Actualización de Sistemas informáticos de CIBERNETICS

S.A. Por los Auditores María Sánchez y Abdeel Zabad

Sugasti

Peachtree by SageTodas las tareas en un solo Programa

Peachtree es un sistema contable que ha tenido gran acogida en los Estados Unidos, y en Panamá, por sus grandes bondades. Estas bondades son precio, facilidad de uso, y amplitud del programa. El precio no es relevante para nuestro propósito. La facilidad de uso ha hecho bastante fácil la implantación de Peachtree en esta empresa sin que sea necesario tener un gerente de cómputo dedicado a su mantenimiento. Y su amplitud le ha dado cabida en una diversa gama de empresas, desde restaurantes, arquitectos, corredores de seguros, abogados, hasta contadores y auditores.

Actualización para Contabilidad General

La facilidad en el uso de Peachtree se desprende de un diseño basado en facsímiles de los documentos que normalmente se utilizan en los negocios. Por ejemplo, para registrar un cheque, Peachtree presenta una pantalla que parece un copia de un cheque común, y el usuario sólo tiene que llenar los espacios del cheque para registrar la contabilidad del cheque.

Actualización para Contabilidad General

Peachtree incluye, en un solo programa, los módulos de mayor general, planilla, cuentas por pagar, cuentas por cobrar, inventario, conciliación bancaria, costo de obras, y análisis financiero. También está incluido un módulo separado para el control de activos fijos. Ciertas versiones ofrecen control del tiempo para empresas de servicio cómo abogados, arquitectos y consultores en general.

Actualización para Contabilidad General

Tareas que realiza en Contabilidad General

Quotes / Sales Orders = Cotizaciones / Ordenes

Sales / Invoicing = Facturación

Receipts = Recibos

Finance Charge = Cargos Financieros

Select for Deposit = Comprobantes de Depósito

Purchase Orders = Ordenes de Compra

Purchases / Rec. Inv. = Compras / Recibos

Select for Payment = Seleccionar para Pago

Payments = Pagos (Cheques)

Write Checks = Cheques Rápidos

Time / Expense = Control del Tiempo

General Journal = Diario General

Inventory Adjust. = Ajustes de Inventario

Assemblies = Ensambles

Account Reconcil. = Conciliación Bancaria

Void Checks = Anular Cheques

Actions Items = Recordatorios

System = Sistema

Agiliza y simplifica las

tareas contables

Este módulo se puede configurar para que calcule todas las prestaciones sociales básicas establecidas por las normas laborales vigentes, al igual que las deducciones personales. El sistema genera la planilla de ambos métodos (salario fijo - por hora).

Actualización para Planillas

El Módulo de planilla puede ser procesado e impreso por empleado individualmente utilizando "La entrada de nómina" o de manera multi-empleado, utilizando "Seleccionar la nómina de entrada".

Actualización para Planillas

Adicionalmente el programa genera reportes de planilla como los listados de empleados, diario de informes acumulados y que ayudan posteriormente a confeccionar una planilla y el formulario para la planilla 03.

Actualización para Planillas

Lista de Empleados "Lista de Empleados"Diario de Planilla "Nómina Oficial"Ganar Informe Mensual de Planilla "Real"Ganar Informe Trimestral de Planilla "Trimestral"Ganar Informe Acumulado de Planilla "Anual"Registro de Cheques "Registro de Cheques"Registro de Planilla "Registro de Nómina"

Actualización para Planillas

Las cuentas por cobrar mantienen los registros del dinero que los clientes le deben a la empresa. El módulo de cuentas por cobrar mantiene el registro acumulado y detallado de las ventas y pagos efectuados por cada cliente, y mantiene sus saldos corrientes."Peachtree" también puede, automáticamente, aplicar cargos por morosidad para clientes que efectúan sus pagos con atraso.

Actualización para Facturación

Cuando los clientes ordenan productos o servicios, puede usted procesar diversas tareas como: cotizaciones, pedido, facturas, recibos, notas de crédito y más ... "Peachtree" automáticamente actualiza los niveles de precios de sus productos en inventario que son vendidos través de la ventana de facturación "Sales de facturación".

Actualización para Facturación

El módulo de cuentas por cobrar permite que usted imprima sus estados de cuenta y el historial de pagos. Los pagos de los clientes pueden ser aplicados a una factura específica o directamente ingresarse como una venta.

