UNIVERSIDAD REGIONAL AUTÓNOMA DE LOS ANDES
UNIANDES BABAHOYO
FACULTAD DE DIRECCION DE EMPRESAS
CARRERA DE ADMINISTRACIÓN DE EMPRESAS Y NEGOCIOS
TEMA:
DISEÑO DE UNA ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL Y FUNCIONAL PARA
LA COMERCIALIZADORA “MEGA PROPRINEC” EN BABAHOYO
AUTOR:
JORGE ADRIAN SANCHEZ CABRERA
TUTOR:
EC. JESSICA MORA ROMERO
BABAHOYO 2014
CERTIFICACIÓN DEL TUTOR
A los 27 días del mes de Agosto del 2014 y en calidad de tutor del
presente trabajo de investigación, certifico que el proyecto de tesis de
grado, cuyo título es “DISEÑO DE UNA ESTRUCTURA
ORGANIZACIONAL Y FUNCIONAL PARA LA COMERCIALIZADORA
“MEGA PROPRINEC” EN BABAHOYO”, fue elaborada por el sr.
Jorge Adrián Sánchez Cabrera, y cumple con los requisitos
metodológicos y científicos que la Universidad Regional Autónoma de
Andes “UNIANDES” exige, por lo tanto autorizo su presentación para
los trámites pertinentes.
Atentamente,
Ec. Jessica Mora Romero
TUTORA
DECLARACIÓN DE AUTORÍA
Ante las autoridades de la Universidad Regional Autónoma de los
Andes declaro que el contenido de la tesis cuyo título es “DISEÑO DE
UNA ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL Y FUNCIONAL PARA LA
COMERCIALIZADORA “MEGA PROPRINEC” EN BABAHOYO”,
presentado como requisito para la obtención del Título de Ingeniería en
Administración de empresas y negocios, es original, de mi autoría y
total responsabilidad.
Atentamente,
Jorge Adrián Sánchez Cabrera,
C.C. 1207092121
DEDICATORIA
A Dios, verdadera fuente de amor y sabiduría.
A mi padre, porque gracias a él sé que la responsabilidad se la debe vivir
como un compromiso de dedicación y esfuerzo.
A mi madre, que tuvo algo de Dios por la inmensidad de su amor, y mucho
de ángel por ser mi guarda y por sus incansables cuidados. Porque si hay
alguien que está detrás de todo este trabajo, que has sido, eres y serás el
pilar de mi vida.
A mis hermanas, el incondicional abrazo que me motiva y recuerda que
detrás de cada detalle existe el suficiente alivio para empezar nuevas
búsquedas.
A mis familiares, viejos amigos y a quienes recién se sumaron a mi vida
para hacerme compañía con sus sonrisas de ánimo, porque a lo largo de
este trabajo aprendimos que nuestras diferencias se convierten en riqueza
cuando existe respeto y verdadera amistad.
AGRADECIMIENTO
El presente trabajo de tesis me gustaría agradecer a la Universidad
Regional Autónoma de Los Andes por darme la oportunidad de estudiar y
ser un profesional.
A mi tutora de tesis, Eco. Jessica Mora Romero por su esfuerzo y
dedicación, quien con sus conocimientos, experiencia, paciencia y
motivación ha logrado en mí, que pueda terminar mis estudios con éxito.
De igual manera agradecer a mi profesor de Investigación y de Tesis de
Grado, Eco. Luis de Lucas, por su visión crítica de muchos aspectos
cotidianos de la vida, por su rectitud en su profesión como docente, por sus
consejos, que ayudan a formarme como persona e investigador.
Y por último a mis jefes de trabajo, los cuales me han motivado durante mi
formación profesional.
Son muchas las personas que han formado parte de mi vida profesional a
las que me encantaría agradecerles su amistad, consejos, apoyo, ánimo y
compañía en los momentos más difíciles de mi vida. Algunas están aquí
conmigo y otras en mis recuerdos y en mi corazón, sin importar en donde
estén quiero darles las gracias por formar parte de mí, por todo lo que me
han brindado y por todas sus bendiciones.
Para ellos: Muchas gracias y que Dios los bendiga.
RESUMEN EJECUTIVO
La estructura organizacional es necesaria en cualquier tipo de negocio, desde
los más pequeños hasta las grandes empresas, es por esta razón el presente
trabajo enfoca la base funcional de una organización para mejorar los procesos
administrativos.
La presente investigación contiene tres capítulos en los que se estudiaron los
temas fundamentales para el desarrollo de la propuesta.
El capítulo I explica sobre el marco teórico conceptual, antecedentes
relacionados con el proceso administrativo, organigramas, estructura
organizacional y departamentalización. Estudio que ayudó a determinar la
estructura organizacional y funcional del comercial Mega proprinec.
En el capítulo II se delinea el marco metodológico de la investigación, las
técnicas e instrumentos para comprobar la hipótesis y el diseño de la
propuesta.
El capítulo III valida el desarrollo de la propuesta, a través de expertos, quienes
estudian y analizan la investigación, comprobando si cumplen con los
parámetros científicos de una investigación de tesis de grado. Y por último las
conclusiones y recomendaciones vertidas de la investigación, que servirán de
insumos para la toma de decisiones encaminadas a conseguir el mejoramiento
de los procesos
EXECUTIVE SUMMARY
The organizational structure is necessary in any kind of business, from the
small ones to large ones, which is the reason why the present work focuses on
the functional basis of an organization to improve administrative processes.
This research contains three chapters in which the key issues for the
development of the proposal are studied.
Chapter I explains about the conceptual framework, background related to the
administrative process, flowcharts, organizational structure and
departmentalization. This study contributed to determine the organizational and
functional structure of commercial Mega proprinec.
Chapter II presents the methodological framework of the research, the
techniques and instruments to test the hypothesis and the proposal design.
Chapter III validates the proposal development through experts who study and
analyze the research, checking if they meet the scientific standards of a
research thesis. Finally the conclusions and recommendations expressed in the
research, which will serve as inputs for making decisions leading to improved
processes
7
TABLA DE CONTENIDO
CERTIFICACIÓN DEL TUTOR ......................................................................... 1
DECLARACIÓN DE AUTORÍA ......................................................................... 2
DEDICATORIA ................................................................................................. 3
AGRADECIMIENTO ......................................................................................... 4
RESUMEN EJECUTIVO ................................................................................... 5
EXECUTIVE SUMMARY................................................................................... 6
INTRODUCCIÓN ............................................................................................ 11
JUSTIFICACION .......................................................................................... 13
METODOLOGIA .......................................................................................... 14
CAPITULO I: MARCO TEÒRICO .................................................................... 16
1.1. PROCESOS ADMINISTRATIVOs ...................................................... 16
CLASIFICACION DE LOS PROCESOS ADMINISTRATIVOS ..................... 16
PRINCIPIOS ADMINISTRATIVOS ........................................................... 21
PLANEACIÓN ESTRATÉGICA .................................................................... 22
DEFINICIONES DE PLANEACION ESTRATEGICA: ............................... 23
ELEMENTOS DE LA PLANEACIÓN ESTRATÉGICA ............................. 23
VENTAJAS Y DESVENTAJAS DE LA PLANEACIÓN ESTRATÉGICA .... 24
ANÁLISIS FODA .......................................................................................... 24
DEFINICIÓN DE VISION Y MISION ............................................................ 26
1.2. LA ORGANIZACIÓN. ......................................................................... 26
IMPORTANCIA......................................................................................... 27
PRINCIPIOS DE LA ORGANIZACIÓN ........................................................ 27
TIPOS DE ORGANIZACIÓN ........................................................................ 28
ORGANIZACIÓN FORMAL ...................................................................... 28
8
ORGANIZACIÓN FUNCIONAL ................................................................ 29
ORGANIZACIÓN INFORMAL ................................................................... 30
ORGANIGRAMAS ....................................................................................... 30
CLASES DE ORGANIGRAMAS ............................................................... 31
INTEGRACIÓN O TRABAJO EN EQUIPO .................................................. 32
PRINCIPIOS DE LA INTEGRACION ........................................................... 33
1.3. ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL ..................................................... 34
DEPARTAMENTALIZACIÓN ....................................................................... 36
TIPOS DE DEPARTAMENTALIZACIÓN .................................................. 37
SELECCIÓN DE ALTERNATIVAS DE LA DEPARTAMENTALIZACION ..... 44
CAPITULO II: MARCO METODOLOGICO Y PLANTEAMIENTO DE LA
PROPUESTA .................................................................................................. 45
2.1. CARACTERIZACION DE LA COMERCIALIZADORA MEGA PROPRINEC
........................................................................................................................ 45
2.2 DETERMINACION DE LOS INDICADORES QUE MIDEN LA
ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL Y LAS VARIABLES QUE INFLUYEN EN
EL CONTROL DE FUNCIONES LA COMERCIALIZADORA MEGA
PROPRINEC DE LA CIUDAD DE BABAHOYO ........................................... 47
TIPO DE INVESTIGACIÓN. ..................................................................... 47
TÉCNICAS PARA LA RECOLECCIÓN DE INFORMACIÓN .................... 48
2.3 PROPUESTA DE LA ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL Y
FUNCIONAL PARA LA COMERCIALIZADORA MEGA PROPRINEC DE LA
CIUDAD DE BABAHOYO. ........................................................................ 48
OBJETIVOS DE LA PROPUESTA ........................................................... 49
DESCRIPCIÓN DE LA PROPUESTA ....................................................... 49
FILOSOFÍA DE LA COMERCIALIZADORA MEGA PROPRINEC ............ 49
ANALISIS FODA .......................................................................................... 52
LA ORGANIZACIÓN................................................................................. 53
ORGANIGRAMA PROPUESTO PARA MEGA PROPRINEC ...................... 53
9
LA DIRECCIÓN ........................................................................................ 58
EJECUCIÓN DE LA PLANEACIÓN ESTRATÉGICA. ............................... 58
CONFORMACIÓN DEL EQUIPO DE TRABAJO ...................................... 59
FUNCIONES DEL EQUIPO DE TRABAJO ............................................... 59
CAPACITACIÓN EN MEGA PROPRINEC ............................................... 60
ALTERNATIVAS PARA LA CAPACITACIÓN ........................................... 61
CONCLUSIONES PARCIALES DEL CAPITULO ......................................... 61
CAPITULO III. VALIDACIÓN DE LA PROPUESTA ......................................... 62
3.1. PROCEDEMIENTO PARA LA VALIDACION DE LA PROPUESTA ......... 62
3.3. CONCLUSIONES PARCIALES DEL CAPITULO .................................. 66
CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES................................................... 67
CONCLUSIONES ........................................................................................ 67
RECOMENDACIONES ................................................................................ 68
BIBLIOGRAFIA ............................................................................................... 70
LINKOGRAFIA ............................................................................................. 72
ANEXOS ......................................................................................................... 73
PRESENTACIÓN, ANÁLISE INTERPRETACIÓN DE DATOS ........................ 73
ENTREVISTA ........................................................................................... 78
CURRICULUM VITAE ..................................................................................... 82
10
LISTAS DE FIGURAS
Figura 1 Funciones administrativas. .............................................................. 22
Figura 2 Organización lineal ........................................................................... 29
Figura 3 Organización funcional ...................................................................... 29
Figura 4 Departamentalización ...................................................................... 37
Figura 5 Departamentalización por funciones ................................................. 38
Figura 6 Departamentalización por productos ................................................. 39
Figura 7 Departamentalización por área geográfica ........................................ 40
Figura 8 Departamentalización por clientes .................................................... 41
Figura 9 Departamentalización por procesos .................................................. 42
Figura 10 Departamentalización por proyectos ............................................... 43
11
INTRODUCCIÓN
Con una población de más de 15 millones de habitantes, Ecuador registro
ventas por 3718.8 millones durante el 2012 cifra que equivale a un crecimiento
del 15% con relación del 2011 según datos publicados en el estudio de retail
alimenticios por la ilacad world retail. La facturación del canal moderno es de
apenas el 30% y está encabezada por 4 grandes cadenas de supermercados
como corporación favorita, corporación el Rosado y Tía las cuales suman 396
puntos de ventas a nivel nacional.
La ciudad de Babahoyo capital fluminense de la provincia de Los Ríos es
considerada una zona productiva y de un potencial comercial bastante grande
ya que cuenta con más de 150.000 habitantes dándonos así un mercado
amplio y competitivo, refiriéndonos de manera más específica podemos citar
las comercializadoras, distribuidoras y demás negocios.
