CONCEPTO DE ORGANIZACIÓN

Organizar consiste en definir las tareas a realizar por las distintas personas y coordinarlas para desarrollar de manera efectiva los planes propuestos.

• Se trata, por tanto de:

- Dividir el trabajo.- – Identificar: Identificar las diferentes funciones a desempeñar. - – Determinar la estructura y las líneas de autoridad y responsabilidad. - – Establecer las relaciones entre las distintas unidades de manera que todos los trabajadores

conozcan con claridad cuál es su función y su lugar en la empresa.

Función de Organización

• Llevar a efecto los planes requiere la función de organización.

• Así como la función de planificación genera un objetivo al que ha de dirigirse la empresa, la organización hace posible que estos planes se lleven a efecto de forma conjunta y colectiva entre todos los elementos del sistema. Sistema.

• El objetivo de la organización es la de facilitar la coordinación y la unidad de esfuerzos.

Principios de la Organización, pueden resumirse en tres principios básicos:

- Principio de autoridad: fundamental para toda organización ya que reconoce a las personas y la capacidad para tomar decisiones. Así mismo las personas que se integran en una organización reconocerán la autoridad de sus superiores.

- Principio de delegación: como consecuencia de que una sola persona no puede tomar decisiones en todos los acontecimientos que concurran. En la delegación lo que prioritariamente se cede es autoridad y el poder de decisión asociado.

- Principio de unidad de dirección: solamente la persona en quien se ha delegado expresa y concretamente la función de dirección, es la que tendrá que tomar la decisión asumiendo su poder y responsabilidad.

- Comunicación: Entre los diversos puestos dentro de cada unidad y entre diversas unidades o departamentos debe existir y fluir la comunicación para facilitar el trabajo armónico.

- Control: una vez establecidos las funciones y estructurada de la empresa, es importante establecer mecanismos control para los empleados (funciones, actividades, tiempo, etc)

La división del trabajo permite mayor productividad y eficiencia.

Asignación de personas a tareas

La división del trabajo Desarrollo de habilidades Incremento Menores En la productividad costos Evita pérdidas de tiempo a los cambios de tareas

Organización“En esta etapa se diseña la estructura que permite una óptima coordinación de los recursos y las actividades para alcanzar las metas establecidas en la planeación. Mediante la organización se determinan las funciones y responsabilidades y se establecen los métodos tendientes a la simplificación del trabajo. Al organizar es imprescindible aplicar los siguientes principios: del objetivo, de especialización, jerarquía, paridad de autoridad y responsabilidad, unidad de mando, difusión, tramo de control, coordinación y continuidad.” (Münch Galindo, 2006)“Organización se refiere a la estructura técnica de las relaciones, que debe darse entre las jerarquías, funciones y obligaciones individuales necesarias en un organismo social para su mayor eficiencia.” (Reyes Ponce, 2004)“Organizar es el proceso de diseñar estructuras formales del trabajo en una empresa, por medio de la generación de una jerarquía de autoridad y una departamentalización por funciones, que establezca responsabilidades por áreas de trabajo.” (Hernández y Rodríguez, 2002)

Propósitos de la organizaciónDe acuerdo a las definiciones mencionadas anteriormente, podemos encontrar propósitos tales como:• Crear una estructura estable de trabajo.• Definir jerarquías y puestos de trabajo.• Departamentalización por funciones.• Determinar responsabilidades.• Definir cauces de comunicación.• Establecer métodos de simplificación del trabajo.

Es así como podemos decir que la organización tiene como propósito crear una estructura estable de trabajo que permite definir jerarquías y puestos, determinando la autoridad y responsabilidad de estos y estableciendo los cauces de comunicación, así como la simplificación del trabajo.

