Administracion y control de inventarios

José Antonio Juárez SosaAgosto 2011

ADMINISTRACION Y CONTROL DE INVENTARIOS

Lic. Jose Antonio Juárez

REGLAS

MANTENER APAGADO EL CELULAR

RESPETAR OPINIONES

PARTICIPACION EN ORDEN

PUNTUALIDAD


DINAMICA DE INTEGRACION


EXPECTATIVAS

30 MINUTOS

EXAMEN DE PREDIAGNOSTICO 15


TEMARIO

Los objetivos de la administración de inventarios Los niveles del inventario-objetivos Técnicas del control de inventario I

Técnicas de control de inventario II La importancia de mantener buenos datos de lo

almacenado Aplicación del procesamiento electrónico de

datos para el control de inventario. Evaluación de la administración de inventario y

revisión de técnicas para su mejoramiento.


Los participantes lograran disminuir las pérdidas en un almacén, aplicando, de manera eficaz, principios y técnicas de control de inventarios, a través de una adecuada planeación, organización y evaluación de los mismos, así como Mantener al mínimo las inversiones en inventarios y cumplir con los requerimientos de producción y demanda del mercado.

OBJETIVO

Influir positivamente en los resultados de la empresa apoyando

el servicio a clientes y en reducciones de costos operativos y

financieros

Planear las actividades en el almacén apoyado en el trabajo en

equipo

Establecer medidores de desempeño alineados con la

estrategia empresarial

Mejorar el proceso interno del almacén e inventario logrando

mayor rotación de los mismos.

Elevar el nivel de servicio a clientes internos y externos

Eficientar el espacio en almacén

Mantener integridad de los registros por medio de la exactitud

físico –libros

Mejora de la identificación y acomodo de materiales

BENEFICIOS

La función de planificar en una organización se lleva a cabo para decidir hoy el lugar donde se requiere ocupar a corto, mediano y largo plazo, donde los resultados dependerán de la clara definición de objetivos, estrategias y recursos destinados para el logro de las mismas. La función de almacenaje por su importancia competitiva para las empresas está teniendo forma creciente un lugar importante en la planeación estratégica.El proceso de planificación, los cambios en la estructura organizacional, los estilos de liderazgo y los sistemas de verificación de resultados son elementos administrativos necesarios para llevar a cabo con éxito la función de almacenaje.Los Sistemas de Trabajo, y todas las actividades de un Departamento de Almacenes deben estar orientados a cumplir con su Misión que es la satisfacción de las necesidades de sus clientes, sean estos internos o externos.

Favor de indicar a que tema corresponde de acuerdo al temario

El por qué de los medidores? Para Saber donde estamos

Para saber a donde vamos

Para motivar comportamientos positivos

Para inducir hacia resultados empresariales

Los medidores deben impactar y motivar el comportamiento de los integrantes de las organizaciones


Medidores de las áreas alineados con medidores empresariales

Recursos

Humanos

Liderazgo

Motivación

Trabajo en Equipo

Clima Laboral

Operación

Mejora Integral en el proceso del almacén

Mejora en procesos operativos en general

Servicio

Respuesta

Entrega

Disponibilidad

Comunicación

Con otras áreas

Con Clientes

Internos

Externos

Rentabilidad

Costos Operativos

Nivel de Inventario

Rotación de Inventario


Objetivos y estrategias

organizacionales

Calidad en el servicio a clientes

Productividad operativa y financiera

Relaciones saludables con autoridades fiscales


OBJETIVOS EN LA ADMINISTRACIÓN DE ALMACENES E INVENTARIOS

•Tiempos de entrega oportunos•Amortiguar incertidumbre en la demanda•Disponibilidad de productos

Racionalizar el nivel de inventarios Mejorar la rotación de los inventariosMejorar las decisiones de cuando y cuanto pedir

Procesos de información para efectos fiscalesDatos de inventario exactos

Servicio al cliente

Costos

Información Fiscal


DINAMICA

ANOTE LOS OBJETIVOS RELACIONADOS CON LA ESTRATEGIA EMPRESARIAL, QUE A SU JUICIO SE

DEBEN TENER EN UN ALMACÉN

ANOTE LAS ACCIONES QUE PODRÍA EN PRÁCTICA PARA LOGRAR REDUCIONES DE

COSTOS EN EL ALMACÉN

Importancia del Desarrollo Humano y Tecnológico

El nuevo paradigma de desarrollo tecnológico

•Proceso de globalización •Avances tecnológicos en sistemas de información y cómputo (ERP, MRP, DRP, EDI, CÓDIGO DE BARRA, etc.)•Paradigma vigente: Velocidad•Justo a tiempo•Calidad total

•La información es el principal impulsor del cambio -Amplia -Tiempo Real - Disponible - Bajo costo•Las redes toman importancia - Colaboración - Globales - Relaciones Ganar-Ganar