“Mega Proprinec” es una empresa que se dedica a la comercialización de
artículos de primera necesidad, artículos para el hogar, confitería y productos
de bazar; se encuentra posicionado dentro de los más grandes almacenes de
la ciudad de Babahoyo, después de marcas reconocidas como son: Mi
Comisariato, Akí y el Tía.
Fundada el 6 de noviembre del 2011 como un negocio familiar que ha ido
desarrollándose a través de los años. Su formación se inició desde una tienda
de abastos, con capital familiar, trabajan en la actualidad treinta y dos
empleados, existe una gran afluencia de clientes, acogiendo a un porcentaje
significativo de habitantes de la ciudad.
El problema de mayor incidencia es que su estructura administrativa no se
encuentra definida, su organización se basa en conocimientos empíricos, a
pesar de su gran crecimiento, quienes están al frente desconocen de las leyes
y reglamentos que hay que cumplir para su funcionamiento, se cumple los
12
requisitos básicos por obligación, como son Registro Único de Contribuyentes,
Patente Municipal, Bomberos entre los otros.
Debido a la falta de una estructura organizacional adecuada que permita llevar
un buen control en sus funciones en la parte administrativas y contables,
añadiendo a esto la falta de capacitación de los directivos y de los empleados,
no se ha llevado un control adecuado de todos los ingresos y gastos, siendo
esta un ente obligado a llevar contabilidad. Dando como consecuencia la falta
de una organización, de procedimientos de funciones y de un registro correcto
de actividades diarias en donde se determine responsabilidades, lineamientos y
por consiguiente tener la capacidad de tomar decisiones que vayan
encaminadas al adelanto y sostenimiento del negocio.
El problema de investigación, se plantea: ¿Cómo influye la aplicación de una
estructura organizacional y funcional en la comercializadora “Mega Proprinec”
de la ciudad de Babahoyo?
El objeto de estudio son los procesos administrativos y el campo de acción el
diseño de la estructura organizacional y funcional, siendo su línea de
investigación, Modelo de análisis y desarrollo del capital intelectual.
Por lo tanto el objetivo general, es diseñar una estructura organizacional y
funcional para la comercializadora “Mega Proprinec” de la ciudad de Babahoyo,
cuyos objetivos específicos son los siguientes:
Fundamentar teóricamente los conceptos necesarios en lo que respecta
a estructura organizacional y control de funciones.
Determinar la situación actual de la comercializadora “Mega Proprinec”
mediante una metodología de investigación adecuada que permita
establecer un organigrama y determinar funciones específicas.
Diseñar la estructura organizacional para la comercializadora “Mega
Proprinec”. para el mejoramiento de las falencias administrativas.
Validar el diseño organizacional a través de expertos.
13
JUSTIFICACION
La actividad empresarial en la ciudad de Babahoyo se ha fortalecido y esto se
reflejada en el gran número de negocios y locales comerciales existentes en el
lugar, convirtiendo a Babahoyo en centro de comercio.
“Mega Proprinec” está enfocado en satisfacer las necesidades de un sector de
la ciudad que no se encuentra apropiadamente atendido y si se considera el
número de habitantes, éste se convierte en un mercado muy atractivo para este
tipo de negocio, que ofrezca variedad de productos, calidad, infraestructura
adecuada, limpieza, buena atención, seguridad, promociones y precios
competitivos.
La realización de una estructura organizacional y funcional en “Mega
Proprinec” ayuda a preparar a la empresa las responsabilidades y las funciones
de los empleados. El objetivo primordial de esta estructura es describir con
claridad todos los niveles organizacionales para así distribuir las
responsabilidades en cada uno de los cargos de la empresa. De esta manera,
ayuda a evitar funciones y responsabilidades compartidas que no solo excede
en pérdidas de tiempo sino también en la solución de responsabilidades entre
los funcionarios de la empresa, o peor aún de una misma sección.
La hipótesis elaborada; con la implementación adecuada del diseño de una
estructura organizacional y funcional de la comercializadora “Mega Proprinec”
de la ciudad de Babahoyo se logrará llevar un mejor control de su funciones y
de esta manera lograr ser una organización más competitiva y prospera.
Por lo tanto que sus variables serian: variable independiente, estructura
organizacional y variable dependiente, mejor control de sus funciones en la
comercializadora “Mega Proprinec” de la ciudad de Babahoyo.
14
METODOLOGIA
La metodología a emplear se describe:
La estructura de la tesis, se plantea:
Capítulo I. Marco Teórico
1.1 Procesos Administrativos
1.2 Organización
1.3 Estructura organizacional
1.4 Departamentalización
MÉTODOS Utilización Instrumentos
Inductivo –
Deductivo
Analítico – Sintético
Histórico - Lógico
Descriptivo -
Sistémico
Inductivo - Deductivo que nos
permitirán lograr los objetivos
propuestos y ayudarán a verificar
las variables planteadas.
Analítico - Sintético, porque este
método hace posible la
comprensión de todo hecho,
fenómeno, idea, caso, etc.
Histórico - Lógico, porque
analizaremos científicamente los
hechos, ideas del pasado
comparándolo con hechos
actuales.
Descriptivo - Sistémico, porque es
una observación actual de los
fenómenos y casos, procurando la
interpretación racional.
Encuestas
Tormenta de ideas
Cuestionarios
Entrevistas personales
Análisis cuantitativo
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Capítulo II. Marco Metodológico Y Planteamiento De La Propuesta.
2.1 Caracterización de la comercializadora “Mega Proprinec”
2.2 Determinación de los indicadores que miden la estructura
organizacional y las variables que influyen en el control de funciones
de la comercializadora “Mega Proprinec” de la ciudad de Babahoyo.
2.3 Propuesta del diseño organizacional y funcional para llevar un
buen control de sus funciones de la comercializadora Mega Proprinec
de la ciudad de Babahoyo.
Capítulo III. Validación y evaluación de resultados de su aplicación
El aporte teórico, señala que diseño de la estructura organizacional, ayudará a
obtener el control necesario para todo lo referente al desempeño de cada una
de las funciones del equipo humano, administrando procedimientos que
permitan mejorar significativamente el control de sus actividades. También se
hará un análisis de los resultados obtenidos después de su ejecución para
que la estructura organizacional que se ha diseñado esté generando solución
a los problemas encontrados.
Esta estructura organizacional se diseñará únicamente para uso y aplicación de
la comercializadora “Mega Proprinec”, en base a los problemas detectados en
el mismo, con la finalidad de corregir estas falencias obteniendo una estructura
organizacional sólida que le permita evolucionar con el trascurso del tiempo.
16
CAPITULO I: MARCO TEÒRICO
1.1. PROCESOS ADMINISTRATIVOS
Según K. Velázquez, 2011 Se refiere a planear y organizar la estructura de órganos
y cargos que componen la empresa, dirigir y controlar sus actividades. Se ha
comprobado que la eficiencia de la empresa es mucho mayor que la suma de las
eficiencias de los trabajadores, y que ella debe alcanzarse mediante la racionalidad,
es decir la adecuación de los medios (órganos y cargos) a los fines que se desean
alcanzar, muchos autores consideran que el administrador debe tener una función
individual de coordinar.
El proceso administrativo es un conjunto de fases o etapas sucesivas a través de las
cuales se efectúa la administración que se interrelacionan y forman un proceso
integral.
Proceso Administrativo se puede representar de la siguiente manera
Fuente: Introducción a la Teoría General de la Administración. Autor: I. Chiavenato.
CLASIFICACION DE LOS PROCESOS ADMINISTRATIVOS
PLANIFICACIÓN: Determina los objetivos en los cursos de acción que van a
seguirse. Para un gerente y para un grupo de empleados es importante decidir o
estar identificado con los objetivos que se van a alcanzar. El siguiente paso es
alcanzarlos. Esto origina las preguntas de que trabajo necesita hacerse? ¿Cuándo y
17
cómo se hará? Cuáles serán los necesarios componentes del trabajo, las
contribuciones y como lograrlos. En esencia, se formula un plan o un patrón
integrado, predeterminando las futuras actividades, esto requiere la facultad de
preveer, visualizar el propósito establecido.
Actividades a ejecutar:
Aclarar, amplificar y determinar los objetivos.
Pronosticar.
Establecer las condiciones y suposiciones bajo las cuales se hará el trabajo.
Seleccionar y declarar las tareas para lograr los objetivos.
Establecer un plan general de logros enfatizando la creatividad para encontrar
medios nuevos y mejores de desempeñar el trabajo.
Establecer políticas, procedimientos y métodos de desempeño.
Anticipar los posibles problemas futuros.
Modificar los planes a la luz de los resultados del control.
ORGANIZACIÓN: Para distribuir el trabajo entre los miembros del grupo, establecer
y reconocer las relaciones necesarias. Después de que la dirección y formato de las
acciones futuras ya hayan sido determinadas, el paso siguiente para cumplir con el
trabajo, será distribuir o señalar las necesarias actividades de trabajo entre los
miembros del grupo e indicar la participación de cada miembro del grupo. Esta
distribución del trabajo esta guiado por la consideración de cosas tales como la
naturaleza de las actividades componentes, las personas del grupo y las
instalaciones físicas disponibles.
Estas actividades componentes están agrupadas y asignadas de manera que un
mínimo de gastos o un máximo de satisfacción de los empleados se logre o que se
alcance algún objetivo similar, si el grupo es deficiente ya sea en él numero o en la
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calidad de los miembros administrativos se procuraran tales miembros. Cada uno de
los miembros asignados a una actividad componente se enfrenta a su propia relación
con el grupo y la del grupo con otros grupos de la empresa.
Actividades a ejecutar:
Subdividir el trabajo en unidades operativas (departamentos)
Agrupar las obligaciones operativas en puestos (puestos región X departamento.)
Reunir los puestos operativos en unidades manejables y relacionadas.
Aclarar los requisitos del puesto.
Seleccionar y colocar a los individuos en el puesto adecuado.
Utilizar y acordar la autoridad adecuada para cada miembro de la administración.
Proporcionar facilidades personales y otros recursos.
Ajustar la organización a la luz de los resultados del control.
EJECUCIÓN: Por los miembros del grupo para que lleven a cabo las tareas
prescritas con voluntad y entusiasmo. Para llevar a cabo físicamente las actividades
que resulten de los pasos de planeación y organización, es necesario que el gerente
tome medidas que inicien y continúen las acciones requeridas para que los miembros
del grupo ejecuten la tarea. Entre las medidas comunes utilizadas por el gerente para
poner el grupo en acción está dirigir, desarrollar, instruir y ayudar a los miembros a
mejorarse al igual que su trabajo, mediante su propia creatividad y la compensación,
a esto se le llama ejecución.
Actividades a ejecutar:
Poner en práctica la filosofía de participación por todos los afectados por la decisión.
Conducir y retar a otros para que hagan su mejor esfuerzo.
Motivar a los miembros.
19
Comunicar con efectividad.
Desarrollar a los miembros para que realicen todo su potencial.
Recompensar con reconocimiento y buena paga por un trabajo bien hecho.
Satisfacer las necesidades de los empleados a través de esfuerzos en el trabajo.
Revisar los esfuerzos de la ejecución a la luz de los resultados del control.
CONTROL: Para que se conformen con los planes los gerentes siempre han
encontrado conveniente comprobar o vigilar lo que sé está haciendo para asegurar
que el trabajo de otros está progresando en forma satisfactoria hacia el objetivo
predeterminado. Establecer un buen plan, distribuir las actividades componentes
requeridas y la ejecución exitosa de cada miembro no asegura que la empresa será
un éxito. Pueden presentarse discrepancias, malas interpretaciones y obstáculos
inesperados y habrán de ser comunicados con rapidez al gerente para que se
emprenda una acción correctiva.
Actividades a ejecutar
Comparar los resultados con los planes generales.
Evaluar los resultados contra los estándares de desempeño.
Idear los medios efectivos para medir las operaciones.
Comunicar cuales son los medios de medición.
Transferir datos detallados de manera que muestren las comparaciones y las
variaciones.
Sugerir las acciones correctivas cuando sean necesarias.
Informar a los miembros responsables de las interpretaciones.
Ajustar el control a la luz de los resultados del control.
20
Es importante destacar que los cuatro aspectos tienen una secuencia, sin embargo
pueden tener interacción que genera una retroalimentación entre ellos que permiten
tomar acciones sobre posibles desviaciones del plan.
