Administrativo mod 1 archivo y clasificacion

ARCHIVO Y CLASIFICACIÓN DE DOCUMENTACIÓN

Descripción:

El archivo tiene dos significados:

• Conjunto ordenado de documentosque una persona u organizacióncrean cuando se realiza unaactividad

• Lugar físico donde se guardan losdocumentos.

EL ARCHIVO EN LA EMPRESA

• Guardar, conservar y custodiar la documentación

• Facilitar la localización

• Construir un centro activo de información

• Cumplir con las disposiciones legales

FINALIDAD DEL ARCHIVO

Los motivos que justifican la obligación deconservar la documentación son:

• Por circunstancias legales de obligadocumplimiento.

• Por la utilidad que nos proporcionapara la gestión empresarial.

• Por la información que contienen decarácter histórico para la organización.

IMPORTANCIA DEL ARCHIVO PARA LA EMPRESA

TIPOS DE ARCHIVOS

-Un archivo puede contener diferentes tipos de documentos.

• Documentos de texto en soporte papel, por ejemplo: documentos, carpetas y expedientes.

• Documentos en soporte electrónico, por ejemplo: bases de datos, documentos de texto y mensajes de correo electrónico.

-De acuerdo con la importancia de los documentos y la frecuencia de uso existen archivos:

• Históricos y vitales: Contienen información de gran importancia pero en general tienen un uso muy escaso.

• Activos, semiactivos e inactivos: Son archivos que recogen la documentación según el grado de uso que se haga de ellos.

-Pero también es posible clasificar los archivos enfunción de la forma en la que se conservan losdocumentos, por lo que existen archivos:• Horizontales, verticales o laterales: Según si los

documentos se colocan apilados unos sobre otros, se colocan apoyados sobre el más cortos, al igual que los libros en una librería, o se apoyan sobre el lado más largo.

• En soporte convencional o informático: si los documentos se conservan físicamente o por el contrario se conservan en soporte informático.

CARPETAS

SENCILLAS Cartulinas dobladas por la mitad. Son utilizadas para colocar los

documentos relacionados con una persona, empresa o institución o

referidos a un mismo tema

http://www.freeimages.com/browse.phtml?f

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COLGANTES Son carpetas sencillas que dispones de unos ganchos laterales para poder

ser colgadas en unos soportes especiales para ellas


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EQUIPOS Y MATERIALES PARA EL ARCHIVO: MANTENIMIENTO

CARPETA ARCHIVADOR

CON ANILLAS

O TIPO A-Z

Disponen de unas anillas para los documentos a archivar http://www.freeimages.com/browse.phtml?

f=download&id=911443

DE PROYECTO Dispone de una solapa y unas gomas para que los documentos no se salgan

DE FUELLE O

CLASIFICADOR

A

En su interior están alojadas varias carpetas sencillas, unidas entre sí. Al

abrir la carpeta se despliega como si fuera un acordeón

ARCHIVO

DEFINITIVO

Cajas de cartón desmontable que contienen carpetas y documentos que no

se consultan habitualmente

MOBILIARIO

ARCHIVADOR Mueble o caja que sirve para guardar documentos de un

modo ordenado y por separado


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ESTANTERIAS De metal o madera en la que se colocan las carpetas o

cajas de archivos


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ARMARIO PARA CARPETAS

COLGANTES

En lugar de estanterías disponen de un sistema de raíles

para colgar las carpetas

ARMARIO GIRATORIO Estantería con forma circular que dispone de un eje

central para poder girar sobre si mismo

ARMARIO MOVIL Las estanterías se desplazan gracias a unos raíles

colocados en el suelo

http://www.freeimages.com/browse.phtml?f=download&id=781603

Gracias a la informática y a los sistemas dealmacenamiento de datos, hoy es posiblealmacenar gran cantidad de información enmuy poco espacio, consiguiendo son ello:

– Aumentar la capacidad de almacenamiento.

