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TEMA DE INVESTIGACIÓN
“ANÁLISIS DE UN SISTEMA DE CONTROL Y GESTIÓN DE EXPEDIENTES DE LOS
EMPLEADOS DE LA DELEGACIÓN POLICIAL DISTRITO EL CARMEN SAN
JOSÉ”
POR: GUERRA MONTANO, JOSÉ GUILLERMO
ENERO 2016
CONTENIDO
1. Introducción2. Marco teórico3. Marco metodológico4. Análisis y resultados5. Conclusiones y recomendaciones6. Propuesta
ESTRUCTURA1. Antecedentes 2. Justificación3. Planteamiento del problema4. Objetivos5. Variables6. Alcances7. Limitaciones
Conclusión y Recomendación
Análisis y Resultados
Marco Teórico
Marco MetodológicoIntroducción Propuesta
1. ANTECEDENTES
Este proyecto surge ante la inquietud que tienen los altos mandos de la Delegación Policial Distrito el Carmen San José. De poder contar con un sistema de expedientes de empleados completamente automatizado.
Conclusión y Recomendación
Análisis y Resultados
Marco Teórico
Marco MetodológicoIntroducción Propuesta
2. JUSTIFICACIÓN
• Expedientes físicos• Necesidad de tener la información en el
momento oportuno de manera precisa, para la toma de decisiones
• Reducir costos• Digitalización
Conclusión y Recomendación
Análisis y Resultados
Marco Teórico
Marco MetodológicoIntroducción Propuesta
3. PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA
Debido a la necesidad de cambios en la institución es clara y óptima la implementación de un sistema informático porque actualmente la documentación es manejada en expedientes físicos
Conclusión y Recomendación
Análisis y Resultados
Marco Teórico
Marco MetodológicoIntroducción Propuesta
4. OBJETIVO GENERALAnalizar la forma en que se administra los expedientes de empleados de la Delegación Policial Distrito el Carmen San José, con el fin de que se diseñe y desarrolle un sistema informático que facilite la gestión.
Conclusión y Recomendación
Análisis y Resultados
Marco Teórico
Marco MetodológicoIntroducción Propuesta
4. OBJETIVOS ESPECÍFICOSInvestigar el sistema de gestión de los expedientes del personal de la DPDCSJ con el fin de que se desarrolle un sistema informático que facilite los procesos.
Conclusión y Recomendación
Análisis y Resultados
Marco Teórico
Marco MetodológicoIntroducción Propuesta
4. OBJETIVOS ESPECÍFICOSIdentificar las necesidades y requerimientos de la Delegación Policial Distrito el Carmen San José para el diseño y desarrollo de un sistema automatizado.
Conclusión y Recomendación
Análisis y Resultados
Marco Teórico
Marco MetodológicoIntroducción Propuesta
4. OBJETIVOS ESPECÍFICOSPropuesta de diseño y desarrollo de un sistema automatizado de expediente con el fin de que se implemente en la Delegación Policial Distrito el Carmen San José optimizando los procesos.
Conclusión y Recomendación
Análisis y Resultados
Marco Teórico
Marco MetodológicoIntroducción Propuesta
5. VARIABLES1. Sistema de gestión 2. Necesidades del sistema 3. Diseño del sistema4. Desarrollo del sistema
Conclusión y Recomendación
Análisis y Resultados
Marco Teórico
Marco MetodológicoIntroducción Propuesta
6. ALCANCESDotar a la institución con una solución informática de análisis, diseño, desarrollo e implementación de una aplicación para el control de expedientes
Conclusión y Recomendación
Análisis y Resultados
Marco Teórico
Marco MetodológicoIntroducción Propuesta
7. LIMITACIONESPara la elaboración de esta investigación no se encuentran limitaciones ya que el tiempo previsto es suficiente para la evolución de este proyecto.
Conclusión y Recomendación
Análisis y Resultados
Marco Teórico
Marco MetodológicoIntroducción Propuesta
MARCO INSTITUCIONALEsta unidad inicia en octubre del año 2009 debido a una estructuración de sectores, ya que antes de esta fecha para todo el sector de San José solo había una delegación llamada Delta 1.
