Café para llevar

Café para llevarGuía rápida de referencia para

ser anfitrión de una reunión de World Café

Ilustración Nancy Margulies

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Guía rápida para ser anfitrión de un World Café

LEMOINE EDITORES Y CENTRO NACIONAL DE CONSULTORÍAwww.librosyeditores.com

WORLD CAFÉ. Construyendo nuestro futuro a través de conversaciones poderosas

¿Qué son las conversaciones de World Café?

World Café es un método fácil de aplicar para crear una red viva de diálogo colaborativo

alrededor de preguntas significativas al servicio de tareas concretas. Los Cafés han recibido varios nombres en diferentes contextos y para metas específicas, por ejemplo, Cafés creativos, Cafés de estrategia, Cafés de liderazgo y Cafés comunitarios. Las conversaciones de World Café están basadas en los principios y formatos desarrollados por el World Café, un movimiento global para promover conversaciones relevantes en organizaciones corporativas, gubernamentales y comunitarias alrededor del mundo.

El World Café se construye con las

premisas de que las personas poseen la sabiduría y la creativi-dad para afrontar los retos más difíciles; de que las respuestas que necesitamos están a nuestra disposición; y de que somos más sabios en comunidad que individualmente.

World Café también es una metáfora que nos permite ver nuevas formas de marcar la diferencia en nuestras vidas y trabajos. El poder de la conversación es tan difícil de percibir y tan cotidiano que generalmente lo pasamos por alto. Por ejemplo, consideremos todas las decisiones de aprendizaje y acción que tienen lugar mientras las personas pasan de una conversación a otra dentro de las organizaciones y las comunidades. ¿Qué tal si consideramos todas estas conversaciones como un gran Café dinámico, cada conversación como una mesa que hace parte de una red más grande de conversaciones vivas, que es el proceso principal para compartir nuestro conocimiento colectivo y darle forma a nuestro futuro? Una vez seamos conscientes del poder de la conversación como parte clave en todos los aspectos de nuestras vidas, podremos usarlo con mayor eficacia en nuestro mutuo beneficio.

¿Cuál es la esencia del método World Café?

Hemos establecido una serie de pasos para poner a trabajar la conversación a través del diálogo y el compromiso. Si aplicas estos pasos para planear

tus reuniones y encuentros, encontrarás que es posible crear un ambiente único donde es más probable que surjan resultados sorprendentes y útiles. Un World Café siempre es íntimo, incluso cuando es una reunión a gran escala.

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WORLD CAFÉ. Construyendo nuestro futuro a través de conversaciones poderosasGuía rápida para ser anfitrión de un World Café

3. Explora preguntas significativas

El conocimiento emerge como respuesta a preguntas cautivadoras. Encuentra preguntas que sean relevantes para las preocupaciones reales del grupo. Las preguntas poderosas y de alto alcance ayudan a

1. Prepara el contexto

Concéntrate en la razón por la que estás reuniendo a las personas y la meta que quieres alcanzar. Conocer el propósito y los parámetros de tu reunión te permite considerar y elegir los elementos más importantes

2. Crea un espacio acogedor

Los anfitriones de Café alrededor del mundo hacen énfasis en el poder y la importancia de crear un espacio acogedor, que se sienta seguro y amable. Cuando la gente se siente cómoda para expresarse

LOS PASOS DE WORLD CAFÉ: SIETE PRINCIPIOS DE DISEÑO

para alcanzar tu objetivo: por ejemplo, quién debe hacer parte de la conversación, qué temas o preguntas serán los más pertinentes, qué tipo de recolección de la información será más útil, etc.

sinceramente, afloran sus mejolres habilidades creativas, comunicativas y recep-tivas. En particular, considera cómo debe ser tu invitación y el espacio físico para contribuir en la creación de una atmósfera de bienvenida.

atraer la energía, la percepción y la acción colectivas, mientras recorren todo el sistema. Según el marco de tiempo disponible y los objetivos, tu Café puede ex-plorar una única pregunta o puede seguir una línea de investigación que profun-diza progresivamente a través de varias rondas de conversación.

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5. Conecta perspectivas diversas

La posibilidad de moverse entre las mesas, conocer nuevas personas, contribuir activamente con la opinión propia y conectar la esencia de los descubrimientos propios con círculos de pensamiento

6. Escucha en equipo para identificar patrones y enfoques

Escuchar es un regalo que nos damos mutuamente. La calidad de esta habilidad es quizás el factor más importante y determinante para el éxito del Café.

en continua expansión es una de las características distintivas del Café. Mientras los participantes llevan ideas o temas clave a nuevas mesas, están intercambiando perspectivas y enriqueciendo en gran medida la posibilidad de sorprender con nuevos enfoques.

