Los formularios son instrumentos importantes para dirigir el curso de trabajo. son documentos impresos que las personas deben llenar de manera estandarizada. los formularios solicitan y capturan la información requerida por los miembros de la organización que, a menudo, se introducirá en la computadora; por medio de este proceso, sirven como documentos fuente para los usuarios o constituyen el origen de los datos que los humanos deben introducir en aplicaciones de comercio electrónico. Para diseñar formularios útiles debemos tener en cuenta los siguientes cuatro lineamientos de

• diseño de formularios: • 1. Que los formularios sean fáciles de llenar. • 2. Que cumplan con el propósito para el que se diseñaron. • 3. Que su diseño contribuya a que se completen con precisión. • 4. Que sean atractivos.

Flujo del formulario Un formulario con un flujo apropiado reduce el tiempo y esfuerzo que invierten los empleados en llenarlo. Los formularios deben fluir de izquierda a derecha y de arriba abajo. Un flujo ilógico requiere tiempo adicional y es frustrante. Hay un segundo método que facilita a las personas llenar los formularios en forma correcta; éste se enfoca en agrupar la información en forma lógica. Las siete secciones principales de Un formulario son:

1. Encabezado. 2. Identificación y acceso. 3. Instrucciones. 4. Cuerpo. 5. Firma y verificación. 6. Totales. 7. Comentarios. Los cuatro lineamientos para el diseño de pantallas

• 1. Mantener la pantalla simple. • 2. Mantener la presentación de la pantalla consistente. • 3. Facilitar el movimiento del usuario entre las pantallas y páginas

de visualización. • 4. Crear una pantalla atractiva y agradable.

BASES DE DATOS Las bases de datos no son sólo una colección de archivos. Una base de datos es una fuente central de datos con el fin de que varios usuarios la compartan para su uso en varias aplicaciones. El corazón de una base de datos es el sistema de administración de bases de datos (DBMS), el cual permite crear, modificar y actualizar la base de datos, la recuperación de los datos y la generación de informes y pantallas. A la persona que asegura que la base de datos cumpla con sus objetivos se le conoce como administrador de bases de datos. Los objetivos de efectividad de la base de datos incluyen lo siguiente: 1. Asegurar que los datos se puedan compartir entre los usuarios y en varias aplicaciones. 2. Mantener datos precisos y consistentes. 3. Asegurar que todos los datos requeridos para las aplicaciones actuales y futuras estén siempre Disponible. 4. Permitir que la base de datos evolucione a medida que aumenten las necesidades de los usuarios. 5. Permitir que los usuarios construyan su propia vista personal de los datos sin preocuparse por la forma en que éstos se almacenan físicamente. ENTIDADES Cualquier objeto o evento sobre el que alguien decida recolectar datos es una entidad. También puede ser una persona, lugar o cosa (por ejemplo, un vendedor, una ciudad o un producto). Una entidad puede ser también un evento o unidad de tiempo, como la descompostura de una máquina, una venta, un mes o un año. Relaciones: Éstas son asociaciones entre las entidades (a veces se conocen como asociaciones de datos). Los Tipos de Relación que puede aparecer en un diagrama entidad relación son:

Uno a Uno Una persona tiene una cedula y una cedula tiene una

persona Uno a Mucho

Un cliente tiene muchas cuentas Mucho a Uno

Muchas pólizas pertenecen a un solo cliente

Mucho a Mucho Muchas materias tienen muchos estudiantes

Métodos de Salidas

¿Qué es evaluar? Evaluación es señalar o estimar el valor de una cosa. Tratar la evaluación, supone utilizar la medición para ponderar una cosa.

La evaluación es aquel proceso mediante el cual se intenta obtener un juicio de valor o una preciación de la bondad de un objeto de una actividad, de un proceso o de sus resultados. (Swanson, 1975)

Qué se persigue con la evaluación: Objetivos Medir la consecución de los objetivos previamente establecidos: Se determina si se cumple la evaluación con los factores de eficacia, eficiencia o factor de impacto de un servicio o sistema de información.

Concordancia con los objetivos operativos

Coste del sistema de información

Consecución de los objetivos planteados

Logra mejorar servicios o sistemas precedentes

Qué impacto tiene en la organización y sus usuarios

Disponer de un instrumento para diagnosticar los puntos débiles en el funcionamiento: El instrumento puede ser el propio sistema de información o metodología específica para la medición de factores o indicadores de actividad, calidad, servicio, producción, etc.

