DOCENTE: ING. LISCETH HERNÁNDEZLECTURA COMPLEMENTARIA DE SISTEMAS DE INFORMACIÓN (BANCOS)

CUENTAS DE CAJA Y BANCOSLas cuentas de caja y bancos son cuentas en las cuales se anota la

disponibilidad de medios de pagos en efectivo de la empresa – liquidez. Señalan la disponibilidad de activos líquidos de la empresa.En la cuenta caja; se encuentra el dinero o los cheques que se encuentran físicamente en la empresa.En la cuenta banco; se encuentra el dinero que está en las propias cuentas bancarias.Para contabilizar los ingresos y los gastos de estas dos cuentas se debe:

1. Los ingresos se anotan en el debe (destino) y en el haber se anota su origen.

2. Los gastos se anotan en el haber (origen) y en e debe se anota para que fue el gasto.(destino)Sistema Manual control de cuentas bancarias de una empresa

Debemos tener un archivador para cada banco y cuenta que tenga la empresa. Si una empresa tiene 30 cuentas bancarias debe tener 30 archivadores. No es necesario enumerar los documentos bancarios como hemos comentado para las facturas, ya que los documentos bancarios se deben guardar por cuentas y dentro de cada cuenta por fechas.

Si queremos localizar el justificante bancario, se consulta su archivador y se busca en su fecha. De este modo siempre se encuentran. Resulta muy práctico que los justificantes bancarios se guarden grapados con su extracto bancario, así incluso sin acudir a la contabilidad se pueden comprobar los movimientos del banco.Los documentos de caja deben guardarse en un archivador denominado Caja. Es importante llevar un adecuado control con los justificantes de caja ya que todas las entregas en mano deben estar firmadas y cada cosa debidamente justificada. Se ordenan por orden de fechas.Para la localización de un justificante, como están ordenados por fechas, podemos hacer lo mismo que para los bancos: lo vemos en la contabilidad y luego fácilmente lo localizamos.Sistema automatizado BancosAdministrativamente utilizar el módulo bancario de un sistema administrativo permite gestionar y llevar el control de toda la información de dichas cuentas bancarias. Para llevar un control más profesional y riguroso de toda la información bancaria de una empresa. CONCILIACIÓN BANCARIAEs un procedimiento mediante el cual se verifica el movimiento de las operaciones efectuadas con la institución bancaria, permitiendo comprobar la exactitud de nuestro saldo y el obtenido por el bancoExisten dos procedimientos para llevar a cabo una conciliación bancaria.Con los dos se cumple el mismo objetivo, existiendo entre ellos sólo diferencia de forma.El procedimiento "A", consiste en tomar como punto de partida el saldo que acusa el Extracto bancario para confirmarlo o hacerlo llegar al obtenido en el Auxiliar de bancos de la empresa.El otro procedimiento "B", consiste en llegar al saldo obtenido por el banco partiendo del que hemos obtenido en el libro bancos de la empresa. Este procedimiento se resume de la siguiente forma:

CAUSAS PARA LA DISCREPANCIA DE SALDOS a) Depósito en tránsito registrado por el cliente y no registrado por el

banco b) Cheques girados por el cliente y no presentados al banco para su

pago c) Datos otorgados o abonados en la cuenta corriente, no registrados en

el libro bancos; pero si en el Extracto de cuenta corriente (letras o pagarés descontados o pagados por los clientes)

d) Cargos e intereses cobrados por el banco y no registrados por el cliente

e) Cheques extornados (devueltos) por el banco por falta de fondos que el depositante no ha registrado en el Libro Bancos.

Objetivo de un módulo de control bancarioUn modulo de Control Bancario tiene como objetivo la administración de las cuentas bancarias, tanto en moneda local como otras monedas, brindando información ágil y oportuna sobre el estado de los fondos de la empresa.

Beneficios del Sistema En su mayoría son de Fácil instalación y manejo Aprovechamiento del tiempo e incremento de resultados al automatizar los

procesos administrativos. Brinda información clara, confiable y concisa que facilita la toma de

decisiones gerenciales. Los sistemas actuales más actualizados Exporta e importa información de

MS Excel con gran agilidad. Flexible para crear formatos de impresión y reportes operativos.

Cuentas BancariasPara cada cuenta un sistema debe manejar las siguientes características:

Código y número de la cuenta bancaria. Nombre y abreviatura del banco. Formatos de impresión para los cheques. Cuenta contable (en caso de integración.). Moneda para cuenta y asientos. Idioma de la cuenta. Tipo de cuenta y saldo inicial.

