Diagrama Gantt

El Diagrama que Facilita a realizar las Actividades de un ProyectoMelina Condori Lipe Semestre: II – Computación e Informática

INTRODUCCIÓNLa gráfica de Gantt es unos de los primeros métodos y el más utilizado en la administración de proyectos. A través de esta gráfica se puede planificar diversas actividades en un periodo determinado o chequear los avances de un proyecto con lo que puede aplicarse un esfuerzo adicional a las partes rezagadas de una operación antes que se vea amenazado el cumplimiento de la fecha de terminación global.La gráfica de Gantt tiene como objetivo fundamental el cumplimiento de sus actividades y la culminación del proyecto planeado de una forma ordenada y coherente.

Origen del diagrama de GanttLos cronogramas de barras o “gráficos de

Gantt” fueron concebidos por el ingeniero norteamericano Henry Gantt, uno de los precursores de la ingeniería industrial contemporánea de Taylor.Gantt procuro resolver el problema de la programación de actividades, es decir, su distribución conforme a un calendario, de manera tal que se pudiese visualizar el periodo de duración de cada actividad, sus fechas de iniciación y terminación e igualmente el tiempo total requerido para la ejecución de un trabajo.

DIAGRAMA DE GANTT Es un método gráfico de planeación y control en la que

un proyecto se divide en distintas actividades y se realizan estimaciones acerca de cuánto tiempo requiere cada una de ellas, así como el total de tiempo necesario para terminar el proyecto totalmente. En otras palabras, esta gráfica muestra las relaciones de tiempo entre los eventos de un programa y fue desarrollada por Henry L. Gantt. La gráfica de Gantt se compone de una hoja a la izquierda y de un gráfico de barras a la derecha.

Cada fila de hoja muestra, de manera predeterminada el nombre y la duración de una tarea del proyecto.

En la parte del gráfico existe una línea de tiempo. Debajo de ella hay barras que representan la tarea correspondiente de la hoja.

La ubicación de una barra de tarea en la línea de tiempo muestra cuándo comienza y finaliza la duración de la tarea. Las tareas se listan de arriba hacia abajo en el orden en que se realizarán.

La ausencia de una barra significa que no hay trabajo relacionado con la tarea durante un periodo de tiempo determinado.

Las gráficas de Gantt son útiles para el seguimiento de proyectos relativamente pequeños, los cuales están integrados de actividades que se realicen con consecuencia ordenada; también para planear actividades que se desarrollen en serie, siendo su principal ventaja es que es sencillo y un excelente instrumento de comunicación con los usuarios finales.

Diagrama de Gantt en la Elaboración de Proyectos

El diagrama de Gantt nos permite determinar la actividad que realiza cada uno de los responsables del proyecto, donde se están utilizando los diferentes recursos y la duración de cada actividad.Esto permite dar al responsable del proyecto una visión general de la situación del mismo en cada momento.

CalendarizaciónDeterminar la duración de cada una de las

actividades del proyecto es lo que se denomina “Calendarización del Proyecto” o “Cronograma de Actividades”, esto nos sirve para analizar si el proyecto utiliza adecuadamente el tiempo y los recursos.

Elementos Gráficos del Diagrama Gantt

En el Eje Horizontal: un calendario, o escala de tiempo definido en términos de la unidad más adecuada al trabajo que se va a ejecutar: Hora, Día, Semana, Mes, Año, Etc.

En el Eje Vertical: Las actividades que constituyen el trabajo o proyecto a realizar.

Símbolos Convencionales: En la elaboración del gráfico de Gantt se acostumbra a utilizar determinados símbolos, aunque pueden diseñarse muchos otros para atender las necesidades específicas del usuario.

DIAGRAMA DE GANTT - GRAFICO

¿Para que Sirve el Diagrama de Gantt?

Este diagrama nos sirve para tener una idea clara del tiempo que te vas a tardar en cada actividad a realizar. Pero además si lo vas hacer a profundidad, te sirve para administrar los recursos que vas a utilizar en cada actividad, ya sean humanos, monetarios y de tiempo.

Si tienes un retraso en cierta actividad, puedes recurrir a el para reorganizar el cronograma y de esta forma calcular el tiempo extra que va a tomar terminar tu proyecto. Además de todo esto, es importante a la hora de presentar un proyecto a un inversionista, puesto a que a ellos les interesa saber en cuanto tiempo estará terminado su proyecto.

Las dependencias fin-inicio se representan alineando el final del bloque de la tarea predecesora con el inicio del bloque de la tarea dependiente.

Las dependencias final-final se representan alineando los finales de los bloques de las tareas predecesora y dependiente.

Las dependencias inicio-inicio se representan alineando los inicios de los bloques de las tareas predecesora y dependiente.

Los retardos se representan desplazando la tarea dependiente hacia la derecha en el caso de retardos positivos y hacia la izquierda en el caso de retardos negativos.