A través de la práctica compartida de escuchar y prestar atención a los temas, los patrones y los enfoques, empezamos a percibir la conexión con un sentido de totalidad. Anima a las personas a escuchar lo que no se está diciendo junto con lo que se está comunicando.

4. Fomenta la participación de todos

Como líderes somos cada vez más conscientes de la importancia de la participación, pero la mayoría de la gente no solamente quiere participar, sino también contribuir activamente a marcar la diferencia.

Es importante fomentar la participlación de todos para que aporten con sus ideas y perspectivas, y permitir que otros simplemente escuchen.

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Para una exposición más detallada de los principios de diseño de World Café, consulta el libro World Café. Construyendo nuestro futuro a través de conversaciones poderosas o asiste al programa Signature Learning Program Hosting World Café: The Fundamentals en Fielding Graduate University.

7. Comparte los descubrimientos colectivos

Las conversaciones sostenidas en una mesa reflejan un patrón de totalidad que se conecta con las conversaciones de otras mesas. La última fase del Café, a menudo llamada cosecha o recolecta, involucra

hacer de estos patrones una totalidad visible para el grupo de conversación. Dedica unos minutos a reflexionar en silencio sobre los patrones, temas y preguntas más profundas de cada conversación grupal e invita a compartir con el grupo en conjunto. Asegúrate de tener un método para capturar la cosecha, trabajar con un registrador visual es de gran ayuda.


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Conversaciones de World Café, paso a paso

Organiza mesas al estilo de un café pequeño de cuatro personas (máximo cinco) o en grupos de conversación.

Establece rondas progresivas de conversación (al menos tres) que duren 20 minutos aproximadamente.

Plantea preguntas o asuntos genuinamente significativos para tu vida, trabajo o comunidad.

Anima a los participantes a escribir, garabatear o dibujar las ideas clave en los manteles de las mesas (y/o anotar las ideas clave en tarjetas grandes o salvamanteles individuales en el centro de la mesa).

Una vez completada la primera ronda de conversación, puedes pedirle a una persona que permanezca como anfitrión de mesa para la siguiente ronda, mientras los otros viajan como embajadores de significado. Los viajeros comunican ideas, temas y preguntas a una nueva conversación, mientras los anfitriones de mesa dan la bienvenida a un nuevo grupo de viajeros.

La posibilidad de que las personas se muevan por diferentes rondas de conversación permite que las ideas, las preguntas y los temas comiencen a ligarse entre sí. Al final de la segunda o tercera ronda, todas las mesas o grupos de conversación habrán hecho una polinización cruzada con enfoques de conversaciones anteriores.

En la última ronda de conversación, la gente puede regresar a la primera mesa para sintetizar sus descubrimientos o puede seguir viajando a nuevas mesas.


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Puedes usar la misma pregunta en una o varias rondas de conversación o puedes proponer diferentes preguntas en cada ronda para construir y ayudar a profundizar la exploración.

Después de al menos tres rondas de conversación, inicia un periodo de compartir los descubrimientos y enfoques con el grupo entero. En este tipo de conversaciones espontáneas surgen patrones que pueden ser identificados, crece el conocimiento colectivo y emergen las posibilidades para la acción.

Una vez sepas lo que quieres alcanzar y la cantidad de tiempo disponible, puedes decidir el número de rondas y la duración de cada una, así como el uso más efectivo de las preguntas y las maneras más interesantes de conectar y polinizar las ideas.



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Etiqueta de Café

¡Juega, experimenta e improvisa!Pasos de World Café: ¡Diviértete!, facilita tu labor y la de los demás, juega, dibuja, garabatea, escucha en conjunto para descubrir patrones, enfoques y conexiones más profundas, contribuye con tu opinión, escucha para entender, concéntrate en lo relevante, relaciona y conecta ideas, habla con tu mente y con tu corazón y tómate tu tiempo para pensar y reflexionar.

Ilustración Avril Orloff

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No olvides que

La importancia de la(s) pregunta(s) de World Café

Las preguntas (o pregunta) que establezcas para una conversación de World Café son determinantes para el éxito. Tu Café puede explorar una sola pregunta o pueden desarrollarse varias para construir una progresión lógica de descubrimiento durante varias rondas de diálogo.

