Cartas a la gerencia

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Lic. César Augusto Mejía

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CARTAS A LA GERENCIA

Introducción

Para enfrentar la competencia en el área de servicios en plena globalización y con una visión progresista, las cartas a la gerencia constituyen una herramienta importante para la administración de la empresa, siempre que auditoria externa y sus integrantes tomen en cuenta y apliquen sus conocimientos, desarrollando un cambio de actitud en función de evaluar, analizar y conocer de las empresas sus recursos, operaciones, resultados, gastos, presupuesto y su eficiencia administrativa, ventas, mercadeo, producción y otras áreas relacionadas con las actividades que realizan.

CASTAÑEDA MEJÍA & ASOCIADOS

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Continuación…

En relación con las cartas a la gerencia, es importante distinguir entre el mínimo básico requerido y el alcance de las mismas, normalmente deseable, para lograr los objetivos de servicio, los deberes en relación con el trabajo básico; como mínimo se requiere comunicar las “debilidades sustanciales” identificados en el control interno a la gerencia.


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Continuación…

El Consejo de Administración y Gerencia deben ser informados inmediatamente de cualquier debilidad sustancial en el control interno y de otros aspectos relacionados de los cuales nos enteramos, que proporciona una evaluación de la seriedad de la situación y la solución recomendada si fuera apropiado. Las debilidades sustanciales de control interno y de aspectos relacionados deben ser comunicados por escrito a la gerencia.


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Documentación de las Debilidades Sustanciales

Los papeles de trabajo deben documentar adecuadamente las técnicas de auditoria empleadas para compensar las debilidades sustanciales. La carta no debe referirse a una medida correctiva que la gerencia ha implantado para corregir una debilidad sustancial en el control a menos que estemos satisfechos de que la medida correctiva está diseñada adecuadamente y que se está aplicando según lo prescrito. Por lo general, se debe tratar de proporcionar una carta a la gerencia bastante más extensa que el mínimo, aún cuando no constituye un informe sobre el control interno.


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Contenido

Normalmente es apropiado ampliar la carta a la gerencia, la cual tiene un alcance amplio y procurar dar una visión constructiva, realista y de servicio al cliente, desde la perspectiva de auditores independientes, sobre temas como:


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Continuación…

• Control interno

• Sistemas y procedimientos (tecnología de información)

• Principios contables y requisitos legales

• Información financiera

• Evaluación de presupuestos

• Conocimiento del mercado y la competencia

• Formas en que podemos ayudar


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Continuación…

También puede incluir observaciones y recomendaciones en áreas diferentes del sistema contable que pueden ser de valor significativo para el cliente, tales como:

• Organización y eficiencia (reestructuración de la empresa)

• Asuntos fiscales, cuando apliquen • Uso de recursos, niveles de asignación de

personal • Necesidades de inversión Estos comentarios pueden asistir al Consejo de Administración y

a la Gerencia a desempeñar sus responsabilidades respectivas.


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Continuación…

Las cartas a la gerencia deben ser consistentes con la imagen de auditoria independiente, de ser competentes en una amplia gama de actividades y de tomar una visión realista y comercial si se juzga apropiado. El alcance, la profundidad y calidad de los comentarios pueden constituir una consideración importante en la decisión de la gerencia de nombrar o retener auditores.

Por lo tanto se exhorta a emitir cartas a la gerencia en todas las auditorias en las cuales pueden proporcionarse comentarios importantes a la gerencia.


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Fuentes de información

Todos los miembros del equipo de trabajo, incluso especialistas, deben estar conscientes de la oportunidad proporcionada por la carta a la gerencia y estar sobre los asuntos que podrían incluirse. Deben documentar cada punto para inclusión a medida que se enteran de ellos. Es difícil redactar comentarios para la carta, semanas o meses después de complementarse la auditoria de un área particular.


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Continuación…

Las cartas previas (de revisiones anteriores) también constituyen una fuente para los comentarios. Se debe averiguar qué medidas fueron tomadas con respecto a comentarios y recomendaciones previas. Normalmente debemos referirnos en la carta actual a condiciones no cambiadas que tienen importancia continua.