Pasos para Construir un Diagrama Gantt

Dibujarlos ejes horizontal y vertical.

Definir las tareas y actividades en el eje vertical.

Definir el tiempo para realizar las actividades en el eje horizontal (en este ejemplo lo haremos por meses).

Marcar con barras la realización de cada actividad hasta concluir el proyecto, y listo tenemos un diagrama de Gantt terminado

Ventajas Se obtiene una imagen relativamente simple de un sistema complejo. Es

decir que, de forma muy visual, se nos pone delante una gráfica que refleja la organización de las fases de un proyecto. Aquí la frase “una imagen vale más que mil palabras” es del todo aplicable, ya que la visualización del diagrama de Gantt facilita enormemente la comprensión de todo el proceso.

Ayuda a organizar las ideas cuando los objetivos y las acciones se dividen en segmentos más pequeños resultan más accesibles, más fáciles de alcanzar. A la vez, se ve más clara su posible complejidad. La construcción de un diagrama de Gantt obliga a seccionar el todo en diferentes partes y crea un cuadro con todas sus piezas.

Demuestra el conocimiento, el “savoir faire” de quien lo crea. Cuando se diseña un diagrama de Gantt bien presentado, con las tareas debidamente organizadas y adecuadamente asignados sus recursos, dice mucho acerca de la profesionalidad del director del proyecto. Se percibe enseguida si éste conoce a fondo las necesidades y objetivos, y resulta un elemento predictor acerca de sus posibilidades de éxito.

Contribuye a establecer plazos realistas. Las barras del gráfico indican en qué período se completará una tarea o un conjunto de tareas. Permite tomar una perspectiva temporal adecuada y es útil para la consecución a tiempo de los objetivos fijados. Importante es también tener en cuenta otros eventos de la compañía ajenos al proyecto, que podrían consumir también recursos y tiempo.

Resulta de gran utilidad para otros departamentos no involucrados en el proyecto. Como el diagrama de Gantt es una herramienta muy gráfica, cualquier persona puede comprender fácilmente cuáles son las etapas del proceso. Situarlo en un lugar visible y en formato grande, donde todo el mundo pueda verlo, ayudará a que se recuerden los objetivos y se conozca cuándo van a tener lugar las acciones planificadas.

Desventajas Pueden llegar a ser extraordinariamente complejos, a excepción de los

proyectos más sencillos, en general puede que confluyan un gran número de tareas a realizar y múltiples recursos a considerar para poder desarrollarlos de forma eficiente. Existen excelentes aplicaciones de software que facilitan la gestión de las acciones planificadas. Aun así, cuando el proyecto es demasiado complejo, se recomienda que sean varias personas las que se encarguen de administrarlo. Las grandes empresas lo tienen más fácil, ya que poseen más y mejores medios para poner al cargo a varios directores de proyecto expertos.

La longitud de las barras no indica la cantidad de trabajo, sino sólo la temporalización, las barras del diagrama de Gantt muestran el período de tiempo durante el cual se completará un conjunto particular de tareas, pero sin informar acerca de la cantidad de recursos que es necesaria. Por ejemplo, una barra corta puede representar más horas de trabajo, es decir, más recursos, que una barra más larga: puede ocurrir que una tarea deba completarse en menos días, pero que requiera más carga de trabajo por día.

Se precisa una actualización constante, durante el desarrollo de un proyecto, las condiciones y situaciones van variando en relación a la previsión inicial. Si se emplea un diagrama de Gantt, es necesario poder modificarlo fácilmente y con frecuencia. Si no se hace así, no resultará útil. En este punto, las herramientas de software son de gran ayuda, sobre todo para directores de proyecto con menos experiencia.

Difícil de plasmar en una sola hoja de papel, generalmente, los diagramas realizados por ordenador están diseñados para ser visualizados en pantalla, divididos en segmentos que se unen para ver el proyecto al completo. Para imprimir el gráfico en papel, se deberá hacer por partes para, después, unirlas entre sí. Si se quiere exponer el diagrama en un lugar visible a todos y mantenerlo actualizado, este hecho puede ser un auténtico inconveniente por la carga de trabajo que conlleva.

CONCLUSIÓNEl gráfico de Gantt se presta para la programación de actividades de la más grandes especie, desde la decoración de una casa hasta la construcción de una nave. Desde su creación ha sido un instrumento sumamente adaptable y de uso universal, dada su fácil construcción.

En el desarrollo de un proyecto es común que se disponga de recursos limitados para la ejecución de actividades. El gráfico de Gantt permite identificar la actividad en que se estará utilizando cada uno de los recursos y la duración de esa utilización, de tal modo que puedan evitarse periodos ociosos innecesarios y se dé también al administrador una visión completa de la utilización de los recursos que se encuentran bajo su supervisión.