Actualización a Moodle 2: un enfoque estratégico

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ACTUALIZACIÓN A MOODLE 2: UN ENFOQUE ESTRATÉGICO

Canet Celma, Laia Joana1,2

1: CV&A Consulting Rosselló 257, 2D Barcelona 08008

e-mail: [email protected], web: http://www.cvaconsulting.com

2: Departamento de Humanidades Universitat Pompeu Fabra

Ramon Trias Fargas, 25-27 Barcelona 08005 e-mail: [email protected], web: http://www.upf.edu

Resumen. Moodle 2 incorpora numerosos cambios y mejoras tanto a nivel funcional como de codificación. Dadas sus nuevas características, el hecho de actualizar a Moodle 2 no se puede considerar –en la mayoría de los casos- como una actualización menor. En este artículo se identifican los ámbitos y aspectos que pueden afectar en el proceso de actualización. Así mismo, se proponen 5 fases para realizar el proceso de migración o actualización con la finalidad de identificar los principales aspectos a tener en cuenta en el paso a Moodle 2.x de manera que permita valorar cuándo y como realizarlo. Estas fases son: Análisis, Piloto, Gestión del cambio y formación, Producción, Plan de evolución.

Palabras clave: Moodle 2, migración, estrategia, gestión del cambio.

1. INTRODUCCIÓN

Una de las principales características de Moodle -desde sus inicios en 2002- es su capacidad para avanzar y evolucionar tanto a nivel técnico como pedagógico facilitando así su uso a los distintos tipos de usuarios que interaccionan con la plataforma. Esta evolución se materializa en forma de actualizaciones periódicas. Ha sido en el paso de la versión 1.9 a la 2 donde más significativos han sido estos cambios, puesto que afectan tanto a aspectos técnicos y de desarrollo como a elementos de usabilidad y funcionalidad para administradores, profesores y alumnos. El proceso de cambio de Moodle 1.9 a 2.x no es únicamente técnico, puesto que puede implicar cambios a otros niveles que afectan a los usuarios, especialmente al profesorado. La tecnología en el ámbito educativo es un elemento crítico a la vez que complejo, la incorporación de su uso por parte de los distintos usuarios no siempre es fácil. Los cambios, pues, no siempre son percibidos de forma positiva por gran parte de los usuarios. Esta situación hace que, ante un cambio de versión significativa de Moodle como es el caso, esta deba hacerse de forma planificada y coordinada con todos los usuarios implicados. A continuación, se describen las principales novedades de Moodle 2 así como los cambios que puede implicar para cada tipo de usuario para, posteriormente, proponer un conjunto de elementos a considerar y tener en cuenta en el proceso de actualización o migración a Moodle 2.x organizados en cinco fases: Análisis; Piloto; Gestión del cambio y formación; Paso a producción; Plan de evolución. Estos elementos permitirán

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valorar cuándo y cómo realizar esta actualización a Moodle 2 con mayores garantías.

2. PRINCIPALES CAMBIOS Y MEJORAS EN MOODLE 2

En noviembre de 2011 se publica la versión 2.0 de Moodle después de más de 3 años de desarrollo. Una de las principales novedades es la reescritura y refactorización de código para garantizar una mejor evolución e integración de la plataforma con estas herramientas. Dadas sus nuevas características, el hecho de actualizar a Moodle 2 no se puede considerar –en la mayoría de los casos- como una actualización menor. En Moodle 2 se ha apostado para que la plataforma tenga un desarrollo continuado a lo largo del tiempo de forma estable, por esta razón se ha reescrito buena parte del código fuente. Además, también se facilita la extensión e interconexión con herramientas y elementos externos a Moodle, por lo que se amplifican notablemente sus potencialidades. A partir de ahora, es más fácil para los desarrolladores poder integrarse con otras herramientas y plugins (como por ejemplo, portafolios, repositorios, herramientas para la detección del plagio) así como personalizar y adaptar elementos a las necesidades particulares de cada institución sin comprometer la evolución futura de la plataforma, puesto que ahora puede realizarse sin modificar el código fuente de Moodle. A modo de resumen, podemos listar los principales elementos novedosos de Moodle 21:

Optimización de código Cohortes

Mejora temas gráficos Duplicado de actividades (2.1)

Integraciones con WebServices LTI - Herramientas Externas (2.2)

Mejoras en la navegación y usabilidad Rúbricas (2.2)

Actividades condicionales y completadas Drag & Drop (2.3)

Plugins Reescritura de la Tarea (2.3)

Nuevos bloques. Incorporación del Libro (2.3)

Figura 1. Principales novedades en Moodle 2. En paréntesis se indica a partir de qué versión está disponible la funcionalidad.

