UNIVERSIDAD TCNICA FEDERICO SANTA MARA
Diploma Gestin de Proyectos TI 2015A. Kaiser
Gestin de riesgos Risk Management
Santiago, Mayo 2015Alfonso Kaiser Mendia, MBA, PMP, PMI-RMP
Se agradece la valiosa colaboracin de Nahdy Moreno Andalaft, PMP
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Planificar la Gestin de Riesgos Salidas
Risk Management Plan Metodologa
Roles y Responsabilidades
Presupuesto
Timing
Categoras de Riesgo
Definiciones de Probabilidad e Impacto
Actitudes, tolerancias y umbrales de riesgo de los Stakeholders
Formatos reporte
Seguimiento
Otros:
RBS
2
Risk Management
Plan
PMI Risk
Management PlanPlan de gestin de
riesgosPlan de gestin de
riesgos (PMI)
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Risk Management Plan, Aspectos Clave
3
Compromiso de los Stakeholders.
Cumplimiento de normas, polticas, reglamentos y Leyes.
Categorizacin de riesgos
Activos de procesos de Riesgos de la organizacin
Compartir (ms que comunicar) el Risk Management Plan Compromiso Proactividad Ser parte de la solucin/Aportes
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Planificar la Gestin de Riesgos RBS
Risk Breakdown Structure
4
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5
Planificar RiskManagement
Identificar Riesgos
EVALUAR:
Anlisis Cualitativo del Riesgo
EVALUAR:
Anlisis Cuantitativo del Riesgo
Planificar las RESPUESTAS
al riesgo
Controlar los riesgos
PIER-C
Gua del PMBOK 5 edicin
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Identificar Riesgos
6
Entradas
.1 Plan de gestin de riesgos
.2 Plan de gestin de costos
.3 Plan de gestin del cronograma
.4 Plan de gestin de la calidad
.5 Plan de gestin de RRHH
.6 Lnea base del alcance
.7 Estimaciones de costos de las actividades
.8 Estimaciones de duracin de las actividades
.9 Registro de interesados
.10 Documentos del proyecto
.11 Documentos de adquisiciones
.12 Factores ambientales de la empresa
.13 Activos de procesos de la organizacin
Herramientas y Tcnicas
.1 Revisiones de la documentacin
.2 Tcnicas de recoleccin de la informacin
.3 Anlisis de listas de Chequeo
.4 Anlisis de las presunciones
.5 Tcnicas de diagramacin
.6 Anlisis FODA (SWOT)
.7 Juicio de expertos
Salidas
.1 Registro de riesgos
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Identificar Riesgos - Entradas
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PMI
Stakeholder
Register
Enterprise enviromental factors
Organizational process assets
Risk Management
Plan
PMI Risk
Management Plan
Cost
Management Plan
Schedule
Management Plan
Quality
Management Plan
Human Resource
Plan
Lnea base del alcance
1. WBS
2. WBS Dictionary
3. Scope Statement
WBS
WBS Dictionary
Scope Statement
Activity Cost
Estimates
Activity Duration
Estimates
Project Documents Procurement Documents
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Identificar Riesgos Herramientas y Tcnicas
Revisiones de la documentacin
Tcnicas de recoleccin de la informacin Brainstorming
Delphi Technique
Entrevistas
Anlisis Causa Raz
Anlisis de listas de Chequeo
Anlisis de las presunciones (supuestos)
Tcnicas de diagramacin Diagramas Causa Efecto
Flow Chart de Procesos o sistemas
Diagrama de Influencias
Anlisis FODA (SWOT)
Juicio de expertos
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Identificar Riesgos Herramientas y Tcnicas
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Tcnicas de recoleccin de la informacin Brainstorming
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Identificar Riesgos Herramientas y Tcnicas
Tcnicas de recoleccin de la informacin Brainstorming Necesidades para una reunin de brainstorming
Objetivo de la reunin: qu tema se va a tratar y qu se quiere obtener
Reglas de la reunin: pensamiento creativo; se proponen y escriben ideas, sin crtica ni cuestionamiento; no se aceptan descalificaciones; herramienta a utilizar; duracin de la reunin
Moderador o facilitador: prepara la logstica de la reunin; se asegura que todos los asistentes participen; controla el ambiente (ordenado)
Lista de asistentes: slo las personas necesarias, elegidas entre los interesados relevantes
Estructura de la reunin Primera parte o tormenta propiamente tal: las personas aportan sus ideas,
por turno, sin filtro ni cuestionamiento; se anotan todas, incluso las duplicadas;