Actualización para Facturación

Lista de Proveedores  Auxiliar de Cuentas por Pagar  Diario de Compras Requerimientos de Efectivo  Diario de Egresos "Los desembolsos de caja Diario« Reporte de Ordenes de Compra  Listado Maestro de Proveedores Registro de Ordenes de Compras  Registro de Cheques Girados  Antigüedad de Cuentas por Pagar  Diario de Ordenes de Compras 

El módulo de cuentas por cobrar le provee los siguientes reportes

La pantalla de mantenimiento de artículos permite crear los artículos del inventario de la empresa. Cómo mínimo se necesita un código de artículo (Item Id), su descripción (Description), un tipo, y, dependiendo del tipo, las cuentas que se usarán para la contabilidad.

Actualización para Inventario

Los artículos de inventario en Peachtree se para varias

funciones ya que se pueden crear:

Estos son los artículos de inventario tradicionales, los haberes que típicamente se venden. Estos tienen un precio, un costo, su cuenta de ventas, de costo, y de inventario. Para esta clase de artículos Peachtree mantiene el saldo del inventario.

Artículos de Inventario (Stock Item)

Esta clase de artículos se usan para cosas como contratos, licencias, o artículos que se venden pero que no tienen existencia. Se les puede asignar un costo pero Peachtree no lleva el costo, ni las unidades.

Artículos sin existencia (Non-Stock Item)

Estos artículos se usan para poner comentarios en las facturas. No tienen ningún efecto en la contabilidad.

Solo Descripción (Description Only)

Esta clase de artículos se usa para artículos que se fabrican o se arman. Hay que seleccionar el Listado de Partes (Bill of Materials) y especificar las unidades que lo comprenden. Ejemplo: 1 envase, 1 tapa, 1 etiqueta y 1 galón de aceite.

Ensamble (Assembly)

Servicio (Service)Estos artículos se usan para detalles que se pueden cargar a las cuentas de planilla.

Servicio (Service)

Labor Similar al artículo de clase servicio.

Cargos (Charge Items) Estos artículos se usan en conjunto con el

módulo de control del tiempo (Time & Billing). Se usan para detalles de cargos de tiempo que más tarde se le pueden facturar a un cliente.

Actividad (Activity Items) Similar al cargo.

Y otros más como:

Red de Área LocalPara Automatizar Tareas

Cuando tiene varios equipos, puede ser conveniente conectarlos entre sí para crear una red de área local (LAN). A diferencia de lo que la gente cree, el costo por configurar una red con estas características es muy reducido.

Las siguientes son algunas de las ventajas que brinda una LAN:

Transferencia de archivos; Recursos compartidos (conexión a Internet, impresoras, discos

compartidos, etc.); Movilidad (en el caso de una red inalámbrica); Diálogo interactivo (principalmente cuando los equipos están

conectados en forma remota); Juegos en red.

¿Para qué configurar una red de área local?

Existen dos clases principales de arquitectura de red local:

Las redes conectadas, basadas en la tecnología Ethernet, que representan a la mayoría de las conexiones locales. Muchas veces se las denomina redes RJ45 ya que, por lo general, las redes Ethernet usan cables RJ45;

Las redes inalámbricas, que generalmente usan la tecnología WiFi, correponden a este tipo.

Dos tipos de red de área local

Para crear una red de área local RJ45 en Windows, necesitará: Varios equipos con el sistema operativo Windows instalado (es posible

tener dos equipos con diferentes versiones de Windows en la misma red);

Tarjetas Ethernet conectadas a un puerto ISA o PCI (con un conector RJ45) o integradas a la placa madre. Asegúrese de que los diodos de la parte posterior de la tarjeta de red, si corresponde, se enciendan cuando el equipo esté encendido y de que el cable esté conectado. También existen adaptadores de red para puertos USB, especialmente en el caso de los adaptadores de red inalámbrica;

Los cables RJ45 en el caso de las redes conectadas; Un hub, dispositivo al que se pueden conectar los cables RJ45 desde

diferentes equipos de la red, que no son costosos (un valor aproximado de €50), un conmutador o, como alternativa, un cable cruzado, si desea conectar sólo dos equipos.

Hardware indispensable

Para crear una red de área local RJ45, se recomienda que adopte una estructura conocida como configuración "en estrella": los equipos se conectan al hub mediante el cable RJ45. Un hub es un dispositivo que transfiere datos de un equipo a otro. Su elección se debe realizar en función de la cantidad de equipos conectados de modo que haya suficientes enchufes (denominados "puertos") en el hub.

En el caso de que se trate de una red extensa o una con requisitos de ancho de banda considerables, un conmutador es una opción más conveniente, ya que permite distribuir paquetes sólo a los equipos relevantes, mientras que un hub los envía en forma sistemática a todos los equipos conectados.

Arquitectura de red

Puesta en Marcha de Una IntranetPara automatizar

Una Intranet es la aplicación más íntima de Internet, porque sólo se usa de puertas para adentro, entre los empleados. En esencia, se trata de un sitio web cuyo uso y acceso se destina a un grupo cerrado de usuarios. Utilizada con el fin de aumentar la eficiencia y mejorar los canales de información y trabajo en grupo de los empleados creando una nueva forma de trabajo que rompe las jerarquías.

