Auditoria continua fccpv

Información Financiera, Gerencia y Control, Año 1

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Información Financiera, Gerencia y Control, Año 1- Numero 3, Julio-Diciembre 2011

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Auditoría continua herramienta de control en la Gobernación del estado Yaracuy

Cruz, Jesús E.* y Gutiérrez, Rafael E.**

• Resumen:

En este trabajo se analiza la auditoría continua como herramienta de control gubernamental aplicable a la evaluación de la gestión de la Secretaría de Administración y Finanzas de la Gobernación del Estado Yaracuy. La investigación se enmarcó dentro del tipo descriptiva y su respectivo diseño de campo, no experimental y transaccional. Se diseñó un instructivo de recolección de datos en forma de cuestionario contentivo de 32 ítems. Una vez obtenida la información requerida, el análisis permitió concluir que la secretaría de administración y finanzas carece de técnicas fundamentales de organización, aunque posee avanzada tecnología de información, por lo que se indicaron recomendaciones organizativas tendientes a la futura aplicación de la auditoría continua..

• Palabras Clave:

Auditoría Continua, Control Interno, Gestión Fiscal.

______________

* Contador Público, Magister en Gerencia de las Finanzas, especialista en Derecho Tributario. [email protected] ** Contador Público, Especialista en Auditoría. Auditor Interno de la Gobernación del estado Yaracuy.


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Continuous audit control tool in Yaracuy state Government

Cruz, Jesús E.* y Gutiérrez, Rafael E.**

• Abstract:

This paper analyzes the continuous audit of government control as a tool for assessment of the management of the Secretariat for Administration and Finance, State Government Yaracuy. The reserarch is part of the descriptive and the respective field design, experimental and not transeccional. We designed and instructional data collection which containing questionnaire of 32 items. Once the required information, the analysis concluded that the administration and finance secretariat lacks fundamental techniques of organization, although information technology has advanced, so that organization recomendations intended to indicate future implementation of continuous auditing.

• Keywords:

Continuous auditing, internal control, fiscal management.

______________

* Contador Público, Magister en Gerencia de las Finanzas, especialista en Derecho Tributario. [email protected] ** Contador Público, Especialista en Auditoría. Auditor Interno de la Gobernación del estado Yaracuy.


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1. Introducción:

Tradicionalmente, el trabajo de los auditores sigue un patrón de análisis

retrospectivo, basado en una planificación de pruebas de las

transacciones. Por lo general las evaluaciones se hacen mucho después

de la ocurrencia efectiva de los hechos objeto de estudio. Sin embargo,

cada vez es más evidente que esta forma de trabajar ofrece un alcance

limitado, además tardío para proporcionar verdadero valor al desempeño

de la organización y al cumplimiento de metas y objetivos.

En la visión moderna las organizaciones públicas y privadas se enfrentan

a nuevos retos; entre ellos a clientes, proveedores, empleados y

relacionados más exigentes, lo cual les obliga a mantenerse en constante

renovación, para lograr una gestión basada en principios de eficacia,

eficiencia y economía. Surge entonces la necesidad de evaluar las

decisiones adoptadas en los distintos niveles jerárquicos, respecto de los

objetivos, metas, planes, políticas, estructuras, presupuesto, canales de

comunicación, sistemas de información, entre otros. A tal efecto se

presenta la auditoría continua como la herramienta de control que puede

ser integrada en diferentes funciones de la gestión de una organización.

La auditoría continua es el método utilizado para realizar verificaciones de los controles y procedimientos de manera automática y frecuente. Este esquema de trabajo solo es posible con el apoyo tecnológico y en especial con las herramientas de análisis de datos. A través de este sistema es posible realizar verificaciones en tiempo real o casi tiempo real.

La auditoría continua funciona como una herramienta de gran utilidad para las organizaciones, ya que es una forma eficaz de evitar posibles irregularidades y malas praxis, observando en el área a evaluar, la descripción de la deficiencia encontrada, las causas del problema, las consecuencias de la debilidad y de ser posible su cuantificación, como también los correctivos pertinentes de manera oportuna, en un breve


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plazo. Otra perspectiva valiosa de la auditoría continua, es que brinda seguridad a las organizaciones, ya que reciben respuestas rápidas de las incidencias que tienen las operaciones en su gestión, como también sirve de fuente para prevenir y descubrir errores y fraudes oportunamente.

Así mismo, su importancia radica en que sirve como base para realizar una revisión óptima de los procesos de acuerdo con las normas de la organización, lo que brindará una mejor distribución del trabajo. En lo referente a los sistemas de información, ofrece sugerencias para mejorar los procedimientos de trabajo para un adecuado uso de la información, que a su vez, simplifica el tiempo y se logran resultados más eficaces.

