UNIVERSIDAD DE GUAYAQUIL
FACULTAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS
ESCUELA DE CONTADURÍA PÚBLICA
AUTORIZADA
Portada
TESIS PRESENTADA COMO REQUISITO PARA OPTAR EL TÍTULO DE
CONTADOR PÚBLICO AUTORIZADO
TEMA:
“DISEÑO DE MANUAL DE POLÍTICAS DE CRÉDITOS Y COBRANZAS PARA
COLUMBUS S.A.”
AUTORA: Elsa Viviana Jiménez Ochoa
TUTOR: Ing. Lenin Chagerben Salinas, MAE
GUAYAQUIL, SEPTIEMBRE 2018
ii
Ficha de Registro de Tesis
REPOSITORIO NACIONAL EN CIENCIAS Y TECNOLOGÍA
FICHA DE REGISTRO DE TRABAJO DE GRADUACIÓN
TÍTULO Y SUBTÍTULO:
“DISEÑO DE MANUAL DE POLÍTICAS DE CRÉDITOS Y COBRANZAS PARA COLUMBUS S.A.”
AUTORA: Elsa Viviana Jiménez Ochoa
TUTOR: Ing. Lenin Chagerben Salinas, Mae
REVISOR: Ing. Julio Cesar Pacheco Jara. MBA
INSTITUCIÓN: Universidad de Guayaquil FACULTAD: Ciencias Administrativas
CARRERA: Contaduría Pública Autorizada
FECHA DE PUBLICACIÓN: N° DE PÁGS.: 76 páginas
ÁREA TEMÁTICA: Políticas Internas
PALABRAS CLAVES: Créditos, Cobranzas, gestión, políticas, manual.
RESUMEN
La presente investigación se desarrolló buscando mejoras en la gestión actual del área de créditos y cobranzas de la empresa Columbus S.A., la cual, se ha visto afectada por diversas desviaciones ocasionada por la carencia de
herramientas administrativas como políticas internas, manual de procedimientos, entre otras, que originan la
presencia de carteras vencidas por más de 360 días. En consecuencia, se apoya en el diseño de campo de
carácter no experimental y en la investigación descriptiva a la obtención de datos primarios desde el lugar donde se originan las causas de los hechos. De manera que, mediante la encuesta aplicada a los trabajadores que
guardan relación directa con la gestión de crédito y cobranza de la empresa Columbus S.A., los cuales fueron
seleccionados a través del muestreo estadístico no probabilístico intencional, se pudo denotar que el área de
crédito y cobranza posee un rol representativo para la entidad al recuperar los importes por los créditos otorgados a los clientes, la cual, se ha visto afectada por una mala gestión operacional y financiera, asimismo, se
determinó la necesidad de la organización en incorporar estrategias y políticas de créditos y cobranzas que
permita la mejora de la gestión actual. Por tanto, se propuso el incorporar la propuesta establecida para la
mitigación oportuna de los eventos de riesgos, la cual, está conformada por políticas interna, manual de procedimientos y sugerencias a aplicar con el propósito de mejorar la gestión operacional y financiera contable
del área de créditos y cobranza en Columbus S.A.
N° DE REGISTRO(en base de datos): N° DE CLASIFICACIÓN:
DIRECCIÓN URL (tesis en la web):
ADJUNTO PDF
TESIS_CREDITO Y
COBRANZA_ELZA_JIMENES_TERMINADA.pdf
SI (X) NO ( )
CONTACTO CON AUTORES: Elsa Viviana Jiménez Ochoa
Teléfono: 0994336272
E-mail: [email protected]
CONTACTO DE LA INSTITUCIÓN
Gestora de Titulación Nombre: Lic. Maylie Almeida González, Msc
Correo: [email protected]
iii
UNIVERSIDAD DE GUAYAQUIL
FACULTAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS
CARRERA DE CONTADURÍA PÚBLICA
AUTORIZADA
Guayaquil, 16 de Julio del 2018
ING. LEONOR MORALES GALLEGOS, MSC
DIRECTOR(A) DE CARRERA
FACULTAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS
UNIVERSIDAD DE GUAYAQUIL
Ciudad. -
De mis consideraciones:
Envío a Ud. el informe correspondiente a la tutoría realizada al Trabajo de Titulación “DISEÑO DE MANUAL DE POLÍTICAS DE CRÉDITOS Y COBRANZAS PARA
COLUMBUS S.A.”, de la estudiante Elsa Viviana Jiménez Ochoa indicando que ha cumplido con todos los parámetros establecidos en la normativa vigente:
El trabajo es el resultado de una investigación.
El estudiante demuestra conocimiento profesional integral.
El trabajo presenta una propuesta en el área de conocimiento.
El nivel de argumentación es coherente con el campo de conocimiento.
Adicionalmente, se adjunta el certificado de porcentaje de similitud y la valoración del
trabajo de titulación con la respectiva calificación.
Dando por concluida esta tutoría de trabajo de titulación, CERTIFICO, para los fines pertinentes, que la estudiante está apta para continuar con el proceso de revisión final.
Informe del Tutor
Atentamente,
__________________________
Ing. Lenin Chagerben Salinas, MAE CI: 0921773982
iv
UNIVERSIDAD DE GUAYAQUIL
FACULTAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS
CARRERA DE CONTADURIA PÚBLICA
AUTORIZADA
Certificado De Porcentaje De Similitud
Habiendo sido nombrado yo, Ing. Lenin Chagerben Salinas, MAE, tutor del trabajo de
titulación certifico que el presente trabajo de titulación ha sido elaborado por Elsa Viviana
Jiménez Ochoa, con mi respectiva supervisión como requerimiento parcial para la obtención
del título de Contadora Pública Autorizada.
Se informa que el trabajo de titulación: “DISEÑO DE MANUAL DE POLÍTICAS DE
CRÉDITOS Y COBRANZAS PARA COLUMBUS S.A.”, ha sido orientado durante todo el
periodo de ejecución en el programa antiplagio URKUND quedando el 7% de coincidencia.
________________________
Ing. Lenin Chagerben Salinas, Mae
CI: 0921773982
v
UNIVERSIDAD DE GUAYAQUIL
FACULTAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS
ESCUELA DE CONTADURÍA PÚBLICA
AUTORIZADA
Licencia Gratuita Intransferible y no Exclusiva para el Uso no Comercial de la Obra
con Fines no Académicos
Yo, Elsa Viviana Jiménez Ochoa con C.I. N° 0926027756, certifico que los contenidos
desarrollados en este trabajo de titulación, cuyo título es “DISEÑO DE MANUAL DE
POLÍTICAS DE CRÉDITOS Y COBRANZAS PARA COLUMBUS S.A.” Son de mi
absoluta propiedad y responsabilidad SEGÚN EL Art. 144 del CÓDIGO ÓRGANICO DE
LA ECOMÍA SOCIAL DE LOS CONOCIMIENTOS, CREATIVIDAD E INNOVACIÓN*,
autorizo el uso de una licencia gratuita intransferible y no exclusiva para el uso no comercial
de la presente obra con fines no académicos, en favor de la Universidad de Guayaquil, para
que haga uso del mismo, como fuera pertinente.
Elsa Viviana Jiménez Ochoa
C.I. N° 0926027756
* CÓDIGO ÓRGANICO DE LA ECONOMÍA SOCIAL DE LOS CONOCIMIENTOS, CREATIVIDAD E
IMNOVACIÓN (registro Oficial n. 899-Dic./2016) Artículo 114.- De los titulares de derechos de obras creadas
en las instituciones de educación superior y centros educativos.- En el caso de las obras creadas en centros
educativos, universidades, escuelas politécnicas, institutos superiores técnicos, tecnológicos, pedagógicos, de artes y los conservatorios superiores, e institutos públicos de investigación como resultado de su actividad
académica o de investigación tales como trabajos de titulación, proyectos de investigación o innovación,
artículos académicos, u otros análogos, sin perjuicio de que pueda existir relación de dependencia, la titularidad
de los derechos patrimoniales corresponderá a los autores. Sin embargo, el establecimiento tendrá una licencia gratuita, intransferible y no exclusiva para el uso no comercial de la obra con fines académicos.
vi
Dedicatoria
Dedico este trabajo, primero a Dios, quien ha sido bondadoso conmigo en permitirme vivir,
por sus bendiciones y llenarme de salud para ver cristalizar este gran paso en mi vida
profesional.
A mis padres por su apoyo incondicional, comprensión y sacrificio que han hecho posible
culminar esta etapa de mi vida, por los valores que me inculcaron que han llevado a
convertirme en una persona de bien, pero sobre todo por su inmenso amor.
A mis hijas y a mi esposo, la razón de trabajo y perseverancia, ustedes son mi motivación
hacia mis sueños personales y profesionales. Las familias se aman.
Elsa Viviana Jiménez Ochoa
vii
Agradecimiento
A Dios por haberme guiado por el camino del éxito, por darme salud y capacidad de
convertirme en una profesional.
A mis padres y hermano infinitas gracias, sin su apoyo no lo hubiese podido lograr, gracias
por cuidar de mis pequeñas durante la culminación de esta meta.
A mi esposo y a mis hijas por apoyarme y darme su amor.
A la Universidad de Guayaquil por haberme abierto las puertas, a mis profesores, a todos que
de alguna manera colaboraron para que este sueño se cumpla.
Elsa Viviana Jimenez Ochoa
viii
Tabla de contenido
Portada................................................................................................................................ i
Ficha de Registro de Tesis .................................................................................................. ii
Informe del Tutor .............................................................................................................. iii
Certificado de Porcentaje de Similitud................................................................................ iv
Licencia Gratuita Intransferible y no Exclusiva para el Uso no Comercial de la Obra con
Fines no Académicos .......................................................................................................... v
Dedicatoria........................................................................................................................ vi
Agradecimiento ................................................................................................................ vii
Tabla de Contenido ......................................................................................................... viii
Índice de Tablas ............................................................................................................... xii
Índice de Figuras ............................................................................................................. xiv
Índice de Apéndices ......................................................................................................... xv
Resumen ......................................................................................................................... xvi
Abstract ......................................................................................................................... xvii
Introducción ....................................................................................................................... 1
Capítulo 1 .......................................................................................................................... 3
El Problema ....................................................................................................................... 3
1.1. Antecedentes del Problema .................................................................................. 3
1.2. Planteamiento del Problema ................................................................................. 4
1.2.4. Preguntas de investigación. ............................................................................. 5
1.3. Sistematización del Problema .............................................................................. 6
1.3.1. Planteamiento de la hipótesis de investigación. ................................................ 6
1.3.2. Objetivo general. ............................................................................................ 6
ix
1.3.3. Objetivos específicos. ..................................................................................... 6
1.3.4. Justificación de la investigación. ..................................................................... 7
1.3.5. Viabilidad del estudio ...................................................................................... 8
Capítulo 2 .......................................................................................................................... 9
Marco Teórico .................................................................................................................... 9
2.1. Antecedentes Teóricos ......................................................................................... 9
2.2.1. Los deudores comerciales ................................................................................ 9
2.2.2. Las cuentas deudoras ....................................................................................... 9
2.2.3. La importancia de las cuentas por cobrar ........................................................ 10
2.2.4. Las provisiones de cuentas incobrables ........................................................... 10
2.2.5. Crédito y cobranza ......................................................................................... 11
2.2.6. Proceso ......................................................................................................... 12
2.2.7. El ciclo deming ............................................................................................... 13
2.2.8. Análisis vertical y horizontal ............................................................................ 14
2.2. Marco Conceptual ............................................................................................. 15
2.3. Marco Contextual .............................................................................................. 16
2.3.1. La compañía .................................................................................................. 16
2.3.2. Misión de la compañía ................................................................................... 16
2.3.3. Visión de la compañía .................................................................................... 16
2.3.4. Localización de la compañía .......................................................................... 16
2.3.5. Estructura empresarial de la compañía columbus s.a. ...................................... 17
2.3.6. Productos de la compañía columbus s.a. ......................................................... 18
2.3.7. Principales clientes y proveedores .................................................................. 19
2.4. Marco Legal ...................................................................................................... 20
2.4.1. Disposiciones tributarias aplicables a la gestión de créditos y cobranzas .......... 20
x
2.4.2. Políticas contables aplicables a la gestión de créditos y cobranzas ................... 20
Capítulo 3 ........................................................................................................................ 22
Marco Metodológico ........................................................................................................ 22
3.1. Diseño de Investigación ..................................................................................... 22
3.1.1. Enfoque ..................................................................................................... 22
3.2. Tipos de Investigación ....................................................................................... 23
3.3. Población y Muestra .......................................................................................... 23
3.4. Técnicas e Instrumentos de Recopilación de Datos ............................................. 25
3.5.1. Encuesta ........................................................................................................ 25
3.5.2. Análisis documental....................................................................................... 34
3.5.3. Conclusión general de la encuesta y análisis documental ................................. 51
Capítulo 4 ........................................................................................................................ 52
Propuesta ......................................................................................................................... 52
4.1. Justificación de la Propuesta .............................................................................. 52
4.2. Objetivo de la Propuesta .................................................................................... 52
4.2.1. Objetivo general. .......................................................................................... 52
4.2.2. Objetivos específicos. ................................................................................... 52
4.3. Propuesta a Sugerir ............................................................................................ 52
4.3.1. Diseño de estrategias para el mejoramiento de la gestión del área de créditos y
cobranzas de columbus s.a. ........................................................................................ 53
4.3.2. Políticas de créditos y cobranzas propuestos para columbus s.a.................... 58
4.3.3. Manual de procedimientos propuestos para el área de créditos y cobranzas
propuestos para columbus s.a. ................................................................................... 64
Conclusiones .................................................................................................................... 73
Recomendaciones ............................................................................................................. 74
xi
Referencias ...................................................................................................................... 75
Apéndices ........................................................................................................................ 77
xii
Índice de Tablas
Tabla 1 Causas y efectos de problema de investigación ................................................. 5
Tabla 2 Métodos para estimar las de cuentas incobrables ............................................. 11
Tabla 3 Variables a tomar en consideración en la gestión operativa del área de cobranza ..
