ANALISIS DE UN DEPARTAMENTO DE COMPRAS

Desde 1976 el Grupo AUTO PARTE JAPONESAS ha sido la principal empresa distribuidora de repuesto y accesorios de autos TOYOTA, NISSAN y MITSUBISHI en la República de Panamá. Incorporando posteriormente a nuestro inventario marcas como DAIHATSU, ISUZU y HAFEI.

Antecedentes

Organigrama

Estructura

La estructura de la sección de compras es centralizada y muy sencilla puesto que es una empresa mediana la misma no genera un volumen de información demasiado complicado.

GERENTE GENERAL

VENDEDORES

ENCARGADO DE

COMPRAS

Estructura

Reporte de

necesidades

Requisición de

compras

Solicitud de

cotización

Cotización

Lista de precios

Análisis de

precios

PROCEDIMIENTO

Consideraciones del proceso de compras

Las cantidades a pedir se solicitan en base a una rotación para seis meses.

Los proveedores de Asia demoran aproximadamente 4 mese en embarcar

los pedidos y demoran un mes en tránsito por mar. Por lo que los pedidos se efectúan desde seis meses antes.

Las cantidades de que se piden de un producto son evaluadas

juntamente con estadísticas por el conocimiento empírico de los

vendedores, es decir los vendedores evalúan según su

experiencia la cantidad necesaria correcta de un artículo.

METODOS DE REPOSICION DE

INVENTARIO

Cantidades de productos que

compran.

Piezas de autos mas buscadas y

sus marcas

Años de los modelos de piezas

movimientos de cada

refacción a través del

tiempo

Ingreso de Mercancía Nueva,

Consumo de Refacciones en

taller y Devolución de Refacciones de

taller

Procedimiento para las compras de inventario

Máximos y mínimos

items de alta rotación

dentro del almacén

Método utilizado para abastecimiento de stock

DOCUMENTOS UTILIZADOS

CONCLUSIÓN

REOMENDACIONES

Evaluar la compra en base a un sistema y no a suposiciones.

Certificarse en la norma ISO de

gestión de calidad.

Establecer indicadores

Identificar y tomar acciones sobre los problemas

Satisfacer las expectativas del cliente mediante la reducción del tiempo de entrega y la optimización del servicio prestado

Reducir gastos y aumentar la eficiencia operativa.

OBJETIVOS DE LOS INDICADORES

Que indicadores

podríamos establecer?

·

INDICADORES FINANCIEROS

INDICADOR DESCRIPCIÓN FÓRMULA IMPACTO (COMENTARIO)

Costos Logísticos

Está pensado para controlar los gastos logísticos en la empresa al comprar y medir el nivel de contribución en la rentabilidad de la misma.

Costos Totales Logísticos

Ventas Totales de la Compañía

Los costos logísticos representan un porcentaje significativo de los, márgenes bruto y los costos totales a la empresas, por ello deben controlarse permanentemente. Siendo el transporte el que demanda mayor interés.

Compras Innecesarias

Consiste en determinar el porcentaje del costo de las compras innecesaria dentro del total de las compras de la empresa

Valor Pedidos no Innecesario

Total compras en la Compañía

Se controlan las compras innecesarias por la compañía. De este manera se mide el impacto de la reducción de estas compras manteniendo en stock material o insumos necesarios

Costo por cada 100 dolares despachados

De cada 100 dolares que se despachan, que porcentaje es atribuido a los gastos de operación.

Costos Operativos Bodegas

Costo de las Ventas

Sirve para costear el porcentaje de los gastos operativos de la bodega respecto a las ventas de la empresa.

INDICADORES DE CALIDAD

INDICADOR DESCRIPCIÓN FÓRMULA IMPACTO (COMENTARIO)

Costo de Almacenamiento por Unidad

Consiste en relacionar el costo del almacenamiento y el número de unidades almacenadas en un período determinado

Costo de almacenamiento

Número de unidades almacenadas

Sirve para comparar el costo por unidad almacenada y así decidir si es más rentable subcontratar el servicio de almacenamiento o tenerlo propiamente.

Costo por Unidad Despachada

Porcentaje de manejo por unidad sobre las gastos operativos del centro de distribución.

Costo Total Operativo Bodega

Unidades Despachadas

Sirve para costear el porcentaje del costo de manipular una unidad de carga en la bodega o centro distribución.

Nivel de Cumplimiento Del Despacho

Consiste en conocer el nivel de efectividad de los proveedores de mercancías a la empresa en cuanto a los pedidos solicitados en un período determinado.

Número de despachos cumplidos x 100

Número total de despachos requeridos

Sirve para medir el nivel de cumplimiento de los `proveedores al centro de distribución y conocer el nivel de agotados que maneja la bodega.

INDICADORES DE TIEMPO

INDICADOR DESCRIPCIÓN FÓRMULA IMPACTO (COMENTARIO)

Calidad de la Facturación

Número y porcentaje de facturas con error por cliente, y agregación de los mismos.

Facturas Emitidas con Errores

Total de Facturas Emitidas

Generación de retrasos en los cobros, e imagen de mal servicio al cliente, con la consiguiente pérdida de ventas.

Causales de Notas Crédito

Consiste en calcular el porcentaje real de las facturas con problemas

Total Notas Crédito

Total de Facturas Generadas

Sirve para controlar los errores que se presentan en la empresa por errores en la generación de la facturación de la empresa y que inciden negativamente en las finanzas y la reputación de la misma.

Pendientes por pagar

Consiste en calcular el número de pedidos por pagar dentro del total de facturas

Total Pedidos Pendientes por cancelar

Total Pedidos recibidos

Se utiliza para medir el impacto del valor de los pendientes por cancelar y su incidencia en las finanzas de la empresa

GRACIAS