3º ponencia. ing. darwin felices

DIRECCION DE PROYECTOS BASADO EN EL PMBOK

Darwin Felices AranaIng. Sistemas - UNI

PMP®.

GRUPO DE PROCESOS DE GESTION DEL PROYECTO

Procesos del Grupo de Procesos de Iniciación.

CICLO DE VIDA DEL PROYECTO

Fuente: Directiva General del SistemaNacional de Inversión Pública.

CICLO DE VIDA DEL PROYECTO

GRUPO DE PROCESOS DE INICIACION

GRUPO DE PROCESOS DE INICIACIONDesarrollo del Acta de Constitución del proyecto

Designa al Director de Proyecto con la autoridad para aplicar recursosde la organización a actividades del proyecto.

Proceso de desarrollo de un documento que autoriza formalmente un proyecto o fase.El proyecto se inicia formalmente con la firma del acta de constitución del proyecto aprobada.

Acta de Constitución del Proyecto. Documenta las necesidades comerciales, el conocimiento actual de las necesidades del

cliente y el nuevo producto, servicio o resultado que el proyecto debe proporcionar.

• el propósito o la justificación del proyecto• los objetivos medibles del proyecto y los criterios de éxito• los requisitos de alto nivel• la descripción del proyecto de alto nivel• los riesgos de alto nivel• un resumen del cronograma de hitos• un resumen del presupuesto• los requisitos de aprobación del proyecto (qué constituye el éxito del proyecto, quién decide si el proyecto es exitoso y quién firma la aprobación del proyecto)• el director del proyecto asignado, su responsabilidad y su nivel de autoridad• el nombre y el nivel de autoridad del patrocinador o de quienes autorizan el acta de constitución del proyecto

GRUPO DE PROCESOS DE INICIACIONDesarrollo del Acta de Constitución del proyecto.

Desarrollo del Acta de Constitución del proyecto – Caso 01.

UNIKA es una empresa peruana dedicada al rubro de cosmetología capilar que oferta susproductos en el mercado local de Lima y recientemente en ciudades de provincias.Produce decolorantes de tintes, cremas capilares, champú e importa y comercializa tintes yotros productos para tratamiento capilar.

UniKa se desenvuelve en un mercado noble y la Gerencia desea incrementar sus ventas.Luego de haber incursionado en provincias ha podido ver que existe un gran mercadopotencial, por ello en acuerdo de Directorio se ha decidido impulsar las ventas en provinciasabriendo inicialmente dos sucursales y asignando un presupuesto para ello. Parte de esepresupuesto desean sea invertido en la creación de un sitio web en Internet orientadoespecialmente a clientes de provincias y que debería entrar en operaciones en un plazomáximo de 3 meses, destinando para el efecto $/. 21,000. Luego de esto se vería laposibilidad de aprovechar las redes sociales.

Con el sitio web se busca presentarse como empresa seria, con estándares de calidad en susproductos; mostrar sus productos y bondades, datos de sus locales de venta, enlace con lasempresas de las cuales tiene la representación exclusiva así como comunicar eventos porrealizar y aquellos ya realizados. El sitio debe permitir una navegación ágil y facilitar el accesode los clientes a través de buscadores como google.

A continuación se muestra un esquema básico de los servicios que debe tener el sitio web.

Home

Quienes

SomosProductos

Tintes

Cremas

Champú

Decolorantes

Novedades Representación Contáctenos Links de interés


A. INFORMACION GENERAL

Nombre del Proyecto

Código del Proyecto

Fecha de Preparación

B. NECESIDAD.

Motivos o razones que justifican la ejecución del proyecto.

C. OBJETIVOS DEL PROYECTO:

Fin esperado con el resultado del proyecto y/o metas de gestión del proyecto.

D. DESCRIPCION DEL PRODUCTO DEL PROYECTO:

Descripción del producto, servicio o capacidad a generar o resultado esperado.

E. ALCANCE DEL PROYECTO:

Trabajo a realizar para crear el producto del proyecto expresado en términos de entregables.

F. INTERESADOS DEL PROYECTO:

Personas o entidades que pueden verse afectadas o beneficiadas con el proyecto.

