Comité de Planificación Académica (COPLAU). Gestión Universitaria UACh

Comité de Planificación Comité de Planificación Universitaria (COPLAU)Universitaria (COPLAU)

Para la dirección de la Para la dirección de la Función UniversitariaFunción Universitaria

Comisión Académica del H.C.U.febrero del 2003

GESTIÓN UNIVERSI

TARIA

Interesados en el avance de la UACh de manera institucional, nos motiva poner a consideración estas ideas de cambio.

El documento presenta la visión de laComisión Académica del HCU en torno a la Planificación Universitaria,

así como el trabajo realizado durante los años 1999-2003.Incluye algunos aspectos de evaluación (externa e interna) y la

propuesta de una metódica para el cambio organizacional (palanca para el cambio)

Hoy se cuentan con elementos valiosos para refuncionalizar a la UACh. Es competencia de Rectoría y del HCU hacer su mejor esfuerzo para

impulsar el desarrollo de nuestra universidad.

José Antonio Anaya Roa

La dirección de la función universitaria de manera eficiente y eficaz obliga a concebir a la UACh como un sistema complejo que demanda una administración centrada en la organización sistemática y coherente de las interacciones de sus partes y no en acciones por separado.

La complejidad de su funcionamiento reclama la ejecución de “procesos sistémicos y planificados de solución a problemas”

El ejercicio de una administración tradicional de “resolución de conflictos” creando estructuras administrativas, sólo ha propiciado dispersión y desorden en la función universitaria que, sin conceptuar la problemática global de los procesos, reproduce un “círculo vicioso” que obstaculiza su funcionamiento y avance.

PRESENTACIÓN

Para que el sistema UACh funcione, se desarrolle y crezca, requiere la aceptación de nuevas metódicas organizacionales sustentadas en la ingeniería de sistemas y la teoría de las organizaciones.

La adopción de una cultura organizacional en la gestión universitaria permitiría: llevar al primer plano sólo los verdaderos problemas; coordinar e integrar en vez de dirigir; evitar la duplicidad de funciones; fomentar la profesionalización de las funciones administrativas y académicas, así como atender la normatividad universitaria (institucionalidad).

PRESENTACIÓN

José Antonio Anaya Roa

La historia de la UACh muestra una evolución intermitente y caprichosa, llena de acontecimientos sociales, políticos y académicos.

• Su estructura organizacional es compleja y presenta confusión. Una escuela convertida en universidad donde coexisten estructuras administrativas, académicas, administrativas/académicas y académicas/administrativas

• La estructura académica se conforma por “DEIS”, departamentos que funcionan como facultades; reconocidos como especialidades y que quieren elevarse a la máxima categoría permitida en el Estatuto: divisiones.

ANÁLISIS HISTÓRICO

• Su organización académica es tradicional. Un modelo académico de facultad/departamento que, al agrupar a profesores por carrera y no por disciplina, priva la institucionalidad ya que pondera el sentido de pertenencia e identidad y obstaculiza la relación entre las estructuras académicas.

•Los DEIS, regidos por Consejos Departamentales autónomos, han instituido un trabajo independiente y la lucha por presupuesto y el control de la gestión universitaria en un crecimiento independiente y poco institucional, adjetivándolos como “feudos”.

•Existe un fuerte tendencia a crear otras estructuras académico/administrativas como centros e institutos que, además de dificultar más la interdisciplina, genera un aparato excesivo para la administración académica y minimiza la posibilidad de lograr equilibrios institucionales.

