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CONTENIDOS:D
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• Concepto e Importancia• Principios• El proceso de evaluación y control• Sujeto y objeto del control• Medios de control• Tipos de control• Los comités como mecanismos de
control
CONTENIDOS:D
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• Concepto e importancia;• Clases y tipos de control;• Ventajas y limitaciones;• Requisitos o condiciones para
organizar un comité; • Los comités en la estructura
organizacional;• Lección escrita;• Examen de fin de ciclo;
DEFINICIOND
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El control es una etapa primordial en la administración, pues, aunque una empresa cuente con magníficos planes, una estructura organizacional adecuada y una dirección eficiente, el ejecutivo no podrá verificar cuál es la situación real de la organización i no existe un mecanismo que se cerciore e informe si los hechos van de acuerdo con los objetivos.
DEFINICIOND
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Henry Farol: El control consiste en verificar si todo ocurre de conformidad con el PANM adoptado, con las instrucciones emitidas y con los principios establecidos. Tiene como fin señalar las debilidades y errores a fin de rectificarlos e impedir que se produzcan nuevamente.
DEFINICIOND
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George R. Terry: El proceso para determinar lo que se está llevando a cabo, valorización y, si es necesario, aplicando medidas correctivas, de manera que la ejecución se desarrolle de acuerdo con lo planeado.
DEFINICIOND
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Harold Koontz y Ciril O´Donell: Implica la medición de lo logrado en relación con lo estándar y la corrección de las desviaciones, para asegurar la obtención de los objetivos de acuerdo con el plan.
DEFINICIOND
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Chiavenato: El control es una función administrativa: es la fase del proceso administrativo que mide y evalúa el desempeño y toma la acción correctiva cuando se necesita. De este modo, el control es un proceso esencialmente regulador.
IMPORTANCIAD
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El control se emplea para:
• Crear mejor calidad: Las fallas del proceso se detectan y el proceso se corrige para eliminar errores.
• Enfrentar el cambio: Este forma parte ineludible del ambiente de cualquier organización. Los mercados cambian, la competencia en todo el mundo ofrece productos o servicios nuevos que captan la atención del público. Surgen materiales y tecnologías nuevas.
IMPORTANCIAD
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• La función del control sirve a los gerentes para responder a las amenazas o las oportunidades de todo ello, porque les ayuda a detectar los cambios que están afectando los productos y los servicios de sus organizaciones.
IMPORTANCIAD
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• Producir ciclos más rápidos: Una cosa es reconocer la demanda de los consumidores para un diseño, calidad, o tiempo de entregas mejorados, y otra muy distinta es acelerar los ciclos que implican el desarrollo y la entrega de esos productos y servicios nuevos a los clientes. Los clientes de la actualidad no solo esperan velocidad, sino también productos y servicios a su medida.
IMPORTANCIAD
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• Agregar valor: Los tiempos veloces de los ciclos son una manera de obtener ventajas competitivas. Otra forma, aplicada por el experto de la administración japonesa Kenichi Ohmae, es agregar valor. Tratar de igualar todos los movimientos de la competencia puede resultar muy costoso y contraproducente.
IMPORTANCIAD
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• Facilitar la delegación y el trabajo en equipo: La tendencia contemporánea hacia la administración participativa también aumenta la necesidad de delegar autoridad y de fomentar que los empleados trabajen juntos en equipo. Esto no disminuye la responsabilidad última de la gerencia.
PRINCIPIOSD
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Equilibrio: A cada grupo de delegación conferido debe proporcionarle el grado de control correspondiente.
De la misma manera la autoridad se delega y la responsabilidad se comparte, al delegar autoridad es necesario establecer los mecanismos suficientes para verificar que se están cumpliendo con la responsabilidad conferida, y que la autoridad delegada está siendo debidamente ejercida.
PRINCIPIOSD
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Ningún control será válido si no se fundamenta en los objetivos, por tanto es imprescindible establecer medidas especificas de actuación, o estándares, que sirvan de patrón para la evaluación de lo establecido mismas que se determinan con base en los objetivos. Los estándares permiten la ejecución de los planes dentro de ciertos límites, evitando errores y, consecuentemente, perdidas de tiempo y de dinero.
PRINCIPIOSD
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De la oportunidad: El control, necesita ser oportuno, es decir, debe aplicarse antes de que se efectúe el error, de tal manera que sea posible tomar medidas correctivas, con anticipación.
