectuarse este
completa.
Identificar y registrar todas las transacciones validadas, comprobando los datos
del documento, y al mismo tiempo revisar que los soportes estén organizados y
archivados adecuadamente.
1/8
61
Todo documento debe estar firmado por el responsable y aprobado por la
persona que corresponda.
Todos los hechos económicos financieros deben de estar realizados en cualquier
dependencia del negocio, además deben ser debidamente informados al área
contable a través de informes con los documentos de soporte.
Los movimientos contables deben registrarse diariamente o más tardar al día
siguiente, y además se debe de verificar los datos registrados que correspondan
con la información contenida en los comprobantes y documentos de soporte.
Todas las operaciones que se desarrollen deben ser efectuadas por el personal
encargado que conforme el área contable.
La contabilización deberá ser revisada por la persona encargada del área
contable.
Los estados financieros deberán ser preparados y emitidos a la gerencia y a los
entes reguladores mensualmente.
2/8
62
ÁREA DE CONTABILIDAD
Políticas
Responsable: Contador General
3/8
63
ÁREA DE CONTABILIDAD
Responsable: Contador General
Control Interno:
1. Revisar la documentación respectiva que sustenten los hechos económicos.
2. Si se presentan inconsistencias con los valores de las cuentas contable, se
presentará a proceder a devolver la documentación regresara al paso 2 y si es no,
continuar con el siguiente paso.
3. Clasificar los hechos económicos respaldados por la documentación, ya sea
cheques, facturas u otros comprobantes que respalden los hechos económicos.
4. Identificar y registrar los hechos contables originados en las transacciones, esto
se registrará correspondiente en el excel del negocio.
5. Se procede a archivar la documentación que intervine en el proceso contable
tanto originales como en copias.
6. Se deberá generar el proceso de la mayorización en el excel.
7. Se debe de realizar el balance de comprobación de sumas y saldos no ajustados
ayudados en excel.
8. Si, existen inconsistencias en el balance de acuerdo a los saldos contables, se
realizará el ajuste correspondiente y se regresa al paso 5 y si es no, avanza con el
otro paso.
9. Se procederá a realizar el proceso de cierre de las cuentas contables en excel.
10. Se generará los estados financieros mensuales del negocio ayudado con excel.
11. Se emitirá los balances al gerente general y a los entes reguladores. 4/8
64
12. Y por último se archivará la documentación que se generó en este proceso con
los balances que se elaboraron.
ÁREA DE CONTABILIDAD
Control Interno
Responsable: Contador General
5/8
65
ÁREA DE CONTABILIDAD
Formulario de Cumplimiento de Control
Contable Interno
Responsable: Contador General
Adicionalmente se crea esta herramienta para medir el rendimiento de los procesos, con
el fin de visualizar si se está cumpliendo adecuadamente con los procesos a seguir y a la
vez que no se generen errores y fraudes.
N. Ítems Respuestas Observación
Si No
1
Se recibe y revisa toda la documentación
que presentan las demás áreas.
2
Si encuentra inconsistencia en los valores
de un documento usted procede a devolver
al área correspondiente.
3
Clasifican la documentación de acuerdo a
la fecha correspondiente del proceso ya sea
cheque u otros comprobantes.
4
Usted identifica y registra los hechos
contables en el excel del negocio.
5 Se procede a archivar la documentación
que intervienen en el proceso contable.
6 Se registra el proceso de la mayorización
por medio del excel.
7
Se procede a realizar el balance de
comprobación no ajustado por medio de
excel.
6/8
66
8
Si hay inconsistencia en un valor del
balance de comprobación usted realiza el
ajuste correspondiente.
9
Si usted no encuentra inconsistencias de
valores en un documento o en el balance
de comprobación sigue con el paso
correspondiente que le toca en el proceso
contable.
10
Se procede a realizar el respectivo proceso
de cierre de las cuentas contables ayudado
en excel.
11
Se generan los balances financieros
mensuales ayudado con excel.
12
Se emiten los balances financieros a
tiempo y se los distribuye a la gerencia y a
entes reguladores.
13
Se procede a archivar toda la
documentación que intervino en el proceso
contable.
C.T = 13 N.C = ?/13 = % R.I = 100% - ?% = %
C = ?
Por medio de este cumplimiento al final se detallará el nivel de confianza para dar a
conocer cuál sería el riesgo inherente que habría dentro del negocio, una vez que se
tenga la información se evaluará por el cuadro estadístico de riesgo, que servirá para
visualizar el nivel de riesgo para luego tomar la correspondiente acción preventiva.