El nuevo paradigma de desarrollo humano

•El cambio es permanente •Presiones de inventarios•Administración del conocimiento e innovación•Personal altamente capacitado•Trabajo en equipo•Personas motivadas•Mentalidad innovadora •Personas facultadas

•Mentalidad empresarial•Personas dispuestas a ofrecer calidad en servicio a clientes•Flexibilidad•Personas con alto nivel de autoestima•Personas asertivas •Personas positivas •Personas productivas


DIRECCIÓN

PRODUCCIÓN

FINANZAS

RECURSOS HUMANOS

COMPRAS

VENTAS

ALMACÉN Y TRÁFICO

PRESTADORES DE

SERVICIO

CLIENTES

OBJETIVOSERVICIO RENTABILIDAD


ANOTE SUS PRINCIPALES CLIENTES (INTERNOS Y EXTERNOS) Y LAS NECESIDADES QUE DEBE SATISFACER EL DEPARTAMENTO DE ALMACÉN

( CLIENTE / NECESIDADES )

ANOTE LAS ACCIONES QUE PONDRÍA EN PRÁCTICA PARA DAR UN SERVICIO DE EXCELENCIA A SUS CLIENTES

DINAMICA OJOSugiero que sea como refuerzo del

Primer tema

Una nueva Visión en el Almacenaje

El mundo de los negocios esta sufriendo cambios cada vez mas acelerados, donde las exigencias de los mercados obligan a las empresas a ser más y más competitivas para satisfacer las necesidades cambiantes de los clientes.

La manera de administrar los negocios en el siglo XXI presenta retos que solo aquellos que tengan una visión del cambio podrán sortear.

El futuro plantea una gran oportunidad para aquellas empresas que administren adecuadamente la información interna y de su entorno, además de orientar todas sus actividades a ofrecer un alto nivel de servicio a sus clientes.

En pocas palabras el siglo XXI será la época de la información y del servicio.

Una adecuada administración de los almacenes, inventarios y la distribución de productos, permitirá a las empresas reducir sus costos al mismo tiempo que se incrementa la productividad y el nivel de servicio.

Favor de indicar que tema corresponde según el temario

Red electrónica que permite transmitir información de negocios de un sistema de computo a otro

EMPRESA

PROVEEDORES

CLIENTES

TRANSPORTISTAS

AGENTE ADUANAL


El código de Barras en el almacén

RECEPCION OPERACION SURTIDO Y EMBARQUE

ALMACENA POR LOCALIZACION EN

TIEMPO REAL

RASTREA INVENTARIO POR

PEPS

ADMINISTRA FECHAS DE CADUCIDAD

EXACTITUD Y RAPIDEZ PARA

MANTENER , LOCALIZAR Y RASTREAR

PRODUCTOS

RAPIDEZ Y EXACTITUD EN

CONTEOS

VELOCIDAD PARA LOCALIZAR,

SURTIR Y EMBARCAR

AUMENTA LA PRODUCTIVIDAD Y

EL SERVICIO


Aspectos Clave en la Administración y Operación del Almacén

Área de gestión en almacenes

Recepción y envíos

Almacenaje

Mantener Registros

Manejo Eficiente y Control Físico

Exactitud por Medio de Auditorias Físicas


Aspectos Clave en la Administración y Operación del Almacén

Nuevo Pensamiento y Requisitos para el Cambio

Liderazgo

Planeación

Fuerza de Trabajo Capacitada y Flexible

Trabajo en Equipo

Orientación al Servicio

Mayor Rotación de Inventarios


Manejo de Espacio en el Almacén

Uno de los principios básicos con que debe contar un almacén es el lay-out, que optimiza los procesos de manejo de materiales y sistemas de almacenaje para obtener un flujo continuo de materiales e información entre los procesos y, al mismo tiempo, maximizar el espacio disponible y el área cubica del edificio.

El Espacio cuesta…...la rotación de inventarios disminuye costos


PRINCIPIOS FUNDAMENTALES EN EL DISEÑO DEL LAY-OUT DEL ALMACEN

A mayor movimiento, entonces mayor cercanía, menor altura

Permitir flujo en línea recta

No permitir pasillos con extremos muertos

Proveer áreas de recepción/surtido correctamente dimensionadas

Proveer pasillos con dimensiones suficientes para circulación ( montacargas, personas )

Proveer espacio para futuras expansiones

Utilización de áreas y aprovechamiento de cubos

Permitir pasillos principales con circulación doble


CLASIFICACION DEL MATERIAL EN ALMACEN

La clasificación o acomodo de material dentro del almacén es muy importante y este debe ser de acuerdo a los movimientos y/o necesidades de cada empresa.

Existe un tipo de clasificación que es el mas común y efectivo dentro del medio, la clasificación ABC.