Conclusión y Recomendación
Análisis y Resultados
Marco Teórico
Marco MetodológicoIntroducción Propuesta
TÉRMINOS1. Software“es el equipamiento lógico e intangible de un
ordenador. En otras palabras, el concepto de software abarca a todas las aplicaciones informáticas, como los procesadores de textos, las plantillas de cálculo y los editores de imágenes”.
Conclusión y Recomendación
Análisis y Resultados
Marco Teórico
Marco MetodológicoIntroducción Propuesta
TÉRMINOS 1. Registro
“Un registro es un conjunto de datos relacionados, estructurados de una forma lógica, a los que se acceden y se tratan de manera unitaria”
Conclusión y Recomendación
Análisis y Resultados
Marco Teórico
Marco MetodológicoIntroducción Propuesta
Conclusión y Recomendación
Análisis y Resultados
Marco Teórico
Marco MetodológicoIntroducción Propuesta
OBSERVACIÓNSistema de gestión
• Encargado conoce la información • Conoce la ubicación de la información• Conoce los procesos necesarios para la
manipulación de la información
Conclusión y Recomendación
Análisis y Resultados
Marco Metodológico
Marco TeóricoIntroducción Propuesta
ENTREVISTASistema de Gestión
• Los expedientes están ubicados en la oficina de recursos humanos en un gabinete
• Información foliada y en oficios y almacenada en expedientes físicos
Conclusión y Recomendación
Análisis y Resultados
Marco Metodológico
Marco TeóricoIntroducción Propuesta
ENTREVISTANecesidades del sistema
• Es necesaria una solución informática• Tipo de información que se almacena
datos personales, nivel académico, datos laborales entre otros
Conclusión y Recomendación
Análisis y Resultados
Marco Metodológico
Marco TeóricoIntroducción Propuesta
ANÁLISIS DEL CUESTIONARIO• Utilización de la tecnología para la
elaboración de expedientes de empleados• Conocimiento de la terminología “manejo
de la información”• Conocimiento de manejo de información
dentro del departamento de recursos humanos
• Ventajas de digitalización de expedientes
Conclusión y Recomendación
Análisis y Resultados
Marco Metodológico
Marco TeóricoIntroducción Propuesta
Conclusión y Recomendación
Análisis y Resultados
Marco Metodológico
Marco TeóricoIntroducción Propuesta
Variable Conclusión Recomendación
Sistema de gestión
No existe uniformidad de formatos.
Disminución en la eficiencia y productividad
Trámite lento y muy poco satisfactorio
Unificar las fuentes de información
Agrupar y organizar la información
Conclusión y Recomendación
Análisis y Resultados
Marco Metodológico
Marco TeóricoIntroducción Propuesta
Variable Conclusión Recomendación
Necesidades del sistema
No existe conexión entre los datos electrónicos y físicos.
Los expedientes sufren desgaste al extraer información
Incluir los expedientes en un sistema informático
Limitar la manipulación de los expedientes físicos
Conclusión y Recomendación
Análisis y Resultados
Marco Metodológico
Marco TeóricoIntroducción Propuesta
Variable Conclusión Recomendación
Diseño del sistema
Baja seguridad de los datos
No se cuenta con ninguna solución informática
Mejorar el control para el proceso de inclusión de información de los expedientes
Conclusión y Recomendación
Análisis y Resultados
Marco Metodológico
Marco TeóricoIntroducción Propuesta
Variable Conclusión Recomendación
Desarrollo del sistema
La ubicación de la información
Diferentes formatos de datos
Procesos lentos
Capacitar al personal
Implementar el sistema de control de expedientes
“PROPUESTA DE DISEÑO, DESARROLLO E IMPLEMENTACIÓN DE UN SISTEMA DE CONTROL DE
EXPEDIENTES DE LOS EMPLEADOS DE LA DELEGACIÓN POLICIAL
DISTRITO EL CARMEN SAN JOSÉ”
Conclusión y Recomendación
Análisis y Resultados
Marco Metodológico
Marco TeóricoIntroducción Propuesta
OBJETIVO GENERALDesarrollar un Sistema Digitalizado para la Delegación Policial Distrito el Carmen San José de acuerdo con el análisis realizado bajo la metodología, con el fin de que se optimicen los recursos informáticos y faciliten los procesos.