ANÁLISIS HISTÓRICO

CRECIMIENTO DEL APARATO ADMINISTRATIVO

0

10

20

30

40

50

60

Años

Unid

ades

UBPP 12 15 20 49

DEPTOS APOYO ACAD. 3 5 10 21

DIREC. GENERALES 2 3 4 4

DEPTOSADMINISTRATIVOS

1 3 5 13

MAESTROS 5 9 11 12

DEIS 11 12 13 13

1976 1980 1990 2000

Nótese el excedido crecimiento de UBPP´s, Deptos. de Apoyo Académico,Deptos. Administrativos Y Direcciones Generales

TENDENCIA EN EL CRECIMIENTO DE PROGRAMAS

0

5

10

15

20

25

Años

Unid

ades

CARRERAS 10 10 11 22

MAESTRIAS 0 2 4 11

DOCTORADOS 0 0 0 6

ALUMNOS X1000 0.9 3.5 5.8 6.6

MAESTROS X1000 0.5 0.9 1.1 1.2

DEIS 11 12 13 13

1976 1980 1990 2000

Nótese el excedido crecimiento CARRERAS Y POSGRADOS En contraste con la estructura básica (DEIS y profesores)

«Una planeación de desarrollo académico-científico normada por “uso y costumbre” y sustentada en la “herencia normativa” recibida de la antigua ENA, donde perseveran prácticas académicas empíricas, desarticuladas y sin control, resultado de una planeación contingente soportada en iniciativas individuales, con ordenamientos y procedimientos normativos inconexos, contradictorios, incompletos y sin garantizar orden, congruencia y eficacia en la dirección académica institucional ».

(*)Plan de Desarrollo Institucional 1995-2000

PROBLEMA ORGANIZACIONAL (*)

LA PALANCA

ASPECTOS DE PLANIFICACIÓN

1. Arreglar y poner orden en la casa:» Acciones encaminadas a lograr una estructura

sistémica y funcional.» Se persigue la sistematización de procesos y

procedimientos. » Funcionar antes de crecer

2. Prever el futuro, influirlo y no padecerlo » Se sustenta en una Visión de futuro.

3. Proceso de planeación diagnóstico, despliegue y seguimiento.

LA PALANCAGESTIÓN

UNIVERSITARIA

PROCESO DE PLANIFICACIÓN

LA PALANCA

DatosInformaciónConocimientoEntendimiento




Escenarios futuros

posibles

Análisis situacional

Diseño Idealizado

Diseño: Implantación

Esbozo de los finesdefinir las brechas por subsanar

Diseño: Monitoreoy medidas de control

Planificación de medios

Planificación de recursos



PolíticasProgramasProyectosPracticasCursos de acción

PersonasEspacios y equiposMateriales, suministros,EnergíaInformación dinero

Implantar

Retroalimentación Ajustesrequeridos

Control

Escenarios FuturosPosibles

2

Análsis delAnálsis del EtornoEtorno

11

DiagnósticoDiagnóstico InternoInterno

AUTOEVALUACIÓN

INSTITUCIONAL

SituaciónSituación actualactual

EVALUACIÓN EXTERNAEVALUACIÓN EXTERNA CIEESCIEES

CONACYTCONACYTCampesinos y productoresCampesinos y productores

PlanificaciónPlanificación Evaluación

ImplementaciónImplementación

DISEÑO IDEALIZADO

MONITOREO Y MEDIDAS

DE CONTROLEVALUACIÓN

ANÁLISIS SITUACIONAL

Van 9 años y seguimos igual:

• El gobierno es más propio de una dependencia de gobierno federal que de una institución académica autónoma con personalidad jurídica y patrimonio propio, y capacidad de ejercer libremente la toma de decisiones.

• Una falta de integración global institucional y desconfianza en la administración central para realizar actividades conjuntas con los departamentos académicos. En consecuencia existen más de 30 reglamentos diferentes vigentes.

• La creación de los planes de estudio se realiza de manera anárquica, totalmente apartada de los objetivos sociales de la UACh y con cambios frecuentes.

EVALUACIÓN EXTERNACIEES 1994

(Coordinación Nacional para la Planeación de la Educación Superior (CONPES)


• Una actividad legislativa rezagada y anárquica, considerada como el principal factor de ineficacia al quehacer institucional. que resta dinamismo y efectividad.

