TEMA III. CAPACIDADES DE UN SIG

3.1 Capacidades potenciales de un Sistema de Información Gerencial

3.2 Capacidades técnicas de un Sistema de Información para la Administración

3.3 Comunicación de datos y conmutación de mensajes

CAPACIDADES DE UN SISTEMA DE INFORMACIÓN GERENCIAL

Es esencial entender perfectamente lo que los sistemas de información son capaces de hacer para una organización. El conocimiento de las capacidades potenciales de un sistema de información computarizado permite a los administradores analizar en forma sistemática cada una de las tareas de una organización y compararlas con las capacidades de la computadora.

Un sistema de información gerencial operativo es particularmente importante en el medio social y económico actual, en el cual los gerentes necesitan tomar decisiones que incluyen aspectos tales como la capacidad financiera, la satisfacción de los clientes y el control de calidad.

CAPACIDADES DE UN SISTEMA DE INFORMACIÓN GERENCIAL Los directores mencionados no pueden tomar

decisiones que aseguren la supervivencia, ampliación y rentabilidad de sus programas y organizaciones, si el sistema de información gerencial no produce información completa, exacta y regular. Estas importantes decisiones incluyen:

Selección apropiada de objetivo para fijar metas; Selección apropiada de formas de distribución de

productos y servicios Coordinación de actividades del sector público y del

sector privado; Establecimiento de tarifas que cubran los costos fijos

de los productos y servicios; Desarrollo de modelos para la prestación de servicios

y la satisfacción de los cliente

CAPACIDADES POTENCIALES DE UN SIG

Es esencial entender perfectamente lo que los sistemas de información son capaces de hacer para una organización. El conocimiento de las capacidades potenciales de un sistema de información computarizado permite a los administradores:

Analizar en forma sistemática cada una de las tareas de una organización

Compararlas con las capacidades de la computadora.

CAPACIDADES TECNICAS DE UN SIG

Un sistema de información para la administración particular puede tener varias capacidades técnicas. En conjunto, estas contradicen lo que se oye comúnmente acerca de que: una computadora es sólo una sumadora de alta capacidad o una calculadora. No puede hacerse nada diferente, solo lo hace con mayor rapidez. Entre las capacidades de un sistema de información gerencial tenemos:

CAPACIDADES TÉCNICAS DE UN SIG

Procesamiento de transacciones por lote: la mayoría de las organizaciones manejan una gran cantidad y variedad de transacciones. Por ejemplo, la actividad de mercadotecnia puede generar ventas en efectivo y a crédito, devoluciones órdenes comunes etc., cada una para cientos de productos diferentes. Además se realizan muchos tipos de procesamiento que solo están relacionados indirectamente con actividad de ventas.

Procesamiento de una sola transacción: otra alternativa de procesamiento por lote es de una sola transacción, en el cual cada operación entra sola en el sistema de computo. En general el procesamiento por lote de una sola transacción se usa cundo al acelerar la velocidad del procesamiento se proveen ventas significativas, como la entrega anticipada de mercancía vendida.

CAPACIDADES TÉCNICAS DE UN SIG

Comunicación de datos y conmutación de mensajes: Dos o más sistemas de computadoras pueden unirse por medio de líneas telefónicas u otro método de transmisión para que los datos de transacciones, archivos de registros y programas. la conmutación de mensajes usa esta red de comunicaciones de computadoras. El cambio de mensaje implica un sistema de “correo electrónico“, por medio del cual los administradores de una organización mandan cartas o mensajes a los administradores de otros lugares.

Entrada de datos y actualización de archivos remotos: utilizar los sistemas de comunicación de datos permite captar las transacciones en el lugar donde ocurren y transmitirlas a otra localización para su procesamiento.

SISTEMA DE INFORMACIÓN GERENCIAL OPERATIVO

Es particularmente importante en el medio social y económico actual, en el cual los gerentes necesitan tomar decisiones que incluyen aspectos tales como la capacidad financiera, la satisfacción de los clientes y el control de calidad. Los directores mencionados no pueden tomar decisiones que aseguren la supervivencia, ampliación y rentabilidad de sus programas y organizaciones, si el sistema de información gerencial no produce información completa, exacta y regular. Estas importantes decisiones incluyen:

Selección apropiada de objetivo para fijar metas; Selección apropiada de formas de distribución de productos y

servicios Coordinación de actividades del sector público y del sector privado; Establecimiento de tarifas que cubran los costos fijos de los

productos y servicios; Desarrollo de modelos para la prestación de servicios y la

satisfacción de los clientes

ETAPA DE LA TOMA DE DECISIONES La toma de decisiones consta de varias actividades que se

efectúan en diferentes momentos. El encargado de tomar las decisiones debe percibir y entender los problemas, luego diseñar soluciones, seleccionar una solución especifica y por ultimo implementarla.

Simón (1960) describe 4 etapas distintas de la toma de decisiones: 1. Obtención de la a información estratégica Consiste en identificar los problemas que se presentan en la

organización. Esta información indica por que, donde y con qué efectos ocurre una situación. Esto sirve para que los administradores sepan que tan bien se esta desempeñado la organización y en que áreas hay problemas. Aquí los Sistemas de información gerencial (MIS) pueden ayudar a identificar problemas.

2. Diseño El individuo diseña posibles soluciones a los problemas, esta

actividad tal vez requiera mayor información estratégica para que el administrador pueda decidir si una solución es apropiada o no. Los Sistema de apoyo a decisiones pequeños (DSS) son ideales porque operan con base en modelos sencillos.

ETAPA DE LA TOMA DE DECISIONES 3. Selección Consiste en elegir entre las alternativas. El encargado de tomar

decisiones quizás necesite un Sistema de apoyo a decisiones más grande (DSS) para desarrollar datos más extensos acerca de diversas alternativas.

4. implementación Aquí los administradores pueden usar un sistema que genere informes de

rutina sobre el avance de una solución especifica. Los sistemas de apoyo pueden ir desde MIS completos hasta sistemas mucho mas pequeños.

En general las etapas de la toma de decisiones no necesariamente siguen un trayecto lineal de obtención de información estratégica, diseño, selección e implementación, en cualquier punto del proceso de toma de decisiones podría ser necesario regresar a una etapa anterior.¿Hay algún problema?, ¿Que alternativas hay?, ¿Cuál se debe elegir?¿Esta funcionando la solución, seleccionada?

Es posible llegar a una decisión después de una serie de evaluaciones en cada etapa del proceso. El encargado de la toma de decisiones a menudo debe repetir una o más de las etapas antes de terminar el proceso.