Agn trd 2014

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  • Secretaria General

    Grupo de Archivo y Gestin Documental Repblica de Colombia - Derechos Reservados

    Bogot, DC., Diciembre de 2014

    Archivo General de la Nacin

    Jorge Palacios Preciado

    TABLAS DE RETENCIN DOCUMENTAL TRD

  • VERSIN

    1.0

    ARCHIVO GENERAL DE LA NACIN - Jorge Palacios Preciado

    TABLAS DE RETENCIN DOCUMENTAL - TRD

    CONTROL DE CAMBIOS

    FECHA No. SOLICITUD RESPONSABLE

    19/11/2014

    Grupo de Archivo y

    Gestin Documental.

    Oscar Serrato

    Lina Ramirez

    Marcela Camacho

    DESCRIPCIN

    Actualizacin del documento

    2 Grupo de Archivo y Gestin Documental

  • Beneficios:

    Racionalizar la produccin documental.

    Regula la transferencia de los documentos en las oficinas al archivo central.

    c. Facilita el adecuado direccionamiento de documentacin que conformen series y subseries en otra(s) dependencia(s) segn la Tabla de

    Retencin Documental - TRD.

    2. Cuadro de Clasificacin Documental CCD: Segn el Acuerdo 027 de 2006 (31 de octubre) lo define como la Estructura que refleja la

    jerarquizacin dada a la documentacin producida por una institucin y en que se registran las secciones y subsecciones y las series y

    subseries documentales .

    INTRODUCCIN

    La Tabla de Retencin Documental TRD son un listado de series o subseries, con sus correspondientes tipos documentales, a las cuales

    se le asigna el tiempo de permanencia en cada etapa del ciclo vital de los documentos (Archivo de Gestin y Archivo Central) y establece la

    disposicin final de los documentos de acuerdo a la normatividad aplicable a cada caso particular.

    Facilita la recuperacin de la informacin.

    Facilita el control y acceso de los documentos.

    Facilita la racionalizacin y el manejo integral de los documentos generados en los procesos administrativos y misionales.

    Definicin:

    Componentes

    1. Tabla de Retencin Documental- TRD: Listado de series, con sus correspondientes tipos documentales a las cuales se les asigna el

    tiempo de permanencia en cada etapa del ciclo vital de los documentos.

    Recordamos que es necesario por parte de los funcionarios y Contratistas de todas las dependencias conocer la totalidad del citado

    instrumento archivstico por los siguientes aspectos:

    a. Permite identificar la dependencia responsable de la conservacin y conformacin definitiva de los documentos y responsable a su vez de

    la transferencia al archivo central.

    b. Permite realizar adecuadamente la disposicin final sin el riesgo de eliminar documentacin relevante para la conformacin de series y

    subseries documentales bajo responsabilidad de otra dependencia.

    ARCHIVO GENERAL DE LA NACIN - Jorge Palacios Preciado

    Nota: Es importante reiterar que la Tabla de Retencin Documental TRD es una herramienta archivstica dinmica, por lo cual requiere un

    permanente seguimiento y apoyo por parte de los productores (dependencias y procesos responsables), con lo cual se garantiza la plena

    identificacin y control de la documentacin relevante para la administracin.

    La organizacin e identificacin se deber realizar de acuerdo con los cdigos numericos establecidos para las Series y subseries

    documentales relacionados en el Cuadro de Clasificacin Documental - CCD, donde aparecen todos las temticas institucuoinales

    administrativas y misionales ordenados numricamente. Este cuadro se actualiza paralelamente con la Tabla de Retencin Documental -

    TRD.

    Recuerde, la TRD relaciona exclusivamente las Series y Subseries que por funciones es responsable la(s) dependencia(s) de conformar y

    custodiar, por lo cual su actualizacin es responsabilidad conjunta entre la dependencia y el Grupo de Archivo y Gestin Documental.

    Actualizacin y organizacin documental.

    Para la actualizacin de esta versin se tomaron como insumo las siguientes fuentes de informacin:

    1. Lo establecido por los responsables de las dependencias o grupos y reportado en la ltima actualizacin requerida para la TRD y el CCD.

    2. Las entrevistas y propuestas presentadas por los responsables y funcionarios de las reas que conforman la estrctura orgnica.

