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UNIVERSIDAD DE PANAMÁVICERRECTORÍA DE INVESTIGACIÓN Y
POSTGRADOESPECIALIZACIÓN EN DOCENCIA SUPERIOR
CENTRO REGIONAL UNIVERSITARIO DE COCLÉDR. BERNARDO LOMBARDO
DIMENSIONES BÁSICAS DE LAS ESTRUCTURAS ADMINISTRATIVAS
Cualquier organización, por muy pequeña que sea, cuenta con una
estructura orgánica, en el caso de las administraciones públicas la
llamaremos estructura administrativa.
La estructura administrativa implicaría el conjunto de todas las formas
en que se divide el trabajo en tareas distintas consiguiendo luego la
coordinación entre las mismas.
ORGANIGRAMAS
Es el dibujo básico que refleja la estructura de una organización, es decir, la manera más sencilla que tenemos de representar los elementos que componen la estructura
administrativa de una organización.
1. La jerarquía o altura (dimensión vertical) hace referencia al númeroconcreto de niveles de dirección o mando de una organización
2. La amplitud (dimensión horizontal) o divisionalización de una estructuraadministrativa está vinculada a la especialización del trabajo, agrupando alas personas que prestan servicios dentro de la organización en función dedeterminados criterios, siguiendo casi siempre una lógica concreta.
Jerarquía o Altura
Amplitud ó Dimensión
MODELOS DE DIVISIONALIZACIÓN/DEPARTAMENTALIZACIÓN.
La divisionalización por funciones es el criterio de agrupación más utilizado en la mayoría de las
organizaciones
Divisionalización por productos/servicios
Consiste en asignar a cada unidad la responsabilidad de gestionar un
servicio o un conjunto de servicios.
La divisionalización por colectivos de ciudadanos supone dotar a cada unidad una tipología de receptores
de servicios públicos.
La divisionalización geográfica o territorial
Supone que algunos ámbitos de la organización se divisionalizan en
función del territorio, especialmente, en el caso de administraciones que
gestionan un territorio amplio
Divisionalización matricial
implica la integración simultánea de dos criterios de divisionalización
.La coordinación se identifica con acciones conjuntas realizadas mediante la
comunicación y el acuerdo mutuo entre los participantes.
Adaptación Mutua Consigue la coordinación
del trabajo mediante la simple comunicación
informal.
En este tipo de mecanismo, el control del trabajo corre
a cargo de los
que lo realizanSupervisión Directa
La supervisión directa consigue la
coordinación al responsabilizarse una
persona del trabajo de los demás, dándoles instrucciones
y controlando sus acciones
Modalid
ades La normalización de los procesos
de trabajo se produce cuando el contenido del mismo queda
especificado, es decir, programado.
La normalización de los resultados se produce al especificarse los mismos, como puede darse con las dimensiones del producto o
del rendimiento.
Normalización de habilidadesLa supervisión de las habilidades, es decir, la normalización del
trabajador en el momento de su designación para el puesto
PUESTOS DE TRABAJO
El puesto de trabajo es la unidad mínima dela estructura administrativa, es decir, setrata de una unidad concreta e impersonalcompuesta por una serie de tareas que hande realizarse bajo ciertas condiciones y a lasque se asignan unas habilidades ocompetencias que es necesario que tenga lapersona elegida para ocupar ese puesto.
El contenido de los puestos de trabajo se configura a partir del grado de amplitud y profundidad de los mismos. La amplitud se refiere al número de tareas o funciones asignadas a un puesto
de trabajo. La profundidad se concreta en el grado de dirección y de control que dispone el 9 titular de un puesto de trabajo sobre sus actividades.
. UNIDADES
Una unidad administrativa se define como una serie de atribuciones o posibilidades de actuación y un conjunto de medios materiales descritos a ese
ámbito de la estructura administrativa, así como las personas que se encargan de ejercer aquéllas y utilizar éstos, como titulares de los puestos de trabajo adscritos
a dicha unidad.
En todo caso, resulta importante realizar una doble tipología odiferenciación de unidades administrativas dentro del sector público:(1) unidades de línea o mando frente a unidades de staff oasesoramiento; (2) unidades o servicios sectoriales frente aunidades o servicios comunes.