Fuente: Introducción a la Teoría General de la Administración. Autor: I. Chiavenato.
Etapas:
La Etapa mecánica, es la parte teórica de la administración, en la que se establece lo
que debe de hacerse, es decir, se dirige siempre hacia el futuro y contempla la
planeación y organización.
La etapa dinámica, se refiere a cómo manejar de hecho y contempla las fases de
dirección y control.
21
PRINCIPIOS ADMINISTRATIVOS
Los principios de la administración son verdades fundamentales de aplicación
general que sirven como guías de conducta a observarse en la acción administrativa.
Factibilidad: Lo que se planea ha de ser realizable.
Objetividad y cuantificación: establece la necesidad de utilizar datos objetivos tales
como estadística, estudios de mercado, cálculo probabilístico, modelos matemáticos
y datos numéricos, al elaborar planes para reducir al mínimo los riesgos.
Flexibilidad: Es conveniente establecer márgenes de holgura que permitan afrontar
situaciones imprevistas.
Unidad: Todos los planes específicos de la empresa deben integrarse a un plan
general y dirigirse al logro de los propósitos y objetivos generales.
Intercambio de estrategias: cuando un plan se extiende en relación al tiempo (largo
plazo), será necesario rehacerlo completamente.
FUNCIONES ADMINISTRATIVAS
Las funciones Administrativas en un enfoque sistémico conforman el proceso
administrativo, cuando se consideran aisladamente los elementos Planificación,
Organización, Dirección y Control, son solo funciones administrativas, cuando se
consideran estos cuatro elementos (Planificar, Organizar, Dirigir y Controlar) en un
enfoque global de interacción para alcanzar objetivos, forman el Proceso
Administrativo.
22
Figura 1 Funciones administrativas.
Fuente: I. Chiavenato. (1997). Introducción a la Teoría General de la Administración.
Según el libro Administración una perspectiva global de los autores Harold Koontz y
Heinz Weihrick, las funciones del administrador son: Planificación, Organización,
Dirección y Control que conforman el Proceso Administrativo cuando se las
considera desde el punto de vista sistémico.
(Fayol, 1984) Señala que estos elementos se aplican en negocios, organizaciones
políticas, religiosas, filantrópicas y militares.
PLANEACIÓN ESTRATÉGICA
Actualmente la planeación estratégica es importante, debido a que los negocios
cada día enfrentan una alta competencia con retos difíciles a la hora de
comercializar sus productos. Esa es la razón por la que las empresas, deben
preveer su futuro y tomar acciones para alcanzar las proyecciones planteadas
(Goodstein, Leonard D. “Planeación Estratégica Aplicada” Pág. 5).
23
DEFINICIONES DE PLANEACION ESTRATEGICA:
Es el proceso por el cual los miembros guías de una organización prevén su futuro
y desarrollan los procedimientos y operaciones necesarias para su desarrollo.
(Goodstein, Leonard D. “Planeación Estratégica Aplicada”. Pág. 5).
Las empresas tienen que realizar planes, plantear estrategias para contrarrestar los
problemas que se avecinen a futuro, deben orientarse hacia productos y servicios
nuevos, tomando en cuenta el análisis de la ventaja competitiva o entorno
empresarial.
ELEMENTOS DE LA PLANEACIÓN ESTRATÉGICA
La función administrativa de una empresa requiere dos elementos básicos:
a. Un plan estratégico bien definido que sea flexible para poder revisarse,
redefinirse y formularse periódicamente o cuanto las circunstancias así lo
exigen.
b. Implementación del plan estratégico combinado con una gerencia
estratégica, es decir, que asuma un rol de alta gerencia competitiva y
verifique en forma continua los hechos internos de la empresa. (Goodstein,
Leonard D. “Planeación Estratégica Aplicada”)
24
VENTAJAS Y DESVENTAJAS DE LA PLANEACIÓN ESTRATÉGICA
Las ventajas permiten ver la importancia de implementar la planeación estratégica
en las empresas a la vez que proporcionan una idea clara de los pros y los contras.
VENTAJAS
Redefine el rumbo institucional.
Propicia una transformación en la cultura organizacional.
Genera sinergia y compromiso grupal.
Mide y evalúa el desempeño institucional.
Permite una distribución adecuada de los recursos.
DESVENTAJAS
Se planea bajo incertidumbre la empresa pequeña que no tiene un
departamento dedicado a la planeación no puede seguir el proceso sistémico
de planeación estratégica, no obstante, se favorece siguiendo unos marcos
básicos.
Si el plan tiene un plazo demasiado largo, los objetivos pueden volverse
inoperantes.
ANÁLISIS FODA
Es una técnica que se utiliza para conocer la situación presente en una empresa.
Es una estructura conceptual que identifica las amenazas y oportunidades que
surgen del ambiente así como las fortalezas y debilidades internas de las
organizaciones.
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FORTALEZAS:
Son las capacidades especiales que posee la empresa, por lo que cuenta con una
posición privilegiada frente a la competencia, recursos que se controlan,
capacidades y habilidades que se poseen, actividades que se desarrollan
positivamente.
OPORTUNIDADES:
Son aquellos factores que resultan positivos, favorables, explotables, que se
deben descubrir en el entorno en el que actúa la empresa y que permiten obtener
ventaja competitiva.
DEBILIDADES:
Son aquellos factores que provocan una posición desfavorable frente a la
competencia. Recursos de los que se carecen, habilidades que no se poseen,
actividades que no se desarrollan positivamente.
AMENAZAS:
Son aquellas situaciones que provienen del entorno y que pueden llegar a atentar
incluso con la permanencia de la organización. (Goodstein, Leonard D.
“Planeación Estratégica Aplicada”. Pág. 22).
26
DEFINICIÓN DE VISION Y MISION
La visión, misión y valores, son los que le permiten a la empresa formarse un
panorama a seguir en su trayectoria. Le ayudan a proyectarse a futuro, a definir su
identidad y espíritu de servicio, a orientar hacia quien o quienes irán dirigidos sus
esfuerzos y sirve de base para crear las estrategias de forma alcanzable.
MISION: Es la razón de ser de la empresa, el motivo por el cual existe. Así mismo es
la determinación de las funciones básicas que la empresa va a desempeñar en un
entorno determinado para conseguir tal misión.
VISIÓN: Establece lo que quiere ser en el futuro la organización, que posición en
la sociedad desea ocupar, la visión marca el sentido idealizado de cómo quiere ser
valorada, considerada y percibida en el futuro, la visión es una imagen mental o una
intención estratégica creada por la gerencia acerca de un futuro posible y deseado.
1.2. LA ORGANIZACIÓN.
Según Hernández, R. Sergio. (2012). Define a la organización como el proceso de
diseñar estructuras formales del trabajo en una empresa, por medio de la generación
de una jerarquía de autoridad y una departamentalización por funciones, que
establezca responsabilidades por área de trabajo.
La organización es el segundo aspecto importante que debe tomarse en cuenta ya
que esta es la que nos indica las actividades y responsabilidades asignadas a cada
persona de la empresa para lograr de ésta manera todas las metas propuestas y las
cosas funcionen en conjunto para lograr el éxito.
27
IMPORTANCIA
Según Suarez, Carmen (2009) La importancia de la organización es ser el elemento
final del aspecto, teórico, recoge complementa y lleva hasta sus últimos detalles todo
lo que la planeación ha señalado respecto a cómo de ser una empresa. Tan grande
es la importancia de la organización que en algunas ocasiones ha hecho perder de
vista que no es sino una parte de la administración, tiene también importancia por
construir el punto de enlace entre los aspectos teóricos y los aspectos prácticos.
La importancia que tiene la organización dentro del proceso administrativo es de gran
ayuda, porque mediante esta etapa la empresa puede definir funciones y
responsabilidades a todos los miembros de la entidad
PRINCIPIOS DE LA ORGANIZACIÓN
Según Hernández, R. Sergio. (2012).
Principio de división del trabajo.- La división del trabajo busca la
especialización y el perfeccionamiento del hombre en un puesto, para producir
más y mejor.
Principio de autoridad y responsabilidad.- la autoridad, en la organización y en
las estructuras, implica aspectos formales o legales, técnicos y morales.
Principio de primacía de la autoridad.- los asesores de una empresa son los
que aconsejan y recomiendan.
Principio de delegación.- la autoridad se delega y la responsabilidad se
comparte, lo cual significa que el jefe debe permitir que sus dirigidos hagan las
cosas y tomen decisiones libremente.
Principio de la unidad de mando.- en este se refiere que cada miembro de la
organización debe ser responsable solo frente a una autoridad.
28
Principio de jerarquía.- toda organización humana requiere de una jerarquía, o
de lo que es un sistema de niveles de mando.
Principio de tramo de control.- este se refiere al número de unidades,
departamentos o personas que pueden ser supervisadas por una persona.
Principio de equidad.- el administrador cuando organiza una empresa, es
equilibrar las cargas de trabajo a todos por igual.
Organizar una empresa es saber coordinar todas las actividades o trabajos que se
realizan en la misma para alcanzar los objetivos propuestos en la empresa.
TIPOS DE ORGANIZACIÓN
ORGANIZACIÓN FORMAL
Según Suarez Carmen (2004) Define a la organización formal como “la estructura
intencional de roles o funciones en una empresa formalmente organizada”. Dentro de
esta organización formal existen tres clases:
ORGANIZACIÓN LINEAL.
Es aquella en que la autoridad y responsabilidad correctivas, se transmiten por una
sola línea o grupo.
29
FIGURA 2 ORGANIZACIÓN LINEAL
Fuente: Suarez Carmen (2004)
ORGANIZACIÓN FUNCIONAL
La organización funcional consiste en agrupar las actividades de acuerdo a las
funciones primarias de la organización, una función agrupa todos los trabajos, de una
misma clase y están relacionadas entre sí.
FIGURA 3 ORGANIZACIÓN FUNCIONAL
Fuente: Suarez Carmen (2004)
PRESIDENTE
SUPERVISORES
GERENTES
JEFES
PRESIDENTE
DIRECTOR. A DIRECTOR. B DIRECTOR. C
30
Organización Línea Staff.- Es aquella que combina las relaciones lineales de
autoridad directa con las de consulta y asesoramiento con los departamentos o staff.
Los departamentos en línea se ocupan de las decisiones, y los de staff realizan
apoyo y asesoramiento.
La organización formal como se puede observar están inmersos todos tipos de
organización para llevar una adecuada jerarquía que demuestre lo que cada quién
tiene bajo de su responsabilidad.
ORGANIZACIÓN INFORMAL
Según Hernández, R Sergio (2012) define a la organización informal como “Es el
conjunto de contactos e interrelaciones personales y de las agrupaciones de
personas que proporcionan satisfacción sicológica no consideradas por la
organización formal,” La organización informal es la que tiene relación con los
diferentes organigramas que debe establecer cada empresa para una mejor
segregación de funciones.
ORGANIGRAMAS
Según Reyes, Agustín (2010). Define que el organigrama es una representación
gráfica de la estructura de una empresa, con sus servicios órganos y puestos de
trabajo y sus distintas relaciones de autoridad y responsabilidad.
El organigrama es la representación gráfica de la estructura de una empresa u
organización. Representa las estructuras departamentales y, en algunos casos, las
personas que las dirigen, el organigrama es un modelo abstracto y sistemático, que
permite obtener una idea uniforme acerca de la estructura formal de una
organización.
31
El organigrama muestra:
Un elemento (figuras)
La estructura de la organización
Los aspectos más importantes de la organización
Las funciones
Las relaciones entre las unidades estructurales
Los puestos de mayor y los de menor importancia
Las comunicaciones y sus vías
Las vías de supervisión
Los niveles y los estratos jerárquicos
Los niveles de autoridad y su relatividad dentro de la organización
Las unidades de categoría especial.
CLASES DE ORGANIGRAMAS
Según la forma como muestran la estructura son:
ANALÍTICOS: Son los organigramas específicos, los cuales suministran una
información detallada; incluso se complementan con informaciones anexas y por
escrito, símbolos convencionales de referencia con datos circunstanciados. Se
destinan al uso de los directores, expertos y personal del estado mayor.
GENERALES: Este tipo de organigrama facilita una visión muy breve de la
organización: se limita a las unidades de mayor importancia.
SUPLEMENTARIOS: Estos organigrama se utilizan para mostrar une unidad de la
estructura en forma analítica o más detallada, son complemento de los analíticos.