En principio, la auditoría se orientaba hacia las necesidades internas de las organizaciones, en cuanto a asegurar el manejo del dinero con seguridad y el registro exacto de las transacciones; así como la revisión de la precisión financiera y de los resultados de las operaciones que se indican en los estados financieros, evitando o descubriendo los fraudes o irregularidades en los mismos. Al día de hoy, la auditoría sigue en evolución, por lo que además de dar fe sobre las operaciones pasadas, se orienta a mejorar operaciones futuras a través de la formulación de recomendaciones constructivas tendentes a aumentar la eficacia, eficiencia y economía en el manejo de los recursos de la organización. Lo que ha permitido a la auditoría a diversificarse en diferentes campos para adaptarse a los cambios del entorno con la finalidad de satisfacer las necesidades de la organización.

Actualmente, las organizaciones reconocen la función de auditoría, en

cualquiera de sus modalidades, como una actividad profesional asesora

de la alta dirección, en procura de garantizar la implementación oportuna

del sistema de control. La función de auditoría, es eminentemente

evaluativa. Esto explica por qué siempre debe entenderse como una

actividad de control a posteriori y selectiva. Cumple una función de control

preventivo a partir de la aceptación de la gerencia de las

recomendaciones de mejoramiento del sistema operativo y de vigilancia

de las actividades de la organización. Persistentemente engendra control

detectivo. Pero no se ocupa del control correctivo. Los procedimientos de


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corrección de errores o inconsistencias, en general, deben ser realizados

por personal de línea y no de staff. El objetivo general de esta investigación es analizar la auditoría continua como herramienta de control gubernamental aplicable a la evaluación de la gestión fiscal en la Secretaría de Administración y Finanzas de la Gobernación del estado Yaracuy. Para lograrlo primero se caracteriza a la auditoría continua como mecanismo de control, a efectos del análisis de su aplicabilidad. Seguidamente, se evalúa el sistema de control interno en la secretaría de administración y finanzas, con el propósito de la determinación de debilidades y fortalezas. Posteriormente se Identifican los soportes informáticos que utiliza para el procesamiento de la información, en relación a su auditoría en tiempo real. Finalmente la idea es el establecimiento de lineamientos para la aplicación de la auditoría continua en la referida secretaría de la Gobernación del Estado Yaracuy. En tal sentido, los informantes clave están integrados por diez personas que representan parte del personal adscrito a la señalada secretaría: Cuatro Directores y Seis Coordinadores

2. El Enfoque de la Auditoría Continua

Para Philip, Defliese y otros (1992), las auditorías continuas o periódicas se presentan cuando el contador público visita a sus clientes con intervalos frecuentes durante el período fiscal: una vez al mes, o con mayor o menor frecuencia; y durante su visita pone al corriente todo el trabajo de auditoría pendiente desde su visita anterior. Zabihollah, Rezaee; Mcmickle, Peter L.; Sharbatoghlie, Ahmad, y Elam, Rick (2004), definen la auditoría continua como “un proceso comprensivo de auditoría electrónica que permite a los auditores dar cierto grado de seguridad en relación con información continua generada simultáneamente, o muy poco tiempo después de que dicha información sea revelada” (p. 16). Según CRM Suite Overview (2000), empresa de auditoría continua de sistemas, define de forma análoga el concepto, se auditan periódicamente los sistemas de trabajo establecidos para llevar a cabo el proceso de mantenimiento, incluyendo la utilización adecuada del software y su aprovechamiento. Así siguen alcanzando los beneficios obtenidos; establecen planes de acción específicos si se encuentran desviaciones de


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sistema; genera reportes a la gerencia sobre la situación real de la función de mantenimiento.

Para Mantilla (2003), la auditoría continua es un servicio de aseguramiento en el que se elimina el tiempo entre la ocurrencia de los eventos subyacentes a la materia sujeto particular de un cliente y la emisión de la opinión de un auditor sobre la razonabilidad de las representaciones que el cliente hace sobre la materia sujeto (p 662). Además señala el autor que en una auditoría continua, los datos que fluyen a través del sistema de un cliente se monitorean y analizan de manera continua usando mecanismos integrados dentro del sistema. Las excepciones a las reglas definidas por el auditor provocarán alarmas, proveyendo comunicación al auditor en relación con cualesquier deterioro o anomalía potencial dentro del sistema.

2.1. Beneficios de la Auditoría Continua. Dentro de los beneficios que nos presenta la auditoría continua, podemos mencionar los siguientes: A. Introduce las prácticas más avanzadas en contabilidad. B. Presenta reportes y auditorías con uso intensivo de la tecnología de la

información más desarrollada, sobre todo por el interés que existe ahora en relación con la distribución electrónica de reportes de negocios.

