Diagrama de procesos

Gestión de la Producción Juan Carlos Acosta. Presentado por: Mabel Segura Alejandra Gutiérrez

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¿Para qué sirve? Ayuda a comprender el trabajo como un

proceso y a identificar en qué parte del proceso está el problema.

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¿Cómo se elabora? Utilice símbolos para mostrar el flujo de las

acciones y decisiones involucradas en el proceso de principio a fin. La simbología básica es la siguiente:

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Formato Se aplicará la simbología sugerida para

elaborar los Diagramas de Proceso. a continuación encontrará un esquema

básico del Diagrama de Proceso.

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El Modelo para el Análisis Paramétrico y Evaluación Organizacional, MAPEO, consiste en una plataforma de herramientas para analizar el perfil de composición y articulación de la estructura y los procesos internos de entidades organizacionales, con base en un marco de referencia de parámetros descriptivos, su representación y valoración a través de formatos de tipo tabular y matricial.

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El propósito de MAPEO se enfoca a la identificación de los parámetros con los que se deben formular el perfil de estructura y procesos internos, para que una entidad organizacional tenga éxito en el cumplimiento de sus objetivos, metas y expectativas de utilidad proyectadas, así como en la cobertura de sus funciones y compromisos.

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�  Concepto. �  Alcance de la Técnica. �  Ventajas de su utilización. �  Aplicación de la Técnica. �  Sistemas de graficación de cursogramas. �  Características. �  Ventajas y limitaciones de los sistemas de

graficación más usuales. �  Tendencias modernas para la mejora de procesos. �  Metodología de análisis. �  Manual de procedimeintos. �  Elaboración y presentación.

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�  Dos conceptos de organización: Ø Organización como función o proceso. Ø Organización como el resultado de esa función o

proceso: v Organización como estructura formal. v Organización como estructura y sistemas administrativos.

�  Organizac ión como est ructura y s is temas administrativos

�  Organización Formal: Estructura y Sistemas Administrativos

�  Sistema Administrativo: Conjunto ordenado de procedimientos relacionados entre sí que sirven de base para el cumplimiento de una función o actividad, acompañados con frecuencia de políticas.

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�  Procedimiento: es una sucesión cronológica y secuencial de operaciones. Mediante procedimientos se cumplen las tareas que se llevan a cabo en una organización.

�  Procedimiento: que es un conjunto de operaciones

generalmente secuencialmente vinculadas y su método o forma de ejecución.

�  Procedimiento: que es un conjunto de operaciones

relacionadas entre sí y ejecutadas en base a determinado método.

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�  Estructura y procedimientos administrativos son elementos estrechamente interrelacionados.

�  Los procedimientos, o las operaciones, son los actos mínimos

a partir de los cuales se integran tanto el aspecto estructural de la organización (funciones y relaciones) como el aspecto operativos (sistemas administrativos).

�  Los procedimientos administrativos “transitan”, a través de

las estructuras. Por eso cualquier modificación en los aspectos estructurales puede aparejar cambios en los procedimientos y viceversa.

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�  Un conjunto de procedimientos afines conforman una actividad y actividades afines constituyen una función.

�  Un grupo de funciones afines y la gente involucrada en su cumplimiento conforman un órgano.

�  Los órganos y sus relaciones formales constituyen la estructura formal. Las estructura junto con los sistemas administrativos componen la organización formal.

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Alcance: �  En el campo de los procedimientos, el alcance de O y M es muy

amplio, logrando entre otras cosas: flujos de operaciones ágiles y constantes, evitar exceso de burocracia, promover una eficaz delegación, lograr unificación.

Ventajas: �  maximización de la eficiencia de los circuitos administrativos,

para una buena toma de decisiones. �  sencillez, claridad, exactitud, uniformidad y flexibilidad,

comunicaciones ágiles y precisas de los sistemas de información..

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� Descripción de Procedimientos: Ø Forma narrativa. Ø Diagrama de Procedimientos.

� Forma Narrativa, fallas: v Lectura extensa: complica interpretación, v Relación entre la información: dificil visión del

procedimiento en su conjunto, v Narración subjetiva: dificulta ver omisión de

información, v Distintas interpretaciones, v Complica elaboración sotware.

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�  Ventajas del Diagrama de Procedimientos:

Ø Aplica a cada actividad administrativa un nombre el cual se repetirá: elimina ambigüedad,

Ø Facilita apreciación en conjunto del procedimiento, Ø Evita diferencias de interpretación.

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� No existe universalidad de criterios respecto a los sistemas de graficación y existe gran diversidad de lenguajes.

