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Curso basico de Excel

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Presentacin de PowerPoint

ComputacinEXCELMIGUEL ADRIAN DE LOS SANTOS ALEJOSPRIMER CUATRIMESTRE ING. CONSTRUCTORTEMASHojas electrnicas de calculoFormatosGrficos de datosLista de datosProteccin de datosMacrosTablas dinmicasEs un documento, que permite manipulardatos numricos yalfanumricosdispuestos en forma de tablas compuestas por celdas (las cuales se suelen organizar en una matriz bidimensional de filas y columnas).

Hojas Electrnicas de Calculo.La celda es la unidad bsica de informacin en la hoja de clculo, donde se insertan los valores y las frmulas que realizan los clculos. Habitualmente es posible realizar clculos complejos confrmulasfuncionesy dibujar distintos tipos degrficas.

Tipo de letraAlineacinFORMATOS.BordesFilas y columnasFondosEstilo de celdasFormato numricosFormato condicionalFormato de tablaPermiten manipulardatos numricos yalfanumricos dispuestos en forma de tablas compuestas por celdas (las cuales se suelen organizar en una matriz bidimensional de filas y columnas).Tipo de Letra.Una de las posibilidades ms usadas es la de escoger el tipo de letras (fuentes) para utilizarlas en cualquiera de sus programas.

Slo debe resaltar el rango de celdas donde se va a aplicar y elegir el tipo de letra deseado, su tamao, estilo y color usando los botones correspondientes de la seccin Fuente de la ceja Inicio.

Alineacin.La alineacin de datos dentro de una celda tambin se determina con los comandos de la seccin llamada, precisamente, Alineacin.

Filas y Columnas.El ancho de las columnas y el alto de las filas se puede cambiar.

Esto se hace ubicando el puntero del ratn sobre el borde derecho del indicador de la columna o del borde inferior de la fila, segn el caso, hasta que el puntero cambie de forma, pulsamos entonces el botn izquierdo del ratn y arrastramos para cambiar la columna o la fila.

Fondos.

Tambin se puede aadir un fondo a la celdas en lo individual, o por rango, podemos aadirles colores de fondo.

Haz clic enFormato Hoja Fondoy selecciona el archivo que contiene la imagen.Bordes.Estos se pueden emplear cuando queremos darle formato a una hoja de clculo para combinar los colores de fondo de las celdas con bordes que resalten ttulos, encabezados, columnas y totales.Para aadir bordes a un rango de celdas, realizar los siguientes pasos:1. Seleccionar la celda o el rango de celdas al cual desea aplicar losbordes.2. Abrir el men Formato y elegir la opcin Celdas...3. En el cuadro de dilogo que aparece, dar clic sobre la pestaa Bordes.

Formatos NumricosEl formato numrico en Excel es una propiedad que se le asigna a una celda o conjunto de celdas que manejan cantidades numricas, por ejemplo si quieres que toda una columna en un documento te muestre cantidades numricas en dinero, Excel nos permite elegir el formato numrico correcto segn el tipo de dato del que estamos hablando.

Formatos CondicionalEl formato condicional se utiliza para aplicar unas caractersticas de formato a determinadas celdas de la hoja de clculo, dependiendo de que se cumplan determinadas condiciones. Por ejemplo, una celda contiene una frmula que calcula la varianza entre las ventas pronosticadas y las ventas reales y se quiere aplicar un sombreado de color verde a las celdas si las ventas reales sobrepasan a las ventas pronosticadas y un sombreado de color rojo si las ventas reales son menores que las ventas pronosticadas. Formatos CondicionalLos formatos condicionales seguirn aplicndose a las celdas hasta que se quiten, incluso aunque no se cumpla ninguna de las condiciones y no se muestren los formatos de celda especificados. Para aplicar los formatos condicionales se siguen los siguientes pasos.

Formatos Condicional1.- Seleccionar las celdas a las que se quiere dar formato.

2.- Pinchar en el men Formato la opcin Formato condicional. Aparecer la siguiente ventana, donde debemos establecer la condicin para aplicar el formato deseado.