C. Los datos que fluyen a través del sistema de un cliente se monitorean y analizan de manera continua usando mecanismos integrados dentro del sistema.

D. Provoca un sistema de alarmas, proveyendo al auditor de cualquier deterioro o anomalía potencial dentro del sistema.

E. Provee seguridad sobre la calidad y la credibilidad de la información presentada.

F. Reduce significativamente el tiempo entre la ocurrencia de los hechos económicos en el cliente y la opinión del auditor sobre estos hechos.

G. Reduce los costos de auditoría al permitir a los auditores hacer pruebas aleatorias a una muestra más grande de las transacciones y examinar los datos de una manera rápida y eficiente.


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H. Mejora la calidad de las auditorías al permitir a los auditores concentrarse más en el entendimiento de la organización y su estructura de control interno.

I. Hace énfasis en los controles de carácter financiero. J. La administración da mayor importancia a los controles internos.

2.2. Efectos del proceso de la auditoría continua en la tradicional La auditoría continua afecta el proceso tradicional de auditoría en diversas formas. En primer lugar, es razonable esperar que el conocimiento del auditor de los proceso de la organización debe incrementarse, para asegurar la confiabilidad y relevancia de los documentos electrónicos, registros contables y datos. El conocimiento de la estrategia de la organización resulta importante para entender sus metas y objetivos y para evaluar los riesgos relacionados y las actividades de control interno. En segundo lugar, el auditor necesita entender el flujo de transacciones y actividades de control relacionadas, que aseguren la validez y confiabilidad de la información a través de un sistema de contabilidad en tiempo real. En este sistema las transacciones son transmitidas, procesadas y evaluadas electrónicamente y por lo tanto, el auditor debe tener la seguridad de que esas transacciones no están siendo alteradas. En tercer lugar, bajo la auditoría continua, el auditor debe utilizar un plan de auditoría orientado hacia el control del riesgo, que busque primordialmente la eficiencia y la efectividad de los controles internos del sistema de contabilidad en tiempo real. Finalmente, la auditoría continua exige que el auditor desarrolle sus propias herramientas de auditoría de software, con capacidad para auditar a través del computador o alternativamente adquirir paquetes de software comercialmente disponibles. Estas herramientas y técnicas de auditoría continua permiten al auditor valorar riesgos, evaluar controles internos y llevar a cabo de manera electrónica una serie de procedimientos de auditoría que incluyen: la extracción de datos, la obtención de información para revisión analítica, extractos de libros mayores y registros contables, selección de pruebas aleatorias de control y pruebas sustantivas para


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identificar excepciones y transacciones inusuales y llevar a cabo confirmaciones.

Adicionalmente, estas herramientas permiten al auditor salir de la visión retrospectiva de auditoría para pasar a la visión de auditoría continua de sistemas de contabilidad confiables e integrados, así como también de controles internos adecuados y efectivos. El desarrollo de una auditoría continua exige disponer de una infraestructura tecnológica de información para acceder y obtener los datos con formatos de diversos tipos y para archivar documentos a partir de diferentes sistemas y plataformas. La toma de decisiones acertadas depende en gran parte de la calidad y oportunidad de la información. La información electrónica y digital es más oportuna, flexible, accesible, transferible, transparente y puede ser más fácilmente organizada, almacenada, sintetizada y recuperada que la información documental. Por ello es que documentos de fuentes tradicionales como las órdenes de compra, facturas y cheques están siendo reemplazados por datos electrónicos. Los datos subyacentes a la contabilidad están en formatos electrónicos, tales como las bases de datos, que pueden ser substancialmente diferentes, en su estructura básica, a los libros diarios y mayores convencionales y a otros informes.

2.3. Metodología de la Auditoría Continua

El desarrollo efectivo de una metodología de auditoría continua exige

crear una infraestructura tecnológica de información para acceder y

obtener los datos con formatos de diversos tipos y para archivar formatos

a partir de diferentes sistemas y plataformas. Este procedimiento conlleva

la estandarización de los datos obtenidos de una variedad de fuentes y

sistemas de datos. La estandarización de los datos constituye el aspecto

más complejo y retador en la construcción de una capacidad de auditoría

continua ya que los costos, complejidades y riesgos de que se

introduzcan errores y se duplique la información pueden crear grandes

obstáculos para el desarrollo de un análisis, tanto de la auditoría como de

las posibles soluciones.


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Obtención de

definiciones de

Identificación de

elementos de los

Establecimiento de

acceso y

autorización de

datos.

Extracción de

datos con base a

Creación de

bancos de datos

Carga de datos y

creación de

Ejecución de

pruebas de

auditoría y

producción de

Definición de objetivos de

auditoría y descripción

Entendimiento

de los procesos

de la

Identificación de

los datos claves.

