UNIVERSIDAD TECNOLOGICA DE PANAMA

El ARTE DE ARCHIVAR:TÉCNICAS, CONCEPTOS Y PROCEDIMIENTOS

PRESENTADO POR:

LCDA. LYDIA E.BERRIO DE CASTRO

LCDA. NELVA GONZALEZ

14-15 DE MAYO DE 2007

                                                

               

IMPORTANCIA DE LOS ARCHIVOS EN LA SOCIEDAD

Hoy los archivos empiezan a ser considerados como unidades vitales que albergan la memoria de una Institución, compuestos de documentos que sirven de herramienta al proceso de toma de decisiones y con una gran riqueza de información que sirve para registrar el accionar cotidiano de los funcionarios y probar o sustentar los derechos del público en general.

LA ARCHIVISTICA EN ATENCION A LAS TENDENCIAS ACTUALES

Es la ciencia que se ocupa de los archivos en sus aspectos teóricos, prácticos, estableciendo principios inalterables y estudiando técnicas adecuadas de gestión de documentos, administración y tratamientos técnico de archivos, a sí como la función jurídica, administrativa y científica de los mismos, desde el punto de vista archivístico o de ciencias y técnicas diversas y su relación con las entidades productoras de los conjuntos orgánicos de documentos a fin de manejar y hacer accesible la información de los fondos documentales.

ESTUDIO DE LA ARCHIVISTICALa formación, organización, conservación y utilización de los archivos a lo largo de todo el ciclo de vida documental. Establecer las funciones del archivo, ciclo de vida de los documentos, principios archivísticos, metodología, terminología, fuentes de información y bibliografía. Diseñar reglamentos para los archivos, formación profesional, usuarios, administración y gestión de archivos, tratamiento documental, comunicación y difusión de la información, aplicación de tecnologías de información, reproducción y duplicación documental. Establecimientos de principios inalterables: relacionados con el principio de procedencia, es decir el origen y el orden natural de los documentos, en otras palabras los documentos producidos por una institución no deben mezclarse con los de otras, el respeto a la estructura de la organización que debe responder a la organización y competencia de la unidad productora.

ESTUDIO DE LA ARCHIVISTICA

Crear la metodología necesaria para que los archivos cumplan sus fines, desarrollando los procedimientos e instrumentos que permitan al archivero conservar, custodiar y difundir los documentos. Brindar servicio a las entidades productoras de los documentos, para agilizar la gestión administrativa y jurídica según sea el caso y a la sociedad (clientes, investigadores). Apoyar a las entidades productoras en cuanto a la formación documental, transferencias, organización, clasificación, selección, conservación y utilización. Aplicación de ciencias y técnicas diversas que permitan la conservación y difusión de la información contenida en los archivos de manera expedita.

EL ARCHIVO: CONCEPTOS Y ELEMENTOS

ARCHIVO: Es la institución donde se reúne uno o mas conjuntos orgánicos de documentos, de cualquier fecha o soporte, producidos, recibidos y acumulados, como resultado del ejercicio de la función o actividad de una persona o entidad pública o privada,

organizados y conservados científicamente respetando su orden natural, en un depósito que reúna las debidas condiciones y atendido por personal capacitado, para servir al sujeto productor o cualquier persona como testimonio de la gestión de actos administrativos y/o jurídicos o como información para fines científicos o culturales.

EL DOCUMENTO

“Documento de Archivo: es el testimonio material de un hecho o acto realizado en el ejercicio de sus funciones por personas físicas o jurídicas, públicas o privadas, de acuerdo con unas características de tipo material y formal”.

GESTION DE LOS DOCUMENTOS

Conjunto actividades administrativas y técnicas tendientes a la planificación, manejo y organización de la documentación producida y recibida por las entidades, desde su origen hasta su destino final con el objeto de facilitar su utilización y Conservación.Las principales etapas del archivo son: Gestión o de oficina, Central, Intermedio e Histórico.

GESTION DE LOS DOCUMENTOS

PRINCIPIOS BASICOS PARA LA ORGANIZACIÓN DE LOS ARCHIVOS DE OFICINA

Cada Sección/Unidad ha de mantener su archivo de gestión correctamente organizado.