• El estatuto vigente concede a los Consejos Departamentales la capacidad de decidir sobre los planes de estudio. La revisión obedece a las iniciativas particulares de cada DEIS, regidos internamente a través de Consejos Departamentales.

• La inexistencia de un reglamento general que incluya a todos los departamentos, divisiones y órganos de decisión, ni a todas las actividades sustantivas.




• La creación o modificación de los planes de estudio es competencia de los Consejos Departamentales sin que exista una justificación; en muchos de los casos estos se dan por presiones ejercidas por alumnos y profesores, de manera coyuntural agregando o quitando materias a través de votaciones.

• Ha sucedido que cada generación tiene su propio plan.• Prevalece la tendencia a crear nuevas asignaturas y

carreras, obedeciendo a intereses particulares de cada DEIS sin que éstas sean derivadas de problemas del agro nacional.



Estructuras(sistemas – subsistemas)

Administración Central Unidades Académicas

Modelo de Gestión Administrativa y Académica

Sistema de Información(Dimensiones y Niveles de desempeño)

Trabajo colaborativoFijación de objetivos Institucionales

Coordinación

ÁREAS FUNCIONALES

ANÁLISIS de la GESTIÓN

ANÁLISIS de PROCESO

ANÁLISIS de INTERRELACIONES

ELEMENTOS A CONSIDERAR EN LA AUTOEVALUACIÓN INSTITUCIONAL

ELEMENTOS A CONSIDERAR EN LA AUTOEVALUACIÓN INSTITUCIONAL

1. Una gestión donde la función administrativa está supeditada a las actividades académicas.

2. El empleo eficiente y racional de los recursos financieros, humanos, materiales, técnicos, de información y de servicio

3. Eficacia y transparencia de los procesos universitarios

Administración

Central

Comunidad

DEIS

Consejo Universi

tario

Conformación Asistemática de la UACh

Estructura AcadémicaDirecció

n General Académ

ica

UPOM

Dirección de Difusión

Cultural y Servicio

Dirección General de Investigación y PosgradoDirección General

de Administr

ación

Patronato

RectoríaMaestr

os

Alumnos

Administrativos

Unidad Gestora

Dispersión, indefinición y repetición de funciones. (cada estructura anda por su lado) Una administración central desarticulada.Fragmentación del vínculo investigación-docencia-extensión.Escasa o nula cohesión académica y administrativa.La UACh es un sistema con elevado gasto energético y alta entropía que rompe el equilibrio y la función sistemática (institucionalidad).

LA PALANCA

ORGANIZAR LA ORGANIZACIÓN“LA CASA”

• Organizar a los organizadores• Llevar al primer plano sólo los verdaderos problemas, evitando

disputas por temas triviales.• Promover el diálogo constante y permanente.• Fomentar el trabajo coordinado y en equipo.• Acompasar los procesos de cambio con políticas institucionales. • Profesionalizar la gestión universitaria. • Fomentar la actividad investigativa en el campo organizacional

para dar cabida a toda inquietud individual o de grupo que sea presentada en un proyecto de investigación (Atender proyectos, no demandas)

DESARROLLO ORGANIZACIONAL

LA PALANCA1. Coordinar las interacciones horizontales e integrar las

interacciones verticales.2. Contar con mecanismos eficientes de coordinación

para reducir los niveles de integración.3. No confundir el ejercicio de las funciones académicas

y administrativas con la estructura de gobierno establecida en el Estatuto.

4. Los grupos asesores no deberán realizar funciones que sean competencia de órganos de gobierno.



LA PALANCAORGANIZAR

FUNCIONAR

DESARROLLAR

CRECER

Individuos

Sistemas, subsistemas

Como sistema (organismo)

Avance, Consolidar,, Innovar...