Etapas necesarias para proceder a diseñar una estructura administrativa:
1. Definición de propósitos, los objetivos estratégicos y los objetivos operativos.
Determinación de las funciones, actividades y tareas necesarias para conseguir los
distintos objetivos operativos
Consideración de los factores de contingencia.
Diseño de la estructura administrativa.
Implantación de los sistemas de enlace y
regulación
EL DISEÑO DE LOS PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS
Un procedimiento administrativo se define como el proceso de toma de decisiones dentro de las
administraciones públicas, o, lo que es lo mismo, la secuencia de actuaciones que se siguen para la
conformación de la voluntad expresada en decisiones (actos administrativos), sobre materias que son de su
competencia.
La fase inicial corresponde con el momento temporal en que da comienzo la tramitación del
procedimiento por la organización o unidad responsable.
La etapa de desarrollo o instrucción de un procedimiento
agrupa las actuaciones intermedias a
realizar para su correcta terminación por parte de la
administración correspondiente.
La etapa final es el momento que coincide con la adopción de la
resolución por parte del órgano o unidad de la administración
correspondiente.
ANÁLISIS Y RACIONALIZACIÓN DE PROCEDIMIENTOS
De entrada, cuando las administraciones públicas se plantean la
necesidad de llevar a cabo una revisión de sus procesos de trabajo, se
percatan de que cuentan con muchos más de los que se hubieran
imaginado.Análisis organizativo.
Una primera cuestión a tener en consideración consiste en reflejar gráficamente la estructura de la
unidad responsable de la tramitación del procedimiento, mediante la correspondiente
elaboración de un organigrama.
Análisis Normativo
El análisis normativo ha de orientarse a comprobar todas las normas que afectan de algún modo al procedimiento y, en segundo lugar, a clasificar la normativa conforme a algún criterio claro que permita su manejo en fases ulteriores de la
simplificación.
Análisis del circuito de tramitación. En este caso, se trata de delimitar de una manera exhaustiva el procedimiento
en su conjunto, para luego descender de manera consecutiva a la definición con idéntica claridad de las fases en las que se descompone, de los trámites que
integran cada una de dichas fases, así como las actividades y tareas que 16 configuran cada uno de los
trámites.
Análisis documental. Los procedimientos también quedan reflejados en los documentos administrativos,
que constituyen el soporte en el que se materializa dicha actividad.
Los documentos son todos los escritos, impresos, formularios que utiliza la organización o el interesado para comunicar sus actos, intereses, peticiones o
informaciones
Los aspectos clave a tener en cuenta en el análisis procedimental son los
siguiente:
La simplificación de los procesos administrativos.
El plan de simplificación se centra en la
realización de propuestas que se suelen
concretar en un manual de
procedimientos, con el que pretende
lograrse la reducción de los tiempos de
gestión, la eliminación de documentos
innecesarios que presentar a la
administración por parte de los
ciudadanos o la limitación de los errores
en la tramitación. Un manual de procedimientos es un instrumento de información en el que se especifican de una manera detallada todas las operaciones que deben seguirse para la
realización de las funciones de una o varias unidades administrativas en la tramitación compleja de un procedimiento administrativo
Metodologías para llevar a cabo diagnósticos y propuestas de racionalización procedimental
Una de las técnicas más conocidas de programación es la conocida con el acrónimo PERT (Program Evaluation and Review Technique).
En última instancia, con la técnica PERT se pretende lograr el “camino crítico”, es decir, encualquier procedimiento administrativo existen actividades flexibles, en la medida que, si se retrasasu inicio o finalización, puede no retrasarse la duración total del proceso en su conjunto
TECNOLOGÍAS DE INFORMACIÓN Y COMUNICACIÓN Y ADMINISTRACIONES PÚBLICAS
Las TIC se definen como un conjunto de herramientas e infraestructuras utilizadas para la recogida,almacenamiento, tratamiento, difusión y transmisión de datos e información
Procesadores de texto y aplicaciones para presentaciones.
Hojas de cálculo y bases de datos.
Aplicaciones para análisis estadístico: SPSS, STATA o R
Sistemas de información geográfica (SIG)
El customer relationshipmanagement o la gestión de relaciones con los clientes (GRC)
Cuadros de mando (CM) La importancia creciente de Internet y la web.