Todo proceso de cambio implica riesgo de problemas y rechazos, pero también implica nuevos retos y oportunidades. Por esta razón es muy importante realizar un conjunto de acciones que describiremos a continuación para asegurar que este cambio se realiza de la mejor manera posible, teniendo en cuenta las necesidades y las acciones que deben realizarse.

3. LA NECESIDAD DE UN ENFOQUE ESTRATÉGICO

Aunque el cambio a Moodle 2 no tiene por qué ser traumático, es necesario abordarlo de forma global y transversal, identificando los puntos fuertes y débiles, para establecer una estrategia de actuación que permita abordar el cambio minimizando problemas y rechazos, a la vez que fomentando buenas prácticas y una optimización de procesos. Todo proceso de cambio es, también, una gran oportunidad. En este caso, es una oportunidad para revisar qué estamos haciendo, cómo, hacia dónde queremos ir, qué necesitamos para conseguirlo. A nivel técnico es el momento de revisar si tenemos modificaciones en el código o desarrollos específicos, analizar cómo hacerlos

1 Más información en http://docs.moodle.org/dev/Releases

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sostenibles y evolucionables en el tiempo. Si no los tenemos, es un buen momento para identificar qué necesitamos que ahora no tengamos para evaluar las distintas alternativas que Moodle 2 nos brinda. Para el profesorado, es una muy buena oportunidad para revisar y repensar la acción docente, revisar el uso que se hace del aula virtual en el marco de nuestra acción docente para ver cómo lo podemos mejorar.

3.1. ¿A quién afecta el cambio?

En un LMS como Moodle, aunque tenga como finalidad facilitar el aprendizaje de los alumnos, a su alrededor se articulan distintos perfiles con necesidades distintas que van desde el administrador de sistemas que mantiene el servidor que aloja a la plataforma, pasando por el administrador del campus, que configura las opciones de la plataforma, los perfiles más de gestión que realizan las altas y bajas de usuarios, creación de cursos etc, el profesorado que diseña, implementa e imparte formación y el alumno. El programador que desarrolla modificaciones o interrelaciones con sistemas internos. En este contexto, el cambio, pues, afecta a un número de personas importante. Básicamente, a todos los usuarios que interaccionan con la plataforma en mayor o menor grado. Es evidente, que no afectará a todos por igual, pero debemos identificar qué puede dificultar en un primer momento este cambio para poder tomar las medidas oportunas. Asimismo, también es recomendable identificar qué procesos podrían mejorarse para introducir estas mejoras en el proceso de cambio. El cambio es una buena excusa para revisar lo que estamos haciendo, qué nos funciona y qué no, para mantener lo bueno, y mejorar lo menos bueno. Este es también un elemento que nos puede ayudar a la hora de trabajar la gestión del cambio.

3.2. ¿Qué implica cambiar? Cambiar implica romper rutinas, cuestionar lo que hacemos cada día para hacerlo de otra manera –a ser posible mejor-, implica estar abierto a las nuevas maneras de hacer, a las nuevas posibilidades y a la mejora personal y colectiva. Cambiar implica no perder la capacidad para aprender de forma continuada, ayudar a los demás y mejorar nuestro trabajo. Para hacerlo, podemos establecer grupos de trabajo interdisciplinares con una buena planificación de las tareas a realizar.

4. LAS 5 FASES DEL PROCESO DE MIGRACIÓN

El proceso que se propone a continuación de migración o actualización a Moodle 2 comprende 5 fases distintas: Análisis, Piloto, Gestión del cambio y formación, Paso a producción, Plan evolución. A continuación se detallan las principales características de cada fase.

