I. PRICIPALES DOCUMENTOS UTILIZADOS EN LAS COMPRAS Y EN LAS VENTAS DE EXISTENCIAS (MERCADERIA, ENVASES, EMBALAJES Y SUMINISTROS DIVERSOS)

I.1. REQUISICION DE COMPRA: Es el primer documento de uso interno que da inicio al procedimiento de cualquier compra de mercaderías, envases y embalajes o suministros diversos, ya sea para su stock o para consumo inmediato. Este documento se emite en el departamento de almacén cuando la adquisición es para stock, en base a la necesidad de contar con una existencia permanente dentro de los mínimos y máximos pre-establecidos en original y una copia siendo su distribución como sigue:

Original se destina al Dpto. de Compras 1ra copia se queda en el Dpto. de

Almacén

I.2. ORDEN DE COMPRAS: Es el segundo documento de uso interno empleado en el procedimiento de compra de existencias.

Requisición de compra y su origen en el departamento de compras, en original y dos copias, cuya distribución como sigue

Original se destina al Dpto. de Ventas del Proveedor 1ra. Copia se destina al Dpto. de Almacén del Comprador 2da. Copia se queda en el Dpto. de Compras del Comprador

I.3 GUIA DE REMISION:

Guía de remisión del remitente

Es el documento que sustenta el traslado de bienes y debe de ser emitido antes de efectuarse el traslado, indistintamente que para el mismo se utilice el transporte privado o publico.

Deben emitirla

Cuando el traslado se realice bajo la modalidad de transporte privado Cuando el traslado de bienes se realice bajo la modalidad de transporte

publico se emitirán dos guías de remisión Uno por el remitente.- la guía de remisión del remitente. Otra por el transportista.- la guía de remisión del transportista

Caso en que no se requiere emitir guía de remisión

Cuando la venta se realice dentro de una misma provincia a consumidores finales y sea concertada por internet, teléfono, telefax u otro medio similar. En este caso, el comprobante de pago ( Ticket, boleta de venta o factura) emitido por el vendedor sustentara el traslado de bienes (siempre que dicho traslado se autorizado en vehículos no motorizados o en vehículos tales

como bicimotos, motonetas, motocicletas, triciclos motorizados, cuatrimotos o similares

NOTA: la guía de remisión no deberá tener borrones ni enmendaduras

I.4 PARTE DE ENTRADA: Tercer documento de uso interno utilizado por el comprador en toda adquisición de existencias. Este documento lo emite el Departamento de Almacén del Comprador y lo hace en base al documento de Guía de Remisión del Vendedor en original y dos copias, el original lo remite al Departamento de Compras del Comprador, la primera copia se remite a la sección de Cuentas Corrientes del Departamento de Contabilidad del Comprador para cargar el Kardex Físico-Valorado y la segunda copia se queda en el Departamento de Almacén del Comprador y se utiliza para cargar el Kardex Físico

I.5 FACTURA: Es el documento principal que sustenta la legalidad de una operación de Compra-Venta de bienes muebles y/o servicios, y es emitido por el vendedor.

I.6 KARDEX FISCO: Es el documento de uso interno, diseñado para controlar el movimiento de unidades físicas de las entradas y las salidas de mercaderías, envases, embalajes y suministros diversos con el propósito de conocer el saldo de las mencionadas existencias en cualquier momento. Toda entrada de existencias de Kardex Físico, debe estar respaldado con el documento Parte de Entrada preparado por el Departamento de Almacén del Comprador y a falta del Parte de Entrada, podrá sustentarse el ingreso, con el documento Guía de Remisión (copia) del vendedor. El Kardex Físico se lleva en el Departamento de Almacén

I.7 KARDEX FISICO-VALORADO: Es otro documento de uso interno para controlar el movimiento de las existencias, El diseño y su operatividad es muy similar al Kardex Fisco con la diferencia que el Kardex Fisico-Valorado, como su nombre claramente lo expresa, el control de las entradas y de las salidas se lleva simultáneamente en unidades físicas y en valores. El Kardex Fisico-Valorado se lleva en el Departamento de Contabilidad, sección Cuentas Corrientes, con el propósito de determinar el costo de las mercaderías vendidas, y elñ costo de los embases y embalajes y suministros diversos vendidos y consumidos.