32
Según la forma y disposición geométrica de los Organigramas son:
a) VERTICALES: Este Organigrama representa con toda fidelidad una pirámide
jerárquica, ya que las unidades se desplazan según su Jerarquía de arriba abajo en
una gradación jerárquica descendente.
b) HORIZONTALES: Representan a la estructura sin mayores alteraciones, pero con
una disposición, de izquierda a derecha y no de arriba hacia abajo.
c) ESCALARES: Este tipo de organigramas no utiliza lo recuadros para los nombres
de las unidades de la estructura sino que maneja líneas encima de las cuales se
colocan los nombres.
d) CIRCULARES O CONCÉNTRICOS: En este tipo los niveles jerárquicos se
muestran mediante círculos concéntricos en una disposición de dentro afuera y en
orden de importancia.
INTEGRACIÓN O TRABAJO EN EQUIPO
Según Suarez, C (2009), en su texto Elementos de administración, establece que
implica llevar los puestos de la estructura organizacional y mantenerlos ocupados.
Esto se realiza al identificar los requerimientos de fuerza laboral el inventario de las
personas disponibles al seleccionar el personal encargado y preparado para las
áreas de trabajo.
En el área de empaque y luego a perchas llega el producto y de esta manera el
producto llega a las manos del cliente. Esto facilita la ejecución de las tareas con
rapidez y eficiencia. Porque cada área tiene sus respectivos encargados.
Además del proceso de integración, es fundamental manifestar que cuanto más clara
sea la definición de los papeles organizacionales y de sus requerimientos humanos,
cuanto mejor sean las técnicas empleadas para la evaluación y control del proceso
mayor será la calidad tanto operativa como administrativa
33
IMPORTANCIA
Según Reyes, Agustín (2010). Se refiere a la importancia como el punto de partida
de lo estático y lo dinámico; lo teórico y lo práctico. Aunque se da en mayor amplitud
al iniciarse la operación de un organismo social (conseguir personal, maquinaria,
dinero) es una función permanente, porque en forma constante hay que estar
integrando el organismo, tanto para proveer a su crecimiento normal, ampliaciones
como para sustituir a los hombres que han salido por muerte, renuncia etc. a las
máquinas que han deteriorado, los sistemas que resultan obsoletos.
Es de mucha importancia mantener este elementos dentro de la organización porque
sería la clave del éxito y esto ayudaría a que la empresa incremente su efectividad
en las operaciones y por ende brinde un mejor servicio a través de la producción de
productos de excelente calidad.
PRINCIPIOS DE LA INTEGRACION
Según Koontz, H. y Weihrich H. (2013).
Principio del objetivo de la integración de personal: Es asegurar que las funciones
organizacionales queden a cargo de elementos calificados que estén capacitados
para ocupar esos puestos.
Principio de la integración de personal: Cuanto más clara sea la definición de las
funciones organizacionales y de sus requerimientos humanos, y mejores sean las
técnicas de apreciación administrativa y de capacitación, más alta será la calidad de
la administración.
Principio de la Definición del Puesto: Cuanto mayor sea la precisión con que se
identifiquen los resultados esperados de los administradores, mayor será el número
de dimensiones de sus puestos que puedan definirse.
34
Estos principios deben de ser aplicados en la organización ya que ayudarán a que el
personal que trabaja en la empresa sea más competitivo y los empleados sean más
eficientes y se apliquen mejores técnicas para el desarrollo de las actividades.
1.3. ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL
Stephen Robbins (2004) dice que una estructura organizacional define cómo se
dividen, agrupan y coordinan formalmente las tareas en el trabajo. Existen seis
elementos básicos que se debe considerar al momento de diseñar la estructura de su
organización:
• Experiencia Laboral
• Departamentalización
• Cadena de mandos
• Tramo de control
• Centralización y descentralización
• Formalización
Experiencia Laboral: Es el grado en que las tareas de la organización están divididas
en puestos de trabajo. Es conocido también como división del trabajo, éste se divide
en varios pasos y cada uno lo completa una persona por su cuenta, los individuos se
especializan en una parte de una actividad y no en toda.
La experiencia laboral aumenta la eficiencia y la productividad porque estimula la
generación de inventos especiales y de máquina.
35
Departamentalización: Luego de dividir las tareas mediante la especialización, hay
que agruparlas de modo que se puedan coordinar aquellas que sean comunes, la
base para agrupar las tareas se llama departamentalización. Un recurso utilizado
para agrupar las actividades es por medio de las funciones realizadas, éste factor es
para todas las organizaciones puesto que solo cambian las funciones de acuerdo con
los objetivos y las actividades que persigue la organización. La ventaja es la
eficiencia que se logra para reunir especialista.
Cadena de mandos: Es una línea continua de autoridad que se extiende de la parte
superior de la organización hasta el último escalón y aclara quién reporta a quién.
Responde preguntas de los empleados como a quién acudir si se presenta un
problema o ante quién son responsable. Dentro de cadena de mando están inversos
dos conceptos adicionales:
Autoridad: Derecho inherente de una posición gerencial para dar órdenes y esperar
que se acaten.
Unidad de mando: Un subordinado debe tener sólo un superior ante el cual es
responsable directo.
Tramo de control: Determina el número de niveles y administradores que tiene una
organización, es decir, establece un número de subordinados que un gerente puede
dirigir con eficacia.
Centralización y descentralización: Centralización es el grado en que la toma de
decisiones está concentrada en un solo punto de la organización, generalmente hace
referencia a la autoridad formal. Descentralización es el grado de libertad que el
personal tiene de tomar decisiones. En la actualidad las empresas deben ser
descentralizadas puesto que así se emprende más rápidamente las medidas para
resolver problemas, más personas participan en las decisiones y los empleados se
sienten menos enajenados de quienes toman decisiones que repercuten en su vida
laboral
36
Formalización: Es el grado en el que las tareas en la organización están
estandarizadas. La estandarización no sólo suprime la posibilidad de que los
empleados se conduzcan de otra manera, sino que incluso elimina la necesidad de
que consideren alternativas de conducta.
DEPARTAMENTALIZACIÓN
Según Ricardo Enríquez Caro (Administración Moderna 2012). La especialización
horizontal se hace a costa de una cantidad mayor de órganos especializados, en el
mismo nivel jerárquico, cada uno en su tarea. La especialización horizontal también
se denomina proceso funcional y se caracteriza siempre por el crecimiento horizontal
del organigrama. Es más conocida con el nombre de departamentalización, por su
tendencia increíble de crear departamentos.
Cada departamento designa un área, división o segmento distinto de una empresa
sobre la cual un administrador (sea director, gerente, jefe, supervisor, etcétera) tiene
autoridad para el desempeño de actividades específicas. El principio que debe
seguir la departamentalización o agrupación de actividades es el principio de la
homogeneidad
La departamentalización consiste en la coordinación en la combinación y/o
agrupación adecuada de las actividades necesarias para la organización en
departamentos específicos.
37
FIGURA 4 DEPARTAMENTALIZACIÓN
Fuente: R. Caro. (2012). Administración Moderna.
Especialización horizontal con desdoblamiento de órganos del mismo nivel Jerárquico.
TIPOS DE DEPARTAMENTALIZACIÓN
POR FUNCIONES:
También denominada como departamentalización funcional, la cual consiste en
agrupar actividades y tareas en relación a las funciones que se desarrollan en la
empresa.
La división del trabajo departamentaliza a la organización de acuerdo con el criterio
de similitud de funciones, en actividades agrupadas e identificadas por la misma
clasificación funcional, como por ejemplo tenemos: producción, ventas y finanzas. La
departamentalización por funciones es el criterio más utilizado para
organizar actividades empresariales.
38
FIGURA 5 DEPARTAMENTALIZACIÓN POR FUNCIONES
Fuente: R, Caro. (2012). Administración Moderna.
POR PRODUCTOS
La departamentalización por productos, tiene como piedra angular a los productos;
es por ello que es necesario agrupar las actividades de acuerdo con el producto o
servicio que ofrece la empresa. La base de este tipo de departamentalización es que
para suplir un producto o servicio, deberán agruparse áreas (aunque sean
diferentes) en un mismo departamento esta.
En las empresas no industriales se denomina departamentalización por servicios. La
diferencia está en que la agrupación de las actividades se basa en los servicios
prestados en lugar de productos. (Ejemplo: los hospitales).
39
FIGURA 6 DEPARTAMENTALIZACIÓN POR PRODUCTOS
Fuente: R, Caro. (2012). Administración Moderna.
POR ÁREA GEOGRÁFICA
Se denomina departamentalización territorial o registral o por ubicación geográfica.
Requiere diferenciación y agrupación de las actividades de acuerdo con la
ubicación donde el trabajo se desempeñara, o con un área de mercado a ser servida
por la empresa.
40
La departamentalización territorial es bastante común en empresas que operan en
amplias áreas geográficas. En este caso, puede ser importante que las actividades
en una determinada área del territorio se agrupen y se asignen a un gerente.
FIGURA 7 DEPARTAMENTALIZACIÓN POR ÁREA GEOGRÁFICA
Fuente: R, Caro. (2012). Administración Moderna.
POR CLIENTELA
La departamentalización tomando como base a la clientela involucra la diferenciación
y la agrupación de las actividades según el tipo de persona o personas para quienes
se ejecuta el trabajo. Las características que se deben tener en cuenta son: edad,
sexo, nivel socioeconómico, tipo de consumidor, etc.). Los dueños y los gerentes de
negocios ordenan con frecuencia las actividades sobre esta base para atender los
requisitos de grupos de clientes claramente definidos.
41
La departamentalización por clientes refleja en la organización, la importancia que
esta le da al cliente, es decir el cliente es rey de la organización, es un criterio
importante cuando las organizaciones tratan con diferentes clases de clientes, con
diferentes características y necesidades.
FIGURA 8 DEPARTAMENTALIZACIÓN POR CLIENTES
Fuente: R, Caro. (2012). Administración Moderna.
42
POR PROCESOS
También es conocida como departamentalización por etapas del proceso, por
procesamiento o aun por equipo. Se utiliza con frecuencia en las empresas
industriales en los niveles más bajos de la estructura organizacional de las áreas
productivas o de operaciones.
Esta base de departamentalización se puede encontrar en el agrupamiento de los
procesos de pintura o de galvanoplastia, o la colocación en un área de la planta de
las prensas troqueladoras o máquinas automáticas para fabricar tornillos. En esta
clase de departamentalización se reúnen las personas y los materiales con el fin de
llevar a cabo una operación en particular.
FIGURA 9 DEPARTAMENTALIZACIÓN POR PROCESOS
Fuente: R, Caro. (2012). Administración Moderna.
43
POR PROYECTOS
La agrupación u organización en la base de proyectos implica la diferenciación y la
agrupación de las actividades en relación con las salidas y los resultados a uno o
varios proyectos de la empresa.
La agrupación por proyectos permite lograr un elevado grado de coordinación entre
las partes involucradas, que abandonan sus posiciones anteriores para dedicarse
temporalmente a determinado proyecto, que las absorbe por completo.
FIGURA 10 DEPARTAMENTALIZACIÓN POR PROYECTOS
Fuente: R, Caro. (2012). Administración Moderna.
44
SELECCIÓN DE ALTERNATIVAS DE LA DEPARTAMENTALIZACION
Los tipos de departamentalización expuestos no indican con claridad cómo se
establecen las interrelaciones entre los diversos departamentos ni cómo deben estar
subordinados.
La departamentalización es un medio para organizar las actividades de la empresa,
con el fin de facilitar la consecución de sus objetivos. Existen cuatro principios que en
buena parte permiten adecuar el problema de la departamentalización:
Permite de mayor uso. El departamento que más se utiliza una actividad
debe tenerla bajo su jurisdicción.
Principio de mayor interés. El departamento que presente el mayor interés
por una actividad debe supervisarla, pues se hace proficiente en ella.
Principio de separación del control. Las actividades de control deben ser
autónomas.
Principio de supresión de la competencia. Se debe eliminar la competencia
entre departamentos agrupando diversas actividades en un único
departamento.
1.4. CONCLUSIONES PARCIALES DEL CAPITULO
Se plantea el diseño de una estructura organizacional y funcional para la
Comercializadora Mega proprinec mediante la línea investigativa de Competitividad,
administración estratégica y operativa en la cual se analiza los procesos
administrativos que permiten planear y organizar la estructura de órganos y cargos
que componen la empresa, dirigir y controlar sus actividades. En esencia, se formula
un plan o un patrón integrado, predeterminando las futuras actividades, esto requiere
la facultad de prever, visualizar el propósito ya establecido.
