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Comunicaciónpara tu vidaescrita
profesionalCarmen Posadas
y la colaboración de Gervasio Posadas y Natalia Gómez del Pozuelo
COMUNICACIÓN ESCRITA PARA TU VIDA PROFESIONAL
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En este documento daremos algunas de las pautas que desarrollamos en el Curso de Comunicación escrita eficaz
que impartimos en la Escuela:
Apoyándonos en la literatura y de una forma práctica y divertida, te enseñaremos a comunicarte en tu vida y en tu trabajo para que convenzas con lo que escribes.
Carmen Posadas Gervasio Posadas Natalia Gómez del Pozuelo
COMUNICACIÓN ESCRITA PARA TU VIDA PROFESIONAL
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“Cuando algo se puede leer sin esfuerzo significa que se ha hecho un gran esfuerzo para escribirlo”
Enrique Jardiel Poncela
Como sabes, a diferencia de lo que decimos hablando, lo que escribimos permanece y dice mucho de nosotros: si nos expresamos mal, si no ponemos intención en nuestras palabras, no sólo podemos dar lugar a malentendidos sino incluso ocasionar graves consecuencias para nuestras empresas y también para nuestra imagen personal y profesional.
En la mayoría de los puestos de trabajo, se dedica más del 50% del tiempo a la escritura: desde correos electrónicos o sms, hasta informes y presentaciones. Por tanto, si mejoramos en un tema de tanta importancia, conseguiremos una mayor eficacia y productividad, lo que ayudará a tener mejores resultados.
Ojo, escribir bien no es sinónimo de escribir eficazmente.
No creas que sólo con escribir bien puedes seducir al lector o convencerle. En realidad, la eficacia en la comunicación escrita profesional dependerá de si somos capaces de adaptarla al destinatario y causar el efecto que deseamos.
Por eso, con una buena formación en comunicación escrita se puede conseguir:
Que te sientas cómodo con la escritura y, por tanto, tardes menos en hacer las cosas.
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Que comprendas mejor los textos que lees y saques ideas y conclusiones.
Que seas capaz de convencer y de conseguir lo que necesitas con tus documentos o tus escritos.
Que mejores tu imagen personal y profesional.
Que incrementes tus resultados.
Sigmund Freud escribió en su “Introducción al psicoanálisis” una síntesis magnífica del poder de la palabra escrita.
“Las palabras, primitivamente, formaban parte de la magia y conservan todavía en la actualidad algo de su antiguo poder. Por medio de palabras puede un hombre hacer feliz a un semejante o llevarle a la desesperación; por medio de palabras (…) arrastra tras de sí el orador a sus oyentes y determina sus juicios. Las palabras provocan afectos emotivos y constituyen el medio general de la influencia recíproca de los hombres.”
El siglo XXI es el siglo de la comunicación ya que nunca, hasta ahora, las personas habían estado sometidas a tanta cantidad de información. Estamos en una época en la que quien no sabe comunicarse está perdido.
Si sabes comunicar bien, ¡dispones de un arma secreta de enorme poder!
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1. AnteS de eScribir.
Plantéate en cada ocasión si es mejor escribir un email o hacer una llamada.
¿Qué ventaja tiene la comunicación oral?
¿Qué ventaja tiene la comunicación escrita?
Es más rápida. Queda registro. Sobre todo si usas los medios digitales como emails, sms…
Es más directa e implicativa. Posibilita la reflexión antes de la escribir.
Controlas el momento y lugar de la comunicación. ¡Y el tono de la comunicación!
Se puede enviar al número de personas que se necesite.
Se pueden aclarar dudas en el mismo momento y evitar malentendidos.
Se puede volver a consultar en cualquier momento
Permite decir cosas que difícilmente pondríamos por escrito. Puedes lograr una redacción más cercana.
Es adecuada para mensajes largos… Siempre que sepas medir el ritmo y “enganchar” al lector.
Es más adecuada para comunicaciones informales.
Más apropiada para comunicaciones formales, pero con la intención clara de conseguir atraer al lector.
Si esa comunicación es cara a cara, juegas con elementos no verbales: tono, mirada, sonrisa, actitud corporal, etc. Pero eso hay que saber hacerlo.
Se puede enviar información compleja, lo que permite al receptor leerla a su ritmo y repetir la lectura si lo necesita.
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Como dijo de Bernard Shaw comparando ambas formas de comunicación:
“Encuentra cosas lo suficientemente inteligentes para decir, y podrás llegar a primer ministro; escríbelas y te convertirás en Shakespeare.”
Pero dejando aparte las bromas, es importante que nos paremos a pensar, antes de hacer una comunicación, sobre cuál es el medio más eficaz, oral o escrito, porque el medio utilizado también es un mensaje en sí, ya que implica mayor o menor importancia, mayor o menor urgencia…
¿cuál eS tu ObjetivO? ¿Qué QuiereS cOnSeguir?
Lo primero que deberías hacer, antes de escribir un documento o un correo electrónico o cualquier mensaje online u offline, es plantearte cuál es el objetivo del mismo. Los objetivos pueden variar sustancialmente y muchas veces eso no se tiene en cuenta y es algo fundamental para definir el tono, el estilo, el vocabulario, etc. de un escrito.
Aunque John Updike dijo que escribía para “desatascar la empanada mental que tiene la gente en la cabeza”, tal vez tus objetivos sean diferentes; es probable que tengan más que ver con:
Vender
Convencer
Crear proximidad
Informar
Recomendar
Suscitar interés
Mover a la acción
Preparar la situación para mover a la acción posterior
Ganar prestigio
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Evaluar, interpretar, aclarar
Recoger ideas
Denunciar
Decidir
Divertir
Conmover
Enseñar
Enfadar (¿Podría ser, no?) Aunque, según Plutarco, “El sabio solo usa de acritud contra sí mismo, y es amable con los demás”.