4.1. Análisis La primera fase, el análisis, es la más importante de todas, puesto que necesitamos revisar nuestro punto de partida, qué tenemos y hacia dónde queremos ir. Todo el proceso es un conjunto de toma de decisiones, por lo que debemos tener el máximo de información para poder tomarlas de forma adecuada. Es el momento de revisar las decisiones estratégicas tomadas en el pasado y ver si han sido correctas o, si por el contrario, es un buen momento para modificar nuestra estrategia. Un ejemplo de este punto podría ser, por ejemplo, el hecho de instalar plugins de la comunidad no

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mantenidos o no procedentes de fuentes fiables que posteriormente, al no actualizarse a versiones superiores, nos impiden actualizar nuestra instancia. Dada la facilidad de Moodle de instalar plugins desarrollados por terceros, a veces estos no están mantenidos, por lo que puede dificultar la actualización de la plataforma. Es importante garantizar la continuidad y la evolución de la plataforma, por lo que no puede quedar limitada por confiar en un plugin no mantenido, por ejemplo. Antes de hacer nada, es importante realizar un análisis global y transversal de la situación que tenemos para poder dar respuesta a los distintos elementos. El análisis inicial debería ser tanto técnico, funcional como organizativo. Debemos identificar aspectos tales como:

Nivel técnico Nivel funcional Nivel organizativo Versión actual de Moodle. Posibilidad de cumplir requisitos técnicos para nueva versión.

Reportes y estadísticas requeridos.

Cómo funcionamos? Quién hace qué? Los circuitos están claros?

Desarrollos y/o plugins de terceros instalados, integraciones con sistemas externos.

Elementos más usados de la plataforma.

Roles que interaccionan con la plataforma y cómo lo hacen.

Tema gráfico estándar/propio. ¿Cómo se trabaja con los ficheros?

En qué podríamos ayudar a mejorar su día a día?

Figura 2. Identificación de algunos de los aspectos a tener en cuenta en la fase de análisis. Dado que Moodle 2 incorpora numerosas funcionalidades nuevas, es recomendable identificar si la funcionalidad de alguno de los desarrollos realizados puede estar cubierta o puede adaptarse a alguna de las nuevas funcionalidades de Moodle 2. Asimismo es importante identificar el ciclo de vida de nuestros cursos para establecer el mejor momento para hacer el cambio, así como la estrategia de implementación: Migrar, con lo que tendremos todos los contenidos y datos intactos, aunque tendremos que revisar los resultados; o bien crear una nueva instancia y empezar de cero. Las dos instancias, la nueva y la antigua, podrían coexistir si fuera necesario, funcionando la antigua como repositorio de contenidos durante un tiempo, o para archivar los cursos antiguos. En caso de que se opte por tener en paralelo instancias 1.9 y 2, es importante establecer procedimientos de funcionamiento con los distintos tipos de usuarios. A nivel técnico, es interesante aprovechar esta fase para identificar la necesidad y viabilidad de la integración de Moodle con sistemas externos mediante WebServices, especialmente en entornos complejos con un alto volumen de usuarios. Trabajar con WebServices aporta un gran potencial y flexibilidad, puesto que se pueden hacer funciones propias sin tener impacto en el código fuente de Moodle. Otro aspecto importante a tener en cuenta en esta fase son lo requisitos técnicos a nivel de servidor y de navegador necesarios para cada versión. Actualmente, las versiones 2.0 y 2.1 ya no se están desarrollando, por lo que se recomienda trabajar con las últimas versiones.

Moodle 2.0 Moodle 2.1 Moodle 2.2 Moodle 2.3 Requisitos técnicos mínimos

PHP 5.2.8 MySQL 5.0.25 PostgreSQL 8.3 MS SQL 2005 Oracle 10.2




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Navegadores mínimos

Firefox 3 IExplorer 7 Safari 3 GChrome 4 Opera 9




Estado No mantenido No mantenido Mantenido Mantenido Figura 3. Requisitos técnicos y navegadores recomendados para cada versión de

Moodle. En negrita se marcan los cambios. En esta fase también se debe empezar a identificar los aspectos clave a tener en cuenta en la gestión del cambio. En general, lo que no hayamos identificado o no tengamos claro en esta fase nos va a condicionar lo que se haga después, dificultando que las posteriores acciones respondan a las necesidades reales.