..................................................................................................................... 12
Tabla 4 Trabajadores que conforman la compañía Columbus S.A. ............................... 17
Tabla 5 Categorización de los productos que ofrece Columbus S.A. ............................ 18
Tabla 6 Principales clientes y proveedores de Columbus S.A. ..................................... 19
Tabla 7 Trabajadores relacionados directamente con el área de crédito y cobranza de la
empresa Columbus S.A..................................................................................................... 24
Tabla 8 Esquema para la obtención de información ..................................................... 25
Tabla 9 Importancia del área de crédito y cobranza ..................................................... 26
Tabla 10 Funciones y responsabilidad del personal ....................................................... 27
Tabla 11 Políticas de créditos y cobranza ...................................................................... 28
Tabla 12 Políticas de créditos y cobranza para la presentación de saldos ........................ 29
Tabla 13 Eventos de riesgos en el área de créditos y cobranza ....................................... 30
Tabla 14 Evaluación de la gestión actual del área de crédito y cobranza ......................... 31
Tabla 15 Estrategias para elaboración de políticas de créditos y cobranza ...................... 32
Tabla 16 Incorporación de las políticas de créditos y cobranza ...................................... 33
Tabla 17 Programa de actividades direccionada a identificar los riesgos inmersos en la
gestión operativa y financiera del área de crédito y cobranza. ............................................. 34
Tabla 18 Criterios de calificación cualitativa ................................................................. 35
Tabla 19 Cuestionario a nivel de gestión operacional para comprobación de la presencia
de eventos de riesgos en el área de crédito y cobranza de la empresa Columbus S.A. .......... 36
xiii
Tabla 20 Cuestionario a nivel de cumplimiento tributario para comprobación de la
presencia de eventos de riesgos en la gestión del área de crédito y cobranza de la empresa
Columbus S.A. ................................................................................................................. 39
Tabla 21 Cuestionario a nivel de cumplimiento de políticas contables para comprobación
de la presencia de eventos de riesgos en la gestión del área de crédito y cobranza de la
empresa Columbus S.A..................................................................................................... 42
Tabla 22 Cuestionario a nivel de cumplimiento de políticas contables para comprobación
de la presencia de eventos de riesgos en la gestión del área de crédito y cobranza de la
empresa Columbus S.A..................................................................................................... 43
Tabla 23 Resumen de los saldos de los importes obtenidos. ........................................... 44
Tabla 24 Evaluación de los eventos de riesgos detectados en la gestión del área de crédito
y cobranza de la empresa Columbus S.A. .......................................................................... 46
Tabla 25 Calificación de riesgos otorgado por los trabajadores que mantienen una relación
directa con el área de crédito y cobranza. ........................................................................... 49
Tabla 26 Diseño de estrategias para el mejoramiento de la gestión operativa y financiera
del área de créditos y cobranzas de Columbus S.A ............................................................. 53
Tabla 27 Detalle de las Políticas de Crédito y Cobranza a Nivel Operacional ................. 59
Tabla 28 Detalle de las Políticas de Crédito y Cobranza a nivel de políticas contables .... 62
xiv
Índice de Figuras
Figura 1. Tipos de cuentas deudoras. ................................................................................. 10
Figura 2. Ciclo Demin. ..................................................................................................... 13
Figura 3. Apreciación objetivas del análisis horizontal y vertical. ....................................... 14
Figura 4. Localización de la compañía Columbus S.A........................................................ 16
Figura 5. Importancia del área de crédito y cobranza. ......................................................... 26
Figura 6. Funciones y responsabilidad del personal. ........................................................... 27
Figura 7. Políticas de créditos y cobranza .......................................................................... 28
Figura 8. Políticas de créditos y cobranza para la presentación de saldos ............................ 29
Figura 9. Eventos de riesgos en el área de créditos y cobranza............................................ 30
Figura 10. Evaluación de la gestión actual del área de crédito y cobranza ........................... 31
Figura 11. Estrategias para elaboración de políticas de créditos y cobranza ......................... 32
Figura 12. Importancia del área de crédito y cobranza ........................................................ 33
Figura 13. Distribución de los importes que conforma la cartera al 31 de diciembre del 2016.
........................................................................................................................................ 44
xv
Índice de Apéndices
Apéndice 1. Aspectos tributarios relacionados a la deducibilidad de las cuentas incobrables 78
xvi
UNIVERSIDAD DE GUAYAQUIL
FACULTAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS
ESCUELA DE CONTADURÍA PÚBLICA
“DISEÑO DE MANUAL DE POLÍTICAS DE CRÉDITOS Y COBRANZAS PARA
COLUMBUS S.A.”
Autores: Elsa Viviana Jiménez Ochoa
Tutor: Ing. Lenin Chagerben Salinas, Mae Resumen
La presente investigación se desarrolló buscando mejora en la gestión actual del área de créditos y cobranza de la empresa Columbus S.A., la cual, se ha visto afectada por diversas
desviaciones ocasionada por la carencia de herramientas administrativas como políticas internas, manual de procedimientos, entre otras, que originan la presencia de carteras
vencidas por más de 360 días. En consecuencia, se apoya en el diseño de campo de carácter no experimental y en la investigación descriptiva a la obtención de datos primarios desde el
lugar donde se originan las causas de los hechos. De manera que, mediante la encuesta aplicada a los trabajadores que guardan relación directa con la gestión de crédito y cobranza
de la empresa Columbus S.A., los cuales fueron seleccionados a través del muestreo estadístico no probabilístico intencional, se pudo denotar que el área de crédito y cobranza
posee un rol representativo para la entidad al recuperar los importes por los créditos otorgados a los clientes, la cual, se ha visto afectada por una mala gestión operacional y
financiera, asimismo, se determinó la necesidad de la organización en incorporar estrategias y políticas de créditos y cobranzas que permita la mejora de la gestión actual. Por tanto, se
propuso el incorporar la propuesta establecida para la mitigación oportuna de los eventos de riesgos, la cual, está conformada por políticas interna, manual de procedimientos y
sugerencias a aplicar con el propósito de mejorar la gestión operacional y financiera contable del área de créditos y cobranza en Columbus S.A.
Palabras claves: Créditos, Cobranzas, gestión, políticas, manual.
xvii
UNIVERSITY OF GUAYAQUIL
FACULTY OF ADMINISTRATIVE SCIENCES
SCHOOL OF ACCOUNTING PUBLIC
AUTHORIZED
“DESIGN OF THE CREDIT AND COLLECTION POLICY MANUAL FOR
COLUMBUS S.A.”
Authors: Elsa Viviana Jimenez Ochoa
Thesis advisor: Ing. Lenin Chagerben Salinas, Mae
Abstract
This research was developed seeking improvement in the current management of the
credit and collection area of Columbus SA, which has been affected by several deviations caused by the lack of administrative tools such as internal policies, procedures manual,
among others. , that originate the presence of expired portfolios for more than 360 days. Consequently, it relies on field design of a non-experimental nature and on descriptive
research to obtain primary data from the place where the causes of the events originate. Thus, by means of the survey applied to the workers that are directly related to the credit and
collection management of the company Columbus SA, which were selected through the non-probabilistic statistical sampling intentionally, it could be denoted that the area of credit and
collection has a representative role for the entity when recovering the amounts for the credits granted to the clients, which, has been affected by operational and financial mismanagement,
also, the organization's need to incorporate strategies and policies was determined. credits and collections that allow the improvement of the current management. Therefore, it was
proposed to incorporate the established proposal for timely mitigation of risk events, which is comprised of internal policies, procedures manual and suggestions to be applied with the
purpose of improving the operational and financial accounting management of the area of risk. credits and collection at Columbus SA
Keywords: Credits, collections, management, policies, manual
1
Introducción
Las empresas con el fin de aumentar su presencia en el mercado donde desempeña su
actividad económica incorporan estrategias como el otorgamiento de crédito, no obstante, se
ven afectadas por problemas al momento de recaudar tales importes por la carencia de
herramientas que contribuyan a esta gestión. De manera que, se toma de referente a la
empresa Columbus S.A., la cual, está presentando las mismas desviaciones al mantener una
cartera vencida de más de 360 días por fallas en su gestión operacional y financiera contable
por la falta de manual de políticas internas y procedimientos documentados que direccionen
el accionar de los trabajadores que conforman el área de créditos y cobranza, por tanto, con el
presente estudio se estableció una propuesta que contribuirá a la mejora la gestión actual. De
manera que, el contenido de la tesis se detalla a continuación:
En el capítulo I, se describen los aspectos que involucra problemas existentes en el área d
crédito y cobranza en la empresa Columbus S.A., la respectiva formulación, sistematización,
objetivos, hipótesis, justificaciones y la viabilidad del estudio, que facultan el desarrollo de la
presente investigación.
En el Capítulo II se establecen los respectivos fundamentos teóricos que soporta la
presente investigación, la cual está compuesta por diversos marcos, tales como, antecedentes
teóricos, marco conceptual, contextual y legal, que manifiestan la importancia de una efectiva
gestión operacional y financiera contable para el área de créditos y cobranzas.
En el capítulo III se establece el respectivo diseño de investiga, el enfoque que direcciona
la misma, el tipo de investigación que apoya a la obtención de evidencia, la población,
muestra y las respectivas técnicas e instrumentos de recopilación de información, que
contribuyen en la determinación de hallazgos sobre la problemática existente.
2
El capítulo IV, se establece el diseño de la propuesta con la que se espera abordar la
problemática existente en el área de cobranza de la empresa Columbus S.A., con el
establecimiento de estrategias, que está conformada por un manual de políticas de créditos,
procedimientos documentados, entre otras, que contribuyen a una efectiva gestión, asimismo,
las respectivas conclusiones y recomendaciones.
3
Capítulo 1
El Problema
1.1. Antecedentes del Problema
La presente investigación busca mejorar la gestión operativa y financiera del área de
crédito y cobranza de la empresa Columbus S.A., a través del diseño de un manual de
políticas de créditos y cobranzas. De manera que, se asistió a diversos trabajos de titulación
que respalde la viabilidad del presente estudio, tal como se presenta:
Lozano & Luna (2016), establecieron como trabajo de titulación un “Diseño Manual
Políticas de Créditos y Cobranzas para Mejorar Liquidez Química S.A,”. estableciendo como
objetivo general el diseñar manual de políticas de créditos y cobranzas para la mejora de la
liquidez de la entidad. Concluyendo que, a través de la incorporación de herramientas
administrativas se mejoraran la gestión de los procesos actuales. Por tanto, se respalda la
importancia de diseñar un manual de políticas para la empresa Columbus S.A.
Espín & Campoverde (2018) en su trabajo de titulación denominado “Diseño del manual
de políticas de crédito y cobranzas para Livestravel S.A”. Determinaron como objetivo
general, el diseñar un manual de políticas de crédito y cobranzas para mejorar la liquidez de
la agencia de viaje. Determinando que, por medio de este manual se redujo la presencia de
desviaciones en los procesos actuales. Por tanto, se denota el beneficio de diseñar un manual
de políticas de créditos y cobranza para la empresa Columbus S.A.
Valverde (2017) en su trabajo de titulación “Diseño de Manual de Crédito y Cobranza
para la Empresa Ángel Aguilar,”. determinando como objetivo general, el disponer de una
guía de orientación en los procesos administrativos y operativos en las operaciones de
Créditos y Cobranzas de la entidad. Concluyendo que, la falta de procedimientos ocasiona la
presencia de diversas desviaciones dentro de los procesos. Demostrando a viabilidad de
diseñar un manual de políticas de créditos y cobranza para la empresa Columbus S.A.
4
1.2. Planteamiento del Problema
En la actualidad la gestión del dapartamento de crédito y cobranza es cada vez más
importantes para las empresas, al ser la responsable de recuperar los importes originados por
las ventas a crédito, la cual es aplicada como estrategias para aumentar la cartera de clientes y
su fidelización hacía la entidad, asimismo, permite controlar la liquidez a través de una
apropiada gestión operacional al ingresar de nuevo el capital invertido en las operaciones de
crédito.
De manera que, se toma como referente a la compañía Columbus S.A., una pyme familiar
que comercializa cerámicas artísticas, la cual, otorga crédito como estrategia para aumentar
su cartera de clientes, no obstante, ha presentado diferentes inconvenientes en la gestión
cobranza al otorgar créditos sin el debido análisis crediticio de cada cliente, la carencia de
políticas internas y de manuales de procedimientos, lo que ocasiona la presencia de cartera
vencida y debilidades al momento de sus recaudación afectando a la liquidez de la entidad.
En consecuencia, la problemática está situada en el área de crédito y cobranza de la
empresa Columbus S.A, al momento de aperturar líneas de créditos a clientes con historial de
morosidad sin el respectivo análisis, la dificultad para la pronta recuperación de los importes,
entre otras desviaciones, lo que origina el recurrir a los accionistas para cubrir con préstamos
sus obligaciones a mediano y largo plazo por la falta de liquidez. Además, otra problemática
palpable es el no contar con procedimientos documentados y alineado a la realidad de la
compañía que direccionen las actividades de los funcionarios que conforman el área
mencionada, lo que constituye un impacto negativo en la eficiencia y eficacia de la gestión
operacional y financiera de la misma, por las múltiples razones que se presentan a
continuación:
5
Tabla 1
Causas y efectos de problema de investigación
Causas Efectos
Carencia de políticas de créditos y cobranzas
Otorgamiento de créditos a clientes que
no cumple los requisitos solicitados.
Pérdida de recursos económico por la
presencia de cartera incobrable.
Carencia de manual de procedimientos
Procedimientos aplicados empíricamente.
Confunción en las actividades
desempeñadas en el área de crédito y
cobranza.
Carencia de análisis sobre la antigüedad de la
cartera
Presencia de cartera vencida por más de
360 días que representa el 82% de la
cartera total
Nota. Causas y efectos de problema de investigación.
De manera que, a través de la presente investigación se determinará el impacto de la
situación actual y la respectiva propuesta que contribuirá a mejorar la gestión operativa y
financiera contable del área de créditos y cobranzas en la empresa Columbus S.A., la cual
podrá ser usada como referentes para otras entidades del sector.
1.2.4. Preguntas de investigación.
1.2.4.1. Formulación.
¿Cómo influye la falta de un manual de políticas de créditos y cobranza en la gestión del
área de crédito y cobranza de la empresa Columbus S.A.?
6
1.2.4.2. Sistematización.
¿De qué manera se diagnosticará la situación actual del área de crédito y cobranza de la
empresa Columbus S.A.?
¿Cómo se identificará los principales riesgos que han afectado a la gestión actual del área
de crédito y cobranza de la empresa Columbus S.A.?
¿Qué se desarrollará para la mejora de la gestión operativa y financiera contable del área
de créditos y cobranzas de la empresa Columbus S.A.
1.3. Sistematización del problema
1.3.1. Planteamiento de la hipótesis de investigación.
Si, se diseña un manual de políticas de créditos y cobranza permitirá la mejora de la
gestión operativa y financiera contable del área de crédito y cobranza en Columbus S.A.
Variable independiente:
Diseño de manual de políticas de créditos y cobranzas.
Variable dependiente:
Mejora de la gestión operativa y financiera contable del área de crédito y cobranza.
1.3.2. Objetivo general.
Diseñar manual de políticas de créditos y cobranzas para mejorar la gestión actual del área
de créditos y cobranzas de la empresa Columbus S.A.
1.3.3. Objetivos específicos.
Diagnosticar la situación actual del área de crédito y cobranza de la empresa Columbus
S.A.
Identificar los principales riesgos que han afectado a la gestión actual del área de crédito y
cobranza de la empresa Columbus S.A.
Desarrollar estrategias para la mejora de la gestión operativa y financiera contable del área
de créditos y cobranzas de la empresa Columbus S.A.
7
1.3.4. Justificación de la investigación.
1.3.4.1. Justificación teórica.
La gestión de créditos y cobranza en las entidades permite aumentar la cartera de clientes
y la recuperación de los importes generado por la misma gestión, de manera que, una mala
gestión puede influir en la liquidez de la entidad por la carecía de herramientas
administrativas como políticas internas, manuales de procedimientos , entre otras, por tanto,
se utilizan una serie de procedimientos para su efectiva recuperación, sin embargo, existe un
nivel de peligro en la que están sumergidos esta gestión, el cual, es el riesgo de morosidad y
de incobrabilidad de las operaciones de crédito. De manera que, a través del ciclo PHVA se
establecerá estrategias que permita mejorar su gestión operacional y financiera contable para
mantener el mejoramiento continuo dentro del área de créditos y cobranzas de la empresa
Columbus S.A.
1.3.4.2. Justificación metodológica.
La presente investigación se apoya en un diseño de campo de carácter no experimental
para indagar la problemática existente directamente en el área de créditos y cobranza de la
empresa Columbus S.A, además, se apoya en la investigación descriptiva para la obtención
de información directa del personal que guarda relación con la gestión del área mencionada,
con la aplicación de técnicas e instrumento de recopilación de información como la encuesta
y el cuestionario. Asimismo, con el respectivo análisis documental.