Se obtienen resultados de calidad y por lo tanto los resultados deseados

Se llevan a cabo correctamente las operaciones y actividades documentales

Puede el sistema de información o servicio ofrecer soluciones y respuestas a las necesidades de los usuarios

Facilitar el proceso de la toma de decisiones: Utilizando información objetiva, no basadas en opiniones o suposiciones.

Mantener o eliminar un servicio que se ha evaluado

Optar por el uso de un procedimiento u otro en función de su rendimiento y beneficios

Modificar estrategias

Establecer nuevos sistemas de información.

Introducir nuevas técnicas o procedimientos para mejorar el funcionamiento de los servicios y unidades de información y documentación.

Permitir la comparación entre sistemas mediante la construcción de estándares de referencia:Evaluar la unidad de información y documentación en función de trabajos de evaluación de otras bibliotecas, centros de documentación o archivos. Por lo tanto se fijan unos indicadores comunes por los que determinar la eficiencia y eficacia de los servicios y procesos de la UID. Éste método también ha sido denominado evaluación exógena (Manuela de la Mano, 1998).

Justificar la existencia de los sercicios y sistemas de información: Evaluar para justificar el buen funcionamiento y mantenimiento de un servicio en función de su rendimiento económico, difusión o alcance, resultados operativos, calidad de servicio y respuesta al usuario. Todo ello implica como resultado la satisfacción del usuario.

Tipos de evaluación Además de la concepción general de la evaluación que aquí se expone, hay que considerar otros tipos de evaluación que si bien comparten el mismo origen y finalidad, tienen objetivos más especializados. De hecho no es lo mismo evaluar la UID desde un punto de vista económico, que efectuar un estudio cualitativo de sus servicios o procesos. Teniendo en cuenta esta consideración, definimos los siguientes tipos de evaluación especializada:

Evaluación económica de la UID: Consiste en la definición de indicadores en los que se mide el coste, la inversión, los beneficios o el balance de los servicios, actividades y productos que se llevan a cabo en la UID. El objetivo de la evaluación económica es mejorar el rendimiento económico de la UID, recortando costes sin perjudicar la eficiencia de los servicios de información o la calidad de los productos resultantes, de tal forma que los beneficios resultantes puedan ser reinvertidos en la mejora y eliminación de las debilidades del centro, definidas en los análisis DAFO.

Evaluación de servicios de la UID: Consiste en la definición de indicadores que miden la eficacia, eficiencia, capacidad de respuesta, satisfacción y calidad de los servicios activos de la UID. El objetivo es obtener datos cuantitativos del funcionamiento de los servicios, satisfacción de las necesidades de información del usuario, tiempo de respuesta, pertinencia y exhaustividad de los resultados. Dichos datos permiten diagnosticar si el PNT (Procedimiento Normalizado de Trabajo) es el adecuado, qué mejoras y rutinas hay que incluir para mejorar el resultado final del servicio, de cara a cumplir con los objetivos del plan estratégico-operativo.

Evaluación de PNTs en la UID: Implica la evaluación de los pasos y rutinas del PNT, comprobando si se cumplen en la actividad habitual de los miembros de la UID. Durante la comprobación de los pasos del PNT

puede detectarse su ejecución o no. Este fenómeno puede deberse a múltiples circunstancias y factores como una mala redacción del PNT o la existencia de algún paso susceptible de ser eliminado o bien por simplicidad del proceso o inutilidad en la consecución final de los objetivos. Por otro lado también pueden detectarse problemas de formación o falta de comunicación con los miembros de la UID.

Evaluación de sistemas informáticos para la gestión de contenidos e información: Es la evaluación de los programas informáticos, procesos de automatización y sistemas de gestión integral de bibliotecas, centros de documentación, archivos y museos. Desde el funcionamiento del OPAC, hasta la página web de la UID, se pueden enmarcar dentro de este apartado. Estos sistemas exigen modelos de evaluación adaptados que sean capaces de medir su adaptación al entorno de la UID, detección de errores de ejecución,

Evaluación de usuarios de información y documentación: Consiste en la obtención de información sobre los usuarios potenciales y reales de la UID, conociendo sus opiniones, comportamiento, necesidades de información y consideraciones con respecto a los servicios y sistemas de información y documentación proporcionados.