Conclusión y Recomendación
Análisis y Resultados
Marco Metodológico
Marco TeóricoIntroducción Propuesta
ALCANCEDiseñar, desarrollar e implementar una solución informática (SICEEDPOC), que administre la información de los empleados
Conclusión y Recomendación
Análisis y Resultados
Marco Metodológico
Marco TeóricoIntroducción Propuesta
DESARROLLO DE LA PROPUESTA
PROCESOS DEL ÁREA DE REGISTROS
Conclusión y Recomendación
Análisis y Resultados
Marco Metodológico
Marco TeóricoIntroducción Propuesta
PASO ACCIÓN DEL ACTOR
ACCIÓN DEL SISTEMA
1El actor acciona en el sistema la opción de
reportes.
2
El sistema despliega la pantalla de captura de
información con los botones para que el actor
seleccione el tipo de reporte que necesita.
3
El actor selecciona el botón del reporte que desea
para que el sistema le genere el informe
respectivo.
ESTRUCTURA DE LA BASE DE DATOS DE SICEEDPOC
Tablas del sistema• Empleados• Datos laborales del Empleado• Nivel Académico• Parientes del Empleado• Incapacidades
Conclusión y Recomendación
Análisis y Resultados
Marco Metodológico
Marco TeóricoIntroducción Propuesta
INTERFAZ DEL SISTEMA
Ingreso al sistema
Conclusión y Recomendación
Análisis y Resultados
Marco Metodológico
Marco TeóricoIntroducción Propuesta
INTERFAZ DEL SISTEMA Pantalla Principal
Conclusión y Recomendación
Análisis y Resultados
Marco Metodológico
Marco TeóricoIntroducción Propuesta
INTERFAZ DEL SISTEMA Datos Personales del Empleado
Conclusión y Recomendación
Análisis y Resultados
Marco Metodológico
Marco TeóricoIntroducción Propuesta
INTERFAZ DEL SISTEMA Pantalla Datos Laborales del Empleado
Conclusión y Recomendación
Análisis y Resultados
Marco Metodológico
Marco TeóricoIntroducción Propuesta
COSTO DE LA PROPUESTA
Conclusión y Recomendación
Análisis y Resultados
Marco Metodológico
Marco TeóricoIntroducción Propuesta
Nº
DESCRIPCIÓN
COSTO TOTAL (COLONES)
COSTO TOTAL (DÓLARES)
1.
Análisis 651.600 1.200
2.
Diseño 543.000 1.000
3.
Programación 977.400 1.800
4.
Documentación 434.400 800
5.
Capacitación 54.300 100
6.
Implementación propuesta 81.450 150
TOTAL COSTO: 2.742.150 5.050
FODA DE LA PROPUESTA
Conclusión y Recomendación
Análisis y Resultados
Marco Metodológico
Marco TeóricoIntroducción Propuesta
FORTALEZA OPORTUNIDAD
Esta solución informática para la Delegación
Policial distrito el Carmen San José viene a
integrar el trabajo profesional del personal.
Esta propuesta viene a generar la oportunidad al
departamento de recursos humanos a realizar sus
tareas eficazmente en cuanto a la administración y
control de la información de los expedientes de
empleados.
DEBILIDAD AMENAZA
Una de las debilidades en esta propuesta es el
cambio de jefaturas que se realiza con mucha
frecuencia.
Cambios en los procesos, el no uso de la solución
por parte de los altos mandos de la Delegación
Policial Distrito el Carmen San José.
ESTUDIOS DERIVADOS
• Control Biométrico• Sistema de Control de Personas
Investigadas• Sistema de Control de Expedientes de las
Unidades Móviles• Control de Inventarios para el
Departamento de Intendencia
Conclusión y Recomendación
Análisis y Resultados
Marco Metodológico
Marco TeóricoIntroducción Propuesta