1.3.4.3. Justificación práctica.
A través del ciclo Deming o PHVA se estableció estrategias que permita abordar los
riesgos inmersos en la gestión del área de créditos y cobranzas al fin mejorar las actividades
actualmente desempeñadas, por los funcionarios que la conforman, de tal forma que sea de
referente para otras empresas que estén pasando por la misma o una problemática parecida.
8
1.3.5. Viabilidad del estudio
El presente estudio realizado en el área de crédito y cobranza de la empresa Columbus
S.A., se lo efectúo por la problemática existente dentro de su gestión ocasionada por la
carencia de políticas de créditos y cobranzas, manuales procedimientos, entre otras, la misma
que se apoya en diversos aspectos que le otorga su viabilidad, tales como:
Teórico: la fundamentación de la investigación se poya en referencias bibliográficas de
eruditos en la materia.
Humano: El desarrollo de la presente investigación se lo efectúa por parte en conjunto
con el personal de la empresa Columbus S.A., y la dirección de un tutor designado por la
Universidad de Guayaquil.
Temporal: La investigación se la efectuó durante el periodo 2018.
Financiero: Los recursos económicos son propio del investigador.
9
Capítulo 2
Marco Teórico
2.1. Antecedentes teóricos
2.2.1. Los deudores comerciales
Cada deudor requiere un tratamiento diferenciado para conseguir la recuperación de los
importes generados por las ventas a créditos, por tanto, es misión del experto averiguar cuál
es la causa que origina la incobrabilidad, de manera que, al conocer qué tipo de deudor
tenemos delante es una información muy útil antes de iniciar la gestión de recuperación.
Además, se toma en consideración que el principal problema que origina una cartera de
dudosa recuperación es por fallas en los recaudos y su posteriormente el endurecimiento, en
consecuencia, se constituye una provisión para castigarla una vez declarada incobrable.
2.2.2. Las cuentas deudoras
Según (Fierro, 2018) señaló que: “Las cuentas por cobrar representan derechos a reclamar
efectivo u otros bienes y servicios, como consecuencia de préstamos y otras operaciones a
crédito. Las cuentas por cobrar a clientes, empleados, vinculados económicos,
propietarios, directores, las relativas a impuestos, las originadas en transacciones
efectuadas fuera del curso ordinario del negocio y otros conceptos importantes, se deben
registrar por separado” (p.41).
Por tanto, las cuentas por cobrar son quienes otorgan el derecho a la empresa de exigir el
pago de una deuda documentada, lo que representan derechos exigibles a favor de la
organización, originados por la venta de productos o servicios a créditos. De manera que, la
mayoría de las empresas consideran las cuentas por cobrar como un instrumento de
mercadotecnia para promover las ventas y las utilidades. Por tanto, se clasifican de la
siguiente manera:
10
Figura 1. Tipos de cuentas deudoras. Tomado de “Gestión Financiera,” 2ª ed. por Córdoba,
2014. Bogotá. Colombia. Ecoe Ediciones
2.2.3. La importancia de las cuentas por cobrar
Van Horne & Wachowicz, (2015) señaló que: “La importancia de las cuentas por cobrar se
fundamenta al formar parte de los activos corrientes de una entidad, que representa más de la
mitad de los activos totales” (p. 98). De manera que, los mismo se originan como resultado
de las operaciones propias de una empresa que otorga un bien o servicio a créditos. Además,
las cuentas por cobrar constituyen la clave para alcanzar el éxito empresarial, al ser el activo
corriente de mayor representatividad después del efectivo y sus equivalentes al efectivo.
2.2.4. Las provisiones de cuentas incobrables
Las cuentas incobrables se originan como parte de los hechos pasados efectuados en una
organización al otorgar créditos por la ventas de bienes o la prestación de servicios, que por
una mala gestión interna o por problemas financieros del clientes su recuperabilidad se torna
dudosa , de manera que, a continuación se presentan los métodos para su estimación:
11
Tabla 2
Métodos para estimar las de cuentas incobrables
Métodos Descripción
Análisis
de
apoyo
Descripción Factores a considerar
De Provisión
Se direcciona a
estimar provisiones
referente a los
del importe de
las cuentas por cobrar, previo a
la obtención de
evidencias que
faculte la decisión de
determinarla
como no
recuperable.
Global
Este análisis es aplicable para
organizaciones que manejan
gran cantidad de clientes, por
lo cual resulta dificultoso el analizar a cada una de ellas.
Su aplicación recae en los
siguientes factores:
Contar con un número representativo de clientes.
La experiencia de los
resultados de periodos anteriores.
En relación a empresas nuevas:
Revisar tendencias;
Indicadores;
Estadísticas de negocios
Entre otras.
Analítico
Se centra en el análisis
individual de cada cuenta de
clientes para determinar la respectiva solvencia al fin de
identificar si son buenos,
malos o de dudosa
recuperación. Aplica para empresas con
poca cantidad de clientes.
Debe de establecer la
antigüedad de los saldos en proporción a días de créditos
(30, 60, 90, 180, mas).
Antigüedad de saldos.
Tendencia de pago.
Nivel de aprovechamiento de facilidades de pagos.
De
anulación
directa
Este método es aplicable cuando se cancela de forma directa
la provisión de cuentas incobrables.
Este método es recomendable
para empresas que venden
bienes o prestan servicios
principalmente al contado.
Notas. Adaptado de “Contabilidad Gerencial,” por Sinisterra, 2016, 3ª ed., Mexico: Ecoe
Ediciones
2.2.5. Crédito y cobranza
En el campo económico financiero se entiende por crédito, a la confianza que tenemos en
la capacidad del cliente en cumplir de forma voluntaria una obligación y cobranza a la
gestión emplea para hacer la recuperación de los importes generados de un evento pasado. De
manera que, a continuación, se señalan los aspectos a considerar para una apropiada gestión:
12
Tabla 3
Variables a tomar en consideración en la gestión operativa del área de cobranza
Notas. Adaptado de “Fundamentos de Contabilidad,” por Muñoz, 2014, 3ª ed., España: Editorial Universitaria Ramón Areces.
2.2.6. Proceso
Según Carrazo, (2015) señalo que “Proceso es el conjunto de actividades mutuamente
relacionadas o que interactúan, las cuales transforman elementos de entrada en resultados, es
decir es la secuencia ordenada de actividades repetitivas cuyo producto tiene valor para su
usuario o cliente” (p. 124).
13
Por tanto, estamos hablando de actividades secuenciadas de una manera predeterminada,
actividades conectadas de manera sistematizada que buscan el mismo fin, en cada puesto de
trabajo se desarrollan casi siempre una serie de actividades que constituyen un proceso. Se
trata de asignar a la persona que lo ocupa una responsabilidad amplia sobre el proceso que
tiene lugar dentro de su ámbito de acción, a diferencia de su responsabilidad tradicional sobre
una determinada producción como consecuencia del desempeño de una tarea concreta.
2.2.7. El ciclo Deming
El ciclo Deming o también conocido como ciclo PHVA, contribuya a la mejora para llevar
a cabo la mejora continua en una organización de manera sistemática y estructurada para la
solución de la problemática existente. De manera que, está constituido básicamente por
cuatro actividades; planificar, realizar, comprobar y actuar, que forman un ciclo que se repite
de forma continua. Además, dentro de cada fase básica pueden diferenciarse distintas
actividades tales como:
Figura 2. Ciclo Demin. Tomado de “Sistema de Gestión de Calidad,”1ª ed. por Gonzales &Arciniegas, 2016. Bogotá. Colombia. Ecoe Ediciones
14
2.2.8. Análisis vertical y horizontal
El análisis vertical consiste en determinar la participación de cada una de las
cuentas del estado financiero, con referencia sobre el total de activos o total de pasivos
y patrimonio para el balance general, o sobre el total de ventas para el estado de
resultados, permitiendo al análisis financiero las siguientes apreciaciones objetivas.
Figura 3. Apreciación objetivas del análisis horizontal y vertical. Tomado de “Contaduría Pública”1ª ed. por Carrasco, 2014. Venezuela. Ecoe Piramides
Por tanto, el análisis de porcentajes también puede utilizarse para mostrar la relación de
cada uno de los componentes con el total dentro de un solo estado. Este tipo de análisis
se denomina análisis vertical. Como el análisis horizontal, los estados pueden formularse
en partidas separadas o independientes, pueden presentarse en forma detallada o condensada.
En este último caso, los detalles adicionales de los cambios en partidas separadas o
independientes pueden presentarse en cédulas auxiliares.
15
Además, en estas cédulas, los análisis de porcentajes pueden basarse ya sea en el total de
la cédula o en el total del estado, si bien el análisis vertical se limita a un estado individual, su
importancia puede ampliarse al preparar estados comparativos. En el análisis vertical del
balance general, cada partida de activos se presenta como un porcentaje del total de activos.
Cada partida de pasivos y de capital contable de los accionistas se presenta como un
porcentaje del total de pasivos y del capital contable de los accionistas.
2.2. Marco Conceptual
Recuperación de cartera. –Es cuando la cartera vencida es recupera de acuerdo a la
gestión desempeñada en la organización, bien por la vía de la persuasión o cobro judicial.
Recuperación de cartera no vencida. - Es la cartera que se encuentra dentro de los
términos de cobro y que está pendiente del pago de las cuotas pertinentes de acuerdo con la
programación otorgada por la empresa, la cual, puede cancelar por medio de pagos en
efectivo, especies o compensaciones, es decir aún está en su tiempo.
Cartera vencida. - Es cuando la cuenta en su totalidad se ha tornado de difícil recaudo por
vencimiento de los términos concedidos, se recurre al cobro persuasivo mediante cartas para
recordar al cliente de su obligación o llegar al cobro judicial mediante los servicios de un
abogado que instaure la demanda judicial y posteriormente ejecute los embargos que
considere, según la solvencia del cliente.
Cartera incobrable. - es cuando una cuenta de cartera es calificada como de dudosa
cobrabilidad, de acuerdo a la documentación soporte que respalda esta decisión.
Castigo de cartera incobrable. - Agotada la gestión de cobro y si no existe recurso
jurídico para su recuperación, se procede a cancelar contra la provisión, es decir cuando la
empresa considera que la deuda nunca será cancelada se procede a “castigar” esa cartera
contra el gasto, es decir, que esa pérdida de la cartera se trata como un gasto para la empresa.
16
Recuperación cartera. - si la cartera se recupera en el mismo periodo, por cualquier razón,
se procede con el ajuste correspondiente, para reversión de la cancelación de la cartera con la
provisión que implica un valor acumulado de varios periodos, por consiguiente, se restablece
la obligación del cliente y la provisión.
2.3. Marco Contextual
2.3.1. La compañía
Columbus S.A., es una sociedad anónima que fue constituida a través de escritura pública
en febrero de 1976 la que fue inscrita en el Registro Mercantil en enero de 1997. La cual,
tiene por objeto social la producción y comercialización de cerámicas artísticas para ejecutar
todas clases de acciones civiles y mercantiles relacionadas con su objeto social.
2.3.2. Misión de la compañía
Satisfacer oportunamente las necesidades de nuestros clientes, manteniendo productos
innovadores con precios competitivos de la más alta calidad.
2.3.3. Visión de la compañía
Ser la empresa rentable, con mejor Imagen y más grande en la comercialización de
productos cerámicos y acabados para la construcción en el Ecuador, con presencia en el
Mercado Regional.
2.3.4. Localización de la compañía
El domicilio actual Columbus S.A., está localizado en Avenida Héroes de Verdeloma 9-22
y Francisco Tamariz, Cuenca, Ecuador.
Figura 4. Localización de la compañía Columbus S.A., Recuperado
de https://www.google.com.ec/maps/place/
17
2.3.5. Estructura empresarial de la compañía Columbus S.A.
Ferretería Industrial en la actualidad está conformada por 22 trabajadores, la cual posee los
siguientes cargos:
Tabla 4
Trabajadores que conforman la compañía Columbus S.A.
Cargos Cantidad
Presidente 1
Gerente General 1
Jefe de Tesorería 1
Jefe de Crédito y Cobranza 1
Asistente de Cobranza 2
Asistente de Crédito 1
Recaudador costa 1
Recaudador sierra 1
Contador General 1
Asistente Contable 1
Jefe de Ventas 1
Supervisor de Ventas Sierra 1
Supervisor de Ventas Costa 1
Vendedores 8
Mensajero 2
Total 24
Nota. Trabajadores que conforman la compañía Columbus S.A.. Adaptado de roles de pago,
2018.
18
2.3.6. Productos de la compañía Columbus S.A.
La compañía Columbus S.A., comercializa productos exclusivos de cerámicas,
porcelanitos, piedras naturales, sanitarios, lavamanos, griferías, fregaderos, pisos flotantes,
lístelos, mosaicos, accesorios de baño, lámparas exteriores, espejos, tinas, hidromasajes,
cabinas, duchas, pinturas, bloques de vidrios, cornisas y cerraduras, tal como se muestra a
continuación:
Tabla 5
Categorización de los productos que ofrece Columbus S.A.
Categorías de productos Tipos
Accesorios 3
Cerámicas 39
Duchas 2
Griferías 8
Hidromasajes 2
Kohler 22
Lámparas 9
Lavatorios 15
Mosaicos 13
Piedras naturales 106
Piso de madera 9
Porcelanato 32
Sanitarios 10
Nota. Categorización de los productos que ofrece Columbus S.A. Recuperado de www.columbus.com.ec
19
2.3.7. Principales clientes y proveedores
Los principales clientes y proveedores de Columbus S.A., son los presentados a
continuación:
Tabla 6
Principales clientes y proveedores de Columbus S.A.
Principales Clientes Principales Proveedores
Natener S.A. Cerámica Rialto S.A.
Vascova Constructora Cía. Ltda. C.A. Ecuatoriana de Cerámica
Grulicenter S.A. Cartorama S.A.
Sociedad de Hecho Atlantidad Interborde S.A.
Fideicomiso Med Plaza Sanitarios Hypoo – Co S.A.
Criera Ecuador S.A Mecánica de Precisión Lema del Pacífico
Meprelpa S.A.
Arroyo Aguirre Constructores y Servicios
Constructora Santa Mónica
Fideicomiso Hotel Proyecto Cuenca
Comenalco Cía Ltda.
Inmobiliaria Constanera Inmocost S.A
Compañía Constructora CONSDECA
Nuñes Cuenca Segundo Anmer
Arq. Espinoza Esteban
Otros Menores
Cartera Legal
Cartera Incobrable
Nota. Principales clientes y proveedores de Columbus S.A.
20
2.4. Marco Legal
En relación a las disposiciones legales y reglamentarias que direcciona la gestión del área
de cobranza de la empresa Columbus S.A., en cuanto a reconocimiento, medición,
presentación y revelación de información, se toma en consideración las diversas
disposiciones tributarias y contables emitidas y promulgadas por las entidades de control del
Ecuador.
2.4.1. Disposiciones tributarias aplicables a la gestión de créditos y cobranzas
Considerando la problemática existente en la gestión del área de crédito y cobranza de la
compañía Columbus S.A., se toma en consideración las disposiciones tributarias en cuanto a
la deducibilidad y no deducibilidad de las cuentas de dudosas recuperabilidad, establecida en
el artículo 10, inciso 11 de la Ley de Régimen Tributario Interno (2017) y la baja definitiva
de la misma en el artículo 28 inciso tres del Reglamento para Aplicación Ley de Régimen
Tributario Interno (2017). (Ver apéndice 1)
2.4.2. Políticas contables aplicables a la gestión de créditos y cobranzas
De acuerdo a la disposición impuesta por la Superintendencia de Compañías, Valores y
Seguros en cuanto a la aplicación de las políticas contables establecidas en las Normas
Internacionales de Información Financieras (2015), se toma en consideración los principios
establecido en la NIC 39 denominado “Instrumentos Financieros Reconocimiento y
Medición”, en cuanto, al reconocimiento, medición, estimación de provisión de cuentas
incobrables, asimismo, como la eliminación definitiva de las cuentas incobrables y la
respectiva presentación de la información que originan los saldos y las respectivas notas en
los estados financiero de la entidad, al final del periodo sobre el que se informa.