G. HITOS DEL PROYECTO:

H. PRESUPUESTO PRELIMINAR:

I. RESTRICCIONES DEL PROYECTO:

J. SUPUESTOS DEL PROYECTO:

Dir. de Proyecto:


GRUPO DE PROCESOS DE INICIACIONIdentificar a los Interesados (Stakeholders)

GRUPO DE PROCESOS DE INICIACIONIdentificar a los Interesados (Stakeholders)

Identificar a toda las personas u organizaciones impactadas por el proyecto, y endocumentar información relativa a sus intereses, impacto y participación en el proyecto.

Análisis de los Interesados. Recopilar y analizar de forma cualitativa y cuantitativa a

fin de determinar qué intereses particulares deben tenerse en cuenta a lo largo del proyecto.

GRUPO DE PROCESOS DE INICIACIONIdentificar a los Interesados (Stakeholders) – HERRAMIENTAS Y TECNICAS

Paso 1.- Identificar a todo los potenciales interesados einformación relevante (roles, departamentos, intereses, niveles deconocimiento, expectativas y niveles de influencia.Identificar a los interesados clave (Patrocinador, Director deProyecto, Cliente principal).

Paso 2.- Identificar el apoyo o impacto potencial que cadainteresado podría generar y clasificarlos para definir una estrategiade abordaje.


Modelos de clasificación

Matriz de poder/interés. Nivel de autoridad(“poder”) vs nivel de preocupación por losresultados del proyecto (“interés”).Matriz de Poder/Influencia. Nivel de autoridad(“poder”) vs participación activa (“influencia”).Matriz de Influencia/Impacto: Participaciónactiva (“influencia”) vs su capacidad de efectuarcambios a la planificación o ejecución del proyecto(“impacto”). El modelo de prominencia. Describe clases deinteresados en base a su poder (capacidad deimponer su voluntad), urgencia (necesidad deatención inmediata) y legitimidad (su participaciónes apropiada).

Matriz Poder/Interés.


Paso 3.- Evaluar el modo en que los interesados clave pueden reaccionaro responder en diferentes situaciones, a fin de planificar cómo influir enellos para mejorar su apoyo y mitigar los impactos negativos potenciales.

Juicio de Expertos.-Para asegurar la identificación y un listado exhaustivo de losinteresados.


Ejemplo: Dirección General.Otras unidades de la Org.Directores de Proyecto .Experto en el ámbito de los negocios o de losproyectos.Grupos de la industria y asesores.Asociaciones profesionales y técnicas.

Registro de InteresadosInteresados identificados y detalles relacionados.

lnformación de identificación: Nombre.Puesto en la Org.Ubicación .Rol en el Proyecto.Información de Contacto.

Información de Evaluación:Principales requerimientos.Principales expectativas.Influencia potencial en el proyecto.Fase en el ciclo de vida donde el interés es mayor.

Clasificación de los interesados.

GRUPO DE PROCESOS DE INICIACIONIdentificar a los Interesados (Stakeholders) – SALIDAS

Estrategia de Gestión de los Interesados.Enfoque para aumentar el apoyo y minimizar losimpactos negativos a lo largo del ciclo de vida delproyecto.

Interesados clave que pueden impactar significativamente en el proyecto. Nivel de participación deseado en el proyecto para cada interesado identificado. Grupos de interesados y su gestión como grupo

GRUPO DE PROCESOS DE INICIACIONIdentificar a los Interesados (Stakeholders) – SALIDAS

Interesado Interés en el proyecto Evaluación de impacto Estrategia

Identificar a los Interesados (Stakeholders) – Caso 01

REGISTRO DE STAKEHOLDERS Y ESTRATEGIA DE GESTIÓN

Nombre del proyecto :

Preparado por :

Aprobado por :

Fecha de actualización:

Nombres y apellidos:

Posición en la Organización:

Rol en el proyecto:

Datos de contacto:

Principales expectativas,

necesidades

Principales requerimientos

Influencia potencial en el proyecto

Fase en el ciclo de vida donde el

interés es mayor

Clasificación del interesado

(Interno/externo, partidario,

neutral, opositor, etc)

Intereses en el proyecto

Evaluación del impacto

Estrategia potenciales para ganar

soporte o reducir oposición

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