4.2. Piloto

El objetivo de esta fase es, principalmente, validar las decisiones tomadas en la fase anterior. Para realizarlo, es recomendable no comprometer la instancia de producción. Por esta razón, trabajaremos sobre una copia de nuestro Moodle para poder así revisar la correcta actualización, validar el correcto funcionamiento de la plataforma, así como comprobar que los desarrollos actualizados funcionan adecuadamente. Es en este momento donde podemos identificar posibles problemas y solucionarlos antes de realizar el paso a producción. La fase piloto tanto nos es útil para validar la fase de análisis, acabar de tomar decisiones fundamentadas en la experiencia así como para facilitar las acciones formativas iniciales con los distintos usuarios. Es importante recordar que, si bien tenemos la opción de actualizar la instancia actualmente en funcionamiento, también tenemos la opción de instalar otra instancia de Moodle, de manera coexistan las dos. Esto facilita que los cursos funcionando en la 1.9 continúen sin comprometer su funcionamiento, mientras que los nuevos empiecen con la nueva versión. Las dos pueden coexistir temporalmente, de modo pueda funcionar también como repositorio de cursos históricos Esta fase de piloto también puede ser utilizada para empezar a gestionar la gestión del cambio y la formación, para hacer las presentaciones iniciales o la formación inicial con los usuarios potenciales. Es importante hacer las pruebas en entornos que no comprometan el funcionamiento habitual de la plataforma, puesto que cualquier incidencia puede tener un fuerte impacto en el funcionamiento habitual de nuestro campus, especialmente en ciertos momentos de gran intensidad de uso de la plataforma. No es necesario que estén todos los desarrollos implementados, depende de la duración del proyecto. También puede acabar siendo un entorno de pruebas para los desarrolladores, a la vez que posible entorno de formación facilitando que los participantes trabajen sobre su propio curso.

4.3. Gestión del cambio y formación El proceso de gestión del cambio y formación empieza prácticamente con el arranque del análisis y se realiza a lo largo de todo el proceso, puesto que es una parte fundamental para garantizar el éxito del cambio. Si la fase de análisis es crítica para una correcta identificación de necesidades y conceptualización de soluciones, la gestión del cambio y formación es crítica para la implementación y puesta en marcha del proyecto. Si los usuarios no están satisfechos y no saben usar la herramienta adecuadamente, significará que no hemos logrado nuestros objetivos iniciales.