21
En consecuencia, la aplicación correcta de las disposiciones emitidas por las entidades
reguladoras en sus leyes, reglamentos y políticas aplicables permitirá una adecuada gestión
financiera dentro de la entidad en relación a las cuentas por cobrar que se generan por las
actividades desempeñadas en el área de créditos y cobranzas de Columbus S.A., al fin de
evitar la determinación presuntiva o sanciones pecuniarias por no acatar las mismas. De la
misma manera, serán tomadas en consideración para comprobar su cumplimiento
22
Capítulo 3
Marco Metodológico
3.1. Diseño de Investigación
El diseño de investigación es el esquema direccionado a la búsqueda de factores que
originan la problemática en el lugar de los hechos, además, de la obtención de datos
primarios y secundarios que permitan la determinación de respuestas direccionada a contestar
las preguntas de investigación, para el establecimiento de estrategias que permita una
solución viable para la mitigación de la misma.
Por tanto, se selecciona el diseño de campo, la cual, permite establecer el esquema con el
cual se abordará la problemática existente en el área de Créditos y Cobranza de la empresa
Columbus S.A., la cual ha sido afectada por diversas desviaciones, de allí su carácter no
experimental al ser una investigación de las ciencias sociales, económicas, empresariales,
entre otras similares. De manera que, se toma en consideración la aclaración expuesta por
Muñoz (2015) según el cual: “En la ejecución de trabajos de este tipo, tanto el levantamiento
de información como el análisis, comprobación, fundamentación de conocimientos y
aplicación de métodos para obtener conclusiones, tienen lugar directamente en el ambiente
donde se desenvuelve el fenómeno bajo estudio” (p. 126).
3.1.1. Enfoque
Existen diversos enfoques que direcciona el diseño de la investigación, de los más
utilizados están la de enfoque cuantitativo que permite la medición de los hallazgos a través
de frecuencias relativas, porcentual o datos analíticos y el enfoque cualitativo que permite la
aclaración de las causas del fenómeno a través de las experiencias, sentir y opiniones de los
participantes.
23
De manera que, para abordar efectivamente la problemática existente en el área de créditos
y cobranza se toma en consideración a la de enfoque cuantitativo, permitiendo tabular los
resultados obtenidos. Asimismo, se aplicará pruebas analíticas para la determinación del
efecto en los estados financieros.
3.2. Tipos de Investigación
Considerando que la problemática existente se presenta en el área de créditos y cobranza
por la carencia de herramientas administrativas como manual de políticas y el tipo de diseño
y enfoque seleccionado para direccionar la presente investigación, se selecciona la
investigación descriptiva de carácter cuantitativo para obtener evidencia (primaria y
secundaria) a un nivel intermedio de profundidad, de parte de los trabajadores que conforman
la empresa Columbus S.A., con el propósito de identificar los factores que ocasiona el
fenómeno de estudios.
Por tanto, se toma en consideración lo expuesto por Mc Millán (2014) el cual señaló que
“Las investigaciones descriptivas emplea una modalidad direccionada simplemente a un
fenómeno existente utilizando datos para caracterizar un fenómeno o hecho, asimismo,
evalúa la naturaleza de las condiciones existentes” (p. 42).
3.3. Población y Muestra
La población es la integración de elementos que poseen características similares
relacionadas a la problemática existente, de manera que, el universo objetivo relacionado al
presente estudio son los trabajadores bajo relación de dependencia de la empresa Columbus
S.A., de los cuales se obtendrán datos para sus respectivo análisis y presentación de los
resultados.
24
Sin embargo, considerando que no todos los trabajadores conocen las causas que originan
la problemática existente en el área de crédito y cobranza de la empresa Columbus S.A., se
seleccionada una muestra representativa de la población a través del muestreo estadístico no
probabilístico intencional, que de acuerdo a lo expuesto por Hernández, Fernández & Batista
(2014) señalaron que “los elementos que conforman la muestra son seleccionados bajo
criterios prestablecidos por el investigador” (p. 104). Por esta razón, se escogió a los
trabajadores que guardan relación directa con el área de crédito y cobranza de la empresa
Columbus S.A.
Tabla 7
Trabajadores relacionados directamente con el área de crédito y cobranza de la empresa
Columbus S.A.
Cargos Cantidad
Gerente General 1
Jefe de Tesorería 1
Jefe de Crédito y Cobranza 1
Asistente de Cobranza 2
Asistente de Crédito 1
Recaudador costa 1
Recaudador sierra 1
Contador General 1
Total 9
Nota. Trabajadores relacionados directamente con el área de crédito y cobranza de la empresa Columbus S.A., seleccionados a través de muestreo estadístico no probabilístico intencional.
25
3.4. Técnicas e Instrumentos de Recopilación de Datos
La presente investigación se dirección en obtener información sobre a problemática
existente en el área de crédito y cobranza de la empresa Columbus S.A., de manera que de
acuerdo al diseño de campo y a la investigación descriptiva de enfoque cuantitativo se
selecciona para el propósito de estudio la encuesta como técnica y el cuestionario como
instrumentos para la recopilación de datos. Asimismo, se emplea el análisis documental para
comprobar la razonabilidad de los saldos de las cuentas por cobrar y provisión de cuentas
incobrables, considerando que la entidad carece de manual de políticas de créditos y cobranza
que apoye a su gestión operacional. Por tanto, se establece el siguiente esquema:
Tabla 8
Esquema para la obtención de información
Diseño de campo de
carácter no
experimental
Datos Investigación descriptiva
Técnicas Instrumento
Primarios Encuesta Cuestionario
Secundarios Análisis documental
Estados financieros.
Reporte de
antigüedad de
cartera.
Prueba de
cumplimiento.
Nota. Esquema para la obtención de información de acuerdo al diseño de campo e investigación descriptiva seleccionada de enfoque cuantitativo.
3.5.1. Encuesta
De manera que, se emplea la encuesta escrita para obtener datos directamente del personal
involucrado directamente con el área de crédito y cobranza de la empresa Columbus S.A.,
obteniendo los siguientes resultados con sus respectivos análisis, tal como se presentan a
continuación:
26
DescripciónFrecuencia
Absoluta
Frecuencia
Relativa
Muy de acuerdo 7 78%
De acuerdo 2 22%
Indeciso 0 0%
En desacuerdo 0 0%
Muy en desacuerdo 0 0%
Total 9 100%
Nota. Encuesta aplicada a los trabajadores de la
empresa Columbus S.A.
78%
22%
0%0%
0%
Muy de acuerdo
De acuerdo
Indeciso
En desacuerdo
Muy en desacuerdo
1. ¿Considera que la gestión del área de crédito y cobranza posee un papel
representativo para el continuismo de la actividad económica de Columbus S.A.?
Tabla 9
Importancia del área de crédito y cobranza
Figura 5. Importancia del área de crédito y cobranza. Adaptado de las
encuestas aplicada a los trabajadores de la empresa Columbus S.A.
Análisis: En relación a los resultados obtenidos se pudo concluir que el 78% y 22% de los
trabajadores de la empresa Columbus S.A, están muy de acuerdo y de acuerdo
respectivamente que la gestión del área de crédito y cobranza posee un papel representativo
para el continuismo de la actividad económica de Columbus S.A.
27
DescripciónFrecuencia
Absoluta
Frecuencia
Relativa
Muy de acuerdo 0 0%
De acuerdo 0 0%
Indeciso 3 33%
En desacuerdo 4 44%
Muy en desacuerdo 2 22%
Total 9 100%
Nota. Encuesta aplicada a los trabajadores de la
empresa Columbus S.A.
0% 0%
33%
45%
22%
Muy de acuerdo
De acuerdo
Indeciso
En desacuerdo
Muy en desacuerdo
2. ¿Considera que el personal de la empresa Columbus S.A., ejecuta adecuadamente
sus funciones y responsabilidades de acuerdo a su cargo?
Tabla 10
Funciones y responsabilidad del personal
Figura 6. Funciones y responsabilidad del personal. Adaptado de las
encuestas aplicada a los trabajadores de la empresa Columbus S.A.
Análisis: En relación a los resultados obtenidos se pudo concluir que el 44% y 22% de los
trabajadores de la empresa Columbus S.A, están muy en desacuerdo y desacuerdo que el
personal de la empresa Columbus S.A., ejecuta adecuadamente sus funciones y
responsabilidades. Sin embargo, un 33% de la población están indeciso en emitir una opinión.
28
DescripciónFrecuencia
Absoluta
Frecuencia
Relativa
Muy de acuerdo 0 0%
De acuerdo 0 0%
Indeciso 0 0%
En desacuerdo 3 33%
Muy en desacuerdo 6 67%
Total 9 100%
Nota. Encuesta aplicada a los trabajadores de la
empresa Columbus S.A.
0% 0%0%
33%
67%
Muy de acuerdo
De acuerdo
Indeciso
En desacuerdo
Muy en desacuerdo
3. ¿Considera que las políticas de créditos y cobranza permite mantener una
apropiada gestión operacional en la empresa Columbus S.A.?
Tabla 11
Políticas de créditos y cobranza
Figura 7. Políticas de créditos y cobranza. Adaptado de las encuestas
aplicada a los trabajadores de la empresa Columbus S.A.
Análisis: En relación a los resultados obtenidos se pudo concluir que el 67% y 33% de los
trabajadores de la empresa Columbus S.A, están muy en desacuerdo y desacuerdo que las
políticas de créditos y cobranza actual permite mantener una apropiada gestión operacional
en la empresa Columbus S.A
29
DescripciónFrecuencia
Absoluta
Frecuencia
Relativa
Muy de acuerdo 0 0%
De acuerdo 4 44%
Indeciso 5 56%
En desacuerdo 0 0%
Muy en desacuerdo 0 0%
Total 9 100%
Nota. Encuesta aplicada a los trabajadores de la
empresa Columbus S.A.
0%
44%56%
0%0%
Muy de acuerdo
De acuerdo
Indeciso
En desacuerdo
Muy en desacuerdo
4. ¿Considera que las políticas actuales de créditos y cobranza permiten la
elaboración y presentación adecuada de los saldos contables de las cuentas por
cobrar y provisión de cuentas incobrables en los estados financieros de la
empresa Columbus S.A.?
Tabla 12
Políticas de créditos y cobranza para la presentación de saldos
Figura 8. Políticas de créditos y cobranza para la presentación de saldos. Adaptado
de las encuestas aplicada a los trabajadores de la empresa Columbus S.A.
Análisis: En relación a los resultados obtenidos se pudo concluir que el 56% desconocen
si las políticas actuales de créditos y cobranza permiten la elaboración y presentación
adecuada de los saldos contables de las cuentas por cobrar y provisión de cuentas incobrables
en los estados financieros de la empresa Columbus S.A. y 44% de los trabajadores de la
empresa Columbus S.A. No obstante, el 44% están de acuerdo que permite una presentación
confiable de sus importes.
30
DescripciónFrecuencia
Absoluta
Frecuencia
Relativa
Muy de acuerdo 3 33%
De acuerdo 6 67%
Indeciso 0 0%
En desacuerdo 0 0%
Muy en desacuerdo 0 0%
Total 9 100%
Nota. Encuesta aplicada a los trabajadores de la
empresa Columbus S.A.
33%
67%
0%0%
0%
Muy de acuerdo
De acuerdo
Indeciso
En desacuerdo
Muy en desacuerdo
5. ¿Se ha presentado eventos de riesgo en la gestión operacional del área de créditos
y cobranza de la empresa Columbus S.A., por la carencia de políticas internas?
Tabla 13
Eventos de riesgos en el área de créditos y cobranza
Figura 9. Eventos de riesgos en el área de créditos y cobranza. Adaptado
de las encuestas aplicada a los trabajadores de la empresa Columbus S.A.
Análisis: : En relación a los resultados obtenidos se pudo concluir que el 67% y 33% de
los trabajadores de la empresa Columbus S.A, están muy de acuerdo y de acuerdo que se han
presentado eventos de riesgo en la gestión operacional del área de créditos y cobranza de la
empresa Columbus S.A., por la carencia de políticas internas
31
DescripciónFrecuencia
Absoluta
Frecuencia
Relativa
Muy de acuerdo 9 100%
De acuerdo 0 0%
Indeciso 0 0%
En desacuerdo 0 0%
Muy en desacuerdo 0 0%
Total 9 100%
Nota. Encuesta aplicada a los trabajadores de la
empresa Columbus S.A.
100%
0%0%
0%0%
Muy de acuerdo
De acuerdo
Indeciso
En desacuerdo
Muy en desacuerdo
6. ¿Considera apropiado evaluar la gestión actual del área de crédito y cobranza de
la empresa Columbus S.A.?
Tabla 14
Evaluación de la gestión actual del área de crédito y cobranza
Figura 10. Evaluación de la gestión actual del área de crédito y cobranza.
Adaptado de las encuestas aplicada a los trabajadores de la empresa Columbus
S.A.
Análisis: En relación a los resultados obtenidos se pudo concluir que el 100% de los
trabajadores encuestado de la empresa Columbus S.A, están muy de acuerdo que se evalué la
gestión actual del área de crédito y cobranza de la empresa Columbus S.A, al fin de
determinar medidas de corrección para su mejoramiento.
32
DescripciónFrecuencia
Absoluta
Frecuencia
Relativa
Muy de acuerdo 9 100%
De acuerdo 0 0%
Indeciso 0 0%
En desacuerdo 0 0%
Muy en desacuerdo 0 0%
Total 9 100%
Nota. Encuesta aplicada a los trabajadores de la
empresa Columbus S.A.
100%
0%0%
0%0%
Muy de acuerdo
De acuerdo
Indeciso
En desacuerdo
Muy en desacuerdo
7. ¿Considera relevante establecer estrategias que fundamente la elaboración de
políticas de créditos y cobranza para la mitigación de eventos de riesgos en la
gestión del área de créditos y cobranzas de la empresa Columbus S.A.?
Tabla 15
Estrategias para elaboración de políticas de créditos y cobranza
Figura 11. Estrategias para elaboración de políticas de créditos y cobranza. Adaptado
de las encuestas aplicada a los trabajadores de la empresa Columbus S.A.
Análisis: En relación a los resultados obtenidos se pudo concluir que el 100% de los
trabajadores encuestado de la empresa Columbus S.A, están muy de acuerdo en que es
relevante establecer estrategias que fundamente la elaboración de políticas de créditos y
cobranza para la mitigación de eventos de riesgos en la gestión del área de créditos y
cobranzas de la empresa Columbus S.A.
33
DescripciónFrecuencia
Absoluta
Frecuencia
Relativa
Muy de acuerdo 9 100%
De acuerdo 0 0%
Indeciso 0 0%
En desacuerdo 0 0%
Muy en desacuerdo 0 0%
Total 9 100%
Nota. Encuesta aplicada a los trabajadores de la
empresa Columbus S.A.
100%
0%
0%0%
0%
Muy de acuerdo
De acuerdo
Indeciso
En desacuerdo
Muy en desacuerdo
8. ¿Considera que la incorporación de políticas de créditos y cobranza permitirá la
mejora de la gestión del área de crédito y cobranza de la empresa Columbus
S.A.?
