Embed Size (px)
Citation preview
COMUNICADO
Querida comunidad San Martiniana
Bogotá, 27 de febrero de 2017.En ejercicio de la función de inspección y vigilancia el Ministerio
de Educación Nacional (MEN) ordenó mediante la Resolución 841 del 19 de enero de 2015
adoptar medidas preventivas y de vigilancia especial para la Fundación Universitaria San Martín,
las cuales consisten en:
1. Designar un Inspector In Situ, para que vigile permanentemente y mientras subsista la
situación que origina la medida, la gestión administrativa o financiera de la entidad, así
como los aspectos que están afectando las condiciones de continuidad y calidad que
motivaron la medida.
2. Suspender temporalmente y de manera preventiva, mientras se restablezca la continuidad y
calidad del servicio de educación, la vigencia del registro calificado otorgado a los
programas académicos de las instituciones de educación superior, o el trámite de
solicitudes de nuevos registros o renovaciones.
3. Suspender temporal y preventivamente, mientras se reestablezca la continuidad y la calidad
del servicio de educación los tramites de solicitud de nuevos registros y renovaciones de
registros calificados en curso.
4. Ordenar la constitución por parte de la Institución de una fiducia para el manejo de sus
recursos y rentas, de forma que éstos sólo sean conservados, invertidos, aplicados o
arbitrados en el cumplimiento de su misión y función institucional, o en actividades propias y
exclusivas de la institución.
5. Reemplazar cuatro plenarios activos al momento de la imposición de medidas, durante un
año por el término de un año, prorrogable por una sola vez.
6. Elaborar, presentar y adoptar un plan de mejoramiento institucional, encaminado a
solucionar las situaciones de irregularidad y anormalidad.
Estas medidas están justificadas en la misma resolución en más de 80 hallazgos generales y 198
hallazgos específicos que al interior de la institución se clasificaron en los siguientes grupos:
i. Des-administración de Registros Calificados: de los más de 50 registros calificados que
alcanzó a tener la FUSM, al momento de la intervención solo se encontraron 8 registros
calificados vigentes de los cuales 3 se perdieron en el transcurso de la medida. Asimismo
de encontró trámite para la obtención de otros 8 registros calificados.
ii. Estudiantes sin registro calificado: 2.600 estudiantes fueron matriculados en la Fundación
en programas que no contaban con registros calificados vigentes.
COMUNICADO
iii. Condiciones de calidad: Sedes y CAT sin servicios públicos, sin docentes y en algunos
casos sin directivas académicas y administrativas. Sedes cerradas y no terminación
adecuada del segundo periodo académico de 2014.
iv. Estatutos no conformes a la Ley 30 y disposiciones posteriores: No existía representación
de los estamentos de la comunidad académica ante el Plénum, específicamente de
Docentes y Estudiantes como dispone la Ley 30 de 1992.
v. Sede Sabaneta: Padres de familia y directivas locales recaudaron las matriculas de todos
los programas (2 presenciales y 3 a distancia) de la sede y el CAT de Sabaneta e iniciaron
una operación independiente.
vi. Figuras para la evasión de responsabilidades: arquitectura empresarial y financiera para la
captación de las matrículas y su posterior desvío a través Fondos y otras organizaciones.
vii. Estado de contabilidad y propiedad de los inmuebles: Contabilidad sin soportes que no
reflejaba la realidad de activos y pasivos.
viii. Situación deudas laborales y otros pasivos: Contratación inadecuada de docentes y
empleados administrativos. No pago de salarios desde el mes de Julio de 2014.
ix. Situación del sistema de información académica: Software sin licencias. Base de datos de
historias académicas de los estudiantes en servidor retenido por un proveedor.
x. Inadecuado manejo de las rentas: Uso de recursos de la FUSM para la capitalización de
otras organizaciones, pago de gastos de operación de las mismas y pagos de pasivos
adquiridos por familia Alvear o las organizaciones del grupo.