12

Continuación…

Sin embargo, si en cada carta se incluyen asuntos considerados insignificantes por la gerencia, esto puede debilitar el impacto de la carta; si nosotros consideramos que dichos puntos son importantes pero la gerencia no. Acciones como reacción a cartas anteriores deben ser consideradas en la evaluación de la conciencia de control y en la actitud general del cliente hacia los controles y los procedimientos operativos y contables.


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Desarrollo de los comentarios

Al desarrollarse comentarios, es importante concentrarse sobre las causas básicas de los problemas en vez de simplemente informar los problemas y los resultados.

Por ejemplo, cuando se descubren muchos errores en el proceso contable, se debe tratar de determinar si éstos son atribuibles a asuntos tales como falta de supervisión, falta de entrenamiento, o personal con insuficiente capacitación.


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Continuación…

Además de los comentarios que surgen del trabajo de auditoria (nuestra comprensión del negocio, evaluación de sistemas y controles internos, seguimiento de comentarios previos) y de los papeles de trabajo de auditoria, los comentarios pueden ser desarrollados por:


15

Continuación…

• Una actitud constructivamente crítica hacia la evaluación de los controles internos. Normalmente recomendaremos la implantación de controles internos adicionales; pero también se puede considerar si los sistemas parecen ser demasiado complejos; si los controles internos y procedimientos en vigor funcionan fácil y eficazmente, o si hay evidencia de que son inadecuados o que serán inadecuados (o se deteriorarán) si ocurre el nivel proyectado de crecimiento.

También podemos considerar:


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Continuación…

–Porqué se realiza control interno o procedimientos, y si es esencial? Recuerde que la gerencia puede tener razones sanas para aplicar procedimientos y controles internos que pueden parecer no esenciales

– Existiría un control interno adecuado para los propósitos de la auditoria o de la gerencia si se eliminara el procedimiento?


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Continuación…

–Se realiza con demasiada poca frecuencia el control interno o procedimiento para ser eficaz?

–Podría realizarse más eficiente o eficazmente al mismo costo?


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Continuación…

• Pueden hacerse preguntas opcionales que van más allá del alcance de la auditoria pero no tienen un objetivo de servicio. Las respuestas a estas preguntas deben obtenerse a lo largo de la auditoria, en vez de a través de un cuestionario formal.

• Puede ser apropiado mantener las respuestas separadas de los papeles de trabajo principales de la auditoria, junto con cualquier otro material de servicio al cliente.


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Participación de todos los miembros del equipo

• Participar en el trabajo sobre un área específica

• Revisar la carta a la gerencia antes de completarse para añadir comentarios útiles

• Asuntos suscitados por especialistas en impuestos y otros

• Resultados de las técnicas de revisión analítica que identifican áreas problemáticas

• “Avisos” económicos y de la industria que identifican factores cambiantes a las cuales debe reaccionar el cliente (reformas tributarias, impuestos extraordinarios, reformas laborales)


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ESTRUCTURA DE LA CARTA A LA GERENCIA

Estructura

Las cartas a la gerencia deben comunicar a la Administración de tal manera que les persuada a aceptar las recomendaciones. Se debe conocer al lector y adaptar la carta, y en consecuencia, es posible que la carta sea leída por una persona que carece de experiencia de contabilidad o auditoria y, por lo tanto, debe ser entendible por personas sin tales antecedentes técnicos.


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Continuación…

La comunicación puede mejorarse haciendo lo siguiente:

• Estructurar debidamente la carta (los comentarios más importantes deben destacarse). Si hay muchos comentarios o los comentarios individuales son largos, puede ser apropiado resumirlos, incluyendo en anexos los detalles o los asuntos menos importantes que complementan el contenido de la carta.


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Continuación…

• Evitar términos técnicos

• Exactos y precisos

El impacto de una carta puede ser destruido totalmente si un solo punto de información resulta inexacto

• Constructivos


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Contenido

Como regla general, la carta debe contener los siguientes componentes:

• Destinatario

• Introducción, que debe presentar claramente el propósito de la carta, por ejemplo: “Recientemente hemos concluido nuestra auditoria de… para el año terminado… y el propósito de esta carta es exponer algunos puntos que surgieron durante nuestro trabajo de auditoria.


