Upload
geraldine-palomino
View
417
Download
0
Embed Size (px)
Citation preview
LA COMUNICACIÓN GERENCIAL
Geraldine Palomino
Mildre GarizabalProcesos Administrativos
De la calidad del proceso de comunicación depende la eficacia de las relaciones interpersonales en las organizaciones. La negociación, la venta de ideas y de productos, el liderazgo, la motivación, la organización, la delegación, la orientación a los empleados y la evaluación del desempeño entre muchas otras funciones gerenciales, exigen una elevada capacidad de comunicación. De la comunicación dependen además la coordinación entre unidades de trabajo y la eficacia del proceso de decisión.Comprende la transmisión de información y significados. Si no ocurre esa transmisión no hay comunicación. En cualquier proceso comunicativo siempre están presentes los siguientes elementos: emisor, receptor, mensaje, canal de comunicación, ruido y retroalimentación
PROCESO DE COMUNICACIÓN
El proceso de comunicación siempre implica una fuente (o emisor) que transmite un mensaje por algún medio a un destinatario (o receptor). Antes de transmitir la fuente codifica el mensaje para convertirlo en símbolos: idioma, sonidos, letras, números y otros tipos de señales.El mensaje se transmite por un canal o medio de comunicación: conversación, telefonema, correo electrónico, memorando u otros.
EMISOR Y RECEPTOR
El proceso de comunicación está sujeto a ruidos e interferencias, que distorsionan el mensaje o impiden la transmisión y recepción eficaces de la información. Ejemplos de ruidos e interferencias son el exceso de mensajes que compiten por la atención de los destinatarios, la falta de atención por parte del receptor, las dificultades de expresión o lenguaje incorrecto del emisor y los ruidos propiamente dichos en el ambiente o en los canales de comunicación.
RUIDOS
Un elemento importante en el proceso de comunicación es la retroalimentación. Que significa el retorno de la información
hacia el emisor. Puede ser natural; por ejemplo, el lector perciba que las personas se ríen cuando cuenta una anécdota. Y también puede inducirse; por ejemplo, puede pedir la opinión de alguien sobre una idea que ha presentado. La retroalimentación es una garantía de la eficacia del proceso de comunicación. Todas las
personas, los administradores y los comunicadores profesionales en particular, deben cultivar la retroalimentación.
RETROALIMENTACIÓN
Existen dos formas de comunicación: oral y escrita. Ambas pueden auxiliarse con recursos visuales,
como gráficas, fotografías, mapas u objetos.
MEDIOS DE COMUNICACIÓN
La comunicación oral es el primer y más importante canal de comunicación. Ésta, además del dominio del idioma, implica la
elección de las palabras, el tono de voz y la corrección del lenguaje. La palabra hablada es el canal primario de comunicación del gerente con su equipo, y entre los
integrantes de este último. Además, es muy común que los funcionarios de las organizaciones tengan que hacer
presentaciones para el público interno y externo, lo que exige un alto nivel de competencia en la comunicación oral. Por ejemplo: recepción y orientación de nuevos empleados,
exposición de ideas, proyectos e informes para los colegas de todos los niveles y presentación de propuestas para los
clientes, entre otras actividades.
COMUNICACIÓN ORAL
La competencia en la comunicación oral no significa de manera automática la competencia en la comunicación escrita. Ésta es mucho más compleja, debido a que implica un segundo sistema de codificación, además del habla. En las organizaciones, la comunicación escrita desempeña un papel de suma importancia. Desde las notas y los correos electrónicos hasta los informes para la dirección y las propuestas para los clientes, hay una gran variedad de mensajes que es necesario plasmar en papel o en la pantalla de una computadora. En todas las organizaciones se necesita documentación. Por lo tanto, para los gerentes y todas las personas que trabajan en organizaciones también es esencial un alto nivel de competencia en la comunicación escrita.
COMUNICACIÓN ESCRITA
Los recursos visuales, al igual que las imágenes de todo tipo, complementan la comunicación verbal y escrita. Las imágenes y los
símbolos transmiten un breve significado, que facilita la comunicación. Por ello tienen un amplio uso en las presentaciones ejecutivas, en las que una persona se dirige a un grupo (o a otra
persona) para exponer, en forma resumida, un informe, una propuesta, un proyecto o una idea. Lo mismo sucede en las escuelas, los salones de clase y las presentaciones de trabajos de un alumno o
equipo ante la clase.Los recursos visuales incluyen también objetos, como el producto que una vendedora explica a un cliente o el equipo de seguridad que un instructor muestra a los voluntarios de la brigada de incendio.
RECURSOS VISUALES
La figura y los movimientos de quien se comunica transmiten significados. La mirada, la expresión facial, los gestos, la postura, el
vestuario, el olor corporal e incluso el toque son formas de comunicación. La energía que el comunicador transmite
“contamina" a su público. Es importante que sepa regular la energía que utiliza al comunicarse. Hable con un tono monótono,
sin levantarse de la silla, y su audiencia se dormirá. Si usted desea, como comunicador, obtener la atención y la participación de una
audiencia, elija en forma minuciosa los recursos del lenguaje corporal.