Investigaciones, publicaciones, servicio, matrícula, programas,

Producción Científica, Técnica, Social,

Cultural....

parapara

para




Con base en las funciones de competencia del H. Consejo Universitario (HCU), enmarcadas en el Capítulo III del Estatuto Universitario Artículo 38° Fracciones I, II y IV, y en el Capítulo V Artículo 39° y 40° del Reglamento Interno del HCU, a la Comisión Académica se le facultad para asumir la dirección y el liderazgo en todo asunto de índole académico, con la responsabilidad de:

Estudiar los problemas académicos que se susciten en la institución para establecer políticas y lineamientos generales de acción en la

universidad, conducentes a un desarrollo de los programas de enseñanza, investigación, servicio y difusión

ORGANIZAR PARA FUNCIONAR DESDE EL HCU(Comisión Académica)


Las reiteradas manifestaciones en las sesiones del HCU de contar con políticas institucionales, llevaron a la Comisión Académica del HCU a establecer una Subcomisión de Políticas Académicas (SPA) en el año de 2000.

La SPA proyectó un modelo académico organizacional para la UACh encaminado a construir capacidades conceptuales, metódicas y culturales para innovar la planeación y dirección de la función académica universitaria, con base en una filosofía centrada en la practica del desarrollo “de” y no del desarrollo “en” la UACh o el campo.



El ejercicio de la institucionalidad se sustenta en políticas y normas claras y precisas, diseñadas con visión futura que garanticen un desempeño académico fructífero y eficaz; una eficiencia administrativa de relaciones y competencias claramente diferenciadas entre niveles.

La institucionalidad demanda observancia y respeto a la normatividad vigente.

El desarrollo de una gestión exitosa precisa considerar atender con rigor los criterios institucionalidad, gobernabilidad y democracia.


Las SPA atendió los siguientes aspectos:


• Dar impulso a la inter y trans-disciplina. • Ser una subcomisión plural y de apertura académica. • Considerar propuestas de desarrollo emanados de cuerpos

académicos plurales (COD, COSAC, COSI). • Planificar el avance institucional de manera integral.• Instrumentar las políticas generales de acción de la universidad. • Establecer mecanismos pertinentes que garanticen la continuidad de

las actividades de planeación y dirección de la función académica impulsadas por la SPA.


Necesidad de Crear un Comité de Planificación Universitaria

• Salvaguardar la esencia universitaria, con una visión de la función universitaria a futuro (como un todo).

• Promover el impacto en el entorno social y el cumplimiento de las metas y objetivos de la UACh

• La concurrencia de todas las necesidades, proyectos y sugerencias de desarrollo en cada unidad académica (DEIS), así como todo proyecto elaborado por la administración central.

• Planear y estructurar las funciones sustantivas que permitan el avance y fortalecimiento de la vida académica de manera institucional



LA PALANCA

Comité de Planificación Académica Universitaria(COPLAU)

GENERAR UN PROCESO SISTÉMICO Y PLANIFICADO DE SOLUCIÓN A PROBLEMAS

A. Instituir un comité de planificación institucional que integre a la administración central, a cada una de las estructuras académicas de la universidad, al Consejo Universitario y a la UPOM y de cabida a inquietudes de los diferentes miembros de la comunidad universitaria.

B. Contar con grupos asesores y de equipos de trabajo en la búsqueda de un saber común que facilite la comunicación interpersonal.


LA PALANCA Administración

Central

Comunidad

Direcciones

Generales

Directores (DEIS)

Consejo Universitar

io

NIV

ELES

DE

INTE

GRA

CIÓ

N

1°

2°

3°

COORDINACIÓN

4

Conformación Universitaria


LA PALANCA

COORDINAR E INTEGRAR

Administración Central

Comunidad

Direcciones Generales

Directores (DEIS)

Consejo Universitario

NIVE

LES

DE IN

TEGR

ACIÓ

N

1°

2°

3°

COORDINACIÓN

4


¿Cómo integrarlos niveles?

