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ESTABLECIMIENTO DE SISTEMAS DE CONTROL INTERNO.
LA FUNCIÓN DE LA CONTRALORÍA
MTRA. MARGARITA VALLE LEÓN
16 DE JUNIO DE 2012
Reglas.
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Participación durante la exposición
CONTENIDO
Sesión Fecha Tema a Desarrollar
1 16-jun-12 EL CONTROL INTERNO
2 23-jun-12 EL CONTROL INTERNO EN EL CICLO DE INGRESOS
2 23-jun-12 EL CONTROL INTERNO EN EL CICLO DE COMPRAS
3 30-jun-12 EL CONTROL INTERNO DEL CICLO DE PRODUCCION
3 30-jun-12 EL CONTROL INTERNO DEL CICLO DE INVENTARIOS
3 30-jun-12 EL CONTROL INTERNO DEL CICLO DE NOMINAS
4 07-jul-12 EL CONTROL INTERNO DEL CICLO DE TESORERIA
4 07-jul-12 LA FUNCION DE LA CONTRALORIA
EL CONTROL INTERNO
1. DEFINICION DE CONCEPTOS
2. ESTRUCTURA DEL CONTROL INTERNO
3. OBJETIVOS BASICOS
4. OBJETIVOS GENERALES
5. ELEMENTOS DEL CI ADMINISTRATIVO
6. ELEMENTOS DEL CI CONTABLE Y
OPERATIVO.
1..1 DEFINICION DE CONCEPTOS
SISTEMA
CONTROL
CONTROL INTERNO
SISTEMA DE CONTROL INTERNO
RESPONSABLE DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO
1..2 ESTRUCTURA DEL CONTROL INTERNO
DEFINICION Y ELEMENTOS DE LA ESTRUCTURA DEL CONTROL INTERNO
EL AMBIENTE DE CONTROL
LA EVALUACION DE RIESGOS
LOS SISTEMAS DE INFORMACION Y COMUNICACION
LOS PROCEDIMIENTOS DE CONTROL
LA VIGILANCIA
1..3 OBJETIVOS BASICOS DEL CONTROL INTERNO
OBJETIVO 1. POLITICAS PRESCRITAS POR LA ADMINISTRACIÓN
OBJETIVO2. EFICIENCIA OPERATIVA
OBJETIVO 3. INFORMACION FINANCIERA, ADMINISTRATIVA Y OPERACIONAL
OBJETIVO 4. PROTECCION DE LOS ACTIVOS
1..4 OBJETIVOS GENERALES DEL CONTROL INTERNO
OBJETIVOS DE AUTORIZACION
OBJETIVOS DE PROCESAMIENTO Y CLASIFICACION DE TRANSACCIONES
OBJETIVOS DE VERIFICACION Y EVALUACION
OBJETIVOS DE SALVAGUARDA FISICA
1.5 ELEMENTOS DEL CONTROL INTERNO ADMINISTRATIVO
ORGANIZACIÓN
PROCEDIMIENTOS
PERSONAL
SUPERVISION
1..6 ELEMENTOS DEL CONTROL INTERNO CONTABLE Y OPERATIVO
CATALOGO DE CUENTAS
INSTRUCTIVO PARA EL MANEJO DE CUENTAS
TECNICAS DE CONTROL APLICABLES A LAS OPERACIONES QUE SE REGISTRAN EN CADA
CUENTA CONTABLE
1.1 DEFINICIÓN DE CONCEPTOS
Sistema
Sistema
Conjunto organizado de
las partes que integran
una estructura,
regularmente
interactuantes e
interdependientes, que
se concatenan (enlazan)
para la consecución de
un propósito u objetivo
determinado.
1.1 DEFINICIÓN DE CONCEPTOS
Control
Control
Fase del procesoadministrativo que tienecomo propósito coadyuvaral logro de los objetivos delas otras cuatro fases quelo componen:
Estas se armonizan detal manera que todasparticipan en el logro de lamisión y objetivos de laentidad.