COMO CREAR UNA INTRANET

Infraestructura de hardware y software: Una vez definida la estrategia, se crea la plataforma de hardware

y software que permita implantar la Intranet, y no al revés. Servicios de información:

Software o aplicación utilizado para recibir, almacenar y enviar información (correo electrónico, chat, grupos de noticias, motores de búsqueda, transferencia de ficheros,...).

Aplicaciones: Aplicaciones y utilidades usadas para sacar provecho de los

datos y de la información. Contenidos. Mantenimiento.

Componentes de una Intranet

Contenidos Institucionales Objetivos de la empresa, su historia, planes de

futuro,... Cultura de empresa. Manual de bienvenida. Datos económicos: facturación anual, cuota de

mercado,...

Las diferentes áreas de Intranet

Contenidos básicos Comunicación:

Temas: Noticias, boletín, normativa, procesos,... Servicio de mensajería interno.

Servicios y Facilidades: Externos (Bancos, promociones, viajes,

descuentos en compras,...). Internos (Tablón de anuncios,...).

Las diferentes áreas de Intranet

Configuración de CorreoMejorar Comunicación

Lo primero que deben hacer es dirigirse a esta dirección:  https://www.google.com/a/cpanel/domain/new?hl=esLo que verás ahí es lo siguiente:

PASO 1 - EL DOMINIO A USAR

Si no  tienen aún el dominio hagan click en el botón que dice  BUSCAR DOMINIOS al lado derecho:

PASO 2 - BUSCAR DOMINIO

A continuación ingresen el nombre de dominio que desean registrar para comprobar la disponibilidad del mismo pues como deben saber muchos dominios ya han sido registrados:

PASO 3 - COMPROBACIÓN DEL DOMINIO A REGISTRAR

Llenen a continuación el formulario que se muestra en la siguiente imagen con sus datos: El nombre de usuario como verán sera el primer correo que creen

con su dominio de los 10 gratuitos que les ofrece Google asi que coloquen una de las direcciones que realmente quieran usar y claro una contraseña segura:

PASO 4 - REGISTRO EN GOOGLE APPS

PASO 5 - EMAIL DE CONFIRMACION DE REGISTRO PASO 6 - ASISTENTE DE CONFIGURACION PASO 7 - COMPROBACIÓN DE LA PROPIEDAD DEL

DOMINIO PASO 8 - OPCIONES DE USUARIO PASO 9 - INSTALA TUS APLICACIONES PASO 10 - OPCIONES COMPLEMENTARIAS PASO 11 - PANTALLA PRINCIPAL DEL PANEL PASO 12 - RUTAS DE ACCESO Y

CONSIDERACIONES FINALES

Siguientes Pasos

Como fieles conocedores del mercado de software e implementaciones personalizadas, hoy en día la mayoría de las empresas se están acoplando más a un mundo donde la automatización de procesos, la optimización de las actividades y el control laboral efectivo es el objetivo primordial para lograr un funcionamiento efectivo en el medio. Dado estas muchas otras razones acopladas, hacemos hincapié en la utilización de software creado de manera personalizada para lograr sacar el mejor provecho de los recursos de la empresa.

Recomendaciones

Recomendamos a las empresas la utilización de IPM como una opción más para solucionar sus problemas de manejo de diferentes tipos de actividades.

Recomendaciones

¿Por que? El análisis nos ha llevado a conocer a fondo las necesidades

de una empresa y su urgencia por manejar de manera eficaz sus aplicaciones y actividades. Sin análisis no hay respuesta y con ella implementar lo mejor posible un ambiente adecuado e interactivo para el usuario final, en el cual este pueda llevar a cabalidad toda una serie de actividades que se le asignen de manera objetiva y acogerlas de manera directa, sin rodeos. Peachtree es todo y más de lo que se espera de un administrador de cuentas e inventarios, simplicidad y eficacia sus características principales, lo recomendamos como una opción globalizada, lista para empresas con deseos de innovar.

Recomendaciones

http://es.kioskea.net/contents/configuration-reseau/creer-reseau-local.php3

http://www.aldetall.com/Peachtree/curso.html http://www.aldetall.com/Peachtree/inventario.html http://

www.bscpeachtree.com/index.php?option=com_content&view=article&id=8&Itemid=10

http://www.bscpeachtree.com/index.php?option=com_content&view=article&id=10&Itemid=12

http://www.ajaxperu.com/contenido/18/1/cuentas-de-correo-en-gmail-con-tu-propio-dominio-gratis

Bibliografía