PEGADO ESPECIAL EN EXCEL

Excel normalmente copia toda la información de una selección de celdas y pega los datos en las celdas especificadas, pero puedes utilizar el Pegado especial para indicar algunas opciones alternas en el pegado de la información.

El comando Pegado especial nos permite utilizar opciones diferentes a la manera tradicional de copiar y pegar como por el ejemplo: pegar el contenido de las celdas sin aplicar un formato o solamente pegar el formato de las celdas sin considerar su contenido.

Para utilizar estas opciones de pegado debes hacer clic en el menú desplegable del botón Pegar, en la ficha Inicio, y seleccionar la opción Pegado especial.

Se mostrará el cuadro de diálogo Pegado especial donde tendremos varias opciones de pegado disponibles.

OPCIONES DE PEGADO EN EXCEL

Analicemos cada una de las opciones de pegado.

Todo. Pega todo el contenido de las celdas incluyendo fórmulas y formato. Esto es lo que normalmente sucede al utilizar el comando Pegar.

Fórmulas. Pega el texto y las fórmulas sin el formato de las celdas. Valores. Pega los valores calculados de las fórmulas, es decir, remueve la

fórmula y solamente pega los resultados. Formatos. Pega solamente el formato sin el contenido de las celdas. Comentarios. Pega los comentarios de las celdas. Validación. Pega solamente las reglas de validación que se hayan

configurado con el comando Validación de datos. Todo utilizando el tema de origen. Pega toda la información y además aplica

el estilo de las celdas de origen. Todo excepto bordes. Pega toda la información de las celdas sin copiar los

bordes. Ancho de las columnas. Aplica el ancho de las columnas de las celdas

copiadas en las columnas destino. Formatos de números y fórmulas. Convierte las fórmulas en sus valores

calculados y pega esos valores incluyendo el formato asignado de las celdas origen.

Todos los formatos condicionales de combinación. Pega todas las reglas de formato condicional en las celdas destino.

OPERACIONES ARITMÉTICAS AL PEGAR

Al mismo tiempo que pegamos la información podemos especificar que se ejecuten algunos cálculos matemáticos entre las celdas que hemos copiado y los valores de las celdas en donde pegaremos la información. Observa el siguiente ejemplo donde se copia una lista de valores numéricos que serán pegados sobre otras celdas que ya tienen un

valor. Al especificar la operación Suma se añadirá el valor de la celda original con al valor de la celda donde se pega la información:

De esta misma manera podemos especificar otras operaciones aritméticas básicas como la resta, la división y la multiplicación.

OPCIONES DE PEGADO ADICIONALES

En la parte inferior del cuadro de diálogo Pegado especial tenemos algunas opciones adicionales. La primera es Saltar blancos la cual evitará pegar las celdas de origen que estaban vacías. Observa el siguiente ejemplo, donde primera hago un pegado normal y después hago un pegado seleccionando la opción Saltar blancosdonde las celdas que tienen el texto un texto en las celdas destino permanecen igual:

La opción Transponer nos ayuda a intercambiar la orientación de las celdas pegadas, es decir, si las celdas originales eran las filas de una sola columna al momento de transponerlas serán las columnas de una sola fila. Para comprender mejor este concepto consulta el artículo Cambiar de filas a columnas.

Finalmente el botón Pegar vínculos establecerá un vínculo entre las celdas de origen y las celdas destino de manera que algún cambio en las celdas de origen actualizará automáticamente las celdas destino.

ORDENAR DATOS

En Excel puedes ordenar rápidamente una columna de datos utilizando los comandos Ordenar de A a Z y Ordenar de Z a A. Pero debes tener cuidado o de lo contrario solamente se ordenarán algunos de los datos.