Segunda parte o tratamiento de las ideas: explicacin en caso de dudas; eliminacin de las duplicadas; las ideas se ordenas y clasifican (se puede usar la RBS)
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Identificar Riesgos Herramientas y Tcnicas
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Tcnicas de recoleccin de la informacin Delphi Technique
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Identificar Riesgos Herramientas y Tcnicas
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Tcnicas de diagramacin Diagramas Causa Efecto (Ishikawa)
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Identificar Riesgos Herramientas y Tcnicas
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Tcnicas de diagramacin Flow Chart de Procesos o sistemas
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Identificar Riesgos Herramientas y Tcnicas
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Tcnicas de diagramacin Diagrama de Influencias
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Identificar Riesgos Herramientas y Tcnicas
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Anlisis FODA (SWOT)
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Identificar Riesgos Salidas
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Registro de Riesgos (Risk Register) Lista de los Riesgos identificados
Lista de las potenciales respuestas
Risk Register
Risk Identification Qualitative Rating Risk Response
Risk RiskCategory
Probability Impact Risk Score RiskRanking
RiskResponse
Trigger Risk Owner
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Tipos de accin de respuesta
Las acciones de respuesta se clasifican en:
Acciones para responder a riesgos negativos: Avoid (evitar o eliminar)
Mitigate (mitigar)
Transfer (transferir)
Accept (aceptar)
Acciones para responder a riesgos positivos; Exploit (explotar, lo contrario de eliminar)
Enhance (Incrementar)
Share (compartir)
Accept (aceptar)
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Acciones de respuesta a amenazas
Avoid or Eliminate (evitar o eliminar) El riesgo se evita completamente al eliminar la causa de la potencial
amenaza, al aislar los objetivos del proyecto o al relajar el objetivo en riesgo (por ejemplo aumentando el plazo o reduciendo el alcance)
Ejemplo: si los riesgos estn asociados a un equipo en particular entonces trabajar con otro equipo
Mitigate (mitigar) Los efectos adversos se minimizan al reducir la probabilidad de
ocurrencia o el rea de impacto
Ejemplo: si no hay algunas competencias en el equipo entonces incluir gente ms experta (reducir probabilidad) o asignarlos a tareas menos crticas (reducir impacto)
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Acciones de respuesta a amenazas (2)
Transfer (transferir) El riesgo sigue existiendo pero la responsabilidad se transfiere a otra
organizacin. Esta accin no elimina el riesgo y este debe seguir siendo monitoreado
Ejemplo: tomar un seguro o aadir clusulas de garanta a los
contratos con proveedores
Accept (aceptar) En este caso se cree que lo mejor es no hacer ninguna accin
sobre el riesgo
Pasiva
Activa
De todos modos los riesgos aceptados se siguen monitoreando
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Acciones de respuesta a oportunidades
Exploit (explotar) Lo que se busca es hacer que la oportunidad se materialice para
aprovechar los beneficios
Ejemplo: agregar personal ms capacitado para mejorar la calidad del
producto final
Share (compartir) La facultad de aprovechar la oportunidad se potencia al formar
alianzas o consorcios
Ejemplo: formar alianzas con proveedores estratgicos con los cuales
se comparten los beneficios de materializarse la oportunidad
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Acciones de respuesta a oportunidades
Enhance (Incrementar) Se aumenta la probabilidad y/o el posible impacto.
Ejemplo: existe una buena posibilidad de que el proveedor entregue
antes los equipos as que se decide iniciar la capacitacin del personal
antes para estar mejor preparados en caso de que esto ocurra
Accept (aceptar) En este caso se cree que lo mejor es no hacer ninguna accin sobre el
riesgo
De todos modos los riesgos aceptados se siguen monitoreando
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Identificar Riesgos
Para que sean tiles
Lista ms completa posible
Riesgos bien escritos, formato CAUSA-RIESGO-EFECTO, claros, simples y no ambiguos.