45
CAPITULO II: MARCO METODOLOGICO Y PLANTEAMIENTO DE LA PROPUESTA
2.1. CARACTERIZACIÓN DE LA COMERCIALIZADORA MEGA PROPRINEC
En Babahoyo capital fluminense de la Provincia de Los Ríos, considerada una zona
Agrícola productiva y de un potencial comercial bastante grande ya que cuenta con
más de 150.000 habitantes dando así un mercado amplio y competitivo, refiriéndose
de manera más específica se puede citar las comercializadoras, distribuidoras y
demás negocios.
La comercializadora Mega Proprinec se encuentra ubicada en la ciudad de
Babahoyo Provincia de Los Ríos, en el sector comercial de la ciudad, en las calles
Calderón entre 10 de agosto y 5 de junio. Es una empresa dedica a la
comercialización al por mayor y menor de productos de consumo masivo a niveles
socioeconómicos medio y medio bajos en el cantón Babahoyo y su zonas de
influencias.
“MegavProprinec” comercializa artículos de primera necesidad, artículos para el
hogar, confitería y productos de bazar; se encuentra posicionado dentro de los más
grandes almacenes de la ciudad de Babahoyo, después de marcas reconocidas
como son: Mi Comisariato, Akí y el Tía.
La empresa tiene por propuesta de valor ofrecer productos de óptima calidad a
precios competitivos y accesibles para sus consumidores.
46
Del Análisis organizacional de las grandes cadenas de retails a nivel nacional e
internacional se ha observado que las agrupa en tres grandes sectores: comercial,
administrativo y logístico. En el área comercial está determinado por áreas como
marketing, ventas. En el área administrativa abarca la parte contable financiera,
tributaria y sistema de información y comunicación que otorgan información de
momento y oportuna para la toma de decisiones de sus diferentes puntos de ventas
La logística determina un factor importante dentro de estas grandes corporaciones
ya que de ello depende el éxito del negocio abarcando áreas como: compras
empaquetado, perchado, transporte.
Otro factor de importancia dentro de estas organizaciones es la constante innovación
en valor para lograr atraer a consumidores y poder crear experiencias de compras
diferenciadoras.
Dentro del proceso de innovación las grandes compañías las enfocan en 8
dimensiones:
Tiendas.- Aspectos tangibles e intangibles del entorno de compra. Incluye
atributos como el tamaño de la tienda, ubicación, ambiente, diseño de la
tienda, exhibición de los productos y características especiales como
horarios extendidos de atención, estacionamientos y cajas especiales.
Producto.- Atributo de los productos y servicios ofrecidos como su atractivo,
calidad, tamaño, durabilidad de su surtido y portafolio de marketing
Valor.- El equilibrio entre precio y calidad que constituye la promesa de valor
del minorista. La innovación en el valor debe incluir el ofrecer precios
asequibles entre sus puntos de ventas, posibilidades de financiamientos
programas de lealtad, promociones regulares, promociones irregulares,
servicios de valor agregado como despacho a domicilio, instalación gratuita
etc.
Personas.- Personal preparado y disponible que trabaja en contacto directo e
indirecto con los clientes. Selección, capacitación, supervisión, recompensas y
47
ascensos ; las políticas de dotación de personal y evaluación de desempeño
contribuyen en esta dimensión
Comunicación.- Promociones para atraer a los clientes, o publicidad para
crear conciencia y posicionamiento del minorista en la mente de los
consumidores
Proveedores.- La forma en que el minorista organiza sus procesos de
suministros. La presencia de programas de abastecimiento estratégico,
proveedores favoritos para cada categoría de productos, los acuerdos de largo
plazo , y las promociones coordinadas aportan a esta dimensión
Sistemas.- La tecnología utilizada para apoyar lor procesos de negocios de
minoristas, como la soluciones propietarias estándar para recopilar y analizar
la información útil del negocio o las plataformas electrónicas que interactúan
con los clientes
Logística.-La forma en que el minorista organiza sus procesos de despacho
y distribución de producto. La c instrucción y la gestión de centro de
distribución de flota de despacho propios contribuyen a esta dimensión
Como se ha visto en el análisis anterior sobre las 8 dimensiones de innovación y
de acuerdo a la propuesta estratégica de crecimiento de la empresa debe ser
estructurada la organización Mega Proprinec para que tenga éxito en el futuro
2.2 DETERMINACION DE LOS INDICADORES QUE MIDEN LA ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL Y LAS VARIABLES QUE INFLUYEN EN EL CONTROL DE FUNCIONES LA COMERCIALIZADORA MEGA PROPRINEC DE LA CIUDAD DE BABAHOYO
TIPO DE INVESTIGACIÓN.
La investigación que se aplicó en este estudio fue descriptiva y propositiva.
Descriptiva, porque busca especificar propiedades, rasgos importantes de
48
cualquier fenómeno que se analice y propositiva, porque se elaboró una
propuesta que se presentará a la junta directiva, empleados y socios/as como
una alternativa de proyección futura a la problemática planteada.
TÉCNICAS PARA LA RECOLECCIÓN DE INFORMACIÓN
ENCUESTA
Para obtener información específica de los sujetos de estudio del comercial Mega
Proprinec se aplicó las encuestas a los empleados del comercial.
ENTREVISTA
Este instrumento se aplicó exclusivamente para los administradores y propietarios
del comercial Mega proprinec.
2.3 PROPUESTA DE LA ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL Y
FUNCIONAL PARA LA COMERCIALIZADORA MEGA PROPRINEC DE
LA CIUDAD DE BABAHOYO.
ANTECEDENTES
La comercializadora Mega proprinec se encuentra ubicada en la ciudad de
Babahoyo Provincia de Los Ríos, en el sector comercial de la ciudad, en las calles
Calderón entre 10 de agosto y 5 de junio. Es una empresa dedicada a la
comercialización de artículos de consumo diario se encuentra posicionada en el
mercado.
49
Su estructura administrativa no se encuentra definida, su organización se basa en
conocimientos empíricos, a pesar de su gran crecimiento.
OBJETIVOS DE LA PROPUESTA
OBJETIVO GENERAL
Proporcionar una estructura organizacional y funcional para el comercial Mega
proprinec de la cuidad de Babahoyo que mejore la eficiencia del negocio.
OBJETIVOS ESPECIFÍCOS
Diseñar el plan estratégico de los negocios con el fin de orientar su desarrollo
y superar sus principales debilidades.
Estructurar un esquema organizativo que permita el aprovechamiento de sus
recursos y funcionamiento.
Determinar los lineamientos de dirección que permitan cumplir con los planes
establecidos.
DESCRIPCIÓN DE LA PROPUESTA
El presente trabajo contiene, una propuesta Administrativa para la comercializadora
Mega proprinec de la ciudad de Babahoyo, a través del diseño estratégico,
organizacional, integración del personal, dirección y control.
FILOSOFÍA DE LA COMERCIALIZADORA MEGA PROPRINEC
MISIÓN
Mega proprinec es una empresa dedicada a la comercialización de artículos de
primera necesidad, confitería, y bazar, a precios cómodos, con altos estándares de
50
calidad y con una atención esmerada donde los clientes encuentran todo lo que
necesitan.
VISIÓN
En el transcurso de cinco años Mega proprinec estará posesionado entre los más
prestigiosos del país; por la afluencia de clientes, disponibilidad de Infraestructura
adecuada, personal capacitado y un ambiente amigable, propio de una empresa
moderna.
OBJETIVOS CORPORATIVOS
Fortalecer la imagen corporativa de Mega proprinec ampliando y mejorando los
servicios de comercialización de productos de consumo masivo a la comunidad con
estándares de alta calidad, precios y medidas justas.
Lograr la fidelidad del cliente a través de calidez en la atención, seguridad en
la calidad y gama de los productos.
Capacitación continúa al personal, para una eficaz atención al consumidor.
Mejorar la presentación del ambiente físico de la infraestructura y del personal.
Posicionar al comercial Mega proprinec como el mejor establecimiento de
venta de productos de consumo masivo a través de actividades de marketing.
Disponer de un sistema contable confiable y de fácil manejo para obtener
información financiera a tiempo real.
VALORES EMPRESARIALES
Se distinguen la honradez, transparencia, prontitud, trabajo en equipo y eficiencia.
51
ESTRATEGIA CORPORATIVA
Construir una imagen de nuestra marca y generar prestigio a base de
eficiencia, por lo que realizaremos acciones tales como:
POLÍTICAS
Definir opciones para la organización administrativa en los ámbitos del recurso
humano.
Elevar el nivel de compromiso, de los actores de la organización, en el
mejoramiento de la calidad de atención al cliente.
Evitar la improvisación tanto en las acciones como en las decisiones.
Buscar el mayor nivel de calidad en el servicio como elemento determinante
en la decisión de compra de las personas.
Mejoramiento continúo en todos los procesos de administrativos y contables
en el comercial.
ACCIONES
Elaborar clasificador de puestos con perfiles profesionales de acuerdo a las
funciones y niveles de desempeño.
Motivar al personal a través del reconocimiento de la importancia de la labor
que realiza en beneficio de la empresa.
Elaborar planes estratégicos y operativos.
Capacitar al personal en el servicio de atención al cliente.
Evaluar los procesos de gestión e implementar innovaciones.
Investigar las necesidades de los clientes, ofertar promociones e incorporar
nuevas mercancías.
52
ANALISIS FODA
FORTALEZAS
1. Productos de calidad
2. Precios cómodos y accesibles
3. Entrega inmediata de productos
4. Capacidad de negociación
5. Ampliación del portafolio de
productos
6. Facilidad de compra
7. Cumplimiento en el pago de
proveedores
8. Amplia cartera de clientes
9. Supervisión continua de
cumplimiento de
Tareas de los empleados
10. Cumplimiento de aspectos legales
OPORTUNIDADES
1. Crecimiento de mercado objetivo
2. Gran cantidad de proveedores
3. Aumento de la demanda
4. Existencia de temporadas
5. Facilidad de crédito de parte de los
proveedores
6. Generación de estrategias
innovadoras de
marketing
7. Tecnología avanzada
DEBILIDADES
1. Falta de publicidad y promoción
2. Falta de capacitación
3. Infraestructura reducida
4. Alta rotación de empleados
5. Escasas políticas empresariales
6. Falta de actualización de tecnología
AMENAZAS
1. Menor poder adquisitivo de la
población.
2. Aumento de la competencia
3. Nuevas promociones de la
competencia.
4. Cambio de costumbres
53
7. Bajo Nivel educativo de empleados
8. Objetivos no definidos
9. Existe un control de inventarios
empíricos
5. Políticas inestables del país
6. No se dispone de un manual de
funciones para cada área de trabajo
LA ORGANIZACIÓN
El tipo de organización que se recomienda para el comercial Mega Proprinec es el
de línea o staff debido a que los propietarios van a necesitar de una asesoría
profesional continua para optimizar el recurso humano en los puestos de trabajo.
Se sugiere el siguiente organigrama
ORGANIGRAMA PROPUESTO PARA MEGA PROPRINEC
ATENCION AL
CLIENTE
PROPIETARIO
GERENCIA
ASESORIA
ADMINISTRATIVA
EXTERNA
BODEGA CONTABILIDAD CAJA
AUXILIAR SUPERVISOR DE
CAJA-ENTREGA DE
MERCADERIA
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MANUAL DE FUNCIONES
NOMBRE DEL CARGO: GERENTE CARGO:ADMINISTRTIVO
NIVEL: EJECUTIVO REPORTA: PROPIETARIOS
SUPERVISA: PROPIETARIOS
DESCRIPCIÓN DEL PUESTO
NATURALEZA DEL PUESTO:
Es el responsable de dirigir el grupo de trabajo
Motivar al personal encargado de sus labores
Capacitar al personal de trabajo
DESCRIPCIÓN DE FUNCIONES
FUNCIONES BÁSICAS:
Dirigir los puestos de trabajo
Coordinar las labores de todo el personal
Trabajar directamente con todas las áreas de la empresa
Resolver quejas y reclamos de los usuarios
Coordinar las técnicas de ventas, publicidad y promoción
Coordinar la adquisición de nuevas líneas de productos
ANALISIS DEL PUESTO
Requisitos Mínimos:
INSTRUCCIÓN: Superior
TITULO PROFESIONAL: Título Universitario en Administración de Empresas y carreras afines.