7/8
67
Riesgo
Alto Medio Bajo
15%-50% 51%-75% 76%-95%
Baja Media Alta
Confianza
8/8
4.1.2.5. Costo Beneficio.
Costos Beneficios
Preparación al personal
involucrado $ 240,00
Tener buena gestión de
procesos
Pago de honorario de
consultor externo $ 400,00 Comunicación entre áreas
Alimentación en el proceso
de preparación $ 100,00
Cumplimiento de control
interno
Material a utilizarse en la
preparación $ 90,00
Información contable
oportuna
Movilización en el proceso
de preparación $ 50,00
TOTAL $ 880,00
En este caso la inversión incurrida para el mejoramiento de procesos dentro del negocio
Accesorios y Repuestos Mera es viable ya que mis costos no son tan elevados a esperarse.
Por lo general consideramos que los beneficios en este caso serían de buena aplicación ya
que mejoraría la organización en el negocio, comunicación entre áreas, cumplimiento de
control interno y por ultimo información contable oportuna, a su vez estos beneficios no se
podrá cuantificar valores porque es de forma intangible, pero a pesar del tiempo se
obtendrá por los cambios una ganancia al momento de la ejecución dentro del negocio.
68
Conclusiones y Recomendaciones
Conclusiones
Se evidenció que el departamento administrativo contable no existe definición de
procesos, por la cual hay una mala organización en el negocio.
La entidad cuenta sobre flujos de procesos de compra, venta; pero no del área
contable, aduciendo a su vez no tienen ayuda de un sistema contable, permitiéndole
no tener una buena comunicación en las áreas del negocio.
Al no estar identificada en el área contable, los procesos administrativo contable, la
persona encargada, no tiene bien especificada sus funciones ocasionando en cierto
punto conflictos entre áreas.
Al no tener un manual de control interno de acuerdo del proceso administrativo
contable, ha ocasionado el incumplimiento de los procesos correspondientes y a la
vez el retraso de los informes financieros.
Se determinó que no existe la forma de detectar, corregir, mejorar el cumplimiento
de los procesos de control administrativo contable.
Se pudo concluir que el costo es aceptable ya que permitirá mejorar los procesos
que se ejerce en el negocio.
69
Recomendaciones
Se recomienda que se defina los controles del área administrativo contable de
acuerdo a la actividad del negocio.
Al no tener procesos administrativo contable se recomienda en realizar el diseño
correspondiente ya que por ende ayudaría a tener una buena comunicación entre
áreas.
Establecer las funciones del personal del área contable, para que realice las
actividades acorde a lo que es asignado.
Se recomienda que se cumpla la aplicación del control interno de acuerdo a los
procesos administrativo contable, que por medio de la misma permita cumplir con
los procesos y presentar la información a tiempo.
Se recomienda que se aplique el instructivo de cumplimiento contable, con el fin de
ayudar a cumplir adecuadamente los procesos.
Se recomienda que se aplique los cambios ya que por ello se tendría beneficios que
no se pueden cuantificar, por cuanto se mejorará la comunicación entre áreas,
aplicación de gestión de procesos, entre otros dentro del negocio.
70
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cicyt%20-MAQUITSU%20S.A.%20.pdf
74
Apéndices
NO.
ENCUESTA AL PROPIETARIO (GERENTE GENERAL)
1
¿Conoce usted los procesos administrativos contable que utiliza la Mipymes
Accesorios y Repuestos Mera?
Totalmente Conoce Mediantemente Conoce No Conoce
2
¿Se realizan evaluaciones que permita verificar el desempeño laboral de acuerdo
a su trabajo?
Siempre Rara Vez Nunca
3
¿Usted realiza funciones que no le corresponda de acuerdo a su puesto laboral
dentro de la Mipymes Accesorios y Repuestos Mera?
Realiza otras funciones A veces otras funciones Solo realiza sus funciones
4
¿Cree usted que la incorporación del flujograma de procesos administrativos
contable mejoraría la comunicación entre las diferentes áreas de la Mipymes
Accesorios y Repuestos Mera?
Totalmente de Acuerdo De acuerdo No de Acuerdo
5
¿Usted cree que es necesario que se establezca las funciones de forma detallada
al personal del área contable en la Mipymes Accesorios y Repuestos Mera?