– Ahorrar en gasto de papel.– Contribuir la mejora del medio ambiente.– Acceder rápidamente a la información

deseada, sin tener que desplazarse del lugar de trabajo.

– Realizar un rápido mantenimiento de los datos almacenados.

ARCHIVO INFORMATICO

Condiciones que la empresa deberá planificar previamente:•Precisar el método correcto para que la clasificación sea sencilla,fácil de manejar y de comprender para las personas que lo utilizan.•Determinar criterios de selección de los documentos que sedeben archivar.•Establecer unas normas internas de consulta.•Disponer de sistemas de seguridad adecuados, cámaras ignifugasy blindadas que garanticen la conservación de los documentos.•Realizar la gestión documental de forma que sea económicamenterentable.

FUNCIONAMIENTO DE UN ARCHIVO

SEGUIMIENTO, ARCHIVO, CONSERVACION, ENTREGA Y DESTRUCCION DE DODUMENTOS•Seguimiento:Desde que se genera o recibe eldocumento, hasta que es eliminado oguardado para siempre, pasa por unaserie de fases, que determina su vida útil.•En todo momento debe saberse dondese encuentra el documento para facilitarsu consulta cuando se necesite, por loque es importante cumplir estrictamentecon las normas que se dicten paragestionar y mantener debidamente elarchivo.•Los pasos para la gestión del archivo sepueden observar en la siguiente imagen

Archivo: En toda organización debe existir unascondiciones de almacenamiento de ladocumentación que garanticen:

– El espacio adecuado para elvolumen de información aalmacenar.

– Que los responsables delmantenimiento del archivorealicen su labor de formasistemática, para evitar pérdidasde información.

– La perfecta ordenación delarchivo para facilitar la rapidezde actuación y la perfectalocalización del documento.

Conservación:Para que la conservación de ladocumentación almacenada en losarchivos sea adecuada, la organizacióndebe establecer un plan deconservación en el que se incluya:

– El mantenimiento y control de las instalaciones en las que se encuentra el archivo (estado de edificios, instalaciones eléctricas, mobiliario, etc)

– La adopción de las medidas preventivas para asegurar que la información almacenada está protegida en caso de incendio, robo, inundaciones, etc.

– Disponer de recursos necesarios para que usuarios no autorizados puedan acceder a la información.

Entrega:

Fases de la entrega:

• Formulario de solicitud de préstamo.

• Autorización y preparación.

• Registro de préstamo.

• Ampliación tiempo de préstamo.

• Registro de fecha de entrega

Destrucción o expurgo:

De cada uno de los archivos, activo,semiactivo o inactivo, se extraerándocumentos para su destrucción:•Del archivo activo: documentos deconsulta temporal como balances,movimientos de bancos, listado declientes o proveedores…•Del archivo semiactivo: circulares,normativas, catálogos, informes, pedidos,albaranes,…•Del archivo inactivo: documentación quehaya superado los plazos de custodialegal y que la empresa no estimanecesario su archivo, como facturas odocumentos de cobro y pago

• La confidencialidad es la propiedad de prevenir la divulgación deinformación a personas o sistemas no autorizados.

• Sistema de seguridad son las acciones encaminadas a evitar el hurtoo la destrucción de la información.

• La integridad es la propiedad que busca mantener los datos libresde modificaciones no autorizadas.

• La disponibilidad es la característica, cualidad o condición de lainformación de encontrarse a disposición de quienes deben accedera ella, ya sean personas, procesos o aplicaciones.

CONFIDENCIALIDAD Y SEGURIDAD DE LA INFORMACION

SEGURIDAD

Algunas de las medidas a adoptar pueden ser:• Identificar la información y su contenido

como confidencial.• Restringir el acceso exclusivamente a las

personas previamente autorizadas.• Asegurar la correcta y exclusiva entrega de

información a sus receptores• Establecer claves de acceso a los sistemas

informáticos que contengan información confidencial.

• Disponer de un buen sistema antivirus.• Copias de documentación controladas.• Instalar sistemas de seguridad contra

incendios.