Principios de la organización• Principio de división de trabajoEste principio busca la especialización y perfeccionamiento de la persona en su puesto para producir más y mejor.Henry Fayol utiliza una metáfora en la que asimila a la empresa con un cuerpo biológico. “La división del trabajo es de orden natural; se observa en el mundo animal, donde a medida que el ser es más perfecto posee más variedad de órganos encargados de funciones distintas. La división del trabajo tiene por finalidad producir más y mejor con el mismo esfuerzo.” (ManagersHelp)• Principio de autoridad y responsabilidad.De acuerdo a (Hernández y Rodríguez, 2002) la autoridad en la organización y en las estructuras, implica aspectos formales o legales, técnicos y morales. La verdadera autoridad es moral y psicológica, lo cual se conoce como liderazgo.• Principio de primacía de la autoridad lineal sobre la asesora.Para fines de organización, la autoridad se clasifica en:– Lineal– Staff (asesores)– NormativaEl principio es que todo aquel que ostente algún nivel de autoridad es quien decide, por tener la responsabilidad de hacerlo.• Principio de primacía de autoridad normativa.La autoridad normativa está encargada de generar las normas de operación y dependen de una autoridad local.• Principio de delegación.Bien se conoce de sobra que “la autoridad se delega y la responsabilidad se comparte”. Esto significa que los jefes deben permitir que su personal a cargo haga su trabajo y tomen decisiones libremente, teniendo en cuenta que ante cualquier error que cometa lo involucra a él.• Principio de unidad de mando.Cuando existen dos jefes existe fuga de responsabilidad. En este principio se indica que cada individuo de la organización debe ser responsable sólo frente a una autoridad y esta puede ser una persona, un comité o un consejo.Hay que recordar que “quien a dos amos sirve con uno queda mal”.• Principio de jerarquía o cadena de mando.Anteriormente se mencionaba como Moisés tuvo que organizar al pueblo a través de una jerarquía, estableciendo los conductos para resolver problemas y facilitarse el trabajo.Toda organización requiere una jerarquía, es decir, un sistema de niveles de mando.• Principio de tramo de control.A diferencia del principio de unidad de mando en donde una persona es responsable hacia una autoridad, en el principio de tramo de control se refiere al número de unidades, departamentos o

personas que pueden ser supervisadas por una persona. Es importante señalar que entre más personas dependan de una, ejerce menos control y se hace más complicada la comunicación entre los miembros.• Principio de equidad en carga de trabajo.Cuando se organiza una empresa se debe equilibrar la carga de trabajo, de tal forma que todos los que conforman el equipo tengan, de acuerdo a sus niveles jerárquicos y capacidades: responsabilidades. Dichas responsabilidades deben llevarse a cabo durante una jornada laboral normal. Este principio además, permitirá establecer el sistema de pagos, buscando siempre la equidad en las remuneraciones.

Técnicas de OrganizaciónSon herramientas necesarias que nos ayudan a formar una organización formal. Estas técnicas deben aplicarse de acuerdo con las necesidades de cada organización.A continuación se describen las principales técnicas.Organigrama“El organigrama representa la estructura de una organización; estructura significa… la disposición u ordenación de los órganos o cargos que componen una empresa” (Hernández Orozco, 2007)“Representaciones gráficas de la estructura formal de una organización, que muestran las interrelaciones, las funciones, los niveles jerárquicos, las obligaciones y la autoridad existentes dentro de ésta” (Münch Galindo, 2006)De acuerdo con (Münch Galindo, 2006) nos menciona seis tipos de organización.a. Lineal o militar

b. Funcional o de Taylor

c. Líneo funcional

. Staff

e. Matricial

f. Por comités

Asimismo, los organigramas los podemos encontrar clasificados por su presentación en verticales, horizontales, mixtos y circulares (Scribd)1. Organigrama vertical. Son los organigramas que encontramos comúnmente en las organizaciones. Presentan los niveles jerárquicos en orden vertical de arriba hacia abajo.

2. Organigrama horizontal. Los niveles jerárquicos los encontramos ordenados en forma de columnas desplegadas de izquierda a derecha.

3. Organigrama mixto. Conjuga el organigrama tipo vertical y el organigrama tipo horizontal para ampliar las posibilidades de graficación.

4. Organigrama circular. Formado por un cuadro central en el que se coloca a la autoridad máxima, mientras que alrededor se trazan círculos concéntricos que constituyen un nivel de organización. En cada círculo se coloca a los jefes inmediatos y se les relaciona con líneas que representan los canales de autoridad y responsabilidad.

ManualesSon documentos detallados que contienen de forma ordenada y sistémica información acerca de la organización de la empresa.Diagramas de procedimiento o de flujo (flujogramas)Estas representaciones gráficas muestran la sucesión de pasos que conforman un procedimiento. Utilizan los siguientes símbolos:

Carta de distribución del trabajo o de actividades:A través de ésta se analizan los puestos que integran un departamento o una sección, para lograr una división de funciones y mejorar la estructura de los grupos de trabajo. Sirve para analizar labores relacionadas entre diversas áreas. Análisis de puesto:Técnica en la que se desarrollan pormenorizadamente las labores que se desempeñan en una unidad de trabajo específica e impersonal (puesto); incluye también la descripción de las características, los conocimientos y las aptitudes que debe poseer el personal que lo desempeña.http://www.gestiopolis.com/tecnicas-organizacion-coordinacion-empresa/

Una vez que se ha finalizado el diseño organizativo jerárquico basado en los principios de la organización, surge la necesidad de coordinar para armonizar los esfuerzos, independientemente de la estructura o modelo organizativo que se haya elegido. Al integrar la organización jerárquica y las actividades por departamento en un todo congruente es necesaria la coordinación.