( horizontalidad)


LA PALANCA Administración Central

Comunidad


Directores (DEIS)


NIVE

LES

DE IN

TEGR

ACIÓ

N

1°

2°

3°

COORDINACIÓN

4



( horizontalidad)

COPLAU (Comité de

Planificación Universitaria)



El COPLAU se creó ante las reiteradas demandas en el HCU de conformar un Cuerpo de Planificación Universitaria

LA PALANCAEl COPLAU es un cuerpo confederado al H.C.U que facilita y sistematiza

la vinculación e interacción institucional entre las Unidades Académicas y la Administración Central, con el fin de contar con la información diagnóstica de los procesos académicos, su seguimiento y evaluación; lo cual le permitirá al HCU anticipar la toma de decisiones para el desarrollo sustantivo de la UACh y su trascendencia social.

El COPLAU se concibe como un cuerpo confederado con carácter institucional y permanente, integrado por los Subdirectores Académicos de cada Unidad Académica; por la Comisión Académica del H.C.U., y el Rector, en calidad de Presidente del H.C.UH.C.U., quien es responsable de presidir este Comité. El responsable de la UPOM funge como Secretario de Actas de este cuerpo confederado.


EL COMITÉ DE PLANIFICACIÓN UNIVERSITARIA DE LA UACh (COPLAU)

LA PALANCAEn el COPLAU se integra la función estatutaria de la UPOM,

como Unidad asesora y de consulta de Rectoría y de las instancias universitarias que tienen como función, planificar y racionalizar los recursos, planear el presupuesto y auxiliar a los Departamentos y Divisiones en la elaboración de planes específicos, a petición de estos. En este sentido, el proceso de planeación universitaria ampliará la participación, interacción y consenso de los actores fundamentales del desarrollo sustantivo universitario como son: las Unidades Académicas, sus profesores-investigadores, alumnos, autoridades y órganos de gobierno


EL COMITÉ DE PLANIFICACIÓN UNIVERSITARIA DE LA UACh (COPLAU)

LA PALANCA

En síntesis, las funciones del COPLAU son:

a) El establecimiento de un proceso sistemático de planeación participativa y de consenso para el desarrollo de las funciones sustantivas de Docencia, Investigación, Servicio y Difusión de la Cultura.

b) La adecuación y mejora continua del Plan de Desarrollo Universitario de la Universidad Autónoma Chapingo, con la finalidad de cumplir con los objetivos plasmados en la Legislación Universitaria.


El COPLAU coordina e integra la función universitaria. Su soporte (enraizamiento) está en las entidades académicas que

conforman a cada unidad académica, lo cual permite una gestión institucional

LA PALANCA

1. Conformación institucional del Comité de Planeación Universitaria de la UACh, como cuerpo confederado propositivo al H.C.U., con funcionamiento permanente.

2. El Comité de Planeación Universitaria de la UACh, tiene como función principal la planificación institucional del desarrollo de las funciones sustantivas de Docencia, Investigación, Servicio y Difusión de la Cultura, a la que está supeditada la planeación y distribución presupuestal.

3. El Comité de Planeación Universitaria de la UACh, está integrado por el Subdirector Académico de cada una de las Unidades Académicas[1]; por la Comisión Académica del H.C.U. y el Rector, en calidad de Presidente del H.C.U., el cuál presidirá este Comité. El responsable de la UPOM fungirá como Secretario de Actas de este cuerpo asesor.

[1] Véase en este documento, ANEXO. RELACIÓN DE UNIDADES ACADÉMICAS DE LA UACh VIGENTES A AGOSTO DEL 2002.


CONFORMACIÓN Y FUNCIONAMIENTO DEL COPLAU

LA PALANCA

4. En el caso de los Centros e Institutos de Investigación, su participación ante el Comité de Planeación Universitaria, quedará condicionada a su integración a las Unidades Académicas, buscando con ello, fortalecer la disciplina, la interdisciplina y la transdisciplina.

5. El Comité de Planeación Universitaria de la UACh, una vez conformado, deberá invitar a las sesiones de trabajo como participantes, a los Directores Generales, Comités Universitarios existentes, asesores externos, lideres comunitarios, o cualquier otra persona que posea información pertinente para el proceso de planeación y desarrollo de la UACh a fin de realizar el análisis y adecuación de la propuesta del PDU.