TransaccionesChequesPara el ingreso de cheques se debe contar con las siguientes características:

La numeración es pre-impresa o automatizada Se necesitan campos para la fecha de emisión, el beneficiario, el monto, la

descripción. Se debe indicar el usuario que autoriza, revisa y hace el cheque. El sistema debe presentar el saldo actual de la cuenta, el cual se debe

actualizar conforme se indica el monto del cheque. Editor de formatos de impresión en el cual se puede crear cualquier formato.

DepósitosPara los depósitos se necesitan las siguientes características:

Los depósitos pueden incluir el monto en cheques y en efectivo.

Para los cheques se cuenta con el detalle de cheques, en el cual se indica el número, monto y banco de los cheques depositados.

Se permite ingresar el rango de recibos de dinero en caso de que existan. Editor de formatos de impresión.

Notas de DébitoPara las notas de débito se debe permitir ingresar la información relacionada al monto de la nota, el número de cheque en caso de que la nota sea por este concepto, quien gira el documento, el banco y el detalle.

Contar con un editor de formatos de impresión.Es similar a la ventana de depósitos, entre las características tiene las siguientes:

Los documentos pueden incluir el monto en cheques y en efectivo. Editor de formatos de impresión.

Información BancariaAgrupa todas las herramientas o servicios necesarios para la generación de la conciliación bancaria.MÓDULO BANCOSUn módulo de bancos debe cubrir las necesidades de automatizar todos los procesos bancarios de una empresa, así como también cubrir el proceso de conciliación bancaria que permite, de una forma muy práctica realizarEl proceso de verificación y cotejo de las transacciones emitidas, contra el estado recibido de la institución bancaria, teniendo este su impresión de lugar.Partes de un módulo de bancos

MAESTRO DE BANCOS:Definición de las instituciones bancarias y datos correspondientes, con quienes la empresa tiene cuentas bancarias, para facilidad al momento de contactarlos y mantener enlace entre las cuentas e instituciones correspondientes.

Pestaña Transacciones:- Tipo Doc.: Tipo de documento que se realizará. Si es un cheque o depósito, nota de débito o nota de crédito bancaria.- Número: Número de identificación del documento. Esta numeración puede serGenerada automáticamente y no modificable por el sistema, generada automáticamente modificable o colocarse manualmente. Para caso de cheques, lo más recomendable es la primera opción si este número será impreso por el sistema.- Fecha: Fecha en la que se está trabajando el documento o la que corresponda al documento.

- Beneficiario: Nombre del receptor, en caso de tratarse de un cheque. - Monto: Valor por el cual debe ser emitido o digita la transacción.- - Documento: Número control asignado por el sistema a cada compromiso de pago que ha sido seleccionadoCONCEPTO DE CHEQUE: El cheque es un titulo valor que incorpora una orden de pago emitida por el titular de una cuenta corriente bancaria a favor de una persona beneficiaria, quien cobrara su importe dirigiéndose a un bando o empresa del sistema financiero nacional especialmente autorizado para ello. De esta manera, el banco girado pagará el titulo valor a su tenedor, descontando de la cuenta corriente del emisor. Un requisito indispensable para la emisión del cheque es que el emitente debe contar con fondos disponibles suficiente para atender el pago del título valor por el banco girado; tales dispositivos debes mantenerse en una cuenta corriente que el emitente mantenga en el banco girado. Para ello, los bancos deben

proporcionar a sus clientes la chequera o talonario, que contiene los formularios para emitir el cheque. Se debe tomar en cuenta que el formato impreso no es el cheque, este es un formulario que sirve simplemente para emitirlo.La nota de debito bancaria es la operación que el banco hace en la cuenta del cliente esto es una disminución de su saldo, generalmente es por pago de cheque, comisiones, IVA, impuesto al debito y impuesto al crédito La nota de crédito bancaria o boleta de depósito es la operación que el banco hace en la cuenta del cliente esto es por un aumento de su saldo, generalmente es por deposito (efectivo y/o cheque), acreditación de transferencia bancaria.

Proceso de conciliaciónEl proceso es el siguiente: la empresa va registrando todos los movimientos en un libro auxiliar y, a su vez, el banco hace lo mismo, al mes el banco suele enviar a cada uno de sus clientes, un estado de cuenta en el que se detallan todos los asientos realizados, un extracto bancario La conciliación bancaria es un proceso que permite confrontar y conciliar los valores que la empresa tiene registrados, de una cuenta de ahorros o corriente, con los valores que el banco suministra por medio del extracto bancario.