1 2 3

7 8 9

6 5 4

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Figura Nº 1: Proceso de la Auditoría Continua

Fuente: Zabihollah, Rezaee; Mcmickle, Peter L; Sharbatoghlie, Ahmad, y Elam, Rick (2004).

En la figura Nº 1, se muestran las diversas fases en el desarrollo de una

capacidad de auditoría continua. Las fases están interrelacionadas y no

necesariamente en un orden lineal.

3. La Auditoría Interna en el Sector Público

De acuerdo con la Ley Orgánica de la Administración Financiera del Sector Público en su artículo. 135 se define a “la auditoría interna como un servicio de examen posterior, objetivo, sistemático y profesional de las actividades administrativas y financieras de cada ente u órgano, realizado con el fin de evaluarlas, verificarlas y elaborar el informe contentivo de las observaciones, conclusiones, recomendaciones y el correspondiente dictamen. Dicho servicio se prestará por una unidad especializada de auditoría interna de cada ente u órgano, cuyo personal, funciones y actividades deben estar desvinculadas de las operaciones sujetas a su control”.


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4. Conclusiones:

En relación con la caracterización de la auditoría continua como mecanismo de control en la Secretaría de Administración y Finanzas de la Gobernación del estado Yaracuy, a efectos del análisis de su aplicabilidad, se pudo conocer lo siguiente:

• La Secretaría de administración y finanzas de la gobernación, no ha sido objeto de evaluación mediante la aplicación de la auditoría continua.

• El personal de la mencionada secretaría está convencido de que los procedimientos llevados a cabo en la dependencia gubernamental llevan al cumplimiento oportuno de las metas y objetivos programados.

• Un considerable número de empleados, opinan que no hay parámetros para medir la eficacia y eficiencia de las actividades y procesos ejecutados en la secretaría.

Respecto a la evaluación del sistema de control interno, con el propósito de la determinación de debilidades y fortalezas, arrojó los siguientes resultados:

• La misión y visión de la secretaría no se encuentran publicadas; a pesar de estar formuladas, no están a la vista de empleados ni del público en general, tal como lo recomiendan las tendencias actuales en administración y gerencia.

• Carencia de herramientas fundamentales de organización, tales como manuales de normas, cargos y procedimientos que orienten la ejecución de las actividades en la secretaría.

• Se determinó la existencia de planes, proyectos, presupuestos o programas en los cuales la Secretaría define y cuantifica sus objetivos.

En cuanto a la identificación de los soportes informáticos que utiliza la Secretaría de Administración y Finanzas de la Gobernación del estado Yaracuy para el procesamiento de la información, en relación a su auditoría en tiempo real, los resultados indican que:


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• La plataforma tecnológica existente cuenta con procesos adecuados que permiten la operatividad de las aplicaciones en forma integrada, esto proporciona información pertinente de manera oportuna para la toma de decisiones y, a la vez, sirve de apoyo al proceso de la auditoría continua.

• La secretaría de administración y finanzas trabaja con el denominado Sistema Integrado Administrativo (SIA), el cual fue concebido en función de un proceso deductivo que parte de la consideración del “todo” de la administración financiera y se establecen módulos de información que operan en forma coordinada, para lograr un sistema integrado que permita elaborar por agregación los diferentes informes que se requieran.

Por último, en lo relativo al establecimiento de lineamientos para la aplicación de la auditoría continua en la dependencia gubernamental analizada, se obtuvo lo siguiente:

• La gestión de la secretaría de administración y finanzas se evalúa a través de la aplicación de auditorías que siguen un patrón de análisis retrospectivo, basada en una planificación de pruebas de las transacciones y tiempo después de la ocurrencia efectiva de los hechos. Esta forma de evaluación ofrece un alcance limitado y tardío para proporcionar verdadero valor al desempeño de la organización.

• Se observó que existe una disposición del personal de implementar medidas o acciones correctivas y preventivas, que permitan lograr mejoras en las herramientas de control utilizadas en el desarrollo de sus actividades y funciones.

En resumen, la secretaría de administración y finanzas estudiada carece de técnicas fundamentales de organización, por lo que se recomienda establecer manuales de cargos, normas y procedimientos que sirvan de apoyo técnico al personal para la ejecución de las funciones o tareas, al igual que parámetros o indicadores que faciliten la evaluación de la eficacia y eficiencia en el desarrollo de sus procesos. Igualmente, la dependencia gubernamental debe implementar la auditoría continua o periódica como mecanismo de control para evaluar la gestión fiscal, y de esta forma aplicar correctivos pertinentes a corto plazo y de manera


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oportuna, en tal sentido dispone con avances metodológicos como lo es la tecnología de información para su aplicabilidad.

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