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Continuación…

• Indicar que en el cuerpo de la carta, se presentan los comentarios y las recomendaciones importantes respaldadas por detalles presentados en gráficas u otros anexos.


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Continuación…

• Límites de nuestro trabajo, la carta debe indicar que la auditoria fue basada en pruebas, que un sistema adecuado de control interno es la responsabilidad de la gerencia, y que una auditoria no necesariamente descubrirá todas las debilidades sustanciales de control interno, errores o fraudes resultantes, si existieran. Estas declaraciones deben ubicarse en un lugar conveniente dentro de la carta.


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Continuación…

– Por ejemplo: “Debe reconocerse que nuestros procedimientos de auditoria fueron diseñados principalmente para permitirnos formar una opinión sobre los estados financieros y por lo tanto pueden no detectar todas las debilidades que pueden existir en los sistemas y procedimientos, sin embargo, procuramos usar el conocimiento de la organización de la compañía que fue obtenido durante nuestro trabajo para hacer comentarios y sugerencias que esperamos les serán útiles”.


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Continuación…

• Conclusión, que podría incluir una invitación para discutir la carta y una oferta de asistencia adicional. También podría resumir los puntos de acción y el seguimiento convenido por el cliente y el equipo de trabajo e incluir una expresión de reconocimiento por la cooperación del cliente.


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Reportando los hallazgos

• Condición: es la deficiencia señalada por los auditores

• Criterio: es la normativa aplicable, ya sea contable, de control interno o de leyes y regulaciones

• Causa: constituye las razones que han dado origen a la deficiencia

• Efecto: impacto cuantitativo y/o cualitativo ocasionado por la deficiencia señalada

• Comentarios de la administración: que sean objetivo

• Recomendación del auditor: práctica y adaptada a las circunstancias y que agreguen valor


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Continuación…

• Condiciones reportables: Son asuntos que llaman la atención del auditor y que en su opinión se deben informar, ya sea deficiencias de CI que podrían afectar negativamente la capacidad de la entidad para registrar, procesar, resumir y reportar información financiera uniforme.

El informe debe indicar que es exclusivamente para conocimiento y uso del consejo o autoridades de la empresa. Incluir la definición de condiciones reportables, las restricciones para el uso del informe.


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Revisión del borrador

Antes de emitir una carta a la gerencia final, se debe estar seguro de que los asuntos incluidos:

• Están basados en los hechos

• Puede ser implantados de manera práctica

• Son beneficiosos para la compañía (y se tomaron en cuenta las consideraciones de costo – beneficio)


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Continuación…

Para asegurar que las recomendaciones son realistas y prácticas, es importante:

• Discutir cada recomendación en su forma de borrador con la persona que probablemente tenga que implantarla

• Obtener la reacción de la gerencia al borrador de la carta antes de emitir la versión final. Si lo permite el tiempo, se debe tomar en cuenta la reacción y registrarla en la carta


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Discusión de las cartas a la gerencia

Aparte de nuestra opinión de auditoria y cualquier memorándum de discusión que podemos proporcionar, las cartas a la gerencia a menudo constituyen la única comunicación formal con los directores y ejecutivos importantes, con respecto de los hallazgos de auditoria. Una vez finalizada la carta, pero antes de su emisión, el auditor (acompañado por especialistas si fuera apropiado) debe tratar de organizar una reunión con la Junta Directiva o el Comité de Auditoria y con la alta gerencia, para discutir los puntos más importantes en la carta para:


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Continuación…

• Aumentar la conciencia y comprensión de la gerencia acerca de los puntos presentados

• Mejorar la probabilidad de que la gerencia acepte las recomendaciones y actúe sobre éstas

• Aumentar la familiaridad de la gerencia con el trabajo de auditoria

• Dar una oportunidad a la gerencia de discutir otros asuntos


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EL SER HUMANO NO TIENE

PRECIO. TIENE VALOR; Y

ELLO LO ESTABLECE EL

CONOCIMIENTO Y LA

EXPERIENCIA”.

Fuente: Seminario “Cómo desarrollar una auditoria de estados financieros con base a NIAS”. IGCPA

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