CONFICENCIALIDAD

Ley orgánica de protección de datos.

En este sentido es muy importante respetar la información relativa a datos de clientes, proveedores, informes del personal o nominas

LA ORGANIZACIÓN DEL ARCHIVO

SEGÚN LA FRECUENCIA DE UTILIZACIÓN

Teniendo en cuenta el nivel deutilización de los documentos,se pueden diferenciar trestipos:

• Activos.

• Semiactivos.

• Inactivos.

ESTADO DEL DOCUMENTO TIPO DE ARCHIVO

Documentos del año

Archivo Activo

Consulta frecuente

Poco Consultados Archivo Semiactivo

Documento de valor histórico

Archivo inactivo

Documentos permanentes

SEGÚN EL LUGAR DE EMPLAZAMIENTO

Dependiendo de donde se guardan ylocalizan los documentos, puedesdiferenciar las siguientes clases:

• Centralizados. Es aquel que recogela totalidad de los documentos de laempresa.

• Descentralizados. Se encuentran enlos distintos departamentos de laentidad.

• Mixtos. Combina los dos sistemasanteriores.

Ventajas y desventajasTIPO DE ARCHIVO VENTAJAS INCONVENIENTES

CENTRALIZADO -Economía en el

espacio.

-Responsabilidad de la

custodia definitiva.

-Criterios únicos de

clasificación.

-Pérdida de tiempo

-Aumento de la

burocracia

-Mayor coste.

DESCENTRALIZADO -Rapidez de acceso a

los documentos

-Aumento de

accesibilidad de cada

selección

-Menor coste de

mantenimiento.

-Ocupan espacio en

los departamentos.

-No responsabilidad

directa.

-Diferencias de

interpretación de las

normas.

Concepto de ordenación y clasificación.La clasificación es la técnica que consiste en identificar y reagrupar los documentos encategorías, con unas características comunes, para ordenar cada categoría siguiendoun criterio que proporciones un orden especifico a cada uno.

El sistema de clasificación establecido por la organización debe estar en consonanciacon sus necesidades. Los más utilizados, que por lo tanto van a ser objeto deexplicación, son los siguientes:• Alfabético• Numérico• Mixto• Cronológico• Geográfico• Por materias.

SISTEMAS DE ORDENACION Y CLASIFICACION DE DOCUMENTACION ADMINISTRATIVA

CLASIFICACION ALFABÉTICA

Nombres de empresa o instituciones:• Si están formados por un nombre propio se

realiza la clasificación igual que para las personas.

• Cuando el nombre contiene “sucesores de…” “viuda de…”, “hijos de…” no se tendrán en cuenta y se colocaran entre paréntesis.

• En caso de que el nombre de la empresa contenga palabras como farmacia, despacho, peluquería, …, tampoco se tendrán en cuenta

• Nombres de organismos oficiales e instituciones: se considerar palabra ordenatriz todo el nombre

• Nombres de empresas que se conocen por siglas, se ordenaran por las mismas

1er Apellido 2º Apellido Nombre

Delgado Domingo (Hijos de)

Pascual Patiño (sucesores de)

1er Apellido Nombre

Rizos (peluquería)

Esperanza (bar)

Sin ordenar Ordenado

Conserjería de educación Ayuntamiento de Zaragoza

Ayuntamiento de Zaragoza Conserjería de educación

Sin ordenar Ordenado

SEAT BBVA

BBVA SEAT

• NOMBRE DE PERSONAS:• La ordenatriz es el primer apellido, si dos nombres tienen

el mismo apellido se ordena por el segundo, y si también

coinciden por el nombre propio.

• Si también coincidiese el nombre, se tomaría como ordenatriz el DNI, nº de expediente, domicilio… Estos aparecerán entre paréntesis y minúscula.

• Cuando hay apellidos compuestos, si se separan o no por un guión, se considera como una sola palabra.

• Si entre el nombre y el apellido existe una inicial, esta se toma como nombre.