Totalmente de Acuerdo De acuerdo No de Acuerdo
6
¿Cree usted que es de gran importancia que la Mipymes Accesorios y Repuestos
Mera tenga un Sistema Informático Contable actualizado, donde se maneje
todos los procesos?
Totalmente de Acuerdo De acuerdo No de Acuerdo
75
NO.
ENCUESTA AL CONTADOR GENERAL
1
¿Conoce usted los procesos administrativos contable que utiliza la Mipymes
Accesorios y Repuestos Mera?
Totalmente Conoce Mediantemente Conoce No Conoce
2
¿Se realizan evaluaciones que permita verificar el desempeño laboral de acuerdo
a su trabajo?
Siempre Rara Vez Nunca
3
¿Usted realiza funciones que no le corresponda de acuerdo a su puesto laboral
dentro de la Mipymes Accesorios y Repuestos Mera?
Realiza otras funciones A veces otras funciones Solo realiza sus funciones
4
¿Cree usted que la incorporación del flujograma de procesos administrativos
contable mejoraría la comunicación entre las diferentes áreas de la Mipymes
Accesorios y Repuestos Mera?
Totalmente de Acuerdo De acuerdo No de Acuerdo
5
¿Usted cree que es necesario que se establezca las funciones de forma detallada
al personal del área contable en la Mipymes Accesorios y Repuestos Mera?
Totalmente de Acuerdo De acuerdo No de Acuerdo
6
¿Cree usted que es de gran importancia que la Mipymes Accesorios y Repuestos
Mera tenga un Sistema Informático Contable actualizado, donde se maneje
todos los procesos?
Totalmente de Acuerdo De acuerdo No de Acuerdo
76
NO.
ENCUESTA AL VENDEDOR 1
1
¿Conoce usted los procesos administrativos contable que utiliza la Mipymes
Accesorios y Repuestos Mera?
Totalmente Conoce Mediantemente Conoce No Conoce
2
¿Se realizan evaluaciones que permita verificar el desempeño laboral de acuerdo
a su trabajo?
Siempre Rara Vez Nunca
3
¿Usted realiza funciones que no le corresponda de acuerdo a su puesto laboral
dentro de la Mipymes Accesorios y Repuestos Mera?
Realiza otras funciones A veces otras funciones Solo realiza sus funciones
4
¿Cree usted que la incorporación del flujograma de procesos administrativos
contable mejoraría la comunicación entre las diferentes áreas de la Mipymes
Accesorios y Repuestos Mera?
Totalmente de Acuerdo De acuerdo No de Acuerdo
5
¿Usted cree que es necesario que se establezca las funciones de forma detallada
al personal del área contable en la Mipymes Accesorios y Repuestos Mera?
Totalmente de Acuerdo De acuerdo No de Acuerdo
6
¿Cree usted que es de gran importancia que la Mipymes Accesorios y Repuestos
Mera tenga un Sistema Informático Contable actualizado, donde se maneje
todos los procesos?
Totalmente de Acuerdo De acuerdo No de Acuerdo
77
NO.
ENCUESTA AL VENDEDOR 2
1
¿Conoce usted los procesos administrativos contable que utiliza la Mipymes
Accesorios y Repuestos Mera?
Totalmente Conoce Mediantemente Conoce No Conoce
2
¿Se realizan evaluaciones que permita verificar el desempeño laboral de acuerdo
a su trabajo?
Siempre Rara Vez Nunca
3
¿Usted realiza funciones que no le corresponda de acuerdo a su puesto laboral
dentro de la Mipymes Accesorios y Repuestos Mera?
Realiza otras funciones A veces otras funciones Solo realiza sus funciones
4
¿Cree usted que la incorporación del flujograma de procesos administrativos
contable mejoraría la comunicación entre las diferentes áreas de la Mipymes
Accesorios y Repuestos Mera?
Totalmente de Acuerdo De acuerdo No de Acuerdo
5
¿Usted cree que es necesario que se establezca las funciones de forma detallada
al personal del área contable en la Mipymes Accesorios y Repuestos Mera?
Totalmente de Acuerdo De acuerdo No de Acuerdo
6
¿Cree usted que es de gran importancia que la Mipymes Accesorios y Repuestos
Mera tenga un Sistema Informático Contable actualizado, donde se maneje
todos los procesos?
Totalmente de Acuerdo De acuerdo No de Acuerdo
78
79