Operatividad del Kardex Físico y del Kardex Físico-Valorado El kardex de existencias, sea físico o físico-valorado se apertura con un cargo que puede ser por el inventario inicial o por compras Se carga: Por toda nueva adquisición de existencias y por toda devolución efectuada por los clientes sobre las ventas Se abona: Por toda venta y por nuestras devoluciones efectuadas a nuestros proveedores sobre las compras.Saldo: El saldo puede ser deudor o cero pero nunca saldo acreedor

II PRINCIPALES DOCUMENTOS UTILIZADOS EN LAS OPERACIONESDE CREDITO Y FINANCIACION

II.1 LETRA DE CAMBIO: Es un documento de crédito mediante el cual una persona natural o jurídica se compromete a pagar a otra persona natural o jurídica una determinada suma de dinero, al vencimiento de un plazo conocido anticipadamente.

PERSONAS QUE INTERVIENEN EN UNA LETRA DE CAMBIO

a) Librador o Girador: Es la persona que extiende o emite la letra de cambio, es el sujeto acreedor

b) Aceptante: Es la persona que debe pagar el importe de la letra; es el sujeto deudor.La aceptación debe figurar en la letra en forma transversal y consta de las siguientes partes

La palabra “ACEPTADA” La fecha de aceptación y La firma del aceptante

c) Beneficiario: Es la persona que ha de cobrar el importe de la letra, cuando el liberador o girador mantiene la letra en cartera hasta su vencimiento, el Beneficiario viene a ser al mismo tiempo el propio Liberador o Girador.Cuando el Liberador o Girador negocia la Letra, ya sea enviado a una entidad financiera para su descuento, o entrega la letra en pago de alguna obligación, el beneficiario será otra persona diferente al liberador o girador.

II.2 PAGARE: El pagare es un documento de crédito que avala prestamos de dinero en forma privada mediante el cual una persona llamada “suscriptor” se compromete bajo su firma, a pagar a otra persona llamado “beneficiario” en el plazo determinado

Personas que intervienen en un pagare

a) Suscriptor: Es la persona natural o jurídica que acepta el documento b) Beneficiario: Es la persona natural o jurídica, a cuyo favor esta girando el

documento c) Garante: Es la persona o personas que se comprometen a pagar por el

suscriptor en caso de que este incumpla con el pago de dicha obligación.

III. PRINCIPALES DOCUMENTOS UTILIZADO EN LAS OPERACIONES BANCARIAS

III.1.CHEQUE: E el documento mediante el cual el titular de una cuenta corriente (corrientista) ordena al banco que pague a cierta persona (beneficiario) una determinada suma de dinero con cargo a su cuenta corriente.

Personas que intervienen en la emisión de un cheque

a) Girador: Es la persona natural o jurídica titular de la cuenta corriente contra la que se gira el cheque

b) El banco: Es la institución donde el girador tiene apertura su cuenta corriente a cuyo cargo se gira el cheque

c) El beneficiario: Es la persona natural o jurídica a cuya orden debe pagarse el importe del cheque.

Clases de cheques más utilizados

a) Cheques Ordinarios: son cheques que no tienen ninguna característica especial

b) Cheques Cruzados: son aquellos cheques que llevan impreso o un sello en sentido vertical con la expresión “NO NEGOCIALE” estos cheques solo pueden ser cobrados por sus beneficiarios.

c) Cheques Certificados: Son aquellos cheques en los cuales, el banco conra el que gira, hace constar que el girador tiene fondos suficientes para el pago de dicho cheque, en este caso el banco carga en la cuenta corriente del girador el importe del cheque que ha certificado, a fin de reservar la cantidad a para cuando sea presentado el cheque para su pago .

d) Cheques de gerencia: Son cheques que los bancos expiden contra si mismo para cumplir una obligación

Endoso del cheque

Es el acto por el cual una persona natural transmite a otra persona natural o jurídica, el documento mismo y los derechos que sobre el posee. El acto de endoso consiste en que el beneficiario transferente firma en el reverso del cheque