De los objetivos: Se refiere a que el control existe en función de los objetivos, es decir, el control no es un fin, sino un medio para alcanzar los objetivos preestablecidos.
PRINCIPIOSD
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Ningún control será valido si no se fundamenta en los objetivos y si, a través de él, no se revisa el logro de los mismos.
De las desviaciones: Todas las variaciones o desviaciones que se presenten en relación con los planes deben ser analizadas detalladamente, de manera que sea posible conocer las causas que lo originaron, a fin de tomar medidas necesarias para evitarlas en futuro.
PRINCIPIOSD
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De la costeabilidad: El establecimiento de un sistema de control debe justificar el costo que este represente en tiempo y dinero, en relación con las ventajas reales que este reporte.
Un control sólo deberá implantarse si su costo se justifica en los resultados que se esperen de el; de nada servirá establecer un sistema de control si los beneficios financieros que reditúa resultan menores que el costo y el tiempo que implican su implantación.
PRINCIPIOSD
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De excepción: El control debe aplicarse, preferentemente, a las actividades excepcionales o representativas, a fin de reducir costos y tiempo, delimitando adecuadamente que funciones estratégicas requieren el control. Este principio se auxilia de métodos probabilísticos, estadísticos o aleatorios.
PRINCIPIOSD
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De la función controladora: La función controladora por ningún motivo debe comprender a la función controladora, ya que pierde efectividad de control. Este principio es básico, ya que señala que la persona o la función que realiza el control no debe estar involucrada con la actividad a controlar.
SUJETOS Y OBJETO DE CONTROLD
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Un elemento esencial es el hecho de que el tema de la gestión apalancamiento (motivación) en el refugio, con el que puede animarlo realizar estimulación la consecución de los objetivos finales.
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Sistemas y Procesos de Control
Es el proceso que permite garantizar que las actividades reales se ajusten a las actividades proyectadas (Stoner)
Garantiza que conducta y desempeño cumplan con las reglas y procedimientos de la empresa por diversos mecanismos.
CONTROL
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Sistemas y Procesos de Control
Es función de todos los administradores y se ejercita sobre las ACR (áreas claves de resultados: producción, finanzas, mercadeo, recursos humanos y contabilidad)
CONTROL
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Pasos en el proceso de control
CONTROL
Establecer normas y métodos para medir el rendimiento
(metas y objetivos definidos en términos claros y
mensurables)
Medir los resultados
Tomar medidas correctivas (involucra cambios en una o
varias actividades)
Retroalimentación la información obtenida se
ajusta al sistema administrativo)
PASOS DEL CONTROL
DMEDIOS DE CONTROL
CONTROL
Generalmente son las evidencias, sustentos de una acción. Entonces, los soportes de datos, típicamente los papeles, formularios, notas de pedido, recibos, medios electrónicos, etc. son los medios de control.
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Tipos de Control:
CONTROL
Preventivo (permite elaborar presupuestos y programación, es interno)
Concurrente (se realiza mientras se desarrolla la actividad mediante supervisión directa)
Posterior (Determina las causas de las desviaciones)
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Fuentes de control:
CONTROL
Grupos interesados Organización
Grupo Individuos
Fuentes de control
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Técnicas de Control:
Grafica de Gant , permite controlar el desarrollo de una actividad indica en meses, semanas y días, el momento de iniciación y terminación y su simultaneidad con otras actividades
CONTROL
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Técnicas de Control:
Técnica de trayectoria critica, referida al control de planeación, constituyen un método para controlar programas, costos, tiempos, secuencias, relación de actividades.
CONTROL
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Sistemas y Procesos de Control
Técnica PERT (Técnica de Evaluación y Revisión de Programas), mediante la estimación de tres tiempos, se evalúa la probabilidad de terminar un proyecto para una fecha determinada.
CONTROL
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Sistemas y Procesos de Control Técnica CPM (Método de Ruta Critica) estima el
tiempo probable y determina el costo de cada actividad de una red, con el fin de fijar el tiempo mas conveniente de comportamiento en la duración de un proyecto, para lograr el mínimo costo posible.
CONTROL
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Sistemas y Procesos de Control Técnica RAMPS (Programa de proyectos
múltiples y asignación de recursos), permite programar la forma en que ciertos recursos limitados deben ser distribuidos entre varios proyectos simultáneos, total o parcialmente, para obtener una máxima eficiencia.
