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Por qué tratar los documentos
Creación de normas para la organización de un sistema archivístico:
• Evita la perdida de documentos,• Facilita su organización y• Rápida localización.• Incrementa la productividad y• Eficacia de las personas.
Normas comunes
Establecer normas comunes a todos, presentes y futuros:
•Organización•Conservación•Expurgo
DocumentosLos elementos que forman un documento son: • El soporte que le da corporeidad física, que
puede ser desde un papel hasta un disco óptico. • La información que transmite. • EL registro, es decir, cómo se fija la información
en el soporte (tinta, etc.)
El ciclo vital de los documentos
Primera Edad: Archivo del puesto, cuando los documentos se están tramitando, y por lo tanto son de acceso muy frecuente.
Segunda Edad: Archivo Departamental, es la fase en la que los documentos y a han sido tramitados pero se siguen utilizando, consultando, etc. De forma frecuente.
Tercera Edad: Archivo Corporativo, llegan a esta fase aquellos documentos que no han sido eliminados en las dos anteriores, ya que por razones fiscales, históricas, etc. Se estima que deben conservarse .
Archivo
Archivo Corporativo El archivo es el conjunto de documentos
producidos y recibidos en una organización. El tratamiento archivístico, es el conjunto
de operaciones y tareas que se aplican a los documentos en cada una de sus edades.
Tiene como objetivo su conservación, su organización y hacerlos rápidamente accesibles, manejables y útiles en sus diversos fines.
Organización del archivoDepartamento comercial Alfabético ordenación numérica ordenación numérica-cronológica Ordenación alfanumérica
Departamento I+D Libros: en sus páginas se va anotando si ha
entrado el documento, dónde está archivado, etc. La recuperación de la información es muy lenta.
Ficheros convencionales: están formados por fichas de cartulinas.
La instalación física de los documentos
Dividimos este epígrafe en tres apartados:• 1.Elementos auxiliares: etiquetas• 2.Contenedores: carpetillas, archivadores..• 3.Mobiliario
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Mobiliario sistema archivo
1.Mini archivadores de sobremesa 2.Porta-carpetas extraíbles 3.Archivadores
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