Formatos Condicional3.- Para establecer la condicin se puede realizar de 2 formas:Valor de la celda.En este caso utilizamos los valores de las celdas seleccionadas como el criterio de formato, elegimos la frase de comparacin, que por defecto es entre, e introducimos un valor en el cuadro correspondiente. Puede introducirse un valor constante o una frmula; debe incluirse un signo igual (=) delante de la misma.Frmula. Para evaluar datos o una condicin que no sean los valores de las celdas seleccionadas.En este caso la figura que aparece es la siguiente

Formatos Condicional4.- Una vez establecida la condicin, pulsamos el botn Formato y seleccionamos el estilo de fuente, el color, el subrayado, los bordes o la trama que queramos aplicar.

Formato Condicional6.- Para aadir otra condicin, pulsamos el botn Agregar y repetimos los pasos del 3 al 5.Pueden especificarse tres condiciones como mximo.Si se especifican varias condiciones y ms de una de ellas es verdadera, solamente se aplicar los formatos de la primera condicin que sea verdadera.Si ninguna de las condiciones que se han especificado es verdadera, las celdas conservarn los formatos existentes.Pueden utilizarse los formatos existentes para identificar una cuarta condicin.

Formato CondicionalPara buscar celdas que tengan formatos condicionales1.- Para buscar las celdas que tengan formatos condicionales especficos, haga clic en una celda que cumpla el criterio condicional y los formatos que desee localizar.Para buscar todas las celdas de la hoja de clculo que tengan formatos condicionales, haga clic en cualquier celda.2.- En el menEdicin, seleccionamos la opcinIr ay pulsamos el botnEspecial...

Formato CondicionalPara buscar celdas que tengan formatos condicionales1.- Para buscar las celdas que tengan formatos condicionales especficos, haga clic en una celda que cumpla el criterio condicional y los formatos que desee localizar.Para buscar todas las celdas de la hoja de clculo que tengan formatos condicionales, haga clic en cualquier celda.2.- En el menEdicin, seleccionamos la opcinIr ay pulsamos el botnEspecial...

Formato Condicional

Formato Condicional5.- Seleccionamos la opcinCeldas con formatos condicionalesy dependiendo de si queremos buscar todas las celdas con formato condicional o bien las que tienen formatos condicionales idnticos a la celda que tenemos seleccionada seleccionamos la opcinTodosoIguales a celda activa, respectivamente.

Formato Condicional5.- Seleccionamos la opcinCeldas con formatos condicionalesy dependiendo de si queremos buscar todas las celdas con formato condicional o bien las que tienen formatos condicionales idnticos a la celda que tenemos seleccionada seleccionamos la opcinTodosoIguales a celda activa, respectivamente.

Formato CondicionalEjemplo:En la siguiente hoja de clculo se desea que la celda C2, donde se calcula la diferencia entre A2 y B2, tenga el siguiente formato-negrita y cursiva si el valor est comprendido entre -2 y 2.-sombreado de color rojo si el minuendo es menor que el sustraendo.

Formato CondicionalSolucinEn la celda C2 introducimos=A2-B2Para aplicar el formato condicional establecemos las siguientes condiciones

Formato como TablaLastablas de Excelson un rango de celdas que contiene datos y su fila superior es una fila de encabezados que describen el contenido de cada columna.

Lastablas de Excelson un rango de celdas que ha sido estructurado adecuadamente con nuestros datos. Cada fila de una tabla corresponde a una sola entidad, por ejemplo, una tabla puede contener informacin de los empleados de una empresa y por lo tanto cada fila har referencia a un empleado diferente.

Formato como TablaPor ello Excel incluye en la seccin Estilos el comando Dar formato como tabla que permite elegir de un cuadro de dilogo la combinacin de lneas, fuentes y colores que ms le agrade.

Si usted no elige un rango de celdas antes de abrir el men, entonces Excel intentar determinar automticamente cul es el rango donde desea aplicar dicho formato.

Estilos de CeldaEstilos de celda recogen gran cantidad de informacin acerca de las caractersticas del formato a establecer ya que establece fuentes, borde, relleno,

Adems podrs crear tu propio estilo de celda personalizado y aplicarlo cuantas veces quieras.