PLANEACION
ORGANIZACION
CAPTACION
DE
RECURSOS
ADMINISTRACION
CONTROL
1.1 DEFINICIÓN DE CONCEPTOS
Control Interno
Control Interno
Comprende el plan de
organización y todos los
métodos y procedimientos
que en forma coordinada
son adoptados por una
entidad para:
Salvaguardar Activos
Verificar Información
Financiera Administrativa
Operacional
Promover Eficiencia
Operativa
Estimular Adhesión Políticas
Admtvas
1.1 DEFINICIÓN DE CONCEPTOS
Sistema de Control Interno
Sistema de Control Interno
Conjunto Objetivos del control interno
ordenado,
concatenado
interactuante.
Misión Objetivos de
la empresa
1.1 DEFINICIÓN DE CONCEPTOS
Responsable del Control
Interno
Responsable del Control Interno.
La más alta autoridad
de la organización
1.2 ESTRUCTURA DEL CONTROL INTERNO
Consiste en las políticas y procedimientos establecidos para proporcionar una seguridad razonable de poder lograr los objetivos de la entidad.
Elementos:El ambiente de control
La evaluación de riesgos
Los sistemas de información
Y comunicación.
Los procedimientos de
control
La vigilancia
El ambiente de control
Combinación de factores:
– Actitud de la administración
– Estructura de la organización– Funcionamiento del consejo de administración
– Métodos para asignar autoridad y responsabilidad Políticas: prácticas de negocios, conflictos de interés, códigos de
conducta
Metas y objetivos de la organización, funciones operativas y requisitos legales
Descripción de puestos, funciones, jerarquías y restricciones.
Uso de documentación, autorizaciones y cambios.
El ambiente de control
Métodos de supervisión y seguimiento de
políticas y procedimientos (incluye auditoria interna)
– Establecimiento de sistemas de planeación y reportes de
información: planeación estratégica, presupuestos,
pronósticos, planeación de utilidades, y contabilidad por
áreas de responsabilidad.
– Métodos de desempeño y comunicación
– Método de investigación de desviaciones.
– Vigilancia de políticas.
– Desarrollo, modificación y uso de programas de cómputo
El ambiente de control
– Políticas y prácticas del personal Contratación
Capacitación
Promoción
Compensación
Códigos de ética.
– Influencias externas que afectan las operaciones yprácticas de la entidad.
Clientes
Proveedores
otros
La evaluación de riesgos
Identificación, análisis y administración de
riesgos relevantes en la preparación de
estados financieros.
Riesgos relevantes: afecten el registro de la
información.
Circunstancias que pueden dar lugar a riesgos
Cambios en el ambiente operativo
Nuevo personal
Sistemas de información nuevos
Crecimientos acelerados
Nuevas tecnologías
Nuevas líneas de productos
Reestructuraciones corporativas
Cambio en los pronunciamientos contables
Personal con mucha antigüedad.
Operaciones en el extranjero.
La evaluación de riesgos
Sistemas de información y comunicación
Consiste en los métodos y registros establecidos para
identificar, reunir, analizar, clasificar, registrar y producir
información cuantitativa de las operaciones que realizan una
entidad económica.
Para que un sistema contable sea útil y confiable, debe
contar con métodos y registros que:
Identifiquen y registren únicamente las transacciones reales.
•Describan oportunamente todas las transacciones.
•Cuantifiquen el valor de las operaciones en unidades
monetarias.
•Presenten y revelen adecuadamente dichas transacciones
en los estados financieros.
Los procedimientos de control
Administración de la empresa.
Los procesos y
políticas
Objetivos de la
entidadSeguridad razonable
Los procedimientos de control
APLICACION
procedimientos de
control
NIVELES
DE
ORGANIZACION
procesamiento de las transacciones.
Los procedimientos de control
son establecidos
Procesamientos de
carácter preventivo
para evitar errores
durante el desarrollo
de las transacciones.
Los procedimientos de control
tienen como finalidad
Los procesamientos de
control de carácter
detectivo
detectar
los errores o
las desviaciones
durante el
desarrollo de las
transacciones
Ob
jeti
vo
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ara
cu
mp
lir
co
n l
os p
roced
imie
nto
s d
e c
on
tro
l
Autorización.
Segregación de funciones.
Diseño y uso de
documentos y registros
apropiados.
Establecimiento de
dispositivos de seguridad
que protejan activos.