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2. Y llegA el mOmentO de lA Acción: pOnernOS A redActAr.
Escribe correctamente, respetando las reglas básicas de gramática y ortografía.
Utiliza frases cortas siguiendo preferentemente la estructura: Sujeto – Verbo – Predicado. ¡También en los medios online!
“Se breve en tus razonamientos, que nadie es gustoso si es largo.” Miguel de Cervantes
En lo posible, evita el uso de subordinadas.
Escribe párrafos cortos.
Cuando sea posible utiliza el indicativo.
Evita al máximo el uso del subjuntivo y el condicional.
Jerarquiza la información, o sea, pon orden y haz hincapié en lo más importante.
Muchas veces, el origen de un problema profesional es la mala comprensión de instrucciones escritas.
Es aconsejable que tengas claros los temas a tratar en el mensaje y que optes por frases de acción.
Utiliza un lenguaje positivo.
“No arrepentirse ni hacer reproches a los demás, son los pasos de la sabiduría.” Diderot
Todo esto, ilustrado con ejemplos y ejercicios prácticos, es lo que te proponemos aprender en el Curso de Comunicación Escrita Eficaz que impartimos en: www.yoquierocomunicar.com
Evita obstáculos para lograr la eficacia en tu comunicación. Por ejemplo:
Expresiones complejas.
Tono negativo o censurador.
Lenguaje subjetivo.
Construcciones en pasiva.
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3. AlgunOS breveS cOnSejOS pArA mejOrAr tu cOmunicAción
Ordenar los pensamientos e ideas.
Conocer el buen manejo del lenguaje. Para ello, leer es imprescindible.
Aplicar algunas normas sencillas que evitan caer en los errores más comunes:
- No abuses de jergas o tecnicismos. Procura no escribir como un burócrata oficial, ni utilizar palabras que tu interlocutor pueda no entender.
- No uses frases demasiado largas.
- Humaniza tus textos, no escribas como si el otro fuera una máquina. Ponte mentalmente su retrato delante y piensa en la otra persona.
- Evita los sustantivos. Funcionan mejor los verbos de acción.
- No divagues. Sé concreto.
Como dice Scott Fitzgerald: “no escribas porque quieres decir algo, escribe porque tienes algo que decir”.
Hay cosas que no se deben tratar por escrito:
- Procura no criticar a alguien por escrito; puede que acabe llegándole a la persona y no es lo mismo que te cuenten que fulanito ha dicho esto y lo otro, a verlo escrito…
- No escribas sobre rumores (ni siquiera en un chat), es probable que ese escrito caiga ante los ojos equivocados.
- Si te enfadas, no respondas hasta varias horas después.
- Evita los temas confidenciales.
- Si puedes, evita escribir de precios. Si no, cuida cómo los presentas.
- Ojo con los anglicismos y las siglas. Su uso suena pretencioso.
- Haz textos claros y amenos.
En www.yoquierocomunicar.com se profundiza en estos recursos y como cada vez cobra mayor importancia la escritura en la web (redes sociales, web profesional, blog, etc.), hemos añadido un apartado especial sobre este tema:
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4. AlgunAS piStAS pArA lA eScriturA On-line
Si el tema es de interés general, tiene una mayor divulgación. (Ejemplo: hablar en público es algo que inquieta a muchas personas, por eso hemos creado también el “Curso de hablar en público: exponer y convencer”)
Si tocas alguna “fibra sensible”, mejor. (Ejemplo: los nervios, el miedo, etc.).
Si el título incluye un número, suele tener mejor acogida: “7 claves”, “5 pasos”, “10 razones…”
Los temas prácticos y menos comprometidos reciben más “impactos” ya que la gente no se compromete con nada y ni se lo piensa a la hora de difundirlo.
Hay que buscar títulos llamativos.
Ten en cuenta para quién escribes: tu público objetivo.
No pongas nada que no te gustaría que leyera tu jefe.
Incluye poco texto y muchas viñetas o apartados.
Incluye imágenes y vídeos. Cuanto más gráfico, más fácil le resulta a los lectores.
Intenta ser original.
Utiliza palabras clave: las que utilizarían las personas para buscar un contenido como el que propones.
Y muy importante: revisa siempre el texto antes de enviarlo o colgarlo. Como dice el premio Nobel de literatura Isaac Singer, “la papelera debe ser el mejor amigo de cualquiera que escriba. Si revisas tu texto y ves que no es perfecto, tíralo y empieza de nuevo.” Bueno, tal vez puedas aprovechar algo, pero no tengas piedad con lo que no sirve.
Esperamos que estas pistas te hayan resultado de utilidad. En el Curso online de Comunicación Escrita Eficaz en www.yoquierocomunicar.com practicaremos a fondo los recursos que funcionan y, con la ayuda de tus profesores, notarás cómo tus escritos se transforman.
Y, por último, otros temas que tratamos en el Taller:
Los errores más comunes de ortografía y gramática.
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La puntuación
La redacción
Vocabulario
Desorden expositivo
Claridad
Concisión
Tono
Estilo
Tipos de documentos y sus características específicas: textos comerciales, de comunicación interna, protocolarios, publicitarios, de marketing, tesis doctorales…
Aspecto de los documento.
Como sacar beneficio profesional a la lectura
Errores de todos los días
Uso avanzado del corrector de Word.
Comunicación de crisis.
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