6. El Comité de Planeación Universitaria de la UACh, solicitará al Presidente del órgano de gobierno de cada Unidad Académica -respetando su normatividad- el conformar en coordinación con el Subdirector Académico, un Grupo de trabajo de Planeación; en el que se incluyan representantes de las Comisiones de ese órgano de gobierno, de las Comisiones Académicas existentes en la Unidad y las Autoridades de la misma.



Comunidad


Directores (DEIS)


NIVE

LES

DE IN

TEGR

ACIÓ

N

1°

2°

3°

COORDINACIÓN

4 Grupos de trabajo



( horizontalidad)

Institucionalidad

COPLAU (Comité de


COPLAU (Comité de




LA PALANCA

7. Este grupo de trabajo será el responsable de solicitar la información que apoye la planeación del desarrollo de las funciones sustantivas, que servirá de base para la adecuación de su Plan de Desarrollo. La participación del Director y Subdirectores de la Unidad Académica ante el grupo de trabajo, será en el marco de sus funciones, atribuciones y responsabilidades e instrumentarán de forma participativa y por consenso, las acciones de planeación para el desarrollo de la Docencia, la Investigación, el Servicio y la Difusión de la Cultura de su Unidad Académica.

8. Los acuerdos tomados por el Comité de Planeación Universitaria de la UACh, serán presentados por la Comisión Académica del H.C.U., ante el pleno del mismo para su análisis y aprobación.


LA PALANCAEl marco de la cultura organizacional, es pertinente que la administración central se acompañe de consultores o asesores como auxilio para ver desde una óptica institucional que minimice la fuerza de la costumbre para enriquecer los procesos.Es conveniente contar con un grupo que lidere el proceso que se quiere realizar, pero no es algo simple conforma un buen equipo de trabajo (celos profesionales, costumbrismo, posturas arraigadas, protagonismos, envidias, etcétera)

GRUPOS ASESORES


LA PALANCAEstos grupos asesores tendría la responsabilidad de elaborar sistemas de soluciones a problemas específicos que obstaculizan el funcionamiento institucional, emanados del análisis situacional y con una visión de futuro.Su función, carácter, temporalidad y demás lineamientos son atributos de quien los solicite (en este caso Rectoría).

GRUPOS ASESORES



Comunidad


Directores (DEIS)


NIVE

LES

DE IN

TEGR

ACIÓ

N

1°

2°

3°

COORDINACIÓN

4 Grupos de trabajo



( horizontalidad)

Institucionalidad

COPLAU (Comité de


COPLAU (Comité de





Comunidad


Directores (DEIS)


NIVE

LES

DE IN

TEGR

ACIÓ

N

1°

2°

3°

COORDINACIÓN

4 Grupos de trabajo



( horizontalidad)

Institucionalidad

COPLAU (Comité de


COPLAU (Comité de




Asesoría


Comunidad


Directores (DEIS)


NIVE

LES

DE IN

TEGR

ACIÓ

N

1°

2°

3°

COORDINACIÓN

4 Grupos de trabajo



( horizontalidad)

Institucionalidad

COPLAU (Comité de


COPLAU (Comité de




Grupo Asesor

Asesoría

LA PALANCA

Dirección y Organización Interactiva de la Función Universitaria

Administración Central

Comunidad


Directores (DEIS)


NIVE

LES

DE IN

TEGR

ACIÓ

N

Lineamientos

Políticas

Normas

1°

2°

3°

COORDINACIÓN

4

Grupo Asesor(promotor)

Grupos de trabajo

Asesoría Conformación Universitaria Legislación


( horizontalidad)

COPLAU (Comité de


COPLAU (Comité de


Institucionalidad

Grupos de trabajo

Presentación elaborada por José Antonio Anaya Roa

Esc para salir

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