Las preguntas bien planteadas atraen la energía y concentran nuestra atención en lo que realmente importa. Los anfitriones de Café con amplia experiencia recomiendan formular preguntas abiertas, es decir, que no tengan como respuesta “sí” o “no”.

Las buenas preguntas no llaman a la acción inmediata o a resolver un problema, necesariamente. Deben invitar a la indagación y al descubrimiento en lugar de la defensa o el consenso.

Sabrás que has dado con una buena pregunta cuando veas que provoca nuevas ideas y posibilidades.

Prueba preguntas tentativas con algunos de los participantes de tu Café para examinar si suscitan interés y mantienen la energía.

Es simple y clara.Invita a la reflexión.Genera energía.Promueve la indagación.Evidencia las suposiciones inconscientes.Abre nuevas posibilidades.

Una pregunta poderosa


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Cinco maneras de visualizar el conocimiento colectivo

Invita a un redactor gráficoEn algunos eventos de Café, un redactor visual puede captar la conversación del grupo completo dibujando las ideas grupales sobre un papelógrafo o un mural que combina textos y dibujos que ilustran los patrones de la conversación.

Haz un paseo por la galeríaEn ocasiones, las personas pueden llevar los individuales de las mesas a las paredes para que otros participantes hagan un tour y conozcan las ideas durante un descanso.

Muestra tu enfoqueLos participantes pueden utilizar grandes Post-its para exponer una idea sobre un tablero o una pared para que todos den un vistazo durante un descanso.

Agrupa las ideasLos Post-its grupales pueden disponerse según grupos de afinidad de manera tal que se haga evidente la relación entre las ideas y estén a la mano para planear los siguientes pasos del grupo.

Crea una historiaAlgunos anfitriones de Café elaboran periódicos o un cuaderno de notas para resumir los resultados del trabajo y comunicarlos a audiencias mayores, en los que se combinan los registros visuales con textos como parte de la documentación.

Ilustración Nancy MarguliesIlustración Nancy Margulies

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Cómo crear un ambiente de CaféYa sea que convoques varias decenas de personas o varias centenas, es esencial crear un ambiente que evoque la sensación de informalidad e intimidad.

Cuando tus invitados lleguen, deben percibir de inmediato que esta no será una reunión cualquiera.

Si es posible, elige un lugar que reciba luz natural y que tenga una vista al aire libre con el fin de crear una atmósfera agradable.

Haz que el espacio parezca un café de verdad, con pequeñas mesas para cuatro o cinco personas. Si son menos de cuatro, quizás no tendrás la suficiente variedad de perspectivas, y más de cinco limita la cantidad de interacción.

Dispón las mesas de una manera casual y aleatoria en lugar de formar filas ordenadas. Las mesas de un café casual después de algunas horas de estar abierto dan la sensación de relajación y acogida.

Usa manteles coloridos y un florero pequeño sobre cada mesa. Si el lugar lo permite, puedes añadir una vela en el centro. Instala plantas o algún tipo de vegetación en la sala.

Coloca al menos dos hojas de papel grandes sobre cada mantel junto con un recipiente lleno de marcadores de colores. Tener papel y lápices es un aliciente para garabatear, dibujar y conectar ideas. De esta forma las personas toman nota de las ideas en cuanto estas emergen.

Sitúa una mesa adicional en la parte frontal de la sala para el anfitrión y la presentación del material.

Considera exhibir obras de arte o afiches en las paredes, incluso algo tan sencillo como las hojas de apuntes del papelógrafo; también puedes poner música mientras las personas llegan y les das la bienvenida.

Para hacer un homenaje a la tradición de comunidad y hospitalidad, ofrece bebidas y refrigerios. ¡Un café no sería tal sin algo para picar y refrescarse!

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Las mesas pequeñas y redondas son ideales, aunque mesas plegables o para juegos de mesa también funcionan.

Sillas suficientes para todos los participantes y presentadores.

Manteles coloridos.

Papeles de papelógrafo o individuales de papel sobre los manteles de las mesas.

Marcadores de colores. Para mayor legibilidad, utiliza colores oscuros como verde, negro, azul y morado. Ten a la mano colores vivos (rojo, verde claro, azul claro, anaranjado) para resaltar y hacer énfasis.

Un vaso con flores y un recipiente para los marcadores.

Una mesa auxiliar para bebidas y refrigerios.