La primera regla a seguir en el manejo de todo archivo es el respeto al principio de procedencia.

Cada Sección/Unidad ha de tener un responsable, al menos, de su archivo de gestión y éstos serán el puente de unión con el Archivo Central.

Las Secciones/Unidades conservarán la documentación que

generen hasta el final de su tramitación.

PRINCIPIOS BÁSICOSSeparar los documentos de apoyo informativo de la documentación propiamente archivística. Siempre que sea posible, la documentación será organizada en expedientes. Antes de iniciar o abrir un expediente concreto es conveniente asegurarse de que no exista ya como tal. No es aconsejable sacar documentos de su expediente natural.Es necesario evitar la existencia de documentos aislados y amontonados. Cuando un expediente ya resuelto tenga que servir de modelo o antecedente para la resolución de otros, no debe ser usado el original, sino una copia. En cuanto a la correspondencia propiamente dicha no conviene organizarla por "entrada" o "salida", ya que este criterio rompe la unidad de los escritos.

IDENTIFICACION,VALORACION Y SELECCIÓN DOCUMENTAL

Identificación: Fase del tratamiento archivístico que consiste en la investigación y sistematización de las categorías administrativas y archivísticas en que se sustenta la estructura de un fondo.

Valoración: Es la fase del tratamiento archivístico que consiste en analizar y determinar los valores primarios y secundarios de las series documentales, fijando plazos de transferencia, acceso conservación o eliminación total o parcial.

Selección: Es la tarea por la cual se determina el destino de los documentos, por su valor, sus plazos, límites para su conservación o destrucción.

CICLO VITAL DEL DOCUMENTO

HistóricoCultural

InvestigaciónCientífico

ARCHIVO DEARCHIVO DEGESTIGESTIÓÓNN

ARCHIVO ARCHIVO CENTRALCENTRAL

ARCHIVO ARCHIVO HISTHISTÓÓRICORICO

AdministrativoLegalFiscal

ContableTécnico

Valores Primario

s

Valores secundario

s

Documentación Activa

Documentación Semi-activa

Documentación Inactiva

ORGANIZACION Proceso que mediante las etapas de clasificación, aplica las

conclusiones establecidas en la fase de identificación a través de la tarea de agrupar documentos en un fondo.

Clasificación Funcional, Se agrupan los documentos de acuerdo a las actividades de las que son resultado.

La clasificación orgánica; este sistema agrupa las series de acuerdo con las divisiones administrativas o estructura orgánica de la entidad. Reproduce sus servicios, secciones, unidades... el sistema reproduce el sistema orgánico de una entidad.

La clasificación por materias. Es el resultado del análisis del contenido de los documentos. De los asuntos o materias sobre las que se versan los mismos.

UNIDAD DE UNIDAD DE DIGITACIÓNDIGITACIÓN

UNIDAD DE ALISTAMIENTO

PREPARACIÓN FISICA DE LA PREPARACIÓN FISICA DE LA DOCUMENTACIÓNDOCUMENTACIÓN

Limpieza Ordenamiento FoliaciónAlmacenamiento

Identificación fondos documentales Estructura Orgánico-funcional Agrupaciones Documentales

FASES ORGANIZACIÓNFASES ORGANIZACIÓN

UNIDAD DE UNIDAD DE CONTROL CONTROL

DOCUMENTALDOCUMENTALTERMINADO FINALTERMINADO FINAL

Identificación de Temas o Asuntos Valoración Documental Selección Inventario

Ingreso de los datos documentales a las Bases de Datos.

ORGANIZACIÓN ORGANIZACIÓN FÍSICAFÍSICA

Revisión de los Procesos desarrollados en las fases anteriores.

ORGANIZACIÓN ORGANIZACIÓN DE LOS DE LOS

ARCHIVOSARCHIVOS

Base para la toma Base para la toma de decisiones en de decisiones en

lalaAdministración:Administración:

Gestión y ControlGestión y Control

Para los Para los ciudadanosciudadanos

Para la cienciaPara la cienciala investigaciónla investigación

y la culturay la cultura

ORDENACION

Es unir documentos con un orden previamente establecido. Entre los distintos métodos de ordenación tenemos:alfabético,numérico, alfanumérico, geográfico, por materias y cronológico.