Tabla 16
Incorporación de las políticas de créditos y cobranza
Figura 12. Importancia del área de crédito y cobranza. Adaptado de las
encuestas aplicada a los trabajadores de la empresa Columbus S.A.
Análisis: En relación a los resultados obtenidos se pudo concluir que el 100% de los
trabajadores encuestado de la empresa Columbus S.A, están muy de acuerdo que la
incorporación de políticas de créditos y cobranza permitirá la mejora de la gestión del área de
crédito y cobranza de la empresa Columbus S.A.
34
3.5.2. Análisis documental
Columbus S.A, es una compañía dedicada a la actividad de producción y comercialización
de cerámicas artista y con el propósito de fidelizar a sus clientes otorga ventas a créditos a
treinta días plazos, lo cual, genera cuentas por cobrar, la misma que debe ser recuperada de
manera oportuna para mantener la liquidez de la entidad, no obstante, en su gestión
operacional se han presentado diversos eventos de riesgos como la presencia de cartera
vencida ocasionada por la carencia de políticas de créditos y cobranza . De manera que, se
vuelve relevante evaluar la efectividad de su gestión actual, así como, su situación financiera
a través de métodos horizontales y verticales, para lo cual, se establece el siguiente programa
de actividades para su ejecución sistemática.
3.5.2.1. Fase de planeación.
En relación a las pruebas para la evaluación de la gestión operativa del área de crédito y
cobranza y el análisis sobre la situación financiera en cuanto a las cuentas por cobrar de la
entidad, se establece el siguiente programa de actividades para abordar de manera más directa
la problemática de estudio, tal como se presenta a continuación:
Tabla 17
Programa de actividades direccionada a identificar los riesgos inmersos en la gestión
operativa y financiera del área de crédito y cobranza.
Programa de actividades Ref.
1. Cuestionarios a nivel de gestión operacional
1.1. Identificar los eventos de riesgos inmerso en la gestión operacional del área de cobranza. P-1
2. Cuestionarios a nivel de cumplimiento
2.2. Identificar las inconsistencias en cuanto al cumplimiento de las políticas tributarias.
2.3. Identificar las inconsistencias en cuanto al cumplimiento de las políticas contables de acuerdo a la NIC 39.
P-2
P-3
3. Análisis financiero
3.1. Aplicar el método horizontal para el análisis de a tendencia económica de la entidad en cuanto
a las cuentas por cobrar de la entidad. 3.2. Aplicar el método vertical para determinar la representatividad que posee la cuenta por cobrar
en cuanto al total de activo.
P-4
P-5
Nota. Programa de actividades.
35
Tabla 17
Programa de actividades direccionada a identificar los riesgos inmersos en la gestión
operativa y financiera del área de crédito y cobranza (parte dos).
Programa de actividades Ref.
4. Evaluación de eventos de riesgos
4.1. Determine el nivel riesgo inmersos en la gestión del área de crédito y cobranza.
4.2. Calificación integral de los eventos de riesgos detectados.
4.3. Comprobación de la efectividad de su gestión.
P-6
5. Establecimiento de estrategias
5.1. Proponer políticas internas para abordar a la problemática existente en el área de crédito y
cobranza. P-7
Nota. Programa de actividades.
Asimismo, se toma en consideración la presente calificación de eventos de riesgos
establecido a nivel cualitativo para calificar y determinar el nivel de probabilidad e impacto
de los eventos de riesgos en la gestión operativa y financiera del área de crédito y cobranza
de la empresa Columbus S.A.
Tabla 18
Criterios de calificación cualitativa
Criterio de Calificación de Riesgo a Nivel
Cualitativo
Niveles de Impacto
Leve Moderado Alto
1 2 3
Niv
eles
de
Pro
ba
bil
ida
d
Leve 1 1 2 3
Bajo Bajo Medio
Moderado 2 2 4 6
Bajo Medio Alto
Alto 3 3 6 9
Medio Alto Alto
Nota:
Probabilidad Leve: El evento se presenta una vez al año.
Probabilidad Moderado: El evento se presenta una cada trimestre.
Probabilidad Alto::El evento se presenta cada mes.
Impacto Leve: Su impacto no influye en la gestión del proceso.
Impacto Moderado: Su impacto afecta la gestión del proceso.
Impacto Alto: Su impacto detiene la gestión del proceso.
Nota. Criterios de medición. Adaptado de “Buenas Prácticas de Gestión de Riesgo,”2015. Por
el Instituto de Auditores Internos. España.
36
3.5.2.2. Fase de aplicación.
3.5.3.2.1. Comprobación de la presencia de eventos de riesgos en la gestión del área
de crédito y cobranza de la empresa Columbus S.A.
Tabla 19
Cuestionario a nivel de gestión operacional para comprobación de la presencia de eventos
de riesgos en el área de crédito y cobranza de la empresa Columbus S.A.
No. Interrogantes a nivel operativo Resultados
Observación Si No N/a
Concesión de Créditos a Clientes:
1
¿La empresa para el otorgamiento de
crédito a clientes, emplea algún tipo de
solicitudes de créditos que permita la
validación de la información del
solicitante?
2
¿La empresa ha designado a un
funcionario responsable para la revisión y
comprobación de los datos llenados en las
solicitudes de crédito?
Se pudo determinar que el funcionario
encargado de realizar la revisión y
comprobación de la información que
reposan en las solicitudes es el Jefe de
Crédito y Cobranza.
3
¿La empresa ha establecido criterios para
el establecimiento de cupo de crédito para
cada cliente?
La Dirección de la entidad no ha
establecido formalmente los cupos para
crédito, sin embargo, toma en
consideración factores como:
a) el tipo de sociedad;
b) la situación financiera de la empresa;
c) el tipo de garantía,
d) el tiempo de la vinculación comercial
4
¿La empresa ha otorgado cupos de crédito
a clientes que no cumplan efectivamente
con los requisitos solicitados?
La gerencia en muchas ocasiones ha
otorgado créditos a clientes que no cumple
los requisitos solicitados.
5
¿La empresa emplea algún instrumento
financiero (contratos, pagaré, entre otros)
como respaldo para el otorgamiento de
crédito?
Todo tipo de garantía que supere el 10%
del crédito otorgado.
Nota. Cuestionario a nivel operativo para comprobación de la presencia de eventos de riesgos
en la gestión del área de crédito y cobranza de la empresa Columbus S.A.
37
Tabla 19
Cuestionario a nivel de gestión operacional para comprobación de la presencia de eventos
de riesgos en el área de crédito y cobranza de la empresa Columbus S.A. (parte dos)
No. Interrogantes a nivel operativo Resultados
Observación Si No N/a
Concesión de Créditos a Clientes:
6
¿La empresa tiene identificado a los
clientes que posean cupos para el
otorgamiento de créditos ?
La empresa tiene identificado a los
clientes que poseen buen historial
crediticio.
7 ¿La empresa ha establecido políticas para
la autorización de los montos de créditos?
La Dirección ha determinado de forma
verbal, que los créditos que superen los
US$ 20.000,00 deben ser evaluado por el
Gerente General, en relación a importes de
menor valor lo debe autorizar el Jefe de
Crédito y Cobranza.
Cobros a clientes
8 ¿La empresa mantiene registro de los
cobro efectuados a los clientes?
Se determinó que la empresa elaboran
recibos de cobro prenumerados por los
pagos realizados por clientes y lo registra
en el módulo de cartera.
9
¿La empresa para mantener respaldo de
los pagos efectuados por los clientes
emplea recibos de cobro con sus
respectivas firmas de responsabilidad
como señal de recepción completa y
conforme?
Pagos efectuados por clientes a través
de las plataformas de entidades
financieras:
10
¿La empresa como parte de sus políticas
de cobro, ha inducido a sus clientes el
comunicar oportunamente los datos del
depósito y/o trasferencia efectuado por
ellos directamente en la cuenta bancaria de
la entidad?
Los asistentes de cobranzas efectúan
seguimiento a los clientes que estén a la
fecha de vencimiento del crédito otorgado.
Nota. Cuestionario a nivel operativo para comprobación de la presencia de eventos de riesgos en la gestión del área de crédito y cobranza de la empresa Columbus S.A.
38
Tabla 19
Cuestionario a nivel operativo para comprobación de la presencia de eventos de riesgos en
la gestión del área de crédito y cobranza de la empresa Columbus S.A. (parte tres)
No. Interrogantes a nivel operativo Resultados
Observación Si No N/a
11
¿La empresa verifica inmediatamente la
veracidad del depósito y/o transferencia
realizado por el cliente en sus cuentas?
12
¿La empresa mantiene registros de los
pagos realizados por clientes a través de
las herramientas del sistema financiero?
Se mantiene registro documentado de los
pagos realizados por los clientes en el
sistema contable de la entidad, estado de
cuenta bancaria y documentos impresos
sobre los depósitos, transferencias y/o
cheques de los clientes.
Control de Interno de Cuentas por
Cobrar Clientes:
13
¿La empresa cuenta con políticas
documentadas sobre el otorgamiento de
créditos y cobranza?
No, actualmente la empresa carece de
políticas documentada sobre otorgamiento
de créditos y de cobranza.
14
¿La empresa efectúa envíos de
confirmaciones de saldos periódicas a
los clientes?
La empresa actualmente no aplica este
tipo de procedimiento.
15
¿La empresa efectúa la respectiva
revisión y conciliación de las respuestas
recibidas por los clientes ?
La empresa actualmente no aplica este
tipo de procedimiento.
16 ¿La empresa efectúa seguimiento a las
confirmaciones de saldos enviadas ?
La empresa actualmente no aplica este
tipo de procedimiento.
17
¿ La empresa efectúa procedimientos
alternos (revisión en libros) de aquellas
confirmaciones de saldo de las cuales no
se obtuvo respuesta ?
La empresa actualmente no aplica este
tipo de procedimiento.
18
¿La empresa efectúa revisión periódica
sobre la antigüedad de saldos de los
créditos otorgados?
Nota. Cuestionario a nivel operativo para comprobación de la presencia de eventos de riesgos
en la gestión del área de crédito y cobranza de la empresa Columbus S.A.
39
3.5.3.2.2. Comprobación de la presencia de eventos de riesgos en la gestión del área
de crédito y cobranza en cuanto al cumplimiento de las disposiciones
tributarias
Tabla 20
Cuestionario a nivel de cumplimiento tributario para comprobación de la presencia de
eventos de riesgos en la gestión del área de crédito y cobranza de la empresa Columbus S.A.
No. Interrogantes de cumplimiento tributario. Resultados
Observación Si No N/a
Sobre las deducciones: Art. 10, numeral 11 de la
LORTI
1
¿La empresa establece provisiones para los
créditos incobrables que se originan por la
consección de créditos durante el giro ordinarios
de las operaciones del negocio a razón del 1%
anual.
En la actualidad, la empresa
no ha efectuado una
evaluación sobre la
recuperabilidad de la cartera
que permita estimar de
forma razonable una
provisión de cuentas
incobrable.
2 ¿La empresa comprueba que la provisión
acumulada no exceda del 10% de la cartera total?
Se verifico que la provisión
de la cartera no supera el
10% del total general.
3
¿La empresa considera como no deducible a las
provisiones voluntarias así como las de carácter
obligatorio aquellas que excedan los límites antes
mencionados?
El contador se encarga de la
distribución de los importes
deducibles y no deducible de
la cartera.
4
¿La empresa, para efectuar la eliminación
definitiva de los créditos incobrables lo ejecuta
con cargo a resultados del ejercicio, de acuerdo a
la condiciones prevista en el reglamento?
Nota. Comprobación de la presencia de eventos de riesgos en la gestión del área de crédito y cobranza en cuanto al cumplimiento de las disposiciones tributarias emitidas por el Servicios
de Rentas Interna.
40
Tabla 20
Cuestionario a nivel de cumplimiento tributario para comprobación de la presencia de
eventos de riesgos en la gestión del área de crédito y cobranza de la empresa Columbus S.A.
(parte dos)
No. Interrogantes de cumplimiento tributario. Resultados
Observación Si No N/a
5
¿La empresa ha establecido como políticas de
créditos, el no reconocer como parte de los
créditos incobrables aquellos que son otorgados
al socio, accionista, sus cónyuges o parientes
dentro del cuarto grado de consanguineidad y
segundo de afinidad, ni a los de sociedad
relacionadas?
Actualmente esta
disposición tributaria no
forma parte de las políticas
de créditos, sin embargo es
efectuada y controlada por
el Contador de la empresa.
6
¿La empresa está pendiente a los cambios
relacionados a la deducibilidad y no de las
provisiones que la Junta de Política Monetarias
y Financiera Establezca?
Sobre las deducciones: Art. 27, numeral 3
(Créditos Incobrables) del R-LORTI.
7
¿La empresa reconoce como parte de los
impuestos diferidos a las cuentas incobrables
cuando no se considera deducible en el periodo
en el que se registre contablemente, cuando la
empresa desee desprenderse efectivamente de
recursos para cancelar la obligación por la cual
se efectuó la respectiva provisión?
8
¿La empresa considera como deducible a los
importes que se registren por deterioro de los
activos financieros relacionados a los créditos
incobrables originados en el periodo y ciclo
normal de las operaciones del negocio y sin
superar los límites establecidos?
Nota. Comprobación de la presencia de eventos de riesgos en la gestión del área de crédito y cobranza en cuanto al cumplimiento de las disposiciones tributarias emitidas por el Servicios
de Rentas Interna.
41
Tabla 20
Cuestionario a nivel de cumplimiento tributario para comprobación de la presencia de
eventos de riesgos en la gestión del área de crédito y cobranza de la empresa Columbus S.A.
(parte tres)
No. Interrogantes de cumplimiento tributario. Resultados
Observación Si No N/a
9
¿La empresa ha establecido como parte de las
políticas de créditos y cobranza, criterios para la
eliminación definitiva de los créditos
incobrables tales como: a) Haber constado
como tales, durante dos años o más en la
contabilidad; b) Haber transcurrido más de tres
años desde la fecha de vencimiento original del
crédito; c) Haber prescrito la acción para el
cobro del crédito; d) Haberse declarado la
quiebra o insolvencia del deudor; y, e) Si el
deudor es una sociedad que haya sido
cancelada?
10
¿La empresa para la eliminación de los créditos
incobrables, lo realiza con cargos a esta
provisión y, en la parte que la excedan, con
cargo a los resultados del ejercicio en curso?
11
¿Los auditores externos de la empresa, han
demostrado la veracidad del deterioro de los
activos financieros relacionados a créditos
incobrables y de los valores, sobre los cuales se
determinaron estos cálculos?
12
¿La empresa, ha establecido como parte de las
políticas de créditos y cobranza este tipo de
revisión?
Nota. Comprobación de la presencia de eventos de riesgos en la gestión del área de crédito y cobranza en cuanto al cumplimiento de las disposiciones tributarias emitidas por el Servicios
de Rentas Interna.
42
3.5.3.2.3. Comprobación de la presencia de eventos de riesgos en la gestión del área
de crédito y cobranza en cuanto al cumplimiento de las políticas contables
de acuerdo a la NIC 39 Instrumentos Financieros Reconocimiento y
Medición.
Tabla 21
Cuestionario a nivel de cumplimiento de políticas contables para comprobación de la
presencia de eventos de riesgos en la gestión del área de crédito y cobranza de la empresa
Columbus S.A.
No. Interrogantes de cumplimiento de Políticas
Contables
Resultados Observación
Si No N/a
Según la NIC 39
Reconocimiento y Baja
1
¿La empresa reconoce como parte de los activos
financieros a las cuentas y/o documentos por cobrar
cuanto surgen en virtud de un instrumento financio
(contratos)?