Los hallazgos describen la crítica situación que junto con la comunidad académica asumimos en
febrero de 2015, con el firme propósito de superar la situación, responder al compromiso adquirido
con los estudiantes prestando el servicio de educación superior en condiciones ciertas de calidad
y restablecer las condiciones institucionales para garantizar las continuidad y el desarrollo
institucional en el tiempo.
Así las cosas la nueva administración de la FUSM se propuso los siguientes objetivos y metas:
Objetivo 1: Reintegrar a sus procesos académicos a la totalidad de los estudiantes matriculados
en la FUSM en el segundo periodo académico del año 2014.
COMUNICADO
Meta 1: Reestablecer la operación de los programas con condiciones suficientes de calidad
para todos los estudiantes activos.
Meta 2: Transferir a los estudiantes matriculados con registro calificado y a aquellos
matriculados en programas que la institucción no podía mantener el servicio.
Meta 3: Llevar a cabo el proceso de grados para aquellos estudiantes que hubiesen
terminado adecuadamente su proceso académico.
Este objetivo y las metas se alcanzaron completamente:
Transferimos más de 400 estudiantes matriculados en programas sin registro calificado. El
100% de los estudiantes matriculados entre 2015 y 2016 en la FUSM están amparados por
registro calificado.
Se restableció la operación y se finalizó con éxito el periodo 2014-2.
Se abrieron matrículas para el periodo 2015-1 para 9.128 estudiantes y se finalizó el
periodo académico con éxito.
Se abrieron matrículas para el periodo 2015-2 para 8.372 estudiantes y se finalizó el
periodo académico con éxito.
Se abrieron matrículas para el periodo 2016-1 para 7.517 estudiantes y se finalizó el
periodo académico con éxito.
Se abrieron matrículas para el periodo 2016-2 para 6.300 estudiantes y se finalizó el
periodo académico con éxito.
En 2017-1 a la fecha se han matriculado 4.696 estudiantes.
Se han graduado 6.601 estudiantes.
Objetivo 2: Superar los hallazgos que motivaron las medidas preventivas y de vigilancia especial
y de esta manera retomar la normalidad en la prestación del servicio educativo.
Meta 1: Superar los 80 hallazgos.
El estado actual de los hallazgos se muestra en la siguiente tabla:
COMUNICADO
Hallazgo Acciones adelantadas Porcentaje de
Avance
Interrupción de
la prestación
del servicio de
ES
A la fecha se encuentran en operación el 100% de los
programas del 100% de las sedes y Centros de
atención Tutorial para los que se mantuvo la oferta. Los
estudiantes que no pudieron continuar en la FUSM se
transfirieron de forma asistida.
100%
Estado de
Servicios
Públicos
A la fecha de encuentran restablecidos el 100% de los
servicios públicos en el 100% de las Sedes y Centros
de atención tutorial.
100%
Figuras para la
evasión de
responsabilida
des
Actualmente la Fundación administra sus ingresos a
través de una fiducia, determinada por la resolución del
MEN número 18253 de 8 de diciembre de 2014. No
existen a la fecha otras figuras o instrumentos para el
recaudo de los ingresos operacionales y no
operacionales de la Fundación.
100%
Afectación
grave de las
condiciones de
calidad
Los docentes están contratados de acuerdo a las
exigencias de la ley y con pagos correspondientes de
salarios y prestaciones al día. Se restableció el
funcionamiento de la plataforma. Los convenios
docencia-servicio se renegociaron y a la fecha se han
cancelado los importes respectivos por los servicios
prestados desde febrero de 2015.
100%
Inadecuado
manejo de las
rentas
Desde el 12 de febrero de 2015, las rentas generadas
se emplean solo para los gastos de operación, la
inversión y el gasto para el mejoramiento de la calidad,
y los acuerdos de pago requeridos para la normal
operación. Adicionalmente se cuenta con una
estrategia jurídica para recuperar el patrimonio de la
Fundación que fue desviado.