ORDENACIÓN ALFABÉTICA

Los documentos se archivan de acuerdo con la secuencia alfabética; se debe considerar el nombre del cliente o de la empresa. La base de una clasificación rápida y eficaz dependen de varios factores como:

a) Conocer adecuadamente el alfabeto. b) Considerar que para el archivo no existen

letras dobles (ch, ll, rr). c) Conocer y aplicar las reglas de

clasificación.

ORDENACIÓN NUMÉRICA

La denominación de este sistema es porque se destina, en orden progresivo, un número para cada expedientes. Este número puede ser asignado por el archivista o estar marcado en el documento, como el número de folio de una factura, pedido, cotización, póliza, etc.Las empresas prefieren el sistema numérico porque permite establecer un inventario de los expedientes existentes y porque la secuencia numérica evita la omisión o repetición de éstos.

ORDENACIÓN GEOGRÁFICA

Hay dos métodos para archivar: en uno, el asunto principal se establece de acuerdo con el lugar a donde se envía o de donde procede la correspondencia; en el segundo, se toma en cuenta la importancia de una zona geográfica, ya sea por ventas, por número de habitantes,etc. En ambos métodos, el segundo tema en importancia es el nombre del destinatario o firmante.

ORDENACIÓN POR ASUNTOS O TEMÁTICA

Cuando no se maneja un gran volumen de expedientes, los documentos se pueden clasificar, codificar, distribuir y archivar según su contenido o asunto, es decir, no se le da importancia al nombre del cliente, empresa, entidad o fecha. El sistema por asuntos o temático se puede utilizar en los siguientes casos: organigrama de una empresa, expedientes privados del ejecutivo o por la descripción de lo que se archiva.

ORDENACIÓN CRONOLÓGICAEn esta ordenación, lo más importante es la fecha de los documentos que se envían o reciben, fechas importantes, fechas de vencimiento de documentos por pagar o cobrar, recordatorios de asuntos pendientes del ejecutivo, actas de los acuerdos tomados en una junta, etc. Cualquiera de los documentos anteriores se ordenan de acuerdo con el año, el mes y el día. Es importante destacar que los documentos más recientes deben aparecer al frente, así será más fácil archivarlos.

VENTAJAS Y DESVENTAJAS DE LOS METODOS DE ORDENACION

 VENTAJAS DESVENTAJAS

Ordenación Alfabética Alfabeto es conocido por todos, es simple y permite clasificar todo tipo de documentos.

Cuando se extrae un documento hay que dejar una señal en su lugar.

Ordenación NuméricaEs sencillo, es ilimitado, es imposible la confusión, cuado se toma un documento su falta es evidente.

No permite intercalar nuevos documentos, si no se conoce el número del documento es difícil buscarlo.

Ordenación Geográfica Es sencillo, permite la ampliación y se puede combinar con otros métodos de ordenación.

Igual que la ordenación alfabética.

Ordenación Por MateriasEs rápida y permite intercalar nuevos asuntos.

Hay que determinar previamente los asuntos para constituir un apartado para cada asunto.

Ordenación Cronológica Sencillo y rápido. Permite la entrada de nuevos documentos

Obliga a conocer la fecha del documento.

PRESERVACION Y CONSERVACION

PRESERVACION: Incluye todas las consideraciones administrativas y financieras, además de las estipulaciones sobre almacenamiento e instalaciones, recursos humanos, políticas y técnicas, incluyendo los métodos tendientes a preservar los archivos y la información contenida en ellas.

CONSERVACION: Son todas aquellas medidas destinadas a proteger adecuadamente los documentos, con el fin de prolongar su utilización en condiciones óptimas durante el mayor tiempo posible; intervenido directamente en su composición física o química.

RESTAURACIÓN: Aquellos procesos encaminados a recuperar los valores formales y estéticos del bien cultural, sustentando los métodos científicos.

PRINCIPALES FACTORES DE DETERORO DE LOS DOCUMENTOS

Ambiente: Su campo de acción no solo se circunscribe a las áreas de depósito, involucra a todos aquellos elementos de tipo ambiental (Temperatura, humedad relativa, luz, contaminaciones atmosféricas y polvo).