    Antecedentes:

    Las Tablas de Retencin Documental TRD y sus anexos correspondientes fueron evaluadas y aprobadas en el Comit Institucional de

    Desarrollo Administrativo - CIDA aprob mediante acta No. 15 del 19 de noviembre de 2014, y se doptan mediante Resolucin No. 985 del

    2014.

    Ratificadas por el CIDA, la TRD fue implementada en cada una de las dependencias, para lo cual la Secretaria General y el Grupo de

    Archivo y Gestin Documental - GAGD dispusieron actividades de capacitacin para todos los funcionarios de la entidad, igualmente se

    elaboraron los correspondientes instructivos archivsticos y se desarrollaron campaas de divulgacin mediante l envi de tips o

    recordatorios por el correo electrnico.

    Las dependencias utilizan documentos generados por ella misma o por otras, que no hacen parte de sus series documentales identificadas

    en la TRD, pero que siguen siendo de utilidad para el cumplimiento de sus funciones, estos se denominan documentos de apoyo.

    La Tabla de Retencin Documental TRD se encuentra ordenada por dependencias en cumplimiento de sus funciones, manteniendo la

    distribucin orgnica-funcional institucional con el fin de facilitar a los funcionarios de la dependencia responsable la correcta identificacin

    de las Series y subseries documentales que se encuentran bajo su responsabilidad.

    Es importante recordar que el AGN en concepto tcnico AGN 2152 de 2007 (17 de julio), ratifica que el ordenamiento jurdico que le rige en

    su estructura orgnico-funcional, no desaparece con el enfoque por procesos que adoptar el Sistema de Gestin de la Calidad (...)

    Aplicacin de la Tabla de Retencin Documental TRD

    Con la TRD se busca racionalizar la produccin documental y facilitar la identificacin de las Series y Subseries por parte de las

    dependencias que participar en el desarrollo de dicha funcin y por consiguiente son responsables de su conformacin definitiva.

    3 Grupo de Archivo y Gestin Documental

  • CDIGO SIGLA DEPENDENCIAS 2014

    200 DIRECCION GENERAL 200 DIRECCION GENERAL 200 DIRECCION GENERAL 100 DIRECCION GENERAL 100 DG DIRECCIN GENERAL

    210 UNIDAD DE COORDINACIN DE CONTROL INTERNO 210 UNIDAD DE COORDINACIN DE CONTROL INTERNO OFICINA DE PLANEAMIENTO ARCHIVISTICO 110 OFICINA ASESORA DE PLANEACIN 110 OAP OFICINA ASESORA DE PLANEACIN

    220 OFICINA DE PLANEAMIENTO ARCHIVSTICO 220 OFICINA DE PLANEAMIENTO ARCHIVSTICO GRUPO DE ASUNTOS JURIDICOS Y CONTRATACION 120 OFICINA ASESORA JURDICA 120 OAJ OFICINA ASESORA JURDICA

    230 GRUPO DE ASISTENCIA TCNICA Y GESTIN DE PROYECTOS 221 GRUPO DE ASISTENCIA TCNICA Y GESTIN DE PROYECTOS UNIDAD DE CONTROL INTERNO 130 OFICINA DE CONTROL INTERNO 130 OCI OFICINA DE CONTROL INTERNO

    300 SECRETARIA GENERAL 222 GRUPO DE SISTEMAS 300 SECRETARIA GENERAL 200 SECRETARIA GENERAL 200 SG SECRETARIO GENERAL

    301 GRUPO DE ASUNTOS JURDICOS Y CONTRATACIN 300 SECRETARIA GENERAL 302 GRUPO DE CORRESPONDENCIA Y ARCHIVO 210 GRUPO DE ARCHIVO Y GESTION DOCUMENTAL 210 GAGD GRUPO DE ARCHIVO Y GESTION DOCUMENTAL

    302 GRUPO DE CORRESPONDENCIA Y ARCHIVO 301 GRUPO DE ASUNTOS JURDICOS Y CONTRATACIN 351 GRUPO DE TALENTO HUMANO 220 GRUPO DE GESTION HUMANA 220 GGH GRUPO DE GESTION HUMANA