Auditorias:• Externa• Interna
CONTROL
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Control de Gestión Control de Gestión implica considerar el
desarrollo del mismo en el ámbito administrativo, permite el logro de metas organizacionales (es inherente al proceso de dirección), y determinar los factores críticos que hay que cuidar para tener éxito; entre las herramientas y técnicas de los procesos básicos de la organización se encuentra, el control estadístico de procesos, de la calidad total y la gestión de calidad total.
CONTROL
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Control de Gestión Etapas del Proceso de Control de Gestión:
Diagnostico institucional Identificación de los procesos claves Diseño del sistema de indicadores
(relación entre variables cuantitativas o cualitativas que permiten observar la situación y las tendencias de cambio generadas en el objeto o fenómeno observado, respecto a los objetivos y metas previstas e influencias esperadas)
CONTROL
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Control de Gestión Condiciones que influyen en el control de
gestión: Entorno Objetivos de la empresa Estructura de la organización Tamaño de la empresa Cultura de la empresa
CONTROL
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Sistema de Información Gerencial Son un conjunto de sistemas de información
que interactúan entre si y que proporcionan información tanto para las necesidades de las operaciones como de la administración, siendo la computadora un integrante esencial del SIG complejo.
Es un conjunto de información extensa y coordinada de subsistemas racionalmente integrados que transforman los datos en información en una variedad de formas para mejorar la productividad.
CONTROL
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Surge con el uso en masa de la informática y ha evolucionado hasta lo hoy se conoce como sistema de soporte a las decisiones en el cual interactúan los usuarios y los datos. Sus actividades básicas son: Entrada de información Almacenamiento de Información Procesamiento de información Salida de información
CONTROL
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Sus actividades principales del SIG son: Recibir datos como entrada, procesarlos
por medio de cálculos, combinar a elementos de los datos, etc
Proporcionan información en manuales electromecánicos y computarizados.
Sistema de Información de Procesamiento de Transacciones, Sistema de Información para Administradores, Sistema de Informes Financieros Externos.
ELEMENTOS DEL PROCESO ADMINISTRATIVO
CONTROL
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Los sistemas de información que logran la automatización de procesos operativos dentro de una organización se conocen como Sistemas Transaccionales, por que procesan transacciones como cobros, pagos, pólizas, entradas, salidas etc.
Los sistemas de información que apoyan el proceso de toma de decisiones son: Sistemas de soporte a la toma de
decisiones
ELEMENTOS DEL PROCESO ADMINISTRATIVO
CONTROL
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Sistema para la toma de decisiones de grupo
Sistemas expertos de soporte a la toma de decisiones
Sistema de información para los directivos Los sistemas que se desarrollan con el fin de
lograr ventajas competitivas a través del uso de la tecnología de información son los Sistemas Estratégicos.
ELEMENTOS DEL PROCESO ADMINISTRATIVO
CONTROL
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Administración de Operaciones Es el enfoque moderno de la administración,
provee una manera sistemática de considerar los procesos organizacionales.
Es la gerencia de los sistemas de producción. El estudio de la administración de la
producción y de las operaciones tiene tres procedimientos:
ELEMENTOS DEL PROCESO ADMINISTRATIVO
CONTROL
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1. La toma de decisiones en la administración de la producción y las operaciones (los gerentes administran, toman decisiones relacionadas con todas las actividades del sistema de producción, hay decisiones estratégicas, de operación y control)
2. Producción como función organizacional (el núcleo central de un sistema de producción es su subsistema de conversión de insumos)
3. Producción como un sistema
ELEMENTOS DEL PROCESO ADMINISTRATIVO
CONTROL
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Los gerentes de operaciones administran tomando decisiones relacionadas con todas las actividades del sistema de operaciones (transformación de insumos en resultados a través de recursos operacionales), hay decisiones estratégicas, de operación y control
ELEMENTOS DEL PROCESO ADMINISTRATIVO
CONTROL
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La productividad es la mayor preocupación de los administradores, implica medición (control).
La administración de producción se refiere a las actividades necesarias para la fabricación de los productos, pero puede incluir operaciones de compra, almacenamiento, transporte y otras.