EXPERIENCIA: 5 años por lo menos en Administración de Empresas
PERFIL: Sólidos conocimientos del Manejo de Información Financiera para la ejecución de
tareas específicas, Personalidad dinámica, proactiva para tomar decisiones de trabajo
acertadas, Excelente nivel de Comunicación, Creativo, Innovador y con capacidad de
Liderazgo
RESPONSABILIDADES:
El Gerente en todo momento está representando a la organización. El Gerente es el
responsable directo del logro de los objetivos de la organización. El deberá conducir la labor de
la organización en pos de la consecución de los objetivos propuestos, por tal, él debe liderar la
operatoria.
55
MANUAL DE FUNCIONES
NOMBRE DEL CARGO: JEFE DE ÁREA: CONTABILIDAD CARGO:ADMINISTRTIVO
NIVEL: EJECUTIVO REPORTA: GERENTE
SUPERVISA: : GERENCIA
DESCRIPCIÓN DEL PUESTO
NATURALEZA DEL PUESTO:
Es el encargado de revisar y analizar la información contable; presentar reportes y estados
financieros, asesorar al área administrativa de la organización en aspectos como: presupuesto,
tributación, financiamiento capital de trabajo, control de ingresos, evaluación económica.
DESCRIPCIÓN DE FUNCIONES
FUNCIONES BÁSICAS:
Asesorar a la gerencia respecto del registro de transacciones
Supervisar los informes presentados por la auxiliar contable
Analizar el movimiento de las cuentas
Realizar la declaración de obligaciones tributarias
Estudios de estados financieros y sus análisis.
Aplicación de beneficios y reportes de dividendos.
La elaboración de reportes financieros para la toma de decisiones.
Suministrar las informaciones fiables y oportunas para la toma de decisiones.
ANALISIS DEL PUESTO
Requisitos Mínimos:
INSTRUCCIÓN: Superior
TITULO PROFESIONAL: Título Universitario en Contabilidad y Auditoria
(Ing. En Contabilidad y Auditoría C.P.A)
EXPERIENCIA: Por lo menos 3 años en el cargo de Jefe de Contabilidad
y en la dirección de actividades contables.
PERFIL: Conocimientos actualizados en el manejo de normas y procesos, contables,
tributarios, legales, Buena relaciones humanas, trabajo en equipo.
RESPONSABILIDADES:
Independencia, integridad y objetividad
Juicio criterio
Basarse en las NIFF
Poner manifiesto y corregir irregularidades en las operaciones
Entrenamiento técnico y capacidad profesional
Vigilar y preservar los recursos correspondientes al activo.
56
MANUAL DE FUNCIONES
NOMBRE DEL CARGO: AUXILIAR ÁREA: CONTABLIDAD CARGO: CONTABLE
NIVEL: AUXILIAR REPORTA: CONTADOR
SUPERVISA: JEFE CONTABLE
DESCRIPCIÓN DEL PUESTO
NATURALEZA DEL PUESTO:
Llevar de una manera minuciosa todos y cada uno de los costos necesarios para que se
pueda determinar el costo real del producto y su respectivo precio de venta y registro de todas
las operaciones que realice la empresa en los respectivos diarios.
DESCRIPCIÓN DE FUNCIONES
FUNCIONES BÁSICAS:
Preparar la información contable en base a la normativa vigente.
Cumplir con las normas y políticas establecidas por la empresa.
Conservar respaldos de las transacciones realizadas.
Determinar los costos unitarios de los productos.
Tener un registro de todo el material dañado, desperdicios
Manejo de Kardex de Inventarios en Excel.
Revisar, Clasificar y Registrar todos los documentos, a fin de mantener actualizados los
movimientos que se realizan en el comercial.
Presentar a Jefe de Contabilidad informes mensuales.
ANALISIS DEL PUESTO
Requisitos Mínimos:
INSTRUCCIÓN: Superior
TITULO PROFESIONAL: Título Universitario Contabilidad y Auditoría CPA.
EXPERIENCIA: Mínimo 2 años en el puesto de Auxiliar contable.
PERFIL: Conocimientos sólidos en sistemas contables, Computación, Manejo de Excel y
programas similares, Trabajo bajo presión, responsable, Conocimientos en Contabilidad,
Procedimientos Contables, Buenas relaciones humanas, Razonamiento, Honradez, Habilidad
y Buena toma de decisiones, Ética Profesional.
RESPONSABILIDADES:
Proporcionar Información al área de Contabilidad de manera oportuna y detallada.
Analizar los resultados económicos.
Es responsable directo de títulos y valores.
Tener al día la información contable de la empresa.
Dar criterios de la situación económica que reflejen los balances
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MANUAL DE FUNCIONES
NOMBRE DEL CARGO: BODEGUERO CARGO: BODEGA
NIVEL: OPERATIVO REPORTA: DPTO. BODEGA
SUPERVISA: GERENCIA
DESCRIPCIÓN DEL PUESTO
NATURALEZA DEL PUESTO:
El Bodeguero es el encargado del procedimiento de ingresos, egresos y control de
mercaderías custodiados en Bodega.
DESCRIPCIÓN DE FUNCIONES
FUNCIONES BÁSICAS:
Adquisición de productos para Servicio de la empresa, llevar un registro de Proveedores con las
cotizaciones vigentes.
Llevar un registro actualizado de Orden de Compra, para ser entregado a bodega en el momento de la
llegada de mercadería.
Solicitar anticipadamente la mercadería a proveedores cuando la circunstancia lo requieran.
Confeccionar Órdenes de Servicio, previa revisión de los documentos adjuntos que pueda traer la
factura, de manera que coincidan tanto en su número como en el valor facturado, Apoyar logísticamente
a bodega en el tema de devoluciones o cambios a Proveedores.
Llevar registro de proveedores, priorizado por criterios de calidad de productos, oportunidad de despacho
y precios.
El registro de proveedores debe actualizarse permanentemente.
Cada vez que aparezca un proveedor nuevo, debe solicitar los datos y agregar a la base de datos.
Informar mensualmente indicadores de calidad.
Supervisión de productos en buen estado
Recepción, almacenamiento y entrega de productos
Desempeñar las demás funciones y tareas que la Jefatura le encomiende en las materias de su
competencia..
ANALISIS DEL PUESTO
Requisitos Mínimos:
INSTRUCCIÓN: Por lo menos secundaria
TITULO PROFESIONAL: Título Bachiller en Contabilidad y comercio
EXPERIENCIA: Por lo menos 3 años en el manejo de inventarios.
PERFIL: Conocimientos de computación en lo que se refiere al manejo de inventarios.
RESPONSABILIDADES:
Conocimiento básico de inventarios
Rapidez en la entrega de productos
Amabilidad con los clientes en el momento del despacho
Actitud eficiente para desempeñar su función
Responsabilidad única del movimiento de los productos
Organización adecuada de los productos
Alto sentido de organización, dirección y control de las bodegas.
58
LA DIRECCIÓN
La dirección en Mega proprinec implicará en el logro de los objetivos con y por medio
de todo el personal que labora en el comercial, por lo tanto el administrador debe
interesarse por mantener buenas relaciones humanas, entre propietarios y
empleados; formar un equipo de trabajo unido, con ideas homogéneas proyectadas a
ejecutar la visión a conseguir las metas propuestas; conseguir una presentación
física adecuada de la empresa, lograr una eficiente comunicación interna enfocada a
la satisfacción del cliente, preocuparse por un eficaz manejo contable para la toma
de decisiones orientados hacia la obtención de mayor rentabilidad del negocio, Más
no solo pensar en sus beneficios personales.
El clima organizacional, influye en:
a) Dar una atención de calidad al cliente para que salga totalmente satisfecho.
b) Lograr una rentabilidad e ingresos aceptables para los dueños de la organización.
Para proporcionar un buen clima organizacional dentro del comercial Mega Proprinec
se pondrá énfasis en elevar el nivel de motivación y satisfacción de todos los
colaboradores internos o empleados y clientes externos o consumidores del servicio.
EJECUCIÓN DE LA PLANEACIÓN ESTRATÉGICA.
En un mundo globalizado que exige a las empresas comercializadoras contar con
planes a largo plazo, por tal motivo es importante que en Mega proprinec se realice o
se actualice dicha planificación para que se obtenga los resultados deseados en este
proceso, se hace imprescindible la participación de todos los que conforman la
empresa.
Se propone realizar una reunión trimestral de todo el personal con el fin de evaluar a
la organización en todos sus aspectos.
59
Siguiendo un orden del día:
Constatación del quórum.
Revisión de los objetivos planteados en la reunión anterior (en la primera
reunión se basara en los objetivos de la planeación estratégica.
Determinar el grado de cumplimiento de los objetivos.
Establecer las razones por las cuales se han cumplido o no los objetivos.
Establecer cuál es la situación actual del comercial.
Determinar qué aspectos se debe mantener y cuales mejorar.
Plantear si es necesario reformular los objetivos, estrategias y sus respectivas
fechas de cumplimiento.
CONFORMACIÓN DEL EQUIPO DE TRABAJO
El equipo de trabajo estará conformado por las personas
Asesor Financiero Externo
Gerente
Contador
Auxiliar Contable
Bodeguero
Supervisor de caja- entrega de mercadería.
Cajeros
FUNCIONES DEL EQUIPO DE TRABAJO
Participar activamente en las reuniones convocadas.
Fijar fechas para próximas reuniones.
60
Realizar la planificación estratégica para el negocio.
Evaluar el desarrollo de las actividades del negocio
Evaluar la gestión de cada miembro del equipo de trabajo.
Delegar responsabilidades a los miembros del equipo para el cumplimiento de
objetivos
CAPACITACIÓN EN MEGA PROPRINEC
Debido a que en Mega proprinec no se realiza ninguna clase de capacitación al
personal el cual sirva como una herramienta fundamental para la Administración de
Recursos Humanos y ofrezca la posibilidad de mejorar la eficiencia del trabajo en la
empresa, permitiendo a su vez que se adapte a las nuevas circunstancias que se
presentan tanto dentro como fuera de los mercado, proporcionando a los empleados
la oportunidad de adquirir mayores conocimientos, capacidades y habilidades que
aumenten sus competencias para desempeñarse con éxito en su puesto de trabajo.
De esta manera, también resultará ser una importante herramienta motivadora.
Los objetivos de la Capacitación en Mega proprinec son los siguientes:
Motivar a los colaboradores
Evitar pérdidas de tiempo
Optimizar las ventas
Formar un equipo de trabajo comprometido con los objetivos organizacionales
y que satisfaga sus aspiraciones personales en el trabajo.
61
ALTERNATIVAS PARA LA CAPACITACIÓN
Dado el elevado costo que representa para la empresa capacitar en forma individual
al personal: los cursos se realizaran en forma abierta. Las posibilidades propuestas
de capacitación por curso son las siguientes:
a. Capacitación Privada.
b. Capacitación con el SECAP
c. Capacitación con la comisión de capacitación de Uniandes
2.4. CONCLUSIONES PARCIALES DEL CAPITULO
Se propone mediante la línea de estudio descriptiva y propositiva, una propuesta
Administrativa para la comercializadora Mega proprinec de la ciudad de Babahoyo, a
través del diseño estratégico, organizacional, integración del personal, dirección y
control que se analice como una alternativa de proyección futura a la problemática
planteada, proporcionando una estructura organizacional y funcional que permita
mejorar la eficiencia del negocio
Se recomienda para el comercial Mega Proprinec el organigrama de línea o staff
debido a que los propietarios van a necesitar de una asesoría profesional continua
para optimizar el recurso humano ya que en un mundo globalizado se exige a las
empresas comercializadoras contar con planes a largo plazo, por tal motivo es
importante que se realice o se actualice dicha planificación. Para que se obtenga los
resultados deseados en este proceso, se hace imprescindible la participación de
todos los que conforman la empresa.
62
CAPITULO III. VALIDACIÓN DE LA PROPUESTA
3.1. PROCEDEMIENTO PARA LA VALIDACION DE LA PROPUESTA
La evaluación de proyectos ofrece significativas ventajas, pues se ha convertido
en un elemento fundamental para organizar los proyectos, priorizar los que
presentan mayores posibilidades de éxito, reducir el tiempo entre la obtención de
los resultados y su introducción en la práctica social, impulsar el desarrollo de los
programas priorizados, favorecer el ambiente creativo de los investigadores,
garantizar un mejor empleo de los recursos y estimular los mejores esfuerzos y
resultados.” (Hernández, 2007).