100%
COMUNICADO
Hallazgo Acciones adelantadas Porcentaje de
Avance
Situación
sistema de
información
académica
Fue adquirida la licencia del software académico SWA
en el que se encuentran depositados una importante
porción de los datos de las historias académicas de la
FUSM y con el que operan los procesos respectivos.
Se desarrolló un proyecto para la migración de las
historias académicas que aún no se encontraban en
dicho software.
100%
Estado de
contabilidad y
propiedad de
los inmuebles
Se implementa IBDO para el levantamiento de un
inventario actualizado de los activos y pasivos de la
Fundación y la actualización de los registros contables.
Se reestablece el proceso contable y se presentan
estados financieros de 2015 y parciales de 2016
reflejando la realidad de la situación económica y
financiera institucional.
100%
Situación
deudas
laborales y
otros pasivos
Se diseña el IBDO para el levantamiento de un
inventario actualizado de los activos y pasivos de la
Fundación y la actualización de los registros contables.
Además en el proyecto se contempla la proyección de
planes de pago. Actualmente se están insertando los
saldos arrojados por el inventario a la contabilidad
como saldos iniciales de 2015 y se está iniciando el
proceso de acuerdos de pago.
50%
Sede Sabaneta
A la fecha la Sede de Sabaneta y el 100% de sus
programas se encuentran integrados a los procesos
académicos y administrativos coordinados y
gestionados por el nivel central.
100%
En la resolución 20437 de 28 octubre 2016 del MEN se reconoce la superación del 100% de los
hallazgos administrativos, el 100% de los hallazgos de gobierno institucional, el 99% de los
académicos y el 36% de los financieros. Adicionalmente en el ejercicio de la inspección In Situ se
COMUNICADO
identificaron más de 360 situaciones adicionales, de las cuales solo quedan abiertas 8, cuyo plan
de mejoramiento se proyecta a través del plan de desarrollo institucional.
Objetivo 3: Desarrollar un proceso de autoevaluación institucional y por programa que permita el
reconocimiento de las condiciones de calidad que deben ser mejoradas y aquellas que deben
potencializarse.
Meta 1: diseñar e implementar un modelo de autoevaluación institucional.
Meta 2: desarrollar el primer proceso de autoevaluación institucional.
Para el cumplimiento de este objetivo se diseñó y adopto la Política de Autoevaluación
Institucional y el Modelo de Autoevaluación. El proceso se desarrolló sin contratiempos entre
agosto y octubre de 2015, con la participación de la comunidad académica así:
Grupo N Encuestas
diligenciadas
Estudiantes 8.139 3.412
Profesores/tutores 667 312
Egresados 10.860 441
Empleados
administrativos 452 422
Directivos 41 47
Sector externo 185 204
Este objetivo y las metas se alcanzaron completamente.
Objetivo 4: Diseñar e implementar un plan de mejoramiento que optimice la relación recursos
calidad de los programas activos y de la institución en general.
COMUNICADO
Meta 1: elaborar un plan de mejoramiento institucional para subsanar los hallazgos y elevar
condiciones de calidad institucionales.
Para el alcance de este objetivo ejecutamos el siguiente proceso:
El plan de mejoramiento y su implementación ha derivado en la superación de los hallazgos en los
porcentajes ya indicados, la superación de más de 350 situaciones observadas posteriormente por
la inspección In Situ, el levantamiento de la medida de suspensión temporal y preventiva de los
tramites de solicitud de nuevos registros y renovaciones de registros calificados en curso, el
levantamiento condicionado de la suspensión de registros vigentes y la puesta en marcha de
acciones que han elevado todas las condiciones de calidad institucionales. El plan de
mejoramiento se encuentra al 92% en su implementación.
Este objetivo y las metas se alcanzaron completamente.
COMUNICADO
Objetivo 5: Caracterizar y evaluar la situación administrativa y financiera actual de la Fundación y
proyectar los modelos jurídicos y financieros que generen escenarios futuros y los recursos que se
requerirían para su continuidad.
Meta 1: determinar el monto del patrimonio institucional con una alta confiabilidad.