� Todos los sistemas tienen: símbolos y un

conjunto de reglas. El símbolo es el elemento o figura que sirve para representar l o s h e c h o s q u e s u c e d e n e n l o s procedimientos.

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•  Desarrollado por la Sociedad Norteamericanoa de Ingenieros Mecánicos, para procedimientos de tipo industrial.

•  Cinco operaciones: Ø  Operación

Ø  Transporte o traslado

Ø  Inspección o control

Ø  Demora o espera

Ø  Almacenamiento o archivo.

SISTEMAS DE GRAFICACIÓN DE CURSOGRAMAS

�  Ventajas: Ø Noción clara y precisa de la sucesión de etapas, Ø  Frecuencia relativa de cada operación, Ø Cantidad de pasos del trámite, Ø Demoras, Ø Cantidad de traslados, Ø Oportunidad de controles.

�  Desventajas: Ø No muestra los documentos utilizados Ø No muestra los puestos de trabajo donde se realizan

las operaciones.

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Código ASME

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OPERACIÓN

Simboliza toda acción de creación, cambio o adición de algún elemento en el proceso

TRANSPORTE o TRASLADO

Simboliza el movimiento de un punto a otro.

CONTROL o INSPECCIÓN

Simboliza el cotejo o la verificación contra un criterio determinado

DEMORA o ESPERA

Simboliza las detenciones transitorias del procesodurante las cuales no se realiza operación alguna.

ARCHIVO o ALMACENAMIENTO

Simboliza el archivo de portadores de información o el almacenamiento de objetos.

Símbolos


Código ASME

Reglas de diagramación: Presenta cinco columnas, una para cada operación. Los códigos

se relacionan mediante líneas. �  Decidir el procedimiento a diagramar: diagramas separados si

desviaciones. �  Describir cada paso: breve en columna descripción. �  Anotar tiempo y distancia, puesto de trabajo y formularios. �  Seleccionar el símbolo: se relacionan entre sí a través de líneas

rectas. �  Sumar cantidades: de operaciones, traslados, controles, demoras

y archivos, y también tiempos y distancias establecidas.

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Código ASME

�  La American Standard Asociation (ASA), símbolos estandar para la descripción y análisis de problemas de procesamiento de información.

�  Resalta la importancia de la información dentro de los procesos administrativos.

�  Con la información se pueden hacer cinco operaciones: Ø  Registrar: anotar un dato en un portador de información;

Ø  Comunicar: transferir un dato de un punto a otro; Ø  Controlar: cotejar un dato para establecer coincidencio o no;

Ø  Computar: obtener un nuevo conocimiento;

Ø  Archivar: guardar información para recuperarla en otro momento.

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Código ASA

Símbolos

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Código ASA

REGISTRACIÓN Grabación de información en un portador

COMUNICACIÓN Indica la dirección del flujo de operaciones, tanto transferencia del portador como la ligazón de dos operaciones consecutivas

Transferencia de información sin portador (verbal, personal o telefónica)

CONTROL Selección de alternativas. A su salida diferentes procesos a seguir

COMPUTO Obtención de un nuevo conocimiento a partir de información conocida

ARCHIVO Acumulación centralizada de datos, ordenados de acuerdo a determinado criterio de clasificación.

Símbolos referidos a los portadores de información

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Código ASA

FORMULARIO Todo portador de información sea en papel o cartulina. Donde se registran datos en forma manual, mecánica o eléctrica. LISTADO o INFORME Listados producto del procesamiento electrónico de datos y los informes producto de elaboraciones humanas. PROCESO PREDEFINIDO Se realizan operaciones cuya secuencia se definió anteriormente.

( ) CONECTOR "DENTRO DE HOJA" Interrupción de la secuencia de operaciones y continuación en la misma hoja. CONECTOR "FUERA DE HOJA" Interrupción de la secuencia de operaciones y continuación en otra hoja.

Reglas de diagramación:

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Código ASA

• Cuando se cruzan dos líneas de comunicación, una de ellas debe formar un codo.

• Las operaciones deben numerarse con números dentro de círculos graficados a la izquierda y arriba del símbolo que indica la operación.

• Líneas de comunicación parten del punto medio del lado inferior del símbolo anterior e ingresan por el punto medio del lado superior del símbolo siguiente.

•  Cuando se registran datos en un formulario, debe indicarse dentro del símbolo de registración, los datos que se registran.

• Si el texto supera el espacio del símbolo, se completará debajo del símbolo dentro de un ángulo abierto al efecto. Igual en comunicación

sin portador.