DESASTRES: A las deficientes condiciones administrativas y físicas, en las que se encuentran los archivos se suma el alto riesgo de pérdida total, por falta de programas y sistemas de prevención, detección y control de desastres (incendios, terremotos e inundaciones).

BIÓTICOS : Entre los agentes biológicos podemos mencionar,         Microorganismos

Insectos Roedores

PRINCIPALES FACTORES DE DETERORO DE LOS DOCUMENTOSANTROPOGÉNICOS: Es el factor más nocivo para los bienes documentales. Su acción deteriorante incluye todos aquellos manejos y métodos, de carácter permanente usados durante los procesos básicos de organización, manipulación y depósito.

Tales como, clips, ganchos, legajos, carpetas, cajas y depósitos, con ausencia total de efectivos programas de mantenimiento y mala manipulación. Las consecuentes manifestaciones, abarcan desde el deterioro de tipo físico – mecánico (roturas, rasgaduras, dobleces, deformaciones y otros).

LAS NUEVAS TECNOLOGIAS

A medida que entramos en la era electrónica de objetos digitales, es importante saber, que estamos entrando en una época donde mucho de lo que sabemos hoy, mucho de lo que está codificado y escrito electrónicamente, se perderá para siempre.

LAS NUEVAS TECNOLOGIASVentajas: 

Preservación de la imagen de deterioros físicos o químicos.Se reduce la manipulación de los originales.Rapidez y facilidad de localización.Copias impresas.

Desventajas:

No cubre el sector conservación, debido a la constante renovación tecnológica.

Periodo de vida menor que el papel y el microfilm.

Alteración de la información contenida con gran facilidad.

Los equipos quedan obsoletos rápidamente.

CONSERVACIÓN DE LOS DOCUMENTOS ELECTRONICOS

 Temperatura 18º C

Humedad Relativa 40%

Migración 10 años

 

Nota: La humedad es el mayor agente de deterioro.

Los soportes digitales deben guardarse en forma vertical.

EQUIPO Y MOBILIARIOTipos de Estantería Ventajas Desventajas

Metálica Son baratasNo esconden insectosNi roedoresNo son combustibles

Condensan la humedadSe oxidanSon buenos conductores de calor en caso de incendioMuy pesados

Compacta Ahorra espacioSon muy gruesosProtegen los documentos contra los insectos, polvo y roedores.

Presentan problemas para abrirlas y darle mantenimiento.Tiene un costo elevadoSon muy pesadosCondensan humedadPropician el desarrollo de hongos en zonas tropicales.

DIFUSION, MARKETING Y SERVICIOS

Durante mucho tiempo el ejercicio profesional de los archivistas ha estado circunscrito, primordialmente, al cumplimiento de las funciones, es decir, la aplicación de los procesos técnicos archivísticos. Actuación que es fundamental en la organización y desarrollo de éstos. Pero, paralelo a ello existen otras funciones complementarias que los archivistas deben y tienen que incursionar, nos referimos a todas aquella actividades de difusión que le permitirán a los centros archivísticos una mayor y mejor proyección interna y externa de su función, de lo que hacen, de su importancia y del papel que juegan dentro del proceso productivo del país.

DIFUSION, MARKETING Y SERVICIOS

Proyección Interna:

Lo primero es proyectar el archivo internamente, que este se convierta en un departamento logístico institucional para la gestión y trámites administrativos. Que sea un ente vivo, abierto y de apoyo en los asuntos de información que competen a la institución y que sea parte de la inteligencia corporativa para la toma de decisiones.

Consulta Consulta y y

préstamo préstamo del del

Archivo Archivo de de

GestiónGestión

Consulta yConsulta y préstamo depréstamo deDocumentosDocumentosdel Archivo del Archivo SemiactivoSemiactivo

Almacenamiento,

Custodia y conservación

de la documentación Semi e Inactiva

Consulta de las

Bases de datos

Custodia y conservación

de los Acervos Administrativos

en Archivo Inactivo

DIFUSION, MARKETING Y SERVICIOS

Proyección Externa:

Visitas guiadasConmemoraciones institucionales y regionales

Servicios pedagógicos

Boletines informativos

Pagina Web.

SERVICIOSSERVICIOSCAPACITACIÓN CONSULTA

REPROGRAFIA