Papeles de Trabajo para la AuditoríaCapítulo 4

Isabel Carrión - Docente

Introducción

A lo largo de todo el trabajo de auditoría, el auditor debe guardar las pruebas evidentes de lo realizado, no solo como recordatorio fundado de su actuación con las necesarias matizaciones para emitir el informe, sino como medio de demostrar, en cualquier momento, la amplitud y la evidencia de los hechos, y poder expresar los procedimientos de auditoría utilizados, así como la interpretación dada en cada caso a los hechos, con las conclusiones obtenidas

Introducción

Los papeles de trabajo es el registro de la información recopilada en la auditoría y le sirven como soporte documental al auditor, en los cuales se anotan los hechos, acontecimientos y fenómenos de (entrevistas, cuestionarios, pruebas, encuestas, investigaciones, observaciones y opiniones) de las situaciones relevantes encontradas durante la evaluación y reportadas en el informe.

Beneficios

Acumulación de conocimiento de la organización.

Fácil transición en caso de realizar algún cambio en el equipo de trabajo.

Puede proporcionar evidencia suficiente y adecuada en caso de que el trabajo del auditor se cuestionado por terceros.

Permite documentar aquellos aspectos clave a los que el auditor debe hacer seguimiento continuo.

Ahorro de tiempo en posteriores auditorias.

Permite la realización de auditorias de calidad por miembros internos y externos.

Permite al auditor un enfoque disciplinado del trabajo de auditoria.

Buenas prácticas en la elaboración de papeles de trabajo del auditor

Cada papel de trabajo debe tener como mínimo, objetivo, procedimiento, resultados y conclusiones.

La documentación debe responder a los objetivos planteados.

La documentación debe quedar amarrada con sumarias, anexos y otros papeles.

La documentación debe ser completa, concreta, fácil de entender y no redundante.

En caso de un litigio el papel puede ser utilizado como defensa nuestra.

Cualquier persona lo puede entender. (Ejemplo: un abogado) “los papeles de trabajo deben hablar”.

Contenido del legajo de Papeles de Trabajo

Hoja de identificación

Índice de contenido de los papeles de trabajo

Dictamen preliminar

Resumen de desviaciones detectadas

Situaciones encontradas

Programa de trabajo de auditoría

Guía de auditoría

Inventario de software

Inventario de hardware

Manual de organización

Descripción de puestos

Contenido del legajo de Papeles de Trabajo

Reportes de pruebas y resultados

Respaldos de datos y programas de aplicación de auditoría

Respaldos de las bases de datos y de los sistemas

Guías de claves para el señalamiento de los papeles de trabajo

Cuadros y estadísticas concentradores de información

Anexos de recopilación de información

Diagramas de flujo, de programación y de desarrollo de sistemas

Testimoniales, actas y documentos legales de comprobación y confirmación

Análisis y estadísticas de resultados, datos y pruebas de comportamiento del sistema

Legajo de papeles de trabajo

Hoja de Identificación

Debe contener el logotipo de la empresa, una caratula formal rigurosa o algo simple en cartón.

Elementos que debe poseer.

Índice del Contenido

Se pagina el contenido total de los papeles de trabajo con el propósito de identificar rápidamente la página donde se encuentran cada una de las partes que integran el legajo de papeles.

Se puede enumerar con siglas cada capítulo. Por ejemplo SI-001(Seguridad Informática-001)

Dictamen Preliminar

El dictamen preliminar es un borrador que contiene un resultado preparatorio de la evaluación del área de informática, del sistema auditado, de la función específica de dicha área o de cualquier otro aspecto relacionado con los temas de la institución.