Un mural o un papelógrafo para hacer visible el conocimiento colectivo. Cinta adhesiva para pegar hojas a la pared.

Espacio libre en la pared o un tablero blanco.

Espacio libre en la pared o en las ventanas para pegar el trabajo colectivo y/o de cada mesa.

Provisiones para el Café

Proyector y pantalla.Equipo de sonido.Una selección de música de fondo.Micrófonos inalámbricos para los anfitriones y para sesiones estilo asamblea.Caballete o papelógrafo.Provisiones básicas como cosedora, clips, bandas de caucho, marcadores, cinta de enmascarar, lápices, chinchetas y bolígrafos.Tarjetas de papel de colores para tomar notas personales.Post-its grandes y de colores llamativos para poner las ideas a la vista.

¡Usa tu imaginación y creatividad!

Según el tamaño y el objetivo de la reunión

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Soy el anfitrión, ¿qué debo hacer?


La labor del anfitrión de Café es asegurarse de que los siete principios —los pasos para el diálogo y el compromiso— se pongan en acción.

Ser anfitrión de Café requiere atención, destreza y cuidado. El anfitrión de Café puede marcar la diferencia entre una conversación interesante y una conversación realmente significativa.

Trabaja con un equipo de planeación para determinar el propósito del Café y decidir quiénes deben ser los invitados.

Dale un nombre a tu Café que se ajuste al propósito, por ejemplo: Café de liderazgo, Café de conocimiento, Café de estrategia, Café de descubrimientos, etc.

Ayuda a diseñar una invitación.

Trabaja en equipo para crear un ambiente acogedor.

Da la bienvenida a los participantes mientras entran a la sala. Explica el propósito de la reunión. Presenta la pregunta o los temas para las rondas de conversación y asegúrate de que la pregunta sea visible para todos poniéndola en un tablero, papelógrafo, pantalla o en tarjetas sobre cada mesa.

Revela los pasos de Café y la etiqueta de Café, también de manera visible para todos.

No es una forma específica lo que cuenta, sino el espíritu de los pasos.

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Explica a los participantes cómo funciona la logística de la reunion de Café, así como las tareas del anfitrión de mesa (el voluntario que perma-nece en la mesa al finalizar cada ronda y da la bienvenida a las personas de la nueva ronda). Durante las conversaciones, recorre las mesas. Anima a todos a participar. Recuerda a las personas que anoten sus ideas, hagan garabatos y dibujen. Informa de manera amable a las personas cuando sea tiempo de cambiar de mesa y dar inicio a una nueva conversación. Asegúrate de que los enfoques clave queden plasmados visualmente o se recojan y exhiban si es posible. Sé creativo en la adaptación de los siete principios de diseño, o pasos de Café, a las necesidades de tu situación.

Permanece en la mesa tras cada ronda y recibe a los viajeros de otras mesas para la nueva ronda de conversación.

Comparte brevemente los enfoques clave de la conversación anterior para que los nuevos establezcan relaciones y se construyan ideas a partir de las anteriores. Con gentileza y cuando sea el momento, pide a las personas que anoten ideas, relaciones y descubrimientos; enfatiza sobre preguntas que vayan surgiendo.

Soy un anfitrión de mesa, ¿qué debo hacer?

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Construyendo nuestro futuro a través de conversaciones poderosas

Nota:Debido a que las personas adoptan un tipo de comportamiento cuando fungen como facilitadores o reciben una guía, puede surgir el peligro de que los anfitriones de mesa sin experiencia se adjudiquen este rol más de lo necesario.

No existen los facilitadores dentro del World Café, solamente anfitriones. Todas las personas son responsables como anfitriones de sí mismos y para los demás. Por esta razón puedes optar por no designar anfitriones de mesa para tu reunión de Café.

Elige siempre a un nuevo anfitrión de mesa al final de cada ronda —no al principio— y el anfitrión de mesa no debe ser la misma persona por más de una ronda.

¡Sigue en contacto!Como el proceso mismo de Café, esta guía está en constante evolución. Mientras experimentas como anfitrión de tus propias conversaciones de Café, nos encantaría enterarnos de tus expe-riencias y de tus sugerencias para mejorar esta guía.

Escríbenos a [email protected] sobre tus ideas y retroalimentación.

Para más información sobre los orígenes de World Café, sus historias, experiencias, con-sejos adicionales, artículos y contenidos rela-cionados con el método y otros incentivos al diálogo, visita nuestra página www.theworldcafe.com

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