A través de la implementación del proyecto IBDO (Inventario de Bienes Derechos y Obligaciones),
se logró el levantamiento de los activos con los que cuenta la institución y el estado de la
propiedad, de los pasivos reales y por ende del patrimonio de la Fundación. A partir de dicho
inventario se proyectaron los escenarios financieros que podría afrontar la institución, un plan de
pagos para hacer frente al pasivo y las condiciones para su viabilidad de mediano y largo plazo.
Asimismo, a partir de la información generada se procedió a la elaboración de los estados
financieros de 2015 y 2016, caracterizados por su confiabilidad y el reflejo del fondo económico.
Este objetivo y las metas se alcanzaron completamente.
Objetivo 6: Desarrollar las actividades necesarias para generar un eventual escenario de
continuidad para la Fundación Universitaria San Martín.
Meta 1: Evaluación integral positiva y viabilidad financiera probable.
El decreto que reglamenta Ley 1740 de 2014 es el 2070 de 2015. En este decreto se describe el
ejercicio de evaluación integral de instituciones con medidas preventivas, a partir del cual el MEN
debe pronunciarse sobre las posibilidades de la Institución Educación Superior de:
Superar las causas que originaron la adopción de la medida,
Prestar el servicio público de educación superior de forma continua y con plena observancia
de las condiciones de calidad, y
Contar con un patrimonio suficiente para el normal y correcto desarrollo de sus actividades
de docencia, investigación y extensión.
COMUNICADO
Este es el objetivo en el continuamos trabajando, y en el marco de su desarrollo se han activado
los siguientes frentes:
Reactivado el proceso de solicitud de 5 registros calificados y radicado 4 nuevas
solicitudes.
Iniciamos el proceso de negociación con los acreedores identificados, especialmente los
acuerdos de voluntades con empleados y ex empleados y lo procesos de la DIAN.
Se definió y puso en marcha la estrategia para la recuperación de los activos que
consideramos fueron los vehículos que condujeron a las desviaciones de los flujos
financieros de la institución.
Se diseñó un plan de desarrollo institucional con la participación de los Decanos, que
garantice el logro de los objetivos institucionales, la superación de la situación financiera y
el desarrollo del proyecto educativo.
El MEN ha avanzado en la realización del ejercicio de la evaluación integral y emitió un documento
denominado “Evaluación Integral Fundación Universitaria San Martín” del 20 de junio de 2016, del
cual las principales conclusiones apuntan a una buena calificación de los componentes académico
y administrativo pero en cuanto al componente financiero el concepto quedo pendiente, debido a
la insuficiencia de información. LA FUSM allegó información complementaria para la evaluación
incluso en el mismo mes de febrero de 2017 y ha atendido el 100% de los requerimientos del
MEN.
En conclusión el trabajo mancomunado, transparente, arduo y juicioso de la comunidad
académica ha derivado en la superación de un alto porcentaje de hallazgos y situaciones
observadas por inspección y vigilancia, en la corrección de conductas institucionales no ajustadas
a la ley o la norma interna, el desarrollo de un sistema de aseguramiento de la calidad, la
participación de la comunidad académica, a través de los Representantes Docente y de
Estudiantes, en el máximo órgano de decisión, el correcto pago de obligaciones y compromisos
posteriores al 12 de febrero de 2015, la construcción de escenarios futuros viables para la
institución y muchos otros que hoy me dan esperanzas en el logro de una evaluación integral
positiva por parte del MEN y el levantamiento definitivo de la medida de suspensión de registros.
COMUNICADO
Le pido a la comunidad no perder de vista que todo lo alcanzado es el resultado de la
transformación organizacional, la recuperación y el fortalecimiento de los valores y la identidad
institucional y la legitimización de nuestra comunidad académica como una que se ha ganado el
derecho de seguir transformando con calidad el capital humano del país.
Agradezco el trabajo realizado y hago un llamado a la unidad y la coherencia con los esfuerzos
emprendidos y los objetivos institucionales.
Mayra Vieira Cano
Rectora
Fundación Universitaria San Martín