Este documento es un bosquejo en el cual se indican las desviaciones encontradas y el llamado dictamen que hace el auditor de lo que encontró durante su revisión

Resumen de Desviaciones Detectadas

En este documento se reúnen las desviaciones que el auditor considera como las mas importantes encontradas durante la revisión, así como sus causas y posibles soluciones

Situaciones Encontradas

Se presentan todas las situaciones detectadas durante la auditoría, separando situaciones encontradas, las causas que las originan y las posibles soluciones; también se anota al responsable de solucionarlas y la fecha de solución para cada causa o situación reportada

Programa de trabajo de Auditoría

Es el documento formal de los planes, programas y presupuestos hechos para el control y desarrollo de la auditoría, donde se registran las etapas y actividades a realizar, los tiempos para llevarla a cabo y los recursos disponibles. Las etapas que conforman el programa de trabajo de la auditoría de sistemas computacionales son:

Planeación.

Ejecución.

Dictamen

Guía de la Auditoría

Contiene una descripción detallada de todos y cada uno de los puntos importantes que se deben auditar, así como la forma de evaluarlos y la descripción de las técnicas, métodos y herramientas que deberá utilizar en dicha evaluación.

Inventarios

Sirven para contar los elementos que existen en el área que se va a evaluar; además, con la información que se obtiene se puede comparar lo que debería existir y lo que realmente existe de los elementos que se están inventariando.

Inventarios

Entre los principales inventarios en el área de sistemas se

tiene:

Inventario de software

Inventario de hardware

Inventario de bases de datos e información de la empresa

Inventario de proyectos y desarrollos computacionales

Inventario de puestos de trabajo en el área de sistemas

Inventario de reportes y pruebas de resultados

Inventario de mobiliario y equipos

Inventario de instalaciones de voz, datos y energía

Inventario de instalaciones de redes

Inventario de manuales e instructivos

Inventario de respaldos y sistemas de resguardo de

información

Inventario de consumibles

Inventario de Software

Es el inventario de los programas, lenguajes, paqueterías, sistemas operativos y cualquier otro software que se utilice en la institución para el procesamiento de la información y la operación de los sistemas.

Respaldo de Datos, Información y Programas

El auditor sólo utiliza la información que producen los sistemas, si ésta le es útil para evaluar algún aspecto relacionado con la revisión que está realizando, y casi nunca toma en cuenta las operaciones y actividades internas que realiza el sistema para arrojar esa información.

Respaldo de base de Datos

El auditor debe evaluar los respaldos, la periodicidad con la que se llevan a cabo, el periodo de duración o actualización de la información respaldada, la confiabilidad del respaldo, la manera de evitar fugas de información, entre otros muchos aspectos.

Entrada

Proceso

Salida

Respaldo de Programas

El auditor debe verificar que existan respaldos de los sistemas operativos, programas, paqueterías o sistemas realizados en la empresa, con el objeto de evaluar que dichos respaldos sean los adecuados en caso de ocurrir problemas en el sistema. Además, debe verificar que los respaldos esté perfectamente custodiados y que no existan mas copias de las permitidas , para evitar la fuga de información de la empresa y posterior piratería de programas.

Claves del auditor para marcar papeles de trabajo

Son marcas de carácter informal que utiliza el auditor para facilitar la uniformidad de los papeles de trabajo y para identificarlos mejor.

Cada marca tiene su significado y así destacan a los documentos mas importantes, evitan recopilación de papeles inútiles.

Cuadros estadísticos y documentos de información

Los documentos como gráficas y datos estadísticos o cuadros en donde se pueden comparar datos como resultados de procesos y listado de seguimiento de actividades, tareas y operaciones que se realizan en el sistema, sirven de soporte para poder presentarla en un resumen de auditoría.

Ejemplos de este tipo de documentos a continuación

Cuadros estadísticos y documentos de información

Cuadro de Concentración Estadística

Cuadros estadísticos y documentos de información

Cuadro de comparación de Información

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20

25

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Contable Finanzas Ventas Diseño

Horas utilizadas por Departamento

Epson 10"

Epson 15"

Inyección a tinta

Laser

Diagramas de Sistemas

Los diagramas es la representación gráfica del procedimiento para realizar una serie de operaciones y actividades coordinadas.

Para ello se puede utilizar los símbolos estándares en la diagramación.

Diagramas de Sistemas