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Mini Taller Autogestión
Daniel Kahneman hizo un estudio a un grupo de mujeres,
el resultado más inesperado fue que en general las
mujeres no disfrutaban, especialmente del tiempo que
pasaban con sus hijos.
Ganar Felicidad – Tomarse su Tiempo
• Simplificar, es la clave
• Cuando tenemos demasiadas cosas por hacer que compiten con nuestro tiempo y por nuestra atención nuestra capacidad de estar presentes disminuye
• Mito de que trabajar bajo presión produce
mejores resultados –> Mata la Creatividad
• 11 minutos pasan entre el inicio de una actividad y la interrupción.
• Total 2,1 horas en interrupciones en el día
• El denominado multitasking no es más que un mito?
• No puedes hacer dos cosas a la vez, ya que el mecanismo de atención funciona a través de la selección: hago esto o lo otro
Vivimos la era de la distracción
"Sabía que iba a ser una gran carrera, salí y lo conseguí. Cuando disfruto, me sirve para concentrarme”
¿Productividad?
Fuente: IMAGEN
• ¿Qué % de tiempo al día sus recursos están trabajando?
• ¿Qué % del tiempo están enfocados en aquello que la empresa es exitosa (misión objetivos)?
• ¿Qué % es el % de tiempo enfocado?
El promedio refleja que un 50% esta
siendo desperdiciando en actividades
que no agregan valor.
Actividades Urgentes o Importantes
Reflexión• ¿Donde están mayormente nuestras actividades?
• ¿Cuánto vale un minuto de tu tiempo para tu organización?
• Cuales son los objetivos que tenemos y que tanto tiempo les estamos dedicando?
Fuente: IMAGEN
Consideraciones Claves• Normalmente las personas están el 80% del
tiempo en actividades importantes y urgentes
• Y un 20% de su tiempo en actividades no importantes y no urgentes
Gestión del tiempo ó Gestión de las Actividades
Fuente: IMAGEN
Un cambio radical en la forma de enfrentar la productividad individual, mediante el uso efectivo de activos tecnológicos y cambios conductuales que los orienten a completar
las acciones que apuntan al cumplimiento de sus objetivos
¿Por qué Outlook?
• Outlook, primera herramienta tecnológica de gestión personal de información (PMI)
• Herramienta crítica a la que se le destina 3hrs. al día (40% de la jornada), por lo tanto es un punto de recolección de información clave
• Constituye una plataforma de comunicación y coordinación con los distintos equipos.
Outlook es más que “el correo electrónico…”
Metodología de Autogestión
Revisemos el Taller
Antes de Autogestión
2069 elementos en la bandeja de entrada
Durante Autogestión
0 elementos en la bandeja de entrada o Inbox
Bandeja de entrada (0 sin leer)
Después de Autogestión
Sistema de AcciónSistema de Referencia
Sistema deRecolección
Modulo I – Sistema de Recolección
Fuente: IMAGEN
El objetivo del módulo es gestionar nuestras actividades, alineándolas a nuestros objetivos personales y laborales. También hacernos cargo de disminuir las interrupciones a través
de prácticas de uso del outlook
Modulo I – Introducción al SGI
Fuente: IMAGEN
En la barra de tareas pendientes y dejar activas las opciones de:• Normal• Explorador de Fechas• Lista de Tareas
En el Menú - VerActivar la opción Semana
Ir a Calendario
Configurando el Panel de Control
Modulo I – Puntos de Recolección físicos y virtuales
Fuente: IMAGEN
¿Cómo recolectar Información?
• Block de notas
• Teléfonos
• Correos electrónicos
• Notas en post-it
• Notebooks
• Palm
• Inbox del escritorio
• En tu cabeza
Modulo I – Puntos de Recolección físicos y virtuales
Fuente: IMAGEN
Hacer Click en “Lista de tareas”
Elegir la Opción “Por Categoría”
Anotar ideas “categoría ninguno”
Modulo I – Puntos de Recolección físicos y virtuales
Para anotar una idea hacer doble Click en “Escribir una nueva tarea”
Fuente: IMAGEN
Modulo I – Configuración y Programación Puntos de Recolección
Fuente: IMAGEN
Hacer doble Click, en una
hora del calendario
Escribir : Procesar
Puntos de Recolección
Hacer Click en Aceptar
En caso se requiera privacidad sobre algunas citas del
calendario
Modulo I – Tips
Fuente: IMAGEN
• Utilice los puntos de recolección que definió como validos para capturar acuerdos e ideas, la cabeza no es un buen punto de recolección
• Programe su rutina de procesamiento de puntos de recolección (al menos 1 vez al día)
• Utiliza la categoría “ninguno” para capturar “cosas por hacer” para disminuir el tiempo de las interrupciones
Modulo II – Sistema de Referencia
Fuente: IMAGEN
Reducir fuertemente la cantidad de correos en el Inbox y mejorar los tiempos de respuesta y búsqueda de información.
