Aspectos Teóricos de la Comunicación

en las Organizaciones

• En la actualidad, el mayor tiempo lo

compartimos con organizaciones: bancos, instituciones educativas, hoteles centros comerciales industrias, hospitales, sindicatos, bancos, restaurantes, , etc.

• Las organizaciones constituyen fuentes de satisfacción o desagrado de diversas necesidades económicas y sociales; vivimos inmersos en una

sociedad organizacional.

Cuerpo de la organización

• TAMAÑO • INTERDEPENDENCIA • INSUMOS • TRANSFORMACIÓN • PRODUCTOS

El tamaño de una organización puede determinarse por la escala de sus recursos financieros, tecnológicos y humanos; pero sobre todo el número total de empleados. Una organización necesita, por lo menos, dos personas (díada), por definición un solo individuo no puede lograr interdependencia ni interrelación.

• La interdependencia consiste en las relaciones que entrelazan a los miembros de la organización, quienes se influyen mutuamente. Muestra la diferencia entre un conjunto de individuos aislados y un grupo de personas vinculadas entre sí (buscando el logro de objetivos comunes).

Cualquier organización tiene una frontera que la delimita del ambiente por lo menos en un nivel abstracto. Por lo general, esta frontera se define en términos de quienes integran la organización en un tiempo y lugar

determinados. Los insumos se encuentran en el ambiente, fuera de la organización, y son importados a la misma.

Se llama transformación al proceso mediante el cual los insumos se convierten en productos. La transformación ocurre desde el momento en que los recursos materiales y financieros, la energía y la información ingresan a la organización hasta que salen de ésta. Al crear un nuevo producto, la organización procesa materiales, entrena personal, presta servicios o comercializa un bien.

El producto es el resultado del ciclo de actividades coordinadas y controladas en la organización que suele reintegrarse al medio ambiente. No importa la función de la organización, ésta se reflejará en sus exportaciones al ambiente.

Así se establece un ciclo continuo mediante el cual la organización adquiere nuevamente los recursos para proseguir: ingreso de insumos, transformación de éstos y exportación

de productos.

OrganizaciónEs la estructura de las relaciones

que deben existir entre las funciones, niveles y actividades de los elementos materiales y humanos de un organismo social, con el fin de

lograr su máxima eficiencia dentro de los planes y objetivos señalados

EmpresaConjunto de personas, bienes y actividades

organizados en sociedad mercantil que

se dirige y se encamina a la producción de bienes y servicios con ánimo de lucro.

InstituciónOrganización representativa de una fase establecida de la vida social, de acuerdo con un cuerpo de leyes.

Organización = empresa/institución

Similitudes:• estructura entre las funciones,

• niveles o jerarquías,

• recursos materiales y humanos,

• objetivos a alcanzar,

• autoridad,

• normas, reglas o leyes

Empresaa la producción de bienes y

servicios con ánimo de lucro.($)

InstituciónServicio a la

sociedad (sin fines de lucro)

Administración y Comunicación

Iniciamos este tema, pero es importante señalar el concepto de comunicación, y según el autor Helbert Simon, la comunicación es “un acto de transmisión de premisas decisorias”.

Scott y Mitchel agregan que la transmisión es también de ideas, sentimientos o valores, entre individuos, grupos o máquinas.

Siempre que hay comunicación, hay información. Cualquier negocio,

industria, universidad, la comunicación eficaz es esencial.

Pero….

¿Qué es la comunicación?

COMUNICACIÓN • La comunicación es la facultad que tiene

el ser vivo de transmitir a otro u otros, información, sentimientos y vivencias.

En toda comunicación tiene que haber un emisor, un mensaje

y un receptor.

COMUNICACIÓN

Es el acto de relación entre dos o más sujetos donde se evoca en común un significado.

(José Antonio Paoli)

COMUNICACIÓN

Significados

en común

Exactos

Inexactos

Medios Masivos

COMUNICACIÓN

Deseo de compartir una experiencia

Es más probable lograr una

comunicación eficaz cuando

comparten características físicas, sociales, psicológicas,intelectuales y culturales.

COMUNICACIÓN LA

COMUNICACIÓN HUMANA

ENCUENTRO

SERES HUMANOS

DESEO DE COMPARTIR LA EXPERIENCIA

COMUNICACIÓNLa comunicación humana es una

conducta que le permite al individuo ser un objeto para si mismo.

La comunicación humana, es una

Instancia de expresión.

Al tiempo que afecto a mi interlocutor con

lo que digo, me afecto a mí

mismo con lo dicho.

Beneficios de la comunicación

• Establecer y difundir los propósitos y metas de la empresa.

• Desarrollar planes para lograr dichos propósitos.