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Nombre,apellidodomicilio

Reglas de diagramación:

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Código ASA

• Destrucción de un formulario.

•  Dentro del símbolo de control se pone la pregunta que determina la selección.

• Cuando de un control más de dos opciones.

• Dentro del símbolo de cómputo se indica la operación.

• Proceso predefinido, se pone la denominación y si es necesario los pasos comprendidos.

• Dentro del símbolo de archivo se anota la denominación A la derecha, inferior del símbolo criterio de clasificación. alfabético

Precio Total Precio unitario x cantidad

¿Cuál es el monto?

Rutina 3

Deudores

El Instituto Argentino de Racionalización de Materiales (IRAM) desarrolló normas que regulan la representación gráfica de los procedimientos administrativos

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Código IRAM

Símbolos

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Código IRAM

OPERACIÓN Toda acción de elaboración, modificación o incorporación de información o decisión. (cuando no se puede utilizar otro). CONTROL Verificación: cotejo entre comprobantes o registros, constatación, comprobación, control de cálculos, de integridad de datos, etc. DEMORA Detención transitoria del procedimiento en espera de un acontecimiento. No necesario criterio de ordenamiento. ARCHIVO TRANSITORIO Almacenamiento sistemático en forma temporaria, de elementos de portadores información (formulario y archivos magnéticos). Debe existir un criterio de ordenamiento. ARCHIVO DEFINITIVO Almacenamiento sistemático en forma permanente de elementos portadores de información. DESTRUCCIÓN Eliminación de la información, ya sea que se destruya o no el elemento portador de la misma.

Reglas de diagramación: �  Orientación del diseño: sentido descendente y de izquierda a

derecha. �  Ubicación de los símbolos: multicolumnar, cada columna una

unidad funcional. �  Traslado de Información o comunicaciones: líneas rectas

continuas, el sentido con una flecha. Punto de encuentro de líneas “puentes”. Entrada de líneas por parte superior o lateral del símbolo, salida por parte inferior o lateral.

�  Ubicación de los símbolos: posición inicial, media o final. �  Generación de información impresa: emisión de documentos e

informes: símbolo operación a continuación de símbolo de formulario.

�  Etc.

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Código IRAM

�  Descomposición en partes para conocer el objeto, la razón, el/los responsables, el lugar y el tiempo y los métodos utilizados.

�  Preguntas: v Referidas al objeto: qué se hace?, es necesario?, por qué se

hace?, qué sucedería si no se hace?, ... v Referidas al responsables de ejecución: quién lo hace?,

por qué lo hace?, tiene la capacitación y experiencia adecuadas?,....

v Referidas al lugar: dónde se hace?, por qué se hace en ese lugar?,....

v Referidas al tiempo: cuándo se hace?, por qué se hace en ese momento?, es correcto el orden en que se efectúa?,...

v Referidas al método: cómo se hace?, por qué se hace de esa manera?,....

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�  El manual debe contener una relación ordenada y sistematizada de los procedimientos, por eso clasificados por sistemas, procedimientos principales y procedimientos accesorios.

�  Contenido:

v  IDENTIFICACIÓN: nombre del órgano, nombre del procedimiento, número y/o código del procedimiento, fecha de elaboración, fecha de vigencia.

v OBJETIVO: en forma clara y precisa, saber para qué se desarrolla.

v TEXTO: es la forma narrativa donde enumera las operaciones en orden cronológico, en qué consiste cada operación, y quien debe ejecutarla, cómo, cuando y dónde.

v PORTADORES DE INFORMACIÓN: dibujo de un ejemplar del portador y las instrucciones del método de llenado.

v CURSOGRAMA.

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Finanzas Contabilidad Mking Calidad Fabricación Compras

Adm. y Fin. Comercial Producción

Gerencia General

Ventas

Interior Montevideo Ensamblado Envasado

Dirección

Departamentos

Sección

Proceso Comercial

Proceso de Producción

Orientarse hacia el cliente y no hacia el producto.

Gerencia

Un proceso sistemático y continuo para conseguir el mejor producto (bien o servicio) en opinión de los clientes y con el mínimo costo de recursos.

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1. IDENTIFICAR LOS PROCESOS CLAVE Delimitar el proceso, estableciendo el principio y el fin; Identificar insumos; Identificar a los clientes y proveedores del proceso. Identificar problemas

2.  CONOCER EL PROCESO, utilizando modelos

estándar de diagramación que permitan emplear un lenguaje común y realizar comparaciones;

3.  ANALIZAR EL PROCESO 4. MEJORAR EL PROCESO 35

Economy & Finance

Diagrama de procesos