2
¿La empresa, efectúa de baja un activo financiero
(cuentas y/o documentos por cobrar y provisión por
incobrabilidad) cuando los derechos contractuales
cesan sus obligaciones o son transferidas a terceros?
3
¿En el caso de que la obligación sea transferida a
tercero (cesionario) pero se mantengan ciertos
riesgos, la empresa registrará y presentará las
cuentas y/o documentos por cobrar en los estados
financieros como como un pasivo cesionario, para
cubrir la obligación.?
Medición
4
¿La empresa para el reconocimiento inicial de los
activos financieros (cuentas y/o documentos por
cobrar) lo miden al valor razonable?
Nota. Cuestionario a nivel de cumplimiento de políticas contables NIC 39.
43
Tabla 22
Cuestionario a nivel de cumplimiento de políticas contables para comprobación de la
presencia de eventos de riesgos en la gestión del área de crédito y cobranza de la empresa
Columbus S.A.
No. Interrogantes de cumplimiento de Políticas
Contables
Resultados Observación
Si No N/a
Según la NIC 39
5 ¿La empresa para la medición subsecuente, aplican
el valor razonable o al costo amortizado?
Sin embargo actualmente no
ha efectuado una evaluación
a la recuperabilidad de la
cartera.
Deterioro o incobrabilidad
¿La empresa para el establecimiento de deterioro o
incobrabilidad de las cuentas y/o documentos por
cobrar, efectúa una evaluación al final del periodo
sobre el que se informa?
6
¿La empresa en periodo subsecuentes puede revertir
el deterioro de las cuentas y/o documentos por
cobrar?
Solo en el caso de que el
cliente se manifieste
indicando que cubrirá la
deuda vencida.
Baja
7
¿La empresa ha establecido como parte de las
políticas de créditos y cobranza, el dar de baja
cuando se han transferidos todos los riesgos y
beneficios de la titularidad a terceros o cuando ya
no se posea ninguna titularidad?
Nota. Cuestionario a nivel de cumplimiento de políticas contables NIC 39.
44
3.5.3.2.4. Evaluación de las cuentas por cobrar de la empresa Columbus S.A.
Para el propósito de efectuar un análisis histórico sobre la antigüedad de las cuentas por
cobrar de la empresa Columbus S.A., se procedió hacer un resumen de las cuentas que
integran las cuentas por cobrar corriente al fin de determinar la relevancia de cada una de
ellas, no obstante, se descartó a las cuentas por cobrar no corrientes tomando en
consideración que se generaron por anticipos de inversiones a compañías relacionadas (ver
tabla 23)
Tabla 23
Resumen de los saldos de los importes obtenidos.
Detalle de cartera al 31 de Dic
del 2016 Clientes
Clientes
Relacionados Total
Distribución
%
Corriente 674.691 43.452 718.143 12%
1 a 30 días 306.804 59.977 366.781 6%
31 a 60 días 209.933 22.710 232.643 4%
61 a 90 días 152.009 10.322 162.331 3%
91 a 180 días 278.352 46.949 325.301 5%
181 a 360 días 677.646 145.734 823.380 13%
Más a 361 días 2.633.908 971.458 3.605.366 58%
Total 4.933.343,00 1.300.602 6.233.945 100%
Nota. Tomado del reporte de cartera de la empresa Columbus S.A.
Figura 13. Distribución de los importes que conforma la cartera al 31 de diciembre del
2016.
45
Por tanto, se pudo determinar que existe cartera vencida que representa el 82% de la
cartera total, tomando en consideración que la política de crédito de la empresa es de 30 días
plazos a los clientes, lo cual, asciende a US$ 4.258652 y clientes relacionados a
US$1.257.150.
De manera similar, la empresa al 31 de diciembre del 2016, no ha realizado un análisis de
deterioro de sus cuentas por cobrar a fin de tomar en cuenta las dificultades financieras de los
deudores, e identificar el impacto sobre sus flujos de efectivos futuros estimados del activo
financiero. Además, la provisión de las cuentas incobrables del ejercicio y la provisión que
mantiene del activo, resulta insuficiente para cubrir la cartera vencida que pasa de los 360
días.
46
3.5.3.3. Fase de Informe
Tabla 24
Evaluación de los eventos de riesgos detectados en la gestión del área de crédito y cobranza de la empresa Columbus S.A.
No. Descripción del riesgo detectado Descripción del control detectado
Estado de
control
Evaluación
Calificación
de la gestión
Efectivo/
Inefectivo
Riesgo residual
Ma
nu
al/
Au
tom
áti
co
Do
cum
enta
d
o S
i/N
o
Se
cum
ple
Si
/ N
o
Pro
bab
ilid
ad
Imp
act
o
Ca
lifi
caci
ón
Nivel
de
riesgo
1
La Dirección de la entidad no ha establecido
formalmente los cupos para crédito, sin embargo,
toma en consideración factores como:
a) el tipo de sociedad;
b) la situación financiera de la empresa;
c) el tipo de garantía,
d) el tiempo de la vinculación comercial
Ninguna - - - 3 3 9 Alto Inefectiva
2 Otorgamiento de créditos a clientes que no
cumple los requisitos solicitados. Autorización de la Gerencia M No Si- 2 3 6 Alto Inefectiva
3
Política de autorización de montos de créditos
establecido de forma verbal. De manera que, los
créditos que superen los US$ 20.000,00 deben ser
evaluado por el Gerente General, en relación a
importes de menor valor lo debe autorizar el Jefe
de Crédito y Cobranza.
Políticas establecidas de forma
verbal
M No Si- 3 2 6 Alto Inefectiva
Nota. Matriz para documentar y calificar los eventos de riesgos detectados al fin de evaluar la efectividad de la gestión actual
47
Tabla 24
Evaluación de los eventos de riesgos detectados en la gestión del área de crédito y cobranza de la empresa Columbus S.A (parte dos).
No. Descripción del riesgo detectado Descripción del control
detectado
Estado de
control
Evaluación
Calificación
de la gestión
Efectivo/
Inefectivo
Riesgo residual
Ma
nu
al/
Au
tom
áti
co
Do
cum
enta
d
o S
i/N
o
Se
cum
ple
Si /
No
Pro
bab
ilid
ad
Imp
act
o
Ca
lifi
caci
ón
Nivel
de
riesgo
4
La empresa carece de políticas documentada sobre
otorgamiento de créditos y de cobranza, tales como:
1. Envío de confirmaciones de saldos,
seguimiento y comprobación;
2. Políticas de seguimiento a cliente para la
recaudación de los importes;
3. Inducción al cliente sobre la comunicación
oportuna de los datos del depósito y/o
trasferencia efectuado por ellos
directamente en la cuenta bancaria de la
entidad, criterios para la eliminación
definitiva de los créditos incobrables;
4. Entre otras.
Ninguna - - - 3 3 9 Alto Inefectiva
Nota. Matriz para documentar y calificar los eventos de riesgos detectados al fin de evaluar la efectividad de la gestión actual
48
Tabla 24
Evaluación de los eventos de riesgos detectados en la gestión del área de crédito y cobranza de la empresa Columbus S.A (parte dos).
No. Descripción del riesgo detectado Descripción del control detectado
Estado de
control
Evaluación
Calificación
de la gestión
Efectivo/
Inefectivo
Riesgo residual
Ma
nu
al/
Au
tom
áti
co
Do
cum
enta
d
o S
i/N
o
Se
cum
ple
Si
/ N
o
Pro
bab
ilid
ad
Imp
act
o
Ca
lifi
caci
ón
Nivel
de
riesgo
5
Presencia de cartera vencida por más de 360 días
que representa el 82% de la cartera total,
tomando en consideración que la política de
crédito de la empresa es de 30 días plazos a los
clientes, lo cual, asciende a US$ 4.258652 y
clientes relacionados a US$1.257.150.
Ninguno - - - 2 3 6 Alto Inefectiva
6
la provisión de las cuentas incobrables del
ejercicio y la provisión que mantiene del activo,
resulta insuficiente para cubrir la cartera vencida
que pasa de los 360 días.
Ninguno - - - 3 3 9 Alto Inefectiva
7
La empresa no ha efectuado una evaluación sobre
la recuperabilidad de la cartera que permita
estimar de forma razonable una provisión de
cuentas incobrable.
Ninguno - - - 3 3 9 Alto Inefectiva
Nota. Matriz para documentar y calificar los eventos de riesgos detectados al fin de evaluar la efectividad de la gestión actual
49
Tabla 25
Calificación de riesgos otorgado por los trabajadores que mantienen una relación directa
con el área de crédito y cobranza.
No
. C
ola
bora
dore
s
Ca
rgo
Evento de Riesgo No.1 Evento de Riesgo No.2 Evento de Riesgo No.3
La Dirección de la entidad
no ha establecido
formalmente los cupos para
crédito, sin embargo, toma
en consideración factores
como:
a) el tipo de sociedad;
b) la situación financiera de
la empresa;
c) el tipo de garantía,
d) el tiempo de la
vinculación comercial
Otorgamiento de créditos a
clientes que no cumple los
requisitos solicitados.
Política de autorización de
montos de créditos
establecido de forma verbal.
De manera que, los créditos
que superen los US$
20.000,00 deben ser
evaluado por el Gerente
General, en relación a
importes de menor valor lo
debe autorizar el Jefe de
Crédito y Cobranza.
Control Actual Control Actual Control Actual
Ninguna Autorización de la Gerencia
Políticas establecidas de
forma verbal
Calificación Calificación Calificación
Riesgo Residual Riesgo Residual Riesgo Residual
Probabilidad Impacto Probabilidad Impacto Probabilidad Impacto
1 Gerente General 3 3 2 3 3 2
2 Jefe de Tesorería 2 3 3 3 3 2
3 Jefe de Crédito y
Cobranza 3 3 3 3 3 2
4 Asistente de Cobranza 3 2 2 2 3 3
5 Asistente de Crédito 2 3 2 3 3 2
6 Recaudador costa 3 3 3 3 3 2
7 Recaudador sierra 3 2 2 3 3 3
8 Contador General 2 3 2 2 3 3
9 Gerente General 3 3 2 3 3 2
Promedio 3 3 2 3 3
Nota. Ponderación de las calificaciones de eventos de riesgos residuales.
50
Tabla 25
Calificación de riesgos otorgado por los trabajadores que mantienen una relación directa
con el área de crédito y cobranza (parte dos).
No
. C
ola
bora
dore
s
Ca
rgo
Evento de Riesgo No.4 Evento de Riesgo
No.5
Evento de Riesgo
No.6
Evento de Riesgo
No.7 La empresa carece de políticas documentada sobre otorgamiento de créditos y de cobranza, tales como: 1. Envío de
confirmaciones de saldos, seguimiento y comprobación;
2. Políticas de seguimiento a cliente para la recaudación de los importes;
3. Inducción al cliente sobre la comunicación oportuna de los datos del depósito y/o trasferencia efectuado por ellos directamente en la cuenta bancaria de la entidad, criterios para la eliminación definitiva de los créditos incobrables;
4. Entre otras.
Presencia de cartera vencida por más de 360 días que representa el 82% de la cartera total, tomando en consideración que la política de crédito de la empresa es de 30 días plazos a los clientes, lo cual, asciende a US$ 4.258652 y clientes relacionados a US$1.257.150.
la provisión de las cuentas incobrables del ejercicio y la provisión que mantiene del activo, resulta insuficiente para cubrir la cartera vencida que pasa de los 360 días.
La empresa no ha efectuado una evaluación sobre la recuperabilidad de la cartera que permita estimar de forma razonable una provisión de cuentas incobrable.
Control Actual Control Actual Control Actual Control Actual
Ninguna Ninguna Ninguna Ninguna
Calificación Calificación Calificación Calificación
Riesgo Residual Riesgo Residual Riesgo Residual Riesgo Residual
Probabilidad Impacto Probabilidad Impacto Probabilidad Impacto Probabilidad Impacto
1 Gerente General
3 3 2 3 3 3 3 3
2 Jefe de Tesorería
2 3 2 3 3 3 3 3
3
Jefe de Crédito y Cobranza
3 3 3 3 3 3 2 3
4
Asistente de Cobranza
2 3 2 3 3 3 3 2
5 Asistente de Crédito
3 3 2 2 3 3 3 3
6 Recaudador costa
3 3 2 2 3 3 3 3
7 Recaudador sierra
3 3 2 3 3 3 3 2
8 Contador General
3 3 3 3 3 3 3 3
9 Gerente General
3 2 2 2 3 3 3 3
Promedio 3 3 2 3 3 3 3
Nota. Ponderación de las calificaciones de eventos de riesgos residuales.
51
3.5.3. Conclusión general de la encuesta y análisis documental
En relación a la encuesta aplicada a los trabajadores que guardan relación directa con la
gestión de crédito y cobranza de la empresa Columbus S.A., los cuales fueron seleccionados
a través del muestreo estadístico no probabilístico intencional, se pudo denotar que el área de
crédito y cobranza posee un rol representativo para la entidad, considerando que es la
encargada de recuperar los importes por los créditos otorgados a los clientes, la cual, se ha
visto afectada por la carencia de capacitación del personal que la conforma, por una mala
gestión operacional y financiera, asimismo, se determinó la necesidad de la organización en
incorporar estrategias y políticas de créditos y cobranzas que permita la mejora de la gestión
actual.
De forma similar, a través del análisis documental efectuado por un programa de
actividades direccionada a identificar los riesgos inmersos en la gestión operativa y financiera
del área de crédito y cobranza, se pudo constatar la presencia de siete eventos de riesgos que
de acuerdo a la calificación otorgada por el los funcionarios que están relacionados a la
gestión del mismo, poseen un nivel de severidad alto que influye en la efectividad de la
gestión actual, resultados que serán tomados en consideración para la determinación de una
propuesta vía que contribuya a su mejoramiento.
52
Capítulo 4
Propuesta
4.1. Justificación de la propuesta
La propuesta presentada a continuación está fundamentada en los hallazgos determinados
a través de la encuesta y análisis documental aplicado en el área de crédito y cobranza, la
cual, está diseñada para la mitigación oportuna de los riesgos de nivel de severidad alto que
influye en la gestión operacional y financiera contable del área mencionada de la empresa
Columbus S.A.
4.2. Objetivo de la propuesta
4.2.1. Objetivo general.
Desarrollar estrategias para la mejora de la gestión operativa y financiera contable del área
de créditos y cobranzas.
4.2.2. Objetivos específicos.
Establecer estrategias para la mitigación de riesgos del área de créditos y cobranzas.
Proponer políticas para la gestión operativa y financiera contable para del área de créditos
y cobranzas.
Establecer manual de funciones y procedimientos para la gestión operativa del área de
créditos y cobranzas.
4.3. Propuesta a sugerir
La presente propuesta está conformada por estrategias establecida a través de los criterios
del ciclo PHVA, para la mitigación oportuna de los eventos de riesgos detectados, la cual,
está conformada por políticas internas, manual de procedimientos y sugerencias a aplicar en
el área de créditos y cobranza con el propósito de mejorar la gestión operacional y financiera
contable de la empresa Columbus S.A.