LENGUAJE CORPORAL
Estructurar un mensaje significa definir que ideas o información se van a presentar y en que orden van a aparecer.
los mensajes exigen una estructura pero en términos generales todos deben organizarse
La organización requiere planeación.En un mensaje debe eliminarse todo
lo que no esta directamente relacionado con el tema.
ESTRUCTURA
CODIFICACION EFICAZ
La codificación es la elección de la forma apropiada para trasmitir los mensajes. Al igual que el contenido, la forma es determinante para capturar la atención y la motivación del destinatario. Algunas formas son mas eficaces que otras. Así pues, su elección es una cuestión de planeación estratégica del comunicador.
¿Prefiere usted escuchar una historia o una exposición de conceptos?
En los salones de clase, ¿prefiere hacer un ejercicio o estudiar un caso antes de escuchar los conceptos? O al contrario, ¿prefiere conocer primero los conceptos para después aplicarlos a un caso o ejercicio?
En una escala de 0 a 10 ¿hasta que punto cree usted importante que el profesor o presentador utilice graficas y otros tipos de imágenes visuales?
OBJETIVOS AL INICIODar a conocer los objetivos
desde el principio es un requisito de la codificación de alta calidad. Hay diferentes maneras de presentar el objetivo de un mensaje ¨Informamos las fechas de las reuniones del Consejo para el próximo semestre¨
CONTRATO PSICOLOGICO CON EL DESTINATARIO
Hacer un contrato psicológico con el destinatario significa comunicarle, después de los objetivos o incluso antes, cuales son los temas que se van a abordar y en que secuencia. En seguida debe cumplirse el contrato finalmente, el comunicador recapitula los temas en el orden en que se tocaron.
USO DE ILUSTRACIONES
Las ilustraciones son un recurso poderoso. Sin embargo, puede ser mal utilizado, en especial cuando se usa un numero excesivo de diapositivas, cada una de ellas con mucha información.
El uso de ilustraciones, como en las proyecciones, puede revelar tanto profesionalismo como falta de habilidad
Desarrollo de la Competencias del Receptor
La eficacia del PROCESO DE COMUNICACIÓN no depende solamente de la
eficiencia del emisor y su mensaje si no también de la manera que el
receptor lo capte y de su comportamiento.
Análisis de la Calidad del MensajeLa calidad del mensaje se puede
evaluar con base a 3 puntos.
Objetivos Estructura Lógica
ObjetivoDebe ser claro y de
preferencia debe darse a conocer al
comienzo del mensaje.
• De no ser así al emisor le falta lógica o debió tener algún
motivo para ocultarlo.
La EstructuraLa cantidad del mensajeLa Secuencia de los mensajes Sus categorías
Lógica• Debe tener coherencia
entre los componentes del mensaje
Eficacia en el Papel de Oyenteo Uno de los mas grandes problemas de la
comunicación es el comportamiento de las personas como oyentes
El comportamiento se analiza bajo estos principios:• dejar que hable el interlocutor•Escuchar con los oídos “bien abiertos”•Concéntrate en lo que se oye•Usas las propias palabras para interpretar el mensaje•Hacer preguntas
Dejar que hable el interlocutorEs la regla numero uno del
oyente. Interrumpir al emisor rompe el mensaje, impidiendo así su recepción.
Escuchar con los oídos “bien abiertos”Escuchar es diferente de oír(es un
proceso mecánico), debemos concentrarnos en los que estamos escuchando e interpretar el mensaje.
Concentrarse en o que se oye Estar siempre atento
Usas Palabras Para Interpretar El Mensaje
Adaptar lo que escuchamos a nuestra forma de pensar, con palabras que nosotros conozcamos.Hacer Preguntas
Es una forma de ofrecer y recibir retroalimentación y alentar al interlocutor.
Comunicación Organizacional
La comunicación en las organizaciones depende de la calidad de la comunicación personal.
Si las personas se comunican en forma eficaz, los procesos organizacionales tiene a ser eficaces también.
Sin embargo los administradores, además de promover el desarrollo de las competencias personales, deben hacer que la comunicación circule en tres direcciones: hacia arriba, hacia abajo y hacia al lado.
Comunicación Hacia AbajoLa comunicación hacia abajo se dirige
de los niveles superiores hacia los inferiores de la jerarquía.
Tiene con frecuencia carácter directivoProcura mantener informada a las
personas para que puedan trabajar de forma eficiente
Cierto tipos de comunicación hasta abajo intentan estimular la comunicación hacia arriba.
Comunicación Lateral
Mayormente son informes sobre el desempeño de los trabajadores.
Comunicación Hacia Arriba
Ocurre entre las unidades de trabajo del mismo nivel o de niveles diferentes, pero que se sitúan en distintas jerarquías.
Comunicación lateralLa gran mayoría de las
operaciones de trabajo implican alguna forma de comunicación lateral.
Por ejemplo un pedido echo por un cliente en una tienda(Operaciones) se envía al deposito para entrega(Logística) y cobranza(Administración Financiera)
Comunicación Lateral La comunicación lateral puede
ser triangular: un empleado se comunica con su jefe, quiense comunica con otro jefe, el cual se comunica con su empleado.
EMPLEADPO
JEFE 1JEFE 2
GRACIAS