• Apellidos con artículos y preposiciones. Gracias a los sistemas informáticos que permiten realizar una ordenación automática, este ya no es problema, por lo que actualmente se considera parte de él.


Mayo Montes Antonio

Mayo Rodríguez Julio


Mayo Rodríguez Antonio

Mayo Rodríguez Pilar

1er Apellido 2º Apellido Nombre Expediente

Garcia Ruiz Manuel (1958)

Mercado Aguilera Pilar (3526)


Garcia Aranda Peña Antonio

Garcia-Lerma Rodríguez Juan


Molina Peña Antonio M

Ruiz Perez Juan A


De la Torre García María

La Hoz Fernández Luis

VENTAJAS INCONVENIENTES

-EL alfabeto es conocido por todos-Permite que se amplíe según las necesidades.-No hay subdivisiones por categorías-Es válido para todo tipo de documentos

-Hay que establecer primero la tabla ordenatriz-Los criterios para designar la palabra no son universales-Si se retira un documento hay que dejar una señal para saber que falta.

Ventajas e inconvenientes del sistema de ordenación alfabético

• Las ventajas e inconvenientes del sistema de ordenación numérico:

SISTEMA DE ORDENACION NUMERICO


-Sencillez y rapidez-Puede ampliarse añadiendo nuevos números-Dos documentos no pueden tener el mismo número, por ello es fácil determinar los errores.-Si se retira un documento no hay que dejar señas para saber que falta, ya que los números son correlativos

-Si no se sabe el número del documento no se puede localizar-Obliga a tener índices o fichas adicionales para relacionar el número con los documentos.-No se pueden intercalar nuevos documentos.

Las ventajas e inconvenientes del sistema de ordenación mixto son:

SISTEMA DE ORDENACIÓN MIXTO


-Sencillez y rapidez-Dos documentos no pueden tener el mismo código, por ello es fácil determinar los errores.-Si se retira un documento no hay que dejar señas para saber que falta, ya que los números son correlativos-Se pueden intercalar nuevos documentos

-Si no se sabe el código del documento no se puede localizar-Obliga a tener índices o fichas adicionales para relacionar el código con los documentos.

Las ventajas e inconvenientes de este tipo de clasificación se resume en:

CLASIFICACIÓN CRONOLÓGICA


-Sencillez y rapidez-Permite que se amplíe según las necesidades-No se requiere la utilización de índices ni fichas auxiliares

-Obliga a conocer la fecha del documento-Si se retira un documento hay que dejar una señal para saber que falta

Este sistema lleva consigo varias clasificaciones sucesivas: País, región o zona geográfica, comunidad autónoma, provincia, localidad, calle,….

Las ventajas e inconvenientes de este tipo de clasificación son:

CLASIFICACIÓN GEOGRÁFICA

COMUNIDAD PROVINCIA LOCALIDAD NOMBRE

Aragón Huesca Barbastro Tecno S.A.

Castilla y León Burgos Aranda del duero Mercado de la Concha

Castilla y León Burgos Caleruega CALB


-Método sencillo, la documentación se identifica fácilmente.-No es necesario índice, ni fichas adicionales-Es útil para empresas que tienen una organización geográfica o por zonas.-Permite la ampliación.-Puede combinarse con otros sistemas.

-Hay que designar la palabra ordenatriz-No es adecuado para archivos con mucha documentación.

• Un ejemplo de clasificación por materias sería:

1. Zapatos

1.1 Marrones

1.1.1 Talla 42

1.1.2 Talla 43

• Las ventajas e inconvenientes de este tipo de clasificación son:

CLASIFICACIÓN POR MATERIAS


-Los documentos se localizan rápidamente-Permite la ampliación y la intercalación de documentos

-Los documentos que se refieren a mas de un asunto hay que hacer copias y colocarlos en las distintas carpetas.-Determinar previamente los asuntos o materias que presentan suficiente entidad para construir un apartado del archivo.

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