ORDENAR COLUMNAS EN EXCEL

Utiliza esta técnica si no existen filas vacías dentro de los datos. Debes seleccionar una celda de la columna que deseas ordenar y en la ficha Inicio hacer clic en el botón Ordenar y filtrar y seleccionar el comando Ordenar de A a Z para ordenar alfabéticamente o en caso de que sean datos numéricos ordenar del más pequeño al más grande. Si necesitas un ordenamiento del más grande al más pequeño deberás utilizar el comando Ordenar de Z a A.

Ambos comandos los puedes encontrar también en la ficha Datos dentro del grupo Ordenar y filtrar. Observa el siguiente ejemplo donde ordenaré los datos de manera ascendente y descendente utilizando los comandos correspondientes.

PROBLEMAS AL ORDENAR DATOS

Si existe alguna fila o columna vacía en los datos, entonces solamente se ordenará parte de ellos y la información quedará desordenada. Para ayudar a prevenir estos problemas sigue los siguientes pasos. Selecciona una celda de la columna que deseas ordenar y presiona la combinación de teclas CTRL+E lo cual seleccionará la región completa que se ordenará. Verifica que toda la información está incluida en el área seleccionada. Si no toda la información ha sido seleccionada, corrige cualquier celda en blanco antes de realizar el ordenamiento.

Si por alguna razón los datos no se ordenaron como esperabas recuerda utilizar el comando Deshacer para regresar la información a su estado original.

TEMA:

ESQUEMAS

Un esquema es un resumen preciso que refleja los conceptos más importantes o de mayor trascendencia del documento esquematizado. En Excel, los datos que se van a

incluir en un esquema deben estar en un rango, donde cada columna tiene un rótulo en la primera fila, contiene información similar, y no contiene filas ni columnas en blanco.

Los esquemas permiten expandir o contraer la apariencia de una hoja de cálculo, de forma que la información se pueda ver con más o menos detalle. Un esquema en Excel puede contar con varios niveles de filas u columnas que se pueden colocar en cualquier parte de la hoja de cálculo.

Los símbolos necesarios para contraer o expandir los niveles de un esquema son el más (+) y el menos (-), los cuales se presentan en unas barras especiales en la parte superior izquierda de la hoja de calculo.

ANTES DE CREAR UN ESQUEMA DEBEMOS TENER EN CUENTA ALGUNOS ASPECTOS

Debemos asegurarnos de que los datos sean apropiados para crear un esquema. Los datos deben tener una jerarquía o disponer de una estructura por niveles, por ejemplo queremos ver las ventas realizadas por la matriz principal además de sus sucursales.

Los datos deben estar ordenados de modo que las filas que deban agruparse estén juntas. Es decir que no se debe mezclar información.

En una hoja solo podemos incluir un esquema, para tener más de un esquema sobre los mismos datos, debemos copiar los datos a otra hoja.

LISTAS

Para facilitar la entrada de datos en Excel, o para limitar las entradas a determinados elementos que defina, puede crear una lista desplegable de entradas válidas que se compila a partir de celdas de otra parte del libro. Al crear una lista desplegable para una celda, se muestra una flecha en la celda. Para escribir información en esa celda, haga clic en la flecha y, después, haga clic en la entrada que quiera seleccionar.

PARA CREAR UNA LISTA

1. Para crear una lista de entradas válidas para la lista desplegable, escriba las entradas en una fila o columna única sin celdas en blanco. Por ejemplo:

  A-1 Ventas".2" Finanzas3% I+D-4 TI

Definir un nombre

a. Seleccione la celda, el rango de celdas o las selecciones no adyacentes a los que quiera asignar un nombre.

b. Haga clic en el cuadro Nombre, en el extremo izquierdo de la barra de fórmulas.

c. Escriba el nombre de las celdas, como Datos Válidos.d. Presione ENTRAR.

2. Seleccione la celda donde quiere crear la lista desplegable.3. En la pestaña Datos, en el grupo Herramientas de datos, haga clic en Validación de

datos.