El procedimiento de validación de la investigación, se lo realizo a través de los
siguientes pasos:
Selección de expertos
Se realizó la selección de los expertos a través de 3 criterios: experticia en el
área de administración de negocios y experiencia en el negocio local. Por ello se
escogieron dos profesionales con experiencia en el negocio local con formación
en Ingeniería Comercial como es el Ing. Julio Eduardo Aguirre Estrella y el Jefe
operativo del local Mega Proprinec. Ing. Yessenia Sánchez Cabrera, ya que es
la persona la que conoce la realidad diaria del negocio.
Adicionalmente se contactó con el economista Carlos Herrera quien tiene una
vasta experiencia y especialización de administración de negocios.
63
Determinar el nivel de competencia de los expertos
El nivel de competencia de los expertos se lo midió con el método de Delphi,
evaluando el grado de conocimiento o información que poseen cada experto
sobre el tema de investigación con una escala del 1 al 10. Determinándose lo
siguiente:
Ing. Julio Eduardo Aguirre Estrella
EX/CO 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10
Título profesional acorde
a la investigación
X
Experiencia profesional
en administración de
empresas y negocio.
X
Conocimiento del área
X
Kc = 8,7
Ing. Jessenia Sánchez
Kc = 8,3
EX/CO 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10
Título profesional acorde
a la investigación
x
Experiencia en el
comercial
x
Conocimiento de las
necesidades básicas del
negocio
x
64
Eco. Carlos Herrera
Kc = 9,67
Los resultados obtenidos del nivel de competencia de los expertos, estuvieron
sobre la media, siendo los expertos aceptados para la validación de la
investigación.
Las hojas de vidas de cada experto se encuentran en anexos.
Consulta a los expertos
Se extendió una ficha de validación a cada expertos con siete ítems a evaluar,
con una escala de calificación del 1 al 5 donde 1: Muy poco, 2: Poco, 3: Regular,
4: Aceptable y 5: Muy Aceptable.
EX/CO 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10
Título profesional acorde
a la investigación
X
Experiencia comercial
X
Conocimiento de las
necesidades básicas del
negocio
x
65
Los ítems a evaluar fueron los siguientes:
# ITEMS A EVALUAR
1 Pertinencia del tema de investigación
2 Contenido de introducción de la
propuesta
3 La investigación cumple con los
objetivos planteados
4 Desarrollo metodológico de la
investigación
5 Procedimiento metódico de la
estructura de la propuesta
6
Pertinencia de las fases de la
auditoria con relación al mejoramiento
de los procesos administrativos
7 Conclusiones de la propuesta
Calcular la concordancia de los expertos
La validación de los expertos seleccionados, obtuvo un nivel muy aceptable, es
decir, los expertos coincidieron en que la investigación cumple con los
estándares de calidad de una investigación de grado. Es decir que la calificación
de evaluación de los dos expertos tuvo un 97% con escala de 5: Muy aceptable y
un 3% con escala de 4: Aceptable.
Por tanto, se puede alegar que los expertos seleccionados tuvieron concordancia
al evaluar la investigación, calificándola como muy aceptable.
66
Validación de la propuesta
El procedimiento propuesto para evaluar la investigación, permitió establecer los
objetivos del proyecto. Los procedimientos utilizados, dio rigor científico a la
validación. Determinando la experticia que tuvo la investigación y la aceptación
unánime de los expertos.
3.2. ANÁLISIS DE LOS RESULTADOS OBTENIDOS DE LA VALIDACIÓN DE LA PROPUESTA
Los resultados obtenidos por la validación de los expertos fueron muy
aceptables, exponiendo que la investigación cumplía con la pertinencia del tema,
su contenido cumplía los objetivos planteados; y el desarrollo metodológico se
efectuó con los estándares de calidad de investigación. Desarrollándose la
estructura organizacional y funcional para el comercial Mega Proprinec para el
mejoramiento de los procesos administrativos, con relación al campo de acción y
al área de estudio.
3.3. CONCLUSIONES PARCIALES DEL CAPITULO
Los procedimientos de validación utilizados en la investigación, fueron
apropiados para la selección de los expertos, dando como resultado la
aceptación de la propuesta investigativa de tesis, cuyo objetivo principal fue el
diseño de una estructura organizacional y funcional
Dando como conclusión, que la investigación es pertinente, desarrollada con
parámetros científicos investigativos aprobados, para poder dar paso a la
aplicación y así poder medir los resultados esperados.
67
CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES
Después de realizar el análisis de los resultados de la investigación se concluye y
se recomienda lo siguiente:
CONCLUSIONES
Esta estructura organizacional y funcional específica, las funciones que debe
realizar cada trabajador dentro de su puesto de trabajo, y las
responsabilidades por las cuales tiene que responder, así mismo queda
plasmado dentro de los procedimientos, todas las actividades que se estén
realizando dentro de la organización.
Manejar la información dentro de una organización se ha vuelto hoy en día
cada vez más importante y se ha convertido en un recurso organizacional
necesario y estratégico para la toma de decisiones, es por esto que se plasma
en cada una de las actividades tanto de los funcionarios, como de los
procesos y procedimientos que existe en la organización, de manera que se
incremente la productividad y eficiencia de la empresa al conocer el desarrollo,
manejo y aplicación.
Con la elaboración de la caracterización de todos los procesos quedo
estandarizado la labor que debe cumplir cada uno de los funcionarios, los
principales responsables por cada proceso los principales documentos que
deben quedar registrados para el cumplimiento de las necesidades y se facilita
el manejo, desarrollo y análisis que tiene la empresa y el crecimiento a nivel
operacional que se puede obtener al respetar la estructura organizacional
planteada.
68
RECOMENDACIONES
Es importante brindar especial atención a los aspectos administrativos y
organizacionales de la empresa; ya que estos son los que van a consolidar a
la compañía como una organización sólida que sea competente y perdure en
el tiempo, a la hora de enfrentar los retos del mercado hacia el futuro es de
esta forma como el direccionamiento estratégico realizado en Mega Proprinec
marco el surgimiento de una nueva etapa en la vida de la compañía, para la
cual sería importante que se continuase con este proceso, con el fin de
establecer y mejorar todos los aspectos, tanto operacionales como
administrativos, esto con el fin de desarrollar de manera eficiente la gestión de
la calidad al interior de la organización.
Es recomendable también que esta organización exprese una motivación
mucho más amplia hacia la innovación y la expansión de su mercado,
mediante esfuerzos mucho más grandes y decididos en cuanto a la inversión
tanto en infraestructura (sucursales), como en capacitación para sus
empleados.
Es importante que las directivas de esta compañía doblen esfuerzos en pro
del normal desarrollo de las actividades de la comercializadora con respecto a
un mercado actual creciente.
En la compañía cada empleado deberá tener claro, cuáles son sus
responsabilidades y tareas, dejando constancia que esté realizando cada una
de las labores establecidas; por lo que se hace necesario que cada uno tenga
en cuenta las especificaciones y requerimientos que debe cumplir de acuerdo
a lo desarrollado después de la investigación que fue realizada.
69
Es de vital importancia realizar vigilancia y seguimiento continuo a todos los
procesos involucrados para el desarrollo, manejo y función de ser de la
empresa, de manera que con la realización de la estructura organizacional y
funcional se brinde una herramienta diferenciadora que incremente la
productividad de la organización y sea una fortaleza con la que cuente la
empresa para que más adelante pueda convertirse en una oportunidad que le
permita a la organización implementar estrategias y desarrollar un plan de
acción que haga más fuerte y competitiva a la comercializadora dentro del
mercado.
70
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ml
73
ANEXOS
PRESENTACIÓN, ANÁLISE INTERPRETACIÓN DE DATOS
I. PREGUNTAS GENERALES.
ENCUESTAS REALIZADAS A LOS EMPLEADOS DE MEGA PROPRINEC
PreguntaN°1
¿Qué nivel de educación posee Usted?
Objetivo: Conocer el nivel de educación de los empleados del comercial Mega
proprinec.
Alternativa Frecuencia Absoluta Frecuencia Relativa
PRIMARIA 2 6,25%
SECUNDARIA 25 78,13%
SUPERIOR 4 12,50%
NO RESPONDE 1 3,12%
TOTAL 32 100,00%
Gráfico Nº 1
6%
78%
13% 3%
NIVEL DE EDUCACION
PRIMARIA SECUNDARIA SUPERIOR NO RESPONDE
74
Análisis e interpretación:
Gran parte de los trabajadores de Mega proprinec se encuentran en un nivel de
educación secundario y en primario, existiendo ausencia de trabajadores con
niveles universitarios. Esto Significa que el comercial tienen una debilidad en
cuanto a carencia de trabajadores con conocimientos superiores esto hace que no
puedan ayudar al buen desenvolviendo de los mismos así como también para que
puedan tener eficiencia en sus tareas.
Pregunta 2
¿Ha realizado el comercial un análisis del ambiente interno (Fortalezas y
Debilidades)?
Objetivo: Investigar si la Comercial ha realizado un análisis del ambiente interno.
Alternativa Frecuencia Absoluta Frecuencia Relativa
Sí
No
0
32
0%
100%
Total 32 100%
Análisis e interpretación:
El 100% de las personas encuestadas expresan que no se ha realizado un
análisis del ambiente interno (Fortalezas y Debilidades).
75
Pregunta 3
¿Tiene definida una Visión, Misión y Valores el comercial? ¿Los conoce?
Objetivo: Indagarse e l c o me r c i a l posee una Visión, Misión y Valores y si los
empleados, los conocen.
Alternativa Frecuencia Absoluta Frecuencia Relativa
Sí
No
0
32
0%
100%
Total 32 100%
Análisis e interpretación:
El 100% de las personas encuestadas expresan que el comercial no tiene definida
su visión, misión y valores. Se hace relevante e importante que la Cooperativas se
proyecte hacia el futuro por medio de la visión, misión y valores.
76
Pregunta 4
¿Existe un buen clima organizacional dentro de la empresa?
Objetivo: Investigar si dentro del comercial existe un buen clima organizacional.
Alternativa Frecuencia Absoluta Frecuencia Relativa
Sí
No
23
9
73%
27%
Total 32 100%
Gráfico Nº 4
Análisis e interpretación:
Un 73% de los encuestados expresa que existe un buen clima organizacional
dentro del comercial, mientras que un 27% expresan que no.
77
Pregunta 5
¿Cumple el comercial con las metas propuestas?
Objetivo: Conocer si los miembros del comercial y empleados cumplen las
metas fijadas.
Alternativa Frecuencia Absoluta Frecuencia Relativa
Sí
No
18
14
55%
45%
Total 32 100%
Gráfic
o Nº 5
Análisis e
interpretación:
Un 55% de los empleados manifiestan que el comercial cumple sus metas
fijadas, mientras que un 45% expresa lo contrario. Los que respondieron en
forma negativa manifestaron que el no cumplimiento de metas se debe a la
insuficiencia de capital humano de trabajo para manejar mayores
volúmenes de productos y diversificación de los mismos.
78
ENTREVISTA
La presente Entrevista tiene como finalidad Diagnosticar como se encuentran el
negocio y conocer su Estructura Interna.
1.- ¿Utilizan algún modelo de control administrativo?
Si, maneja actualmente un modelo de gestión administrativo, no en base a un
formato establecido. Pero si de manera empírica (modelos de procesos,
modelos internos de relaciones humanas, capacidad de eficiencia y adaptación
a beneficios)
2.- ¿El comercial cuentan con Políticas y Normas de Control Interno que
ayuden al normal funcionamiento de las actividades y qué Nivel de
Estructura Administrativa se aplica en la Empresa. Opine?
Si existen políticas de control interno en cuanto a las actividades y procesos a
realizar en cuanto al área operativa. Así como también al área financiera;
consisten en la especificación de las tareas a realizar en cada posición de
trabajo, este conjunto de tareas es flexible, se adapta y varía acorde a las
necesidades del día.
3.- ¿Mega Proprinec cuentan con un organigrama debidamente
estructurado?
No de manera formal, pero si empíricamente pues hay niveles jerárquicos
79
4-. ¿Cree Ud. Que una buena planeación y dirección le van ayudar a
estructurar de mejor manera la empresa?
Si porque se manejaría un mejor control de las actividades lo cual nos permitirá
evaluar los resultados obtenidos, así tomaremos decisiones eficientes en
cuanto a la estructura organizacional de “Propinec” delegando funciones en
base a las necesidades de la empresa.