53
4.3.1. Diseño de estrategias para el mejoramiento de la gestión del área de créditos y cobranzas de Columbus S.A.
Tabla 26
Diseño de estrategias para el mejoramiento de la gestión operativa y financiera del área de créditos y cobranzas de Columbus S.A
ESTRATEGIAS PARA LA MITIGACIÓN DE RIESGOS DEL ÁREA DE CRÉDITOS Y COBRANZAS
No DESCRIPCIÓN
DEL RIESGO EMISOR ENTRADA PHVA
ACCIONES
CORRECTIVAS RESPONSABLE PHVA
SALIDA
DOCUMENTAL SALIDA
1
La Dirección de la
entidad no ha
establecido
formalmente los
cupos para crédito,
sin embargo, toma en
consideración
factores como:
a) el tipo de
sociedad;
b) la situación
financiera de la
empresa;
c) el tipo de garantía,
d) el tiempo de la
vinculación
comercial
Jefe de
Créditos Y
Cobranzas
Reglamento
Interno
Organizacional
P
Plan de
incorporación de
políticas de créditos
y cobranzas
propuesta.
Gerencia / Comité
de crédito y
Cobranza
H
Elaboración y
sociabilización de
las políticas de
créditos y
cobranzas
Área de
créditos y
cobranzas
Nota. Diseño de estrategias a través del ciclo PHVA para el mejoramiento de la gestión operativa y financiera del área de créditos y cobranzas de Columbus S.A
54
Tabla 26
Diseño de estrategias para el mejoramiento de la gestión operativa y financiera del área de créditos y cobranzas de Columbus S.A (parte dos)
ESTRATEGIAS PARA LA MITIGACIÓN DE RIESGOS DEL ÁREA DE CRÉDITOS Y COBRANZAS
No DESCRIPCIÓN DEL
RIESGO EMISOR ENTRADA PHVA
ACCIONES
CORRECTIVAS RESPONSABLE PHVA
SALIDA
DOCUMENTAL SALIDA
2
Otorgamiento de
créditos a clientes que
no cumple los requisitos
solicitados.
Asistente
de
Créditos
Ninguna P
Plan de
incorporación
manual de
procedimientos
propuesto para el
área de créditos y
cobranzas
Gerencia / Comité
de crédito y
Cobranza
H
Elaboración y
sociabilización de
los manuales de
procedimientos para
el área de créditos y
cobranzas
Área de
créditos y
cobranzas
3
Política de autorización
de montos de créditos
establecido de forma
verbal. De manera que,
los créditos que superen
los US$ 20.000,00
deben ser evaluado por
el Gerente General, en
relación a importes de
menor valor lo debe
autorizar el Jefe de
Crédito y Cobranza.
Jefe de
Créditos Y
Cobranzas
Ninguna H
Incorporación de la
propuesta de
políticas de créditos
y cobranzas
Gerencia General /
Jefe de Créditos Y
Cobranzas
V
Comprobar el
cumplimiento de las
disposiciones
establecidas
Área de
créditos y
cobranzas
Nota. Diseño de estrategias a través del ciclo PHVA para el mejoramiento de la gestión operativa y financiera del área de créditos y cobranzas de Columbus S.A
55
Tabla 26
Diseño de estrategias para el mejoramiento de la gestión operativa y financiera del área de créditos y cobranzas de Columbus S.A (parte dos)
ESTRATEGIAS PARA LA MITIGACIÓN DE RIESGOS DEL ÁREA DE CRÉDITOS Y COBRANZAS
No DESCRIPCIÓN DEL
RIESGO EMISOR ENTRADA PHVA
ACCIONES
CORRECTIVAS RESPONSABLE PHVA
SALIDA
DOCUMENTAL SALIDA
4
La empresa carece de
políticas documentada sobre otorgamiento de
créditos y de cobranza,
tales como:
1. Envío de confirmaciones de saldos,
seguimiento y
comprobación;
2. Políticas de seguimiento a cliente para la
recaudación de los
importes;
3. Inducción al cliente sobre la comunicación
oportuna de los datos del
depósito y/o trasferencia
efectuado por ellos directamente en la cuenta
bancaria de la entidad,
criterios para la eliminación
definitiva de los créditos incobrables; 4. Entre otras.
Asistente
de
Créditos
Ninguna H
Incorporación de la
propuesta de
políticas de créditos
y cobranzas
Gerencia General /
Jefe de Créditos Y
Cobranzas
V
Comprobar el
cumplimiento de
las disposiciones
establecidas
Área de
créditos y
cobranzas
Nota. Diseño de estrategias a través del ciclo PHVA para el mejoramiento de la gestión operativa y financiera del área de créditos y cobranzas de Columbus S.A
56
Tabla 26
Diseño de estrategias para el mejoramiento de la gestión operativa y financiera del área de créditos y cobranzas de Columbus S.A (parte dos)
ESTRATEGIAS PARA LA MITIGACIÓN DE RIESGOS DEL ÁREA DE CRÉDITOS Y COBRANZAS
No DESCRIPCIÓN DEL
RIESGO EMISOR ENTRADA PHVA
ACCIONES
CORRECTIVAS RESPONSABLE PHVA
SALIDA
DOCUMENTAL SALIDA
5
Presencia de cartera
vencida por más de 360
días que representa el
82% de la cartera total,
tomando en
consideración que la
política de crédito de la
empresa es de 30 días
plazos a los clientes, lo
cual, asciende a US$
4.258652 y clientes
relacionados a
US$1.257.150.
Contador
General /
Asistente
de
Cobranza.
Ninguna H
Incorporación de la
propuesta de políticas
y manuales de
procedimientos de
créditos y cobranzas
al fin de mejorar la
gestión operativa y
financiera
Gerencia General /
Jefe de Créditos y
Cobranzas/
Contador General
V
Comprobar el
cumplimiento de
las disposiciones
establecidas
Área de
créditos y
cobranzas
Nota. Diseño de estrategias a través del ciclo PHVA para el mejoramiento de la gestión operativa y financiera del área de créditos y cobranzas de Columbus S.A
57
Tabla 26
Diseño de estrategias para el mejoramiento de la gestión operativa y financiera del área de créditos y cobranzas de Columbus S.A (parte dos)
ESTRATEGIAS PARA LA MITIGACIÓN DE RIESGOS DEL ÁREA DE CRÉDITOS Y COBRANZAS
No DESCRIPCIÓN
DEL RIESGO EMISOR ENTRADA PHVA
ACCIONES
CORRECTIVAS RESPONSABLE PHVA
SALIDA
DOCUMENTAL SALIDA
6
La provisión de las
cuentas incobrables
del ejercicio y la
provisión que
mantiene del activo,
resulta insuficiente
para cubrir la cartera
vencida que pasa de
los 360 días.
Contador
General /
Asistente
de
Cobranza.
Ninguna H
Realizar la
respectiva
evaluación de la
cartera para la
estimación
apropiada de la
provisión de cuentas
incobrables.
Contador General
/Jefe de Créditos y
Cobranzas
V
Elaborar informe
sobre el estado
actual de la cartera
por vencer, vencida
y la estimación de
la provisión.
Área de
créditos y
cobranzas /
Contabilidad
7
La empresa no ha
efectuado una
evaluación sobre la
recuperabilidad de la
cartera que permita
estimar de forma
razonable una
provisión de cuentas
incobrable.
Jefe de
Créditos Y
Cobranzas
/Contador
General
Ninguna H
Nota. Diseño de estrategias a través del ciclo PHVA para el mejoramiento de la gestión operativa y financiera del área de créditos y cobranzas de
Columbus S.A
58
4.3.2. Políticas de créditos y cobranzas propuestos para Columbus S.A.
1. Alcance
Este manual de política es aplicable para toda la gestión del área de créditos y cobranza de
Columbus S.A.
2. Objetivos
2.1. Objetivo General
Promover la aplicación de controles en las cuentas por cobrar, para la administración
apropiada de los riesgos inmersos en la gestión de crédito y cobranza, asegurando la
recuperación apropiada de los importes en el menor tiempo posible.
2.2. Objetivos Específicos
Asegurar la correcta aplicación de los controles internos en las cuestas por cobrar de
Columbus S.A.
Mitigar los riesgos inmersos en la gestión de crédito y cobranza de Columbus S.A.
Recuperar los importes generados por los créditos otorgados en los periodos establecidos
por la dirección de Columbus S.A.
3. Áreas aplicables
Créditos y cobranzas
Ventas
Contable
59
4. Descripción de las políticas de control interno
Tabla 27
Detalle de las Políticas de Crédito y Cobranza a Nivel Operacional
Nivel Operacional Descripción Recursos
Otorgamiento de
línea de créditos
Solicitar la siguiente información para el
respectivo análisis, previo al otorgamiento de
las líneas de créditos solicitadas.
1. Solicitud de Crédito con la
respectiva firma de responsabilidad
por parte del representante legal de
la compañía.
2. Copia del poder notarial sobre la
legalidad del cargo de representante
legal.
3. Escritura de constitución de la
compañía.
4. Comprobantes que respalde el
domicilio tributario de la empresa.
5. Copia de los estados financieros.
6. Informe del historial crediticio
otorgado por el Buró de Crédito.
7. Comentarios del Asistente de
Crédito de la primera reunión con la
compañía.
Enviar la documentación antes señalada al
Jefe de Cobranza para el respectivo análisis
sobre su respectiva viabilidad.
Formar un comité de crédito para de forma
conjunta determinarán la autorización de las
líneas de crédito en cuanto a importe y plazo.
Funcionarios que conformarán el comité
de crédito:
Gerente General
Jefe de Crédito y Cobranza
Jefe de Proveeduría
Contador General
Autorizar o denegar la solicitud de cada línea
de crédito en un plazo no mayor a cinco días
hábiles, recibida la documentación.
Carta de aprobación de crédito
Denegar la solicitud de crédito a personas
naturales no obligadas a llevar contabilidad.
Archivar el expediente crédito y cobranzas del
cliente.
Otorgar para clientes Nacionales las
siguientes líneas de créditos:
Distribuidores autorizados: 90 días fecha
factura
Clientes en general (personas jurídicas o
obligadas a llevar contabilidad): 60 días
fecha factura
Nota. Propuesta de Políticas de Crédito y Cobranza a Nivel Operacional
60
Tabla 27
Detalle de las Políticas de Crédito y Cobranza a Nivel Operacional (parte dos)
Nivel Operacional Descripción Recursos
Otorgamiento de
línea de créditos
Otorgar para clientes Nacionales las
siguientes líneas de créditos:
Personas naturales no obligadas a llevar
contabilidad: de contado
Clientes Extranjeros
Clientes extranjeros: 60 a 90 días fecha
factura
Solicitar al comité de créditos autorización
por escrito con su respectivas firmas de
responsabilidad sobre todo cambios en los
términos y condiciones de créditos para cada
cliente.
Autorización de
pedidos.
Denegar la autorización de créditos si el
cliente mantiene saldos pendientes o en
morosidad.
Cobranza
Soportar el respectivo reporte de cobranza
con los comprobantes de pago, además al
reverso de cada uno señalar las facturas que
se están pagando.
Soportes:
Recibos de cobros.
Comprobantes de pagos en
efectivo.
Comprobante de depósito.
Comprobante de transferencia.
Cuadrar todos los pagos recibidos con el
importe de las facturas de cada cliente, en
caso de diferencias, debe informarse la causa.
Memorándum de diferencias
Enviar el respectivo reporte de cobranzas al
Contador General los días lunes y cada fin
del mes para el respectivo registro de los
importes recaudados.
Reporte de cobranza
Aplicar estrictamente los pagos de los
clientes sobre la correspondiente factura y no
sobre el saldos total pendiente del mismo.
Seguimiento de
cartera por vencer y
vencidas
Emitir un reporte de antigüedad de saldo al
inicio de cada semana.
Medir la eficiencia en la recuperación de
cuentas por vencer o vencidas. Indicadores de gestión
Gestionar la cobranza en primera instancia a
través de llamadas telefónica.
Enviar vía email una carta recordando el
vencimiento de la fecha de pago, con un
adjunto de su estado de cuenta.
Coordinar la visita personal con el cliente
para la respectiva recaudación.
Nota. Propuesta de Políticas de Crédito y Cobranza a Nivel Operacional
61
Tabla 27
Detalle de las Políticas de Crédito y Cobranza a Nivel Operacional (parte tres)
Nivel Operacional Descripción Recursos
Seguimiento de
cartera por vencer y vencidas
Velar que la cartera no tenga clientes con más
de 60 días de vencido.
Elaborar hasta la primera semana de cada
mes un pronóstico sobre las cobranza del mes
corriente.
Dar seguimiento del pronóstico de recuperación de cartera para su respectivo
cumplimiento.
Detectar desviaciones que influyan en la
gestión de cobranza.
Tomar medidas correctivas conducentes.
Cobranza legal
Enviar a los asesores jurídico de la empresa
el reporte de cartera vencida con mas de 120
días para su recuperación a través dela vía legal.
Entregar a los asesores jurídicos toda
información que respalden la deuda para
agilización de los trámites
Copia de las facturas vencidas.
Estado de cuentas de los clientes.
Documentos que acrediten la entrega
de los productos.
Abrir un expediente con copia de los
documentos entregados a los asesores
jurídicos.
Informar al cliente vía email sobre su situación y de las acciones legales que se
emprenderán en caso de no regularizar su
deuda.
Responsabilidades
Tener cuidado extremo con la documentación
que respaldan las operaciones del área de crédito y cobranza.
a. Autorizaciones de las líneas de créditos.
b. Autorización de pedidos a créditos.
c. Custodia de pagos realizados por
los clientes: efectivo, cheques y transferencia.
Actualización de
políticas
Solicitar autorización a la Gerencia para toda
modificación a las políticas de créditos y
cobranzas.
Sociabilizar en la compañía todo cambios de
las políticas de créditos y cobranzas
Otorgamiento de
Descuentos
Incentivar el pronto pago de los clientes con
la concesión de descuentos previa consulta con la Gerencia.
Nota. Propuesta de Políticas de Crédito y Cobranza a Nivel Operacional
62
Tabla 28
Detalle de las Políticas de Crédito y Cobranza a nivel de políticas contables
Nivel contable Descripción Recursos
Reconocimiento
Reconocer como activos financieros a los
deudores comerciales por cartera de créditos
resultantes de la venta de bienes.
Medición inicial
Medir inicialmente un activo financiero al
precio de la transacción (incluyendo los
costos de transacción excepto en la medición
inicial de los activos y pasivos financieros
que se miden al valor razonable con cambios
en resultados).
Medición posterior:
Medirá los importes de los deudores
comerciales utilizando el método del interés
efectivo, aplicar este análisis de forma
mensual.
Deterioro del valor
de los deudores
comerciales
Evaluar mensualmente si existe evidencia
objetiva del deterioro del valor de los
deudores comerciales que se midan al costo
amortizado.
Reconocer inmediatamente una pérdida por
deterioro del valor en resultados, de acuerdo
a las siguientes evidencias:
Dificultades financieras significativas
del cliente
Cartera vencida más de 180 días
Cartera sin garantías reales
Deudor no posee activos reales
sujetos a embargo
Determinar si cada uno de los deudores
comerciales (cartera de créditos) ha sufrido
deterioro, mediante el análisis de indicadores
por antigüedad de saldos.
Baja en cuentas de
deudores
comerciales
Dar de baja los saldos a cargo de los deudores
comerciales (cartera de créditos) en los
siguientes casos:
Cuando a pesar de las gestiones
realizadas de manera judicial el informe
de abogados indique que no es posible
obtener su recaudo, en este caso se
requiere aprobación por los altos
mandos según los montos establecer
montos ejemplo
De 0 hasta 20.000 aprueba la Gerencia
General
De 20000 en adelante la gerencia
general con el comité de crédito y
cobranza.
Nota. Propuesta de Políticas de Crédito y Cobranza a Nivel Contable.