Modulo II – Creando Panel de Control
Hacer clic en “Opciones”
En el menú principal del correo hacer clic en
“Herramientas”
Hacer clic en “Otros”
Hacer clic en “Opciones
Avanzadas”
Hacer clic en “Examinar”
Hacer clic en “Calendario”
Aceptar en todas las ventanas
Modulo II – Definir y crear una estructura estándar de Sistema de Referencia
Áreas Clasificación
Cliente Nombre empresas
Proveedores Nombre de empresas
Operaciones Logística
Tecnología Información Proyectos
Administración y Finanzas Contabilidad, Compras
Recursos Humanos Bienestar , Payroll, Capacitación
Producción Líneas de Producto
Existen distintos tipos de estructuras, por Roles & Funciones, por Objetivos & Proyectos , etc.
Fuente: IMAGEN
Hacer clic en “Administración de archivos de datos…”
Hacer clic en “Agregar…”
Aceptar, teniendo seleccionado Office
Outlook
Buscar en nuestro sistema donde dejar esta carpetaAceptar
Modulo II – Definir y crear una estructura estándar de Sistema de Referencia
Modulo II – Tips
Fuente: IMAGEN
• Mueva los correos del Inbox a su “Sistema de Referencia “
Mover las antiguas carpetas a la nueva estructura del “Sistema de Referencia”
Borrar cualquier cosa que no esté en relación a nuestros objetivos, proyectos , roles y funciones
• Se sugiere usar la misma estructura de carpetas y nombres en todo tu sistema de referencia (Carpeta Mis Documentos
Outlook Mis documentos
Dar consistencia en todos los medios, iniciar con las carpetas de Outlook y Mis documentos
Modulo III – Uso efectivo del correo
Fuente: IMAGEN
El módulo tiene por objetivo incorporar hábitos de trabajo para un uso efectivo del correo evitando la proliferación de correos enviados y recibidos. Crear un mecanismo de aviso
para seguimiento a tareas delegadas
Modulo III – Prácticas para el envió de correos
Fuente: IMAGEN
• Cuando redacte un correo, y haga una petición recuerde especificar las condiciones de satisfacción
• Tenga en cuenta los 5 pasos para el envío de correos efectivos
Propósito del correo
Acción requerida
Información Adicional
Asunto: resumen efectivo del contenido
Destinatarios
Modulo III – Seguimiento a tareas delegadas
Fuente: IMAGEN
Hacer Click en “Elementos enviados”
Hacer Click con el botón derecho del
mouse en el correo y sin soltar arrastrar a la lista
de tareas
Modulo III – Seguimiento a tareas delegadas
Si es necesario puedo modificar
el asunto
Activar la opción “Aviso” y
proceder a colocar fecha y
hora “Guardar Y Cerrar”
Modulo III – Tips
Fuente: IMAGEN
• Utilice la metodología de coordinación de acciones como un hábito de trabajo.
• Utilice los 5 pasos para escribir un correo electrónico.
• Analice si es necesario responder un correo a todos los remitentes.
• Cumpla con los compromisos o acuerdos que aceptó, negocie “a tiempo” aquellos que no podrá adquirir, cuide su imagen pública, demuestre que usted es una persona confiable.
Modulo IV – Sistema de Gestión Integral
Fuente: IMAGEN
Este módulo tiene por objetivo dejar operativo el Outlook como un sistema de gestión integral, le permitirá planificar, monitorear y priorizar sus actividades de acuerdo a los
objetivos trazados, siendo así más productivo.
Modulo IV – Definir un Calendario Efectivo
Fuente: IMAGEN
ropuesta de línea base para el trabajo•
rocesar el correo al menos ½ hora diaria, •
ealizar una revisión semanal al menos una hora a la semana
•iempo de lectura o investigación al menos una hora a la semana
•euniones 1 : 1
•euniones de coordinación (Staff)
•euniones de mejoramiento continuo
•euniones en traslados
Propuesta de línea base para vida personal•Tiempo de deporte o ejercicios•Almuerzo•Traslado al trabajo o a la casa•Recoger a los hijos•Vacaciones•Visitas al doctor•Iglesia o servicio a la comunidad•Pasear al perro
Actividades periódicas
Actividades personales
Modulo IV – Proceso de Autogestión
Fuente: IMAGEN
Modulo IV – Tips
Fuente: IMAGEN
• No lea un correo del Inbox, y lo cierre dejándolo ahí mismo, procéselo. El Inbox es un punto transitorio.
• Utilice el proceso de Autogestión para controlar su Inbox (Borrar, Delegar, Ejecutar, Diferir) pregúntese si esta información está relacionada con sus objetivos
• Acostúmbrese a ciertas tareas clave
• Revisión semanal de mis actividades
• Acciones con stakeholders 1:1
• Considere un tiempo libre para manejar imprevistos o contingencias
• Mover las tareas de la lista de tareas al calendario
Acciones Siguientes
Fuente: IMAGEN
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…las personas hacen la
diferencia, la estrategia es la
gente…
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“Si planeamos para un año, debemos plantar cereales.
Si planeamos para una década, debemos plantar árboles.
Si planeamos para toda la vida, debemos entrenar yeducar al hombre”.
Kwantsu, Siglo III A. C.