Que estn identificados con los distintos stakeholders
Que tengan un responsable
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OJO: Claro y simple no significa General
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Planificar RiskManagement
Identificar Riesgos
EVALUAR:
Anlisis Cualitativo del Riesgo
EVALUAR:
Anlisis Cuantitativo del Riesgo
Planificar las RESPUESTAS
al riesgo
Controlar los riesgos
PIER-C
Gua del PMBOK 5 edicin
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EVALUAR, Anlisis Cualitativo del Riesgo
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Entradas
.1 Plan de gestin de riesgos
.2 Lnea base del alcance
.3 Registro de riesgos
.4 Factores ambientales de la empresa
.5 Activos de procesos de la organizacin
Herramientas y Tcnicas
.1 Evaluacin de la probabilidad e impacto del riesgo
.2 Matriz de probabilidad e impacto
.3 Evaluacin de la calidad de los datos
.4 Categorizacin de los riesgos
.5 Evaluacin de la urgencia de los riesgos
.6 Juicio de expertos
Salidas
.1 Actualizacin de los documentos del proyecto
Priorizar
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Anlisis Cualitativo del Riesgo Entradas
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PMI
Enterprise enviromental factors
Organizational process assets
Risk Management
Plan
PMI Risk
Management Plan
Scope Baseline
1. WBS
2. WBS Dictionary
3. Scope Statement
WBS
WBS Dictionary
Scope Statement
Risk Register
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Anlisis Cualitativo del Riesgo Herramientas y Tcnicas
Evaluacin de la probabilidad e impacto del riesgo
Matriz de probabilidad e impacto
Evaluacin de la calidad de los datos
Categorizacin de los riesgos
Evaluacin de la urgencia de los riesgos
Juicio de expertos
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Anlisis Cualitativo del Riesgo Matriz de Probabilidad e Impacto
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Evaluacin de la probabilidad de ocurrencia TIPS
Letras y Nmeros Cuantificable Inequvocos
PROBABILIDAD DE OCURRENCIANEMO NIVEL ESTADSTICO DEFINICIN
FRECUENTE 1 P.O.> 10-1Puede ser continuamente
experimentado
PROBABLE 2 10-1>P.O.>10-2 Puede ocurrir frecuentemente
OCASIONAL 3 10-2>P.O.>10-3 Puede ocurrir en algunas ocasiones
REMOTA 4 10-3>P.O.>10-6Rara vez, pero razonablemente puede esperarse su ocurrencia.
IMPROBABLE 5 P.O. < 10-6 Improbable, aunque posible.
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Evaluacin del impacto TIPS
Letras y Nmeros Cuantificable Inequvocos
IMPACTO
Marginal a No tiene consecuencia sobre los objetivos del proyecto
Leve bNo afecta directamente sobre los objetivos del proyecto, pero su efecto acumulativo puede llegar a tener efectos limitados sobre los objetivos del proyecto
Regular c Puede llegar a tener efectos sobre los objetivos del proyecto
Serio d Su ocurrencia afectarn a los objetivos del proyecto
Catastrfico e De producirse afectarn seriamente los objetivos del proyecto
Anlisis Cualitativo del Riesgo Matriz de Probabilidad e Impacto
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Matriz de probabilidad e impactoProbabilidad de Ocurrencia
Marginal Leve Regular Serio SeveroI
m
p
a
c
t
o
Catastrfico 5 10 15 20 25 5
Serio 4 8 12 16 20 4
Regular 3 6 9 12 15 3
Leve 2 4 6 8 10 2
Marginal 1 2 3 4 5 1
a b c d e
P(0;0,2) P(0,2;0,4) P(0,4;0,6) P(0,6;0,8) P(0,8;0,99)
Menor 1S
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Anlisis Cualitativo del Riesgo Herramientas y Tcnicas
Evaluacin de la calidad de los datos Entender y Examinar
Exactitud Calidad Confiabilidad Integridad
Categorizacin de los riesgos (Prctica y til)
Fuentes de Riesgos (RRHH, Tecnologa, etc) rea del Proyecto Afectada (Programacin, subrutinas crticas, etc)
WBS Categoras
Fases del proyecto Causas Raz
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Anlisis Cualitativo del Riesgo Herramientas y Tcnicas
Evaluacin de la urgencia de los riesgos
Indicadores
Probabilidad de Deteccin
Tiempos de retardo en la aplicacin de las planes de Contingencia o mitigacin.
Triggers
Sntomas
Juicio de expertos
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Anlisis Cualitativo del Riesgo Salidas
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Project Documents Updates Risk Register
Assumption Log Updates
Adivinar educada y fundadamente
Risk Register Assumption Log
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Anlisis Cualitativo del Riesgo Hints y cuestionamientos
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Lista Priorizada
Lista de Observacin
Calificacin del Riesgo (Risk Score)= P x I
Risk Ranking (Proyecto) o Risk Exposure
Estadsticamente es serio el promedio?
Suma de todos los riesgos y su efecto?
No est correctamente definido y es sujeto a interpretacin.
Yo utilizo el mayor riesgo de todos
Risk ScoreN Total de Riesgos
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