Evaluación de recursos y fuentes de información: La evaluación de recursos y fuentes de información en red constituyen un apartado unívoco correspondiente al servicio de información y referencia de la UID. Evaluar tales contenidos permite conocer qué fuentes preferentes se deben consultar en primer lugar para resolver una demanda informativa. Determinar la disposición de metadatos Dublin Core, Web Semántica RDF, Ontologías OWL, la accesibilidad del recurso, la extensión y cantidad de información, la aplicación de procesos de steaming y análisis de frecuencias, así como la organización de los contenidos publicados con una estructura clasificatoria normalizada constituyen algunos de los factores estudiados en este apartado.

Evaluación de la interacción usuario y recuperación de información: Es la evaluación de la satisfacción de las necesidades de información del usuario, dicho de otra forma, que la información obtenida por el IRS (Information Retrieval System) sea pertinente y

realmente útil ante las consultas planteadas al sistema. Son objeto de medición el número de respuestas útiles o pertinentes, el número total de respuestas del sistema, el comportamiento del usuario, tiempo medio de permanencia en páginas de resultados, contabilización de backspaces o retornos de página, perseverancia de las consultas, número de veces que se reformuló una consulta, capacidad de recuperación del sistema de información, etc.

De todos los enfoques de la evaluación, serán objeto de estudio en esta asignatura los siguientes: Evaluación mediante estudios de usuarios

Evaluación de procesos y servicios de la UID: Estudio de indicadores, INPUT y OUTPUT

Evaluación de recursos y fuentes de información

Evaluación de los sistemas de recuperación y el comportamiento de los usuarios

EVALUACIÓN A lo largo del ciclo de vida del desarrollo de sistemas, el analista, los directivos y los usuarios han estado evaluando la evolución de los sistemas de información y las redes para proporcionar retroalimentación para su mejora eventual. La evaluación también se necesita para dar seguimiento a la implementación del sistema. Técnicas de evaluación En reconocimiento de que la evaluación continua de sistemas de información y redes es importante, se han inventado muchas técnicas de evaluación. Estas técnicas incluyen el análisis costo-beneficio (como vimos en el capítulo 3); los modelos que intentan estimar el valor de una decisión con base en los efectos de la información y que usan teoría de información, simulación o estadísticas bayesianas; las evaluaciones del usuario que enfatizan los problemas de implementación y participación del usuario, y los enfoques de utilidad de sistemas de información que examinan las propiedades de la información. Cada tipo de evaluación sirve para un propósito diferente y tiene desventajas inherentes. El análisis costo beneficio podría ser difícil de aplicar, debido a que los sistemas de información proporcionan

información acerca de los objetivos para la primera vez, haciendo imposible comparar el desempeño antes y después de la implementación del sistema o red distribuida. El enfoque de evaluación de decisión revisada presenta dificultad, debido a que todas las variables involucradas con el diseño, el desarrollo y la implementación del sistema de información no se pueden calcular o cuantificar. El enfoque de participación del usuario produce algún entendimiento para los nuevos proyectos al proporcionar una lista de control de la conducta potencialmente disfuncional por varios miembros organizacionales, pero enfatiza la implementación sobre otros aspectos del diseño del SI. El enfoque de utilidad del sistema de información para la evaluación puede ser más completo que otros si se extiende y seaplica de manera sistemática. El enfoque de utilidad del sistema de información El enfoque de utilidad del sistema de información para evaluar los sistemas de información puede ser una técnica completa y fructífera para medir el éxito de un sistema desarrollado. También puede servir como una guía en el desarrollo de cualesquier proyectos futuros que el analista podría emprender. Las utilidades de información incluyen posesión, forma, lugar y tiempo. Para evaluar el sistema de información integralmente, estas utilidades se deben extender para incluir utilidad de actualización y utilidad del objetivo. Después las utilidades se pueden ver para responder adecuadamente las preguntas de quién (posesión), qué (forma), dónde (lugar), cuándo (tiempo), cómo (actualización) y por qué (objetivo). En la evaluación de un sistema de inventario de sangre de la figura 16.18 se puede ver un ejemplo de este enfoque de utilidad de información. Podemos evaluar un sistema de información como exitoso si posee las seis utilidades. Si el módulo del sistema se juzga como “pobre” al proveer una de las utilidades, todo el módulo estará destinado a fracasar. Una obtención parcial de “regular” en una utilidad producirá un módulo parcialmente exitoso. Si el módulo del sistema de información se juzga como “bueno” al proveer todas las utilidades, el módulo se considera un éxito.