Verificaciones
independientes.
Los procedimientos de control
Vigilancia
Es un proceso que asegura
la eficiencia del control
interno a través del tiempo y
tiene por objeto identificar si
operan bien o si necesitan
ser modificado.
La existencia de un
departamento de auditoria
interna o se constituye en
forma significativa en el
proceso de vigilancia
Control interno en entidades pequeñas
Paletería El Negrito
Tamales El Rey
DINÁMICA
Control interno en entidades pequeñas
El ambiente de control: enfatizando la importancia de laintegridad y el comportamiento ético a través decomunicaciones orales constantes y el ejemplo.
La evaluación de riesgos: este proceso tiende a sermenos formal y estructurado.
Los sistemas de información y comunicación: suimportancia no se debe minimizar.
Los procedimientos de control: la formalidad de losmismos varia.
La vigilancia: es típicamente desarrollada como parte dela participación que la administración tiene en laoperación diaria.
1.3 OBJETIVOS BÁSICOS DEL CONTROL INTERNO
Objetivo 1: fomentar y asegurar el pleno respeto ,
apego, observancia y adhesión a las políticas
prescritas o establecidas por la administración de la
entidad.
Objetivo 2: promover eficiencia operativa.
Objetivo 3: asegurar razonabilidad, confiabilidad,
oportunidad e integridad de la información financiera y
la complementaria administrativa y operacional que se
genera en la entidad.
Objetivo 4: protección de los activos de la entidad.
1.4 OBJETIVOS GENERALES DEL CONTROL INTERNO
Objetivos de autorización
Objetivos de procesamiento y clasificación
de transacciones.
Objetivos de verificación y evaluación.
Objetivos de salvaguarda fisica.
1.5 ELEMENTOS EN EL CONTROL INTERNO ADMINISTRATIVO
Organización:– Dirección.– Coordinación.– División de funciones.– Asignación de responsabilidades.
Procesamiento:– Planeación y sistematización.– Registro y formas– Informes.
Personal:– Reclutamiento y selección.– Entrenamiento.– Eficiencia.– Moralidad.– Retribución.
Supervisión.
1.6 ELEMENTOS DEL CONTROL INTERNO CONTABLE Y OPERATIVO
Catálogo de cuentas: es una relación ordenada y personalizada de lascuentas contables necesarias para registrar las transacciones financierasrealizadas por una entidad económica.
Instructivo para el manejo de las cuentas: se entiende como a ladescripción de los movimientos de cargo y abono de cada operación y suregistro contable inherente: además, lo que representa el saldo de cadacuenta que forma parte del catálogo.
Técnicas de control aplicables a las operaciones que se registran encada cuenta contable:
– ACTIVOS: CIRCULANTES Y NO CIRCULANTES ( PAG 21-50)
– PASIVOS: A CORTO Y A LARGO PLAZO ( PAG 50-58)
– CAPITAL (PAG 58-61)
– CUENTAS DE RESULTADOS (PAG 61-75)
1.6 ELEMENTOS DEL CONTROL INTERNO CONTABLE Y OPERATIVO
Guía de Contabilización: se entenderá el documento que consigna el
procedimiento de registro contable de un conjunto integrado de
operaciones interrelacionadas. Pag 77
Paquete de estados financieros: se debe entender el conjunto de
documentos que muestran la situación financiera de la entidad o una
fecha dada y los resultados de operación por un periodo determinado (con
su correspondiente comparación con el presupuesto de operación),
complementados con las notas a los estados financieros y los anexos que
sean necesarios para proporcionar el conjunto informativo base para
conocer cómo se encuentra la entidad y para la toma de decisiones.
Catálogo de formas que inciden en el sistema contable: refiérese a las
formas o formatos que se utilizan como soporte y para dar efecto al
proceso contable, operativo y administrativo en su conjunto.
EJERCICIO
Un consultor se encuentra evaluando el sistema decontrol interno de una empresa y, en ese marco,mantiene una entrevista con uno de sus Directores,quien:
a) Le informa que la responsabilidad por el diseño,implantación y mantenimiento del sistema de controlinterno ha sido asignada al Departamento deOrganización y Métodos y que, por ende, no está encondiciones de informarle sobre el tema.
b) Le plantea que, luego de implementar lasrecomendaciones que resulten de la evaluación encurso, quisiera que el sistema de control internoasegure el logro de los objetivos de la organización.