5. ¿Ud. Cree qué entender al cliente es lo más importante para ganar su
fidelidad, satisfacer sus necesidades y saber que le gusta, que le
disgusta?
Sí, porque el cliente es el eje de la empresa teniendo en cuenta q su fidelidad
está en función de la buena atención y también en la medida q podamos
satisfacer sus necesidades.
6.-¿Cree Ud. que en Mega Proprinec si se cumple con lo que la ley exige
en cuanto a Código de Trabajo, así como también lo que exige el Servicio
de Rentas Internas?
Si porque se cubren con todas la obligaciones tributarias (IVA, declaración de
impuestos, retenciones etc.) así como también en los que refiere a obligaciones
con sus colaboradores “decimos, vacaciones, utilidades, maternidad” y todo en
cuanto mande la ley
80
Entrevista realizada a los directivos del negocio
La presente Entrevista tiene como finalidad Diagnosticar como se encuentra
Mega Proprinec y conocer su estructura Interna.
1.- ¿En Mega Proprinec se maneja algún método o tipo de contabilidad?
Si a través de un sistema informático se maneja la contabilidad, tenemos un
contador que está a diario llevando el control de este segmento, aplicamos la
NIF
2.- ¿Comente acerca del negocio?
Proprinec es una empresa de mediano tamaño; que está creciendo día a día.
Mediante la aplicación de estrategias. Planeación. Sistemas informáticos y
personal especializado en sus diversas áreas. Con el fin de obtener mayor
eficiencia y eficacia en el desarrollo continuo de sus funciones
3.- ¿Todos los movimientos que se realizan en el negocio están
respaldados por documentos y se realiza un adecuado registro de las
transacciones por dichos movimientos que se dan en la entidad?
Claro que sí, el sistema informático genera un comprobante de transacción q
respalda la legitimidad de la misma.
81
4.- ¿Se realiza un control de inventarios de mercadería y que método
técnico de valoración se utiliza para sacar el precio de venta al público?
Si el método de control que usamos es el FIFO (primero en entrar, primero en
salir) se maneja criterio diferente al momento de comprar mercadería en precio
de oportunidad. Pues el precio de venta al público seria la media del p. Anterior
y el p. Actual más el valor de utilidad = PVP.
5.- ¿Existe un manual de control interno para poder evaluar las
principales cuentas que se manejan en el negocio?
Claro que si hay un manual pero no de manera formal, es empírico
6.- ¿Cada periodo contable en Mega Proprinec se realizan los estados
financieros para saber su verdadera utilidad o pérdida?
Si, se realizan al finalizar el periodo contable.
Fuente: Ing. Marilyn Sandoya Sánchez. Gerente general y propietario.
Ing. Gloria Sandoya Sánchez Gerente financiero
82
CURRICULUM VITAE
ING. JULIO EDUARDO AGUIRRE ESTRELLA
MASTER EN DIRECCION DE EMPRESAS CON ENFASIS EN FINANZAS
Nombres : Julio Eduardo
Apellidos : Aguirre Estrella
Fecha de nacimiento : 19 de Enero 1973
Cedula : 0801732439
DIRECCIÓN: Cdla. Huancavilca Norte MZ F1- V 52
Correo: [email protected]
FORMACIÓN ACADÉMICA.
CUARTO NIVEL.
22 de febrero 2013
MASTER EN DIRECCION DE EMPRESAS CON ENFASIS EN FINANZAS
SUPERIOR.
2004 – 2010
INGENIERO COMERCIAL
Universidad Católica Santiago de Guayaquil
Guayaquil, Ecuador. 19 de febrero del 2010.
MEDIO.
08 de febrero de 1991
BACHILLER EN CIENCIAS DE COMERCIO Y ADMINISTRACION.
Colegio Nacional Técnico Agro-Industrial “Gustavo Becerra Ortiz”.
83
MERITOS.
Guayaquil-Ecuador 01 de diciembre del 2009
PREMIO ACCESIT AL CONTENTA
POR HABER OBTENIDO LOS MAS ALTOS PROMEDIOS DE
CALIFICACIONES EN EL COMPUTO TOTAL DE LOS AÑOS DE ESTUDIO.
Universidad Católica de Santiago de Guayaquil.
Guayaquil-Ecuador, Diciembre del 2005.
CERTIFICADO.
POR HABER OBTENIDO EXCELENTES CALIFICACIONES EN EL PRIMER
NIVEL DE LA ESCUELA DE ADMINISTRACION.
Universidad Catolica de Guayaquil.
EXPERIENCIA
Institución: Universidad de Guayaquil
Cargo: Docente.
Tiempo: Diciembre 2008 – Enero 2013
84
REFERENCIAS PERSONALES.
Lcdo. Msc .Ringo John López B.
Director de la Universidad Técnica de Cotopaxi, Sede La Maná
Econ. Otón León Rubio.
Asesor de la Asamblea Nacional del Ecuador.
85
C A R L O S H E R R E R A T O M A L Á
RESUMEN
Profesional graduado en Chile en la gestión de negocios agrícolas y en Ecuador en Economía Agrícola con especialización en administración de negocios. Con enfoque comercial y de marketing. Pro activo, versátil. En este momento estoy trabajando como gerente comercial en el desarrollo de las funciones de ventas, distribución, operación y servicio al cliente. El objetivo principal de mi posición actual es el enfoque y desarrollo de nuevos clientes y canales de distribución en el mercado ecuatoriano.
Poseo habilidades en desarrollo Estratégico de Negocios, Ventas, Marketing y Servicio al cliente.
INFORMACIÓN PERSONAL
Estado Civil: Casado.
Nacionalidad: ecuatoriana.
Fecha de Nacimiento: 21 de septiembre de 1980.
Dirección: Urb. Villa Club, Etapa Galaxia Mz 7 Villa 56.
Ciudad: Guayaquil.
Teléfono: 04 2748029 – 09 80028348 - 0999332711.
E-mail: [email protected]
EXPERIENCIA LABORAL
Febrero 2013 – Actual: Director Comercial de Frutas frescas en la
empresa “Fresh Natural S.A.” (Quito – Ecuador).
Objetivo:
Desarrollar estrategias de negocio para incrementar la participación de los productos de la compañía en el mercado de fruta fresca en Ecuador, ayudando a mejorar el margen operativo. Gestionando proyectos nuevos, en función de la capacidad, cobertura y fiabilidad de la infraestructura y canales de comercialización.
2007 enero 2013: Gerente Comercial de Fruta Importada en la empresa “Exportaciones Durexporta S.A.” (Guayaquil – Ecuador).
Objetivo:
Coordinar las actividades de la fuerza de ventas, los planes de comercialización y mercadeo, a fin de lograr el posicionamiento de la empresa, en base a políticas establecidas para la promoción, distribución y venta de los productos a fin de lograr los objetivos de ventas.
Funciones:
Preparar planes, estrategias y presupuestos de ventas.
Preparar informes de investigación de mercado.
Medición, evaluación y seguimiento de los presupuestos y
86
rentabilidad de las ventas.
Dirigir, controlar y recuperar la cartera de créditos.
Preparar informes de ventas, competencia y clientela.
2006 – 2008: Gerente Propietario Minimarket EkoMarket, comercio de Retail.
Logros:
Planificar y estructurar un negocio financiando en su totalidad con crédito de casas comerciales y en tan solo dos años saldé la deuda y con utilidades para su posterior venta.
2004 – 2006: Gerente Administrativo Financiero en la empresa “Grupo Bananero Valencia” (Baba – Los Ríos – Ecuador).
Objetivo:
Manejo óptimo de los recursos humanos, financieros y físicos que hacen parte de la organización a través de las áreas de Contabilidad, Presupuesto y Tesorería, Servicios Administrativos y Recursos Humanos.
Funciones:
La asignación eficiente de fondos dentro de la organización.
Medición de resultados y comparación con presupuesto establecido.
Establecimiento de políticas en el manejo de activos y pasivos de la empresa.
Implementación de una cultura organizacional del personal.
Tomar todas las medidas que reclame la conservación de los bienes de la empresa, vigilar la actividad de los empleados de la administración de la empresa e impartirles órdenes e instrucciones que exija la buena marcha de la misma.
2004: Representante de ventas de la compañía “Lignoquim S.A.”
(Duran – Guayas – Ecuador).
2001 - 2003: Administrador cultivos anuales “Finca Elizabeth” (Babahoyo – Los Ríos - Ecuador).
Enero a marzo 2000: Administrador de cultivos anuales en la empresa “Grupo Atlantis S. A” (Babahoyo – Ecuador).
Julio a octubre de 2000: Desarrollo de las prácticas profesionales en la empresa “Agrícola Rodrigo Ariztía de Castro”. (Paine – Santiago – Chile)
87
EDUCACIÓN
2010 – 2012: MBA en la Escuela de Post Grado en Administración de
Empresas (ESPAE) de la Escuela Superior Politécnica del Litoral (ESPOL)
Título: Magister in Business Administration
2001 - 2004: Estudios superiores en la Facultad de Economía Agrícola de la Universidad Agraria del Ecuador. (Guayaquil – Guayas – Ecuador).
Título: Economista Agrícola.
1997 – 2000: Estudios superiores en la Escuela de Administración Agrícola de Paine – Sociedad Nacional de Agricultura. (Paine – Santiago – Chile)
Titulo: Administrador de Empresas Agropecuarias.
IDIOMAS
2009: Curso de ingles V Nivel, realizado en la Cámara de Industria de Guayaquil. (Guayaquil – Ecuador).
2005: Curso de ingles Nivel Intermedio, realizado en la academia PLC. (Guayaquil – Ecuador).
ASISTENCIA A CURSOS Y SEMINARIOS.
14 – 15 de Julio de 2009: “Auditor Interno de la Norma ISO 9001:2008 Y Sistema Integrado de Gestión”, dictado por el Dr. César Izquierdo J., y organizado por Qui (Sistema de Gestión de Calidad) y Durexporta S.A. (Guayaquil – Ecuador).
27 de Junio de 2009: “Fundamentos de Canales de Distribución”, dictado por el Ing. Maximiliano Pérez C., y organizado por la Cámara de Industria de Guayaquil. (Guayaquil – Ecuador).
23 de Mayo de 2009: “Técnicas Básicas de Negociación en Ventas”, dictado por Ing. Maximiliano Pérez C., y organizado por la Cámara de Industria de Guayaquil. (Guayaquil – Ecuador).
6 a 9 de Junio 2004: “Cumbre de Liderazgo Internacional de las Américas”, organizado por Auditoria Democrática, CIESPAL, Fundación Diario El Universo, Fundación diario El Comercio (Quito – Ecuador).
Febrero de 2003: “Seminario de Análisis Financiero”, dictado por la Facultad de Economía Agrícola de la Universidad Agraria del Ecuador (Guayaquil –Ecuador).
8 a 10 de Agosto de 2001: “Seminario Bambú 2001”, organizado por ECUABAMBU, EXPOPLAZA y el IMBAR (Guayaquil – Ecuador).
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REFERENCIAS
Econ. Ahmed Valencia A – Gerente General “Grupo Bananero Valencia”. Phone: 04 2398063 - 09 4500737.
Ing. Juan Carlos Peña G – Gerente de Operaciones “Ecoluxen S.A.”. Phone: 04 5117711 – 09 9995976.
Ing. Oscar Orrantia M – Gerente General “Durexporta S.A.”. Phone: 04 5012200 Ext. 112 – 099483293.
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Jessenia Dolores Sánchez Cabrera
INGENIERA EN BANCAS Y FINANZAS
Nombres : Jessenia Dolores
Apellidos : Sánchez Cabrera
Fecha de nacimiento : 11 de Noviembre 1980
Cedula : 1204607921
DIRECCIÓN: : Martín Icaza entre 10 Agosto y 5 de Junio
Correo: [email protected]
FORMACIÓN ACADÉMICA.
2006 – 2012
INGENIERO EN BANCAS Y FINANZAS
Universidad Técnica de Babahoyo
Babahoyo, Ecuador. 14 de Marzo del 2012.
MEDIO
BACHILLER EN CIENCIAS ESPECIALIDAD FISICO MATEMATICO.
Instituto Técnico Superior Srta. Babahoyo.
EXPERIENCIA
Empresa: Almacén MAKLOLY`S
Cargo: GERENTE PROPIETARIA
Tiempo: 2006 HASTA 2012
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Empresa: Comercializadora MEGA PROPRINEC
Cargo: Jefe Operativo
Tiempo: Septiembre del 2012 hasta la actualidad
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