    303 GRUPO DE SISTEMAS 302 GRUPO DE CORRESPONDENCIA Y ARCHIVO 354 GRUPO DE SERVICIOS GENERALES 230 GRUPO DE RECURSOS FISICOS 230 GRF GRUPO DE RECURSOS FISICOS

    310 DIVISIN DE CLASIFICACIN 310 DIVISIN DE CLASIFICACIN y DESCRIPCIN 355

    GRUPO DE APOYO PARA LA ADQUISICION DE BIENES

    Y SERVICIOS 240 GRUPO DE COMPRAS Y ADQUISICIONES 240 GCA GRUPO DE COMPRAS Y ADQUISICIONES

    311 GRUPO DE NORMATIVIDAD Y DESARROLLO DE LA POLTICA ARCHIVSTICA 311 GRUPO DE NORMATIVIDAD Y DESARROLLO DE LA POLTICA ARCHIVSTICA 353 GRUPO DE CONTABILIDAD 250 250 GGF GRUPO DE GESTIN FINANCIERA

    312 312 352 GRUPO DE PRESUPUESTO Y TESORERIA 260 260 GS GRUPO DE SISTEMAS

    313 GRUPO DE CONSERVACIN Y RESTAURACIN 313 GRUPO DE CONSERVACIN Y RESTAURACIN 340 DIVISION DE PROGRAMAS ESPECIALES 300 SUBDIRECCION DEL SISTEMA NACIONAL DE ARCHIVOS 300 SUBSNA SUBDIRECCIN DEL SISTEMA NACIONAL DE ARCHIVOS

    320 DIVISIN DE SERVICIOS AL PBLICO 320 DIVISIN DE SERVICIOS AL PBLICO 310 GRUPO DE ARTICULACIN Y DESARROLLO DEL SNA 310 GADSNAGRUPO DE ARTICULACIN Y DESARROLLO DEL SISTEMA NACIONAL DE ARCHIVOS -

    SNA.

    321 GRUPO DE DIVULGACIN Y MEDIOS 321 GRUPO DE DIVULGACIN Y MEDIOS 320 GRUPO DE INSPECCIN Y VIGILANCIA 320 GIV GRUPO DE INSPECCIN Y VIGILANCIA

    330 DIVISIN DE REPROGRAFA Y AUTOMATIZACIN 330 DIVISIN DE REPROGRAFA Y AUTOMATIZACIN 330 GRUPO DE ARCHIVOS ETNICOS Y DERECHOS HUMANOS 330 GAEDH GRUPO DE ARCHIVOS ETNICOS Y DERECHOS HUMANOS

    331 GRUPO DE MICROFILMACIN Y DIGITALIZACIN 331 GRUPO DE MICROFILMACIN Y DIGITALIZACIN 400

    SUBDIRECCION DE TECNOLOGIAS DE LA INFORMACIN

    ARCHIVSTICA Y DOCUMENTO ELECTRNICO 400SUBTIAD

    E SUBDIRECCIN DE TECNOLOGAS DE LA INF. ARCHIVSTICA Y DOC. ELECTRNICO

    340 DIVISIN DE PROGRAMAS ESPECIALES 340 DIVISIN DE PROGRAMAS ESPECIALES 410

    GRUPO DE GESTIN DE DOCUMENTOS Y ARCHIVOS

    ELECTRNICOS410 GGDAE

    GRUPO DE GESTIN DE DOCUMENTOS Y ARCHIVOS ELECTRNICOS

    341 GRUPO DE INSPECCIN CONTROL Y VIGILANCIA 341 GRUPO DE INSPECCIN Y VIGILANCIA DEL SNAGRUPO DE INSPECCIN Y VIGILANCIA DE ARCHIVOS

    DEL SNA 420 GRUPO DE PRESERVACION DIGITAL Y MEDIOS TECNOLGICOS 420 GPDMT GRUPO DE PRESERVACION DIGITAL Y MEDIOS TECNOLGICOS

    342 GRUPO DE CAPACITACIN Y ASESORIA DEL SNA 342 GRUPO DE CAPACITACIN Y ASESORIA DEL SNA GRUPO DE CAPACITACIN Y ASESORIA AL SNA 43