ELEMENTOS DEL PROCESO ADMINISTRATIVO
CONTROL
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La administración de operaciones es semejante, esta referida a las actividades necesarias para producir y entregar un bien o servicio; revisa lo que es ventaja competitiva, cadena de valor y calidad total.
La ventaja competitiva radica en las actividades discretas que desempeña una empresa, en el diseño, producción, mercadotecnia, entrega y apoyo de sus productos.
ELEMENTOS DEL PROCESO ADMINISTRATIVO
CONTROL
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Al poner en marcha un proyecto, se nombra a un Comité de Control formado por ejecutivos de la compañía promotora del proyecto, para que controle el curso de dicho proyecto.
LOS COMITES COMO MECANISMOS DE CONTROL
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Se designa a un director de proyecto que pertenece a la compañía propietaria y se establece una fecha estimada para iniciar el proyecto. El director del proyecto se encarga luego de armar un equipo.
LOS COMITES COMO MECANISMOS DE CONTROL
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Este equipo estará compuesto por representantes de diversos departamentos de la compañía al cual se podrán incorporar expertos externos, es decir, personas que no pertenezcan a la compañía y que puedan asesorar al equipo en temas que requieran de habilidades técnicas o de procedimiento que el equipo no posea.
LOS COMITES COMO MECANISMOS DE CONTROL
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El propósito de esta estructura temporal, implementada específicamente para el proyecto, es guiar el proyecto en forma independiente, manteniéndolo separado de la jerarquía permanente de la compañía.
LOS COMITES COMO MECANISMOS DE CONTROL
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Sin embargo, el Comité de Control deberá informar al Comité de Dirección en caso de que surjan problemas durante el curso del proyecto que requieran de una decisión estratégica. Una vez que el proyecto finaliza, se disuelve el Comité de Control y el director del proyecto retoma sus actividades originales.
LOS COMITES COMO MECANISMOS DE CONTROL
D LOS COMITES COMO MECANISMOS DE CONTROL
El requisito obligatorio es que el funcionario asistente debe ser parte de la organización y disponer de la representatividad de uno de los departamentos o unidades internas.
D LOS COMITES COMO MECANISMOS DE CONTROL
Comité de Coordinación de Control Interno
El objetivo del Comité de Coordinación de Control Interno es ordenar las acciones necesarias para garantizar el funcionamiento articulado, eficiente y eficaz del Sistema de Control Interno, y del Sistema de Gestión de la Calidad.
D LOS COMITES COMO MECANISMOS DE CONTROL
Este Comité estará integrado por el Gerente quien lo preside, el Director de Tecnología y Procesos, el Jefe de la Oficina de Planeación, el Gerente Comercial, el Gerente Financiero.
Tendrá como funciones básicas: asesorar a la Junta General de Accionistas en la definición de planes estratégicos y en la evaluación del cumplimiento de metas y objetivos de la empresa, dentro de los planes y políticas sectoriales.
D Las Organizaciones basadas en Comités
Forma de organización en la que las decisiones importantes se toman en grupo, de forma colegiada. Este tipo de organización por comité pura se encuentra rara vez en la realidad.
D Las Organizaciones basadas en Comités
Ventaja:
Dos personas ven más que una y tres más que dos, la de la aceptabilidad de las decisiones al haber participado en su elaboración varios miembros relevantes de la organización, viendo los pros y los contras que han determinado la resolución final, y la de que una decisión colegiada es siempre menos subjetiva que una individual.
D Las Organizaciones basadas en Comités
Desventaja:
Como inconvenientes cabe señalar los de perdida de tiempo en los debates, que puede llevar a que cuando se adopte la decisión ya sea demasiado tarde, la evasión de responsabilidad que toda decisión colegiada comporta, la posibilidad de que un grupo dominante imponga su voluntad y se produzcan rupturas en el seno del comité o, tan malo como lo anterior, que por llegar a soluciones de compromiso se elijan alternativas que no sean las mejores.
D Bibliografia
• CHIAVENATO, Idalberto. Introducción a la Teoría General de la Administración. Editorial McGraw Hill. Séptima Edición 2014. México.
• FLAHERTY, John. LA ESENCIA DE LA ADMINISTRACION MODERNA. Séptima Edición, 2014. Pearson Educación de México S.A
• ROBBINS, Stephens. FUNDAMENTOS DE ADMINISTRACION: CONCEPTO ESENCIALES Y APLICACIONES. Octava Edición 2013. Pearson Educación de México S.A