EVALUACIÓN DE SITIOS WEB CORPORATIVOS La evaluación del sitio Web corporativo que está desarrollando o manteniendo es una parte importante de cualquier esfuezo de implementación exitoso. Los analistas pueden usar el enfoque de utilidad del sistema de información previamente descrito para evaluar las calidades estéticas, contenido y entrega del sitio. Como analista o administrador Web, debe ir un paso más adelante y analizar el tráfico Web. Un visitante a su sitio Web puede generar gran cantidad de información útil para que usted la analice. Esta información se puede recopilar automáticamente al capturar información sobre la fuente, incluyendo el último sitio Web que el usuario visitó y las palabras clave usadas para encontrar el sitio; la información también se puede obtener mediante el uso de cookies (archivos colocados en la computadora de un visitante acerca de cuándo visitó por última vez el sitio). Uno de los principales paquetes para monitorear actividad de Web es Webtrends. La figura 16.19 es una muestra de un reporte que lista los archivos más descargados en el sitio Web por día de la semana. El gráfico muestra los primeros cinco archivos transmitidos y la tabla inferior es una lista ordenada de todas las descargas. Un analista o administrador Web pueden obtener información valiosa al usar un servicio tal como Webtrends (aunque algunos servicios son gratuitos, por lo general los servicios de pago proporcionan el detalle necesario para evaluar a fondo el sitio; el costo se considera un costo de operación para el mantenimiento del sitio Web). La información para ayudarle a evaluar el sitio de su cliente y hacer mejoras es abundante y fácil de obtener. Los siete elementos esenciales se describen a continuación:

1. Sepa con qué frecuencia se visita el sitio Web de su cliente Entra la información general que debe saber figuran el número de consultas que tuvo un sitio Web en los últimos días, el número de sesiones de visitantes y el número de páginas visitadas.

2. Aprenda detalles acerca de páginas específicas en el sitio Es posible obtener estadísticas de las páginas más solicitadas, los temas más solicitados, las rutas superiores que un visitante sigue a través del sitio Web del cliente o incluso los archivos más transmitidos. Si el sitio Web es comercial, los informes del carrito de compras pueden mostrar cuántos visitantes se convirtieron en compradores y cuántos abandonaron sus carritos o no completaron el proceso de pago.

3. Averigüe más sobre los visitantes del sitio Web La demografía e información del visitante —tal como el número de visitas por un visitante particular en un periodo, si el visitante es nuevo o es uno que está regresando, y quiénes son los visitantes más frecuentes— es información valiosa al evaluar un sitio Web. La pantalla en la figura 16.20 muestra el número de los visitantes únicos (gráfico superior), el número devisitantes que realizan su primera visita (gráfico medio) y la duración media de las visitas (gráfico inferior).

4. Descubra si los visitantes pueden completar adecuadamente los formularios que diseñó Si el porcentaje de error es alto, rediseñe el formulario y vea lo que sucede. El análisis de las estadísticas revelará si un mal diseño de formulario puede ser culpable por los errores en las respuestas.

5. Averigüe quién envía a los visitantes del sitio Web al sitio del cliente Averigüe cuáles sitios son responsables de enviar a los visitantes al sitio Web del cliente. Consiga estadísticas de los sitios que le han enviado más tráfico, los motores de búsqueda más efectivos e incluso las palabras clave que los visitantesusaron para localizar el sitio Web de su cliente. Después de promover un sitio, puede usar el análisis de tráfico Web para rastrear si la promoción del sitio realmente representó una diferencia.

6. Determine qué navegadores están usando los visitantes

Sabiendo qué navegadores se están usando, puede agregar características de un navegador específico que mejoren la apariencia y el funcionamiento del sitio, y animen a los visitantes a quedarse más tiempo, con lo cual mejora la lealtad del sitio. Esto

ayuda a saber si los visitantes están usando navegadores actuales o anticuados.

7. Averigüe si los visitantes del sitio Web del cliente están interesados en la publicidad Por último, averigüe silos visitantes del sitio están interesados en las campañas publicitarias que tiene en su sitio, tal como ofrecer un descuento especial a productos por un periodo específico. Los servicios de monitoreo de actividad Web pueden ser útiles al evaluar si el sitio está cumpliendo con sus objetivos en lo que se refiere al tráfico, a la efectividad de la publicidad, la productividad del empleado y el retorno sobre la inversión. Ésta es una de las maneras en que un analista puede evaluar si la presencia Web corporativa está cumpliendo con las metas fijadas por la gerencia y si se cumple con precisión con la visión de la organización.