Una tabla de Excel puede estar vinculada a un sitio de SharePoint.     No se puede agregar una validación de datos a una tabla de Excel que esté vinculada a un sitio de SharePoint. Para agregar una validación de datos, debe desvincular la tabla de Excel o convertir la tabla de Excel en un rango.

Es posible que esté escribiendo datos actualmente.     El comando Validación de datos no está disponible en la ficha Datos mientras se están escribiendo datos en una celda. Para dejar de escribir datos, presione ENTRAR o ESC.

La hoja de cálculo podría estar protegida o compartida.     No se puede cambiar la configuración de validación de datos si el libro es un libro compartido o está protegido. Para más información sobre cómo dejar de compartir o quitar la protección de un libro, vea Utilizar un libro compartido para trabajar en colaboración y Cambiar o quitar la protección de los elementos de una hoja de cálculo o un libro.

4. En el cuadro de diálogo Validación de datos, haga clic en la pestaña Configuración.5. En el cuadro Permitir, haga clic en Lista.6. Para especificar la ubicación de la lista de entradas válidas, siga uno de los

procedimientos siguientes:a. Si la lista está en la hoja de cálculo actual, escriba una referencia a la lista en el

cuadro Origen.b. Si la lista está en otra hoja de cálculo, escriba el nombre definido para la lista en el

cuadro Origen.

En ambos caso, asegúrese de que la referencia o el nombre está precedido del signo igual (=). Por ejemplo, escriba=DptosVálidos.

1. Asegúrese de que esté seleccionada la casilla Celda con lista desplegable.2. Para especificar si la celda se puede dejar en blanco, active o desactive la casilla de

verificación Omitir blancos.3. Otra opción es mostrar un mensaje de entrada cuando se haga clic en la celda.

CÓMO MOSTRAR UN MENSAJE DE ENTRADA

1. Haga clic en la ficha Mensaje de entrada.2. Asegúrese de que la casilla de verificación Mostrar mensaje de entrada al seleccionar la

celda está activada.3. Escriba el título y el texto del mensaje (máximo 225 caracteres).

1. Especifique cómo desea que Microsoft Office Excel responda cuando se especifiquen datos no válidos.

CÓMO ESPECIFICAR UNA RESPUESTA PARA LOS DATOS NO VÁLIDOS

1. Haga clic en la pestaña Mensaje de error y asegúrese de que esté seleccionada la casilla Mostrar mensaje de error si se introducen datos no válidos.

2. Seleccione una de las siguientes opciones en el cuadro Estilo:o Para mostrar un mensaje informativo que no evite la especificación de datos no válidos,

haga clic en Información.o Para mostrar un mensaje de advertencia que no evite la especificación de datos no

válidos, haga clic en Advertencia.o Para evitar la especificación de datos no válidos, haga clic en Detener.

3. Escriba el título y el texto del mensaje (máximo 225 caracteres).

NOTA: Si no escribe un título o un texto, de forma predeterminada el título será "Microsoft Excel" y el mensaje será: "Valor no válido. El usuario sólo puede escribir ciertos valores en esta celda".

NOTAS: 

Para eliminar una lista desplegable, seleccione la celda con la lista. Haga clic en la pestaña Datos y, después, en el grupo Datos, haga clic en Validación de datos. En el cuadro de diálogo Validación de datos, haga clic en la pestaña Configuración y, después, haga clic en Borrar todo. Más información sobre cómo quitar la validación de datos.

El ancho de la lista desplegable está determinado por el ancho de la celda que tiene la validación de datos. Puede que tenga que ajustar el ancho de esa celda para evitar truncar el ancho de las entradas válidas que son mayores que el ancho de la lista desplegable.

El número máximo de entradas que puede tener en una lista desplegable es 32 767. Si la lista de validación está en otra hoja de cálculo y desea evitar que los usuarios la vean

o realicen cambios en ella, piense en ocultar y proteger dicha hoja de cálculo.