• Organizar los recursos humanos en forma efectiva.

• Seleccionar, desarrollar y evaluar los miembros de dicha empresa.

• Originar un clima de amplia participación.

• Controlar el desempeño de los miembros.

• Influir en la motivación de nuestros colaboradores.

Funciones de la comunicación dentro de las organizaciones

• Para actividades no orgánicas (comunicación informal).

• Para establecer programas. Estos nos permiten llevar adelante los objetivos de la organización. Es un conjunto de acciones.

• Para suministrar información para activar programas.

• Transmitir la información para llevar y dar a conocer los programas.

• Para motivar a los individuos para que apliquen el programa.

• Para realimentar el esquema (control)

Proceso de la comunicación

CANAL

EMISOR RECEPTOR

MENSAJE

Codificador Decodificador

Retroalimentación Respuesta

Código: signos y símbolos

Proceso de la comunicación

Elementos de la comunicación

1. Emisor (codificador): fuente de información e iniciador del proceso de comunicación. Es su responsabilidad elegir el tipo de mensaje y canal más eficaces, tras de lo cual codifica el mensaje. En una empresa será la persona que tiene una información, necesidades o deseos y la intención de comunicarlos a una o más personas. La Codificación consiste en la

traducción de información a una serie de símbolos

para la comunicación. Esta es necesaria porque la

información únicamente puede transmitirse de una persona a

otra por medio de representaciones o símbolos

2. Receptor (decodificador): es el individuo que recibe, por medio de sus sentidos, el mensaje del transmisor.

Elementos de la comunicación

La decodificación es la interpretación y traducción de un mensaje para que la información tenga sentido. Uno de los principales requisitos que debe cubrir el receptor es la capacidad de escuchar. Escuchar es el acto de prestar atención a un mensaje, no únicamente oírlo.

3. Mensaje: es la información codificada que el transmisor envía al recepto. El mensaje puede darse en cualquier forma susceptible de ser captada y entendida por uno o más de los sentidos del receptor.

Elementos de la comunicación

4. Canales: Es el

medio de comunicación entre el transmisor y el receptor, algo así como el aire es para las palabras y el papel para las letras.

Elementos de la comunicación

5. Retroalimentación: es la respuesta del receptor al mensaje del emisor. Es la mejor manera de comprobar que el mensaje se recibió y comprendió.

Elementos de la comunicación

6. Percepción: es el significado atribuido a un mensaje por un emisor o receptor. Las percepciones se ven influidas por lo que ven los individuos, por la manera en que organizan esos elementos en su memoria y por los significados que les atribuyen.

Elementos de la comunicación

Escucha eficaz

Retroalimentar

Obtener las ideas principales

Observar el lenguaje no verbal

Reforzar al interlocutor

Posición y mirada

Preparación

MARCO DE REFERENCIA

El hecho: Qué sucedió

El sujeto: Quién realiza la acción

La forma: Cómo se realizó

El tiempo: Cuándo sucedió

El lugar: Dónde se llevó a cabo

La finalidad: Por qué o para qué se efectuó

Entonces ….

La COMUNICACIÓN ORGANIZACIONAL es…

Comunicación Organizacional

“El conjunto total de mensajes que se intercambian entre los

integrantes de una organización, y entre ésta y su medio”

Fernández Collado

Comunicación Organizacional

“Un conjunto de técnicas y actividades encaminadas a facilitar y agilizar el flujo de mensajes que se dan entre los miembros de la organización, entre la organización y su medio;

o bien, influir en las opiniones, aptitudes y conductas de los públicos internos y externos de la organización, todo ello con el fin de que ésta última cumpla mejor y más rápido los objetivos”

Tipos de Comunicación

• Comunicación ascendente

• Comunicación descendente

• Comunicación horizontal

Comunicación ascendente

A la forma de los mensajes que fluyen de los subordinados a

los superiores.

Comunicación ascendente

Existe 4 tipos de mensajes• Lo que están haciendo los

subordinados• Los problemas laborales sin resolver

• Las sugerencias para mejorar

• Lo que uno subordinados piensan de otros y de su trabajo.

Comunicación descendente

Se presenta siempre que los supervisores envían mensajes

a sus subordinados.

Comunicación descendente

Tipos de comunicación descendente

• Instrucciones para el trabajo

• Lógica del trabajo• Procedimientos y prácticas• Retroalimentación• Adoctrinamiento

Comunicación horizontal

Mensajes o individuos que tienen el mismo poder

Puede ser división de la empresa o en entre miembro de otras áreas

comunicación lateral

Comunicación horizontal

Cinco propósitos• Coordinar tareas• Resolver problemas• Compartir información• Resolver conflictos• Construir entendimiento

Ejemplo