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Esta fase es crítica puesto que, por un lado, supone una gran oportunidad de cambio y mejora, pero, por el otro, es también un gran riesgo puesto que el cambio no siempre es percibido de igual manera por todo el mundo ni es fácil satisfacer expectativas dispares. Las mejoras y revisiones que podemos hacer se circunscriben en distintos ámbitos: Revisión de los procesos de gestión interna: A menudo, las cosas las acabamos haciendo por inercia, o adaptándolas a lo que tenemos. A veces, llegamos a un punto que ya no nos preguntamos por qué hacemos esto, para qué y cómo podríamos mejorarlo. Dado que Moodle 2 incorpora mejoras significativas en algunos aspectos (tales como el nuevo rol de Manager que permite separar la gestión de los usuarios de la administración de la plataforma, las cohortes, por ejemplo), es un buen momento para ver cómo funcionamos y hasta qué punto Moodle se amolda a nuestro funcionamiento o bien si nosotros nos podemos acercar a su forma de funcionar. Se trata de identificar qué procesos son los más complejos, los que implican más tiempo y recursos e identificar qué opciones tenemos para mejorarlos y facilitar las tareas de gestión. Como resultado de esta revisión, pueden aparecer nuevos requerimientos técnicos que deben ser estudiados antes de su implementación. Revisión de aspectos instruccionales: Este es unos de los factores clave que puede generar un verdadero motor de cambio a corto, medio y largo plazo. En el proceso de introducción de la tecnología en los procesos docentes, se suele pasar por distintas fases. El hecho de disponer de distintas herramientas cada vez más potentes no significa ni que se usen ni que se apliquen de utilizando su máximo potencial. Estamos ante una gran oportunidad para facilitar o, por lo menos, allanar el camino para que los cursos pasen de ser un simple repositorio de ficheros para descargar a un espacio de aprendizaje que fomente la construcción de aprendizaje. Para facilitar este cambio, es recomendable utilizar las actividades como núcleo de la generación de aprendizaje, propiciando así un aprendizaje mucho más activo. En Moodle 2 podemos sacar partido a las actividades completadas, las condicionales y a las nuevas funcionalidades del taller, la tarea, los cuestionarios, las rúbricas… si bien en Moodle 2.0 no había grandes innovaciones pedagógicas (excepto las actividades completadas y las condicionales), en las posteriores versiones cada vez encontramos novedades más significativas en el ámbito pedagógico. Es importante encontrar maneras para fomentar las buenas prácticas, la mejora instruccional y la innovación, animar a experimentar y compartir los resultados y las experiencias para fomentar a su vez buenas prácticas. Uno de los principales problemas ante cualquier cambio son las reticencias que este supone. Es importante, por lo tanto, identificar qué acciones y quién debe llevarlas a cabo para evitar y superar la reticencia al cambio. Una buena estrategia es conocer bien a nuestros usuarios, sus necesidades y sus problemas. Con esta información podremos ver cómo les podemos ayudar, qué podemos hacer para facilitar su trabajo. Además de las oportunas acciones de comunicación, es fundamental contar con una estrategia de formación y difusión que facilite el cambio haciendo transparente todo el proceso, comunicando las principales novedades y capacitando a cada perfil con lo que debe conocer y saber hacer en la plataforma. La formación a los usuarios de Moodle debe ser lo más aplicada y lo más cercana a sus necesidades reales posible. A la vez, debe fomentar el uso de las nuevas funcionalidades de forma eficiente. Asimismo, también es una oportunidad para formar a nuevos usuarios. Nos podemos encontrar con distintos perfiles de usuarios: usuarios que nunca han trabajado con la plataforma, usuarios que han trabajado esporádicamente con la

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plataforma, usuarios avanzados y especialmente activos. Cada unos de estos perfiles, dependiendo de sus características, puede necesitar un enfoque formativo ligeramente distinto.

Formación Comunicación Apoyo Presentación de novedades, actualización a Moodle 2.

Sesiones informativas con novedades.

Establecer sistema de acompañamiento al usuario.

Aspectos concretos (herramienta, funcionalidad…).

Difusión acciones entre usuarios (casos éxito, buenas prácticas….)

Creación de comunidades que faciliten el apoyo mutuo entre los usuarios.

Talleres para consolidar uso pedagógico de las herramientas.

Espacios de consulta sobre las principales novedades.

Creación de guías y documentación en distintos formatos.

Figura 4. Propuesta de acciones formativas y comunicativas. Tal y como se ha expuesto anteriormente, un elemento clave para el éxito es la gestión del cambio. La formación y la comunicación son los aspectos que facilitan esta gestión del cambio. Aunque, aparentemente, sólo los perfiles que interactúan frecuentemente con la plataforma necesitan formación, no debemos olvidarnos del resto, puesto que son también una pieza clave en el proceso como, por ejemplo, los administradores, los desarrolladores, las personas que dan apoyo… En general, la formación debería ir orientada en 3 ámbitos distintos:

• Formación orientada a diferencias y a novedades. • Formación orientada a conocer y/o fomentar otras actividades o usos. • Acciones orientadas a revisar qué se está haciendo y cómo podemos mejorarlo.

Para que todas las acciones sean eficaces, debemos tener en cuenta el factor tiempo. Debemos planificar las acciones de manera que todos los usuarios tengan un tiempo prudencial para familiarizarse y adaptarse al nuevo entorno de manera positiva, facilitando perder el miedo y mitigar cualquier posible reticencia a la nueva herramienta. Algunos de los elementos que nos pueden permitir mitigar las reticencias al cambio:

• Comunicar de forma clara y transparente las novedades y las potencialidades, haciendo hincapié en los aspectos más beneficiosos para cada colectivo.

• Resaltar los aspectos novedosos y de marketing, como por ejemplo la adaptación a dispositivos móviles y las oportunidades que general.