Grficos de DatosGrfico o grfica son las denominaciones de la representacin de datos, generalmente numricos, mediante recursos grficos, para que se vea la relacin que guardan entre s.

Los tipos de grficos ms importantes son los de lneas, los de barras y los grficos circulares o de pastel, existen otros tipos de grficos pero en su mayora son variantes o combinaciones de estos 3 tipos bsicos.

Es muy importante tener en cuenta que la elaboracin de grficos sirve para crear herramientas para el anlisis de la informacin, no para hacer aberraciones que slo sean visualmente atractivas.

Grficos de Datos

Grficos de LneasLos grficos de lneas muestran una serie como un conjunto de puntos conectados mediante una sola lnea.

Los grficos de lneas se usan para representar grandes cantidades de datos que tienen lugar durante un perodo continuado de tiempo.

Grficos de LneasVariaciones

Lnea suavizada. Grfico de lneas que usa una lnea curva en lugar de una lnea normal.

Lnea escalonada. Grfico de lneas que usa una lnea escalonada en lugar de una lnea normal, conecta puntos mediante una lnea que adopta el aspecto de los peldaos de una escalera..Grficos de BarrasEl grfico de barras es el nico tipo de grfico que muestra los datos horizontalmente. Por esta razn, se usa habitualmente para representar datos que se producen a lo largo del tiempo, con una fecha de inicio y otra de finalizacin.

Tambin se suele usar para mostrar informacin de categoras, ya que las categoras se pueden mostrar horizontalmente. Grficos de BarrasUn grfico de barras muestra las series como conjuntos de barras horizontales.

El grfico de barras sencillo est estrechamente relacionado con el grfico de columnas, que muestra las series como conjuntos de barras verticales, y con el grfico de intervalos de barras, que muestra las series como conjuntos de barras horizontales con puntos iniciales y finales que varan. Grficos de Barras

Grficos de BarrasVariaciones

Barra apilada: Grfico de barras donde varias series se apilan verticalmente. Si solo hay una serie en el grfico, el grfico de barra apilada se mostrar igual que un grfico de barras.

Barra 100% apilada: Grfico de barras donde varias series se apilan verticalmente para ajustarse al 100% del rea del grfico. Si solo hay una serie en el grfico, todas las barras se ajustarn al 100% del rea del grfico.

Grficos de BarrasVariaciones

Barra 3D clster: Grfico de barras que muestra series individuales en filas independientes en un grfico 3D.

Cilindro 3D: Grfico de barras 3D en el que las barras tienen forma de cilindros.

Grficos Circulares o de PastelEs la representacin en forma grfica de determinados datos.

Los mismos se representan en un crculo comnmente llamado pastel y cada dato es representado por una porcin de este pastel. Se suelen utilizar colores, lo que ayuda an ms para comprender rpidamente la interpretacin de los datos.

Grficos Circulares o de PastelEs la representacin en forma grfica de determinados datos.

Los mismos se representan en un crculo comnmente llamado pastel y cada dato es representado por una porcin de este, es una grfica que muestra datos en porcentajes utilizando una forma de pastel circular. Se suelen utilizar colores, lo que ayuda an ms para comprender rpidamente la interpretacin de los datos.

Grficos Circulares o de Pastel

Lista de DatosEstas listas permiten ingresar una informacin en una celda, luego arrastrarla para crear una lista consecutiva de informaciones.

Todos los elementos de la lista tienen la misma estructura y, por tanto, se pueden organizar en campos y registros.

Filtros

Los filtros Excel facilitan la bsqueda de un subconjunto de datos dentro de un rango para poder trabajar con el mismo. Este subconjunto de datos o rango filtrado muestra las filas que cumplen el criterio que se especifique para una columna.

Al utilizar un filtro este no reorganiza el resultado mostrado, pero s permite aplicar formato, representar en grficos e imprimir dicho rango. El filtrado oculta temporalmente las filas que no se desean mostrar.

Filtros

Ordenacin de Datos

La ordenacin es una de las partes esenciales del anlisis de datos.