EJERCICIO
c) Le indica que entiende innecesario incluir en laevaluación el ambiente de control, ya que él recorreinstalaciones y oficinas de la empresafrecuentemente y comprueba personalmente quetodo el personal trabaja con ahínco en sus tareas.
d) Le manifiesta su preocupación sobre lasherramientas que la empresa utiliza para efectuar elplaneamiento estratégico y el desarrollo de losplanes anuales, a las que considera inadecuadas.
EJERCICIO
SE PIDE:
Analice críticamente las manifestaciones del Directorteniendo como referencia los conceptos sobre
control interno para el ambiente de control.
EJERCICIO
ENTORNO S.C. es una empresa familiar, actualmente propiedad dedos hermanos, quienes ejercen la Dirección de la entidaddistribuyéndose las funciones de Gerente Comercial y Administrativo-Operativo respectivamente.
Cuenta con unos 50 empleados, que en su mayoría fueroncontratados por ser amigos o familiares de los socios o a partir derecomendaciones realizadas por otros empleados.
Al ingresar, cada funcionario es asignado al área para la que fuecontratado y sus compañeros y jefes directos son quienes lescomunican oralmente las políticas de trabajo, sus responsabilidades yque es lo que se espera de ellos.
La empresa, que históricamente generaba leves resultados positivos,ha logrado importantes ganancias en los últimos dos ejercicios, lo quelos socios atribuyen a:
i) la presión ejercida con los vendedores en el logro de los objetivosde venta,
ii) la política de incentivos implementada con éstos en ese período (seretribuye en función de los niveles de venta logrados),
iii) el ahorro de gastos en remuneraciones y asesores, producto de lasmedidas que se detallan a continuación:
el despido del Gerente de Contaduría - que ocupaba el cargo desde hacía10 años y era responsable también de la planificación y el presupuesto- elque fue sustituido por el hijo de uno de los socios, estudiante de terceraño de Facultad de Ciencias Económicas.
el despido del Encargado del Centro de Cómputos, sustituido por elsobrino del otro socio.
la eliminación del departamento de Auditoría Interna, que había sidocreado ocho años atrás por el padre de los socios –hoy alejado de laconducción de la entidad- y estaba compuesto por una Contadora y unestudiante avanzado de Ciencias Económicas,
el cambio de asesores fiscales, decidido debido a que a los sociosconsideraban que los anteriores cobraban honorarios muy altos y eranexcesivamente estrictos en el cumplimiento de las normas tributarias.
Además del ahorro resultante, las medidas antes mencionadas produjeron los siguientes efectos:
El nuevo Gerente de Contaduría dejó de elaborar el presupuesto, debido a que insumía un tiempo considerable. Por su parte, el nuevo Encargado del Centro de Cómputo modificó procesos, eliminando controles que calificó de burocráticos y dejó de emitir informes que los socios no utilizaban (en la actualidad pasó a proporcionárseles exclusivamente un informe trimestral de situación y resultados). Ambas medidas fueron bien vistas por los socios, dado que en realidad no utilizaban esos elementos para dirigir la empresa ni para controlar su gestión en virtud de su gran conocimiento histórico del negocio y de la existencia de información propia que reciben directa e informalmente del personal de su confianza.
El nuevo Gerente de Contaduría introdujo cambios en la aplicación de políticas contables, adoptando criterios menos conservadores que su antecesor para la valuación de activos y el reconocimiento de ingresos.
SE PIDE:
a) Defina el concepto de “Ambiente de Control” y enumere los factores quelo favorecen o perjudican Para la empresa ENTORNO S.C.
i. Estableciendo los supuestos que estime necesarios, ¿Qué consideracionesle merecen las medidas adoptadas para con los vendedores en loreferente a sus efectos sobre el ambiente de control?
ii. Considerando los factores por Ud. enumerados en el punto a), relacione lainformación que posee de la empresa con cada uno de ellos,fundamentando su respuesta.
iii. Indique cuál sería su opinión global respecto del Ambiente de Control en laempresa.