Esta se divide en tres clases, de acuerdo a su valor y uso.

ABC = utilización anual por el costo unitario

Clasificación A

Representa el 80% del costo y el 20% de los artículos

Clasificación B


Clasificación C



Pasos para efectuar un análisis ABCDeterminar el uso anual en piezas

Multiplicar por el costo unitario

Ordenar el resultado de mayor a menor uso en unidades monetarias

Obtener el porcentaje individual

Obtener el porcentaje acumulado

Asignar categorías aplicando la ley de pareto ( 80-20)

Ley de Pareto: En 1906, el economista italiano Vilfredo Pareto ,creó una fórmula matemática para describir la distribución desigual de la riqueza en su país, observando que el 20% de la población concentraba el 80% de la riqueza. 20% “esencial” que son el conjunto de tareas que, generalmente, consumirá el 80% del tiempo y de los recursos. El análisis ABC es otra forma de categorizar gran cantidad de datos, agrupándolos por importancia o prioridad. Así, en la categoría A entrarán los de más alta prioridad, en la B los de prioridad intermedia y en la C los de menor importancia.


Ley de Pareto: En 1906, el economista italiano Vilfredo Pareto ,creó una fórmula matemática para describir la distribución desigual de la riqueza en su país, observando que el 20% de la población concentraba el 80% de la riqueza. 20% “esencial” que son el conjunto de tareas que, generalmente, consumirá el 80% del tiempo y de los recursos. El análisis ABC es otra forma de categorizar gran cantidad de datos, agrupándolos por importancia o prioridad. Así, en la categoría A entrarán los de más alta prioridad, en la B los de prioridad intermedia y en la C los de menor importancia.


Dados los siguientes datos efectuar una clasificación ABC:

ARTICULO USO ANUAL PIEZAS

COSTO UNITARIO

USO ANUAL EN $

A 4,000 70

B 19,500 110

C 400 100

D 10,000 50

E 200 140

F 24,000 70

G 1,600 80

H 8,000 60

I 1,000 70

J 500 90

DINAMICA

ARTICULO USO ANUAL $ % % ACUMULADO

CLASIFICACION

B 2,145,000

F 1,680,000

D 500,000

H 480,000

A 280,000

G 128,000

I 70,000

J 45,000

C 40,000

E 28,000

TOTAL 5,396,000

Dados los siguientes datos efectuar una clasificación ABC:

DINAMICA

Aplicaciones practicas del ABC

Conteos cíclicos

Políticas de reordenamiento

Niveles de existencia de seguridad

Manejo físico de materiales

Negociaciones y evaluaciones de proveedores

Seguimiento de ordenes


Funciones del analista de inventarios, supervisor, jefe de almacén

Define los artículos que serán contados

Verifica las variaciones de los conteos

Determina cuando se deben de hacer recuentos

Reconcilia los errores con los registros

Determina causas

Recomienda política o procedimientos

Reporta el desempeño

Interactúa con contabilidad


Fuentes típicas de error

DescuidoObtención de partes erróneasSustitución de materialesIdentificación incorrectaAlmacenamiento descontroladoRobo, disminuciónErrores al escribirError en la unidad de medición Simplemente conteos incorrectosMal control de documentos Falta de procedimientosFalta de capacitación


Personal y seguridad en el almacén

Ser líder es una oportunidad de servir no de lucirse….

REGLAS BASICAS PARA EL MANEJO DE PERSONAL1. Establezca objetivos claros y accesibles2. Cuente con un plan bien desarrollado para desempeñar los

objetivos del departamento3. Reporte los progresos4. Desarrolle la técnica de tratar a cada persona como un ser

individual5. Mantenga la disciplina, aceptando únicamente el mejor

esfuerzo6. Reconozca los logros, particularmente el desempeño

relevante7. Verifique los proyectos con un programa regular de

seguimiento8. Propicie un ambiente de motivación y conviértase en líder9. Desarrollo de habilidades de empleados (colaboradores)10.Fomentar motivación y recompensas en el ambiente de

trabajo


Seguridad en el Almacén

Como se puede mejorar la prevención de accidentes de trabajo?

El orden y limpieza

Uniforme de trabajo

Condiciones de las instalaciones y el equipo

La capacitación --Lo que si se debe hacer y lo que no se debe hacer

La administración --Lleve estadísticas y haga un reporte de todos los

accidentes, incidentes y posibles perdidas


Seguridad del personal

1. Políticas de seguridad en el almacén

2. Reducción de costos

3. Mini cursos por el personal

4. Tranquilidad y salud empresarial

5. Estadísticas de accidentes / incidentes

6. Equipo de seguridad y emergencias

7. Incentivos

8. Condiciones del equipo de trabajo y de seguridad

9. Grupo de observadores


¡¡¡GRACIAS POR SU PARTICIPACION !!!

Education

Administracion y control de inventarios