• Identificar las oportunidades de evolucionar, fomentarlas, desarrollarlas y compartirlas.

• La propia evolución de la plataforma es también un argumento, no podemos quedarnos estancados.

• Oportunidad de cambio real (evidentemente, el grado del cambio está en manos de cada institución).

La gestión del cambio, pues, nos permite aprovechar las nuevas oportunidades que se generan y retos que se plantean para mejorar la situación actual. En ningún caso debemos dejar de tener presente el colectivo al que nos dirigimos, su contexto y sus posibles reticencias actuales y futuras. Sólo así conseguiremos gestionar el cambio adecuadamente.

4.4. Paso a producción Otra decisión importante es cuándo hacer el paso a producción. Es recomendable hacerlo cuando no sea un momento crítico y, por lo tanto, cuando no hayan cursos en activo. Como criterio general, es recomendable que las acciones formativas que

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empieza en una versión terminen en la misma para no generar confusión. Es posible, pero, que puedan coexistir las dos versiones, dependiendo de las necesidades y los recursos. Lo que empiece de nuevo, debe hacerse ya en la nueva plataforma. Es importante, pues, tener un plan de qué y cómo lo vamos a hacer. También será clave el apoyo y el soporte con el que contarán los distintos tipos de usuario. Como medida de prevención, es importante siempre guardar una copia de todos los datos para poder recuperar ficheros en caso de pérdida o corrupción de algún fichero. Por esto también podemos mantener el campus 1.9 en “modo lectura” para el profesorado, para poder recuperar cualquier elemento que pudiera no funcionar correctamente.

4.5. Plan de evolución

Una vez ya estamos en la última versión de Moodle 2, ya habremos realizado la parte más compleja del proceso. En cualquier caso, se inicia una nueva fase en la que debemos estar preparados para evolucionar la plataforma, tanto a nivel técnico como pedagógico. Teniendo en cuenta que Moodle está en constante evolución2, es fundamental tener un plan o una política de evolución de la plataforma que permita disponer de unas directrices claras para mantenerla actualizada. Así, pues, es importante determinar qué elementos y qué nuevas funcionalidades se van a aplicar y cómo, qué implicaciones puede tener a corto y medio plazo. Por ejemplo, si tenemos como objetivo utilizar Moodle para trabajar mediante dispositivos móviles, debemos tenerlo en cuenta para no invertir en desarrollar elementos que luego no sean adecuados, como, por ejemplo, animaciones flash. Por esta razón, es importante tener claros estos aspectos que nos pueden condicionar a medio plazo. Este plan o política de evolución debe detallar también quién y cómo se tomarán las decisiones, cómo se van a implementar las nuevas funcionalidades, en qué momento se actualizará la plataforma, así como las acciones de apoyo que se realizarán en cada momento, tanto de comunicación como de formación y apoyo.

5. CONCLUSIONES Como hemos visto, en el proceso de cambio de una versión de Moodle 1.9 o anterior a una versión 2.x se recomienda seguir los pasos descritos en las 5 fases planteadas: Análisis, Piloto, Gestión del cambio y formación, Paso a producción y, finalmente, Plan de evolución. En un proceso de cambio de estas características, es fundamental contar con un equipo interdisciplinar de distintos departamentos y perfiles de usuarios para poder tener una visión holística del proyecto. La fase de análisis es fundamental para determinar los aspectos críticos así como poder planificar adecuadamente las distintas acciones a realizar así como los recursos necesarios para hacerlo. También lo es la comunicación y la transparencia en todo el proceso. Sin comunicación será más difícil facilitar la gestión del cambio y la formación así como conseguir la implicación de los distintos perfiles, necesaria para el éxito del proceso. Así, pues, es importante disponer de canales de comunicación para que los usuarios puedan explicitar sus necesidades y se pueda valorar su posible incorporación a la plataforma. En definitiva, el cambio a Moodle 2 es una oportunidad de mejora que podemos introducir en prácticamente todos los ámbitos que interactúan con la plataforma. 2 Ver http://docs.moodle.org/dev/Releases para más información sobre el ciclo de desarrollo de Moodle.

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Actualización a Moodle 2: un enfoque estratégico