Con esta funcionalidad, puede poner en orden alfabtico una lista de productos, ordenar cronolgicamente una serie de fechas, e incluso ordenar los datos de acuerdo al color de relleno de fondo o color de fuente que tengan.

Hay tres formas de ordenar datos:Alfabticamente, de forma ascendente, alfabticamente, de forma descendente, por su color, tanto de relleno de la celda como de la fuente.

Ordenacin de Datos

Subtotales La funcin de subtotales en Excel, nos permite tener de manera casi inmediata filas con los totales de la informacin que tenemos en nuestra hoja de clculo.

Para utilizar la funcin de subtotales en Excel, lo primero que requerimos es tener una hoja con datos ordenados por columnas

Si los datos no estn organizados en una lista, o si slo necesita un total, puede utilizarAutosumaen lugar de subtotales automticos.

Proteccin de Datos En ocasiones necesitamos proteger nuestros archivos en Excel para impedir que nos modifiquen los datos, le agreguen o eliminen filas y columnas, etc.

Se pueden proteger celdas, hojas de clculo y libros completos, dependiendo de las necesidades de seguridad.

Para proteger una hoja de clculo contra cambios indeseados, utilizamos el botn Proteger hoja de la seccin Cambios, de la ceja Revisar. Al pulsarlo, aparece un cuadro de dilogo donde podemos especificar las acciones que podemos permitir a los usuarios sobre los datos.

Proteccin de Datos

Validacin La validacin de datos se usa para controlar el tipo de datos o los valores que los usuarios pueden escribir en una celda.

La validacin de datos es una funcin de Excel que permite establecer restricciones respecto a los datos que se pueden o se deben escribir en una celda.

La validacin de datos puede configurarse para impedir que los usuarios escriban datos no vlidos. Si lo prefiere, puede permitir que los usuarios escriban datos no vlidos en una celda y advertirles cuando intenten hacerlo. Tambin puede proporcionar mensajes para indicar qu tipo de entradas se esperan en una celda, as como instrucciones para ayudar a los usuarios a corregir los errores.Validacin El botn Validacin de datos de la seccin Herramientas de datos de la ceja Datos, nos presenta un cuadro de dilogo donde podemos indicar qu tipos de datos esperamos en el rango de celdas seleccionado (que pueden ser, precisamente, las desbloqueadas), en qu rangos de valores debe estar dicho valor y qu mensajes aparecen si el capturista comete algn error.

Macros Una macro es un conjunto de instrucciones almacenadas como grupo, que se puedan ejecutar de forma secuencial mediante una sola llamada u orden de ejecucin.

Sirve para automatizar la repeticin de todas las instrucciones, ejecutndose de una sola vez.Macros En Excel, Cuando trabajamos con un libro personalizado, es decir, que nos hemos definido con una serie de caractersticas especficas como puedan ser el tipo de letra, el color de ciertas celdas, los formatos de los clculos y caractersticas similares, perdemos mucho tiempo en formatear todo el libro si disponemos de muchas hojas.

Con las macros lo que se pretende es automatizar varias tareas y fusionarlas en una sola, aadiendo por ejemplo un botn en nuestro libro que al pulsar sobre l realice todas esas tareas.Macros

Tablas Dinmicas Lastablas dinmicas en Excelson un tipo de tabla que nos permiten decidir con facilidad los campos que aparecern como columnas, como filas y como valores de la tabla y podemos hacer modificaciones a dicha definicin en el momento que lo deseemos.

Las conocemos como tablas dinmicas porque t decides dinmicamente la estructura de la tabla, es decir sus columnas, filas y valores.Tablas Dinmicas Lastablas dinmicas en Exceltambin son conocidas como tablas pivote debido a su nombre en ingls:Pivot tables. Son una gran herramienta que nos ayuda a realizar un anlisis profundo de nuestros datos ya que podemos filtrar, ordenar y agrupar la informacin de la tabla dinmica de acuerdo a nuestras necesidades.

Lastablas dinmicas en Excelnos ayudan a comparar grandes cantidades de datos e intercambiar fcilmente columnas por filas dentro de la misma tabla y realizar filtros que resulten en reportes que de otra manera necesitaramos un tiempo considerable para construirlos.Tablas Dinmicas