63
Tabla 28
Detalle de las Políticas de Crédito y Cobranza a Nivel de Políticas Contables (parte dos)
Nivel contable Descripción Recursos
Baja en cuentas de
deudores
comerciales
Justificar cada caso de baja con toda la
documentación soporte.
Revelación
Revelará, al final del periodo sobre el que se
informa (31 de diciembre de cada año) notas
de las políticas contables:
a) La base (o bases) de medición utilizadas
en los deudores comerciales (cartera de
créditos)
b) Otras políticas relevantes.
c) Importe en libros de los deudores
comerciales (cartera de créditos),
medidos al costo amortizado
d) Información que permita a los usuarios
evaluar la naturaleza y el alcance de los
riesgos que surgen de los deudores
comérciales
e) Importes esperados de la cartera a
recuperar dentro de los doce meses
siguientes al periodo sobre el que se
informa.
f) Análisis de antigüedad de la cartera que
se encuentra en mora
g) Análisis de la cartera que se haya
determinado como deteriorada y los
factores que se consideraron para
determinar el deterioro.
h) El importe de las perdidas por deterioro
durante el periodo.
i) El monto de la baja en cuentas de la
cartera durante el periodo
Nota. Propuesta de Políticas de Crédito y Cobranza a Nivel Contable.
64
4.3.3. Manual de procedimientos propuestos para el área de créditos y
cobranzas propuestos para Columbus S.A.
4.3.3.1. Manual de procedimientos para la gestión del área de créditos y cobranza.
1. Alcance
Este procedimiento es aplicable para la gestión del área de créditos y cobranza de Columbus
S.A.
2. Objetivo
Establecer las disposiciones para asegurar la buena gestión del área de créditos y cobranzas
3. Responsabilidades
El Gerente General es responsable de supervisar el buen funcionamiento del área de
crédito y cobranza.
El Jefe de Crédito y Cobranza es el responsable de aplicar este procedimiento y supervisar
las actividades de los asistentes de créditos, cobranza y recaudadores.
4. Definiciones y abreviaturas
N/A
5. Descripción del procedimiento
Planificación
Establecer planes y proyectos para el buen funcionamiento del área de créditos y cobranza.
Incorporar indicadores para verificación de los cumplimientos de los planes y proyectos
del Área de Cobranzas.
Supervisión
Controlar el cumplimiento de los procedimientos establecidos para cada funcionario del
área de créditos y cobranzas.
Elaborar informes de cumplimientos de las actividades planificadas mediante la aplicación
de indicadores de gestión.
65
Analizar la planificación semanal y diaria de cobros efectuados por el asistente de
cobranza y los recaudadores.
Recuperar a través de negociaciones con el cliente la cartera vencidas.
Análisis de las Solicitudes de créditos
Receptar la información de las solicitudes de créditos para el análisis final.
Analizar en conjunto con el Gerente General el estado actual y el historial crediticio del
cliente.
Recibir autorización de parte del Gerente General.
Comunicar al Asistente de Crédito la resolución tomada.
Políticas de Crediticias
Establecer políticas de créditos para proteger los recursos de la entidad.
Velar por el cumplimiento de las políticas de créditos y cobranzas
Sociabilizar las políticas de créditos y cobranzas en los funcionarios que guardan relación
directa con las actividades del área de créditos y cobranzas
6. Registros
Políticas de créditos y cobranzas (formato libre)
Documentación del cliente.
Reportes del sistema.
66
1.3.3.2. Manual de procedimientos para la gestión de línea de crédito.
1. Alcance
Este procedimiento es aplicable para la gestión de líneas de créditos entregados por parte de
los clientes de Columbus S.A.
2. Objetivo
Establecer las disposiciones para asegurar la gestión efectiva de las líneas de créditos a los
clientes.
3. Responsabilidades
El Gerente General es responsable de supervisar el buen funcionamiento del área de
crédito y cobranza.
El Jefe de Crédito y Cobranza es el responsable de velar por el cumplimiento de las
disposiciones establecidas en este procedimiento.
El Asistente de Créditos es el responsable de aplicar este procedimiento.
4. Definiciones y abreviaturas
N/A
5. Descripción del procedimiento
Recepción de Solicitudes de Créditos
Receptar las solicitudes de créditos por parte de ventas en conjunto con la siguiente
información:
a) Solicitud de crédito con la respectiva firmada de responsabilidad del representante legal de
la empresa.
b) Copia del poder notarial que faculte la legalidad del nombramiento como representante
legal.
c) Acta de constitutiva de la empresa.
d) Comprobantes que validen el domicilio tributario actual de la empresa.
67
e) Copia de los Estados Financieros.
f) Informe crediticio del buró de crédito (Equifax),
Analizar la documentación para validar su autenticidad.
Establecer una cita con el cliente, si pasa este filtro anterior.
Compilar en la documentación del cliente los comentarios de la reunión.
Proceder con él envió de la información al Jefe de Crédito y Cobranza para el análisis
final.
Autorización de Créditos
Receptar las solicitudes analizadas por el Jefe de Créditos y Cobranza y autorizadas por el
Gerente General.
Comunicar al cliente la apertura del crédito a favor indicándole las responsabilidades,
beneficios y sanciones por incumplimientos de las clausulas.
Archiva el expediente del cliente para control.
Apertura de Créditos en el Sistema
Creación de la línea de crédito del cliente en el sistema, previamente autorizados por parte
de la Gerencia General.
Entregar la carta de autorización de la línea de crédito al cliente con los acuerdos tomados
y las respectivas firmas de responsabilidad.
Solicitar firma de responsabilidad al cliente para archivo y control documental.
Aumento, disminución o suspensión de las líneas de créditos
El aumento de las líneas de créditos será receptado a través de una solicitud, la mismas
que se analizará pasado el primer año de la relación comercial.
Revisar y analizar el reporte “Cartera de clientes” de manera mensual.
La disminución y suspensión de las líneas de crédito, se efectúa al momento de detectar
riesgo en su recuperación, tales como:
68
a) Atrasos en el cumplimiento de obligaciones.
b) Riesgo de liquidez de la empresa.
c) Catástrofes naturales.
d) Entre otras.
Tener un acercamiento con el cliente previo a proceder con la acción.
6. Registros
Solicitudes de créditos (formato libre)
Documentación del cliente.
Reporte de cartera del sistema.
1.3.3.3. Manual de procedimientos para la gestión de cobranza.
1. Alcance
Este procedimiento es aplicable para la gestión de cobranzas que realice Columbus S.A.
2. Objetivo
Establecer las disposiciones para asegurar la gestión efectiva de las cobranzas en Columbus
S.A.
3. Responsabilidades
El Gerente General es responsable de supervisar el buen funcionamiento del área de
crédito y cobranza.
El Jefe de Crédito y Cobranza es el responsable de velar por el cumplimiento de las
disposiciones establecidas en este procedimiento.
El Asistente de Cobranza es el responsable de aplicar este procedimiento.
4. Definiciones y abreviaturas
Cobranzas. - acción de seguimiento de la facturación a los clientes hasta completar la
recuperación de los valores pendientes de cobro.
5. Descripción del procedimiento
69
Manejo de cuentas por cobrar
Ingresar los valores al módulo de cartera en base a la orden de pedido que por anticipos se
va a recaudar, asimismo, los valores facturados a crédito por concepto de materiales y
otros requerimientos del cliente.
Dar seguimiento a los clientes en base a la información obtenida de ventas a créditos.
Recaudar los importes generados por ventas a créditos y la respectiva retención dentro del
año fiscal.
Recibir valores por conceptos de anticipos o cancelación de facturas a créditos.
Elaborar el ingreso de caja, registrarlo, archivarlo y efectuar el respectivo depósito.
Cierre de Fin de Mes
Recibir el informe de Saldos de Cuentas por Cobrar de Clientes por parte de Contabilidad
para efectuar la respectiva conciliación con el Registro de Cartera.
Una vez conciliadas las cuentas y con sus respectivos anexos se entregan a contabilidad
para la verificación con el Estado de Situación Financiera.
Coordinación de visita a clientes
Coordinar las a clientes para la respectiva recaudación por parte de los recaudadores de la
región costa y cierra.
Informar las rutas semanales a los recaudadores.
Monitorear el cumplimiento de las rutas diariamente.
6. Registros
Ingreso de caja (formato libre)
Retención en la fuente (electrónica)
70
1.3.3.4. Manual de procedimientos para la gestión de recaudación.
1. Alcance
Este procedimiento es aplicable para la gestión de recaudación que realice Columbus S.A.
2. Objetivo
Establecer las disposiciones para asegurar la gestión efectiva de la recaudación de importes
por temas cobranzas a clientes en Columbus S.A.
3. Responsabilidades
El Gerente General es responsable de supervisar el buen funcionamiento del área de
crédito y cobranza.
El Jefe de Crédito y Cobranza es el responsable de velar por el cumplimiento de las
disposiciones establecidas en este procedimiento.
Los Recaudadores de Costa y Sierra son el responsable de aplicar este procedimiento.
4. Definiciones y abreviaturas
N/A
5. Descripción del procedimiento
Recaudación
Solicitar las rutas semanalmente al Asistente de Cobranza.
Gestión de cobranza de todos los clientes (región costa y sierra).
Registrar en el control de cobro los pagos efectuados por el cliente.
Solicitar firma de responsabilidad.
Entregar al cliente el recibo de cobro.
Depositar valores por concepto de cobranzas en la cuenta bancaria de Columbus S.A.
Entre otras que designe el jefe inmediato.
71
6. Registros
Registro de recaudación (formato libre)
Recibo de cobro (formato libre)
1.3.3.5. Manual de procedimientos para la gestión financiera y contable de
cobranza.
1. Alcance
Este procedimiento es aplicable para la gestión financiera y contable de Columbus S.A., para
el apropiado registro de las cuentas por cobrar
2. Objetivo
Determinar los elementos necesarios para el control financiero y contable de Columbus S.A
3. Responsabilidades
El Gerente General es responsable de supervisar el buen funcionamiento del área de
Contable.
El Contador General es el responsable de velar por el cumplimiento de las disposiciones
establecidas en este procedimiento.
El Asistentes de Contable es el responsable de aplicar este procedimiento.
4. Definiciones y abreviaturas
N/A
5. Descripción del procedimiento
Conciliación de Cuentas por Cobrar
Conciliar la caja a diario e informar al Contador General cualquier irregularidad. Cabe
recalcar que ninguna persona está autorizada a tomar dinero proveniente de las ventas ni
depositarlo en cuentas personales.
72
Cruce de Cuentas
Revisar quincenalmente las cuentas por cobrar y las cuentas por pagar de los clientes con
los que hay convenio de cruce de cuentas.
Pasar el estado de cuenta del cliente al Contador General para registrar el cruce en el
sistema.
Imprimir el diario contable con los respectivos soportes para la aprobación de la Gerencia
General.
Comunicar al cliente el cruce aplicado.
Cierre de Fin de Mes
Entregar a Cobranzas el informe de Saldos de Cuentas por Cobrar de Clientes para la
respectiva conciliación con el Registro de Cartera.
Receptar los respectivos anexos de la conciliación de las cuentas por cobrar.
Verificar los saldos con el Estado de Situación Financiera a la fecha.
Entregar al Gerente General para su aprobación.
6. Documentos de referencia
Ley de Equidad del Régimen Tributario Interno
7. Registros
Registros Contables (Formato Libre)
73
Conclusiones
En relación a la encuesta aplicada a los trabajadores que guardan relación directa
con la gestión de crédito y cobranza de la empresa Columbus S.A., los cuales
fueron seleccionados a través del muestreo estadístico no probabilístico
intencional, se pudo denotar que el área de crédito y cobranza posee un rol
representativo para la entidad, considerando que es la encargada de recuperar los
importes generados por los créditos otorgados a los clientes, la cual, se ha visto
afectada por la carencia de herramientas administrativas como manuales de
políticas y procedimientos que direccionen las actividades del personal que la
conforma, lo que ocasiona una mala gestión operacional y financiera, asimismo,
se determinó la necesidad de la organización en incorporar estrategias que permita
la mejora de la gestión actual.
De forma similar, a través del análisis documental efectuado por un programa de
actividades direccionada a identificar los riesgos inmersos en la gestión operativa
y financiera del área de crédito y cobranza, se pudo constatar la presencia de siete
eventos de riesgos que de acuerdo a la calificación otorgada por el los
funcionarios que están relacionados a la gestión del mismo, se determinó que
poseen un nivel de severidad alto que influye en la efectividad de la gestión
actual, resultados que tomaron en consideración para la determinación de una
propuesta viable que contribuya a su mejoramiento.
Se estableció como propuesta estrategias a través de los criterios del ciclo PHVA,
para la mitigación oportuna de los eventos de riesgos detectados, la cual, está
conformada por políticas de créditos y cobranza, manual de procedimientos y
sugerencias a aplicar en el área de créditos y cobranza con el propósito de mejorar
la gestión operacional y financiera contable de la empresa Columbus S.A.
74
Recomendaciones
Se recomienda incorporar la propuesta establecida para la mitigación oportuna de los
eventos de riesgos, la cual, está conformada por políticas de créditos y cobranza,
manual de procedimientos y sugerencias a aplicar con el propósito de mejorar la
gestión operacional y financiera contable del área de créditos y cobranza en la
empresa Columbus S.A.
Se recomienda verificar constantemente el acatamiento de las disposiciones
establecidas en el manual de políticas de créditos y cobranzas y manuales de
procedimientos con el propósito de mantener una apropiada gestión operacional y
financiera en el área de créditos y cobranza de la empresa Columbus S.A.
Se recomienda analizar las actividades desempeñada en el área de créditos y cobranza
de la empresa Columbus S.A., al menos una vez al año, al fin de determinar nuevas
estrategias que permita la mitigación de eventos no deseados y mantener la mejora
continua dentro de la gestión operacional y financiera del área mencionada.
75
Referencias
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Córdoba (2018). “Gestión Financiera”. 2ª edición. Bogotá. Colombia. Ecoe Ediciones.
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Internacionales de Contabilidad
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76
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ESA%20%C3%81NGEL%20AGUILAR.pdf/750
77
Apéndices
78
Apéndice 1. Aspectos tributarios relacionados a la deducibilidad de las cuentas incobrables
Criterios para la determinación de cuentas incobrables. Adaptado de la “Ley de
Régimen Tributario Interno,” por el Servicios de Rentas Internas, 2017, Ecuador.
De acuerdo al artículo 10, numeral 11 de la Ley de Régimen Tributario Interno (2017),
señaló:
Las provisiones para créditos incobrables originados en operaciones del giro ordinario
del negocio, efectuadas en cada ejercicio impositivo a razón del 1% anual sobre los
créditos comerciales concedidos en dicho ejercicio y que se encuentren pendientes de
recaudación al cierre del mismo, sin que la provisión acumulada pueda exceder del
10% de la cartera total.
Las provisiones voluntarias, así como las realizadas en acatamiento a leyes orgánicas,
especiales o disposiciones de los órganos de control no serán deducibles para efectos
tributarios en la parte que excedan de los límites antes establecidos.
La eliminación definitiva de los créditos incobrables se realizará con cargo a esta
provisión y a los resultados del ejercicio en la parte no cubierta por la provisión, cuando
se hayan cumplido las condiciones previstas en el Reglamento.
79
Reconocimiento de la eliminación de las cuentas incobrables. Adaptado del “Reglamento para la aplicación de Ley de Régimen Tributario Interno,” por el Servicios de Rentas
Internas, 2017, Ecuador.
Reconocimiento de la no deducibilidad de las cuentas incobrables Adaptado de la “Ley de Régimen Tributario Interno,” por el Servicios de Rentas Internas, 2017, Ecuador.